Projektrapport (18) Sammanfattning

Projektrapport En effektivare samhällsbyggnadsprocess med fokus på tydlig och enhetlig kommunikation

Projektrapport 2016-08-26 2 (18) Sammanfattning Ett gemensamt projekt mellan Kiruna kommun och Södertälje kommun har genomförts mellan januari 2015 och augusti 2016. Det övergripande syftet med projektet har varit att skapa ett mer tillgängligt och effektivt sätt att kommunicera med berörda målgrupper gällande samhällsbyggnadsprocessen. Framförallt har fokus legat på kommunikationen med intressenter och exploatörer. Slutresultatet från projektet är främst ett informationsmaterial över samhällsbyggnadsprocessen riktat till just intressenter och exploatörer. Utöver informationsmaterialet så har även ett antal nya rutiner arbetats fram.

Projektrapport 2016-08-26 3 (18) Innehållsförteckning Syftet med projektet... 4 Bakgrund... 4 Gemensamma utmaningar... 4 Bra kommunikation en framgångsfaktor... 4 Projektmål och avgränsning... 5 Effektmål... 5 Konkreta projektmål... 5 Avgränsning... 5 Arbetsprocessen, arbetsmetoder och genomförda aktiviteter... 6 Processkartläggning (nulägesanalys)... 6 Lösningsspår... 7 Genomförande och implementering... 8 Övergripande tidplan... 8 Resultat... 9 Nyckelfaktorer... 9 Gemensam beskrivning av samhällsbyggnadsprocessen... 10 Nya arbetsmetoder och rutiner... 12 Utmaningar... 15 Fortsatt arbete... 16 Projektorganisation och styrning... 16 Styrgrupp... 16 Gemensam processledare... 16 Projektdeltagare... 17 Ekonomisk redovisning... 17 Intäkter... 17 Kostnader... 17 Bilagor... 18

Projektrapport 2016-08-26 4 (18) Syftet med projektet Det övergripande syftet med projektet har varit att skapa ett mer tillgängligt och effektivt sätt att kommunicera med berörda målgrupper gällande samhällsbyggnadsprocessen. Tanken har varit att en god kommunikation under alla processens delar leder till ökad effektivitet och snabbare handläggning. Projektet har haft ett särskilt fokus på att förbättra kommunikationen mellan kommun och exploatör/intressent vad gäller rollfördelning, ansvar samt vad som förväntas av de involverade parterna i de olika skedena i processen. Den övergripande målsättningen för projektet har varit att öka enhetligheten i kommunikation och handläggning inom de två kommunerna och mellan de två kommunerna. Bakgrund Gemensamma utmaningar Även om de två kommunerna på många sätt är olika så finns det många gemensamma nämnare som har varit av central karaktär i det här projektet. Båda kommunerna står inför ett mycket högt exploateringstryck som behöver hanteras på ett effektivt sätt samtidigt som bra rättssäkerhet, kvalitet och ett enhetligt bemötande måste säkerställas. Båda kommunerna är centrum för produktion och tunga näringslivsaktörer i sina regioner. Gruvdrift och LKAB i Kiruna samt produktion och Scania/AstraZeneca i Södertälje. Även om de två kommunerna skiljer sig åt i storlek och hur den kommunala förvaltningen är organiserad så arbetar både Kiruna och Södertälje projektbaserat i sina samhällsbyggnadsprojekt och projektens omfattning och innehåll är likartade. Likheter som har varit av central betydelse i projektet: Högt exploateringstryck Organisatoriskt projektbaserat arbetssätt Planeringsförutsättningar tunga näringslivsaktörer och många riksintressen Bra kommunikation en framgångsfaktor Innan projektet startades hade Södertälje kommun och Kiruna kommun på varsitt håll identifierad att en bra och tydlig kommunikations med framförallt exploatörer är en tydlig framgångsfaktor. I de projekt där en bra kommunikation etablerats mellan kommun och berörd exploatör blev planläggningen och genomförandet både tidsmässigt mer effektivt samt ledde till att både exploatör och kommun var mer nöjda över kvalitet och innehåll. Den här korrelationen har även styrkts vid studier av den projektdatas som tagits fram inom ramen för Stadsbyggnadsbenchen där Södertälje kommun även deltar.

Projektrapport 2016-08-26 5 (18) Projektmål och avgränsning Effektmål I ansökan formulerades ett antal effektmål som har följt med i projektets arbetsprocess: A. Enhetlighet - Exploatörer/intressenter, remissinstanser, sakägare och medborgare ska, efter avslutat projekt, kunna känna igen sig i beskrivningen av samhällsbyggnadsprocessen oberoende av vilken kommun som deltar i projektet. De delar som eventuellt skiljer sig åt mellan kommunerna ska vara tydliggjorda på ett lättfattligt sätt. B. Likabehandling Efter avslutat projekt ska det finnas mallar, rutiner, informationsmaterial och processbeskrivningar som säkerställer att de exploatörer/intressenter, remissinstanser, sakägare och medborgare som har kontakt med kommunen får likartad information som är rättssäker. C. Ökad tydlighet gentemot exploatörer/intressenter Projektet har ett särskilt fokus på att förbättra kommunikationen mellan exploatörer/intressenter vad gäller rollfördelning, ansvar samt vad som förväntas av de medverkande parterna i de olika skedena i processen. Exempelvis vad gäller underlag, beslut och övriga arbetsinsatser som krävs för att plan- och exploateringsprojekt ska handläggas så effektivt som möjligt. Konkreta projektmål De konkreta projektmålen som fanns med vid projektstart var att berörda målgrupper vid kontakt med kommunen bättre ska förstå 1.) vad samhällsbyggnadsprocessen är och innehåller 2.) vad den innebär konkret för dem och 3.) vad som förväntas av dem under processen. Sammanfattningsvis förväntades projektet konkret resultera i: En gemensam beskrivning av samhällsbyggnadsprocessen (informationsmaterial) Nya arbetsmetoder och rutiner som stärker och tydliggör kommunikationen (mallar och rutinbeskrivningar) Avgränsning I projektet avgränsades samhällsbyggnadsprocessen till att omfatta faserna: initiering/idé planläggning fastighetsbildning bygglov genomförande/utbyggnad. I projektplanen så angavs exploatörer/intressenter som den huvudsakliga målgruppen för projektet. Men även medborgare, sakägare och remissinstanser omnämndes. Det visade sig dock under projektets gång vara allt för omfattande att inkludera även de sistnämnda målgrupper varför projektet nästan enbart kommit att handla om just exploatörer/intressenter. Det kommer däremot att vara tämligen enkelt att komplettera och justera processbeskrivningen på ett sådant

