Minnesanteckningar: Nätverksträff om organisation och administration för en effektiv Fordonshantering 29 Mars 2011, Göteborg

Relevanta dokument
Handhavande av fordon

Bilpoolsstrategi för Västra Götalandsregionen

Kommunala fordon - drift och uppföljning. Workshop 24 september 2008 Hållbar Mobilitet Skåne Maria.Losman@ecoplan.

Höörs kommun. Övergripande förstudie av kommunens fordonshantering. Audit KPMG AB 21 maj 2012 Antal sidor: 8

Ny personal. Magnus Wettergren, praktikant, tom 6 mars. Vik Kommunikatör/IT- Administratör

FORDONSPOLICY FÖR ÖCKERÖ KOMMUN

Riktlinjer. Fordonshantering Gäller fr.o.m Antagen av kommundirektören Gäller fr.o.m : Rubrik 8

Energieffektivisering av transporter för kommuner och landsting

Energieffektivisering av transporter för kommuner och landsting

Media på andra språk än svenska Västra Götalands regionen 2005 Mediainköp

Riktlinjer. Fordonshantering. Gäller fr.o.m Antagen av kommundirektören

Västra Götalands Läns RAorganisation. Fredrik Rasmusson

RIKTLINJER. Riktlinjer för kommunens fordon

Dig som är ordförande i den nämnd som beslutar om studieförbundens villkor i Ale

Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen

Ranking Göteborg Företagsklimat

Bilaga 1 Förvaltning, service och reparation av fordonsparken inom Telge och Södertälje kommun

Strategi och riktlinjer för hantering av fordon för kommunkoncernen Stockholms stad Svar på remiss från kommunstyrelsen

Revisionsrapport Kommunens fordon Sölvesborgs kommun

Granskning av kommunens leasingbilar

Policy för Persontransporter och Fordonshantering

Uppföljande granskning: leasingbilar

Som svar på interpellationen vill jag anföra följande

Telefon

Detta är en lättläst version av Vision Västra Götaland Det goda livet Bearbetningen har gjorts av Centrum för lättläst

Fleet Management Stockholms stad

Kommunerna i Västra Götalands och Hallands län Den finansiella profilen

Drivmedels- och fordonspolicy med tillämpningsanvisningar

Webbenkät: Folkhälsoekonomi/sociala investeringar i Västra Götaland

Policy för fordon i Älmhults kommun

Hållbar Mobilitet Skåne

Information pilotprojekt Bilpool i Stadshuset

Riktlinjer för fordon och resor

Inköpspolicy för fordon

SMS-Livräddare 8 Mars 2018 PreHospen Symposium Högskolan Borås. Team PreHospital Samordning Christopher Lundberg

Inledning. Vilken väg skall jag gå? Beror på vart Du skall. Det vet jag inte! Då spelar det ingen roll vilken väg Du tar!

Mänskliga rättigheter

Strategi och riktlinjer för hantering av fordon för kommunkoncernen Stockholms stad

Fordonsriktlinjer för Lunds kommun, antagna av KS

Inkvarteringsstatistik februari 2005

Hantering av fordon inom kommunkoncernen i Stockholms stad Uppdrag att utarbeta ett förslag till strategi

Arbetsmarknadsdata Västra Götalands län

Projekt DiREKT. Hur vi kan uppnå vår utmaning i samverkan Information Närvårdssamverkan Södra Älvsborg

Policy. för resor. Diarienummer: KS2010/ Gäller från:

- KOMMUNFULLMÄKTIGES REVISORER -

SITHS Nationell identifieringstjänst. Vad? Varför? Hur? Framöver?

DRIFTSENHET/(NÄMND/STYRELSE)

Effektivare interna transporter och resor, utredning

Samverkan för en miljöanpassad offentlig upphandling

Riktlinjer för fordon och resor. Beslutad av kommunstyrelsen , 247/17. Dnr KS

Miljönämnden 26 Januari 2011/ Ny Dinau Malin Englund

Gatubolaget. Företagsledning. Entreprenad Konsult Parkering Teknisk Service

Verksamhetsplan. för resor och möten. Diarienummer: Ks2017/ Gäller från: Fastställd av: Kommunstyrelsen

Västra Götalands RA-organisation

Redovisning av nyckeltal för utveckling av ehälsa i kommunerna feb Datum:

Utredning gällande effektiva interna transporter

Fordonspolicy för Vallentuna kommun 24 KS

Centralisering av kommunens fordonspark. Dnr KS

Ersätter: D-LFV , D-LFV och D-LFV Sida: 1 (8)

Fordonspolicy för Vallentuna kommun 21 KS

Företagsamheten 2017 Västra Götalands län

Gammal sanning utmanad av nya spelregler!

