24 FUTURE BY SEMCON 2.2012
TRIVSEL I MJOLK- FABRIKEN En nöjd ko är en effektiv ko. Något som anrika DeLaval blivit världsledande på. Men för att förstå och underhålla de allt mer avancerade maskinerna krävs tydlig och uppdaterad eftermarknadsinformation. Till sin hjälp har DeLaval tagit Semcon och deras flexibla nätverk. TEXT EVA WREDE FOTO SAMIR SOUDAH & DELAVAL FUTURE BY SEMCON 2.2012 25
Thomas Funck Titel: chef för DeLaval BA Shared Support Services Kontor: DeLavals huvudkontor i Tumba När Gustav de Laval ansökte om sitt patent för centrifugalseparatorn 1878 kunde han nog inte föreställa sig att hans uppfinning skulle lägga grunden för dagens globala DeLaval-koncern. I dag ingår det mesta en modern mjölkbonde kan drömma om i produktsortimentet, från enkla diskborstar till högteknologiska mjölkningsmaskiner, kylanläggningar och foderstationer. Det anrika, svenska företaget har vuxit till en global aktör med verksamhet i över 100 länder och innovationerna genom åren har varit många, däribland ett system för frivillig mjölkning som helt ändrade synen på mjölkning när den kom 1998. Parallellt med att nya produkter lanseras, uppdateras de gamla. Idag omfattar företagets produktkatalog omkring 550 produkter. Var och en av dem ska dokumenteras, i text och i bild. I det perspektivet är det kanske inte så konstigt att Memogruppen, DeLavals interna dokumentationsgrupp med ett tiotal skribenter och illustratörer, kan behöva förstärkning ibland. Minst två gånger om året hettar det till på DeLavals avdelning för eftermarknadsinformation. Mängder av material ska fram på minimal tid. Panik? Inte alls. Arbetstopparna kapas effektivt av back office, ett flexibelt nätverk inom Semcon som levererar det som behövs när det behövs. JUST EFFEKTIVITET ÄR ett ord som dyker upp flera gånger när Thomas Funck ska berätta om sitt samarbete med Semcon. För det är det allt handlar om, menar han: att på bästa sätt använda de resurser som finns, var de än finns. Som chef för DeLavals eftermarknadsinformation ansvarar han för att slutkunder och servicepersonal får den information de behöver för att kunna använda och underhålla DeLavals produkter på bästa sätt. Konkret handlar arbetet om att samla in och skapa texter och bildmaterial, som sedan sammanställs till manualer och andra dokument. När Thomas Funck kom till DeLaval för snart fem år sedan, hade han en bakgrund som både konsult och inköpare av konsulttjänster. Väl insatt i båda sidors behov och arbetssätt visste han redan från början hur han ville lägga upp arbetet. När jag tillträdde anlitade DeLaval konsulter från flera olika företag, som arbetsleddes på plats här hos oss. Mitt mål var att i stället jobba tätare tillsammans med en partner, både av strategiska och prismässiga skäl, berättar han och förtydligar: Dels är det organisatoriskt enklare att samarbeta med en i stället för flera, dels 26 FUTURE BY SEMCON 2.2012
Roger Carew Titel: Team Manager Graphics Kontor: Semcon Göteborg Det handlade om enormt stora volymer som skulle produceras och vi fick extremt mycket att göra. Utan Semcon hade jag aldrig klarat av att få fram de resurser som krävdes på så kort tid. Thomas Funck, chef eftermarknadsinformation, DeLaval hamnar man ekonomiskt i ett bättre förhandlingsläge när man lägger ut en större andel på en part. Han behövde inte sondera länge bland möjliga aktörer för att göra sitt val: DeLaval är verksamt över hela världen och vi behöver en partner som är större än DeLaval DeLaval tillverkar en mängd olika produkter som används av mjölkproducenter, allt ifrån diskborstar till komplexa system för mjölkning och utfordring. Företaget grundades 1883 av Gustaf de Laval, som bland annat uppfann separatorn, mjölkningsmaskinen och ångturbinen. I dag verkar DeLaval, med huvudkontor i Tumba, på drygt 100 marknader över hela världen och har