Projektrapport 2016-08-26 6 (18) sätt att den även går att använda som informationsmaterial vid kontakten med exempelvis medborgare och sakägare. Arbetsprocessen, arbetsmetoder och genomförda aktiviteter Arbetsprocessen har efter själva initieringsfasen bestått av tre huvudsakliga delar: Processkartläggning (nulägesanalys) Under våren och hösten 2015 genomfördes en kartläggning av hur de två kommunernas samhällsbyggnadsprocesser såg ut. Casemetodik användes som arbetsmetod för att få fram flera olika perspektiv och skeenden. I bilaga XX Case för processkartläggningen återfinns de tre olika kase som användes som utgångspunkt vid kartläggningen. I det arbetet ingick även de olika kommunernas organisationsstrukturer och berörda förvaltningar, kommunala bolag, beslutsvägar, rutiner och arbetsmetoder i de olika skedena samt kontaktytor med exploatörer/intressenter. Därefter gjordes även en mer detaljerad kartläggning och analys av de exploatörer/intressenter som aktörer i samhällsbyggnadsprocessen. Det arbetet gjordes genom en avskalad variant av analysmetoden Customer Profile 1. Även underlag, studier och informationsmaterial från Byggmästarföreningen och Stadsbyggnadsbenchen användes i analysen. Syftet med arbetet var att få en bättre kännedom och förståelse för målgruppen. Styrgruppen arbetade sedan med att sammanställa materialet som tagits fram i respektive kommun. Huvudsakliga aktiviteter 1. Workshopar nr 1 båda kommunerna genomförde varsina kartläggningsworkshops med berörda enheter på respektive samhällsbyggnadskontor. Kartläggningen skedde efter en gemensam form och metod för att underlätta jämförelser. 1 Se bilaga Workshop Customer Profile

Projektrapport 2016-08-26 7 (18) 2. Workshopar nr 2 båda kommunerna genomförde även kartläggningsworkshops och analys av exploatörer/intressenter (Customer Profile) med berörda enheter på respektive samhällsbyggnadskontor. 3. Praktiskt arbete efter workshoparna sammanställdes materialet och styrgruppen för projektet använde det som underlag för att planera det fortsatta arbetet i projektet. Lösningsspår Underlagen från de två workshop-omgångarna gav ett bra underlag för utformandet de gemensamma temadagar som genomfördes i november 2016 i Södertälje. Temadagarna hade som huvudsyfte kunna jämföra och analysera de två kommunernas olika processer för att se likheter/skillnader och svagheter/styrkor mellan de två. 2 3 Därefter arbetade deltagarna fram ett antal lösningsspår som projektgruppen ville arbeta vidare med efter temadagen. Det huvudsakliga lösningsspåret var ett informationsmaterial till exploatörer och intressenter som beskriver samhällsbyggnadsprocessen på ett tydligt sätt med målsättningen att materialet skulle fungera och kunna användas i båda kommunerna. Även nya rutiner och arbetsmetoder föreslogs. Bild: Beskrivning av arbetsprocessen för projektet och deltagarna i projektgruppen 2 Se bilaga Processanalys Kiruna 3 Se bilaga Processanalys Södertälje

Projektrapport 2016-08-26 8 (18) Huvudsakliga aktiviteter 1. Planering - Projektledningsgruppen planerar den gemensamma temadagen i Södertälje. 2. Gemensam temadag i Södertälje och upprättande av lösningsspår 4 3. Praktiskt arbete med lösningsspåren efter temadagen. Genomförande och implementering Efter de första gemensamma temadagarna arbetade de båda kommunerna vidare med både det större gemensamma lösningsspåret (informationsmaterial till exploatörer om samhällsbyggnadsprocessen) samt ett antal egna lösningsspår som rörde rutiner och arbetsmetoder i de egna kommunerna. De gemensamma temadagarna syftade främst till att halvvägs i arbetet med de olika lösningsspåren göra en gemensam avstämning av hur arbetet gått, gemensamt arbetet med processbeskrivningen och planering av det arbete som kvarstod av samtliga lösningsspår. Vidare hade temadagen ett särskilt fokus på kommunikation utifrån ett tillgänglighetsperspektiv och fördjupning av målgruppsanalysen. Efter de gemensamma temadagarna i februari 2016 arbetade deltagarna vidare med att färdigställa de olika lösningsspåren. Informationsmaterialet om samhällsbyggnadsprocessen layoutades. Rutinbeskrivningar och mallar gjordes klara. Övriga lösningsspår färdigställdes. Under juni till augusti 2016 sammanställdes rapporten för projektredovisningen och i augusti slutrapporterades projektet i de båda kommunernas respektive ledningsgrupper samt gentemot Boverket.. Huvudsakliga aktiviteter 1. Praktiskt arbetet med de upprättade lösningsspåren. 2. Planering - Projektledningsgruppen planerar den gemensamma temadagen i Kiruna. 3. Gemensam temadag i Kiruna 5 med genomgång och avstämning av de olika lösningsspåren samt gemensam planering för färdigställande av dessa. 4. Praktiskt arbete med färdigställande av lösningsspåren. 5. Projektavslut och rapportering till Boverket. Övergripande tidplan Uppstart av projektet december 2014 februari 2015 Workshops nr 1 Processkartläggning, Södertälje april och maj 2015 Workshops nr 1 Processkartläggning, Kiruna september 2015 Workshops nr 2 Customer Profile, Södertälje september 2015 Workshops nr 2 Customer Profile, Södertälje september 2015 Gemensamma temadagar nr 1 i Södertälje 5-6 november 2015 Praktiskt arbete med lösningsspår november 2015 - februari 2016 Gemensamma temadagar nr 2 i Kiruna 11-12 februari 2016 4 Se bilaga Temadag november 2015 5 Se bilaga Temadag februari 2016

