Landstinget i Uppsa ala Län: Rapporttkast: Användbarhet i vårdsystem 2015-11-30
Sammanfattning Bakgrnd EY har fått i ppdrag att granska användarbarhet hos informationssystem som används av landstinget i Uppsala län. Landstinget i Uppsala län har ett högt IT-beroende och landstingets sammanlagda informationssystem består av en heterogen samling av applikationer och ett antal separat tvecklade applikationer med egna inloggningsrtiner och egen design. Många applikationer och lösningar har en äldre och mindre optimal tformning vilket kan bidra till brister i användbarhet hos applikationerna. Användbarheten har både en objektiv och en sbjektiv sida. Den objektiva sidan innefattar exempelvis att applikationen faktiskt kan tföra de fnktioner som användaren efterfrågar och den sbjektiva avser användarens pplevelse av och tillfredsställelse med hr applikationen fngerar. Med detta som tgångspnkt har granskningen syftat till att bedöma om landstingets informationssystem är tformade på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt för att stödja verksamhetens mål på lång och kort sikt och bidra till en god användbarhet inom hälso- och sjkvårdens verksamhet. Övergripande sltsatser Den övergripande revisionsfrågan har varit hr och på vilket sätt landstinget säkerställer att informationssystemen i hälso- och sjkvårdens verksamhet är tformade på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av en tillfredsställande användbarhet hos olika applikationer. Vi anser att landstinget inte har ett fllt t implementerat arbetssätt för att säkerställa att informationssystemen i hälso- och sjkvårdens verksamhet är tformade på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av en tillfredsställande användbarhet hos olika applikationer. Vi har identifierat brister i beaktande av användbarhet inom områdena IT-styrning, nyinvestering, tveckling och förvaltning, samt tbildning och användarhandledning. I dagsläget pågår ett arbete för att förnya och tveckla det strategiska arbetet inom landstingets ITmiljö där nya IT-strategier tas fram både på landstings- och sjkhsnivå. Då landstingets övergripande strategi inte beaktar applikationsnivå i någon större tsträckning delegeras mycket av ansvaret till förvaltningsobjekten och dess ledning. Förvaltningsobjekten har skapat en tydlighet i sin strategiska riktning men denna tydlighet återfinns inte på den övergripande landstingsnivån. Vår bedömning är att landstinget nder de senaste åren inte har knnat bistå sin förvaltning med tillfredställande stöd inom strategiska IT-frågor och beaktande av tillfredsställande användbarhet, då strategiska dokment varit både inaktella och dåligt förankrade. Det är inom ramen för förvaltningen som strategiska beslt på applikationsnivå rörande förnyelse och integration av specifika applikationer hanteras. Inom varje förvaltningsobjekt sammanställs årligen en förvaltningsplan som ska överrensstämma med landstingets övergripande strategi. I dessa förvaltningsplaner beaktas önskad målbild och strategisk riktning för förvaltningsobjektet. På förvaltningsnivå är de medel- och långfristiga tvecklingsplaner som ttrycks i förvaltningsplanerna tillfredställande, men vår bedömning är att landstinget ska vara mer involverade i att bestämma inriktningen på, och kravställningen av, tvecklingsplaner och tvecklingsstrategier. Detta för att skapa ett bättre helhetsgrepp om IT-miljön där förvaltningsobjekten får stöd i tvecklingsarbetet. Vid pphandling beaktas både grndläggande syfte och fnktionalitet hos system av pphandlingsenheten och i kravställande från verksamheten. Genom gemensamma tvecklingsprojekt tillsammans med leverantörer beaktas även IT-systems livslängd och i viss mån möjlighet till framtida anpassning. Vi bedömer dock att landstinget på strategisk nivå inte arbetar aktivt med att säkerställa att variation i gränssnitt och fnktioner minskar då ansvaret för detta delegerats till
förvaltningsobjekten. Form för samverkan mellan förvaltningsobjekten, där tveckling och applikationsspecifika strategiska frågor kan diskteras, tillhandahålls genom bland annat vårdfamiljstyrgrppen. Förvaltningsobjekten pplever dock en bristande tydlighet om vad som ska diskteras i olika form vilket leder till informationstbyte snarare än samverkan. Vi föreslår att landstinget arbetar mer aktivt för att göra gränssnitt och fnktioner mer enhetliga mellan applikationer samt att töka begreppet användbarhet till att i större omfattning innefatta aspekter såsom möjligheter till integration och framtida anpassning av IT-system. Genom att ta hänsyn till integration av system i ett tidigare skede av pphandlingsprocessen sklle landstinget knna säkerställa att den realiserade nyttan av investeringen ökar. I dagsläget kravställs inte framtida integrationsmöjligheter i ett tillräckligt tidigt skede av en pphandling vilket leder till ökade och oväntade kostnader efter pphandlingen. Genom att arbeta med nyttokostnadskalkylering inför varje pphandling eller ppgradering av IT-system, förbättras också tsikterna för att användbarhet ska beaktas inför varje pphandling. Detta kommer även att medföra att förståelsen för den faktiska nyttan och vikten av IT-investeringar ökar på både landstings- och verksamhetsnivå. Ledningskontoret arbetar inte aktivt med ansvarsfördelning eller genomförande av ppföljning av befintliga system. Detta innebär att ansvaret idag vilar på förvaltningsobjekten vilka genomför tvärdering av befintliga system hvdsakligen inom ramen för ppgraderingsprojekt. Vi bedömer att landstinget i större tsträckning behöver arbeta med tvärdering av befintliga system och med att åtgärda applikationer som inte är tillräckligt användarvänliga. Iakttagelser och rekommendationer Det finns en bristande tydlighet i ansvarsfördelning och gemensam strategisk inriktning, där landstinget nder de senaste åren inte knnat bistå sin förvaltning med tillfredställande stöd inom strategiska IT-frågor. Vi rekommenderar ledningskontoret att tydliggöra kommnikationen av den övergripande strategiska inriktningen i samband med implementationen av den IT-policy och ITstrategi som i dagsläget pprättas. Vi rekommenderar också ledningskontoret att inom de formella form som förvaltningsmodellen möjliggör, så som vårdfamiljstyrgrppen och IT-rådet, tydliggöra ansvar och mandat för varje form. Det finns begränsningar i kravställningar av användbarhet vid pphandling och nyinvestering av ITsystem där exempelvis integrationsmöjligheter inte i tillräcklig tsträckning inklderas i