TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson 2015-01-13 SN 2015/0024.11.01 Tel 0480-453819 Socialnämnden Uppföljning bostad med särskild service Birgittagården Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Birgittagårdens verksamhet gjordes av socialnämnden 140930 och de sammanfattade intrycken och slutsatserna var att verksamheten fungerade väl med ett tydligt fokus för brukarna och för deras välmående. De förbättringsområden socialnämnden uppmärksammade handlade om att föreskrifterna för Bostad med särskild service, dokumentation, ledningssystem och lex Sarah borde bli mer kända i verksamheten. Man kunde också utveckla rutiner för utrymning, social dokumentation samt hanteringen av klagomål och synpunkter. Verksamheten återkom, med anledning av förbättringsområdena, under hösten med en handlingsplan som tydligt visade att man åtgärdat dessa. Uppföljning av verksamheten görs årligen och kommer nästa gång att göras under hösten 2015. Niklas Hermansson Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Förbättringsåtgärder Kvalitetsuppföljning Socialförvaltningen Verksamhetschef Niklas Hermansson Adress Box 834 391 28 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Niklas.Hermansson@kalmar.se
Förbättringsåtgärder Birgittagården Dokumentation: Nytt datorsystem för dokumentation Magna cura kommer att börja användas efter demonstration och installation i november 2014. Företaget kommer att hålla systemet uppdaterat utifrån socialstyrelsens riktlinjer. Lex Sarah: Skriftliga rutiner SOSFS 2011:5. Finns på Birgittagården och hos ordförande. Rutiner är skapade för att handlägga ärenden enligt författningen Skriftlig information till nya boende/företrädare kommer att uppdateras med information om var man kan lämna synpunkter och klagomål. Utrymningsövningar för de boende är nu inplanerade 2ggr/år. En är nyligen genomförd. Genomgång med personalen angående rutiner vid larm görs i samband med testerna av detektorerna. Synpunkter och klagomål lämnas till ordförande eller föreståndare. Det som går löser man omedelbart. Föreståndare förankrar i personalgruppen. Ärendena dokumenteras och uppföljning sker efter en månad. Två styrelsemöten där synpunkter/klagomål kan lämnas. Vid behov sammankallas extra möten. Kvalitetsdokument uppdateras/skapas med ett antal punkter som kommer att utvärderas två gånger per år. Klart december 2014
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Cecilia Frid Avdelningschef Ingela Möller 2014-09-30 1 (8) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Birgittagården Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Birgittagården Ansvarig chef Sara Fogelström Telefon 0480-49 01 10, 070-309 18 10 Hemsida - Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS9:9 Antal omsorgstagare i verksamheten 5 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Kerstin Lagerlund och Britt Kronberg, Socialförvaltningen Medicinskt ansvarig sjuksköterka Annika Lindquist, Omsorgsförvaltningen och Socialförvaltningen Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Staffan Gezelius ordförande och Sara Fogelström, föreståndare Datum för kvalitetsuppföljningen 2014-09-30 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (8) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten ger intryck av att vara välfungerande utifrån vad företrädare för verksamheten berättar och vad kvalitetsgranskarna kan se. Styrelsen för stiftelsen verkar vara aktiva intressenter och fokus för verksamheten är brukarna och deras välmående. Förbättringsområden Gällande föreskrifter för insatsen Bostad med särskild service, dokumentation, ledningssystem och lex Sarah är inte tillräckligt kända. Verksamheten behöver fundera över vilka rutiner och processer som verksamheten behöver för att uppfylla de krav som ställs i dessa föreskrifter. För bostad med särskild service för vuxna gäller föreskriften SOSFS 2002:9. För dokumentation gäller SOSFS 2006:5 t.o.m. 2014-12-31, fr.o.m. 2015-01- 01 gäller SOSFS 2014:5. För ledningssystem gäller SOSFS 2011:9. För lex Sarah SOSFS 2011:5. De skriftliga rutiner som kvalitetsgranskarna främst anser saknas i vissa delar och behöver uppdateras i andra delar är. - skriftlig rutin för lex Sarah - skriftlig information/introduktion som lämnas till brukare/företrädare För övrigt anser kvalitetsgranskarna att: - Rutiner för utrymning kan göras mer kända till berörda. Utrymningsövningar bör planeras och genomföras minst 2 ggr/år, antingen som praktisk övning eller som en genomgång med personalen där rutiner för personalens agerande vid utrymning gås igenom. - Den sociala dokumentationen kring varje brukare bör utvecklas för att uppfylla kraven. - Verksamhetens hantering av synpunkter och klagomål kan förtydligas. Användbara länkar på nätet är: Bostad med särskild service http://www.ivo.se/tillstand-och-register/lss-tillstand/sidor/bostad-sarskildservice-vuxna.aspx http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2007/2007-101-6 Angående ledningssystem http://www.socialstyrelsen.se/ledningssystem Angående lex Sarah http://www.socialstyrelsen.se/lexsarah http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2013/2013-4- 9/Sidor/default.aspx Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till ansvarig chef i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara.