Projektrapport 2016-08-26 9 (18) Färdigställande av lösningsspår februari 2016 juni 2016 Projektavslut och slutrapport juni-augusti 2016 Resultat Huvuddelen av projektet har fokuserat på att ta fram ett informationsmaterial om samhällsbyggnadsprocessen där intressenter och exploatörer är den huvudsakliga målgruppen. Vidare har projektgruppen arbetet med ett antal lösningsspår där syftet har varit att ta fram nya arbetsmetoder och rutiner som stärker och tydliggör kommunikationen med intressenter/exploatörer. Dessa beskrivs mer utförligt nedan och i de bilagor som hör till den här projektrapporten. Nyckelfaktorer Ett antal nyckelfaktorer vad gäller kommunikationen och relationen till målgruppen stod ut i den gemensamma processkartläggningen. Det är med grund i dessa som både informationsmaterialet och de övriga lösningsspåren har arbetats fram. Lägre kunskapsnivå hos målgruppen än kommunerna vill tro Intressenterna/exploatörerna besitter betydligt mindre kunskap om de lagstyrda delarna av samhällsbyggnadsprocessen än kommunerna vill tro. Det gäller exempelvis hur markanvisningar går till, vad planbesked är, detaljplaneprocessens olika delar och innehåll, detaljplaners rättsverkan, lagen om offentlig upphandling, bygglovsprocessen och fastighetsbildningslagen. Det här gäller både erfarna och oerfarna intressenter/exploatörer. Även om de större och mer erfarna exploatörerna, i sina organisationer, har kunskap så leder frekvent personalomsättning, generationsavgångar och komplexa organisationsstrukturer ofta till att de projektledare som kommunen har kontakt med inte nödvändigtvis besitter den förkunskap som förutsätts. Hos de mindre och inte lika erfarna exploatörerna så är kunskapsnivån av förklarliga skäl lägre. Projektgruppen upplever däremot att den här delen av målgruppen är tämligen receptiv bara kommunerna lyckas förmedla informationen på ett tydligt och rimligt pedagogiskt sätt. Bristen på kunskap hos intressenterna/exploatörerna samt att kommunerna brister i sina informationsinsatser leder många gånger till onödiga missförstånd, svårigheter att komma överens och förlängda ledtider. Projektgruppen ser aktiva informationsinsatser gentemot intressenter/exploatörer som en mycket tydlig framgångsfaktor. Både vad gäller samhällsbyggnadsprocessen som helhet och hur de olika delarna hänger samman men även konkretiserad information om de olika delprocesserna. Projektgruppen är även enig i att det bör ske på både ett formellt (exempelvis genom informationsmaterial) och informellt (samtal och diskussioner) sätt för att få god effekt. En målgrupp som längtar efter konkretiseringar och en abstraherande avsändare Under vårt arbete med Customer Profile blev det tydligt för projektgruppen att vi som avsändare (kommunen) och målgruppen (intressenter/exploatörer) kommunicerar på mycket olika sätt. Vår upplevelse är att målgruppen oftast önskar ett vardagligt språkbruk och som är direkt och konkret kopplat till just deras projekt. Samtidigt som vi som kommunala tjänstemän många

Projektrapport 2016-08-26 10 (18) gånger helst använder ett väldigt formellt och akademiskt språkbruk och gärna i generella termer. Både målsättningen för kommunikationen och själva språkbruket skiljer sig åt vilket många gånger kan leda till rena missförstånd. Som intressent/exploatör och kommunal förvaltning så har man olika roller och ansvar så det är förståeligt att vi kommunicerar på olika sätt. Men för att effektivisera kommunikationen så måste vi ändå närma oss varandra. Den stora utmaningen (utifrån ett kommunalt förvaltningsperspektiv) blir därför att försöka beskriver någonting på ett lättförståeligt och konkret sätt men samtidigt rättssäkert. Vi valde i projektet att arbeta enligt principerna som framgår i metoderna kring klarspråk 6. Det vill säga följa språklagen (2009:600) om att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Vi har därför i arbetet med informationsmaterialet vridit och vänt på formuleringar och begrepp för att göra materialet så lättillgängligt som möjligt. Vidare syftar ett flertal av lösningsspåren till att mjuka upp kommunens sätt att kommunicera utan att förlora i rättssäkerhet. Vi känner inte att vi har nått ända fram men tror att vi i projektet kommit en bit på vägen. En väldigt löptextbaserad avsändare Projektgruppen upplevde att det fanns ytterligare en betydande skillnad vad gäller sättet att kommunicera som skiljer avsändare och målgruppen från varandra. Lite grovt generaliserat så använder sig kommunen till mycket stor del av löptext i olika former för att kommunicera medan målgruppen snarast föredrar kartor, listor, avstämningsmöten, blanketter, kortare informationstexter mm. Det här gör att informationsmaterial som innehåller mycket löptext riskerar att missa målet det vill säga nå fram till mottagaren. I arbetet har vi därför försökt att hitta en grafisk formgivning som ska göra informationen mer tillgänglig. Projektgruppen vill också understryka att informationsmaterialet inte på något sätt bör ses som en substitut till fysiska möten. Snarare bör materialet ses som ett verktyg till de fysiska mötena (som kanske snarast bör vara fler och inte färre i många fall). Gemensam beskrivning av samhällsbyggnadsprocessen Projektet har främst resulterat i ett informationsmaterial om samhällsbyggnadsprocessen med intressenter/exploatörer som målgrupp. Materialet består av dels en övergripande processbeskrivning samt ett antal delprocesser 7. Skillnader mellan kommunerna Även om de två kommunerna på många sätt skiljer sig åt vad gäller storlek på förvaltning och organisationsstruktur så ser deras processer tämligen likadana ut. Det finns dock ett par huvudsakliga skillnader mellan kommunerna som gör att informationsmaterialet i vissa små delar skiljer sig åt mellan de två kommunerna. 6 Språkrådet. Myndigheternas skrivregler. 8 uppl. Språkrådet och Norstedts Juridik AB, 2014, s 11-27. 7 Bilaga 1 och 2 Informationsmaterial samhällsbyggnadsprocessen för Södertälje kommun och Kiruna kommun

Projektrapport 2016-08-26 11 (18) Organisationsstorlek Södertälje kommun är större och har fler avstämnings- och beslutsnivåer än Kiruna. Markägoförhållanden I Kiruna kommun är staten den absolut största markägaren. Vilket gör att kommunen i initieringsskedet får en något annorlunda roll än i Södertälje kommun där den absoluta majoriteten av mark som planläggs är privat eller kommunal. Kommunala bolag båda kommunerna har kommunala bolag som på olika sätt är involverade i samhällsbyggnadsprocessen. Struktur, affärsområden och omfång varierar dock mellan kommunerna vilket också gör att information och kontaktuppgifter därför varierar. Hur skapar man ett generiskt informationsmaterial som faktiskt säger något? Den största utmaningen under projektets gång har inte varit att överkomma eller hantera skillnaderna mellan de två kommunerna. Den största utmaningen under projektets gång har istället varit att lyckas sammanställa ett informationsmaterial som fungerar för alla olika typer av exploatörer, som inte blir för mastigt och komplicerat - men som ändå innehåller en tillräckligt hög grad av information för att faktiskt säga något. Under projektets gång har vi pendlat fram och tillbaka både i diskussioner och det konkreta arbetet kring hur mycket information som bör vara med och vilken typ av information som intressenten/exploatören behöver ha och när i processen det är lämpligt att informera om det. Vi enades till slut om att dela upp materialet i två delar - dels en övergripande processbeskrivning, som ger en helhetsbild, samt separata delprocesser. Genom att använda oss av metoden steg-för-steg - information hoppas vi på att kunna få med en tillräckligt hög grad av innehåll men utan att dränka in målgruppen i information. Rätt hög nivå av informationsmängd men förhoppningsvis vid rätt tillfälle. Det har också varit en utmaning att försöka skapa en standardprocess. Återigen inte så mycket för att samhällsbyggnadsprocessen skiljer sig så mycket åt mellan kommunerna (även om det så klart finns vissa skillnader). Utmaningen har istället legat i att processerna mellan olika typer av samhällsbyggnadsprojekt skiljer sig så mycket åt. Det höga exploateringstrycket, svårigheten att rekrytera exploateringsingenjörer och planarkitekter (finns ingen luft i bemanningen på kontoren) och den tydliga målsättningen att korta ledtiderna har lett till att man i båda kommunerna skräddarsyr planeringsprocessen för varje projekt. Även ändringarna i plan- och bygglagen syftar till att på skapa en flexibilitet i planeringsprocessen beroende på projektets innehåll. Det här sammantaget gör att det är svårt att hitta någon normal samhällsbyggnadsprocess. Flexibla arbetsprocesser skapar, under arbetets gång, smidigare och effektivare samhällsbyggnadsprocesser. Men det utmanar och försvårar arbetet med att vara transparent och att agera enhetligt. Vi enades i alla fall till slut om att processbeskrivningen snarast ska ses som en form av baseline snarare än standardprocess. Målet ska inte vara att alla projekt ska stöpas i samma form. Samtidigt måste vi ha något att utgå ifrån när vi kommunicerar med intressenter/exploatörer. Annars riskerar vi att allt för ofta när vi får frågor från intressenter/exploatörer svara det beror på. Det är återigen viktigt att poängtera att informationsmaterialet inte ska ses som någon fritt stående, som kan delas ut utan förklaringar, förtydliganden eller diskussioner. Det bör snarast ses som ett underlag för de fysiska möten och samtal som man har med intressenter/exploatörer.