kravställningen. Vi rekommenderar ledningskontoret att tydliggöra processen för beaktande av användbarhet och integrationsmöjligheter vid pphandling. Ledningskontoret bör säkerställa att användbarhet beaktas i ett tidigt skede av processen och att pphandlingsenheten involveras tidigt i kravställandet. Nyttokostnadskalkylering pplevs svårt att genomföra för förvaltningsobjekten då många mjka värden innefattas i begreppet användbarhet. Det finns i dagsläget inga riktlinjer på landstingsövergripande nivå för hr och när nyttokostnadskalkyler ska användas. Förvaltningsobjekten pplever att det i dagsläget är kostnader som i mycket större tsträckning beaktas, än möjliga besparingar. Vi rekommenderar ledningskontoret att pprätta en modell för hr nyttokostnadskalkylering ska användas och när. Effekten av insatsen ska knna vara mätbar före och efter en investering. På övergripande strategisk nivå behandlas inte hr och om genomlysning av befintliga system ska genomföras, eller vilka åtgärder som ska tas vid pptäckande av system som inte är tillräckligt användarvänliga. I dagsläget ligger ansvaret på förvaltningsobjekten att, hvdsakligen inom ramen för ppgraderingsprojekt, beakta användarnas synpnkter på systemen, vilket ses som en form av genomlysning. Vi rekommenderar förvaltningsobjekten att genomföra kontinerliga genomlysningar
av IT-system, exempelvis genom enkätndersökningar, men också genom att ledningskontoret etablerar en metod för genomförande av dessa genomlysningar. Förvaltningsobjektet EPJ pplever att tbildningar erbjds i stor tsträckning och att stort foks lagts på att säkerställa kvalitet på tbildningar genom bland annat nära samarbete med leverantörer och pprättande av tbildningsorganisation. Trots detta pplever förvaltningen dålig ppsltning nder tbildningar. I vår enkätndersökning framkom att drygt hälften av användarna av Cosmic medverkat på en tbildning nder de senaste 12 månaderna, men att kvaliteten pplevts bristfällig. Vi rekommenderar förvaltningsobjektet EPJ att säkerställa att tbdet av tbildningar som erbjds användarna kommniceras tydligt. Förvaltningsobjektet bör även ndersöka anledningen till varför tbildning inte prioriteras av samtliga användare för att identifiera verksamheter eller användargrpper där användare inte deltar i tbildningar och vilka åtgärder som behöver vidtas.
Innehållsförteckning 1 Bakgrnd... 1 1.1 Bakgrnd... 1 1.2 Syfte... 1 1.3 Revisionsfrågor... 2 1.4 Revisionskriterier... 2 1.5 Metod... 3 1.6 Avgränsningar... 3 2 Användbarhetsgranskning landstinget i Uppsala län... 4 2.1 Väsentliga system... 4 2.2 IT-styrning... 4 2.3 Nyinvestering... 8 2.4 Utveckling och förvaltning... 11 2.5 Utvärdering av befintliga system... 14 2.6 Användarhandledningar och tbildningar i systemen... 16 3 Enkätndersökning användbarhet i Cosmic och Ris/Pacs... 18 3.1 Om enkätndersökningen... 18 3.2 Effektivt... 20 3.3 Lätt att komma ihåg... 22 3.4 Sbjektivt tillfredsställande... 24 3.5 Fnktionellt... 26 3.6 Intitivt... 28 3.7 Generellt... 30 4 Sltsatser... 32 5 Iakttagelser och rekommendationer... 36 5.1 Bristande förankring av gemensam strategisk inriktning... 36 5.2 Bristande kravställning på användbarhet och integrationsmöjligheter vid nyinvestering... 36
5.3 Bristande riktlinjer kring användande och tformande av nyttokostnadskalkyler... 37 5.4 Bristande tvärdering och ppföljning av befintliga system... 37 5.5 Bristande ppsltning och kvalitet nder tbildning för förvaltningsobjektet EPJ... 38 6 Bilaga 1 - Dokmentförteckning... 39
1 Bakgrnd 1..1 Bakgrnd Under senaste decenniet har IT-beroendet accelererat i samhället och i offentlig verksamhet har kostnader för IT-tveckling och IT-förvaltning ökat. Idag finns det licensierade system och program på marknaden, men inte i tillräcklig tsträckning för att tillgodose alla organisationers specifika behov. Egentvecklade program, applikationer och system tillgodoser ofta verksamhetens behov, men till en högre kostnad eftersom egentvecklade program ofta är mer kostsamma än licensierade lösningar. En risk med egentvecklade IT-lösningar är att kostnaderna kan öka ytterligare på sikt genom ökade förvaltningskostnader som konsltberoende, men även genom att effektiviteten minska på grnd av att äldre IT-system och program inte kommnicerar med nyare lösningar. Detta är faktorer en organisation bör ta ställning till inför varje IT-investering. De organisationer som ligger i framkanten av tvecklingen anskaffar och implementerarr en gemensamm integrationsplattform som hanterar kommnikationen mellan olika applikationer och som kan innehålla gemensam standard för tformningen av datalager och skärmbilder. En plattform kan även innehålla en applikation för inloggningg som håller ordning på vilka applikationer en inloggad användare har tillgång till. Idag finns det ettt antal affärssystem som innehåller integrationsplattformar. Svensk statsförvaltning har en egen integrationsplattform för administrativa system förvaltad av Ekonomistyrningsverket. Plattformen gör det möjligt för myndigheter att använda och byta t olika applikationer, men även för förvaltningen att ha en egen standard för säkert tbyte av individrelaterad information. Användbarheten har både en objektiv och en sbjektiv sida. Den objektiva sidan innefattar exempelvis att applikationen faktiskt kan tföra de fnktioner som användaren efterfrågar och den sbjektiva avser användarens pplevelse av och tillfredsställelse med hr applikationen fngerar. Landstinget i Uppsalaa län har ettt högt IT-beroende. Landstingets sammanlagda informationssystem består av en heterogen samling av applikationer och ettt antal separat tvecklade applikationer med egna inloggningsrtiner och egen design. Många applikationer och lösningar har en äldre och mindre optimal tformning. EY har på ppdrag av landstingets revisorerr genomfört en granskning av användbarhetenn hos olika applikationer i landstingets informationssystem inom hälso- och sjkvårdsverksamheten. 1..2 Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om landstingets informationssystem är tformade på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt för att stödja verksamhetens mål på lång och kort sikt och bidra till en god användbarhet inom hälso- och sjkvårdens verksamhet. 1 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