3 (8) Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att följa den kristna etiken. Ingen alkohol eller tobak förtärs i boendet. Kyrkobesök på söndagar (frivilligt). Inget krav att brukaren ska vara kristen. Representant från kyrkan i styrelsen. Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har verksamhetschef/enhetschef som ansvarar för driften av verksamheten? Föreståndare Sara Fogelström är förskolelärare med specialpedagogisk kompetens. Arbetade i boendet innan tjänst som föreståndare. Tjänstgöringsår på Birgittagården ca fem år. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Undersköterskeutbildning skulle krävas vid nyrekrytering, samt påbyggnadsutbildning kring förståndshandikapp. Personalkontinuiteten är god och nyrekrytering sker sällan. En medarbetare finns kvar sedan starten 1999. Den som arbetat kortast tid har arbetat i två år. All personal uppfyller därför inte de krav man satt upp vid nyrekrytering.
4 (8) Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år? Nej. Under tid som Omsorgsförvaltningen var beställare och i gällande avtal finns/fanns en överenskommelse om att få information om samt delta i kommunens utbildningar. Detta har inte fungerat sedan funktionshinderfrågor organiserats under Socialförvaltningen. Personalen har handledning av en extern handledare en gång per månad. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja. Skriftlig introduktion i punktform avseende larm, brandlarm, dagliga rutiner. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas? Ja muntlig. Gemensamt möte med boendesamordnare på Socialförvaltningen. Samtal med och information till föräldrar och brukare. Besök i boendet. Inskolning genom att brukare är med i vissa delar av verksamheten. Samtliga enskilda på enheten (avser boende) har en särskild kontaktman bland personalen? Ja. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten? 5,086 Hur många personer är anställda? Fem ordinarie tjänster varav en har heltid och två nästan heltid. Två stycken timanställda räknas med i ovan punkt. Det är två personer som arbetat i verksamheten tidigare och som gått i pension. Hur många personer har arbetat minst ett år? All personal. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas? Ja. All personal skriver på tystnadsplikt. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning? Nej. Har funderingar på att kräva att nyanställda ska begära ut utdrag och lämna.
5 (8) Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild? Alla brukare uppges ha en genomförandeplan som upprättats vid påbörjad insats. Denna revideras inte och följs inte upp utan man uppger att man jobbar vidare med det som är. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras? I varje brukares pärm finns mall för daganteckningar där någon aktivitet per vecka antecknas för hand som inte gäller regelbundna händelser utan sådant som är lite utöver det vanliga. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den? Varje brukare har en egen pärm i vilken genomförandeplan, daganteckningar LSS och HSL, utredningar, färdtjänsttillstånd förvaras. Pärmarna förvaras i brandsäkra skåp. Dokumentation sker i socialförvaltningens gamla mallar. En av socialförvaltningens gamla riktlinjer för dokumentation återfinns i brukarens pärm. Utföraren har inte hållit sig à jour med nya krav och förändringar gällande dokumentation inom LSS. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas? Rutin som finns anger att anmälan ska upprättas av föreståndare och lämnas till ordförande såvida dennes barn inte är berörda, då lämnas anmälan till vice ordförande. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året? Nej. Inga rapporteringar gjorda. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Inga missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden uppges ha inträffat i verksamheten. Verksamheten är inte uppdaterade på gällande föreskrifter om lex Sarah och vad som gäller beträffande delarna: avhjälpa eller undanröja missförhållandet, rapporteringsskyldighet, utredningsskyldighet och anmälningsskyldighet. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas? Ordförande uppger att arbetsrutin finns hos honom. Dock okänd i verksamheten. Informerades senast om på boendemöte 2007.