totalt 4 500 anställda. vad de flesta svenska konsultföretag är. Att Semcon själv är ett globalt etablerat företag, var en avgörande faktor när vi skulle välja. Arbetstopparna på avdelningen för eftermarknadsinformation infaller när flera nya produkter ska lanseras samtidigt, vilket sker två gånger per år. I augusti 2011 uppstod en sådan topp, som olyckligt sammanföll med semesterperioden. Dessutom hade man en delleverans av ett större utvecklingsprojekt, DeLaval automatic milking rotary AMR. Det handlade om enormt stora volymer som skulle produceras och vi fick extremt mycket att göra. Utan Semcon hade jag aldrig klarat av att få fram de resurser som krävdes på så kort tid, säger Thomas Funck. ROGER CAREW, Team Manager Graphics på Semcon, minns episoden mycket väl. Han hade själv just kommit tillbaka efter en kort semester, när the s--t hit the fan, som han uttrycker det på sitt modersmål. Under en månad producerade Semcons illustratörer 991 illustrationer. Vi fick snabbt sätta in alla resurser vi hade, och lyckades leverera allt i tid. Normalt är vi åtta personer inom Semcon som arbetar med DeLaval, men under arbetstoppar som den här kan vi blanda in ytterligare två till fyra personer. EN FÖRUTSÄTTNING FÖR att kunna vara flexibel och vid behov tänja på resurserna är en arbetsmodell med front office och back office, FOBO. Modellen bygger på att det mesta av Semcons direkta kundkontakter sköts av några få nyckelpersoner, front office. I detta fall utgörs front office av Roger Carew, som är projektledare med bas i Göteborg, och Sofhia Josborg, samordnare från Stockholmskontoret. FUTURE BY SEMCON 2.2012 27
TUMBA GÖTEBORG KINETON BUDAPEST DeLaval automatic milking rotary AMR, är ett av de större projekten som Semcon varit med och dokumenterat. Så produceras en komplett manual DeLaval levererar 1 underlag av företagets produkt till Semcons projektledare som finns på plats i Tumba (front office). 2 Arbetsuppgifterna läggs ut på olika medarbetare i Göteborg, Budapest och Kineton (back office). Materialet redigeras, kompletteras och sammanställs. Semcon levererar 3 en komplett manual till DeLaval. 4 Dokumenten remissgranskas och godkänns av personal på DeLaval. Manualen publiceras på applikatio- 5 nen Memo+, och blir därmed tillgänglig för återförsäljare och servicetekniker. Extramaterial på ipad sök på semcon i app store Bakom sig har de ett back office, ett nätverk av olika kompetenser utspridda över Semcons kontor i Sverige, Storbritannien och Ungern. Det är den perfekta lösningen. Den ger kunden möjlighet att lämna ifrån sig vissa arbetsuppgifter, som i princip kan utföras var som helst, samtidigt som de själva kan koncentrera sig på det som måste göras på plats, och kräver uppföljning från dag till dag, förklarar Roger Carew, och får medhåll av Thomas Funck: För mig innebär det en förenkling: arbets volymen kan flukturera över tid utan att jag behöver parera bemanningen, det ansvaret ligger hos Semcon. ROGER CAREW TILLBRINGAR tre arbetsdagar i veckan på DeLavals huvudkontor i Tumba, de övriga två sitter han i Göteborg. Uppskattningsvis utförs omkring 85 procent av allt det arbete som Semcon gör för DeLavals räkning på distans. Distansarbetet är möjligt tack vare att konsulterna, via VPN-uppkoppling, kan arbeta i samma workflow system och hämta data i samma PDM-system, som medarbetarna i DeLavals Memogrupp. När vi skulle byta publiceringsverktyg fick vi värdefull hjälp av Roger att specificera kraven på vårt nya content management system, CMS, framför allt vad gäller hanteringen av illustrationer, berättar Thomas Funck. I slutet av förra året, när det nya publiceringsverktyget skulle implementeras, ansvarade Semcon dessutom för att Memogruppen fick den XML-utbildning som krävdes. Tillsammans har DeLaval och Semcon skapat en gemensam digital plattform att arbeta