Protokoll fört vid Årsmöte Samfällighetsföreningen Rökmolnet 2015-11-12 1. Mötets öppnande Ordförande Elionor Ärleskog hälsade de närvarande välkomna och förklarade mötet öppnat. 37 medlemmar närvarande. 2. Mötets behöriga utlysande Beslutades att mötet är i laga ordning utlyst. 3. Val av ordförande och sekreterare för stämman Till mötets ordförande valdes Elionor Ärleskog och till sekreterare Malin Thomsson. 4. Val av justeringsmän tillika rösträknare för stämman Till justeringsmän tillika rösträknare valdes Jesper Hendén och Göran Samuelsson. 5. Justering av röstlängd Beslutades att röstlängden justeras vid behov. 6. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 7. Styrelsens förvaltningsberättelse Ordförande Elionor Ärleskog kommenterade förvaltningsberättelsen som finns i kallelsen. Beslutades att godkänna förvaltningsberättelsen. 8. Redovisning av bokslut Ordförande Elionor Ärleskog redovisade och kommenterade bokslutet som finns i kallelsen. Beslutades att godkänna bokslutet. 9. Revisionsberättelse Revisionsberättelsen som bifogas detta protokoll lästes upp av Bengt Olsson. Revisionsberättelsen godkännes. 10. Ansvarsfrihet för styrelsen Beslutades att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen. 11. Propositioner/motioner Styrelsen har inga propositioner att redovisa. Inga motioner har inkommit till styrelsen. 12. Underhållsplan för samfälligheten Rökmolnet Ordförande Elionor Ärleskog gick igenom underhållsplanen. Konstaterades att vi är väl förberedda ekonomiskt för kommande renovering/byte av garageportar som beräknas påbörjas 2018 enligt underhållsplanen. I dagsläget har vi 1 378 545,09 kr i reparationsfonden. 1(10)
13. Kanalgrävning nov/dec vid skötselområde B1 och A1 för fiberanslutning till förskola Ordförande Elionor Ärleskog berättade om kanalgrävningen som Utsikt kommer att utföra i nov/dec för fiberinstallation till förskolan Grindstugevägen 2. Styrelsen har gett sitt godkännande till Utsikt att utföra grävningen för fiberinstallationen. 14. Problem med vattenansamling vid G150 s tomtgräns mot samfällighetens grönområde. Hur ska vi hantera problemet? Ska fastigheten eller samfälligheten åtgärda? Finns det fler fastigheter med samma problem? Ordförande Elionor Ärleskog berättade att Tekniska verken med spolbil spolat igenom dagbrunnarna runt fastigheten. Inga andra närvarande medlemmar på styrelsemötet har samma problem. Beslutades att kommande styrelse får fortsätta att jobba för en lösning på problemet. Offert har begärts in. 15. Förslag till budget samt debiteringar för kommande år Ordförande Elionor Ärleskog redovisade budgetförslag för kommande år. Beslutades att godkänna budgetförslaget. 16. Styrelsens sammansättning, längd på suppleanternas och ledamöternas tid i styrelsen. Det råder viss oklarhet om styrelsens sammansättning och hur länge man ska sitta i styrelsen. Ordförande Elionor Ärleskog läste upp följande från stadgarna: Styrelsen ska bestå av minst 5 och högst 7 ledamöter och minst 5 och högst 7 suppleanter. Styrelsen utses vid ordinarie föreningsstämma för tiden mellan två ordinarie stämmor. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. I välkommen till Samfälligheten Rökmolnet broschyren som delas ut till nyinflyttade står följande: Alla medlemmar ska löpande under minst en tvåårsperiod åt gången delta som ordinarie ledamot i styrelsearbetet. Det har framkommit 2 olika förslag på hur sammansättningen av styrelsen ska vara och hur länge ledamöterna ska sitta i styrelsen. Förslag 1: Ordförande väljs på 1 år 2 ledamöter sitter 2 år i styrelsen 2 ledamöter sitter 1 år i styrelsen 5 st suppleanter sitter 1 år. Varav 2 st sedan går upp i styrelsen nästkommande år. Övriga 3 suppleanter avgår eller sitter kvar som suppleanter. På så sätt avgår inte hela styrelsen samtidigt. Man får en överlappning och tappar inte erfarenheten i styrelsen. 2(10)
