Kvalitet på särskilda boenden för äldre

www.pwc.se Revisionsrapport Jenny Krispinsson Anna Carlénius Kvalitet på särskilda boenden för äldre Överkalix kommun

Kvalitet på särskilda boenden för äldre Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 1 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål...3 2.3. Revisionskriterier...4 2.4. Metod och avgränsning...4 3. Granskningsresultat...5 3.1. Organisation och personal...5 3.2. Kvalitetsledningssystem...5 3.3. Genomförandeplan...6 3.4. Aktiviteter för de boende...6 3.5. Uppföljning av kvalitet...7 Bilaga 1 Statistik särskilda boenden för äldre...9 Överkalix kommun

1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av revisorerna i Överkalix kommun har genomfört en granskning avseende kvalitet inom särskilda boenden för äldre. Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk har legat till grund för valet av granskningsinriktning. Den revisionsfråga som ska besvaras är om socialnämnden säkerställer en ändamålsenlig kvalitet inom särskilda boenden för äldre. Vår sammanfattande bedömning är att socialnämnden till viss del säkerställt en ändamålsenlig kvalitet inom särskilda boenden för äldre. Vår bedömning baseras på följande iakttagelser: Det finns en ändamålsenlig organisation avseende särskilda boenden för äldre inom socialförvaltningen i Överkalix kommun. Personal som arbetar inom särskilda boenden för äldre har till viss del har adekvat utbildning samt möjlighet till kompetensutveckling. I dagsläget finns ingen möjlighet till validering. Det pågår ett arbete med att utveckla kvalitetsledningsarbetet inom socialförvaltningen i kommunen. Kvalitetsledningssystemet är under implementering och ännu inte känt ute i verksamheterna. Däremot är de rutiner som finns avseende avvikelser, synpunkter och Lex Sarahanmälningar överlag kända i verksamheterna, även om de inte tillämpas fullt ut. Att avvikelser inte alltid upprättas uppges bero på tidsbrist och att en del personal inte känner sig helt trygga med att upprätta avvikelser. Regelbundna aktiviteter och sysselsättning erbjuds de individer som bor på kommunens särskilda boenden för äldre. Fler av aktiviteterna är i grupp och det kan finnas utvecklingspotential avseende aktiviteter som är med individinriktade för att alla individers behov ska tillgodoses så långt det är möjligt. Det finns även utvecklingspotential även kring avsatt tid då personalen har möjlighet till samtal och samvaro med den enskilde. Överlag genomförs tillräckliga uppföljningar av kvaliteten på de särskilda boendena för äldre i kommunen och detta rapporteras kontinuerligt till socialnämnden. Beaktat detta vill vi lämna följande rekommendationer till socialnämnden: Att socialnämnden, så långt det är möjligt, säkerställer att personal som arbetar inom särskilda boenden för äldre har relevant utbildning och erfarenhet. Att socialnämnden säkerställer att arbetet med att ta fram ett kvalitetsledningssystem fortgår och att en uppföljning genomförs efter implementeringen för att säkerställa att kvalitetsarbetet nått ut i verksamheterna. Överkalix kommun 1 av 14

Att socialnämnden säkerställer att de rutiner som finns avseende upprättande av avvikelser är kända och tillämpade i nämndens verksamhetsområden och att nämnden tillser att samtliga berörda funktioner kontinuerligt får information och sammanställning avseende avvikelser Att socialnämnden säkerställer att det finns tillräcklig med tid avsatt för personal till samvaro och samtal med de individer som bor på särskilda boenden för äldre, samt att aktiviteter vid behov individanpassas för att alla individers behov ska tillgodoses så långt det är möjligt. Överkalix kommun 2 av 14

2. Inledning 2.1. Bakgrund Andelen äldre i Sverige ökar och kommer att fortsätta öka framöver. En stigande andel äldre människor i samhället medför utmaningar och en ökad arbetsgrad för äldreomsorgen i kommunen. I Överkalix är omkring 32 procent av befolkningen 65 år eller äldre. Äldreomsorgen i Sverige har sedan 90-talet genomgått omfattande förändringar i både volym och innehåll, vilket ställer krav på att anpassa och effektivisera verksamheterna. Samtidigt ställer de individer som nyttjar äldreomsorgsinsatser rättmätiga krav på kvaliteten i insatserna, bland annat vad gäller delaktighet och att bli respektfullt bemött. Många av de individer som bor och vårdas på särskilt boende (säbo) har ofta omfattande omvårdnadsbehov och nedsatt kognitiv funktion, de är ofta multisjuka och har många olika läkemedel. Det är inte ovanligt att äldre personer i behov av särskilt boende har nedsatt beslutsförmåga och inte själva kan föra sin talan. I Socialtjänstlagen (SoL) 3 kap 3 framgår att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Vidare framgår Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete av SOSFS 2011:9. I dessa tydliggörs bland annat ledningssystemets grundläggande uppbyggnad. Insatser inom socialtjänstens omsorg ska således vara av god kvalitet. Viktiga kvalitetsfrågor är respekt för den enskildes självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Detta förutsätter att omsorgs- och vårdinsatser utformas utifrån den enskildes individuella behov, förutsättningar och önskemål. 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Syftet med denna revisionsgranskning är att besvara följande revisionsfråga: Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig kvalitet inom särskilda boenden för äldre? För att besvara den övergripande revisionsfrågan kommer följande kontrollmål att vara styrande för granskningen: Ett systematiskt och fortlöpande kvalitetsarbete, som är väl förankrat hos ledning och personal, bedrivs inom verksamheten för särskilda boenden Det finns och tillämpas system och rutiner för hantering av avvikelser, synpunkter och lex Sarah-anmälningar hos granskade verksamheter Personal som arbetar inom särskilda boenden har lämplig utbildning och erfarenhet samt möjlighet till kompetensutveckling De individer som bor på särskilt boende har en egen genomförandeplan som är aktuell och som följs upp Överkalix kommun 3 av 14

