1 (9) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Uppdrag om en samlad redovisning av den pågående och fortsatta IT-utvecklingen 1. Regeringens beslut Regeringen har genom regeringsbeslut den 16 oktober 2008 givit Försäkringskassan i uppdrag att redovisa en samlad bild av den pågående och framtida IT-utvecklingen. Redovisningen ska främst ha sin utgångspunkt i den problembild som Statskontoret presenterat i rapporten Den nya Försäkringskassan - Delrapport 3 som lämnades till regeringen den 31 mars 2008 och i slutrapporten Försäkringskassans förberedelser inför genomförandet av ett nytt tandvårdsstöd som lämnades till regeringen den 15 september 2008. Försäkringskassan ska redovisa vilka åtgärder myndigheten har vidtagit, och kommer att vidta, för - att säkerställa en effektiv ledning, styrning och uppföljning av ITverksamheten, - att åstadkomma en god kostnadskontroll och redovisning av kostnaderna för IT-verksamheten, - att genomföra en kompetensväxling inom IT-verksamheten. Försäkringskassan ska utifrån aktuell IT-strategi och med särskild koppling till det pågående utvecklingsarbetet inom myndigheten redovisa en samlad riskoch konsekvensanalys. Om nödvändigt ska alternativa lösningar redovisas. Försäkringskassan ska redovisa aktuell IT-strategi och planer för de kommande åren, inklusive bedömda kostnader för utveckling, drift och underhåll samt förväntade effekter för verksamheten. Konsultkostnader ska särredovisas. 2. Inledning En väl fungerade IT-verksamhet är helt nödvändig för att Försäkringskassan ska klara sitt uppdrag. Frågan om hur denna verksamhet styrs, planeras och följs upp är därför av avgörande betydelse för en framgångsrik verksamhet. Postadress Besöksadress Telefon 103 51 Stockholm Vasagatan 16 08-786 90 00 E-post Internetadress Telefax Org.nr huvudkontoret@forsakringskassan.se www.forsakringskassan.se 08-411 27 89 202100-5521
2 (9) En förutsättning för en effektiv styrning av IT-verksamheten är att den ingår som en del i myndighetens långsiktiga planering. En långsiktig planering förutsätter väl förankrade långsiktiga mål, strategier för att nå målen och en verksamhetsplanering som löpande revideras under verksamhetsåret och framåt i tiden. En stor del av resurserna för IT-utveckling under 2009 koncentreras, dels till migreringen från stordatormiljö till en modern teknisk miljö dels till arbetet med leveransåtaganden gentemot Pensionsmyndigheten. Härutöver kräver bland annat beslutade reformer inom sjukförsäkringen och tandvården stora insatser. Andra pågående utvecklingsprojekt syftar till att förbättra handläggningsstöd och kvalitet i produktionen. 3. Åtgärder för styrning, ledning, uppföljning samt kostnadskontroll av IT-verksamheten 3.1. IT-verksamhetens struktur och styrning Försäkringskassans IT-verksamhet är för närvarande strukturerad i huvudområdena drift och underhåll samt utveckling. Dessa två huvudområden styrs med användande av olika modeller vilka beskrivs nedan. Styrningen av drift och underhåll sker genom den förvaltningsmodell som Försäkringskassan kallar Objektstyrning. För respektive objekt fastställer den verksamhetsansvarige dels vilka servicenivåer som ska gälla för driftverksamheten dels vilka förvaltningsaktiviteter som ska genomföras. Hela drift- och underhållsverksamheten styrs ekonomiskt genom fastlagda budgetramar. Styrningen av utvecklingsverksamheten sker på myndighetsnivå genom beslut om en ekonomisk ram och en projektportfölj med ingående projekt. Respektive projekt styrs med stöd av myndighetens projektstyrningsmodell. Varje projekt har en projektägare från den del av verksamheten som utvecklingen avser. Vid beredningen inför beslut om start av respektive projekt ansvarar myndighetens utvecklingsstab för att kvalitetssäkra att projektet har tillräckliga underlag enligt projektstyrningsmodellen. Utvecklingsstaben ansvarar också för den samlade uppföljningen av samtliga projekt (se nedan). 3.2. Utvecklingsstab Försäkringskassan har, den 1 april 2009, inrättat en Utvecklingsstab. Staben ska styra, koordinera och följa upp Försäkringskassans utvecklings- och projektverksamhet. Utvecklingsstaben ska upprätta förslag till såväl en långsiktig som en årlig utvecklingsplan utifrån strategier, uppdrag från regeringen och de utvecklingsaktiviteter som identifierats inom verksamheten och dokumenterats i verksamhetsplanen. Staben ska följa och säkerställa att budget och leveranser stödjer och följer verksamhetsplaneringen och beslutade prioriteringar i övrigt samt ha ansvar för att bereda prioriteringen av utvecklingsinsatser inför