Förslag 2: Ordförande väljs på 1 år 4 ledamöter väljs på ett år. 5 suppleanter väljs på 1 år. För att sedan förväntas ta en plats som ledamot nästkommande år i styrelsen 1 år. Suppleanterna ska sedan närvara på styrelsemötena under året med ordinarie ledamöter och läras upp kontinuerligt i sin blivande roll som ordinarie ledamot. (Ordförande, sekreterare, kassör, skötselansvarig, ansvarig för gator och garage). Ordförande Elionor Ärleskog utlyste en omröstning av förslag 1 och förslag 2. 9 st av medlemmarna röstade på förslag 1 och 26 medlemmar röstade på förslag 2. 2 medlemmar i styrelsen röstade inte på något av förslagen, (totalt närvarade 37 medlemmar på årsmötet). Röstningen genomfördes med handuppräckning och kontrollräknades av justeringsmännen. Utifrån omröstningens resultat bestämdes därför att ordförande, styrelse och styrelsesuppleanter för 2015/2016 väljs på 1 år. Se punkt 17. 17. Val av ordförande och styrelse 2015/2016 Styrelse Ordförande Bengt Ralmé G36 1 år Ledamöter Thai Nguyen S43 1 år Anettte Bådmyr G70 1 år Sven Johansson G72 1 år Jenny Malvin G52 1 år Syrelsesuppleanter Magnus Wirsén G12 1 år Jalil Fateh G116 1 år Lars Liljeqvist G68 1 år Lena Schilling G60 1 år Martin Nilsson G154 1 år Styrelsen och styrelsesuppleanterna väljs på 1 år. Beslutades att godkänna enligt förslag. 18. Val av revisorer för 2015/2016 Revisorer ordinarie Bengt Olsson Göran Ek G18 G108 Revisorsuppleant Christina Wiklund G156 Revisorer och revisorsuppleant väljs på 1 år. Beslutades att godkänna enligt förslag. 3(10)
19. Val av valberedning för 2015/2016 Beslutades att välja Berndt Alpen (sammankallande), Ove Johansson och Mattias Sällström på 1 år. 20. Trivselanslag till styrelsen Beslutades att bevilja 8500 kr till styrelsens trivselanslag (enligt budgetförslag 2015/2016). 21. Fördelning av stämmoprotokoll Beslutades att dela ut stämmoprotokollet till samtliga fastigheter i samfälligheten. Fördelningen sker som papperskopia i brevlådan utom till G54 som endast vill få det i elektronisk form. Förslag uppkom om att enbart lägga upp årsmötesprotokollet på samfälligheten Rökmolnets hemsida from nästa årsmöte. Det måste i sådana fall inkomma en motion till styrelsen om det förslaget. 22. Övriga frågor Staketet runtom sopstationen är slitet och behöver bytas ut, något för teknikgruppen? Beslutades att nästa styrelse får jobba vidare med frågan. Vägbulorna i området behöver målas för att synas bättre. Beslutades att nästa styrelse får jobba vidare med frågan. Det konstaterades att boende på Stenhagsvägen har märkt av en ökad biltrafik. Troligtvis orsakad av att bostadsrättsföreningen på Stenhagsvägen har satt upp många nya vägbulor, de som bor där väljer då att köra runt på vår väg istället. Hantverkare som jobbar i området blockerar ofta vägen med deras företagsbil. Informera därför hantverkare som ni har anlitat om att vägen måste vara framkomlig för