Projektrapport 2016-08-26 12 (18) Nya arbetsmetoder och rutiner Förutom själva informationsmaterialet så har projektgruppen arbetat med ett antal lösningsspår där syftet har varit att ta fram nya arbetsmetoder och rutiner som stärker och tydliggör kommunikationen med intressenter/exploatörer. Liksom framtagandet av informationsmaterialet så baseras lösningsspåren på processkartläggningen, analysen av denna samt workshopen kring Customer Profile som genomfördes under fas ett och två av projektet. Eftersom de två kommunerna skiljer sig åt internt vad gäller organisationsstruktur, sammansättning och beslutsvägar så har projektgruppen efter den gemensam processkartläggning och framtagande av gemensam målbild arbetat med kommunvisa lösningsspår. En fördel med det arbetet har även visat sig vara att vi har kunnat arbeta fram fler lösningsspår än beräknat. Det har även gett en större input till projektgruppen som helhet under de gemensamma temadagarna. Då projektet lett till att vi har fått en mycket god insyn och förståelse för den andra kommunen så har det också varit lätt att adaptera och implementera hela eller delar av de lösningsspår som tagits fram av den andra delen av projektgruppen. Första formella mötet med intressent/exploatör Båda kommunerna upplevde att initieringsskedet i samhällsbyggnadsprocessen är central för att ge både pedagogisk och korrekt information till intressenter/exploatörer. Erfarenheten från båda kommunerna är tydliga. Missar i information, bristande förståelse mellan parterna samt för samhällsbyggnadsprocessen och dess konsekvenser i initieringsskedet kostar båda parterna extremt mycket i både tid och pengar. I värsta fall kan det få ett projekt att kantra helt och bli ogenomförbart. Den stora utmaningen i det här skedet är att intressenten/exploatören oftast har en väldigt vag idé om vad de vill göra vilket gör det mycket svårt att ge konkret information/svar tillbaka. Det är också många olika personer som har kontakt med intressenter/exploatörer innan själva planbeskedet eller ansökan om markanvisning är inskickat. Om vi ska kunna kommunicera på ett enhetligt och tydligt sätt som också säkerställer likabehandling så tror projektgruppen på en kombination av god tillgänglighet till snabba fysiska möten och en struktur som är lätt för alla kommunala representanter att följa. En viktig framgångsfaktor som noterades under processkartläggningen var att så tidigt som möjligt under initieringsskedet börja göra mötesanteckningar och/eller i alla fall tjänsteanteckningar. Detta för att få en bra effektivitet i hanteringen av ärendet. Södertälje kommun valde att arbeta vidare på ta fram rutiner för det första formella mötet som en handläggare på samhällsbyggnadskontoret har med en exploatör. Det vill säga det möte som sannolikt har föregåtts av någon form av mer informellt möte med en politiker, chef eller annan tjänsteman. Under temadag 2 diskuterades innehållet i de mallar och rutiner som Södertälje arbetat fram och Kirunas feedback gjorde att mallarna kunde slutföras. Implementering av rutinen har behövd senareläggas på grund av personalomsättning. Bilagor: Bilaga 8 Mall inför möte med exploatör

Projektrapport 2016-08-26 13 (18) Bilaga 9 Mall första mötet med exploatör Bilaga 10 Tips former för möten Bedömning- och prioriteringsmatris samt rutiner för en förprövningsgrupp För att säkerställa enhetlighet, likabehandling och en ökad tydlighet gentemot intressenter/exploatörer vid planbesked/planansökan har Södertälje testat att arbeta fram en prioriteringsmateris samt medföljande rutiner. Prioriteringsmatrisen är skapad på ett sådant sätt att den går att översätta till en annan kommun. Bakgrunden till lösningsspåret hänger ihop med resonemanget i ovanstående lösningsspår (första formella mötet med intressent/exploatör). Projektgruppen såg det som en stark framgångsfaktor att få en rättssäker och enhetlig hantering av samhällsbyggnadsprocessens initieringsskede. Med en tydlig struktur finns även goda möjligheter att effektivisera hanteringen tidsmässigt. Prioriteringsmatrisen har testats under våren och har även modifierats efter feedback från Kiruna kommun under temadag 2 för att bli ännu tydligare. Prioriteringsmatrisen används som stöd vid bedömning av vilka nya plan- och exploateringsprojekt som ska prioriteras av samhällsbyggnadskontoret. En matris fylls i för varje projekt och bedöms utifrån kriterier kring lokalisering, innehåll i projektet samt ekonomi- och genomförbarhetsaspekter. En nyligen tillsatt förprövningsgrupp bedömer inkomna planbeskedsansökningar, förslag på nya förstudier och markförfrågningar utifrån matrisen. Prioriteringsmatrisen kommer efter testperioden att användas som underlag för beställning av exploateringsförstudier samt i direktkontakt med intresserade exploatörer, för att tydliggöra vilka bedömningskriterier som ligger till grund för prioritering av olika exploateringsprojekt i kommunikationen med exploatörer. Detta för att ytterligare öka tydligheten och transparensen gentemot externa intressenter och säkerställa en rättsäker likabehandling. Kiruna kommun ser stora fördelar med en prioriteringsmatris efter diskussionerna under projektets gång. Under hösten kommer fortsatta diskussioner kring det ske i ledningsgruppen för berörda förvaltningar. De framtagna rutinerna och mallarna visade sig däremot svåra att implementera då organisationsstruktur och beslutande organ skiljer sig åt så pass mycket mellan de två kommunerna. Bilagor: Bilaga 11 Checklista inför förprövning av planbesked Bilaga 12 Rutinbeskrivning hantering av planbesked Södertälje Bilaga 13 Prioriteringskriterier för samhällsplaneringsprojekt Förbättrad dialog med de kommunala bolagen Under processkartläggningen blev det tydligt för de båda kommunerna att kommunikationen med de kommunala bolagen behöver stärkas. Kunskapen om varandras verksamheter, organisationer och processer är bristfälliga - vilket skapar onödiga problem i exempelvis detaljplaneprojekt med ökad tidsåtgång och ökade kostnader som konsekvenser.

