AVTALSMALL JOURNALSKRIVNING PÅ DISTANS 2016

1(12) AVTALSMALL JOURNALSKRIVNING PÅ DISTANS 2016 AVTALSNR: 2016/00167 1.1 AVTALSPARTER Kunden Leverantören Landstinget Blekinge 371 81 KARLSKRONA Org nr: 232100-0081 Hemsida: www.ltblekinge.se Org nr: Hemsida: 1.2. KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET Kunden Kontaktperson: Monika Johansson E-post: monika-a.johansson@ltblekinge.se Telefon: +46 455 736307 Mobiltelefon: +46 734 471796 Leverantören Kontaktperson: E-post: Telefon: Mobiltelefon:

2(12) 1.3. AVTALSFORM Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella tjänster under avtalsperioden. 1.4. AVTALSOMFATTNING Leverantören åtar sig för Kunden att genomföra uppdrag i enlighet med Kundens förfrågningsunderlag. Avtalade tjänster framgår av Bilaga 1 Kravspecifikation Journalskrivning på distans 2016. 1.5. AVTALSTID 2 år från och med dagen för avtalets undertecknande. Vid avtalstidens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Kunden har rätt att förlänga avtalet med ytterligare maximalt 24 månader. Kunden skall skriftligen påkalla förlängning senast sex (4) månader innan avtalet upphör. 1.6. UPPSTART, RUTINER OCH SÄKERHET Inför avtalsstart skall uppstartsmöte mellan avtalspartnerna hållas på plats hos Kunden för att gå igenom Kundens interna rutiner, IT-förutsättningar och säkerhet, hur tjänstens utförande skall ske samt vilka diktat som skall prioriteras. Uppstartsmöten och övriga förberedelser skall ingå i priset. 1.7. UTFÖRANDE Leverantören skall börja utföra tjänsten omgående så snart Kundens IT-avdelning har gett klartecken avseende tekniska förutsättningar och säkerhet. Det åligger Leverantören att kostnadsfritt tillhandahålla all utrustning dennes personal behöver för att kunna utföra tjänsten. 1.8. KVALITET OCH UTVECKLING Uppdraget skall utföras med den kompetens och kvalitet som Kunden har anledning att förvänta sig av ett välrenommerat företag i branschen. Leverantören skall på ett aktivt sätt bidra till tjänstens utnyttjande och utveckling i den löpande verksamheten.

3(12) För att tillvarata erfarenheter och synpunkter/idéer skall Leverantören kalla och genomföra uppföljningsmöten två gånger per år. Mötet skall hållas i Kundens lokaler. 1.9. PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av uppdraget använda personal med för ändamålet tillräcklig kompetens. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan person vilken Kunden anser sakna erforderlig kompetens, eller med vilken Kunden anser sig ha samarbetssvårigheter. Inträffar omständighet vilken innebär att Leverantören inte kan fortsätta sitt arbete- till exempel att medarbetaren slutar sin anställning eller sjukskrivs- skall Leverantören omedelbart underrätta Kunden om detta. Leverantören skall samtidigt föreslå lämpliga åtgärder så att försening eller annan olägenhet för Kunden undviks. Överenskommelse om förändring av personal skall skriftligt godkännas av Kunden. Leverantören skall- om så är möjligt- se till att ny medarbetare arbetar parallellt med avgående medarbetare. Detta skall ske utan extra kostnad för Kunden. Förändring av personal berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. 2. ANSVAR 2.2. LAGAR OCH STANDARDER För avtalade tjänster skall i Sverige gällande lagar, förordningar och standarder gälla. 2.3. INTRÅNG Leverantören garanterar att Kunden, genom utnyttjande av i avtalet ingående tjänster, inte gör intrång i några andra rättigheter som tillhör tredje man. 2.4. UPPHOVS-/ ÄGANDERÄTT Kunden har äganderätt till Leverantörens arbetsresultat, vilket bland annat innebär att Kunden fritt får utnyttja arbetsresultatet. Kundens äganderätt skall av Leverantören vara fastställd genom bindande förbehåll även i förhållande till av Leverantören anlitade underkonsulter. Leverantören får inte utan skriftligt medgivande av Kunden publicera eller på annat sätt nyttja arbetsresultat eller utredningsmaterial. Enkätsvar och annat utredningsmaterial överlämnas till Kunden när uppdraget är slutfört.

