Handbok för administratörer inom yrkeshögskolan April 2013
Innehållsförteckning Att administrera en utbildning inom yrkeshögskolan................................................... 3 En utbildning från start till slut.......................................................................................... 4 Ansöka om användarkonto......................................................................................... 5 Fylla i uppgifter på Mina anordnarsidor.................................................................... 5 Skicka startsignal.......................................................................................................... 6 Fylla i studerandelistan och rekvirera statsbidrag för första gången.................. 6 Ny rekvisition var 6:e månad...................................................................................... 7 Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis....................................... 7 Skicka slutsignal.......................................................................................................... 8 Skicka in betygssammanställning............................................................................. 8 Kompletterande betygssammanställning................................................................ 8 Resultatuppföljning sker 6 månader efter examen................................................ 9 Ändringar.............................................................................................................................. 9 Ansökningar som görs via mina anordnarsidor........................................................ 9 Ansökningar som görs med blankett...................................................................... 10 Övrigt................................................................................................................................... 10 Utfärda utbildnings- och examensbevis.................................................................. 10 Kontaktuppgifter till myndigheten........................................................................... 10 Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 2
Att administrera en utbildning inom yrkeshögskolan Som administratör för en utbildning inom yrkeshögskolan skapar du grunden för utbildningens kvalitet. Det är också du som ser till att de studerandes betyg och examina dokumenteras på ett korrekt sätt vilket borgar för de studerandes rättssäkerhet. Detta är bara några exempel på de viktiga uppgifter som du kommer att utföra som administratör. Den här korta handboken ger dig vägledning kring några av de vanligaste administrativa uppgifterna, i vilken ordning de ska utföras samt svar på vanliga frågor om hur de ska utföras. Då dokumentet främst riktar sig till dig som administrerar en utbildning för första gången hålls det på en övergripande nivå. Antagligen kommer du i ditt arbete att stöta på frågor som inte besvaras i den här korta handboken och då är du välkommen att kontakta myndigheten via telefon eller e-post. Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som myndigheten anger. Dels hjälper det myndigheten i dess arbete att genomföra tillsyner, betala ut statsbidrag och godkänna ändringar i tid. Dels underlättar det för er själva då det kan vara svårt och tidsödande att återskapa uppgifter i efterhand när studerande har flyttat och personal har slutat.! Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som myndigheten anger. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 3
En utbildning från start till slut Från att en utbildning har blivit beviljad till att den lämnar yrkeshögskolan finns det ett antal administrativa uppgifter som måste genomföras. Det finns obligatoriska uppgifter som gäller för samtliga utbildningar, som att t.ex: q skicka in startsignal q fylla i studerandelistor q skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis q skicka in betygssammanställningar Det finns också möjlighet att göra ändringar och ansökningar som inte är obligatoriska men som kan bli nödvändiga för just din utbildning. Kanske behöver du flytta fram startdatumet, anta fler studerande efter att omgången påbörjats eller göra förändringar i utbildningsplanen. Vissa av dessa uppgifter går att göra direkt på Mina anordnarsidor medan andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. De obligatoriska uppgifterna för alla utbildningar följer en tidslinje där varje del bör vara avklarad innan du går vidare till nästa steg. Genom att titta på nedanstående schema kan du försäkra dig om att alla nödvändiga uppgifter har blivit gjorda i rätt tid och i rätt ordning. 1. När utbildningen är beviljad eller du är nyanställd. Ansök om användarkonto till Mina anordnarsidor. 6. 2 månader innan utbildningens avslut. Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis. 7. Senast 3 veckor efter utbildningens avslut. Skicka slutsignal. 2. När du har fått användarkonto. Fyll i uppgifter på Mina anordnarsidor. 5. Var 6:e månad. Ny rekvisition. 8. Senast 3 veckor efter utbildningens avslut. Skicka in betygssammanställning 3. Dagen då utbildningen startar. Skicka startsignal. 4. 3 veckor efter start. Fyll i studerandelista och rekvirera. 9. 6 månader efter utbildningens avslut. Resultatuppföljning. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 4
