Direktör MAX IVlaboratoriet Underlag för förhandling enligt 11 MBL, ny organisation MAX IVlaboratoriet. Nuvarande arbetsorganisation under uppdatering MAX IVprojektet. MAXlab har mer än 25 års historia som ett nationellt laboratorium. I och med laboratoriet är en relativt ny organisation, som består av MAXlab och MAX IV starten av MAX IVprojektet 2009 har laboratoriet vuxit betydligt personalmässigt. MAX IV kräver de kommande åren ytterligare tillväxt i personal och en utvecklad organisation för att slutföra uppbyggnaden av den nya anläggningen. MAX IVanläggningen beräknas få 2000 användare/ /år. Ett första steg för att skapa en organisationsstruktur inleddes av den förra direktören för MAX IVlaboratoriet Sine Larsen (20112012). En organisation med divisioner, vissa enheter och grupper skapades. Ettt antal koordinatorer utsågs i samband med detta. 20130412 Figur 1: Nuvarande organisationn under uppdatering (ej MBLförhand dlad). Den nuvarande organisationen består av tre divisioner, Machine, Science (Strålrör) och Administration. Denna divisionsledning finns fastslagen i de grundläggande överenskommelser som fastställdes av huvudfinansiärerna i junijulii 2010. Administrative division består i nuläget av en gemensamm grupp. Machine division och Science division är organiseradee i ett antal grupper med varsin koordinator som har som uppgift att koordinera arbetet inom gruppen. Ansvaret för arbetsmiljöuppgifter, budget, utvecklingssamtal och lönesamtal ligger hos respektive direktör förutom inom Science (Strålrör) division där tre av koordinatorernaa bistår den vetenskapliga direktören vad avser utvecklingssamtal. Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 1
Direktör MAX IVlaboratoriet Machine division består av tre grupper: RF & Diagnostics Operations MAX IV projects Science division (Strålrör) består av fem grupper: Hard Xray Beamlines Soft Xray Beamlines VUV & IR Beamlines Beamline support Development & Management I nuvarande organisation finns det 2 enheter och fyra grupper vid sidan av divisionsorganisationen som rapporterar direkt till direktören för MAX IVlaboratoriet: Controls & IT Engineeringg Communications Safety Procurement Experter Engineering respektive Controls & IT och Communication har befintliga gruppchefer med ansvar för arbetsmiljöuppgifter, budget, utvecklingssamtal och lönesamtal. Safety och expertgruppen saknar detta. Personerna som ingår i dessa grupper rapporterar alla direkt till direktören. För Safetygruppen har en extern rekrytering initierats för att tillsätta en Safetymanager (gruppchef). Procurement finns med som en funktion i organisationen, men personalenn har sin egentliga linjetillhörighet i Sektionen för inköp och upphandling. Behov av en ny organisationsstruktur I den nuvarande organisationenn kan dock ett antal brister konstateras; Brist på tydliga ansvarsområden och befogenheter Svårighet att genomföra prioriteringar och beslut. Stora grupper med ibland över 40 personer per formell linjechef Brist på tydliga informationsvägar Med hänsyn till utvecklingen av MAX IVprojektet och därmed hela laboratoriet förväntas ytterligaree tillväxt motsvarande minst (> 10 heltidsekvivalenter/år, vilket innebär cirka 200 heltidsekvivalenter 2016). Det finns därmed mycket påtagliga behov av att utveckla organisationsstrukturen ytterligare. Inriktningen är att denna struktur ska gälla fram till att fas 1 i MAX VIprojektet har genomförts och att den nya ordinarie verksamheten i den nya anläggningen har inletts under 2016. När driften vid MAX IV etableras i slutet av 2016, kommer organisation att omprövas och anpassas till de nya förutsättningarna. Emellertid är det inte uteslutet att de mest expanderade grupperna Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 2