4(12) Har ingånget avtal sagts upp med stöd av punkten Hävning nedan skall Leverantören ställa all information och dokumentation angående uppdraget till Kundens förfogande. 2.5. ANSVAR OCH FÖRSÄKRING Leverantören skall ersätta av honom eller av honom, efter Kundens godkännande, anlitad underleverantör, vid fullgörandet av avtalad tjänst förorsakad skada för Kunden eller tredje man enligt allmänna skadeståndsrättsliga principer. Leverantören skall ha försäkringar och garantiåtaganden som säkerställer att han kan fullgöra samtliga sina åtaganden enligt anbudet, inkluderande avbrott i datordrift och andra störningar. 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1. PRIS Pris per rad är XX SEK. Samtliga priser är angivna netto svenska kronor (SEK) exkl. mervärdesskatt och inkluderar samtliga åtaganden enligt detta avtal. 3.2. PRISJUSTERING Parterna har träffat överenskommelse om vilka priser som skall gälla för ingående tjänster. Avtalade priser skall vara fasta under grundavtalsperioden, dvs två (2) år räknat från avtalets ikraftträdande. Därefter har parterna vid eventuell förlängning av avtalet rätt att högst en gång per år justera priserna. Överenskommen prisändring skall gälla minst 12 månader. Eventuell justering skall ske enligt förändring av, SCB:s Arbetskostnadsindex Labour Cost Index (LCItjm). Ändringens storlek begränsas till detta index förändring under föregående fyra (4) kvartal. Justering görs på 50 % av förändringsbasen. Begäran om prisändring skall ske skriftligt och vara Kunden tillhanda senast 4 veckor före ev. förändring med underlag som styrker förändringen. Prisjustering kan påkallas av såväl Leverantör som Kund En förutsättning för prisjustering är att index förändras med mer än +/- 3 %. Ingen retroaktiv prisförändring accepteras. Valutajusteringar behandlas inom prisjusteringsklausulen.

5(12) Om SCB:s publicering av Arbetskostnadsindex (LCItjm) upphör ersätter Kunden detta med ett motsvarande index. 3.3. LEVERANSTID Avrop kommer att ske kontinuerligt under avtalsperioden. 3.4. LEVERANSFÖRSENING OCH VITE Om uppdraget inte kan genomföras inom avtalad tidsperiod skall Leverantören omgående meddela Kunden, som bedömer om senareläggning ev kan accepteras. Vid leveransförsening skall Leverantören ersätta Kunden för de eventuella kostnader som uppstår pga förändring av leveranstidpunkten. Leverantören ansvarar inte för indirekt skada om inte skadan orsakats uppsåtligen eller av grov oaktsamhet. 3.5. FAKTURERINGSVILLKOR Fakturering får ske först efter fullgjort och godkänt uppdrag månadsvis i efterskott. Om anledning till anmärkning mot verkställd fullständig leverans inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Av faktura skall framgå arten och omfattningen av det arbete som har utförts under den period som fakturan avser. Leverantören får ersättning per rad för faktiskt utförda diktat. Avtalade priser skall inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader såsom exempelvis resor och traktamenten. Inga ytterligare kostander får tillkomma. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. 3.6. FAKTURERING OCH BETALNING Fakturering skall ske via elektronisk faktura enligt SFTIs standard för SVE-faktura. Betalningsskyldighet uppkommer för Kunden först efter fullgjord och godkänd leverans och efter att en helt korrekt elektronisk faktura inkommit till Kunden.

