Diarienummer: SOVIS15-0045 Delårsrapport 1 Gemensam nämnd för samverkan kring socialtjänst och vård Hjälpmedelscentralen Delår 1 2015 Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet
Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 2(11)
Innehållsförteckning Inledning... 4 Sammanfattande analys... 4 Medborgarperspektivet... 5 Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse... 5 Medborgarperspektivet - Övrig analys... Fel! Bokmärket är inte definierat. Personalperspektivet... 6 Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse... 6 Personalperspektivet - Övrig analys... 7 Process- och förnyelseperspektivet... 8 Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse... 8 Process- och förnyelseperspektivet - Övrig analys... Fel! Bokmärket är inte definierat. Miljöperspektivet... 9 Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse... 9 Miljöperspektivet - Övrig analys... Fel! Bokmärket är inte definierat. Ekonomiperspektivet... 9 Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse... 9 Ekonomiperspektivet - Övrig analys... 10 Intern kontroll... 11 Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 3(11)
Inledning Sammanfattande analys Medborgarperspektivet Brukares och förskrivares nöjdhet med service, tillgänglighet och bemötande mäts årligen via enkäter. För 2015 kommer denna att skickas ut under våren och resultatet rapporteras i samband med delår 2. Såsom länets specialresurs inom hjälpmedelsområdet har verksamheten ett särskilt ansvar för att regelbundet informera och utbilda förskrivare och övrig vårdpersonal om olika typer av hjälpmedel, deras användningsområden och möjlig anpassning. Utvärderingar från genomförda utbildningar visar hög grad av nöjdhet hos deltagarna Hjälpmedelscentralen har under ett par års tid arbetat med värdegrundsfrågor med utgångspunkt från värdeorden delaktighet, respekt och ansvar. Dessa innebär att samtliga medarbetare skall visa ett respektfullt förhållningssätt till brukare, skapa möjlighet för brukaren att vara aktiv och delaktig i sin utveckling, samt använda sin och andras kunskaper, erfarenheter och olikheter för ökad brukarnytta. Personalperspektivet Sjukfrånvaron är fortfarande på en låg nivå och den har till och med minskat något jämfört med föregående år. Alla medarbetare har en kompetensutvecklingsplan som är överenskommen mellan chef och medarbetare. Resultatet från 2014 års medarbetarenkät visade en förbättring på totalen men fortsatt fokus på fortsatt utveckling inom ledarskap och målkvalitet behövs. Process- och förnyelseperspektivet Hjälpmedelscentralen har ett pågående arbete med att tydliggöra uppdrag och mål för verksamheten tillsammans med alla medarbetare. Tre förbättringsområden har identifierats; förbättra leveranskvalitet, förbättra servicenivå och minska kapitalbindning i lager. Ett annat förbättringsområde är avvikelsehantering. Framför allt handlar det om snabbare återkoppling av rapporterade avvikelser och bättre uppföljning som underlag för förbättringsarbete inom verksamheten. Miljöperspektivet Miljömedvetenheten inom Hjälpmedelscentralen är god. Ett av målen är att minska energianvändningen jämfört med föregående år. En riktad kampanj med användande av materialet "Stoppa onödan" har genomförts i lokalerna på Fraktgatan i Eskilstuna. Ekonomiperspektivet Hjälpmedelsverksamheten redovisar ett positivt periodutfall på 0,7 mnkr, medan årsprognosen bedöms till den budgeterade nivån +/-0 mnkr. Ökad försäljning av hjälpmedel liksom försäljning med retur ger ett positivt resultat. Samtidigt ökar kostnaderna för hjälpmedel kopplade till den ökade volymen. Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 4(11)
Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bidrar till god livskvalitet, en jämlik hälsa samt en livskraftig och levande region genom verksamheter med god kvalitet, tillgänglighet, öppenhet, respektfullhet och delaktighet Åtagande: Vi är medvetna om människors olikheter och förutsättningar och arbetar aktivt för att främja jämlik hälsa och god livskvalitet. Huvudmännen har genom den gemensamma nämnden ställt sig bakom en gemensam värdegrund för hjälpmedelsfrågor i Sörmland. Vägledande principer för denna är att förskrivning av hjälpmedel grundar sig på brukarens faktiska behov utan hänsyn till ålder, livsstil, sociala eller ekonomiska förhållanden. Hjälpmedelscentralens roll är att genom information och rådgivning bidra till att dessa vägledande principer följs. Genom ett behovsbaserat gemensamt regelverk för hjälpmedel i länet, skapas förutsättningar för att brukares behov bedöms likvärdigt oavsett var i länet brukaren bor och vilken förskrivare brukaren kommer i kontakt med. Hjälpmedelscentralen har under ett par års tid arbetat med värdegrundsfrågor med utgångspunkt från värdeorden delaktighet, respekt och ansvar. Värdegrunden omfattar verksamheternas förhållningssätt till såväl brukare som personal. I de spelregler som slagits fast ska medarbetare; ha ett respektfullt förhållningssätt till brukare, skapa möjlighet för brukaren att vara aktiv och delaktig i sin utveckling, samt använda sin och andras kunskaper, erfarenheter och olikheter för ökad brukarnytta. Varje sektion inom verksamheten har också konkretiserat spelreglerna utifrån sektionens uppdrag. Genom en fördjupad och specialiserad kunskap om hjälpmedel bidrar Hjälpmedelscentralen till att personer med funktionsnedsättning kan leva ett liv med hög grad av delaktighet och självständighet. Såsom länets specialresurs inom hjälpmedelsområdet har verksamheten ett särskilt ansvar för att regelbundet informera och utbilda förskrivare och övrig vårdpersonal om olika typer av hjälpmedel, deras användningsområden och möjlig anpassning. Utvärderingar från genomförda utbildningar visar hög grad av nöjdhet hos deltagarna. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel nöjda kursdeltagare vid kunskapshöjande aktiviteter riktade till medarbetare inom andra verksamheter. 95,9% 95 % Avser 93 av 97 deltagare. Åtagande: Våra brukare och kunder är nöjda med de tjänster som ges. Hjälpmedelscentralens uppgift är att säkerställa en god, effektiv och lättillgänglig hjälpmedelsförsörjning för invånarna i länet. Hjälpmedelsförskrivning är en integrerad del av vården där den enskildes behov är utgångspunkt för de hjälpmedelsförskrivningar som görs. Verksamheten tillhandahåller hjälpmedel till sörmlänningarna genom länets förskrivare i kommun och landsting. Verksamheten har ett uttalat mål att möta brukares och betalande kunders önskemål och behov. Brukares och förskrivares nöjdhet med service, tillgänglighet och bemötande mäts Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 5(11)
årligen via enkäter. Resultatet av enkäterna bidrar med underlag till verksamhetens arbete med ständiga förbättringar. Under 2015 kommer denna att skickas ut under våren och resultatet rapporteras i delår 2. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel brukare som är nöjda med erhållen service. Andel brukare som är nöjda med HMC:s bemötande. 92 % Rapporteras i samband med delår 2. 94 % Rapporteras i samband med delår 2. Personalperspektivet Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare som deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. Åtagande: Vi arbetar systematiskt för att säkerställa verksamheternas kompetensförsörjning. Att ha medarbetare med rätt kompetens är avgörande för verksamheten. Det kräver framförhållning för framtida pensionsavgångar, förändringsbehov och behov av kompetensutveckling. Förvaltningen kommer under 2015 ha ett extra fokus på verksamheternas kompetensförsörjningsplaner. På Hjälpmedelscentralen har alla medarbetare en individuell kompetensutvecklingsplan som chef och medarbetare kommer överens om i medarbetarsamtalet. Åtagande: Vi tar initiativ till och arbetar aktivt för att skapa förutsättningar för god arbetsmiljö och god hälsa. Hjälpmedelscentralen har glädjande en fortsatt låg sjukfrånvaro. Hälsoinspiratörer är utsedda med uppdraget att föreslå och initiera olika hälsoaktiviteter. Ett flertal aktiviteter har startats upp och fler är på gång. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andelen utannonserade tillsvidaretjänster som avser heltid Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid. Andel anställda som haft färre än sex sjukdagar under de senaste 12 månaderna. 100 % 100 % 3,1 % Max 3 % Vid motsvarande tid 2014 var utfallet 3,8 % 64 % Minst 60 % Vid motsvarande tid 2014 var utfallet 59 % Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 6(11)