3 (9) ledningens beslut. Beslut om utvecklingsplan fattas efter gemensam beredning mellan Utvecklingsstaben och verksamhetsansvariga chefer. Verksamhetsansvariga chefer ska ansvara för såväl den långsiktiga utvecklingen inom sina ansvarsområden som för projekten. Genom detta säkerställs att verksamhetsansvar även innefattar utvecklingsansvar. Försäkringskassan har ett behov av att se över strukturen för fördelningen av verksamhetsansvar på ledningsnivå så att ansvarskedjan mellan verksamhet och IT-utveckling kan effektiviseras ytterligare. Försäkringskassan har vidare ett behov av att se över förvaltningsmodell samt indelning och ägarskap av IT-objekten bl.a. mot bakgrund av det kommande samarbetet med Pensionsmyndigheten. Detta arbete kommer att genomföras under år 2009 och ledas av Utvecklingsstaben. Genom Utvecklingsstaben säkerställs en samlad och övergripande kontroll av projektverksamheten. Staben ansvarar för att koordinera planeringen och upprätta förslag till myndighetens fleråriga utvecklingsplan. Planeringen utgår från uppdrag, mål och strategier och bygger på budgetunderlag och verksamhetsplanering. Den fleråriga utvecklingsplanen bryts ned till en ettårig plan och beslutade projekt samlas i en projektportfölj. Styrningen av projekten sker enligt projektstyrningsmodellen Pejl. Försäkringskassans modeller för förvaltning och nyttoberäkningar förvaltas och vidareutvecklas genom stabens försorg. Projekten följs löpande avseende ekonomi, leveranser och effekthemtagning. Kontinuerlig kvalitetssäkring av projektverksamheten sker genom granskningar och revisioner av projekten samt uppföljning av att risker och kvalitetsbrister åtgärdas. Regelbunden statusrapportering till ledningen med förslag till eventuella åtgärder görs. 3.3. Strategisk inriktning av IT Försäkringskassans nuvarande IT-strategi beslutades år 2006. De viktigaste punkterna i strategin är: Tydlig fokus på den dagliga driften En fortsatt snabb migrering från stordatorsystemen för minskad risk Ett tydligt stöd för ett framgångsrikt införande av verksamhetsstrategin Ett successivt byte till standardsystem IT-strategin behöver uppdateras utifrån Försäkringskassans verksamhetsstrategi, den långsiktigt prioriterade planeringen samt nya krav på myndigheten. Det behöver även tydliggöras varför nuvarande IT-strategisk inriktning har valts och visa tydligare koppling till verksamhetens krav och mål. Mot denna bakgrund har Försäkringskassan inlett ett arbete att se över ITstrategin. Detta arbete kommer att genomföras under år 2009.
4 (9) Även fortsättningsvis ska den dagliga driften och tillgängligheten prioriteras. IT-utvecklingen måste effektiviseras så att även Försäkringskassans stora utvecklingsutmaningar kan realiseras. IT-relaterat produktionsbortfall i verksamheten ska minska och öppettiderna öka. Drift- och underhållsarbetet ska bedrivas kostnadseffektivt och på en godtagbar ekonomisk nivå. Arbetet med att migrera från stordatormiljö till ny teknisk plattform pågår. Nuvarande Bull-miljö är en plattform under avveckling. Syftet med migreringen är att skapa en stabil IT-miljö som grund för Försäkringskassans fortsatta IT-utveckling. Försäkringskassan har tidigare beslutat att bl.a. använda SAP som standardsystem. Utifrån de erfarenheter som myndigheten har från de utvecklingsprojekt som genomförts med SAP som plattform samt behovet av att göra en ny verksamhetsanalys kan omfattningen av detta beslut komma att ändras. Utvecklingen ska drivas av prioriteringar från verksamheten. Försäkringskassan gör bland annat bedömningen att en kritisk framgångsfaktor för verksamheten är att öka graden av automatisering av handläggningsprocessen och självbetjäningstjänster. Härigenom förbättras kvalitet och service för kunderna samtidigt som myndighetens förvaltningskostnader minskar. Ovanstående åtgärder förutsätter att Försäkringskassan har en långsiktig stabil planering av sin IT-utveckling så att utrymme kan säkras för denna typ av insatser oberoende av andra pågående utvecklingsaktiviteter. 3.4. IT-avdelningens organisation Inom IT-avdelningen pågår organisatoriska överväganden i syfte att säkerställa en adekvat IT-organisation utifrån övriga förändringar som genomförs. Utöver dessa överväganden genomförs även flera åtgärder rörande ledarskap, kultur och värderingar inom IT-avdelningen. 3.5. Samlad risk- och konsekvensanalys över ITverksamheten Försäkringskassan genomför för närvarande en samlad risk- och konsekvensanalys över IT-verksamheten. Detta arbete är samtidigt beroende av den långsiktiga strategiska inriktningen och planeringen av verksamheten som håller på att utarbetas. En första risk- och konsekvensanalys beräknas vara genomförd i augusti 2009. 4. Åtgärder för kontroll över kostnader och investeringar inom Försäkringskassans IT-verksamhet 4.1 Kostnadsutveckling 2004-2009 Försäkringskassans kostnadsutveckling för perioden 2004-2009 illustreras nedan.
