Personalavdelningens PA-handbok Datum 1999-10-01 Regler för distansarbete Allmänt om distansarbete Distansarbete kan tillämpas där det innebär besparing i verksamheten i form av lägre lokalkostnader och/eller ökad effektivitet och produktivitet. Möjligheten till distansarbete skall användas ansvarsfullt och med omdöme. Distansarbete får inte innebära att kravet på en effektivt bedriven verksamhet eftersätts eller att fullgörandet av skyldigheter mot medborgarna försvåras. Distansarbete bygger på ömsesidigt förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare. Det skall vara frivilligt och förutsätter att arbetsgivaren och den enskilde är överens. Beslut om distansarbete Förvaltningschef beslutar om distansarbete och avgör i varje enskilt fall omfattningen av distansarbetet. Distansarbete Definitioner Med distansarbete avses arbete som utförs av en anställd regelmässigt i bostaden som är geografiskt skild från huvudarbetsplatsen och där data- och/eller telekommunikation används. Två typer av distansarbete definieras i dessa regler: Permanent distansarbete Huvuddelen av arbetet görs i bostaden med ett bestämt antal dagar eller på bestämda dagar per period (vecka eller månad) och där plats på ordinarie arbetsställe delas med andra arbetstagare. Tillfälligt distansarbete Arbetet görs sporadiskt i bostaden vid behov. Arbete i bostaden på arbetstagarens eget initiativ på t ex kvällstid är inte att anse som distansarbete. Distansarbetsplats Med distansarbetsplats avses bostaden. Huvudarbetsplats Med huvudarbetsplats avses den arbetsplats som utgör arbetstagarens normala geografiska arbetsplats hos arbetsgivaren. Hem-PC Med Hem-PC avses ett paket som arbetsgivaren har erbjudit anställda att låna på villkor som redovisas i särskilt avtal mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. MS Windows NT Terminal Server (WTS) MS Windows NT Terminal Server är en applikationsserver som medger att flera användare samtidigt kan koppla upp sig via sina persondatorer och köra persondatorprogram.
Användarens persondator används som terminal och bidrar med bildskärm, mus och tangentbord medan programkörningen sker i WTS. I övrigt se gällande UDS. Uddevalla kommuns Datatekniska Standard (UDS) I Uddevalla kommuns Datatekniska Standard (UDS) redovisas de tekniska riktlinjer som gäller för hela kommunens. xdsl Kommunens centrala IT-avdelning nedan kallad IT-avdelningen som är organiserad under förvaltningen Administrationen beslutar om UDS. Med xdsl avses datakommunikation över en fast hyrd ledning. Överföringshastigheten är ca 2 Mbps. Avtal Arbetsinnehåll Ett avtal som följer dess anvisningar skall tecknas mellan arbetsgivare och arbetstagare. Avtalet har en ömsesidig uppsägningstid på tre (3) månader. Uppsägningen skall vara skriftlig. Avtalet skall innehålla villkor för: Avtalsperiod Ersättning Typ av distansarbete Omfattning Arbetsinnehåll/mål/resultat Tillgänglighet Säkerhet och skydd Teknisk utrustning För att få framgång med denna arbetsform skall arbetsgivaren och den enskilde arbetstagaren tillsammans definiera mål för arbetet, hur arbetet skall redovisas och hur resultatet skall följas upp. Det skall klart framgå: vad som skall utföras när resultatet skall redovisas vilken kvalitet som förväntas på resultatet Arbetsmiljö Arbetsgivaren är enligt Arbetsmiljölagen ansvarig för arbetsmiljön på den plats där distansarbetet utförs. Även Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter gäller om de inte innehåller någon uttrycklig begränsning.