Tänk dig att administrationen för utbildningen startar uppe till vänster när utbildningen blivit beviljad, varpå den följer schemat och avslutas i och med resultatuppföljningen. Om det finns omgångar kvar inom utbildningen så börjar processen om igen på den tredje rutan från start. Ansöka om användarkonto När din utbildning har blivit beviljad, eller om du är nyanställd hos anordnaren, ska du omgående ansöka om ett personligt användarkonto för Mina anordnarsidor. Mina anordnarsidor nås via myndighetens hemsida och mycket av din kontakt med myndigheten går genom denna sida. Här finner du även blanketten för att ansöka om användarkonto. Ditt användarkonto på Mina anordnarsidor är personligt och det är därför viktigt att du kontaktar myndigheten för att avaktivera användarkontot ifall du byter jobb, eller om du av någon annan anledning inte längre ska använda det. Fylla i uppgifter på Mina anordnarsidor När du har mottagit inloggningsuppgifter till Mina anordnarsidor ska du fylla i uppgifter om utbildningen och din organisation. En del uppgifter kopieras per automatik från ansökningswebben men bör kontrolleras och uppdateras om de inte är korrekta. Tänk på att mycket av den information som du fyller i här även visas på hemsidor som presenterar utbildningar som till exempel: arbetsformedlingen.se, utbildningsinfo.se, allastudier.se samt på myndighetens egen söksida yrkeshogskolan.se. Dessa hemsidor är ett effektivt verktyg för att sprida information om din utbildning och därmed få så många och så intresserade sökande som möjligt. Fyll därför i korrekt information om utbildningen. Du bör fylla i informationen omgående så att fler kan hitta just din utbildning när de söker efter utbildningar. Det gör du på Mina anordnarsidor under fliken Utbildningar. Uppgifter som ska fyllas i: q vilka som sitter i ledningsgruppen q behörighet och urval (gäller utbildningar som beviljats i ansökningsomgångar tidigare än hösten 2010.) q utbildningsledare för utbildningen q sista ansökningsdatum för en omgång q beskrivning av utbildningen Beskrivning av utbildningen kan innehålla: vilket yrke/yrkesområde man utbildas till efter avslutad utbildning, vad man läser under studieperioden, vilka huvudämnen som finns samt hur de är upplagda och vilken typ av tjänster man kan söka efter avslutad utbildning. Information om ledningsgruppen och dess uppbyggnad kan du hitta i faktabladet Myndighetens syn på ledningsgruppsarbete inom yrkeshögskolan på myndighetens hemsida under rubriken publikationer. Det går bra att skriva vakant som studeranderepresentant när du fyller i uppgifter om Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 5
ledningsgruppen. Senast i samband med den första rekvisitionen måste en studeranderepresentant ha blivit utvald och inskriven på Mina anordnarsidor. Det är korrekt att skriva in plusgiro/bankgiro för din organisation utan bindestreck. Om du skriver det med bindestreck måste vi tyvärr avslå uppgiften då vårt system inte kan hantera bindestreck.! Tänk på att mycket av informationen som du fyller i på Mina anordnarsidor även visas på andra hemsidor som presenterar dina utbildningar. Skicka startsignal Startsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har påbörjats. Samma dag som omgången startar kan du skicka in startsignalen vilket du gör via Mina anordnarsidor. För att startsignalen ska gå att skicka in måste ledningsgruppen vara godkänd av myndigheten. I startsignalen anger du: q antalet inkomna ansökningar q antal antagna fördelat på kvinnor och män q verkligt startdatum och preliminärt slutdatum för omgången Fyll alltid i verkligt startdatum. Om en utbildning startar den 1:a, vilket automatiskt står som startdatum, ska du ändå ändra startdatumet till den 1:a. Startsignalen måste vara inskickad för att du ska kunna rekvirera statsbidrag för omgången. Fylla i studerandelistan och rekvirera statsbidrag för första gången Fliken för rekvisition syns inte förrän startsignalen är godkänd och det är först 3 veckor efter startdatum som du kan rekvirera. När du rekvirerar statsbidrag för första gången på Mina anordnarsidor fyller du i uppgifter om de studerande som efter beslut i ledningsgruppen har antagits till utbildningen och bedriver studier. Studerande som validerar vissa kurser får du rekvirera för då den studerande är antagen till utbildningen. För att rekvisitionen ska godkännas måste ledningsgruppen ha kompletterats med en