Projektrapport 2016-08-26 14 (18) Kiruna kommun valde därför ett lösningsspår som syftade till att påbörja en dialog med det kommunala bolaget Tekniska Verken i Kiruna AB. Målsättningen har varit att öka kunskapen och förståelse mellan de kommunnen och TVAB. Tanken har varit att testa formen för mötena med TVAB och sedan använda samma koncept vid möten med övriga bolag som till exempel Kiruna Bostäder. Som första steg träffade tjänstemän från planavdelningen och avdelningen för mark- och exploatering projektledare och byggledare samt koordinator från Tekniska Verken i Kiruna AB. Vid första tillfället fokuserades mötet på kunskapsöverföring gällande organisationernas uppbyggnad, nyckelpersoner och kontaktvägar. Detta för att lättare kunna orienteras oss i varandras verksamheter. Under mötet identifierades bland annat ett konkret samarbetsprojekt en gemensam utredningsdatabas. Vilken nu är under utveckling. Nästa fas kommer att vara inriktat på detaljplaneplanprocessen. Förhoppningen är att bättre kunna planera och hantera förprojekteringar av infrastruktur samt beräkna kostnader för dessa redan i detaljplaneprocessens tidiga skeden. Mötena kommer att hållas växelvis hos kommunen och TVAB. Södertälje kommun har följt Kirunas arbete med att utveckla dialogen med de kommunala bolagen med intresse. Förhoppningen är att kunna starta upp ett liknande arbete under hösten med främst Telge Nät AB, Telge Fastigheter AB och Telge Bostäder AB. En framgångsfaktor har varit att kombinera mer allmän kunskapsöverföring om varandra organisationer med konkreta samarbetsprojekt, exempelvis utredningsdatabasen. Utbyte kring projektportfölj Båda kommunerna håller på att lägga om sin verksamhet till att fungera projektorienterat. De här påverkar både kommunens interna organisation samt vilka som kommunicerar externt med intressenter/exploatörer. För att på ett bra sätt kunna ge intressenter/exploatörer som har aktiva projekt på gång i kommunerna, relevant och korrekt information och behandling krävs en bra projektportfölj (projektdatabas). En bra projektportfölj säkerställer också att kommunen på ett tydligare sätt kan beskriva vad som händer just nu med intressentens/exploatörens ärende samt mer konkret hur tidsplanering och resurssättning ser ut hos kommunen. Samtliga frågor som har efterfrågats av intressenter/exploatörer. Projektportföljen samlar och tillgängliggör all relevant information så att vem som än är i kontakt med intressenten/exploatören snabbt kan förmedla korrekt och uppdaterad information. På grund av främst organisatoriska skillnader mellan kommunerna vad gäller storlek, organisationsstruktur och hur de kommunala bolagen är formade så ser även projektportföljerna olika ut. Södertälje kommun har också varit igång med ett projektorienterat arbetssätt lite längre än Kiruna kommun. Men de huvudsakliga frågeställningarna och de gemensamma utmaningarna är väldigt likartade. Det har blivit tydligt under arbetets gång att en effektiv kommunikation med externa intressenter ställer höga krav på en tydlig, transparent och strukturerad intern informationshantering. Därför har många lösningsspår behövt ta avstamp i en förbättring och effektivisering av kommunens interna rutiner och processer som förutsättning för att skapa en mer enhetlig och tydlig kommunikation utåt.

Projektrapport 2016-08-26 15 (18) Markanvisningspolicyn Efter Plan och bygglagens lagändring, den 1 januari 2015, krävs att kommuner som säljer mark ska ha riktlinjer för markanvisning. Båda kommunerna är i ett skede där intresset för att bygga har ökat markant. Denna nya konkurrenssituation ökar behovet av att tydliggöra vilka krav vi ställer på exploatörerna och komplettera den befintliga markanvisningspolicy med riktlinjer kring hur vi ska granska och bedöma de exploatörer som vi skriver avtal med. Inom ramen för detta projekt har båda kommunerna haft möjlighet att både föra en diskussion kring man på bästa sätt kan använda markavisningspolicyn i kommunernas arbete. Förhoppningen har varit att det här arbetet leder till att vi blir tydligare mot exploatörerna vad vi förväntar oss av dem, vilket i sin tur kommer förbättra samarbetet i stort. Inom ramen för projektet har vi främst vi diskuterat vilka typer av informationsmaterial som vi saknar och som skulle hjälpa oss i kommunikationen mot exploatörer. I detta har det blivit tydligt att en markanvisningsplan som beskriver en tidplan för kommande markanvisningar skulle vara ett utmärkt verktyg, både för den interna och externa kommunikationen. Till följd av Boverketprojektet har därför ett arbete med detta påbörjats. Bilaga: Bilaga 14 Markanvisningspolicy Södertälje Utmaningar Som alltid i den här typen av projekt så uppdagas det ett antal utmaningar under vägen. Vissa har varit av enklare och mer organisatorisk karaktär medan andra är relaterade till projektets utformning och innehåll. Nedan beskrivs de utmaningar som har varit av mer signifikant karaktär och som kan vara intressanta att ta del av inför framtida projekt. Behövdes en snävare avgränsning av målgruppen än tänkt I projektplanen så angavs exploatörer/intressenter som den huvudsakliga målgruppen för projektet. Men även medborgare, sakägare och remissinstanser omnämndes. Det visade sig dock under projektets gång vara allt för omfattande att inkludera även de sistnämnda målgrupper varför projektet nästan enbart kommit att handla om just exploatörer/intressenter. Det kommer däremot att vara tämligen enkelt att komplettera och justera processbeskrivningen på ett sådant sätt att den även går att använda som informationsmaterial vid kontakten med exempelvis medborgare och sakägare. Svårigheter med en extern processledare Projektet var tänkt att ledas av en extern processledare. Både för att kunna få ett utifrånperspektiv och för att avlasta projektledningen. En processledare upphandlades och var delaktig i projektet under processkartläggningen. Det visade sig under kartläggningsmomentet att det var allt för komplicerat att komma in som extern processledare. För att kunna leda arbetet upplevde såväl projektledningen och projektgruppen att det krävdes större fackkunskap hos