Arbetstid Tillgänglighet Arbetsmiljön skall vid permanent distansarbete kontrolleras innan distansarbetet inleds. För att säkerställa att arbetsplatsen är funktionell ur arbetsmiljösynpunkt skall arbetstagaren bereda arbetsgivaren och skyddsombud tillträde till hemarbetsplatsen. Arbetstid under tid för distansarbete är enligt ordinarie arbetstidsavtal (AB). Beordrad övertid ersätts enligt AB. Godkännande av övertid i efterhand sker inte. Arbetstidslagen gäller inte. Vid tillfälligt distansarbete motsvarar arbetstiden normaltid för närvarande kl 8-17 enligt gällande flextidsavtal. Arbetstagarens tillgänglighet vid distansarbete redovisas avtalet. Avtalet kan innefatta möjlighet för arbetstagaren att själv välja de dagar vederbörande vill arbeta på distans. I övrigt skall arbetstagaren vara tillgänglig på samma villkor som övriga medarbetare genom att t ex delta i arbetsplatsträffar, arbetsgrupper, konferenser etc. Det är viktigt att bibehålla den sociala kontakten med arbetskamrater och arbetsplatsen. Resterande tid skall utföras på huvudarbetsplatsen. Ersättning Arbetsplats Arbetstagaren är endast berättigad till ersättning för permanent distansarbete. Förslag finns till ändring av kommunalskattelagen som innebär att om distansarbete utförs med minst 800 timmar under beskattningsåret medges avdrag för bostadskostnad med 2000 kr. Denna lag träder ikraft 2000-01-01. Arbetsplatsen skall vara formad så att den är lämplig ur arbetsmiljösynpunkt. Här avses en ordinär dataarbetsplats. Det innebär kontroll av belysning och av ergonomin vid sittarbetsplatsen samt eventuellt åtgärdande av detta. Eventuella kostnader som uppkommer i samband med ombyggnad av arbetsplatsen svarar arbetsgivaren för. Arbetsutrymme i bostaden Arbetsgivaren utbetalar inte ersättning för tillhandahållande av arbetsutrymme i bostaden och städning av sådant arbetsutrymme. Arbetsgivaren svarar inte heller för om- och tillbyggnad, åtgärdande av ventilation, sanering eller liknande åtgärder i bostaden. Användning av privat datautrustning Bilersättning Datakommunikation och telefon Arbetstagaren kan efter särskild överenskommelse använda sin Hem-PC som datautrustning för distansarbete. Användande av annan privat datautrustning måste godkännas av IT-avdelningen. Efter godkännande gäller vad som sägs i första stycket. Bilersättning utgår normalt från den arbetsplats som arbetstagaren vid den aktuella tidpunkten tjänstgör.
Arbetsgivaren svarar för kostnad för datakommunikation och/eller telefon i samband med distansarbete. Detta innefattar installation, engångsavgift, periodisk avgift och trafikavgift. Sakförsäkring mm Arbetsgivaren täcker arbetstagarens eventuella merkostnader för tillägg till sakförsäkring. Övrigt Försäkring Om av arbetsgivaren tillhandahållen utrustning orsakar t ex brand- eller stöldskada och reparation eller ersättningsanskaffning bekostas via arbetstagarens hemförsäkring ersätter arbetsgivaren arbetstagarens för eventuell självrisk och bonusförlust. Arbetsgivaren ansvarar inte för något utöver ovan nämnda ersättning. Arbetsgivaren står för förbrukningsmaterial i form av kontorsmaterial och datatillbehör. Detta skall anskaffas via huvudarbetsplatsen. Arbetsskadeförsäkring Lag om arbetsskadeförsäkring gäller också om arbetstagaren får en arbetsskada i bostaden. Bevisreglerna är i princip desamma oavsett var skadan inträffat. Personförsäkring Arbetsmarknadsparternas försäkringar gäller. Sakförsäkring mm Det åligger arbetstagaren att teckna hemförsäkring samt kontrollera att den även täcker värdet för den utlånade utrustningen. Eventuella tilläggsförsäkringar tecknas av arbetstagaren. Organisatorisk tillhörighet Arbetstagaren tillhör organisatoriskt huvudarbetsplatsen. Sekretess Inom viss verksamhet råder sekretess. Bestämmelserna om sekretess finns i Sekretesslagen och Sekretessförordningen. Hur sekretessbelagda handlingar skall förvaras är inte reglerad i Sekretesslagen. De problem som uppstår vid arbete i bostaden med sekretessbelagt material är därför främst en praktisk fråga som hanteras lämpligen utifrån verksamhetens speciella karaktär. Detsamma gäller även överföring av sekretessbelagt material på elektronisk väg via modem mellan huvudarbetsplatsen och bostaden. Säkerhets- och skyddsåtgärder Betryggande skyddsåtgärder skall vidtas mot skada. Arbetstagaren skall följa föreskrifter samt använda de skyddsanordningar och iakttaga den försiktighet som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Elektrisk utrustning skall kopplas till jordat uttag. Om detta inte finns bekostar arbetsgivaren vid permanent distansarbete att detta installeras på arbetsplatsen. Teknisk utrustning Arbetsgivaren ansvarar för att teknisk utrustning som lämnas ut till arbetstagaren är betryggande ur skyddssynpunkt och att det finns godtagbara skyddsanordningar och betryggande instruktioner för utrustningen.
