Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET
Det spelar ingen roll hur bra ett projekt är om det inte finns någon som kan, vill och är förberedd på att ta emot dess resultat.
Agenda 13.00 Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret 13.10 UppDal Uppgradering av Datalagret Projektledare Ulla Wikström, systemförvaltare Magnus Mchale Gunnarsson 13.20 GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Pernilla Börjesson 13.30 Retendo academic (BPU) IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering. Projektledare Roger Haglund 13.40 Ladok3 utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson 13.50 Frågestund 14.00 Fika, mingel och fler frågor KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET
Projektkontorets uppdrag och mål Stödja, samordna, utveckla och granska projektverksamheten vid gemensamma förvaltningen. Stödjer och rapporterar till universitetsdirektören och till projektportföljledningen. Projektkontoret arbetar för att göra universitetets samlade projekthantering mer effektiv och strukturerad, öka verksamhetsnyttan av projekten samt höja projektmognaden inom organisationen.
Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt 2015 HR2.0 - Anslutning till Statens servicecenter avseende tjänster inom löneadministration samt rese- och utläggsadministration via verksamhetsövergång. Anpassning av processer och arbetssätt inom personalområdet samt byte av personal- och rekryteringssystem. FUBAS Samlat kursutbud för utbildning på forskarnivå tillgängligt via webb Förstudie Webb - Förstudie inför ett kommande webbprojekt på universitetet.
Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkatalogen http://www.medarbetarportalen.gu.se/projektkontoret/ Kontakta projektkontoret projektkontoret@gu.se Kontaktuppgifter idag via projektledarna Kompetensutveckling projekt via sidan för Ledar och kompetensutveckling.
UppDal Uppgradering av Datalagret Projektledare Ulla Wikström Systemförvaltare, projektägare Magnus MacHale Gunnarsson
Dagens Datalager (Discoverer)
UppDal Byte av användargränssnitt Ingen ny källdata Inga nya rapporter Vissa förbättringar för användaren (bokmärken, spara inställningar) Även byte av verktyg för att hämta och konvertera data från källsystemen 5,9 mnkr
Tidplan Projektstart 1 september (2014) Utbildningar 28 april, 29 april och 4 maj. Det nya användargränssnittet lanseras 5 maj Verktyget för import och konvertering av data utbytt och projektet avslutat 1 oktober
Kontakt Systemförvaltare, projektägare Magnus MacHale Gunnarsson magnus.gunnarsson@gu.se 031-786 6536 Projektledare Ulla Wikström ulla.wikström@gu.se 073-377 61 14
GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Pernilla Börjesson
GURIA - GU Risk Incident Analys/Avvikelse Bakgrund Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad till stor avvikelse i april 2012. Vision 2020, arbetsmiljö prioriteras. Lag- och uppföljningskrav
Syftet med ett systemstöd Rapportera och följa upp Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och avvikelser. Förenkla hanteringen av ovanstående. Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild med kvalitet. Förebygga Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA. Samla resultaten på samma ställe. Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex. riskanalyser. Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö.
Användare av systemet Alla medarbetare kan rapportera Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och miljörepresentanter på institution. Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet. Chefer i linjen. Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och miljö.
Införande av avvikelse och incidenthantering Utrullning på hela GU under april 2015 Överlämning till förvaltning i april 2015
Kontaktuppgifter Systemförvaltare Huvudsystemförvaltare Annhild Larsson Arbetsmiljö Emil Grbic Säkerhet Ann- Britt Hagman Miljö Joakim Larsson Kontakta systemförvaltarna via guriaadmin@gu.se Rapportering och handläggning via Medarbetarportalen Verktyg GURIA Ingen extra inloggning!