studeranderepresentant. Statsbidrag betalas sedan ut varje månad och du kan se utbildningens samlade rekvisitioner på Mina anordnarsidor. Det finns ingen möjlighet att ändra en rekvisition på Mina anordnarsidor efter att den har skickats in. Om du behöver göra ändringar kontaktar du myndigheten och ber oss att avslå den varpå du kan skicka in en ny rekvisition. Vi förväntar oss att du rekvirerar i tid eftersom vi binder upp pengar för beviljade utbildningar. Ställ därför in omgången snarast möjligt om du vet om att starten inte blir av. Ju tidigare vi får in informationen desto tidigare kan vi planera om utbetalningarna och eventuellt omfördela till andra utbildningar som har möjlighet att ta emot fler studerande eller starta fler utbildningar. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 6
! För att rekvisitionen ska godkännas måste ledningsgruppen ha kompletterats med en studeranderepresentant. Ny rekvisition var 6:e månad I samband med att du skickar in startsignalen skapas fasta avstämningsdatum vilka är de datum då kommande rekvisitioner ska skickas in. Dessa infaller var 6:e månad. I samband med rekvisitionen ska du uppdatera studerandelistan så att den är aktuell. Studerande som har avbrutit sina studier ska inte finnas med på listan. Studerande kan efter beslut i ledningsgruppen antas till en utbildning efter att omgången påbörjats. Om du registerar en ny studerande använder du fritextfältet för att upplysa myndigheten om på vilka grunder (validering/tillgodoräknande eller återkomst från studieuppehåll) den studerande har tillkommit på studerandelistan samt vilket datum den har påbörjat utbildningen. Läs mer om rekvisitionshanteringen i faktabladet Rekvirering av statsbidrag vid studieuppehåll och studieavbrott som du hittar på myndighetens hemsida under rubriken publikationer. Skicka in underlag för Europasstillägg till examensbevis Europass förenklar för arbetsgivare att förstå betyg från andra EU-länder och gör det på så vis enklare för individer att söka jobb i andra EU-länder. Det är utbildningsanordnaren som i samverkan med sin ledningsgrupp ansvarar för att utarbeta underlag till Europasstillägg till examensbevis för yrkeshögskoleutbildningar. I enlighet med föreskrift ( MYHFS 2012:1) ska det ske senast två månader innan utbildningen avslutas. Utifrån underlaget färdigställer myndigheten sedan tillägget och gör det tillgängligt för nedladdning. All information om framtagning av Europasstillägg finns att tillgå på myndighetens hemsida.! Tänk på att föreskriften ålägger utbildningsanordnaren att skicka in underlag för Europasstillägg 2 månader innan utbildningens avslut. Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 7
Skicka slutsignal Slutsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har avslutats. Senast 3 veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in den via Mina anordnarsidor. I slutsignalen anger du: q det verkliga slutdatumet q vilka som tagit examen q andelen kvinnor och män Du ska skicka in slutsignalen även om någon studerande inte är klar men planerar att komplettera kurser och ta examen senare. Detta gäller även om du har ansökt om och fått beviljat att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period. Om utbildningen omfattar mindre än 200 Yh-poäng, och därmed inte leder till examen, ska du lämna examensrutorna tomma. De studerandes resultat redovisar du för i en betygssammanställning som beskrivs nedan. Skicka in betygssammanställning I betygssammanställningen redovisar du: q de studerandes resultat q betyg q examina q vilka kurser utbildningen innehåller Att dessa uppgifter arkiveras hos myndigheten är en avgörande del i de studerandes rättssäkerhet. De studerande kan behöva dessa uppgifter exempelvis för att kunna visa vilken kompetens de har ifall de har förlorat sina examenspapper eller om de ska intyga för CSN att de har studerat under den period de har tagit lån för. Genom att samla dessa uppgifter hos myndigheten finns det alltid en möjlighet att få fram dem vid behov, men i första hand ska dessa uppgifter lämnas ut av anordnaren. Myndigheten skickar ut en Excel-mall med förifyllda uppgifter om utbildningsomgången och de studerande, till den e-postadress som är angiven på Mina anordnarsidor, någon månad innan utbildningen slutar. Om du inte har fått mallen kontaktar du myndigheten. Senast 3 veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in betygssammanställningen till myndigheten, både i elektronisk form och i pappersform, underskriven av ansvarig utbildningsanordnare och/eller ledningsgruppens ordförande. I betygssammanställningen ska samtliga studerandes prestationer finnas med, även betyg och studieavbrottsdatum för de som inte genomfört hela utbildningen. Datum för utfärdande av utbildnings- eller examensbevis ska också finnas med. En längre beskrivning finns att läsa under fliken Instruktion i Excel-mallen. Kompletterande betygssammanställning Om en studerande klarar av kurser och/eller examineras efter omgångens avslut är det mycket viktigt att du skickar in en kompletterad betygssammanställning. Enklast är att spara den fil du tidigare skickat in och lägga till nya uppgifter om betyg eller examen i denna. Kompletterade betygssammanställningar skickas in precis som vanliga be- Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 8