6(12) En faktura anses vara korrekt när: fakturan är avsänd på ett ändamålsenligt sätt fakturan kommit Kunden tillhanda fakturan är utformad i enlighet med Mervärdesskattelagen fakturerat pris överensstämmer med avtalat pris fakturerat uppdrag överensstämmer med levererat uppdrag fakturan innehåller korrekt referenskod (erhålles av Kunden vid uppdrag) 3.7. ANSVARS- OCH VERKSAMHETSKOD Faktura ställs till avropande enhet. Ansvar- och verksamhetskod skall anges på fakturan som Er referens i form av 8-siffrigt nummer som uppges av Kunden. 3.8. DRÖJSMÅLSRÄNTA Om Kunden inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser. 3.9. GARANTI När Kunden så begär skall brister i uppdraget orsakade genom avvikelser från avtalad specifikation åtgärdas av Leverantören. Sådant arbete ingår i överenskommen ersättning och skall av Leverantören utföras utan oskäligt uppehåll. 4. ÖVRIGA VILLKOR 4.1. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Om väsentliga förändringar i förutsättningarna för avtalet inträffar under avtalstiden får parterna uppta förhandlingar härom. Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för Kunden och Leverantören. 4.2. SOCIALA KRAV Leverantören skall senast vid avtalsstart vara ansluten till kollektivavtal eller tillämpa kollektivavtalsliknande arbetsvillkor.

7(12) 4.3. UNDERLEVERANTÖRER Leverantören får inte utan Kundens skriftliga godkännande anlita underleverantör för att utföra del av uppdraget. Underlåter Leverantören att inhämta sådant godkännande äger Kunden rätt att häva avtalet. Leverantören ansvarar för underleverantörs arbete som för eget arbete. Underleverantörs arbete ersätts, om annat inte avtalats, högst enligt de grunder som gäller för arbete utfört av Leverantören. All kommunikation, rapportering, fakturering mm från eventuell underleverantör ska gå genom Leverantören till Kunden. 4.4. ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Gällande avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Kundens skriftliga godkännande. Sådan överlåtelse får inte oskäligen förvägras. 4.5. SEKRETESS Sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För Leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal anställd av Kunden. Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja Kundens uppgifter, vad det än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma Leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som Leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot Kunden och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. 4.6. HÄVNING Part är berättigad att säga upp avtal till omedelbart upphörande om den andra parten väsentligen bryter mot sina förpliktelser och ej vidtar rättelse inom en månad från skriftlig anmaning. 4.7. SKADESTÅND Har avtalet sagts upp med stöd av föregående bestämmelse eller om i avtalet överenskommet innehåll inte uppfylls äger part rätt till full ersättning för den skada han lidit på grund av den andra partens agerande.

8(12) Part som gör gällande att avtalsbrott eller försummelse från andra parts sida föreligger skall vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga eller begränsa uppkomsten av skada, om han kan göra detta utan oskälig kostnad eller olägenhet. 4.8. BEFRIELSEGRUNDER Part befrias från sina åtaganden enligt avtalet om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll och som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att häva avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mera än tre månader. 4.9. EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER Leverantören åtar sig att tillhandahålla, förutom i detta avtal reglerade, ytterligare tjänster för att bistå Kunden vid extraordinära händelser i fredstid. 4.10. UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER Sveriges regioner och landsting ansvarar för att alla invånare har tillgång till en god och väl fungerande hälso- och sjukvård, tandvård och kollektivtrafik. Det är viktigt för oss att bedriva vår verksamhet så att den främjar en hållbar utveckling. I enlighet med det vill vi verka för att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Vi förväntar oss att Leverantören respekterar uppförandekoden och att de gör sitt yttersta för att uppnå kraven inom den egna organisationen och i leverantörskedjan. Detta bör ske genom dialog, transparens och ett öppet samarbete mellan Sveriges regioner och landsting och Leverantören, vilket gynnar båda partner. Varor och tjänster som levereras till Sveriges regioner och landsting ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet FN:s deklaration med korruption

