Anvisningar för Polismyndighetens verksamhetsplanering, uppföljning och budgetfördelning 2015

Transkript

1 Ju 2012:16/2014/145 Anvisningar för Polismyndighetens verksamhetsplanering, uppföljning och budgetfördelning 2015 Ju 2012:16

2 Grundläggande i den nya styrmodellen är att verksamhetsplanen inte ska brytas ner på region-, polisområdes- respektive lokalpolisområdesnivå samt avdelningarna. Verksamhetsplanen ska ligga till grund för aktivitetsplanering på alla nivåer i Polismyndigheten. För att styrmodellens bärande tankar om att ansvar delegeras till medarbetarna samt att verksamheten byggs underifrån och utifrån helheten ska kunna realiseras ska lägsta nivå arbetsgrupp planera aktiviteterna mot Polismyndighetens verksamhetsplan och lokala mål ska beslutas för t.ex. lokalpolisområdet bl.a. utifrån lokala problembilder. Aktiviteterna aggregeras därefter upp till exempelvis polisområdesnivå och polisregionnivå. Efter dialog inom respektive organisatoriska nivå till exempel vad avser lokalpolisområdets samlade aktiviteter mot verksamhetsplanen förs dialog med polisområdeschefen för att säkerställa att det är en gemensam bedömning av prioriteringarna av verksamheten avseende överordnade styrdokument, gemensamma aktiviteter och lokalpolisområdenas lokala problembilder. Styrmodellens bärande tankar avser hela Polismyndigheten, såväl gemensamma avdelningar som polisregionernas verksamhet. Aktivitetsplaneringen ska särskilt beakta den lokala problembilden vilken även ska utgöra en av grunderna för resursfördelning. I aktivitetsplaneringen ingår att även beskriva hur aktiviteterna ska följas upp. Processen intern styrning och kontroll (ISK) ska vara väl integrerad med myndighetens verksamhetsplanering och uppföljning. För verksamhetsåret 2015, då ombildningen till en sammanhållen Polismyndighet och de förändringar som är kopplade till denna genomförs, kommer det inte vara möjligt att i förväg ha svar på alla frågor om hur detta ska gå till då det pågår en lärandeprocess under tiden som fattade beslut genomförs. Flertalet av fattade beslut kommer visa sig vara bra, medan några kommer att visa sig vara mindre bra. Utifrån nyvunnen erfarenhet kan eventuella justeringar behöva göras för att kunna åstadkomma de övergripande målen för reformen och verksamheten. Det är särskilt viktigt att beakta balansen mellan behovet av nationella insatser och verksamheten som bedrivs inom lokalpolisområdena utifrån bl.a. respektive lokala problembild. Den nationella operativa ledningsgruppen initierar behov av, och beslutar om, nationella insatser som därefter läggs in i PUM-A. Dialog I Polismyndighetens styrmodell som utgår från en långtgående delegation och därmed ett utökat ansvar till chefer och medarbetare finns det behov av att involvera, förankra och tydliggöra förväntningarna genom dialog. Förankringen av delegationen och ansvaret kan genomföras genom särskilda dialoger. I denna dialog tydliggörs de ömsesidiga förväntningarna och förutsättningarna. Arbetsgruppens chef ansvarar för att skapa förutsättningar för dialog samt tillvarata medarbetarperspektivet i aktivitetsplaneringen och uppföljningen. Löpande under 2015 ska respektive arbetsgrupp följa upp hur aktivitetsplaneringen fullföljs samt eventuella avvikelser från denna. Parallellt ska presta- 2

