Mål- och resultatstyrning i Strängnäs kommun

Mål- och resultatstyrning i Strängnäs kommun November 2016

INNEHÅLL Förord... 3 Mål- och resultatstyrning... 4 Vision... 5 Verksamhetsstrategi... 6 Årshjul... 7 Roller och ansvar... 10 Metoder och verktyg... 11 Den röda tråden... 14 Ordlista... 15 November 2016

Förord Det här är en skrift som beskriver Strängnäs kommuns styrmodell och vänder sig i första hand till dig som är chef i förvaltningen eller förtroendevald. Vi har alla ett ansvar för att styra kommunen mot det framtida läge som beskrivs i vår vision. Styrmodellen, som utgår från visionen och från kommunfullmäktiges övergripande mål, är vårt verktyg för att åstadkomma det. Det är när vi skapar gemensamma och tydliga förhållnings- och arbetssätt för vårt måloch resultatarbete som en verklig utveckling blir möjlig. Den här skriften beskriver hur den politiska viljan omsätts i verksamhet, genom en sammanhållen mål- och resultatstyrning från kommunfullmäktige, till nämnder och styrelser och vidare till verksamheterna och medarbetarna. Att få hela styrkedjan att fungera är ingen enkel sak. Det kräver bland annat en tydlig uppföljning på alla nivåer för att säkerställa att det går som vi önskar. Vi behöver också skapa lärande mellan och inom de olika nivåerna i kedjan och därför är spridandet av goda exempel och förståelsen för helhetsperspektivet mycket viktigt. Inte minst behöver vi skapa resurser och ge energi till medarbetarnas förbättringsarbete. Det skapar i sin tur förutsättningar för att nå våra mål. För det är ju så att nästan allt värde i en organisation skapas längst ut i verksamheterna där mötet med brukarna och medborgarna äger rum. Strängnäs november 2016 Per Bäckström, kommunchef 3

Mål- och resultatstyrning En kommuns huvuduppdrag är att erbjuda service och välfärdstjänster och att utveckla den geografiska platsen. Stor del av kommunens verksamheter regleras av staten genom lagar och förordningar men det finns också ett starkt självstyre för kommunerna. Genom allmänna val utses ledamöterna i kommunfullmäktige som ska styra kommunen de närmaste åren. Det som lokalt ska prioriteras och uppnås är varje kommuns ansvar att årligen besluta om. Kommunens mål- och resultatstyrning syftar till att alla ska kraftsamla kring det som är kommunens huvuduppdrag och stärka målkedjan från kommunfullmäktige ut till varje medarbetare. Styrningen utgår från en gemensam vision för Strängnäs kommun. Kommunfullmäktige anger inriktningen för all verksamhet genom målsättningar på kort och lång sikt. Genom att integrera övergripande strategier och planer i styrningen kan organisationen arbeta enhetligt för att nå kommunens övergripande mål. Modell för mål- och resultatstyrning i Strängnäs kommun. Övergripande strategier och planer Visionen anger färdriktningen i det långa perspektivet. För mandatperioden finns en majoritetsförklaring som beskriver den politiska viljeinriktningen de kommande åren. Kommunfullmäktige beslutar årligen om ett begränsat antal mål. Målen är grupperade i fem områden som är gemensamma för kommunstyrelse och nämnder och kan härledas genom hela målkedjan. Målområdena är: Samhälle, Utbildning, Vård och omsorg, Medarbetare samt Ekonomi. 4

