Statusrapport 11 1(10) Statusrapport espir (Samverkande Processer i Regionen) Innehåll Vad har hänt sedan förra statusrapporten (2015-05-28)... 1 Övergripande... 1 Status styrning av espir... 2 Status arbetsmål 1-4... 3 Arbetsmål 1. Beslutsstöd Psykiatri... 3 Arbetsmål 2. Ensad remisshantering... 6 Arbetsmål 3. Ensa Läkemedelsmodulen... 8 Arbetsmål 4. Samverkansmodell... 9 Vad händer närmaste perioden... 9 Utmaningar, hinder, förväntningar... 9 Kartläggning av nya initiativ kopplat till Cosmic inom regionen... 10 Vad har hänt sedan förra statusrapporten (2015-05-28) Övergripande Alla arbetsmålen inom espir går bra framåt med konkreta resultat. Styrningsformen med Cosmic 8.1 projektledare direktrapporterande till espir styrgrupp inom Arbetsmål 3, Lika inom läkemedelsmodulen, fungerar bra. Det är avgörande att espir genomförande går i takt med lokal förvaltning och drift av Cosmic inom RJL, RÖ och LKL. Programledningen kommer därför förstärkas med deltagande från förvaltningsledningen från LKL, RÖ och RJL. Samarbetet inom Cosmic 8.1 går bra framåt. Flera regionsgemensamma arbetsgrupper är etablerade och samarbetar kontinuerligt inom de nya delarna inom Cosmic 8.1, se nedan under arbetsmål 3. Styrgruppen beslutade att espir ska starta förstudie för eremiss. eremiss är ett bra projektval för att bygga verksamhetsnytta och etablera samverkansformer för Sydöstra sjukvårdsregionen.
Statusrapport 11 2(10) Programplan för espir finns framme och är godkänd av styrgruppen. Styrgruppens ambition är att espir fortsätter 2016. Programmet tar fram förslag till innehåll för 2016 och stämmer av med styrgruppen under hösten Programledningen arbetar med information som ska placeras på RSL hemsida samt som ska kunna stödja ledningarna i regionen när de ger information om espir. Materialet arbetas fram av en kommunikatör tillsammans med programledningen med stöd espir styrgrupp. Allt material kommer slutligen remissas till och godkännas av espir styrgrupp. Programmet kommer genomföra en nyttoanalys för var det finns störst värde och hur långt det lämpligt att uppnå likhet inom Cosmic inom SÖ sjukvårdsregionen. Nyttoanalysen kommer inte vara omfattande men ska ge vägledning t.ex. för styrgruppen vid inriktningsbeslut och vid upprättande av strategisk plan. Programmet arbetar med gemensamma riktlinjer för vårddokumentation inom SÖ sjukvårdsregionen. Detta arbete förankras med styrgruppen samt berörda instanser inom respektive landsting/region. Programmet stödjer RÖ arbete med Barnhälsovårdmodulen i syfte att uppnå en regionslik uppsättning. Programmet arbetar även med att knyta kontakter mellan förvaltningarna vid införande av ny funktionalitet t.ex. var RÖ och LKL inbjudna av RJL till en workshop med verksamheten kring införande av TM. Status styrning av espir Det är avgörande att espir går i takt med lokal förvaltning och drift av Cosmic inom RJL, RÖ och LKL. Det är också viktigt att espir samverkar med förvaltningsrådet inom R8 programmet. Därför kommer programledningen av espir utökas med Sydöstra sjukvårdsregionens förvaltningsledare för Cosmic inom RJL, LKL och RÖ. De är även representanter i R8 Förvaltningsråd. Detta kommer bidra till att espir kan ta beslut som ligger i linje med respektive landsting/regions lokala förvaltning, samt i linje med R8 programmet. espir har även knutit kontakt med ekonomifunktionerna inom respektive landsting/region. Stödet är inte utökat från tidigare, det är främst för att alla ska ha en gemensam bild av ekonomin samt tydliggörande vilka som berörs och för att underlätta kommunikation. Bengt Öberg, objektägare för Cosmic LKL går i pension efter sommaren 2015. Hans roll i espir kommer växlas över till Dan Johannesson, Verksamhetschef Ortopedkliniken, Länssjukhuset Kalmar
Statusrapport 11 3(10) Beslutad styrning sker idag enligt bild nedan: Status arbetsmål 1-4 Arbetsmål 1. Beslutsstöd Psykiatri De fyra olikheterna inom psykiatrimodulen med aktuell status beskrivs nedan: Olikhet 1 - Ändra vårdform från 4 till 6b RÖ har genomfört ändringen. Det innebär att alla tre är lika. Olikhet 2 - Ändra vårdform där HSL till frivillig vård espir rekommenderar att vi inte ändrar innan vi vet om HSL ska ändras. Enligt regeringskansliet kommer ändringen av HSL ske tidigast 1/1 2016, om regering och riksdag godkänner propositionen. Kraften styr istället över till olikhet 4 nedan.