3 tionerna inom exempelvis utredningsprocessen löpande följas upp i syfte att identifiera behov av utveckling för att undanröja hinder, utveckla verksamheten för att nå ständiga förbättringar och för att få kunskap huvudvida verksamheten utvecklas enligt plan. Ansvar för verksamhetens resultat har respektive chef. Ekonomi Utgångspunkten för den finansiella styrningen är att inom givna ramar ge de ekonomiska förutsättningarna för att nå verksamhetens mål. Verksamhet och resursfördelning ska därför planeras och bestämmas i ett sammanhang. Viktiga delar i den finansiella styrningen är ekonomisk planering, uppföljning och åtgärder. Utgångspunkten är att ansvar och ekonomiska beslut ska delegeras så att ansvaret för ekonomi, personal och verksamhet är förenligt. Fördelningen av budgetramar till regioner och nationella avdelningar för 2015 grundas främst på den fastställda organisationsstrukturen med inplacerad personal. På sikt kan budgetramar till regioner och nationella avdelningar komma att fördelas enligt en fördelningsmodell som är anpassad efter den nya organisationen. Fördelningen av budgetramar inom regioner och nationella avdelningar för 2015 grundas främst på den fastställda organisationsstrukturen med inplacerad personal. På sikt kan en anpassad fördelningsmodell ligga till grund för budgetramar till polisområden och regionala enheter. Budgetansvar Beslutsfattare och budgetansvariga på olika nivåer ansvarar, enligt Polisförordningen (2014:1104), för att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt. Med budgetdelegationen följer ansvar för: att tilldelad budget inte överskrids att gällande författningar, föreskrifter, avtal och andra styrdokument följs att verka för en effektiv resursanvändning och kostnadsmedvetande att budgetarbetet präglas av samverkan och delaktighet, både mellan regioner/avdelningar och inom regioner/avdelningar samt inom hela myndigheten att regelbundet följa upp medelsanvändningen och vidta åtgärder vid avvikelser från budget Utgångspunkten är att ändrade förutsättningar och ökade kostnader ska hanteras inom den egna budgeten. Avvikelser som inte kan hanteras inom den egna ramen ska snarast kommuniceras med respektive överordnad chef och till chefen för regionala ekonomifunktionen respektive motsvarigheten för nationell avdelning. 3

4 Fördelning av budgetramar för 2015 Polismyndigheten tilldelas ett anslag på totalt mnkr. Anslagsmedel för 2015 täcker inte prognostiserade kostnader varför del av anslagskrediten måste utnyttjas. I budgeten för 2015 är målsättningen att utnyttja högst två procent av anslagskrediten för att därmed bibehålla en marginal till kreditgränsen. Som ett led i att fördela budgetramar för 2015 har 2014 års medelsram omfördelats till regioner och avdelningar och justerats med hänsyn till nuvarande inplacering av personal. I fördelningen ingår även intäkter från den avgiftsfinansierade verksamheten som tas in nationellt och tilldelas i budget till polisregionerna och avdelningarna. En nationell budget för lokalförsörjningen har beräknats utifrån myndigheternas prognostiserade lokalkostnader. Ramen för IT-budget och utvecklingsbudget är oförändrad från Investeringsbudgeten utgår från myndighetens tillgängliga låneram. En budgetram för utbildning kommer att beräknas. Budgetfördelningen är preliminär och kommer att revideras under Den första revideringen kommer att göras i början av året. Revideringen kommer bl.a. innefatta omfördelning av medel för verksamhetsansvar, omfördelning av medel för de utbildningar som NFC håller inom Polisen samt fördelning av anslagskredit på högst två procent. Uppföljning Prioriteringar för 2015 Genomförande av ombildningen till en sammanhållen Polismyndighet så att statsmakternas intentioner med reformen ska löpande följas upp. Formen och periodiciteten för uppföljningen kommer att beslutas om och kommuniceras i början av Det gäller även de strategiska initiativen som löpande ska följas upp. Effekter Polismyndighetens styrmodell skapar förutsättningar för att på ett tydligare sätt beskriva Polismyndighetens årliga resultat i uppnådda effekter, alltså effekterna av Polisens samhällsuppdrag. En effekt är enligt Ekonomistyrningsverkets definition en förändring som inträffar som en följd av en vidtagen åtgärd och som annars inte skulle ha inträffat. Till skillnad från att följa upp nyckeltal respektive resultatindikatorer så är uppföljning av effekter förenat med ett antal utmaningar, exempelvis att det tar tid innan det går att bedöma om en förändring faktiskt har uppnåtts. Att Polisen är en av flera offentliga verksamheter som bidrar till att genomföra och åstadkomma effekter i samhället är en annan utmaning, hur mäts Polismyndighetens bidrag när verksamheten är en av flera som kanske bidrar till samma effekter? Ett ensidigt fokus på effekter, som kanske inträffar längre fram i tiden, kan innebära att förändringar i den löpande verksamheten inte uppmärksammas i tid. En uppföljning som kombinerar ett fokus på aktiviteter, prestationer och effekter är därför att föredra. 4