1.3 Revisionsfrågor Den övergripande revisionsfrågan har varit hr och på vilket sätt landstinget säkerställer att informationssystemen i hälso- och sjkvårdens verksamhet är tformade på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av en tillfredsställande användbarhet hos olika applikationer. Inom ramen för granskningen har följande revisionsfrågor besvarats: Finns det en långsiktig strategi för hr program och applikationer ska förnyas och integreras? Föregås varje nyinvestering av en nyttokostnadskalkyl med beaktande av användbarhet? Finns det medel- eller långfristiga tvecklingsstrategier och tvecklingsplaner och kan dessa sägas vara tillfredsställande? Genomförs kontinerliga enkätndersökningar eller liknande avseende användbarhet och användarnöjdhet? Finns det långsiktiga strategier för att åtgärda icke användarvänliga applikationer? Finns det godtagbara framtagna handledningar och beskrivningar till varje enskilt program och applikation? Har landstinget i en eventell strategi satt pp krav för systempphandling? Utifrån vilka aspekter är krav i så fall ppsatta och vilka har varit involverade i kravställningen? Har man beaktat hr ett systems syfte och grndläggande fnktionalitet ska värderas i pphandlingar? Har landstinget i en eventell strategi beaktat att foksera nyinvestering så att mängden variationer i gränssnitt och fnktioner minskas? Har landstinget i en eventell strategi för pphandling beaktat applikationens önskade livslängd och möjligheter till framtida anpassningar? Hr hanteras resltat av eventellt genomförda enkätndersökningar och vad är dess påverkan på landstingets strategi för att åtgärda icke användarvänliga applikationer? För att besvara revisionsfrågorna har en kategorisering av revisionsfrågorna genomförts som har reslterat i ett antal övergripande områden för granskning. Genom att granska dessa områden har revisionsfrågorna besvarats. De övergripande områden som granskats är: IT-styrning Nyinvestering Utveckling och förvaltning Utbildning och användarhandledning 1.4 Revisionskriterier Granskningen har tgått från såväl gällande regelverk som skriftligt material, exempelvis de styrdokment som finns på olika nivåer inom landstinget. I tillämpliga delar används även jämförbar praxis eller erkänd teoribildning samt vedertagna internationella standarder. I denna granskning tgörs revisionskriterierna av: Nationell ehälsa - strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg (S2010.020) ISO 9241-210:2010 ISO/TR 16982:2002 ISO 9241-11/13 2 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
1.5 Metod Granskningen har genomförts genom intervjer, genomförande av en enkätndersökning och dokmentstdier. Intervjer har genomförts med: 1. Landstingets IT-direktör och informationssäkerhetsansvarig i syfte att förstå hr strategin avseende applikationsportföljen ser t, liksom styrande dokment avseende IT. 2. Verksamhetschefer från Akademiska sjkhset och Lasarettet i Enköping i syfte att kartlägga och förstå de mest förekommande verksamhetsprocesserna med högt IT-beroende. 3. Förvaltningsledning inom de objekt som innefattas i granskningen i syfte att kartlägga och förstå de aktiviteter och beslt som innefattas i förvaltningen. 4. System-/applikationsansvariga i syfte att skaffa en förståelse av applikationernas ändamål och vanlig feedback från användarna avseende applikationerna. Nedan beskrivs i vilka steg granskningen har genomförts: 1. Avstämning med revisionskontoret för att identifiera respondenter 2. Bokning av intervjer och dokmentrekvirering 3. Upprättande av frågegide. Genomgång av för granskningen relevanta dokment 4. Intervjgenomförande 5. Resltatet av dokmentgenomgångar, intervjer och särskilda analyser sammanställs 6. Intern kvalitetssäkring av rapporten 7. Rapporttkastet skickas till berörda för faktagranskning 8. Utformning av skriftlig rapport 9. Avrapportering till de förtroendevalda revisorerna 1.6 Avgränsningar Granskningen har omfattat olika typer av verksamheter för att erhålla en bättre spridning och ge en rättvisande bild. Granskningen har omfattat Lasarettet i Enköping, Akademiska sjkhset och landstingsövergripande nivå. Iakttagelser och analyser baseras på information som har inhämtats vid intervjer och förelagd dokmentation. 3 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
2 Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län 2.1 Väsentliga system Landstinget i Uppsala län använder sig av systemförvaltningsmodellen pm3 för att nderlätta affärsmässigt bedrivande av systemförvaltningsverksamheten. Systemförvaltningsmodellen används för att främja att vidaretveckling och vidmakthållande sker strktrerat. Systemförvaltningsmodellen beskriver också ett önskat beteende i samband med styrning av IT-relaterade verksamhetsbeslt. Se Bilaga 1 för hänvisning till beskrivning av styrmodellen pm3. Då ppdragssitationen i förvaltningsverksamhet ofta är komplex r ett styrningsperspektiv, spelar förvaltningsppdragen en central roll i systemförvaltningsmodellen. Ledningen ger ppdraget till både objekt- och IT-verksamhet att bedriva respektive verksamheter, och ppmanar samtidigt till samverkan mellan de komponenter som verksamheterna innefattar. Vid användande av systemförvaltningsmodellen särskiljs förvaltningsppdragen från linjeppdrag (projekt), vilket förbättrar möjligheten att styra helheten och ledningen behöver därmed inte foksera på definitioner av vidaretveckling och förvaltning som är svåra att tillämpa i enskilda fall. Den samlade mängden förvaltningsppdrag tgör tillsammans förvaltningsportföljen, som i sin tr besltats av styrgrppen för förvaltningsobjektarkitektren (FOA). Se Bilaga 1 för hänvisning till en översikt, objektkarta, av förvaltningsobjektarkitektren. Förvaltningsobjekten ansvarar för förvaltning och vidaretveckling och innehåller landstingets verksamhetskomponenter och IT-komponenter. För att identifiera relevant inriktning för denna granskning har en kartläggning av väsentliga ITsystem genomförts genom intervjer med verksamhetsrepresentanter och representanter från landstingets ledningskontor. Kartläggning av väsentliga IT-system har baserats på tillgänglighets- och sekretessperspektiv för systemen inom hälso- och sjkvårdsverksamheten. Detta har reslterat i att denna användbarhetsgranskning hvdsakligen berör Cosmic som tillhör förvaltningsobjektet EPJ (Elektronisk Patientjornal) och Ris/Pacs som tillhör förvaltningsobjektet MedBild (Medicinsk Bildhantering). 2.2 IT-styrning Under denna kategori beskrivs resltatet av den genomförda granskningen beträffande området ITstyrning. Granskningen av kategorin har syftat till att skapa klarhet i hr landstinget arbetar med övergripande IT-strategi och hr denna strategi leder till handling. 