Miljöhänsyn i upphandling

Inköps- och upphandlingspolicy

Sol i Väst. Välkomna! Göteborg: 22 September WIFI: Centralhuset Konferens Lösen: CentralKonferens2

Inkvarteringsstatistik december 2004

TJÄNSTEFORDONSPOLICY

Inkvarteringsstatistik september 2004

Fordon och bilpark - antagande av riktlinjer och upphörande av policy

Bättre koll ger energisnåla tjänsteresor RESULTAT FRÅN PROJEKTET INEKT

Målbilder för Koncerngemensam HR funktion och Inköp /upphandlingsfunktion

Kartläggning av SITHS-kompatibla funktioner inom VGK

Redovisning av miljöledningsarbetet 2013 Elsäkerhetsverket

Sammanträde med Överförmyndarnämnden

Effektivare fordonsanvändning i en kommun Tjänstebilpool! Eller var ska vi börja Pernilla Hyllenius Mattisson Trivector Traffic

Handledning för livscykelkostnad vid upphandling

Effektivare tjänsteresor

Inköpta transporter inom kommunal verksamhet. En betydande del av transportarbetet

Hur mycket kostar äldres fallskador i Lysekil

Effektivisering av tjänsteresor inom Landstinget Västernorrland

Inkvarteringsstatistik januari 2006

Heini-Marja Suvilehto

Bilpool för tjänstebilar

Från energikartläggning till åtgärdsplan

Björn Isaksson Björn Isaksson

Västra Götalandsregionen

Kontaktperson Eva Danielsson Friberg/ Jan-Olof Stoor

BUY SMART Green Procurement for Smart Purchasing. Upphandling och skydd av klimatet. D6.3 Nationell skrift om grön upphandling - Sverige.

Fordonspolicy för Huddinge kommun

Miljöbilsstrategi för Malmö stad

Hur många etjänster, inom socialtjänsten, för invånarna var i drift december 2012?

CamsWeb Fordon. computer aided maintenance system. CamsWeb Fordon. Fordonsuppföljning

Bilaga 3, KF 94/2017 Sidan 1 av 13. Centraliserat inköp. H u r, n ä r o c h v a r f ö r?

Rätt fordon som sköts på rätt sätt

Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler

Riktlinjer för resor

Gästnattsrapport februari Källa: SCB och Tillväxtverket Bearbetat av Västsvenska Turistrådet

Policy för inköp och användande av fordon/maskiner

Införande av bilpool. Bilaga KS 2012/7/1. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Planering- och utveckling Per Skog. Kommunstyrelsen

Att installera solceller erfarenheter från deltagarna i Sol i Väst Sammanfattning från intervjuer med 10 offentliga organisationer

Transkript:

Minnesanteckningar: Nätverksträff om organisation och administration för en effektiv Fordonshantering 29 Mars 2011, Göteborg Den 29 Mars träffades nätverket för fordonsfrågor i Göteborg för att diskutera organisation och administration för en effektiv fordonshantering. Therese Näsman började med att hälsa välkommen och Per Schillander berättade sedan om sina erfarenheter av kommunal fordonshantering. Per tog upp att förändringsprocessen ofta rör sig mot ett centralt ansvar från ett decentraliserat ansvar som kännetecknas av att hanteringen är en gemensam syssla med relativt dålig överblick, använder papper och penna system, har låg kompetens och en otydlig kostnadsbild. Det centrala ansvaret karakteriseras ofta av att man har en tjänst som ansvarar för frågan, god överblick, hög kompetens, tydlig kostnadsbild och nya administrationssystem. Fredric Norefjäll tog sedan över och berättade om sitt arbete med VGRs bilpoolsstrategi. Han tog upp att det ofta finns fler likheter mellan stora och små kommuner när det kommer till fordonsadministration. Man måste få ordning och reda på det som läcker i organisationen. När det kommer till kostnader så finns det mycket pengar att spara inte bara i inköp som det ofta är stor fokus på. Det är viktigt att tänka i livscykelkostnader eller total cost of ownership när det gäller fordon. Nedan beskrivs en schablon för kostnadsbilden för hela brukartiden för ett fordon. 10-20% = Inköp, pris, rabatt, ränta 40-50%= Fordonshantering, administration, drift, bruk 35-45%=Avveckling, restvärde, rekonditionering Genom att ha en bra administration och organisation runt fordon får man många nyttor såsom: - Ökade möjligheter att styra till rätt beteende och rätt fordon - Lägre totalkostnad genom rätt antal och typer av fordon - Bättre miljöstyrning o drivmedel, miljörapport m.m, - Bättre säkerhet och arbetsmiljö - Bevarande av värdet på fordonen säkerställs o service och underhåll sköts på rätt sätt - Större flexibilitet för förvaltningarna, bättre system vid bokning och fakturahantering, - Rätt fordon kan användas för rätt ändamål Fredric tog också upp hur det oftast ser ut i organisationerna, vilka nyckeltal som är bra att ta ut och vad som ofta saknas. Efter inledningen var det dags att gå vidare och dela upp sig i grupper och använda sig av metoden appreciative inquiry med frågeställningen - Hur effektiviserar och utvecklar vi vår fordonshantering så att den blir hållbar? Nedan redovisas i korthet vad som diskuterades i storgrupp. Sist i dokumentet finns tabeller med anteckningar från arken som det antecknades på.

Första rundan Vad fungerar bra - KoMma (administrationssystem) - Central fordonshantering - Underkonton i redovisningen, de flesta kostnaderna knyts till ett objekt. Liten procent som inte redovisas. - Återkoppling - Ansvar befogenheter. Måste ha befogenheter för att kunna dra frågorna - Över-undermil kan rotera bilar, - Milrapportering för att kunna jämföra förväntad mot verklig kostnad - Administrationspåslag/månad (300 skr i Trollhättan för att täcka leasingkostnad+administration+drift) (Uppskattad kostnad VGR, 1100 ink allt, bilpoolsadministration, alkolås, upphandling, gasbil, etc.) Andra rundan - Hur vill vi att det skall fungera - Bättre avrop - Bra administrationssystem - Mer tid/resurs - Uppföljning förare/fordon/miljö - Dialog, politiker - Mer bilar i bilpool, styrmedel - Utbilda fordonsförare och brukare, Ecodriving Tredje rundan - Verktyg/hur gör vi - Utbilda användare - Rutiner som användarna känner till och följer - Avtal mindre än 36 månader - Livscykelkostnads analyser för fordon - MSR mall - Optimal avtalstid - Revision - Kartläggning - Lagstiftning - Dialog - Samverkan - Studiebesök hos andra - Kunna beskriva nyttan på olika åtgärder ekonomiska och miljömässiga - Skaffa det interna mandatet - Få bokarna att boka i rätt tid - Avtal för fler orter - Få cheferna att samåka Att göra när vi kommer hem: - Skövde: Se över så att avtalen följs bättre på bilarna - Lidköping: Ta stöd i bilpoolsrapporten och ta upp med chefen att försöka återinföra en fordonssamordnare - Mark byter till Härryda, målet är att göra en kartläggning i den nya kommunen - Göteborg (Kärra): Identifiera dolda kostnader och övermil. Använda rapporten och bilderna för att förklara - Tranemo: Utvärdera bilbokning, fortsätta arbetet