Projektrapport 2016-08-26 16 (18) processledaren än som förutsägs vid ansökningstillfället och vid uppstarten av projektet. Uppdraget med processledaren avslutades därför och arbetet lades över på projektledningen. Vilket har fungerat bra även om det ledde till en ökad arbetsbelastning än planerat på deltagarna i projektledningen Att prioritera verksamhetsutveckling när arbetstrycket är som störst Det är en utmaning att under en tid när exploateringstrycket är som störts kunna driva ett verksamhetsutvecklingsprojekt. Det som har gjort det möjligt att driva projektet trots detta har varit möjligheten att göra i ett lågintensivt tempo. Med tillräckligt högt tempo för att man inte ska tappa tråden men ändå med en flexibilitet som gjorde det möjligt att driva projektet på ett bra sätt trots rätt tuffa förutsättningar. Det hade inte varit möjligt att driva Fortsatt arbete Det är ett antal lösningsspår som vi kommer att arbeta vidare med. Framförallt uppföljning av implementeringen av hur de två kommunerna använder informationsmaterialet. Södertälje kommun planerar även att, med grund i det material som finns framtaget, arbeta fram både en intern processbeskrivning. Syftet är öka effektiviteten och kvaliteten på de interna processerna och på den interna kommunikationen. I och med detta förväntas tydligheten kunna öka gentemot externa intressenter och exploatörer. Kiruna kommun planerar för en satsning på kompetensutveckling kring kommunens tre stora näringar: turismen, rymdnäringen och gruvnäringen. Syftet är att öka kunskapen för de olika näringarna vilket i sin tur förväntas ge en förbättra förståelsen och kommunikationen med de externa parterna. Projektorganisation och styrning Styrgrupp Projektet har styrts av en mindre styrgrupp med representanter från de båda kommunerna. Projektgruppen har ansvarat för att planera och genomföra de aktiviteter som projektet har innehållit. Projektgruppen har även ansvarat för samordning, dokumentation och återrapportering till Boverket. Deltagare Isak Ericsson, planarkitekt, Södertälje kommun Maria Persson, planchef, Kiruna kommun Gemensam processledare Projektet var tänkt att ledas av en extern processledare. Syftet var att få ett utifrånperspektiv samt att avlasta styrgruppen och på ett bättre sätt kunna samordna projektet då de två medverkande kommunerna ligger så pass långt ifrån varandra geografiskt. Det visade sig dock under projektets gång vara svårt att ha en extern processledare involverad varför dessa arbetsuppgifter hamnade på styrgruppen istället. Vilket har fungerat bra.

Projektrapport 2016-08-26 17 (18) Projektdeltagare Projektet har involverat ett stor antal tjänstemän från båda kommunerna. Under första skedet (kartläggningen) var samtliga planarkitekter och exploateringsingenjörer samt ansvariga chefer för dess verksamhet delaktiga. Under det fortsatta arbetet med analys och lösningsspåren har det varit en god uppslutning från båda kommunerna (se bilagorna över temadagarna). Vid framställandet av informationsmaterialet har även ansvariga för bygglov och lantmäteri varit involverade. Ekonomisk redovisning Intäkter Projektet har finansierats av Boverket med 450 000 sek. Kostnader Estimerad budget vid projektstart Arbetstid, Södertälje kommun Arbetstid, Kiruna kommun Arvode före konsult (processledare) Resor och logi ca 150 h ca 120 h 120 000-150 000 sek ca 75 000 sek Sammanställning kostnader vid projektavslut Processledning 115 600 sek Rese-, förtäring- och logikostnader 153 200 sek Grafisk utformning och layout 39 000 sek Arbetstid Kiruna: 158 h á 300 kr Arbetstid Södertälje: 316 á 300 47 400 sek 94 800 sek Summa kostnader 450 000 sek

Projektrapport 2016-08-26 18 (18) Bilagor Bilaga 1 Informationsmaterial samhällsbyggnadsprocessen Södertälje kommun Bilaga 2 Informationsmaterial samhällsbyggnadsprocessen Kiruna kommun Bilaga 3 Workshop Customer Profile Bilaga 4 Processanalys Kiruna Bilaga 5 Processanalys Södertälje Bilaga 6 Temadagar november 2015 Bilaga 7 Temadagar februari 2016 Bilaga 8 Mall inför möte med exploatör Bilaga 9 Mall första mötet med exploatör Bilaga 10 Tips former för möten Bilaga 11 Checklista inför förprövning av planbesked Bilaga 12 Rutinbeskrivning hantering av planbesked Södertälje Bilaga 13 Prioriteringskriterier för samhällsplaneringsprojekt Bilaga 14 Markanvisningspolicy Södertälje