Direktör MAX IVlaboratoriet kommer att behöva delas upp före hösten 2016. Detta kommer i så fall att föreslås och behandlas på ett vedertaget sätt. Målsättningen med organisationsförändringen är: Att få en tydlig linjeorganisation med ett väl kommunicerat ansvar. Att få ett mer fördelat ansvar som ger bättre förutsättningar för att hantera den växande verksamheten. Att ha grupper om cirka 512 personer under ledning av en gruppchef med personal, arbetsmiljö och budgetansvar. Att identifiera, tillsätta och utbilda gruppchefer samt stödja dem i deras arbete. Att ha en årlig diskussion om mål med alla anställda med efterföljande uppföljning. Ny organisation (se bifogat organisationsschema) MAX IVlabortoriet består av tre divisioner, Machine division, Science division och Administrative division. Denna grundorganisation ligger fast. Inom varje division skall det finnas ett antal grupper med gruppchefer som ansvarar för arbetsmiljöuppgifter, budget, utvecklingssamtal och lönesamtal. Delegationer för dessa uppgifter kommer att tas fram. Inom vissa grupper förekommer undergrupper/team där den tekniska ledningen sker via en teamledare eller en Beamline manager. Nedan följer en beskrivning av de tre divisionerna och dess grupper: Administrative division Divisionen som leds av den administrativa direktören består av cirka 15 medarbetare som är organiseradee i en grupp. I den nya organisationen skapas fyra grupper; Building services, Office Services, Finance & Procurement och HR. Building Services (3 pers) Som en förberedelse för den nya MAX IV anläggningen skapas en grupp som ska stödja den nya och framtida MAX IVfaciliteten inom underhåll, byggnad och lokalskötsel. Organisatoriskt hör denna typ av funktion bäst hemma i den administrativa divisionen. De framtida driftsbehoven kommer att studeras ytterligare av just de experter som har rekryterats för byggnadsrelaterade frågor. Office Services (6 pers) Office Services erbjuder service och support till laboratoriet inom det administrativa området och vad gäller underhåll av lokalerna. Funktionen ger också service till användarna och andra besökaree vid deras ankomst och vistelse i Lund och på laboratoriet. Hanteringen av dokument, till exempel registreringar, avtalsadministration och arkivering, är en viktig del av det administrativa arbetet. Flera administrativaa system hanteras inom funktionen för t.ex. telefoni, EUprojekt, betalningar, personaladministration och registreringar. Samordning och genomförande av möten, konferenser och evenemang är en växande del. Dessa har ofta internationella inslag och kräver avancerad planering. Funktionen inkluderar reception, intern konferensservice, städning och praktiska lokala frågor (inklusive vaktmästeri arbete). Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 3
Direktör MAX IVlaboratoriet Finance & Procurement (5 pers) Finanance & Procurement är laboratoriets specialiserade funktion för ekonomi och upphandling. Denna funktion är ansvarig för ekonomisk planering, budgetering, uppföljning och ekonomisk analys. Ekonomi och upphandling ansvarar för de finansiella rapporterna inom LU och för attt "stänga böckerna". Ett mycket viktigt område är den controlling och de uppföljningar som genomförs i anknytning till MAX IVprojektet (både när det gäller accelerator och strålrör). Kassaflödena är omfattande och kräver särskild uppmärksamhet. Fyra gånger om året sammanställs omfattande rapporter till styrelsen och de viktigaste finansiärerna. Funktionen administrerar även fakturor och resekostnader. Funktionen kommer att inbegripa erfarna upphandlare. Väl utförda upphandlingar är avgörande för laboratoriets framtida utveckling. HR (2 pers) HR stödjer ledningen i HRfrågor och samordnar och utvecklar det systematiska arbetet med arbetsmiljön. Genomförandet av rekryteringar är en omfattande uppgift i samband med uppskalningen av laboratoriet. Funktionen ger stöd i frågor som rör arbetsrätt och stödjer också ledningen i lönerevisionsprocessen. HR stödjer nya medarbetare och gästforskare. Rehabiliteringsfrågor och stöd till anställdaa avseende kompetensutveckling är viktiga frågor för HRfunktionen. För den administrativa divisionen kommer det att finnas två vakantaa uppdrag som gruppchef för Office Services och Finance & Procurement. För HR och Building services finns i nuläget inget behov av nya gruppchefer då funktionerna i dagsläget är små. Dessa kommer tillsvidare att ledas av den administrativa direktören. Sciencee division Denna division leds av den vetenskapliga direktören och är den största