Handlingsplan Förenkla helt enkelt 2013 2014
Förankring Samverkan Inköp och upphandling Service och information Handlingsplan Förenkla helt enkelt 2013 2014 Forshaga kommun påbörjade under 2012 en process för att implementera värdskap som förhållningssätt inom organisationen. Värdskapets grunder bygger på tjänande, ansvar, helhet, omtanke, kunskap och dialog. Detta har också mynnat ut i behovet att ta fram en gemensam värdegrund med koppling till vår vision och dess kärnvärden i trygga, nyfikna och kreativa invånare. Nyligen påbörjades därför processen att ta fram en gemensam värdegrund, där grundstommen är att vi är till för kommunens invånare. Näringslivet har en nyckelroll för tillväxt och därför vill vi säkerställa att vi tar väl hand om våra företag. Förenkla -helt enkelt är ett av våra verktyg i detta arbete. Denna handlingsplan ska ses som en extra insats för att snabbare nå målsättningarna i näringslivsarbetet. Näringslivsklimatet Forshaga kommuns näringslivsklimat mäts och rankas på flera sätt. Många faktorer som ingår i de vanligaste rankningarna har också betydelse för invånarna i en kommun. Därför finns det all anledning för kommunen att ta fasta på utpekade svagheter och kritiska synpunkter i enkäter, mätningar och ranking av näringsklimatet. Målet med Förenkla - helt enkelt Det övergripande målet med processen Förenkla helt enkelt är att vid mätningen, Insikt 2014 (Nöjd-Kund-Index) nå 2 punkter över genomsnittet för riket.
öppet klimat kontinuerlig dialog gemensam värdegrund ökad förståelse för varandra Förankring 1.1 Inledning Öppet klimat mellan politiker, tjänstemän och företagare För att lyckas i processen är det viktigt att det finnas ett bra samtalsklimat mellan politiker, tjänstemän och företagare. Ett bra klimat i Forshaga kommun bidrar till en ökad förståelse för varandras olika vardagar och stärker möjligheterna för alla parter att nå utveckling. En gemensam värdegrund, där invånarna tydligt sätts i fokus, är avgörande för ett lyckat resultat. En parallell handlingsplan för värdskap som förhållningssätt kommer också att vara ett redskap i detta arbete. 1.2 Följande mål ska vara uppnådda före slutet av 2014 De som i sitt arbete eller politiska uppdrag möter företagen har god kunskap om näringslivsarbetet Kommunens tjänstemän och politiker har en öppen och kontinuerlig dialog i näringslivsklimatfrågan med det lokala näringslivet Forshaga kommun och företagen har ett ömsesidigt nyttjande av varandras resurser 1.3 Aktiviteter och åtgärder för att uppnå målen Näringslivsarbetet redovisas systematiskt vid politiska sammankomster och tjänstemanna möten Syfte: Öka kunskap och förståelse för kommunens näringslivsarbete i den kommunala organisationen. Genomförande: Löpande under året 2013 och 2014 Mötesplatser blir en arena för tillväxt Syfte: Stimulera skapandet av fler mötesplatser med syfte att sprida information och erfarenhet samt inte minst kontakter. Genomförande: Löpande under året 2013 och 2014 Nyttja varandras olika resurser Syfte: Ledningsgruppens möten genomförs i lånande möteslokaler hos företag i kommunen och företag inbjuds att delta vid interna chefsutbildningar Genomförande: Uppstart under 2013 Ansvarig: Näringslivschef, Personalchef och Kommunchef
Samverkan 2.1 Inledning Intern och extern samverkan En god intern och extern samverkan är en framgångsfaktor för Forshaga kommuns näringslivsarbete. Med intern samverkan avses det samarbete som sker med andra enheter inom den kommunala organisationen. När den interna samverkan fungerar väl så fungerar ärendehanteringsprocessen smidigare. En god extern samverkan med statliga myndigheter så som exempelvis Polisen, Skatteverket och Länsstyrelsen, eller med andra kommuner bidrar i allra högsta grad till utvecklingen av näringslivsklimatet. 