Statusrapport 11 4(10)
Statusrapport 11 5(10) Olikhet 3 - Ändra RÖ sökord Kommentar till Den hanteras inom olikhet 4 nedan. Den är svår att ändra och därför inte prioriterad. Det beror på att kommentar till kopplar till RÖ information om beslut till Förvaltningsrätten samt hur dessa beslut synliggörs/kommenteras i den kronologiska journalen. Olikhet 4- Ändra aktiviteter, sökord och fasta val Ytterligare 2st regionsgemensamma arbetsmöten har genomförts och nästa är planerat till 27 augusti. Alla ca 100 aktiviteter, sökord och fasta val inom psykiatrimodulen är nu genomgångna. En majoritet av dessa var den regionsgemensamma gruppen överens om hur de skulle hanteras för att uppnå regionslikhet. De områden som bedömdes som extra svåra valde arbetsgruppen att avvakta med. De var kopplat till olika arbetssätt i verksamheten t.ex. olikheter i beslutsrätt, olika användning av vårdplan, olika säkerhetsnivåer. Resultatet är en lista på åtgärder som respektive förvaltning behöver fortsätta att arbeta med för att uppnå likhet inom regionen. Fokus är de ändringar gruppen tagit fram lösningar för. Därefter, när ändringar genomförts i system och verksamhet, kan arbetet gå vidare till kvarvarande svåra områden. Viktigt är att fortsätta att fokusera på områden där man kan nå resultat. Huvuddelen av deltagarna i arbetet med psykiatrimodulen har inte en fast roll i espir, utan frigör tid från sitt ordinarie pågående arbete i den lokala förvaltningen och frigör tid till espir för att hitta fram i likaarbetet inom psykiatrimodulen. Arbetet har präglats av att hitta de bästa lösningarna, att ta intryck av varandra arbetssätt och att samarbeta för att hitta lösningar, därefter följer likhet mer naturligt. De som arbetar med detta är bl.a.: Lotta Sjökvist (RJL) Susanne Leijonberger (RJL) Stig Johansson (RJL) Johan Assarsson (RJL) Britt Karlsson (RJL fast roll i espir) Carina Lundahl (RÖ) Heléne Stolt (RÖ) Sanna Åsberg (RÖ fast roll i espir) Affe Linden (LKL) Cecilia Revelj (LKL) Christina Eklöv (LKL) Pär Petersson (LKL) Ingemar Karlsson (LKL fast roll i espir), Mariana Eriksson (LKL)
Statusrapport 11 6(10) Arbetsmål 2. Ensad remisshantering eremiss Pilotinförande Syftet med funktionaliteten i eremiss är att underlätta samarbete kring remisshantering. Det gör det även till ett bra och naturligt projektval för att bygga samverkansformer för Sydöstra sjukvårdsregionen. Programmet har tagit fram ett förstudiedirektiv för eremiss som har godkänts av styrgruppen. Förstudien kommer starta när regionens projektkontor ordnat en förstudieledare. Syftet är att förstudien ska vara klar under kvartal 3. Beskrivning av eremiss pilotinförande Leveransen är en driftsatt pilot där remisshantering förändras från pappersremiss till elektronisk överföring av information. Förstudien ska föreslå lämplig process. Ett förslag är remissflödet för gyncancer om det är lämpligt för alla tre landsting/regioner. Processen ska godkännas av styrgruppen. Stark koppling till Standardiserade vårdförlopp och Regionens strategiska mål Samverka