divisionen inom MAX IVlaboratoriet. Divisionen kommer attt bestå av ettt 70tal medarbetare när Controls & IT gruppen placeras här. I den nya organisationen består divisionen av fem grupper. Hard Xray beamlines, Soft Xray beamlines, Beamline Support, Beamline Project Office (BPO) och Controls & IT. Hard Xray beamlines (18 pers) Gruppen arbetar på de nuvarande MAXlab strålrören och/ eller de blivande MAX IV strålrören. Normalt arbetar 23 personer på samma strålrör, vilket innebär att det finns en naturlig uppdelning i undergrupper/team. Varje team har normalt en tillsvidareanställd och 12 visstidsanställda ( post docs och/eller tillfälliga forskningsingenjörer). Soft Xray beamlines (18 pers) Gruppen arbetar på de nuvarande MAXlab strålrören och/ eller de blivande MAX IV strålrören. Normalt arbetar 23 personer på samma strålrör, vilket innebär att det finns en naturlig uppdelning i undergrupper/team. Varje team har normalt en tillsvidareanställd och 12 visstidsanställda ( post docs och/eller tillfälliga Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 4
Direktör MAX IVlaboratoriet forskningsingenjörer). Personal som i dag ingår i gruppen för VUV & IR Beamlines går in i Soft Xray gruppen därför att dessa gruppers arbete överlappar varandra. Beamline support (8 pers) Gruppen ger tekniskt stöd till både Hard Xray och Soft Xray grupperna. De arbetar nära strålrörspersonalen för att ge ett effektivt stöd till dessa och för att med kort varsel kunna svara på förfrågningar om service och reparation. Personer i denna gruppp har erfarenhet av specialiserade uppgifter förknippade med strålrören. Det är därför den effektivaste lösningen att gruppen är en del av Science division. Beamline Project Office (BPO)( 7pers) Gruppen arbetar med samordning och utformning av byggandet av de nya MAX IVstrålrören. Controls & IT (16 pers) Gruppen ger kontroll och IT stöd till hela laboratoriet. I den nuvarande organisationen ligger Controls & IT under direktören för MAX IVlaboratoriet, men eftersom det på sikt finns ettt större behov för IT stöd inom strålrören är det naturligt att den organisatoriskt placeras i Science Division. Det är en växande grupp och vi ser att undergrupper/ /team bildas under det kommande året. För Science division kommer det att finnas tre vakanta uppdrag som gruppchef för Hard Xray beamlines, Soft Xray beamlines och Beamline Support. Controls & IT har sedan tidigare en gruppchef. Beamlinee Project Office (BPO) kommer tillsvidare att ledas av den vetenskapliga direktören därför att denna grupp arbetarr oerhört nära den vetenskapliga direktören. I framtiden när en Life Science direktör anställs kommer en grupp som jobbar med detta område att identifieras och brytas ut från dessa grupper. Machine division Divisionen leds av maskindirektören och kommer att bestå av ett 40tal medarbetare och fyra grupper när Engineering placeras i divisionen. De nuvarande grupperna RF, Operations och MAX IV project (som byter namn till Accelerator development) ingår i divisionen sedan tidigare. RFgruppen (8 pers) Gruppen ansvar för frågor relaterade till RFsystemet för acceleratorn. Inom gruppen finns det 23 tekniska team. Operations (4 pers) Gruppen består av personer som sköter den ordinarie driften av MAX IIII acceleratorerna. Denna grupp kommer att öka betydligtt när MAX IV tas i drift 2016. Accelerator development (8 pers) Grupp täcker de teoretiska och specialiserade funktionerna för själva acceleratorn. Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 5
Direktör MAX IVlaboratoriet Engineering (25 pers). Gruppen är sedan tidigare organiserad i undergrupper. Dessa undergrupper benämns team i det nya organisationsförslaget. Team finns inom följande teknikområden; vakuum, el/automation, stabilitet, mekaniskk design & verkstad, teknisk infrastruktur och installation. Teamen leds av en teamledare som har ansvar för att samordna arbetet inom gruppen. Viss budget kommer att delegeras till teamledaren. Engineering är en ryggrad i linjeorganisationen och är mycket engagerade i de pågående projekten. I Machine division kommer det att finnas två vakanta uppdrag som gruppchef för RF och för