2.2 Följande mål ska vara uppnådda före slutet av 2014 Organisationen Karlstad Business Alliance (KBA) är bildad och är verksam. Bättre och snabbare handläggning av företagsärenden genom bättre samverkan mellan förvaltningar och enheter 2.3 Aktiviteter och åtgärder för att uppnå målen Bidra med resurser i arbetet med att samla Karlstadregionens kommuner i KBA Syfte: I samverkan öka insatserna för att utveckla näringslivsarbetet Genomförande: Planering och uppstart 2013 Ansvarig: Näringslivschef Forshaga kommuns Näringslivsteam träffas var sjätte vecka för att samtala om aktuella företagsärenden som hanterats av någon av kommunen tjänstemän Syfte: Uppdatering av ärenden för att förbättra kommunens handläggning Genomförande: Start våren 2013
Inköp och upphandling 3.1 Inledning En kostnads- och miljömedveten organisation är en effektiv organisation. Inköp av varor och tjänster ska göras genom gällande avtal av inköpsbehörig för respektive enhet/ förvaltning. Forshaga kommun ska där det är lämpligt utforma förfrågningsunderlaget på ett sådant sätt att lokala och mindre företag kan lämna anbud. Genom att ge fler företag goda förutsättningar att delta samt konkurrera i upphandlingar av kommunala uppdrag och tjänster, säkerställer kommunen att den konkurrens som finns på marknaden utnyttjas. 3.1 Följande mål ska vara uppnådda före slutet av 2014 Fler företag med säte i Forshaga kommun lämnar anbud vid upphandlingar En uppdaterad inköpspolicy i vilken småinköp regleras Färre personer med inköpsrätt 3.2 Aktiviteter och åtgärder för att uppnå målen Information om kommunens upphandlingar sprids till företagen genom hemsida, annonser, e-brev och muntlig information vid möten Syfte: Förbättra kommunens information om aktuella upphandlingar Genomförande: Start våren 2013 Ansvarig: Upphandlingssamordnare Bildande av inköpsgrupp Syfte: Lyfta inköpsfrågan i organisationen, strama åt antalet tjänstemän med inköpsrätt och förbättra inköpsrutinerna Genomförande: hösten 2013 Ansvarig: Upphandlingssamordnare Omvänd företagsmässa Syfte: Sprida kunskapen om utbudet av varor och tjänster som finns att tillgå hos verksamma företag i Forshaga kommun till tjänstemän med inköpsrätt Genomförande: hösten 2013 och återkommande varje år
tydlig information värdskap tillgänglighet råd och stöd Service och information 4.1 Inledning Värdskap som förhållningssätt och en gemensam värdegrund ska löpa som en röd tråd i kommunens framtida arbete. Bemötandet ska vara professionellt och uppskattat. Det handlar om en attityd till sitt uppdrag och en inställning till våra kunder som söker upp oss för att få råd och stöd i en fråga. Att man som företagare blir bemött på ett korrekt vis och får bra och tydlig information gynnar kommunen i förlängningen. Generösa telefontider och besökstider gör att tjänstemännen upplevs som väldigt tillgängliga. En hög tillgänglighet och gott bemötande ses som god service av företagare som ofta behöver snabba besked. 4.1 Följande mål ska vara uppnådda före slutet av 2014 Ökad tillgänglighet och ökad överblick över företagsärenden som berör flera avdelningar och förvaltningar Förbättrad information till företag om handläggningstider, kostnader och handläggare i ärendet 4.2 Aktiviteter och åtgärder för att uppnå målen Utveckling av Servicegarantier Syfte: Skapa tydliga ramar för handläggningstider Genomförande: 2014 Ansvarig: Näringslivschef Företagspaket med branschspecifik information Syfte: Underlätta och förtydliga informationsspridningen Genomförande: 2014 och Miljökontoret Utarbeta rutiner för högre och bättre tillgänglighet på telefonen Syfte: Snabbare besked till företagare Genomförande: Hösten 2103 Utveckling av E-tjänster Syfte: Ge företag (och privatpersoner) möjligheter att när som helst ansöka om tillstånd med mera Genomförande: Förberedelser under år 2013. Start på hemsidan vinter 2014. Ansvarig: Informatör med arbetsgrupp