kring ehälsotjänster för gemensamma vårdprocesser regionsgemensamma vårdprocesser och IT-stöd och Pilotinförandet ska ge beslutsunderlag för ett fortsatt breddinförande av eremiss i Sydöstra sjukvårdsregionen e-remiss bidrar till följande verksamhets- och patientnytta Ökad patientsäkerhet Bättre informationskvalitet Förutsättningar att följa och följa upp remissflöden för vårdgivare och patient Snabbare tillgänglighet informationsöverföring Bidrar till en obruten vårdprocess över landstingsgränser. Lägre administrativa kostnader Ökar förutsättningen för likvärdig och jämlik vård. Lika i remissmodulen Syftet med espir arbetsmål 2 var att åstadkomma likhet i ny funktionalitet i Cosmic R8.0, med fokus på den nya remissmodulen. Likaarbetet skulle genomföras inom kvarvarande tidsramar för de tre R8.0 införandeprojekten inom sydöstra sjukvårdsregionen. Eftersom espir startade samverkan med R8.0 projekten efter projekten startat begränsade det handlingsutrymmet.
Statusrapport 11 7(10) espir samarbetade med R8.0 införandeprojekten och delade upp arbetet i två delar: Det som kunde implementeras lika inom kvarvarande tidplan för R8.0. Det som inte gick att implementera lika inom kvarvarande tidplan för R8.0 bl.a. det med: o Stor påverkan på vårdens processer och arbetsflöden, t.ex. olika kategorier på remisser, obligatorisk eller inte obligatorisk remiss. o Påverkan ramverket t.ex. behörigheter och enhetsträd o Koppling till ekonomisystem och ersättningssystem o Påverkan på utdata som ger beslutsstöd till respektive landsting/regions ledningssystem. o Koppling till olika organisationsstrukturer Resultat och slutsats Lika i remissmodulen Inom den nya remissfunktionaliteten åstadkom espir tillsammans med införandeprojekten för R8.0 inom sydöstra sjukvårdsregionen följande resultat i likhetsarbetet: Lika implementerad funktionalitet (ca 40%) Viss skillnad i implementering, men tillräckligt lika för att verksamheten ska känna igen funktionalitet. Denna funktionalitet hade koppling till befintliga vårdprocesser och/eller ramverk som inte gick att göra lika inom tidsramarna för R8.0. (ca 30%) Olika implementering. Detta var förändringar, ofta med stor påverkan på ramverk och vårdens processer som inte var möjliga att göra lika inom ramarna för R8.0. (ca 30%) espir bedömer att åstadkomma likhet i det som har direkt koppling till ramverket t.ex. behörigheter och enhetsträd skulle kräva motsvarande ett nytt breddinförande av Cosmic. Svårighetsgraden är motsvarande på de delar som kopplar till landstingets ledningssystem t.ex. utdata. espir rekommenderar därför att avvakta med att likajustera kvarvarande delar tills nästa större uppdateringar av remissmodulen. Denna funktionalitet redan är testad och verksamheten är utbildad, och i Östergötland är funktionaliteten redan driftsatt i verksamheten. En justering skulle innebära att man får backa på utrullad funktionalitet. Det är bättre att fokusera på funktionalitet som inte är driftsatt ännu och använda tillgänglig remissexpertis i förvaltningen till eremiss.