Operations. Engineering har sedan tidigare en gruppchef. Accelerator development kommer tillsvidare att ledas av maskindirekt tören då denna grupp arbetar när denna. Direktören för MAX IVlaboratoriets organisation De grupper som kommer att ligga kvar under direktören för MAX IV (6 pers) samt en Stab (5 laboratoriet i den nya organisationen är Communications (3 pers) och Safety pers) som består av personer med ledningsuppdrag och seniora personer med utredningsuppdrag på deltid. I dagsläget finns det en nyrekryterad gruppchef för Communications och en rekrytering gällande en Safety manager har initierats. Personer inom staben rapporterar direkt till direktören för MAX IVlaboratoriet. Process för förankring Status gällande den nuvarande organisationen har noga analyserats av ledningsgruppen och HR. Olika modeller för att reformera organisationen har diskuteras. Intervjuer med personer i organisationen som representerar alla nivåer har genomförts för att utvärdera den nuvarande situationen och vilka förväntningarna är på en reformerad organisation. En workshop som bl a berörde organisationsförändringen hölls i februari med ett 25tal personer från olika delar av organisationen. Informationn om organisationsförändringen är, har varit och kommer att vara en återkommande punkt under vårens minst månadsvisa personalmöten. Förslaget till en reformerad organisation har skickats till all personal. Anställda har uppmuntrats att lämna synpunkter till direktörerna, HR och till medlemmar i Sounding Board. Det finns även en anonym brevlåda där personalen kan lämna synpunkter. En Sounding Board grupp har bildats. Ett 20tal personer från olika delar av organisationen anmälde sitt intresse. Syftet med Sounding Board (SB) är att vara en extra tvåvägskanal för kommunikation under omorganisationen. SB samlar in feedback och olika frågeställningar från kollegor för att adressera dem till ledningen. De för också tillbaka information från SB till sina kollegor. Protokoll skrivs efter varje möte och läggs ut på den interna webben så att alla kan få tillgång till vad som diskuterats under mötena. Tre möten har hitintills hållits med Sounding Board. Ett möte före det att organisationsförslaget presenterades Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 6
Direktör MAX IVlaboratoriet på ett personalmöte och två möten efteråt. Ytterligare möten kommer att planeras in. Tidsplan När organisationen är MBLförhandlad inleds nästa steg i processen avseende tillsättningen av gruppchefer. Målsättningenn är att processen med att tillsätta nya gruppchefer ska vara slutförd före sommarledigheten 2013 för att organisationen ska kunna arbeta efter den nya strukturen till hösten. Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 7
Direktör MAX IVlaboratoriet APPENDIX I DEFINITIONER Term Linjeorganisation Projekt Division Grupp Gruppchef Team Teamledare Definition En organisation med en hierarkisk ordning av enheter där personalen har sin formella och organisatoriska tillhörighet. Linjeorganisationen leds av en direktör, vilken är ansvarig för rapporteringen till laboratoriets styrelse och huvudfinansiärer. Ett projekt är en tidsbegränsad arbetsorganisation för att uppnå ett bestämt mål där personal samarbetar från olika enheter och professioner r. Grundenhet inom laboratoriet med en fastställd huvudinriktning enligt beslut av laboratoriets huvudmän. En division leds av en direktör (maskin, strålrör och administration). Enhet inom division med en avgränsbar verksamhetsinriktning. Varje gruppp har en gruppchef. Varje gruppp har en gruppchef, i linjeorganisationen, med ansvar för personal, arbetsmiljö, budget och information. Ett team består av ett begränsat antal personerr med en tydlig gemensam funktionell inriktning. Ansvaret för utrustning eller processer inom funktionen ägs av respektive team eller i undantagsfall av en individ. Varje team leds av en teamledare som är arbetsledare och som koordinerar budget avseende underhåll och utveckling av den utrustning och de processer som används inom funktionen. Adress: MAX IVlaboratoriet, Lunds Telefon: 046222 98 72 Epost: maxlab@maxlab.lu.se Webbplats: www.maxlab.lu.se 8