5 (9) Tabell 1 - IT-kostnader 2004-2009. För 2009 redovisas budgeterade medel. 1 600 1 400 1 200 1 000 800 600 748 762 947 961 1 046 946 400 200 0 544 263 308 359 374 437 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Avskrivningar & Räntor Drift och förvaltning Det som kan noteras ovan är kostnadsökningen mellan 2005 och 2006 som beror på centralisering av IT-stödet till arbetsplatserna vilka tidigare redovisats decentraliserat och inte särredovisats som IT-kostnad. Ökningen år 2008 av drift- och underhållskostnaderna orsakas av kostnadsföring av projektet Kundbild/Självbetjäning. Med ovanstående justeringar kan konstateras att kostnaderna för drift och underhåll i stort varit oförändrade under perioden. Kostnadsökningarna orsakas framförallt av kostnaderna för utveckling i form av avskrivningar. En närmare beskrivning finns i Årsredovisningen för 2008 under avsnitt Förvaltningskostnader. 4.2 Investeringar 2004-2009 Försäkringskassans investeringar i IT-utveckling illustreras nedan.
6 (9) Tabell 2 - Investeringar 2004-2009. För 2009 redovisas budgeterade medel. 700 600 617 500 400 377 355 400 300 200 282 214 100 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Investeringarna i IT-utveckling varierar starkt mellan åren. De senaste årens stora investeringar ger ökade kostnader för räntor och avskrivningar som måste rymmas inom tilldelade anslagsmedel. Se även avsnitten 4.1 och 4.5. Utmaningen för Försäkringskassan är alltså att genom en effektivare planering och styrning av IT-utvecklingen åstadkomma en mer kontrollerad och därmed jämnare investeringstakt. 4.3 Investeringsutrymme Försäkringskassans utrymme för investeringar i immateriella anläggningstillgångar, d.v.s. IT-utveckling, ligger inom intervallet 300-500 mnkr om inte belastningen på tilldelade anslagsmedel ska öka. Om investeringarna ökar permanent kommer även kostnaderna i form av avskrivningar samt drift och underhåll att öka. Om så sker behöver tilldelade anslagsmedel öka alternativt verksamhetens kostnader i övrigt minska. Försäkringskassans bedömning är att tillgängligt investeringsutrymme inom intervallet 300-500 mkr bör vara tillräckligt för att genomföra de ITinvesteringar som myndigheten bedömer vara nödvändiga för att utveckla verksamheten mot mer automatiserad handläggning samt självbetjäning. Detta under förutsättning att medel för utveckling av större reformer anslås i särskild ordning. 4.4 Konsultkostnader Försäkringskassans totala konsultkostnader under perioden 2004-2008 redovisas nedan.
7 (9) Tabell 3 - Konsultkostnader 2004-2008 2004 2005 2006 2007 2008 Konsult-/IT-tjänstkostnader redovisade som förvaltningskostnader 447 433 429 400 545 varav IT-avdelning 126 149 179 126 230 Konsult-/IT-tjänstkostnader redovisade som investeringsutgifter 240 162 122 224 442 varav IT-avdelning 240 162 122 223 350 Det kan noteras att av 2008 års förvaltningskostnader avser drygt 100 mnkr kostnadsföring av del av projektet Kundbild/självbetjäning. Av investeringsutgifterna hänför sig 144 mkr till projektet Tandvård. Med justering av ovanstående kan konstateras att konsultkostnader som historiskt belastar förvaltningsmedel uppgår till drygt 400 mkr medan konsultkostnader som belastar investeringsmedel varierar beroende på investeringsvolymen respektive år. Med de metoder och redovisningsprinciper som Försäkringskassan följer så har myndigheten förutsättningar att lämna rättvisande och relevant redovisning av myndighetens IT-relaterade kostnader och investeringar. 4.5 Bedömning av kostnader för utveckling, drift och underhåll de kommande åren Bedömningen är att myndighetens kostnader för IT-verksamheten under de närmaste åren hålls ungefär inom de ramar som för närvarande gäller. De kostnader som samarbetet mellan Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten kommer att medföra har inte beaktats i kostnadsbilden. Försäkringskassan kommer att leverera omfattande IT-tjänster till Pensionsmyndigheten, framför allt vad avser drift, underhåll och utveckling av de IT-mässiga delarna av pensionssystemet. Dessa kostnader bör belasta pensionssystemet samt Pensionsmyndighetens förvaltningsanslag. De investeringar som beslutas och genomförs kommer att belasta Försäkringskassans låneram medan avskrivningar och räntor kommer att påföras Pensionsmyndigheten.