Kommunstyrelsen och nämnderna arbetar fram tidsatta och mätbara mål och indikatorer som återkopplar till fullmäktiges övergripande mål. Utifrån sitt ansvarsområde, omvärlds- och nulägesanalys beskriver de vad som ska åstadkommas. Målen skickas sedan vidare i målkedjan till enheterna inom förvaltningen. Enheterna upprättar arbetsplaner med mål, indikatorer och aktiviteter som ska bidra bidrag till kommunstyrelsens och nämndernas måluppfyllelse. Kontors- och verksamhetschefer ansvarar för att skapa riktning åt enheterna och att koppla ihop helheten med delarna. Alla medarbetare har ett uppdrag att aktivt delta i utvecklingen av verksamheten. Varje medarbetares bidrag säkerställs genom allas delaktighet och engagemang i förbättringsgruppernas arbete med stöd av målstyrningstavlor Vision Visionen är vår gemensamma ledstjärna och beskriver ett önskvärt framtida tillstånd. Visionen ska inspirera och skapa en positiv framtidstro. Den är grunden för arbetet med mål- och resultatstyrning i Strängnäs kommun. Visionen är inte definierad i mätbara termer. Strängnäs kommuns vision lyder: Tillsammans och med invånarnyttan i fokus, skapar vi framtidens hållbara kommun i hjärtat av Mälardalen I Strängnäs kommun skapar vi vår framtid tillsammans. En positiv utveckling möjliggörs genom samspel mellan enskilda medborgare, politiker, kommunanställda, näringsliv, ideella verksamheter och föreningsliv. Genom att ta vara på allas erfarenheter och kunskap kan vi oavsett vilken roll vi har bidra till att göra vår kommun till en bra plats att bo och leva i. Att alltid ha invånarnyttan i fokus innebär att utifrån tillgängliga resurser balansera invånarnas olika behov och önskemål. Tillsammans utvecklar vi en av landets mest eftertraktade kommuner. Vi skapar en hållbar kommun med hög livskvalitet och stor omsorg om invånarna, genom att erbjuda attraktiva boendeformer för alla, en skola i toppklass, företagande och arbetstillfällen, natur- och kulturupplevelser samt effektiva kommunikationer. För att hela tiden ligga i framkant arbetar vi tillsammans med ständiga förbättringar inom alla områden. Alltid med invånarnyttan i fokus. Vårt läge i hjärtat av Mälardalen ger goda förutsättningar för hållbar utveckling och tillväxt. Våra fyra huvudorter och den till stora delar Mälarnära landsbygden skapar en enastående miljö. Varje del av kommunen är i sig stark men tillsammans skapar vi en stark helhet en möjligheternas kommun. 5

Verksamhetsstrategi Verksamhetsstrategin, Brobygget, är en beskrivning av de vägval och den riktning som vi valt och som organisationen lutar sig mot när vi utvecklar verksamheten och Strängnäs kommun. Värderingarna och principerna ger ett gemensamt språk och synsätt som blir ett stöd inför de beslut som vi står inför både i det dagliga arbetet som mer långsiktigt. Brobygget Strängnäs kommuns verksamhetsstrategi. Genom att skapa en tydlig målkedja kan alla medarbetare se kopplingen mellan arbetet med ständiga förbättringar och organisationens förflyttningar i riktning mot visionen. Principerna ska vara ett stöd för förvaltningen i utformningen av nya arbets- och förhållningssätt i syfte att förbättra resultat. Principerna kan fungera både som kompassriktning och checklista. Länkande ledarskap Medarbetarnas engagemang Mål- och resultatorientering Enkelt och synligt lätt att göra rätt Våga pröva nytt Medborgarnas behov i centrum hållbart över tiden Strängnäs kommuns värdegrund beskriver och lyfter fram det förhållningssätt som ska prägla mötena och samspelet både internt inom organisationen som i möten och kontakten med medborgare och brukare. Hur medborgarna och brukarna upplever bemötandet har en avgörande roll i bedömningen av kvalitén på tjänsterna. Värdegrunden utgår från ledorden utveckling, respekt, tydlighet och öppenhet och står för: Vi utvecklar individen, verksamheten och samhället Vi bemöter alla med respekt och värdighet Vi är tydliga i vårt agerande, i vårt förhållningssätt och i våra roller En fri och öppen diskussion är grunden för vårt förhållningssätt 6

Årshjul Arbetet med kommunens mål- och resultatstyrning kan visualiseras i ett årshjul där det finns parallella årscykler som rullar över året. Det första hjulet avser planeringen för mål och budget, år 1, och det andra hjulet illustrerar uppföljningstillfällen under året, år 2. För att samordna alla delar krävs att alla som finns inom processerna har kunskaper om vad som förväntas uppnås, vem som förväntas göra vad och när det förväntade ska vara klart. 7