2.2.1 Strategisk IT-styrning Landstingsnivå Landstinget i Uppsala län tformade år 2005 en IT-strategi. Denna bedöms inaktell, och inte etablerad inom landstinget, varför ledningskontoret arbetar med att ta fram en ny IT-strategi, som även föregås av en ny IT-policy. Se Bilaga 1 för hänvisning till tkast av ny IT-policy. Den nya ITpolicyn har nyligen varit på remiss och inom en närliggande framtid kommer även IT-strategin att skickas t på remiss. Planen är att IT-policyn skall besltas innan årsskiftet. När den nya IT-strategin kan besltas beror på förankringsprocessen avseende IT-policyn. I tkasten till ny IT-strategi och ITpolicy beaktas enligt IT-direktören inte applikationsnivån. Däremot innefattar den nya IT-policyn ett medarbetarperspektiv som förstärker att det r ett medarbetarperspektiv inom verksamheten ska ställas krav på landstingets IT-tjänster avseende exempelvis fnktionalitet, tformning av gränssnitt, säkerhet samt tillgänglig spport. 4 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
Varje enskilt förvaltningsobjekt ansvarar för att pprätta sin egen strategi och det förtsätts att denna är i linje med landstingets övergripande IT-strategi. Under arbetet med de nya styrdokmenten använder sig landstinget av olika kommnikationskanaler för att informera medarbetarna om arbetets fortskridande. Ledningskontorets IT-direktör är ordförande för IT-rådet, som träffas några gånger per år och som inklderar representanter från alla landstingets förvaltningar. I samband med IT-rådets möten informeras deltagarna i IT-rådet om ITdirektörens agenda och deltagarna används som referensgrpp för exempelvis arbetet med styrande dokment. En ytterligare kommnikationskanal är kndrådet för MSI (medicinsk teknik, sjkhsfysik och IT) vars ppdrag är att vara en överordnad styrgrpp för verksamhetsområdet MSI. Ordförande för kndrådet är biträdande sjkhsdirektör vid Akademiska sjkhset och representanter från flera förvaltningar medverkar. I dagsläget är det oklart vem som kommer att leda detta form då den tidigare biträdande sjkhsdirektören bytt tjänst. Kndrådet träffas några gånger per halvår och möten inom kndrådet används som en kommnikationskanal där MSI bland annat informerar de andra enheterna om vad som genomförts och beställts från deras enhet. Syftet med formet är främst att hålla enheterna informerade men formet används även för att lyfta fram önskemål för diskssion. Sjkhsnivå Akademiska sjkhset tformade sin nvarande IT-strategi år 2003 och i dagsläget pågår ett arbete med att förnya och beslta om en ny strategi. Denna strategi har ett digitalt foks och föregås av en systemgenomgång av Akademiska sjkhsets vårdsystem. I framställandet av den nya strategin har man frångått begreppet IT-strategi då man inte vill riskera att fastna i begrepp som teknik och system, tan benämner det istället digital tveckling för att hålla foks på verksamheten. I den digitala tvecklingen tar man ett större grepp om processer, roller, befattningar, arkitektr, tveckling, drift och behovsanalyser. Under systemgenomgången behandlas även system som inte är en del av förvaltningsmodellen, så som avvikelsehanteringssystemet, ärendehanteringssystem och dokmenthanteringssystem. Se Bilaga 1 för hänvisning till ppdragsbeskrivning för det digitala ITstrategiprojektet. Akademiska sjkhsets digitala strategi förväntas vara framtagen innan årsskiftet då den kommer att lyftas för beslt. Under 2016 kommer en ansvarig tillsättas för att ansvara för digitalisstrategin för Akademiska sjkhset som kommer att arbeta med detta i nära samarbete med IT-direktören. Framtagandet av den nya digitala strategin på Akademiska sjkhset leds av en projektgrpp innehållande bland annat biträdande sjkhsdirektörer, representanter från kommnikationsavdelningen, chefen för vårdsystemsamordnarna, representanter från MSI samt verksamhetsnära representanter. På Lasarettet i Enköping har man anammat ett koncernperspektiv gällande IT-strategi och verkar således nder de regler som innefattas i den övergripande landstingsstrategin. 5 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
Den övergripande IT-strategi, som i dagsläget tas fram av landstinget, ska verka överordnad de strategier som landstingets sjkhs sammanställer. Under intervjer med både representanter på landstings- och sjkhsnivå har det framkommit att man pplever Akademiska sjkhset som i det närmaste atonoma. Vissa av de intervjade representanterna pplever att den digitala IT-strategi som Akademiska i dagsläget arbetar med inte anpassas i tillräckligt stor tsträckning för att ligga i linje med den IT-strategi landstinget arbetar med. Denna ppfattning delas inte av de intervjade representanter som deltar i Akademiskas strategiska arbete. De finner att man tydligt betonat att man är en del av landstinget och att den kommande strategin ska förhålla sig till och respektera den landstingsövergripande nivån, vilket också ttrycks i ppdragsdirektivet för Förnyelse av Akademiska där projektet kring tveckling av den digitala IT-strategin presenteras. Deltagarna i IT-rådet pplever att IT-rådet används mer som ett informationsform än ett form med möjlighet till påverkan. Representanter från landstinget och sjkhsen pplever att ledningskontoret och landstingsdirektören inte har lyckats ta ett helhetsgrepp kring frågor rörande IT och digitalisering. Då IT-direktören tillhör landstingets ledningskontor, MSI tillhör Akademiska sjkhset (trots att man säljer tjänster till hela landstinget) och då förvaltningsledningen tillhör resrscentrm pplever representanterna ett problem i vart ansvaret över helheten ska ligga. Då mycket av ansvaret för IT-frågor delegeras från ledningskontoret pplevs att ingen har det övergripande helhetsgreppet. Representanter från förvaltningsobjekten pplever att de saknas ledning inom vissa ITrelaterade områden och att förvaltningsobjekten är ansvariga att på egen hand bestämma inriktning för förvaltningsobjekten. 2.2.2 Från strategi till handling Varje enskild förvaltning ansvarar för att pprätta en objektspecifik strategi som ska vara i linje med landstingets övergripande strategi. Denna strategi tar sig i ttryck i den förvaltningsplan som årligen sammanställs av förvaltningsobjekten. Förvaltningsplanen innefattar områden så som förvaltningsaktiviteter (förvaltningsstyrning, användarstöd, ändringshantering, daglig drift och nderhåll), förvaltningens tmaningar nder kommande år, satsningsområden och mål för kommande år, samt strategiska planer på applikationsnivå för berörda system inom förvaltningsobjektet. Under 2014 tog förvaltningsledaren för förvaltningsobjektet EPJ fram Målbild 2020 som är en del av förvaltningsplanen och som beskriver målbilden för den elektroniska patientjornalens fnktionalitet tifrån åtta områden där ett område är användarvänligt och användbart. Se Bilaga 1 för hänvisning till förvaltningsobjektet EPJ s förvaltningsplan. Även förvaltningsobjektet MedBild har en målbild i förvaltningsplanen. Denna inklderar områden så som behov av vidaretveckling och behov av fortbildning. I målbilden belyses även förbättrat användarstöd som ett övergripande mål där ett delmål är att erbjda användarna stöd vid problem med förvaltningsprodkterna, bättre användande av knskap och tbildning inom förvaltningsobjektet, samt att förvaltningsobjektets knskapsstöd ska vara ppdaterade och tillgängliga för användarna. 6 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