Utrustningen får endast användas av arbetstagaren och för arbetet. Den får inte modifieras för privat bruk. All förändring i konfiguration av utrustningen skall utföras av arbetsgivaren utsedd tekniker. De riktlinjer som redovisas i gällande UDS skall följas. Datautrustning Typ av Distansarbete Permanent Tillfälligt Datautrustning Arbetsgivaren tillhandahåller stationär persondator och lokal skrivare. WTS och/eller bärbar PC Anmärkning Lokal installation alternativt WTS. Data- och telekommunikation Alternativt används privat datautrustning Den utrustning arbetsgivaren placerar i arbetstagarens bostad är arbetsgivarens egendom och skall förtecknas, märkas och kvitteras samt återlämnas när distansarbetet upphör eller utrustningen bytes. Arbetstagaren får endast upprätthålla en förbindelse till arbetsgivaren. Typ av Distansarbete Permanent Datautrustning Arbetsgivaren tillhandahåller separat ISDN-abonnemang. xdsl Anmärkning Används både för data- och telekommunikation. Separat telefon erfordras. Fax Tillfälligt Ingen särskild åtgärd. Uppringd modemförbindelse efter behov. Arbetsgivaren tillhandahåller fax efter särskild överenskommelse. Ägande och märkning All utrustning som tillhör arbetsgivaren, som distansarbetaren behöver och som placeras i arbetstagarens bostad skall återlämnas när distansarbetet upphör eller när utrustningen behöver bytas ut. Utrustningen skall förtecknas, märkas och kvitteras av den anställde. Arbetsgivaren svarar för att maskiner och utrustning som lämnats ut till arbetstagaren är betryggande ur arbetsmiljösynpunkt och att det finns betryggande skyddsanordningar och godtagbara instruktioner för utrustningen. Utvärdering Övrigt Arbetstagaren förbinder sig att delta i kommande utvärdering av distansarbete inom kommunen. Arbetstagaren skall innan permanent distansarbete inleds kontrollera med sin hyresvärd att denne inte anser att det är fråga om en delvis kontorisering av bostaden.
Anvisningar för Distansarbete i bostaden 1 Avtalsperiod Gäller fr o m 2 Ersättning 3Typ av distansarbete Avtalet avser.. 4 Omfattning Omfattningen av distansarbete är... dagar/vecka. Resterande tid skall utföras på ordinarie arbetsställe. 5 Arbetsinnehåll Arbetsuppgifter som skall utföras:... Resultatet skall redovisas:... 6 Tillgänglighet Vid distansarbete skall arbetstagaren vara tillgänglig enligt följande (geografiskt och tidsmässigt):... 7 Säkerhet och arbetsskydd Arbetsgivaren skall senast... ha gjort besiktning av distansarbetsplatsen. 8 Teknisk utrustning 8.1 Datautrustning Utrustning Serienummer Anmärkning 8.2 Data- och telekommunikation Utrustning Serienummer Anmärkning Detta avtal har upprättats i två lika lydande exemplar av vilka parterna tagit var sitt. Uddevalla 1999- UDDEVALLA KOMMUN (förvaltning)...... förvaltningschef (arbetstagarens namn)