Åtagande: Delaktighet, Respekt och Ansvar genomsyrar chefers och medarbetares förhållningssätt Förvaltningens arbete med "Arbetsglädje och Stolthet" och de utvecklingsområden (ledarskap, medarbetarskap, kommunikation, mål och roll, hälsofrämjande arbetsplats) som förvaltningen på olika sätt har arbetat med, har gått in i en ny fas 2015. Alla medarbetare kommer att erbjudas en endagsutbildning i "Stolt medarbetarskap" som bygger på ledarskapsprogrammet "Klart ledarskap". Utifrån den kunskapen och fortsatt träning önskar förvaltningen uppnå ett stolt ledarskap och medarbetarskap som genomsyras av våra värdeord; delaktighet, respekt och ansvar. Värdeorden finns med som en röd tråd även i medarbetarsamtal och lönekriterier i lönesamtalet. Andelen som svarat på medarbetarenkäten som genomfördes under senhösten 2014 ökade jämfört med 2013 och samtliga sektioner hade en svarsprocent på över 90. Det totala resultatet har inom de flesta parametrar förbättrats från föregående år. Fortsatt fokus under året på parametrarna "Ledarskap" och "Målkvalitet" där verksamheten, trots förbättringar, fortfarande uppvisar röda staplar med en bit kvar att nå upp till referensvärdet. Personalperspektivet - Övrig analys Anställda Antalet anställda uttryckt i heltider har ökat med tre stycken jämfört med samma period förra året. Ökningen beror delvis på en utökning av tjänster under året och dels på vakanser som ännu inte var tillsatta vid samma period förra året. Arbetade timmar och frånvarotimmar Den sammantagna arbetade tiden har ökat. Den totala frånvaron har också ökat marginellt mellan åren. Kostnaden för den arbetade tiden Den arbetade tiden har ökat jämförelsevis med motsvarande period föregående år. Månadslönekostnaden har ökat med 6,4 % och om avräkning sker för 2014 års löneavtal, löneglidning och personalomsättning vilket motsvarar ca knappt 2 % har kostnaderna istället ökat med lite drygt 4 %. Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 7(11)
Process- och förnyelseperspektivet Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget levererar effektiva och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan Åtagande: Vi arbetar aktivt med ständig förbättring utifrån evidens och beprövad erfarenhet med syfte att ha kundorienterade, standardiserade och enkla processer. Arbete pågår på Hjälpmedelscentralen med att öka benägenheten att registrera avvikelser i landstingets avvikelsehanteringssystem. En struktur för förbättrad återkoppling och uppföljning av avvikelser håller på att tas fram och ett av målen är att hitta fem förbättringsområden 2015 utifrån rapporterade avvikelser. I februari fick verksamhetschefen på Hjälpmedelscentralen uppdraget att se över kostnader och konsekvenser av en utökning av ansvaret för reparationer av manuella hjälpmedel. I dagens uppdrag ingår inte reparation på fältet av dessa hjälpmedel och inte heller ansvar för att dessa hjälpmedel transporteras in till Hjälpmedelscentralen för reparation. Under våren kommer därför en utredning att göras av vad som krävs för att kunna utöka uppdraget och lösa detta i hela länet. Inkluderat i utredningen är även hemtagning av hjälpmedel från dödsbon samt från brukare där hjälpmedelsbehovet upphört. Hemtagning görs idag enbart på skrymmande hjälpmedel. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel brukare som erbjuds utprovning inom två månader. 96,9 % 100 % Avser 155 av 160 brukare Åtagande: Vi initierar och deltar i samverkan för ökad brukarnytta. Samarbete med hjälpmedelsverksamheter i regionen fortsätter, främst kopplat till gemensamma upphandlingar. Ett närmare samarbete är etablerat med hjälpmedelsverksamheten i Västmanland. Vi marknadsför våra tjänster såväl internt som externt. Hjälpmedelscentralen har ett pågående arbete med att tydliggöra uppdrag och mål för verksamheten tillsammans med alla medarbetare. Tre förbättringsområden har identifierats; förbättra leveranskvalitet, förbättra servicenivå och sänka kapitalet som är bundet i lager. Förbättringar kan ses på de flesta av de parametrar som mäts. Från och med april sker månadsvisa uppföljningar av uppsatta mål. Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 8(11)