Statusrapport 11 8(10) Arbetsmål 3. Ensa Läkemedelsmodulen Styrningsformen fungerar bra med de tre R8.1 projektledarna (RÖ, RJL, LKL) direktrapporterande till styrgrupp espir. Se nedan för sammanfattning av regionssamverkan sedan sista rapporten. Regionsstatus inom läkemedel: Medicinisk expertis inom regionen arbetar med hantering av varningar. Det pågår samarbete kring behörighetsprofiler. Senaste regionsgemensamma arbetsmötet genomfördes 10 juni. LKL har genomfört WS kring behörigheter med RÖ och RJL Utskriftsrapporter för regionen kommer genomföras av LKL Regionsstatus inom uppmärksamhetssignalen Det har genomförts en gemensam genomgång av migreringen/överföringen av UMS En riskanalys har genomförts på ett regionsgemensamt möte 23 juni. Resultatet var bl.a. analysen och en åtgärdsplan. Regionsstatus inom Utbildning: Ett arbetsmöte genomfört 12 juni. Det omfattade utbildningsstrategi, utbildningsplanering, material och genomförande. Nästa arbetsmöte inplanerat till 11 september. Status inom LM mallprojektet: Regelverk, riktlinjer och handbok på remiss till LM mall projektets referensgrupp i början av juni Fördelning av kundspecifika mallar mellan kunderna överenskommen och kommunicerad Lagring och åtkomst vid driftsättningen av R8.1 arbete pågår enligt plan Utbildningsmaterial arbete pågår enligt plan Mallverkstad gemensam kickstart för mallarbetet planeras v39 Buggar i export/import-funktionen Cambio utreder och rättar kommer i v43-leveransen Utöver ovan har det även genomförts regionssamverkan inom Översikter och Arketyper. Osäkerheten kring eventuellt ytterligare förseningar hos Cambio påverkar inte espir ännu. Vi kan fortsätta arbetet. Däremot kommer de lokala projekten att påverkas tidsmässigt, men än så länge hanteras det lokalt tills det finns en ny plan att arbeta mot. Målsättningen är att alla tre regioner/landsting i SÖ sjukvårdsregionen ska starta med R8.1 inom samma kvartal.
Statusrapport 11 9(10) Arbetsmål 4. Samverkansmodell Programmet har prövat samverkansprocessen för Psykiatrimodulen. Viktiga resursbehov som återkommer är tillgång till förvaltningsledningen samt verksamhets och ämnesexperter t.ex. termer och begrepp och juridik. Programmet arbetar vidare med att stärka dessa behov, t.ex. med att förvaltningsledningen nu ingår i espir programledning. Bild nedan är den översta processnivån, processen har fler nivåer och utvecklas och testas Espir - Samverkansmodell Sydöstra sjukvårdsregionen v0.1 tillsammans med espir styrgrupp. Översiktsbild Kvalificerat regionalt initiativ Behov av samordning i Sydöstra sjukvårdsregionen Kvalificeringsfas Initieringsfas Beslutad genomförandeplan Genomförandefas Etablerad samordning Uppdragsbeskrivning Vad händer närmaste perioden Det sker arbete inom alla arbetsmålen. Det som kan lyftas fram är bl.a. Stödja förvaltningarna i arbetet med det fortsatta förändringsarbetet inom psykiatrimodulen Fortsatt samarbete inom Cosmic 8.1 Att tydliggöra styrgruppens roll i samverkansmodellen Att genomföra förstudien för eremiss Arbete med plan för 2016. Denna plan måste synkroniseras med de lokala planerna för Cosmic förvaltningarna inom SÖ sjukvårdsregionen. Genomföra nyttoanalys Hitta former för att stödja ett olika typer av samarbete mellan Cosmicförvaltningarna inom SÖ sjukvårdsregionen Utmaningar, hinder, förväntningar Fortsatt risk är att espir krockar med R8 programmet eller att förseningar inom R8 programmet påverkar avseende gemensamma resurser som ingår i både R8 programmet och espir. Riskåtgärden är att ha en fortsatt nära kontakt med förvaltningsledningen i planering av initiativ inom espir. Att espir aktiviteter krockar med lokal drift. Riskåtgärden är att ha en fortsatt nära kontakt med förvaltningsledningen i planering av initiativ inom espir.
Statusrapport 11 10(10) Kartläggning av nya initiativ kopplat till Cosmic inom regionen Denna kartläggning uppdateras kontinuerligt tillsammans med förvaltningsledningarna inom programmet. Syftet är främst att ge en överblick och insikt i de andras planer för att finna nya samarbetsområden. Det är genom det nya vi har bäst möjlighet att nå regionslikhet. Gröna fält är nyheter eller förändringar i befintlig funktionalitet. Det är där espir fokuserar.