Retendo Academic (BPU)- IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering Projektledare Roger Haglund
Projekt IT-stöd BPU IT-stöd för bemanning, individuell tjänstgöringsplanering och tjänstgöringsuppföljning
Effektmål Integration med källsystem minskar arbetsinsatsen Kvalitet och enkelhet vid rapportuttag VISION 2020: Bidra till bättre arbetsmiljö och delaktighet genom planeringstransparens och tydliggjord arbetsbelastning Övertid och undertid visualiseras Ökad kvalitet och jämförbarhet i data Aktiv verksamhetsplaneringen: scenarier, översikter, beräkningar Tjänstgöringsplaner i systemet
Ett universitetsgemensamt IT-stöd Öppet verktyg: inst bestämmer själv om man vill planera grovt eller detaljerat. inst hanterar själv behörighetstilldelningen Standardisering ger jämförbarhet Rollbaserad behörighet: chef, planerare, titta, fack, medarbetare Integration med GU-system: skapar en färdig planeringspalett! Rapporter: tjänstgöringsplaner, ekonomiska underlag, statistik, prestationer och presentationer
Vilka lärosäten använder Retendo Academic idag? Umeå universitet Högskolan i Gävle Göteborgs universitet Karlstad universitet Mittuniversitetet Stockholms universitet NATIONELLT ANVÄNDARFORUM STARTAT Fler lärosäten är på gång
27 av 38 institutioner är med! SamFak (6 av 7): Statsvetenskap (v37/2014) Journalistik, medier o kommunikation (v37/2014) Sociologi o arbetsvetenskap (v37/2014) Psykologi (v9/2015) Förvaltningshögskolan (v9/2015) Socialt arbete (v9/2015) NatFak (3 av 6): Geovetenskaper (v37/2014) Biologi o miljövetenskap (pilot v1/2014) Matematiska vetenskaper (v9/2015) UtbVet (4 av 4): Pedagogik o specialpedagogik (v37/2014) Pedagogik, kommunikation o lärande (v37/2014) Didaktik o pedagogisk profession (v37/2014) Kost- o idrottsvetenskap (v37/2014) IT-fak (0 av 2): --- SA (2 av 6): Vårdvetenskap o hälsa (pilot v1/2014) Medicin (v9/2015) HumFak (6 av 6): Kulturvetenskaper (v41/2014) Filosofi, lingvistik o vetenskapsteori (v41/2014) Språk o litteratur (v41/2014) Svenska språket (v9/2015) Historiska studier (v9/2015) Litteratur, idéhistoria o religion (v9/2015) Handels (4 av 4): Juridiska (v41/2014) Ekonomi o samhälle (v41/2014) Företagsekonomiska (v41/2014) Nationalekonomi m statistik (v9/2015) Konst (2 av 3): Akademin Valand (v9/2015) HDK (v9/2015)
11 institutioner avvaktar sista chansen vecka 37 UtbVet (0 av 4): Alla är med! HumFak (0 av 6): Alla är med! Handels (0 av 4): Alla är med! SamFak (1 av 7):? Globala studier Konst (1 av 3):? Högskolan f Scen o musik NatFak (3 av 6):? Fysik? Kemi o molekylärbiologi? Kulturvård SA (4 av 6):? Kliniska vetenskaper? Neurovetenskap o fysiologi? Biomedicin? Odontologi IT-fak (2 av 2):? Data- o informationsteknik? Tillämpad informationsteknologi
LADOK3 - Utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av det nationella systemet LADOK Projektledare Barbro Carlsson
LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG 150427, BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE
OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Ladok3-projektet i sammanfattning Dagens Ladoksystem bygger på en gammal teknisk plattform från 80-talet. Håller inte att lappa och laga Nästa generation av Ladok berör 38 lärosäten, inklusive Göteborgs universitet och utvecklas nationellt På GU har Ladok3-projektet fokus på både system och arbetsprocesser för att skapa en samsyn inom universitetet och drivs i fyra delprojekt
Ladok3 på GU: Tidplan
OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankring kontinuerligt: Lokalt och nationellt Plan för förankring och kommunikation Projekthemsida på Medarbetarportalen Regelbundet nyhetsbrev till administrativa chefer/kanslichefer Informations- och dialogmöten Medarbetare och studenter testar och ger synpunkter på systemet nationellt Samarbete med Chalmers i olika frågor Enkät utskickad till administrativa chefer, kanslichefer och utbildningsadministratörer
OMRÅDET FÖR FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankring just nu: Lokala arbets- & referensgrupper Arbetsgrupper som tar fram processer/arbetssätt - Årsredovisning och uppföljning - Hantera resultat (både lärare och utbildningsadministratörer) Referensgrupper som testar och utvärderar - Utbildningsadministratörer - Hantera resultat (både lärare och utbildningsadministratörer)
OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankring framöver: Lokalt 2015 Arbetsgrupper som tar fram processer/arbetssätt - Hantera resultat (fortsätter) - Studiedeltagande Slutet av året: Utbildning i uppföljning och resultathantering 2016 Arbetsgrupper som tar fram processer/arbetssätt - Examen - Studiedeltagande - Utbildningsinformation, programhantering - Systemförvaltning Februari: Pilotinstitutioner för resultathantering
Målet med användargränssnittet Utgår från standarder inom webbaserade användargränssnitt Självinstruerande Nya användare ska uppfatta det som enkelt och inbjudande Genvägar och kortkommandon så att den vana Ladokanvändaren ska uppleva det som effektivt
Möjligheter En grundtanke i Ladok3 är att arbetsuppgifter utförs där de uppstår registrering vid källan. Exempel på moment som direkt påverkar arbetssätt vid Göteborgs universitet är: 1. Registrering på kurs 2. Anmälan till tentamen 3. Rapportering av resultat
Demobild: Ladok uppföljning i Ladok3
Demobild: Resultathantering februari 2016
Demobild: Exempel utseende gränssnitt
Sammanfattning: Målen för projektet Bra service för studenter Smidig administration för medarbetare
OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Kontakt Barbro Carlsson Projektledare barbro.carlsson@gu.se 0703-79 02 54 Gun Wallius Delprojektledare Införande i verksamheten gun.wallius@gu.se 031-786 1032 Anders Ideskog Delprojektledare Verksamhetsutveckling anders.ideskog@gu.se 031-786 1730 Projekthemsida: http://medarbetarportalen.gu.se/ladok3
Frågor? Fika, mingel och fler frågor