START Du har kontakt med: Projekt- och exploateringsenheten Planenheten Tidsåtgång:... Ca 4 månader Första kontakt Du träffar en exploateringsingenjör eller en planarkitekt från samhälls byggnadskontoret. Förslag Du kommer in med förslag, exempelvis: a) ny eller utökad byggrätt på egen fastighet (ansökan om ny detaljplan). b) du svarar på en markanvisning (kommunal mark). c) du skickar in en förfrågan för att få en direktanvisning (kommunal mark). Bedömning av förslaget Samhällsbyggnadskontoret stämmer av ditt förslag mot de nationella och kommunala riktlinjer som finns. Besked och avtal Vi lämnar besked om du kan beställa en ny detaljplan och/eller fått en mark anvisning. Innan arbetet kan fortsätta ska avtal undertecknas. Plankostnadsavtal Intentionsavtal Beslut och avtal Byggnadsnämnden tar beslut om planuppdrag. Tekniska nämnden tar beslut om intentionsavtal. VANLIGA ORSAKER TILL ATT PROJEKT TAR TID n Förslaget från exploatören följer inte nationella riktlinjer och krav. n Förslaget strider mot kommunens översiktsplan, gällande detaljplan (leder till avvikelse vid bygglovet) eller kommunala riktlinjer. n Det är flera och komplexa frågeställningar samt att vi behöver göra flera utredningar, exempelvis om dagvatten, geoteknik, trafik, buller, kulturmiljö eller att förprojekteringar behöver göras. n Det är flera fastighetsägare och boenden som ingår i exploateringen eller som ligger intill och berörs av förslaget. n Befintlig infrastruktur behöver byggas ut, exempelvis det kommunala vatten- och spillvattennätet, kollektivtrafik eller vägar. n Allmänheten är emot projektet. n Det är svårt att komma överens och under teckna de avtal som behövs. n Nämnderna sammanträder bara en gång per månad. TIPS PÅ VAD DU KAN GÖRA FÖR EN SMIDIG PROCESS Oavsett om du är i början av ditt projekt, ska beställa en detaljplan eller ansöka om bygglov är det viktigt att du: n Har en tydlig och genomtänkt idé. n Tagit reda på platsens förutsättningar, exempelvis dagvatten, möjliga platser för infarter, riksintressen. n Har kontrollerat vad kommunens över siktsplan och andra riktlinjer säger om platsen och området där du vill bygga. n Tagit hjälp av en konsult om du själv inte har yrkesmässig kompetens. n Har en rimlig tidsplan och ekonomisk kalkyl. n Skickar in kompletta ansökningar och att rätt person undertecknar dem! Samhällsbyggnadskontoret Samhällsbyggnad SÅ FUNKAR DET Utveckla och konkretisera förslaget För att en ny detaljplan ska kunna tas fram behöver ditt förslag vara konkret och tydligt. Förslaget ska exempelvis innehålla vad platsen ska användas till, byggnadernas placering, infart, parkering och även förslag på tänkta fastighets gränser. Plan handlingar och avtal När underlagen och utredningarna är klara tar planhandläggaren fram de formella handlingarna som ska skickas ut på samråd plankarta, planbeskrivning och förslag till de avtal som krävs. Processen med att ta fram ett genomförandeavtal påbörjas. Revidering av planhandlingar Nästan alla förslag till nya detaljplaner be höver kompletteras efter samrådet beroende på de synpunkter som har kommit in. Beslut om granskning Justering av planhandlingar Även efter granskningen kan änd ringar av planförslaget behöva göras innan detaljplanen kan antas av kommun fullmäktige. Antagande Ev. överk lagande Laga kraft, genomförandeavtal börjar gälla Laga kraft, ny detaljplan börjar gälla Handläggning Beslut PLANERING Du har kontakt med: Planenheten Projekt- och exploateringsenheten Uppskattad tidsåtgång: Enkel detaljplan... 1 år Medel detaljplan... 2 år Komplex detaljplan... 3 5 år Utredningar I det inledande skedet är det vanligt att olika utredningar behöver göras. Det kan vara en utredning om exempelvis dagvatten, buller eller trafikmätning. En utredning tar mellan fyra sex månader att ta fram. Vi beställer utredningar av konsulter med godkänd yrkeskompetens. Beslut om samråd Byggnadsnämnden tar beslut om att förslaget till ny detaljplan ska på samråd. Samråd: 6 veckor Under samrådet har allmänheten, myndigheter och andra berörda rätt att lämna synpunkter på förslaget till ny detaljplan. Byggnadsnämnden tar beslut om att förslaget till ny detaljplan ska granskas. Granskning: 6 veckor Under granskningen har allmän heten, myndigheter och andra berörda rätt att än en gång lämna synpunkter på förslaget till ny detaljplan. Beslut i kommunfullmäktige om att anta detalj planen. En plan vinner laga kraft, börjar gälla, omkring fyra veckor efter beslutet om den inte överklagas. Om så sker blir handläggningstiden längre. Genomförandeavtal godkänns. Eventuellt överklagande Laga kraft Ny detaljplan och genomförandeavtal börjar gälla. Detaljprojektering Se hela processen på baksidan Södertälje kommun 151 89 Södertälje KONTAKTA OSS Samhällsbyggnadskontoret Södertälje kommun Campusgatan 26, Södertälje 08-523 010 00 (vxl) www.sodertalje.se GENOMFÖRANDE Du har kontakt med: 1: Utbyggnad Projekt- och exploateringsenheten. Uppskattad tidsåtgång:... 1 2 år 2: Fastighetsbildning Lantmäterimyndigheten Uppskattad tidsåtgång:... 6 12 månader 3: Bygglov Bygglovsenheten Uppskattad tidsåtgång:...10 veckor (från fullständig ansökan) Utbyggnad a) Förprojektering Förprojekteringen är underlag till detaljplanen. b) Detaljprojektering Vi detaljprojekterar utifrån detaljplanen. c) Upphandling Vid utbyggnad av kommunal mark ska entreprenör upphandlas. d) Kommunala anläggningar byggs Området och anläggningar byggs ut, exempelvis gator, gång- och cykelvägar, VA, dagvattendammar, parker och torg. När arbetet är klart görs en slutbesiktning. e) Marköverlåtelse När du har fått ditt bygglov överlåter vi marken till dig. I samband med detta kan du börja bygga. Fastighetsbildning Fastighetsbildning kan handla om att: stycka av en bit mark från en fastighet dela en fastighet i två eller flera delar lägga ihop två eller flera fastigheter till en ändra gränserna för en fastighet för att den ska överensstämma med kommunens detaljplan a) Ansökan Du lämnar in en ansökan och kan få ett erbjudande om fast pris om så önskas. b) Handläggning Vi kontrollerar exempelvis om önskad fastighetsbildning överensstämmer med aktuell detaljplan. c) Beslut Vi tar ett beslut och anger skäl till det. Bygglov Innan du bygger, river eller ändrar något på en fastighet måste du ofta söka lov eller göra en anmälan. a) Planera din ansökan Innan du ansöker om bygglov är det en mängd olika saker du ska ha på plats, exempelvis nybyggnadskarta och fackmannamässigt utförda ritningar. Du ska även ha utsett en kontrollansvarig. b) Ansökan Vi utför eventuell grannehörande och när ansökan är komplett garanteras du ett beslut inom tio veckor. c) Handläggning Handläggaren ska kontrollera bygglovet mot gällande lagar och att lovet stämmer överens med detaljplanen. Dessutom kontrollerar vi att åtgärden är ändamålsenlig, tillgänglighetsanpassad och utformad till platsens karaktär. d) Beslut om bygglov Vissa beslut tas av handläggare på delegation, andra av nämnd. e) Startbesked För att börja bygga krävs ett startbesked. Det får du efter ett tekniskt samråd. f) Byggande Nu kan du börja bygga. g) Slutbesked Innan byggnadsverket, hus, mur eller annat, kan börja användas behöver du ett slutbesked. En byggnadsinspektör kontrollerar att alla krav som gäller för bygglovet har uppfyllts.