Mål- och budgetprocess Januari Arbetet med budgetramar för nästkommande år inleds. Februari/mars April Maj Juni Augusti/sep. September Oktober November December Målarbetet startar med resultat- och omvärldsseminarium. Genom analys av året som gick skapas förutsättningar för att spana mot omvärlden och framtiden. När analysen och lärdomarna om föregående års resultat är synliggjorda finns grunden att blicka framåt mot vad fullmäktiges mål för nästkommande år behöver peka ut. De övergripande målen från kommunfullmäktige är kända, det är nu dags för styrelser och nämnder att påbörja sitt målarbete. Under tiden pågår budgetberedningar inom politiken som bland annat ska utmynna i förslag till budgetramar för nämnderna. Förslag till övergripande mål och budgetramar behandlas av kommunstyrelsen och överlämnas till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutar om övergripande mål och budgetramar för kommande tre års period. Nämnderna beslutar om inriktningen för målarbetet till nästa års verksamhetsplan. Nämndernas mål är synliggjorda kan förvaltningens arbete med arbetsplaner starta i september. Parallellt pågår nämndens budgetarbete med att fördela resurser per verksamhetsområde. Nämnderna beslutar om verksamhetsplan med mål och budgetför nästa år. Alla planeringsförutsättningar är nu kända för att enheterna ska kunna arbeta vidare med arbetsplanerna. Kommunfullmäktige fastställer kommunens årsplan med mål och budget för kommande tre åren. Enheternas arbetsplaner och detaljbudgetar för nästa år färdigställs. 8

Uppföljningsprocess Uppföljningen under innevarande år har fokus på prognostiserade avvikelser såväl verksamhetsmässiga som ekonomiska. Nämnderna avrapporterar till kommunstyrelsen. Vid befarade negativa avvikelser ska åtgärdsplan omgående upprättas av förvaltningen. En åtgärdsplan ska beskriva vilka åtgärder man arbetar med och när avvikelserna förväntas vara åtgärdade. Nämnden beslutar om åtgärder som ska vidtas och rapporterar vidare till kommunstyrelsen. Återkoppling och avstämning av åtgärdsplan sker löpande tills önskade effekter uppnås. Månadsrapporter Delårsrapport 1 Delårsrapport 2 Årsredovisning Löpande ekonomisk uppföljning om hur verksamheterna går lämnas till kommunstyrelsen och nämnder för februari, mars, maj, september och oktober. Delårsrapport 1 per den 30 april omfattar både uppföljningen av kommunfullmäktiges mål och budget och fastställs av kommunfullmäktige. Delårsrapport 2 per den 31 augusti omfattar uppföljningen av kommunfullmäktiges mål och budget. Rapporten är tillika ett delårsbokslut för hela kommunkoncernen. Årsredovisningen är slutprodukten i uppföljningsprocessen och syftar till att beskriva hur verksamheter och kommunens bolag utvecklas och i vilken omfattning uppställda mål, verksamhetsmässiga och ekonomiska, nås. I samband med årsredovisning per den 31 december skall en djupare resultatanalys göras och presenteras. Årsredovisningen fastställs av kommunfullmäktige senast i april året efter det år det avser. 9

Roller och ansvar Kommunfullmäktiges roll och ansvar Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och avgör vad som lokalt ska prioriteras och uppnås. Kommunfullmäktige beslutar om vision och övergripande mål för kommunen som helhet. Kommunfullmäktige kan också besluta om särskilda direktiv eller uppdrag till nämnder och styrelser. Kommunstyrelsen roll och ansvar Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen, utvärderingen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen är en egen nämnd för ett antal verksamheter och beslutar om mål för dessa och uppföljning av resultat. Nämndernas roll och ansvar Nämnderna ansvarar för den verksamhet som reglementet antaget av kommunfullmäktige anger. Nämnderna har det ekonomiska ansvaret inom sitt verksamhetsområde. Nämnderna beslutar om mål för verksamheten och uppföljning av resultat. Förvaltningens roll och ansvar Förvaltningens arbete leds av kommunchefen. Kommunchefen tillsammans med kontors- och avdelningschefer ansvarar för att säkerställa att uppsatta mål för verksamheten och ekonomin nås. Kontors- och verksamhetschefer säkerställer i dialog med enhetschefer att dessa i enhetens arbetsplan tagit fram mål och aktiviteter som stöttar de politiskt uppställda målen. Enhetscheferna ansvarar för att verksamheten når uppsatta mål och tillsammans med sina medarbetare beskriver, i enhetens arbetsplan, hur detta ska uppnås. 10