Förvaltningsplanerna tformas av förvaltningsobjektens förvaltningsledare, som i samband med tformningen av förvaltningsplanerna även pprättar kommande års bdget. Förvaltningsplanen presenteras tidigt på hösten varje år och godkänns av förvaltningsobjektens styrgrpp. Styrgrppen för förvaltningsobjekten har i ppgift att beslta om förvaltningsplan samt beslta om tökning/indragning av resrser. Utöver förvaltningsobjektens styrgrpper finns även vårdfamiljstyrgrppen som verkar som en paraplyorganisation över förvaltningsobjekten. I denna styrgrpp deltar bland annat objektägare, objektägare IT, förvaltningsledare och förvaltningsledare IT för samtliga förvaltningsobjekt, chefsläkare, samt sjkhsdirektörer. Vårdfamiljstyrgrppens hvdsakliga ppgift är att skapa övergripande inriktningen för förvaltningsobjekten samt att verka som ett form för information och samverkan mellan förvaltningsobjekten. I förvaltningsmodellen särskiljs förvaltningsppdragen från linjeppdrag (projekt). I landstinget används projektmodellen PROJEKTiL för att bedriva målinriktat arbete i en temporär projektorganisation. Projektmodellen används inom landstinget för de projekt som ppfyller kriterierna: leder fram till ett bestämt mål, resltat och relevans kräver olika resrstyper och kompetenser är tidsbegränsat är av engångskaraktär Genom användandet av PROJEKTiL kan landstinget säkerställa att ett långsiktigt, strategiskt affärsnyttoperspektiv finns med nder projektets gång samt att projektets resltat är kopplat till landstingets strategiska inriktning. Genom detta tgör användandet av projektmodellen ett verktyg för att realisera den strategiska inriktningen. Se Bilaga 1 för hänvisning till beskrivning av projektmodellen. Det är förvaltningsledarnas ppgift att omvandla IT-strategin till handling genom förvaltningsplaner och bdget. Förvaltningsledarna pplever att den nvarande IT-strategin är inaktell och ospecifik och därför tgör ett begränsat stöd till förvaltningsobjekten. Vid intervj med representanter från landstinget, landstingets sjkhs samt förvaltningsobjekten framkommer det att man pplever att det finns väldigt många olika form, men en oklarhet i vilka områden som ska diskteras i dessa form. Vårdfamiljstyrgrppen används idag främst som ett form för tbyte av information mellan objekten gällande vad som planerats inom de olika objekten. Förvaltningsobjekten önskar att detta form istället sklle fngera som en formell kanal för samverkan av strategiska frågor för att skapa en större enighet mellan objekten. I dagsläget pplevs att dessa frågor hanteras i informella kanaler vilket medför att avståndet mellan förvaltningar och ledningskontoret ökar. 7 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
2.3 Nyinvestering Under denna kategori beskrivs resltatet av den genomförda granskningen beträffande området nyinvestering av IT-system. Granskningen av kategorin har syftat till att skapa klarhet i besltsprocessen vid pphandling, samt beaktandet av användbarhetsperspektivet vid pphandling. Genom att granska denna kategori möjliggörs besvarande av de revisionsfrågor som berör nyinvestering och pphandling. Uppgraderingar av befintliga system innefattas i nderhållsavtalen med leverantörerna och sker ofta på löpande basis för att säkerställa att man använder systemversioner som leverantörerna erbjder spport till. Uppgradering av system behandlas i senare avsnitt nder kategorin Utveckling och förvaltning. Se Bilaga 1 för hänvisning till pphandlingsenhetens mall för nderhållsavtal. 2.3.1 Beslt om nyinvestering och nyttokostnadskalkyler Vid pphandling av nya system är det berörda förvaltningsobjektet involverat. Under besltsprocess och kravställning tillsätts en styrgrpp som varierar i sammansättning beroende på vilken typ av system som ska pphandlas. Styrgrppen har till sin hjälp olika sammansättningar av referensgrpper och nyckelanvändare vilkas ansvar är att bidra med användarnas åsikter till styrgrppen gällande vilket syfte och vilken fnktionalitet det pphandlade systemet förväntas ppfylla. Då nya system är kostsamma och vidare medför behov att tbilda användarna, vilket innebär prodktionsbortfall och personalkostnader, så måste förslaget genomgå flera nivåer innan beslt kan tas. Under de senaste åren pplever respondenterna en stor lojalitet mot förvaltningsmodellen där objektägare, objektägare IT, samt verksamhetsnära personer alltid arbetar tillsammans vid dessa beslt. Landstinget har ingen modell för genomförande av nyttokostnadskalkylering där värdet av investeringar värderas i relation till kostnader. Förvaltningsobjekten pplever att nyttokostnadskalkyler inte används i tillräckligt stor tsträckning vid nyinvesteringar i IT-system, och att de kalkyler som skapas i samband med investeringar fokserar på kostnader och inte på nyttan för verksamheten, och vilka besparingar som kan ske i verksamheten. I landstingets tkast till ny ITpolicy framgår att satsningar inom IT ska baseras på nytta och kostnader r ett landstingsperspektiv. Hr detta överförs till praktiken kravställs inte från landstinget. 2.3.2 Upphandling Vid pphandling av nya IT-system involveras landstingets pphandlingsenhet. I vilket skede pphandlingsenheten involveras tenderar att variera mellan olika pphandlingar. De krav som pphandlingsenheten har att förhålla sig till tformas av förvaltningsobjekten genom en sammanställd kravspecifikation. Utöver detta beaktas också de krav som pphandlingsenheten tagit fram gällande exempelvis leverans av tjänst, ansvar för fel och brister, nderhållsavtal och servicenivåer. MSI har även tagit fram IT-standarder och allmänna krav att beakta vid pphandling. Dessa berör i första hand kravställning gällande infrastrktr. Se Bilaga 1 för hänvisning till framtagna standarder och krav. 8 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