5 Polismyndighetens effekter under 2015 ska följas upp bland annat genom: Brå:s nationella trygghetsundersökning vad avser trygghet, utsatthet och förtroende nationellt Lokala trygghetsundersökningar Brottsofferundersökningar Brukarundersökningar, till exempel servicemätning om tillgänglighet och bemötande vid PKC Nyckeltal och resultatindikatorer Verksamheten kommer även fortsättningsvis att följas upp och mätas med hjälp av nyckeltal och resultatindikatorer. Denna uppföljning ska ligga till grund för att bland annat bedriva verksamhetsutveckling, ge indikationer på om verksamhetens utvecklas enligt förväntan och om Polismyndigheten gör det som är utlovat. Ett nyckeltal är ett mått som mäter vissa delar av verksamheten. Det kan handla om personalens ålder, styckkostnader eller handläggningstider som sedan kan jämföras mellan organisatoriska enheter eller jämförelser över tid. Ett nyckeltal kan aggregeras nerifrån och upp i t.ex. en polisregion/avdelning. En resultatindikator är ett mått som är uppsatt i förhållande till ett mål. Skillnaden mellan de två är alltså att ett nyckeltal självständigt kan utrycka förhållanden medan en resultatindikator alltid är kopplat till ett övergripande syfte. Utfallet för en resultatindikator visar en del av verksamheten och måste därför vanligtvis kombineras med andra resultatmått och nyckeltal för att kunna utgöra grunden för en analys. De nyckeltal och resultatindikatorer som polisorganisationen har använt t.o.m kommer att utgöra grunden för uppföljningen även under 2015 i denna del. De kommer dock att kompletteras med nya nyckeltal samt att tidigare resultatindikatorer som inte längre är aktuella kan tas bort. Förhållningssättet till nyckeltal och resultatindikatorer är att de kan ligga till grund för dialog inom organisationen men att de måste sättas i relation till andra förutsättningar såsom personalresursen. Kompletterande uppföljning Utifrån lokala mål och de aktiviteter som en organisatorisk grupp eller enhet planerar att genomföra för att uppnå uppsatta mål föreslås kompletterande metoder för att utveckla dialogen inom ramen för uppföljningen, ett exempel är självvärdering. Självvärdering är en självskattning av det egna arbetet och arbetssättet och är en viktig del i att Polismyndigheten ska gå mot att bli en lärande organisation. Den kan göras på såväl individ- som gruppnivå. Polisen behöver utveckla förmågan att inom en arbetsgrupp eller en organisatorisk enhet ge varandra återkoppling på genomfört arbetet, feedback, så att individen, gruppen och därmed verksamheten kan fortsätta att utvecklas. Det är dock viktigt att definiera och klargöra syftet med självvärdering, dvs. att det är en del av en lärande process. Det är även viktigt att i förväg bestämma vad det är som ska vär- 5

6 deras. Är det t.ex. en process, ett projekt, en verksamhet, en verksamhetsgren eller ett verksamhetsområde? Antalet frågor i självvärderingen måste ställas mot hur lång tid det kommer att ta att besvara frågan så att det blir en rimlig balans. Självvärderingen ska förbättra förståelsen för händelser och processer och bygga upp kunskap inom den verksamhet som självvärderas. En annan typ av kompletterande uppföljning är kollegial granskning, s.k. peer review. Kollegial granskning innebär att en utomstående kollega med relevant kompetens, erfarenhet av samma eller liknande verksamhet, kallas in för att göra bedömningen av kvaliteten. Syftet är att utveckla verksamheten. Det är verksamheten och inte den enskilde individen, som står i fokus. Metodiken används redan idag inom Polisen. Polismyndigheten ska under 2015 undersöka möjligheten att utvidga användningen av denna typ av uppföljning inom fler områden. RPC-åtagande Regionpolischefer och avdelningschefer ska redovisa sitt åtagande till Rikspolischefen (RPC) där de beskriver vad de avser att göra för att bidra till att genomföra prioriteringar för 2015 samt bidra till de långsiktiga målen för Polismyndigheten. Tanken är att resp. deltagare i den nationella ledningsgruppen utifrån sitt uppdrag redovisar sitt förslag till personligt åtagande till RPC. Åtagandet ligger till grund för Rikspolischefens tertialuppföljning under RPC kansli kommer att återkomma med en tidplan för detta. Arbetssätt: Polismyndighetens verksamhetsplanering 2015 Under 2015 inför Polisen en ny styrmodell som bland annat beskriver hur Polismyndigheten ska arbeta för att genomföra uppdraget samt ger stöd så att de långsiktiga målen för verksamheten uppfylls. Polisen påbörjar nu en gemensam resa mot ett förändrat arbetssätt vilket innebär att det inte finns svar på alla frågor om hur detta ska genomföras, det är en lärande process där några av svaren kommer att uppstå under resans gång. Det innebär även att processen för verksamhetsplaneringen 2015 kommer bli annorlunda mot framtida års verksamhetsplaneringsprocesser. Hur kan det fortsatta arbetet inom VP-processen för 2015 se ut? Hypotes 1. Polismyndighetens verksamhetsplan 2015 görs tillgänglig för hela Polismyndigheten under januari Ledningen för en polisregion resp. nationell avdelning diskuterar och fattar beslut om behov av kompletterande kunskap för sin organisatoriska enhet vad avser problembild, resultatet de senaste åren, omvärldsanalys m.m. 6