- Partille, utvärdera bilpoolen, hur den har fungerat och vad man kan förbättra och effektivisera - Göteborg (Hisingen); Se över bilpool, användandet, avtal - Munkedal: åka till Trollhättan för studiebesök (systemet KomMa) - Tanum/Lysekil/Sotenäs/Munkedal: se över utbildning, - Trollhättan: Dela ansvar med fler, förbättra rapporterna för att få ut informationen till, få mer tid. Pärm för rutiner, arbetsplatsträffar. - Ale, lobba för att göra förändring, har ingen central organisation vill närma sig detta En avslutande diskussion om nästkommande träffar och ämnen ägde sedan rum. Under våren kommer ett webbseminarium om LCC för fordon att anordnas samt lite information om den nya lagen Miljökrav vid upphandling av bilar och vissa kollektivtrafiktjänster DS 2010:31. Vi fortsätter i övrigt på de teman som identifierades vid startmötet i november: ISA/Alkolås Nya bränslen/bilar Fordonsekonomi/administration/hantering

Grupp 3 (Munkedal, Lysekil, Sotenäs, Tanum) Bra Saknar/vill ha Åtgärd Centralt ansvar Utbilda Samverkan mellan kommun fordonsförare/brukare Fast månadskostnad Politik som är Dialog verklighetsförankrad Befogenheter Alkolås, uppföljning/rutiner Samarbete Objektnr/bil Förenkla upphandlingskrav Tid/pengar Tydlig styrning genom ISA fordonsupphandling Närhet Minimera skador Översikt Delaktiga Policy (fordon, resor, transport) Dialog Feedback Samarbete över kommungränser Grupp 4 (Partille, Lidköping, GBG Hisingen, Herrljunga/Vårgårda) Bra Saknar/vill ha Åtgärd GBG Hisingen Dagligverksamhet tvättar och Boka i rätt tid städ Telematik Effektiv bokning/nyckel Snabb hjälp vid problem Möjlighet att delmötet direkt från bokningssystemet Detaljerad uppföljning Lidköping Fordonssystem Kostnadsdebitering IT systemet BOKA som är kopplat till adrito Herrljung/vårgårda Anskaffning och avyttring Telematik i samtliga fordon IT stöd för central administration (it systemet boka) rutiner för skötsel av fordon, (service, skador, däck) Partille Uppföljning Ansvarig/bil Forum/återkopplingsmöte

med bokningsteamets ägare Centraliserad, egen verkstad 10-12 personer/bil Praktiska åtgärder och lösningar för att minska service och admin Tankning, krav på mil och id-koll Grupp 2 Bra Saknar/vill ha Åtgärd (Alla) Tranemo Installerat positioneringssystem i poolbilar, registrerar mil, förbrukning och körtid Kommunen har en bestämd fordonspolicy Skövde Fullmäktigebeslut på gemensam fordonscentral Har hittat ett bra administrationssystem som vi är på väg att införa: KomMa från fristads konsult Vårgårda Kommun har beslutat om drivmedel: Gas Hjälp med livscykelanalyser Mer tid Mer professionellt fordonsansvar Visa på nyttan av olika åtgärder Viktiga personer som pekar på ekonomiska och miljömässiga vinster Nätverk Studiebesök Erfarenhetsutbyte Partille: Central fordonsansvarig med ansvar för kommunens alla fordon Alla/Flera Service och reparation på egen verkstad Bilpool för anställda för att minska användning av privat bil i tjänsten Tydligare riktlinjer för resor i tjänsten Mer tid Bra system för uppföljning av drivmedelsförbrukning per bränsleslag Få val av bilmodeller i bilpooler Ekonomiska spelregler, fondera medel

Grupp 1 och 5 Bra Saknar/Vill ha Åtgärd Ramavtalstrogenhet Kartläggning Revision KomMa Bra fungerande serviceavtal Kartläggning administrationssystem All data i excelfil bra rapportering av skador Lagstiftning Bilbokning, 2MA Samordnat ansvar Utbildning genom klimatkompensationspengarna System, KomMa som ger bra Utbildning ecodriving/smart Policy översyn för brukarna körning Centralisering Bilbokning 2MA Tid för kvalitetssäkring Rutiner som är kända av alla Dialog Dialog mellan brukarna och Synliggöra rutiner fordonsadministratör 36 mån avtal Kvalitetssäkring Hinna rapportera till miljösamordnare Hinna med uppföljning Bättre rutin för att få in körsträcka Fortsätta påbörjat arbete för att förbättra centralisering Mindre av akuta frågor så att det finns tid att återrapportera Helt centraliserat det skulle löna sig