Allmänna krav avser: Till samtliga IT- och MT-system skall teknisk systembeskrivning finnas Systemen skall vara designade för att fngera i en stor miljö med många förändringar Man bör knna genomföra systemnderhåll nder drift Systemet skall erbjda en hög säkerhet mot intrång, förvanskande av information och driftstörningar Inom landstingets informationshantering ska ambitionen vara att följa, nyttja och förhålla sig till de standarder, ramverk, föreskrifter eller bästa praxis som erbjds nationellt, regionalt eller lokalt Krav för systempphandling Vid systempphandling används ska-krav och bör-krav. Enligt pphandlingsenhetens tvärderingsmodell tillämpas metoden absolt prissättning av kvalitet, där kvalitetskriterierna tilldelas ett fiktivt värde i kronor. Se Bilaga 1 för hänvisning till exempel på pphandlingsenhetens anbdsinbjdan och administrativa krav. Kvalitetskriterierna för användbarhet tgår från ISO 9241-11 där användbarhet definieras som Den grad i vilken användare i ett givet sammanhang kan brka en prodkt för att ppnå ett specifikt mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för användaren tillfredsställande sätt. Bedömningen av offererade systems användbarhet granskas tifrån ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredställelse. De parametrar som beaktas av pphandlingsenheten är: Överblick och navigerbarhet Strktr Terminologi och kommandon Användargränssnitt Instrktioner och hjälpinformation För att prissätta användbarhetsperspektivet används en SUS (System Usability Scale)-enkät som genomförs av pphandlingsenhetens tillsammans med tsedd tvärderingsgrpp, som ska ha kompetens inom landstingets verksamheter, samt användbarhet, tillgänglighet och teknik. 2.3.3 Beaktande av användbarhet vid pphandling och nyinvestering och nyttokostnadskalkyler Även om pphandlingsenheten beaktar användbarhet vid pphandling ligger det största ansvaret på förvaltningsobjekten, då det förvaltningsobjekt som kommer att förvalta det nya systemet ansvarar för pprättandet av den kravspecifikation som pphandlingsenheten har att förhålla sig till. Hr användbarhet beaktas skiljer sig något mellan förvaltningsobjekten samt beroende av karaktär på det nya systemet. Förvaltningsobjekten har både informella och formella kanaler där användarnas synpnkter och önskemål diskteras. Förvaltningsobjektet EPJ har formella kontaktpnkter i form av så kallade vårdsystemsamordnare från verksamheten vars ppgift är att samla in och filtrera användarnas synpnkter och önskemål. Vårdsystemsamordnarna vidarebefordrar information till tsedda systemspecialister som finns inom varje förvaltning och för varje system. Systemspecialisterna medverkar i projektgrpper där ppgradering och/eller nyinvestering behandlas. För förvaltningsobjektet MedBild ser de formella kontaktpnkterna lite annorlnda t då man lagt ett större ansvar på verksamheten, snarare än på förvaltningsobjektet, att lyfta behov av ppgradering 9 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
eller nyinvestering av IT-system. Förvaltningsobjektet använder sig av verksamhetsnära kontaktpersoner inom BFC (bild och fnktionscentrm på Akademiska sjkhset) och RC (radiologiskt centrm på Lasarettet i Enköping) som ansvarar för att samla in och belysa verksamhetens synpnkter och önskemål. Förvaltningsobjektet har även lyft önskemål om att använda sig av vårdsystemsamordnare för att till en högre grad knna säkerställa att relevanta önskemål identifieras. Fnktionen vårdsystemsamordnare har nyligen omstrktrerats och tillhör i dagsläget Akademiska sjkhset. Förvaltningsobjektet MedBild pplever att det sklle vara möjligt att tveckla ett samarbete med denna fnktion. Detta samarbete sklle nderlätta identifiering av synpnkter även från användare av systemen Ris/Pacs som inte tillhör en röntgenavdelning. På lång sikt är förvaltningsobjektets önskan att knna identifiera synpnkter från alla remitterande enheter. När förvaltningsobjekten beaktar användbarhetsperspektivet vid nyinvestering av system pplever de främst att det är användarnas åsikter gällande gränssnitt och fnktioner som beaktas. Beaktande av integrationsmöjligheter och möjlighet till framtida anpassningar I landstingets tkast till ny IT-policy anges att tekniska plattformar ska tformas för att nderlätta informationstbytet mellan olika IT-system. Både pphandlingsenheten och representanter från förvaltningsobjektet EPJ pplever att möjligheter till framtida anpassningar och integration av system inte beaktas i tillräckligt hög tsträckning vid nyinvestering av IT-system. Integration innebär ofta höga kostnader vilket inte alltid beaktas vid nyinvesteringen. Förvaltningsobjektet pplever att integrationer behöver tas hänsyn till i större grad och önskar att integration till en högre grad ska innefattas i användbarhetsbegreppet. Genom möjliggörande för integration och framtida anpassningar ökar användbarheten då effektiviteten ökar genom att exempelvis dbbelregistrering av patientinformation kan ndvikas. Upphandlingsenheten pplever att det finns en brist hos förvaltningsobjekten gällande integrationsfrågan, där objektägare och systemägare mellan förvaltningsobjekten inte kommnicerar effektivt gällande hr de system som ligger inom respektive förvaltningsobjekt kommer att påverkas av nyinvesteringen och eventella integrationer. Upphandlingsenheten pplever att de ofta inte får tillräckligt med information från förvaltningsobjekten inför en pphandling gällande hr det pphandlade systemet kommer att samverka med andra system. Detta medför svårigheter för pphandlingsenheten att kravställa integrationsmöjligheter från de leverantörer som tvärderas vid pphandlingen. Följden av detta är att pphandlingsenheten inte alltid kan säkerställa att det pphandlade systemet kommer att knna integreras med verksamhetens övriga IT-system. Upphandlingsenheten har inte den knskap som krävs gällande verksamheten för att på egen hand ansvara för att kravställa integrationsmöjligheter, tan pplever att detta ansvar borde ligga på förvaltningsobjekten. Vilka krav pphandlingsenheten kan ställa vid pphandling är helt beroende av hr väl verksamheten kommnicerat sina krav i kravspecifikationen. Upphandlingsenheten pplever också att krav på integrationsmöjligheter ofta kommer till dem väldigt sent i pphandlingsprocessen vilket gör att dessa krav blir svåra att integrera i pphandlingen. 10 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