8 (9) 5 Åtgärder för att säkerställa kompetensförsörjningen inom IT-verksamheten 5.1. Utmaningar rörande kompetensförsörjning Den strategiska inriktningen av verksamheten medför ändrade kompetensbehov. De tillgodoses genom kompetensväxling 1, kompetensutveckling och rekrytering, samt med ett effektivt användande av externa resurser, utkontraktering och myndighetssamverkan. De kompetensområden som går mot minskade behov undergår omställning eller avveckling. Mot denna bakgrund finns ett ökat behov av verksamhetsförståelse, styrning, ledning (inkl. projekt-/testledning), planering och uppföljning av ITverksamheten (inkl. IT-projekt) samt upphandling/affärsmässighet. Migreringen från Bull/GCOS8 (Fenix) orsakar en omfattande förändring i kompetensbehovet från Bull/COBOL till UNIX/COBOL. Insatser pågår och planeras för att genomföra denna kompetensmässiga förändring. 5.2. Kompetensförsörjning och bemanning Oavsett fördelningen mellan intern och extern bemanning inom ITavdelningen, ska intern personal täcka behovet av verksamhetskännedom, styrning, ledning, planering och uppföljning. Därigenom kan verksamhetsnytta i levererade tjänster samt effektivt utnyttjande av interna och externa resurser säkerställas. Införandet av en planering med längre tidshorisont ger bättre överblick över utvecklingsbehoven, vilket gör att variationer i såväl efterfrågan som ekonomiska medel blir lättare att parera. De ekonomiska ramarna och innehållet i projekten påverkar bemanningen och fördelningen av behov över olika kompetensområden. Ett dragspel av extern bemanning är därför nödvändig, framför allt vad gäller utvecklingsinsatser. Grundbehovet inom utveckling, förvaltning och produktion täcks dock med egen personal. För närvarande finns extern personal inom förvaltningen för tandvård och utbetalning. Dessa kommer att i huvudsak ersättas med egen personal under år 2009. Denna överföring till egen personal ska vara helt genomförd under år 2010. Resursbehovet för drift och underhåll ökar till följd av nya utvecklingsprojekt som produktionssätts, ny systemplattform, ökad automatiseringsgrad, högre SLA-krav samt större komplexitet i produktionsmiljön. Samtidigt kan driften genom effektiviseringar och differentiering av servicenivåer leverera samma 1 Kompetensväxling är när individer kompetensutvecklas till ett för dem nytt område. Kompetensväxling kan ske dels beroende på att ett nytt eller ökat kompetensbehov har uppstått inom området, dels beroende på att den befintliga verksamhet som individerna arbetar inom kommer att minska eller avvecklas.
9 (9) kapacitet med färre resurser från år till år. Totalt sett kommer dock driftens resursbehov troligen att öka framöver. 5.3. Användning av externa resurser För att säkerställa kostnadseffektivitet och flexibilitet behöver IT-avdelningen använda externa resurser på ett strukturerat sätt. I utvecklingsprojekt kan extern kompetens användas i faserna design, utveckling, test, införande och utrullning, förutsatt att intern ledning och styrning är säkrad. Inom behovsidentifiering, kravprioritering, resursplanering, acceptanstest och förvaltning ska i första hand intern personal användas. Inom drift och underhåll kan hela åtaganden, där IT-avdelningen inte kan erbjuda mervärde, utkontrakteras om detta bedöms kostnadseffektivt. Det kan gälla t.ex. områden med varierande kapacitetskrav och områden där driften har svårt att upprätthålla egen kompetens. Arbete pågår för närvarande med att identifiera områden för eventuell utkontraktering. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Adriana Lender i närvaro av avdelningscheferna Birgitta Målsäter, Ann Persson-Grivas och Gunnar Johansson, verksamhetsområdeschef Leif Höök och stabschef Per Åkesson, den senare som föredragande. Adriana Lender Per Åkesson