9(12) FN: s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) Leverantören ska stödja och respektera mänskliga rättigheter Leverantörer har ett ansvar för att respektera och främja de mänskliga rättigheterna både inom den egna verksamheten och leverantörskedjan. Leverantören ska försäkra sig om att den inte medverkar, direkt eller indirekt, till kränkningar av mänskliga rättigheter. Detta inkluderar även då Leverantören underlåter att ställa frågor om kränkningar av de mänskliga rättigheterna eller drar nytta av kränkningar som begås av någon annan. Leverantören ska ha rutiner för att utvärdera risken för att de genom sin verksamhet medverkar till kränkningar av de mänskliga rättigheterna. Internationella Arbetsorganisationens (ILO) åtta kärnkonventioner om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 192, FN:s barnkonvention artikel 32) Med barnarbete avses all ekonomisk aktivitet som utförs av en person i skolpliktig ålder eller yngre. Ingen arbetstagare får vara under 15 år (eller 14 år om den nationella lagstiftningen tillåter detta), eller yngre än minimiåldern för arbete, om denna ålder överstiger 15 år. Ungdomar mellan 15 och 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsättning att de uppnått legal ålder för att arbeta samt ha fullgjort nationell skolplikt. Om barnarbete upptäcks skall Leverantören agera utifrån barnets bästa samt hitta lämpliga lösningar i samråd med barnet och barnets familj. Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105) Med tvångsarbete avses arbete eller tjänster som utförs genom hot om straff eller liknande och som inte utförs på frivillig basis. Tvångsarbete, inklusive slavarbete, kontraktsarbete eller ofrivilligt fängelsearbete ska inte förekomma. Allt arbete ska vara frivilligt, och arbetstagaren ska ha rätt att sluta sitt arbete efter en rimlig uppsägningstid. Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111) Med diskriminering avses åtskillnad av arbetstagare som inte grundar sig på meriter eller kvaliteter, utan innebär särbehandling på osakliga grunder. Leverantören ska verka för mångfald och lika möjligheter i verksamheten. Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, civilstånd, graviditet, religion, socialt och etnisk ursprung, nationalitet, funktionsnedsättning, politiska åsikter, fackligt engagemang eller sexuell orientering får inte förekomma. Med trakasserier avses när arbetstagare utsätts för hård eller omänsklig behandling, däribland sexuella trakasserier eller någon form av psykisk eller fysisk bestraffning. Det får inte förekomma trakasserier i verksamheten. Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98); Med föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar avses formaliserade och/eller icke formaliserade samarbeten för att främja och försvara egna intressen i arbetslivet och i förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Leverantören förväntas erkänna och respektera arbetstagares (och arbetsgivarens) rätt att organisera sig, ansluta sig till organisationer de själv önskar delta i, samt rätten att förhandla kollektivt.

10(12) I länder där föreningsfriheten är begränsad eller under utveckling, ska Leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. Lagstiftning Leverantören måste minst uppfylla lokala lagar och föreskrifter i de länder där de bedriver sin verksamhet. Lön och arbetstider Lön ska betalas direkt till arbetstagaren på överenskommen tid och till fullo. Leverantören ska verka för att levnadslöner betalas till de anställda, och får i inget fall betala mindre än den nationellt/lokalt lagstadgade minimilönen. Övertidsersättning ska betalas ut och tydligt specificeras i lönebeskedet. Arbetstagaren ska ha minst en vilodag i veckan. Veckoarbetstiden får inte överstiga de lagliga gränserna eller 60 timmar i veckan, inklusive övertid. Ledighet, inklusive semester, helgdagar, sjukledighet och föräldraledighet ska ersättas i enlighet med nationell lagstiftning. Arbetsmiljön ska vara säker och hygienisk (ILO 155 och 170) Med säker och hygienisk arbetsmiljö avses att arbetstagaren skall, då den befinner sig på en plats som arbetsgivaren har direkt eller indirekt kontroll över, garanteras att vara fri från eller skyddas mot förhållanden som kan utgöra fara för arbetstagarens fysiska och/eller psykiska hälsa. Arbetstagaren som arbetar i Leverantörens verksamhet ska erbjudas en säker och hälsosam arbetsmiljö där förebyggande åtgärder, som minimerar skador och hälsorisker ska vidtas. Anställda ska få utbildning som de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra, inklusive brandsäkerhet, farliga arbetsmoment och första hjälpen. Arbetsgivaren ska, så det är möjligt, tillhandahålla relevant skyddsutrustning och se till att information om hälsa och säkerhet finns lättillgängliga på arbetsplatsen. Nödutgångar ska vara tydligt markerade och upplysta och får inte vara blockerade. Utrymningsövningar och testning av brandlarm ska genomföras regelbundet. Miljö Leverantören ska bedriva sin verksamhet med hänsyn till miljön och följa lokal och nationell miljölagstiftning. Genom att ha rutiner för att identifiera, mäta och följa upp sin miljöpåverkan ska Leverantören arbeta med att ständigt förbättra sin miljöprestanda och minimera resursförbrukning och utsläpp. Leverantören ska sträva mot ett livscykelperspektiv avseende miljöpåverkan från produkter och tjänster, och ska ställa miljökrav på underleverantörer. FN:s deklaration mot korruption Leverantören ska inte direkt eller indirekt erbjuda eller ge otillbörlig betalning eller annan ersättning till någon person eller organisation i syfte att erhålla, behålla eller styra affärer eller få annan otillbörlig fördel inom ramen för sin verksamhet. Leverantören ska inte direkt eller indirekt begära eller acceptera någon form av otillbörlig betalning eller annan ersättning från tredje part som kan påverka objektiviteten vid affärsbeslut.