Upphandlingsenheten pplever svårigheter att kravställa användbarhet för de system som tvärderas vid anbd. Anledningen till detta är att pphandlingsenheten involveras i olika skeden beroende på vilket förvaltningsobjekt eller system nyinvesteringen avser. Upphandlingsenheten pplever att de kan tgå från det ramverk med bakgrnd i ISO 9241-11 som pprättats, men önskemål finns att erhålla mer information från förvaltningsobjekten gällande systemintegration för att knna kravställa detta tydligare i samband med pphandling. Upphandlingsenheten pplever att användbarhet inte kravställs vid alla pphandlingar. Förvaltning och pphandlingsprojekt drivs inte alltid av samma personer vilket försvårar arbetet med att beakta integrationsmöjligheter vid pphandlingstillfället. Förvaltningsobjekten pplever att nyttokostnadskalkyler inte prioriteras vid nyinvestering eller ppgradering av IT-system. Förvaltningsobjektet EPJ belyser att de sklle önska att ett större foks lades på vilka faktiska besparingar som kan ske i verksamheten tack vare användbara system, inte bara vilka kostnader nya system innebär. Förvaltningsobjekten pplever att ledningskontoret behöver ta en starkare ståndpnkt i att en användbar IT-miljö är rätt strategisk väg att gå. I dagsläget pplever förvaltningsobjekten att ansvaret i stor tsträckning ligger på förvaltningsobjekten att framföra den strategiska betydelsen av en förbättrad IT-miljö r användbarhetsperspektivet. 2.4 Utveckling och förvaltning I detta avsnitt beskrivs resltatet av den genomförda granskningen beträffande området tveckling och förvaltning av IT-system. Granskningen av området har syftat till att skapa klarhet i hr landstingets förvaltningsobjekt förvaltar och tvecklar de IT-system som tillhör respektive objekt samt hr användbarhet beaktas inom dessa åtaganden. Genom att granska denna kategori möjliggörs besvarande av de revisionsfrågor som berör förvaltning och tveckling. 2.4.1 Förvaltning Förvaltningsobjekten ansvarar för förvaltningen av de IT-system som är en del av förvaltningsobjekten. Förvaltningsobjektet EPJ förvaltar patientjornalsystemet Cosmic och ansvarar därmed för systemets tveckling. Förvaltningsobjektet MedBild förvaltar bland annat Ris/Pacs vilket är två system för radiologisk information och bildarkivering samt bildkommnikation. Systemen förvaltas enhetligt och levereras av samma leverantör. I framtiden strävar leverantören efter att systemen, av användarna, ska pplevas som ett och samma system. Förvaltningsobjektens årliga förvaltningsplan beskriver de ansvarsområden som föreligger inom förvaltningen. Förtom landstinget i Uppsala län används Cosmic av ytterligare sj landsting/regioner i Sverige samt av Capio St:Görans Sjkhs. Tillsammans bildar dessa en kndgrpp. Inom ramen av kndgrppen tecknade landstingsdirektören nder 2013 en avsiktsförklaring tillsammans med övriga vårdgivare. Avsiktsförklaringen syftar till att Cosmic till år 2020 ska vara ett vårdstöd i världsklass och därmed bli ett konkrrenskraftigt alternativ som framtidens val av vårdstöd för Sverige. Landstinget i Uppsala län är den knd som använder flest fnktioner och modler i systemet. Upprättandet av avsiktsförklaringen har enligt landstinget lett till en ökad intensitet i tveckling av nya fnktioner i systemet. Det pågår även diskssioner gällande en framtida gemensam förvaltning av systemet. Tidigare har Ris/Pacs pphandlats av två olika leverantörer, men sedan 2008 har en komplett helhetslösning levererats av systemleverantören Carestream. I förvaltningsobjektet ingår att 11 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
tillhandahålla behovsanpassat patientadministrationsstöd, behovsanpassat processtöd, behovsanpassat arbetsflödesstöd, objektspecifik tdata, samt målgrppsanpassad tbildning. Under 2015 har förvaltningsobjektet bland annat arbetat med att vidaretveckla besltsstödet, patientsäkerheten och effektiviteten inom förvaltningsobjektet. Foks har även legat på att erbjda tbildning till en större grad, att ppgradera hårvarpaketen gällande långtidslagring av bilder, samt att tillsammans med förvaltningsobjektet EPJ tarbeta en strategi för testning av akta rättningar. 2.4.2 Uppgradering och tveckling av befintliga system Objektägare och Objektägare IT är högst involverade i beslt gällande ppgradering av befintliga system. Beslt om ppgradering behandlas både på objektsnivå i förvaltningsobjektens styrgrpp, men även i andra form tillsammans med verksamhetsnära personer som arbetar i systemen. Beslt gällande ppgradering och tveckling fattas sltgiltigen inom styrgrppen för förvaltningsobjektet, men alltid efter samråd med verksamhetsnära personer. Beroende på vilket system och förvaltningsobjekt som berörs ser besltsprocessen olika t. Beslt gällande ppgradering till nya versioner av system påverkas till viss del även av systemleverantörerna då landstinget vill säkerställa användning av systemversioner som spporteras. För Cosmic ligger den tidigare nämnda avsiktsförklaringen som grnd till att man tagit ett strategiskt beslt att på applikationsnivå integrera inom, och satsa på Cosmic. Detta medför att man ppgraderar till en ny version ngefär en gång per år för att säkerställa att landstinget använder den senaste tillhandahållna systemversionen. Förvaltningsplanen för förvaltningsobjektet innehåller de tvecklingsplaner som är ppsatta för kommande förvaltningsår. För Cosmic finns även en tvecklingsplan framtagen tillsammans med resterande vårdgivare i kndgrppen som sträcker sig till 2018 och som berör områden så som vilken tveckling det finns finansiellt stöd för samt vilken nytta denna tveckling ska bidra till. Det förekommer även mer specifika tvecklingsplaner gällande exempelvis lagerlösning och arkivering. Inom förvaltningsobjektet MedBild arbetar förvaltningsobjektet löpande med ppgraderingar av systemen efter dialog med verksamheten och leverantören. I förvaltningsplanen presenteras de tvecklingsprojekt som pågår eller planeras nder kommande år, med hänvisning till specifika projektplaner för enskilda versionsppgraderingsprojekt. Vid ppgradering av system tillsätts en projektgrpp som i grnden arbetar efter landstingets projektmodell PROJEKTiL, med vissa anpassningar beroende på projektets karaktär. Varje ppgraderingsprojekt leds av objektspecialist som även ansvarar för kontakten med de förvaltningsobjekt som berörs av ppgraderingen. 2.4.3 Beaktande av användbarhet vid ppgradering och tveckling För förvaltningsobjektet EPJ, som har många användare, konsolideras användarnas synpnkter med hjälp av vårdsystemsamordnare som samlar ihop synpnkter från verksamheten och sedan informerar systemspecialister om detta. Systemspecialister finns för olika delar av verksamheten som reflekterar olika modler i systemet Cosmic, till exempel läkemedelsmodlen. Dessa systemspecialister jobbar även nära projektgrppen i samband med ppgraderingar av Cosmic där de arbetar för att säkerställa att användarsynpnkter beaktas. 12 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