tygssammanställningar, i elektronisk form och underskrivna i pappersform. Resultatuppföljning sker 6 månader efter examen 6 månader efter att en utbildningsomgång avslutats ska du följa upp hur de examinerade studerande lyckats i sin yrkeskarriär. Du ska redovisa uppgifter om deras huvudsakliga sysselsättning och om de har arbete inom det område som utbildningen var riktad mot. Uppgifterna skickas till myndigheten via ett webbformulär på Mina anordnarsidor. Mer information om resultatuppföljningen kommer att skickas ut i samband med att utbildningen avslutas till den e-postadress som du registrerat i era kontaktuppgifter. Om din utbildning omfattar mindre än 200 Yh-poäng, och därmed inte leder till examen, så skickar vi ut en anpassad mall för resultatuppföljning. Då ska du redovisa resultaten för de studerande som klarat av minst G i alla kurser. Ändringar Det finns tillfällen då du som administrerar en utbildning behöver göra ansökningar av olika slag. Det görs i vissa fall direkt via Mina anordnarsidor och i vissa fall genom att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. Ansökningar som görs via Mina anordnarsidor På sidan 5 beskrevs vilka uppgifter du bör fylla i på Mina anordnarsidor. Dessa uppgifter kan du vid behov ändra: q vilka som sitter i ledningsgruppen q beskrivning av utbildningen q utbildningsledare för utbildningen q utbildningsplanen Utbildningsplanen: Om det ska göras ändringar i utbildningsplanen gör du en ansökan om ändring av utbildningsplan som myndigheten sedan granskar och godkänner eller avslår. För utbildningar som beviljats i ansökningsomgång hösten 2010 eller senare görs ansökan om ändring, även behörighet och urval, genom att redigera utbildningsplanen via Mina anordnarsidor. För utbildningar som beviljats vid en tidigare ansökningsomgång ska du fylla i en blankett som finns på Mina anordnarsidor. För en omgång som ännu inte har startat kan du även ändra: q behörighet och urval (ändras i utbildningsplanen för de utbildningar som beviljats i ansökningsomgång 2010 eller senare.) q sista ansökningsdatum för en omgång Ställa in en omgång Om det är mer än en månad kvar till startdatum kan du ställa in den via Mina anordnarsidor. I annat fall skickar du e-post till registrator@myh.se och anger varför den ska Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 9
ställas in och hur eventuella sökande/antagna har informerats. Ansökningar som görs med blankett Resterande ansökningar om ändringar måste göras på en blankett som ska skickas in till myndigheten. Blanketterna finns att hämta på Mina anordnarsidor under fliken Blanketter och de regler som gäller för respektive ansökan står på blanketten. Följande blanketter för ändringar och ansökningar finns på Mina anordnarsidor: Ändra: q utbildningens namn q starttidpunkt q utbildningsplan (gäller utbildningar som beviljats i ansökningsomgångar tidigare än hösten 2010.) q studieform q studietakt q utbildningsort q antal KY/YH-poäng q antal studerandeplatser q antal studerandeplatser efter studieuppehåll q byte av ansvarig utbildningsanordnare Ansök om: q statsbidrag för svenska med yrkesinriktning q särskilt pedagogiskt stöd för YH-studerande q särskilt pedagogiskt stöd för KY-studerande q inläsning av litteratur q förlängning/återinträde Förlängning/återinträde: Utbildningar som beviljats i ansökningsomgången hösten 2011 eller senare finns kvar inom yrkeshögskolan i sju månader efter att sista omgången på utbildningen avslutats. Utbildningar som beviljats i tidigare ansökningsomgångar finns kvar inom yrkeshögskolan tills sista omgången avslutas. Efter det går det inte längre att sätta betyg eller utfärda examen. Det är möjligt att ansöka om att utbildningen ska få ingå i yrkeshögskolan under en förlängd period på sju månader. Under förlängningen går det att sätta betyg och utfärda examen. Övrigt Utfärda utbildnings- och examensbevis Mallar för bevisen finns att hämta på Mina anordnarsidor under fliken Mallar. Kontaktuppgifter till myndigheten Har du frågor är du välkommen att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan på telefon 010-209 01 00 (växel) eller via info@myh.se Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 10
Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 11
Rätt kompetens i rätt tid. Myndigheten för yrkeshögskolan Swedish National Agency for Higher Vocational Education Box 145 721 05 Västerås www.myh.se Handbok för administratörer inom yrkeshogskolan 12