Metoder och verktyg För att skapa öppenhet och delaktighet i de resultat som vi tillsammans strävar efter att uppnå finns gemensamma arbetssätt och standardiserade metoder. Det finns flera fördelar med det. Alla känner igen sig och kan följa utvecklingen av mål och resultat, alla görs delaktiga och förutsättningarna för att sprida lärdomar och idéer ökar. Att kommunicera och föra en dialog om mål och resultat hjälper hela organisationen att få en förståelse för varför det är viktigt att mäta resultat och att det ofta handlar om att mäta någon form av kvalitet och effektivitet i verksamheten. Genom våra gemensamma metoder och verktyg kan vi stärka målkedjan från fullmäktige ut till varje medarbetare. Uppföljning Uppföljningen tillsammans med analysen utgör grundläggande delar i en sammanhållen mål- och resultatstyrning. Analysen behöver ske på alla nivåer och ha fokus på att skapa och sprida lärande. När vi gör jämförelser internt upptäcker vi att det finns de som lyckas bättre än andra. Vi låter lärdomarna bli det som driver på den fortsatta utvecklingen av verksamheten. Uppföljningen ska ses som något som startar underifrån och är främst knuten till de tre nivåer där det finns styrande dokument. Under innevarande år finns två uppföljningstillfällen, en under våren per 30 april och en efter sommaren per 31 augusti. I samband med sammanställning av årsredovisning genomförs en grundläggande och djupare analys av året som gick. Uppföljningen rapporteras genom standardiserade metoder för enhetens (1) och nämndens (2) uppföljning. Avslutningsvis sker rapporteringen på helheten till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige (3). Uppföljningens olika nivåer 1. Enhet Resultat Analys Åtgärder 2. Nämnd Resultat Analys Åtgärder 3. KF/KS Resultat Analys Åtgärder 1. Ansvarig chef följer upp enhetens mål. Genom avstämning av aktiviteter och en samlad redovisning sker bedömning om och graden av måluppfyllelse. Vid avvikelser redovisas förslag på fortsatta åtgärder. Uppföljningen rapporteras till närmaste chef. 2. Kontorschef ansvarar för att nämnden får en uppföljning av målen. För respektive nämndmål ska en samlad bedömning om måluppfyllelse redovisas. Vid avvikelser ska analysen visa på orsaker till varför det inte blev som förväntat och förslag till 11

åtgärder för att förbättra måluppfyllelsen. Nämndens resultat, analys och åtgärder rapporteras till kommunstyrelsen. 3. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljningen av helheten på uppdrag från kommunfullmäktige. Analys och förslag till åtgärder behandlas av kommunstyrelsen och rapporteras avslutningsvis till kommunfullmäktige. Synliggöra och fokusera I mål- och resultatstyrningen har vi ett gemensamt signalsystem som hjälper oss att synliggöra och att fokusera på sådant som inte riktigt går som förväntat. Vi uppfattar avvikelser snabbt och vi signalerar grönt, gult eller rött beroende på graden av måluppfyllelse. Färgernas betydelse: Målet är uppfyllt Grön Målet är delvis uppfyllt Gul Målet är inte uppfyllt Röd Utfallet uppnår eller överträffar indikatorernas fastställda målnivåer (mål för verksamhet). Utfallet är en budget i balans (mål för ekonomi). Utfallet ligger under fastställda målnivåer för indikatorerna men över tidigare års utfall eller över genomsnittet i riket enligt angiven ranking (mål för verksamhet). Utfallet är en negativ avvikelse mot budget på högst 0,5 procent (mål för ekonomi). Utfallet ligger under fastställda målnivåer och under tidigare års utfall eller under genomsnittet i riket enligt angiven ranking (mål för verksamhet). Utfallet har en negativ avvikelse mot budget på över 0,5 procent (mål för ekonomi). 12

Metod för samlad bedömning av måluppfyllelse I en analys kommer det att finnas resultat som har större betydelse och påverkansgrad än andra för måluppfyllelse. Den fördjupade analysen ska hjälpa oss att hitta orsaker och samband. Innan den samlade bedömningen av måluppfyllelse sker, får vi stöd genom att sammanväga och vikta resultat och annan data. Exempel på hur resultat synliggörs och viktas i förhållande till varandra: Steg 1. Respektive resultat signalerar rött, gult eller grönt och placeras ut på den vågräta axeln. Steg 2. Ange varje resultats betydelse för uppfyllelsen av målet genom att placera resultatet i förhållande till den lodräta axeln. Steg 3. Med resultaten utplacerade ges en bild som efter analys ska utmynna i om målet är uppfyllt, delvis uppfyllt eller inte uppfyllt. MÅL: Bra plats att bo, leva och verka i. HÖG betydelse för uppfyllelse av målet Medborgarna om möjligheterna att kunna påverka. 200 nya bostäder Förbättrat företagsklimat LÅG betydelse för uppfyllelse av målet LÅG måluppfyllelse (röd) HÖG måluppfyllelse (grön) Frågor att besvara under övningen: I. Vad blir den samlade bedömningen av uppfyllelsen när vi väger ihop alla delar? II. Vilken är vår huvudsakliga motivering till bedömningen? III. För kommande målarbete: a. Är resultaten tillräckligt relevanta för att kunna göra en samlad bedömning? b. Är det något perspektiv eller område som saknas? c. Är målformuleringen tillräckligt tydlig? d. Vilka åtgärder föreslås med anledning av svaren på frågorna a-c. 13