11(12) Efterlevnad Öppenheten i leverantörskedjan krävs för att kunna garantera att uppförandekoden efterlevs. För att kunna följa upp detta kommer Sveriges regioner och landsting att göra särskild avtalsuppföljning vad gäller Uppförandekod för leverantörer, begäran in dokumentation, utföra revisioner på plats, granska och godkänna åtgärdsplaner och kontrollera implementeringen av dessa. Leverantörer uppmanas att vidta lämpliga åtgärder för att innehåller i denna uppförandekod implementeras i den egna verksamheten liksom i leverantörskedjan. Uppdatering Denna uppförandekod kommer att uppdateras om och när det är relevant. För mer information om Sveriges landstings och regioners åtaganden se vår hemsida www.hållbarupphandling.se Rapportera Överträdelser Brott mot uppförandekoden kan rapporteras på något av följande sätt: Mail: coc.lsf@sll.se Post: Compliance Avdelningen Upphandling Fleminggatan 20, 2 tr Box 22550 104 22 Stockholm Kontakt Mail: coclsf@sll.se 4.11. STATISTIK Leverantören skall på Kundens begäran tillhandahålla och till Kunden insända statistik enligt punkt 1.8 i Bilaga 1 Kravspecifikation Journalskrivning på distans 2016, samt medverka i uppföljning av statistiken. Statistik skall kunna tillhandahållas i excelformat. 4.12. AVVECKLING Vid avveckling av detta avtal skall, oavsett tidpunkt, inga särskilda kostnader kunna utgå för någon del av upphandlingens innehåll. Om byte av Leverantör blir aktuellt skall Leverantören medverka till att sådant byte sker på smidigast möjliga sätt för alla parter och att verksamhet inte berörs negativt. 4.13. HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning:

12(12) 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. Avtalet 3. Avtalsbilagor i angiven ordning 4. Eventuellt kompl. förfrågningsunderlag, daterat 2016-mm-dd 5. Förfrågningsunderlag, daterat 2016mm-dd 6. Anbud, daterat 2016-mm-dd 4.14. TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser skall avgöras av svensk allmän domstol med Blekinge tingsrätt som första instans och med tillämpande av svensk rätt. Under tiden fram till slutligt avgörande tillämpas avtalet enligt Kundens tolkning. Den omständighet att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta genomförandet av sina åtaganden. 4.15. AVTALS GILTIGHET Detta avtal gäller under förutsättning att upphandlingen inte blivit föremål för överprövning enligt 16 kap LOU eller om så blivit fallet inte lett till att upphandlande enhet ålagts att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. 4.16. BILAGOR 1. Kravspecifikation Journalskrivning på distans 2016 2. Individuellt uppdragsavtal 3. Tillägg till uppdragasavtal 4. Sekretessförbindelse 4.17. UNDERSKRIFTER Karlskrona 2016-mm-dd För Kunden Ort 2016-mm-dd För Leverantören Per Johansson Förvaltningschef. Namn Titel