Miljöperspektivet Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete fokuserat på att minimera miljöbelastning och förebygga föroreningar genom arbete med de betydande miljöaspekterna Åtagande: Våra prioriterade miljöaspekter för 2015 är energianvändning och transporter. Ett av Hjälpmedelscentralens mål för 2015 är att minska energianvändningen på Fraktgatan. Under februari månad genomfördes en riktad kampanj internt med månadsmålet att använda mindre el än samma månad 2013. I kampanjen användes materialet "Stoppa Onödan" kompletterat med små skyltar med påminnelser på strategiska platser bland annat vid lysknappar och datorer. En annan genomförd åtgärd är inköp och installation av ett tjugotal rörelsesensorer med syfte att släcka tomma rum. Målet att minska elförbrukningen uppnåddes. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Energianvändandet på Fraktgatan ska minska. Utgångsvärde ska tas fram innan mätning Ekonomiperspektivet Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget har en stark ekonomi i balans Åtagande: Nämnden har en stabil ekonomi med en ändamålsenlig användning av resurser. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr 0 tkr 0 Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 9(11)
Ekonomiperspektivet - Övrig analys Resultatanalys Resultaträkning - tabell (delår) Perioden Helår Tkr Utfall 2015 Utfall 2014 Budget 2015 Prognos 2015 Utfall 2014 Verksamhetens intäkter Försäljning/uthyrning hjälpm 40073 36343 156637 157634 152389 Övriga intäkter 707 597 2805 2805 2614 Summa verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 40780 36940 159442 160439 155003 Personalkostnader -9460-9087 -38731-38731 -35877 Hjälpmedelskostnader -16746-14953 -63278-65734 -62131 Lokalkostnader -2411-2375 -9756-9627 -9456 Övriga kostnader -4544-4603 -18246-18426 -22433 Avskrivningar -6912-6204 -28991-28057 -26681 Summa verksamhetens kostnader -40073-37222 -159002-160575 -156578 Finansiella intäkter 125 1 120 493 136 Finansiella kostnader -90-233 -560-357 -557 Årets resultat 742-514 0 0-1996 Resultat och budgetavvikelse Första kvartalet har resultaterat i ett överskott på 0,7 mnkr. Det är främst intäktssidan och finansnettot som utvecklats positivt. För helåret beräknas ett nollresultat helt i överensstämmelse med budget. Omslutningen är större än i fjol, då såväl intäkter som kostnader för hjälpmedel ökat. Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter beräknas ge ett överskott på 1 mnkr på årsbasis. Efterfrågan har ökat och såväl försäljningshjälpmedel som s k försäljning med retur uppvisar volymökningar. Personalkostnader Personalkostnaderna förväntas utfalla enligt budget. Vi ser en ökning jämfört med Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 10(11)
föregående år. Förutom sedvanlig lönerevision, är personalstyrkan förstärkt pga hemtagning av rekonditionering och hjälpmedelsdistribution. Lokalhyror mm Lokalkostnaderna beräknas bli marginellt lägre än budget för helåret. Köp av verksamhet och tjänster Dessa kostnader beräknas bli 2,4 mnkr högre än budget. Det finns två större förklaringar till detta. Försäljningen av inkontinenshjälpmedel har ökat. Dessutom påverkar den ändrade värderingsprincipen för verksamhetens omsättningstillgångar. Samtliga värderas nu till 100 % av anskaffningsvärdet. Tidigare, då begagnade omsättningstillgångar värderades lägre, behövde lagervärdet justeras uppåt varje månad, då värdet på tillgångarna i praktiken var högre än bokfört. Detta föranledde den nya värderingsprincipen, som nu innebär att denna månatliga värdeökning inte längre uppstår. Förändringen skedde i slutet av 2014 och hann därför inte beaktas i budget. Övriga kostnader Verksamhetens övriga kostnader ligger i nivå med budget. Investeringar Hjälpmedelsinvesteringarna har minskat jämfört med föregående år. Det gäller kommunala hjälpmedel och då främst gånghjälpmedel. Landstingshjälpmedel har å andra sidan ökat något, främst avseende eldrivna rullstolar. Av investeringsramen på 38,8 mnkr har hittills 8,0 disponerats och för året beräknas att ramen inte behöver nyttjas fullt ut. Intern kontroll Rapporteras delår två. Gemensam nämnd för samverkan, Delårsrapport 1 11(11)