Den röda tråden Som en röd tråd kan man följa styrningen från vision, kommunfullmäktiges övergripande mål, nämndmål ut till enhetens mål. Ju närmare brukarna och medborgarna vi befinner oss desto specifikare och konkretare blir målet. Nedan illustreras en målkedja från vision ut till enhetens mål. Vision Tillsammans och med invånarnyttan i fokus, skapar vi framtidens hållbara kommun i hjärtat av Mälardalen. KF-mål Övergripande strategier och planer Vården och omsorgen utvecklar och stärker individens välbefinnande och självbestämmande. Indikator: Andel nöjda brukare med hemtjänst. Socialnämndens mål Tryggheten inom äldreomsorgen ska öka. Indikator: Andel äldre som uppger att det känns tryggt att bo hemma med stöd från hemtjänsten. Hemtjänstens mål Personalkontinuiteten ska förbättras. Indikator: Antal personal som besöker en äldre person med hemtjänst under en 14-dagarsperiod. 14

Ordlista Begrepp Aktivitet Arbetsplan Brobygget Budget Delårsbokslut Delårsrapport Effektivitet Förbättringsgrupp Indikator Kvalitet Förklaring En handling som bidrar till att uppfylla uppställda mål. Aktiviteter ska vara konkreta, tidsatta och ansvarsfördelade. Arbetsplan är ett styrdokument som finns inom förvaltningen på enhetsnivå. Det syftar till att skapa riktning i enhetens arbete i att utveckla verksamheten. Brobygget är vår verksamhetsstrategi där vi synliggjort och lyft fram vår värdegrund och våra principer. Budget är en prognos över framtida planerade ekonomiska händelser. Kommunen är enligt lag skyldig att upprätt minst ett delårsbokslut under innevarande år. Strängnäs kommun upprättar ett delårsbokslut för perioden 1 januari till 31 augusti, se även delårsrapport. Kommunen upprättar två delårsrapporter, en för perioden 1 januari till 30 april och en för perioden 1 januari till 31 augusti. Rapporten omfattar uppföljning av mål för verksamheten och ekonomin. Effektivitet är ett mått hur mycket resurser som lagts ner för att nå specifika resultat. Förbättringsgrupp är en grupp av medarbetare som träffas kontinuerligt för synliggöra och lösa gemensamma problem i syfte att utveckla och förbättra verksamheten. En indikator är ett mått. Dessa är målsatta i kommunens årsplan, kommunstyrelsens och nämndernas verksamhetsplaner och enheternas arbetsplaner. Kvalitet är en tjänsts eller produkts förmåga att tillfredsställa kundernas behov och förväntningar. Exempelvis nöjd kund index. 15

Begrepp Målstyrningstavla Process Strategi Verksamhetsplan Vision Värdegrund Årsplan Årsredovisning Förklaring Målstyrningstavla är ett verktyg för att stödja arbetet med ständiga förbättringar. Tavlan visualiserar riktningen i förbättringsarbetet med mätpunkter, senaste resultat, trendutveckling och aktiviteter. Sammanhängande aktiviteter som skapar ett värde för medborgare och brukare. Strategi är vägval för hur uppställda mål ska nås. Strategier är styrdokument som skapar riktning i hur arbetet i förvaltningen ska ske. Nämndens verksamhetsplan är ett styrdokument där nämndens mål och budget för verksamhetsåret redovisas. Nämnden beskriver här sitt bidrag till kommunfullmäktiges övergripande mål. Visionen är en gemensam ledstjärna som beskriver ett önskvärt framtida tillstånd. Värdegrunden utgår från ledorden utveckling, respekt, tydlighet och öppenhet. Ledorden står för vårt förhållningssätt och den utgångspunkt vi har gentemot medborgare, brukare, förtroendevalda och medarbetare. Årsplan är ett styrdokument som beskriver kommunfullmäktiges övergripande mål och budget. Årsredovisning är en berättelse som syftar till att beskriva hur kommunens verksamheter och bolag utvecklas och i vilken omfattning mål uppfylls. 16