Årsstämma 2016 Trädgårdslundens Samfällighet 2016-04-07 1
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 2
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 3
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 4
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 5
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 6
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 7
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 8
Presentationsrunda av styrelsen och revisorn 9
Styrelsens ansvarsområden TriplePlay-anläggning (Telia) - Bredband/IP-telefoni/Digital-TV via fiber - Telia-huset (där all teknik är installerad) Smitvägar i området Dagvattenledningar 10
Smitvägar 11
Backspegeln 2015 Vad har hänt under året som gått? 12
Tidslinje 2015 29/1 Mars Maj Juni Årsmöte Uppgradering av bredband till 100Mbit Informationsbrev Diskussioner om faktura efter uppgradering Styrelsemöte Informationsbrev September Oktober December Styrelsemöte Hemsidan lanseras Informationsbrev Besiktning av dagvattenledningar Upphandling Green Landscaping Löpande dialog med Telia, JM, försäkringsbolag. Offertförfrågningar Insamling av kontaktuppgifter Styrelsemöte Elavtal tecknat Försäkring tecknad Smitvägarna rensar ifrån ogräs maskinellt 4 gånger/år 13
Hantering av våra underentreprenörer 14
Verksamhetsplan 2016 Smitvägarna - Skötsel (maskinellt 4ggr/år) - Manuell rensning (vid behov) - Påfyllnad av grus (hösten) Dialog med Telia - Avtalet löper ut hösten 2017 Investering av kapitaldagvattenledningar Löpande uppdatering av hemsidan Besiktning dagvattenledningar Informationsbrev (ca 4ggr/år) Faktureringen två gånger per år (via e-post) Försäkring (Villaägarna) Fortsätta arbeta enligt nuvarande rutiner och arbetssätt inom styrelsen 15
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 16
Fråga Önskar stämman bevilja ansvarsfrihet för styrelsen? Öppen omröstning 17
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 18
Budget 2016 Att tänka på: Samfälligheter måste betala moms 19
Förslag: Justering av månadsavgift Nuläge: Månadsavgiften består av två kostnader: Telia TriplePlay 212,50kr Samfällighetsavgift 67,50 kr Totalt: 280kr/månad/hushåll Nytt förslag: Telia TriplePlay (212,50kr) Samfällighetsavgift (87,50 kr) (höjs med 20kr/månad/fastighet) Totalt 300kr/månad/hushåll 20
Budget 2016 (i detalj) Budget Samfällighet Trädgårdslunden 2016 Intäkter Värde Kommentar Avgift samfällighet Summa Utgifter 561 600,00 kr 300kr/månad/villa * 156 st 561 600,00 kr Telia gruppanslutning 397 800,00 kr 212,50 kr/månad/villa, inkl visn. hus Elkostnad "Telia-huset" 8 512,00 kr Ifrån 2015-års förbrukning Bank-konto och BG 1 250,00 kr Handelsbanken (konto + BG) Övriga bankkostnader (betalning BG) 487,00 kr Betalningar BG Webbhotell, e-postadresser mm 2 500,00 kr Årsavgift Domänavgift 175,00 kr Årsavgift Smitvägar Skötsel smitvägar 9 000,00 kr 4ggr/år maskinell rensning Skötsel smitvägar (manuell rensning) 15 000,00 kr Uppskattat belopp (efter behov) Påfyllnad av grus 15 000,00 kr Uppskattat belopp (efter behov) Styrelsearvode 2016 58 219,00 kr Prisbasbelopp 2016 inkl arbgiv.avgift Villaägarnas samfällighetsförsäkring 12 437,50 kr Ekonomisystem 2 750,00 kr Licenskostnad Faktureringsavgift - kr Två gånger per år/hushåll Administration 3 000,00 kr Uppskattat belopp Övriga kostnader 2 000,00 kr Uppskattat belopp Underhålls- och förnyelsefond 12 000,00 kr Avsättning underhållsfond 2016 Summa 540 131 kr Differens Innestående medel 2015-12-31 21 469,5 kr 175 802 kr Banksaldo 21
Översikt årsavgift 350 kr 300 kr 250 kr 200 kr 51 kr 51 kr 51 kr 51 kr 51 kr 51 kr 68 kr 88 kr 150 kr 100 kr 199 kr 199 kr 199 kr 199 kr 199 kr 199 kr 213 kr 213 kr 50 kr - kr 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Telia TriplePlay Avgift Samfällighet 22
Fråga Önskar stämman godkänna budgeten? Öppen omröstning 23
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 24
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 25
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 26
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 27
Fråga Övriga frågor? Öppen dialog 28
Att tänka på Telia fakturerar Samfälligheten direkt för Bredband, digital-tv och IP-telefoni. Därmed är det av största vikt att avgiften betalas i tid. Telia fakturerar Samfälligheten närmare 400 000 kr årligen Uppdatera kontaktuppgifter vid eventuell flytt Uppförande av byggnad som gränsar mot Samfällighetens mark kräver skriftligt tillstånd ifrån styrelsen 29
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 30
Möteskalendern och kontaktuppgifter Planerade styrelsemöten: (25 februari) (6 april) 7 april - Årsmöte samt konstituerande möte 8 september 15 december Styrelsen når ni enklast via: E-post: styrelsen@tradgardslunden.se Hemsida: www.tradgardslunden.se 31
Avslutning Tack för Ditt engagemang ikväll! 32