utryckningsfordon och hänvisa till de förhyrda p-platserna. Alternativt att parkera säkert i en gatukorsning inne i området. Papperskorgen vid lekplatsen (skötselområde G1) fylls med vatten när det regnar. Beslutades att nästa styrelse får jobba vidare med frågan. Det påpekades att den person som kör traktorn vid snöröjningen kör alldeles för fort i området. Nästa års styrelse får kontakta Stall Hovetorp som är ansvariga för snöröjningen och framföra klagomålet. Det råder oklarhet om skötselområde E1 storlek, vilken mark tillhör samfälligheten och vilken mark tillhör kommunen? Kommunen håller på att arbeta fram en ny detaljplan för området. Saga Wingårdh på kommunen vet mer i frågan. Beslutades att nästa styrelse får jobba vidare med frågan. Det står ofta bilar parkerade på kommunens mark vid grönområdet G82 och G84. Det uppkom en förslag om en vändplats där. 4(10)
5(10)
Protokoll fört vid Årsmöte Rökmolnets Antennförening 2015-11-12 1. Mötets öppnande Elionor Ärleskog hälsade de närvarande välkomna och förklarade mötet öppnat. 37 medlemmar närvarande. 2. Mötets behöriga utlysande Beslutades att mötet är i laga ordning utlyst. 3. Val av ordförande och sekreterare för stämman Till mötets ordförande valdes Elionor Ärleskog och till sekreterare Malin Thomsson. 4. Val av justeringsmän tillika rösträknare för stämman Till justeringsmän tillika rösträknare valdes Jesper Hendén och Göran Samuelsson. 5. Justering av röstlängd Beslutades att röstlängden justeras vid behov. 6. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 7. Styrelsens förvaltningsberättelse Ordförande Elionor Ärleskog berättade att det under året gjorts flertalet försök att lägga ned antennföreningen eftersom den inte längre har någon verksamhet, se förvaltningsberättelsen som finns i kallelsen. Beslutades att nästa års styrelse får i uppdrag att avveckla antennföreningen. 8. Redovisning av bokslut Ordförande Elionor Ärleskog redovisade och kommenterade bokslutet som finns i kallelsen. Beslutades att godkänna bokslutet. 9. Revisionsberättelse Revisionsberättelsen som bifogas detta protokoll lästes upp av Bengt Olsson. Revisionsberättelsen godkännes. 10. Ansvarsfrihet för styrelsen Beslutades att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen. 11. Förslag till budget samt debiteringar för kommande år Antennföreningen har varit vilande detta år och kommer att läggas ned kommande år. 6(10)
12. Val av ordförande och styrelse 2015/2016 Styrelse Ordförande Bengt Ralmé G36 1 år Ledamöter Thai Nguyen S43 1 år Anettte Bådmyr G70 1 år Sven Johansson G72 1 år Jenny Malvin G52 1 år Syrelsesuppleanter Magnus Wirsén G12 1 år Jalil Fateh G116 1 år Lars Liljeqvist G68 1 år Lena Schilling G60 1 år Martin Nilsson G154 1 år Styrelsen och styrelsesuppleanterna väljs på 1 år. Beslutades att godkänna enligt förslag. 13. Val av revisorer för 2015/2016 Revisorer ordinarie Bengt Olsson Göran Ek Revisorsuppleant Christina Wiklund G18 G108 G156 Revisorer och revisorsuppleant väljs på 1 år. Beslutades att godkänna enligt förslag. 14. Val av representant i Ekohosats styrelse Inte aktuellt. 15. Trivselanslag till styrelsen Inte aktuellt. 16. Fördelning av stämmoprotokoll Beslutades att dela ut stämmoprotokollet till samtliga fastigheter i samfälligheten. Fördelningen sker som papperskopia i brevlådan. Utom till G54 som endast vill få det i elektronisk form. 7(10)
8(10)
9(10)
10(10)