Inför arbetet med att ppgradera Cosmic till version R8.1 tillsattes en projektgrpp (R8-grppen) i vilka systemspecialisterna i formella form ska framföra de användarsynpnkter som löpande samlas in via vårdsystemsamordningsfnktionen. Projektgrppen arbetar även tillsammans med kndgrppen där önskemål och synpnkter framförs och poängsätts. Systemleverantören Cambio tar hänsyn till dessa och de förändringar som får flest poäng och som bedöms genomförbara planeras in i nästa systemversion. Utöver systemspecialisterna finns även nätverk för flera av modlerna i Cosmic, till exempel läkemedelsmodlen. Även här finns systemspecialister som framför modlspecifika önskemål och synpnkter till projektgrppen. I kndgrppen deltar representanter från Cambio, och de använder systemarkitekter som arbetar med beaktandet av användbarhet från leverantörens sida. Även för förvaltningsobjektet MedBild tas beslt kring nyppgradering alltid pp i förvaltningsobjektets styrgrpp tillsammans med representanter från verksamheten. Systemleverantören för Ris/Pacs bjds också in till styrgrppsmöten för att presentera vilka nyheter planerade ppgraderingar kommer innehålla och man diskterar tillsammans med representanter från röntgenavdelningarna vilka behov av tveckling och ppgradering som finns i verksamheten. Nyttokostnadskalkylering vid ppgradering och tveckling Vid ppgradering eller tveckling beaktar förvaltningsledningen den bdget som pprättats inom förvaltningsplanen. Uppskattningskalkylering genomförs för att avgöra om den planerade ppgraderingen eller tvecklingen ryms inom bdgetens ramar. Om så inte är fallet måste förvaltningsobjektet ansöka om investering, vilket medför ytterligare krav på ppskattade kostnadsberäkningar. Då förvaltningsledningen ligger nder resrscentrm innefattas ansökta investeringar i resrscentrms investeringstrymme. Detta innebär att ansvar att framföra behov av ppgradering och tveckling ligger hos linjeverksamheten medan investeringsansvaret ligger hos resrscentrm. Vid ppskattning av investeringsbehov tförs till viss mån nyttokostnadskalkylering av förvaltningsobjekten för att jämföra den förväntade nyttan av en ppgradering med kostnaden. I denna process pplever förvaltningsledningen att det är svårt att bedöma nyttan då många mjka värden måste beaktas. Till exempel beaktas alltid patientsäkerheten vid versionsppgradering av system men nyttan av ökad patientsäkerhet pplevs svår att värdera i finansiella tal. I förvaltningsobjektet EPJ har man definierat ett antal mätbara effektmål och även investerat i trstning för prestandamätning för att i efterhand knna bekräfta om en investering ökat standarden på systemet och därigenom nyttan. Utvecklingsstrategier och tvecklingsplaner för objekten EPJ och MedBild förekommer och ttrycks i förvaltningsplanen. Inom förvaltningsobjektet EPJ finns även dokmenterade långsiktiga tvecklingsplaner för systemet Cosmic. Nyttokostnadskalkyler pplevs svåra att pprätta då nyttan av en ppgradering endast kan bli fllständig om införandet av den nya versionen också innebär att användarna anpassar sin arbetsprocess efter de nya systemfnktionerna. Idag pplever förvaltningarna att systemen inte används till sin flla potential, vilket gör nyttan av en ppgradering svår att beräkna. 13 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län
2.5 Utvärdering av befintliga system I detta avsnitt beskrivs resltatet av den genomförda granskningen beträffande området tvärdering av befintliga system. Granskningen av området har syftat till att skapa klarhet i hr landstinget arbetar med genomlysning av befintliga system samt om ndersökningar genomförs för att ndersöka användbarhet och användarnöjdhet i befintliga system. Genom att granska denna kategori möjliggörs besvarande av de revisionsfrågor som berör tvärdering av befintliga system. 2.5.1 Utvärdering och åtgärd I landstingets tkast till ny övergripande IT-strategi behandlas, enligt ppgift från IT-direktören, inte hr och om genomlysning av befintliga system ska genomföras eller vilka åtgärder som ska tas vid pptäckt av system som inte är användarvänliga. Förvaltningsobjekten pplever att detta inte är något som ledningskontoret arbetar aktivt med. I dagsläget innefattas åtgärder av system som inte är användarvändliga inom förvaltningsobjekten. Förvaltningsobjektet EPJ har identifierat ett problem med dbbelregistrering av patientinformation i olika register, varför man tillsammans med andra vårdgivare i kndgrppen för Cosmic arbetar med att genomföra en rensning i register inom Cosmic. I ppgraderingen till Cosmic R8.1 har man till exempel implementerat strktrerad patientjornalföring. Det långsiktiga målet är att Cosmic ska knna överföra den information som behövs till olika kvalitetsregister. Inom förvaltningsobjektet EPJ träffas vårdsystemsamordnarna, objektspecialister och hela förvaltningen varje månad för att disktera de system som förvaltas inom förvaltningsobjektet och deras aktella läge. Inom förvaltningsobjektet MedBild sker tvärdering av befintliga system hvdsakligen inom ramen av de versionsppgraderingsprojekt som pågår inom objektet. Anledningen till att så hvdsakligen är fallet har att göra med att förvaltningsobjekten nder en lång period haft regelbndna ppgraderingsprojekt pågående och att tvärderingen på ett natrligt sätt har ingått i behovsidentifieringen inom dessa projekt. Förvaltningsobjektet förlitar sig på de kanaler som finns mot användarna för att samla in synpnkter och ser dessa kanaler som en form av tvärdering av befintliga system. 2.5.2 Enkätndersökningar Under 2014 genomfördes en enkätndersökning, på ppdrag av IT-direktören, där användarnas synpnkter inom följande områden samlades in: Uppfattning om driften Spportbehov Spportnivå Stöd för arbetsppgifterna Utveckling Informationsstöd Användarkompetens IT-spportens kompetens Utbildningsstöd 14 Rapporttkast: Användbarhetsgranskning Landstinget i Uppsala län