6 (8) Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål? Nej. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året? Nej. Synpunkter och klagomål hanteras inte enligt föreskrift SOSFS 2011:9 om ledningssystem och tillhörande handbok. Verksamheten uppvisar dock en öppenhet inför att vara lyhörda inför brukares, anhörigas och företrädares synpunkter. Varje fredag hålls en boendeträff där synpunkter kan framföras. Ordförande tar emot synpunkter om boendestandard och annat. Vid styrelsemöten två ggr per år samt vid årsmöte ges utrymme till synpunkter och klagomål. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas? Skriftlig information finns om vilken sjuksköterska i kommunen som ska kontaktas. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten? Nej. Samtliga har egenvård. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas? Nej. Samtliga har egenvård. En fungerande kontakt beskrivs finnas mellan verksamheten och sjuksköterska. En del fall har inträffat avseende en brukare. MAS skickar fallblanketter till verksamheten och ber berörd sjuksköterska informera verksamheten om avvikelsehantering vid nästa besök i verksamheten. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm? Ja, ej kopplat till SoS. Larm finns i gemensamhetsutrymmena samt i varje bostad. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara? Skriftliga rutiner finns. Dessa gås igenom med ny personal. En medarbetare är brandskyddsansvarig. Denne informerar om ändringar ca 2-3 ggr/år vid personalmöten. Utrymningsövningar genomförs regelbundet? Inga planerade utrymningsövningar genomförs, men i samband med att brandlarm satts i gång p.g.a. matos t.ex. har utrymning övats. Återsamlingsplats uppges vara känd av brukare. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Brandab gör brandskyddskontroller 4 ggr/år. Räddningstjänsten kommer med ett intervall på 1½ år.
7 (8) Brandskyddet verkar förutom utrymningsövningar fungera väl. I köket finns brandsläckare och brandfilt. Brandsläckare ska hämtas ut från Länsförsäkringar till alla brukare och placeras i varje lägenhet. Fläktsystemet är utbytt med anledning av brandsäkerhet. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan? Nej. Inget aktivt arbete sker med genomförandeplaner. Några brukare uppges veta att det finns en genomförandelplan. Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor? Ja varje fredag. Föreståndare medverkar varannan gång. Personal medverkar alltid. Boendemöten med föräldrar hålls 1 gång/år. Tillgänglighet Samtliga enskilda (avser boende) har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten? Ja. De enskilda (avser boende) har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt? Ja. Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer? http://www.handisam.se/for-dig-pamyndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebar-tillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pavagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet/). Ja i samband med ombyggnation för flera år sedan. Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten? Nej. Senaste gjordes 2008. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Innan omorganisation som innebar att funktionshinderfrågor flyttades över från Omsorgsförvaltningen till Socialförvaltningen fungerade samarbetet väl. Ingen information gavs inför eller vid omorganisation eller om nya kontaktpersoner. Verksamheten har inte känt till vem man ska vända sig till i olika frågor. Hur fungerar samarbetet med handläggaren?
8 (8) Ingen uppföljning har skett på individnivå av handläggare. Den senaste kontakten man haft med en handläggare var i samband med att en ny brukare flyttade in. Verksamheten vet inte vem man ska kontakta. Viss kontakt har funnits med boendesamordnaren. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Nytt avtal är på gång. Möte har hållits mellan verksamheten, verksamhetschef Niklas Hermansson, ekonom Yvonne Sandin och boendesamordnare Britt- Marie Håkansson. Behov har uttryckts från kommunen av ytterligare boendeplatser. Öppen förfrågan om verksamhetens inställning och möjlighet till utbyggnad med ytterligare en lägenhet. Verksamheten ställer sig initialt positiv till det, såväl som till att ha en satellitlägenhet i nära anslutning till boendet. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Verksamheten önskar information om och möjlighet att gå på utbildningar anordnade av kommunen. Verksamheten påpekar att man har rätt till det enligt ursprungligt avtal.