1. START (ca 4 mån) 2. PLANERING (ca 1 3 år) 3. GENOMFÖRANDE Första kontakt Ansökan till Lantmäterimyndigheten om fastighetsbildning Förslag FASTIGHETS- BILDNING (CA 6 MÅN) Bedömning av förslaget Besked Intentionsavtal Beslut och plankostnadsavtal Utveckla och konkretisera förslaget Utredningar UTBYGGNAD (CA 1 5 ÅR) Planhandlingar och avtal Genomförandeavtal påbörjas Förprojektering Beslut om samråd Samråd Revidering av planhandlingar Beslut om granskning Granskning Justering av planhandlingar Genomförandeavtal godkänns Antagande Ev. överklagande Laga kraft, genomförandeavtal börjar gälla Laga kraft, ny detaljplan börjar gälla Handläggning Beslut Detaljprojektering Kommunala anläggningar byggs Marköverlåtelse Startbesked Byggande Slutbesked UTVÄRDERING OCH ÅTERKOPPLING Beslut om bygglov SAMHÄLLSBYGG- NADSPROCESSEN EN ÖVERSIKT Planera din ansökan om bygglov Handläggning Det är många som vill bygga i Södertälje kommun. Från idé till att huset står inflyttningsfärdigt är en lång process. För att göra processen så enkel, pedagogisk och snabb som möjligt har vi tagit fram en översikt samt tips och råd till dig om vad som gäller i Södertälje kommun. BYGGLOV (CA 10 VECKOR EFTER KOMPLETT ANSÖKAN) Ansökan

Samhällsbyggnadskontoret SAMHÄLLSBYGGNADSPROCESSEN: Inledning/idéskede START PLANERING GENOMFÖRANDE n För att processen ska gå så snabbt och bli så smidig som möjligt ha en tydlig och genomtänkt idé. Ta reda på platsens förutsättningar, exempelvis dagvatten, möjliga platser för infarter och riksintressen. Kontrollera vad kommunens översiktsplan och andra riktlinjer säger om området där du vill bygga.

Samhällsbyggnadsprocessen: Inledning/idéskede Sid 2/3 Första kontakt Den första kontakten brukar antingen vara ett möte med projekt- och exploateringsenheten (pex) eller planenheten (plan) beroende på förutsättningarna: Privat mark Kommunal mark Förslag Detaljplan finns Vänd dig till bygglov och/eller Lantmäteriet. Ny detaljplan krävs Vänd dig till planenheten. Vänd dig till projekt- och exploateringsenheten. Du har en idé och kontaktar oss. Privat mark: a) detaljplan finns vänd dig till bygglov och/eller Lantmäteriet om planen inte behöver ändras b) ny detaljplan krävs ansök om ny detaljplan eller ändring av detaljplan till exempel för ny byggrätt på egen fastighet Kommunal mark: a) du svarar på en markanvisning b) du skickar in en förfrågan efter samråd med kommunen Besked och avtal Vi lämnar besked om du får: Ja eller nej på ansökan om ny detaljplan Markanvisning eller ej. Om du får ja på din ansökan om ny detaljplan får du en tidplan. Den prioriteras utifrån vår översiktsplan och Mål & budget. Innan arbetet kan fortsätta ska avtal undertecknas: Plankostnadsavtal där planområdets avgränsning och utredningsbehov framgår tecknas mellan kommunen och exploatören. Vid en markanvisning tecknas ett intentionsavtal som beskriver projektets innehåll, storlek, användning samt prisidé. Avtalet innebär att du har ensamrätt att under en viss tid förhandla med oss om ett marköverlåtelseavtal. Beslut och avtal Byggnadsnämnden tar beslut om plan uppdrag. Tekniska nämnden tar beslut om intentionsavtal. Observera att ett beslut om planbesked och intentionsavtal inte i sig innebär att det i slutändan resul terar i en laga kraftvunnen detaljplan eller byggrätt. Bedömning av förslaget Du tar fram ett förslag som stäms av mot de nationella och kommunala riktlinjer som finns, till exempel: översiktsplanen riksintressen miljöpåverkan etc. - Internt inom kommunen gör vi en avstämning om bland annat trafik-, VA- och miljöfrågor. - Projekt av strategisk karaktär kan kräva beslut i nämnd. - Vi har ett uppföljningsmöte där du får veta hur du ska gå vidare och vilka handlingar som krävs. - Du lämnar in en ansökan om ny detaljplan till planenheten. (forts»)

Samhällsbyggnadsprocessen: Inledning/idéskede Sid 3/3 Markanvisning, kommunal mark En markanvisning kan ske på tre olika sätt: Markanvisningstävling Anbud Direktanvisning Kommunen gör en bedömning från fall till fall om vilken typ av markanvisning som är lämpligast. Läs mer på: www.sodertalje.se/markanvisning När du lämnar en förfrågan om markanvisning vill vi att du lämnar in en skriftlig intresse anmälan som vanligen innehåller: kontaktuppgifter en beskrivning om vad exploatören vill bygga, storlek, upplåtelseform referensobjekt hur projektet ska genomföras och finansieras Vi utvärderar förslagen och väljer exploatör utifrån kommunens riktlinjer. Därefter tecknar vi ett intentionsavtal med exploatören. Finns det redan en antagen detaljplan för området som ska markanvisas kan bygglovsprocessen påbörjas. I dessa fall tecknas ett genomförandeavtal i stället för ett intentionsavtal. Om det inte finns någon detaljplan för byggnationen påbörjas i stället detaljplaneprocessen. Markanvisningstävling och anbud När tävling eller anbud används är det oftast kommunen som bjuder in exploatörer att utveckla ett visst område. Inbjudan till markanvisningar annonseras på kommunens hemsida. Direktanvisning Direktanvisning används till exempel när det finns fördelar att samordna en utbyggnad, när vi vill ha in flera exploatörer på marknaden eller om exploate ringen ska bidra till en bra mix av bostäder. Direktanvisning innebär att marken anvisas direkt till en exploatör. Kostnader Kommunal mark säljs alltid till ett marknadsmässigt pris. I intentionsavtalet framgår vanligen en prisidé, men priset kan förändras när marken ska säljas. Markförsäljningen sker vanligen efter att detaljplanen vunnit laga kraft i samband med byggstart. Du står för dina egna kostnader för att ta fram underlagsmaterial. Planbesked: 5 000 15 000 kr Om ansökan kräver utförligare utredningsarbete tillämpas timtaxa och kostnaden blir högre än den avgift som anges. Om din förfrågan är för ett större utbyggnadsprojekt ta kontakt med handläggare i samband med att du skickar in ansökan. Kontaktuppgifter Projekt- och exploateringsenheten E-post: pex@sodertalje.se Telefon: 08-523 010 00 Planenheten E-post: sbk.plan@sodertalje.se Telefon: 08-523 010 00 Lantmäteriet E-post: lantmateri@sodertalje.se Telefon: 08-523 010 00 Bygglovsenheten E-post: bygglov@sodertalje.se Telefon: 08-523 010 00 Samhällsbyggnadskontoret Södertälje kommun 151 89 Södertälje Tel: 08-523 010 00 sbk@sodertalje.se www.sodertalje.se