utifrån. EN DEL AV DELAVALS eftermarknadsinformation består av instruktionsböcker till slutkunder, men merparten är servicedokument som används av DeLavals återförsäljare och servicetekniker. Det mest synliga resultatet av Semcons och Memogruppens samarbete är innehållet i Memo+, en digital materialbank som DeLavals alla återförsäljare och servicetekniker kan skriva ut dokument ifrån. Vi producerar inte några trycksaker centralt, utan man skriver ut de pdf:er man behöver lokalt. Fördelen är förstås att man då automatiskt får med de senaste uppdateringarna, förklarar Thomas Funck. Som i all kommunikation är det svåra förstås att veta om informationen är begriplig för den som ska ha nytta av den. Regelbundet hålls referensgruppsmöten för att lyssna och lära av marknandsbolagen hur materialet kan vässas ytterligare. Den stående kommentaren är att det är för mycket information snarare än för lite. Men ju mer komplexa produkterna blir, desto större krav ställs ju också på en utförlig beskrivning, säger Thomas Funck. I STRÄVAN EFTER att bli mer effektiv arbetar Memogruppen också med att styra upp vilket grundmaterial som behövs för att kunna 28 FUTURE BY SEMCON 2.2012
skriva dokumentationen. I dag är underlaget som lämnas in av underleverantörer och DeLavals egna medarbetare specifikationer, fotografier och illustrationer många gånger bristfälligt. Här har Semcon hjälpt till med att definiera kraven och skapa en mall för hur underlaget ska se ut. Jag skulle vilja gå ännu längre och till exempel kräva att alla ritningar lämnas in i 3D- CAD, men riktigt där är vi inte ännu, säger Roger Carew. EN VITS MED att få bättre och enhetligare struktur på materialet från början är att det underlättar för skribenter och illustratörer att göra ett bra jobb längre fram i produktionsprocessen. Vår vision är att ha en så detaljerad och väl fungerande mall att de skribenter och illustratörer som bearbetar materialet på distans ska kunna göra sitt arbete utan att ha direktkontakt med uppgiftslämnarna, förklarar Roger Carew. I våras besökte Thomas Funck och Roger Carew Semcons kontor i Budapest under två dagar. Som kund är det viktigt att själv kunna bilda sig en uppfattning om vilken kompetens olika medarbetare har och om de ges rätt förutsättningar för att göra ett bra jobb. Det känns också bra att träffa de människor man periodvis har nästan daglig kontakt med i olika ärenden, säger Thomas Funck, som fick ett gott intryck: Kompetensen var väldigt hög och som jag ser det finns alla möjligheter att lägga ut mer jobb på kontoret i Ungern. Med på resan till Budapest var även Anders Johnson, avdelningschef inom affärsområdet Informatic. Han blir glad, men knappast förvånad, över Thomas Funcks positiva omdöme: Ofta lyfts de kostnadseffektiva aspekterna fram när man talar om att förlägga arbetet back office, men det är också viktigt att visa att vi är stolta över den kompetens som finns på olika håll, till exempel i Budapest, säger Anders Johnson och tillägger: Vi har ett bra samarbete mellan olika områden inom Semcon, som hela tiden har bästa lösning för den specifika kunden i fokus. I DAG ÄR Europa DeLavals största marknad, men det är i BRIC-länderna Brasilien, Ryssland, Indien och Kina som företaget expanderar mest. Att Semcon även har kontor i Kina, ser Thomas Funck som en stor fördel när han blickar framåt. Att diskutera framtida lösningar och gemensamt utveckla olika arbetsredskap, och därmed knyta Semcon ännu närmare den egna organisationen, är inget han ryggar för: Nej, det kan jag inte se några nackdelar med. Det intressanta för oss är ju att skapa en effektiv arbetsprocess, och då är det viktigt att utveckla den tillsammans med dem som ska jobba med den. Det blir en win-winsituation, vilket i slutändan avspeglar sig i resultatet men även på fakturan. 1 FUTURE BY SEMCON 2.2012 29