Rapportering 2015 Investeringsspecifikation Förvaltning: Period: Hjälpmedelscentralen Mars (tkr) Tom perioden Helår INVESTERINGAR Utfall Utfall Budget Prognos Bokslut 2015 2014 2015 2015 2014 Imateriella tillgångar Byggnader Mark och markanläggningar Pågående ny-, till- eller ombyggnad IT Landstingshjälpmedel (endast Hjälpm.nämnden) 6 587 6 365 26 000 - varav medicinteknisk utrustning Övriga maskiner och inventarier 0 36 800 - varav medicinteknisk utrustning Konst Delsumma 1 6 587 6 401 26 800 0 0 Hjälpmedel avseende kommun/annan huvudman 1 455 2 396 12 000 - varav medicinteknisk utrustning "Externa" byggnader Delsumma 2 1 455 2 396 12 000 0 0 SUMMA INVESTERINGAR 8 042 8 797 38 800 0 0 FÖRSÄLJNINGAR Byggnader Mark och markanläggningar IT Övriga maskiner och inventarier Hjm 0 109 SUMMA FÖRSÄLJNINGAR 0 109 0 0 UTRANGERING Omkodade/återvunna 0 564 Utrangering/kassationer 568 537 SUMMA UTRANGERING 568 1 101 0 0 0 NYLEASING Typ av anläggningstillgång: SUMMA NYLEASING 0 0 0 0 0
LÖNEKOSTNADSANALYS Förvaltning/Bolag: HMC Period: Kvartal 1, 2015 Kostnad, tkr Timmar, 1 000-tal Kostnadspost (exkl PO) Utfall 2015 Utfall 2014 Månadslön, totalt 5 743,9 5 397,6 Reducering ev uppbokning 0,0 Förändring mot 2014 % Förändring mot 2014 tkr Utfall 2015 Utfall 2014 Förändring mot 2014 % Förändring mot 2014 1 000-tal Månadslön, totalt exkl uppbokning 5 743,9 5 397,6 6,42 346,3 3 248,3 3 184,2 2,01 64,1 - varav nytt avtal, (kostnad period) 2,40 129,5 - varav individuell löneförändring utöver avtal -0,11-5,9 - varav löneförändring pga personalomsättning -0,81-43,7 - varav volymförändring 4,94 266,4 Externt inhyrd personal (Endast HoS) #DIVISION/0! 0,0 #DIVISION/0! 0,0 Timlön 123,1 101,7 21,04 21,4 0,6 0,8-25,00-0,2 Intjänad övertid 16,1 100,0-83,90-83,9 0,0 0,1-100,00-0,1 Uttagen komptid -3,1-4,4-29,55 1,3 0,0 0,0 #DIVISION/0! 0,0 Intjänad jour 8,5 5,6 51,79 2,9 Uttagen jour 0,0 0,0 #DIVISION/0! 0,0 Summa grundlön 5 888,5 5 600,5 5,14 288,0 3248,9 3185,1 Övriga kostnader arbetad tid 18,1 30,2-40,07-12,1 Semester 494,9 519,2-4,68-24,3 Lönekostnad ej arbetad tid 124,4 106,3 17,03 18,1 Rekryteringskostnader (exkl tid) 0,0 28,2-100,00-28,2 Övriga personalkostnader 89,5 80,9 10,63 8,6 Summa exkl PO 6 615,4 6 365,3 3,93 250,1 PO 2 844,4 2 722,0 4,50 122,4 Reducering ev uppbokning 0,0 SUMMA 9 459,8 9 087,3 4,10 372,5
TABELLER TILL ÖVRIG ANALYS Hjälpmedel Kvartal 1 2015 1. TIMMAR NÄRVARO Egen personal Timavlönade Inhyrda Summa arbetad tid 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 Vanlig tid tillsvidare 31 378 31 974 Vanlig tid visstid 464 509 Övertid 106 28 Jour/beredskap läkare Summa 31 948 32 511 755 648 32 703 33 159 FRÅNVARO Egen personal 2014 2015 Sjukfrånvaro 1 370 2 067 Semester 1 352 1 658 Föräldraledighet 448 252 Utbildning 978 896 Övrig frånvaro Summa 4 148 4 873 2. ÅRSARBETARE 425 TIM NÄRVARO Egen personal Timavlönade Inhyrda Summa arbetad tid 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 Vanlig tid tillsvidare 74 75 Vanlig tid visstid 1 1 Övertid 0 0 Jour/beredskap läkare 0 0 Summa 75 76 2 2 0 0 77 78 FRÅNVARO Egen personal 2014 2015 Sjukfrånvaro 3 5 Semester 3 4 Föräldraledighet 1 1 Utbildning 2 2 Övrig frånvaro 0 0 Summa 10 11 3. % NÄRVARO Egen personal Timavlönade Inhyrda Summa arbetad tid 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 Vanlig tid tillsvidare 96 96 Vanlig tid visstid 1 2 Övertid 0 0 Jour/beredskap läkare 0 0 Summa 98 98 2 2 0 0 100 100 FRÅNVARO Egen personal 2013 2014 Sjukfrånvaro 33 42 Semester 33 34 Föräldraledighet 11 5 Utbildning 24 18 Övrig frånvaro 0 0 Summa 100 100