7 3. Den nationella operativa ledningsgruppen diskuterar och fattar beslut om ev. behov av kompletterande kunskap vad avser den nationella problembilden samt nationella insatser i PUM-A. 4. Förutsättningar ska skapas så att samtliga arbetsgrupper ges möjlighet till delaktighet och dialog inom sin organisatoriska enhet vad avser verksamhetsplanen 2015 och då främst utifrån den lokala problembilden. Vilka mål enheten bör ha på lokal nivå samt vilka aktiviteter som behöver vidtas för att säkerställa måluppfyllelse är exempel på frågor. I denna dialog är det viktigt att även resonera kring hur och i vilka former arbetsgruppen följer upp de aktiviteter som planeras att genomföras. 5. Chef för lokalpolisområdet skapar förutsättningar för dialog kring lokalpolisområdets uppdrag och den lokala problembilden, med syfte att efter analyser ta fram förslag till lokala mål. 6. Inom polisområdena ansvarar polisområdescheferna för att skapa förutsättningar för delaktighet och dialog kring polisområdets uppdrag. 7. Ledningen för en polisregion resp. nationell avdelning diskuterar den organisatoriska enhetens insamlade möjligheter och utmaningar för Lokalpolisområdescheferna ges i uppdrag att utifrån en fortsatt dialog med medarbetarna besluta om lokala mål. 9. Aktiviteterna och de resultatindikatorer som är kopplade till de lokala målen följs löpande upp och utgör en grund för dialog med medarbetarna. 7

8 Medelsfördelning 2015 Tilldelade medel Anslagskredit Tillgängliga medel Nord Mitt Stockholm Öst Väst Syd Bergsslagen Summa regioner NOA Internrevision RPC- kansli Ekonomiavdelningen EA, lokaler EA, investeringar HR- avdelningen HR, utbildning IT- avdelningen IT, IT- utveckling Kommunikationsavdelningen Utvecklingsavdelningen Utvecklingsavdelningen, utveckling Nationellt forensiskt centrum Rättsavdelningen Särskilda utredningar Summa avdelningar Summa Budget investeringar 2015 Förslag intern fördelning av investeringsutrymme 2015 Förslag till investeringsbudget Ram 2015 efter omföring till fast m.m Bedömt utnyttjat investeringsutrymme vid utgången av Region Nord Avgår avskrivningar under Region Bergslagen Investeringsutrymme Region Mitt Region Stockholm Anskaffningar under 2015 Budget Region Öst Utgifter för utveckling av it Region Väst Rättigheter och övr immateriella anläggningstillgångar Förbättringsutgifter annans fastighet Fordon, maskiner, inventarier, installationer m.m Region Syd De nationella avdelningarna Lokaler

9 Särskilda utredningar Summa avdelningar Summa Budget investeringar 2015 Förslag intern fördelning av investeringsutrymme 2015 Förslag till investeringsbudget Ram 2015 efter omföring till fast m.m Bedömt utnyttjat investeringsutrymme vid utgången av Region Nord Avgår avskrivningar under Region Bergslagen Investeringsutrymme Region Mitt Region Stockholm Anskaffningar under 2015 Budget Region Öst Utgifter för utveckling av it Region Väst Rättigheter och övr immateriella anläggningstillgångar Förbättringsutgifter annans fastighet Fordon, maskiner, inventarier, installationer m.m. Pågående nyanläggningar avs fastigheter Region Syd De nationella avdelningarna Lokaler It NOA Helikoptrar, netto under NFC Summa investeringar under Bedömt utnyttjat investeringsutrymme vid utgången av Begränsning i form av låneram Bedömt överskridande 0 Summa