Det erbjuds regelbundna aktiviteter och sysselsättning för de individer som bor på särskilt boende för äldre Det finns tillräcklig med tid avsatt för samvaro och samtal med de boende på särskilda boenden Det genomförs uppföljningar av kvaliteten på de särskilda boendena och detta rapporteras till socialnämnden 2.3. Revisionskriterier Socialtjänstlagen Kommuninterna policies, mål och planer som rör granskningsområdet 2.4. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom analys av för granskningen relevant dokumentation samt genomgång av berörda nämnders protokoll för 2013 och 2014. Vidare har intervjuer genomförts med socialchef, MAS, sjuksköterska, enhetschefer och personal inom särskilda boenden. Vidare har stickprov av genomförandeplaner genomförts. Granskningen är avgränsad till att gälla socialnämndens särskilda boenden för individer som är äldre än 65 år. Särskilda boenden för funktionsnedsatta är ej inkluderade i granskningen. I övrigt vad gäller avgränsning se revisionsfråga, kontrollmål och metod. Överkalix kommun 4 av 14

3. Granskningsresultat 3.1. Organisation och personal I Överkalix kommun finns två särskilda boenden för äldre, Brännagården och Tallviksgården. På Brännagården finns tre avdelningar och på Tallviksgården två avdelningar samt växelvård och korttidsboende. Genom de intervjuer som gjorts för granskningen uppges att Tallviksgården är ett boende med högre vårdtyngd än Brännagården och att det är ett medvetet val som gjorts av socialförvaltningen. Inom kommunens boenden finns även ett antal lägenheter som är anpassade för parboende. Vidare lyfts det fram att det finns lediga platser på kommunens särskilda boenden och att socialnämnden därför inte har några problem med att verkställa biståndsbeslut om särskilt boende. Däremot uppges det vara relativt hårt tryck på korttidsplatserna. Äldreomsorgen i Överkalix kommun är organiserad inom socialförvaltningen. Två enhetschefer finns, en för varje boende. Total arbetar ca 85 undersköterskor och vårdbiträden samt 12 sjuksköterskor vid boendena, till detta tillkommer även vikarier som tas in vid behov. På de särskilda boendena för äldre i Överkalix finns en undersköterska som har spetskompetens inom demenssjukdomar samt sjuksköterskor som är specialiserade på geriatrik. I dagsläget finns ingen möjlighet för vårdbiträden att, genom kommunen, validera till undersköterskor, men det är något som diskuteras. Vad gäller utbildningsinsatser så har personal inom äldreomsorgen givits möjlighet att gå en webbaserad utbildning på några timmar. Inom kommunen diskuteras hur socialförvaltningen ska kunna behålla och attrahera personal att arbeta inom vård och omsorg. Det uppges i dagsläget vara en utmaning att få tag i såväl undersköterskor som sjuksköterskor till kommunen. Bedömning Vår bedömning är att det finns en ändamålsenlig organisation avseende särskilda boenden för äldre inom socialförvaltningen i Överkalix kommun. Vidare är vår bedömning att personal som arbetar inom särskilda boenden för äldre till viss del har adekvat utbildning samt möjlighet till kompetensutveckling. 3.2. Kvalitetsledningssystem Inom socialförvaltningen i Överkalix kommun har det de senaste två och ett halvt åren pågått ett arbeta med att ta fram ett kvalitetsledningssystem. Vid granskningstillfället pågick ett arbete med att få kvalitetsledningssystemet mer strukturerat. De intervjuade uppgav att en ny modul i verksamhetssystemet Procapita köpts in och att kvalitetsledningssystemet skulle finnas elektroniskt under 2015. Genom granskningen framkommer att kvalitetsledningssystemet ännu inte implementerats ute i verksamheterna. Rutiner och blanketter finns för avvikelser, så väl sociala- som hälso- och sjukvårdsavvikelser, samt Lex Sarah-anmälningar och synpunkter. Detta är något som enhetcheferna kontinuerligt informerar om på arbetsplatsträffar med sina personalgrupper. De avvikelser och Lex Sarah-anmälningar som enhetcheferna får Överkalix kommun 5 av 14

till sig skickas vidare till kommunens MAS (medicinskt ansvariga sjuksköterska) som även utreder och sammanställer det till statistik. Genom intervjuerna framkommer att avvikelser inte alltid upprättas av personalen och det uppges bero på att personalen inte är helt trygga avseende att upprätta en avvikelse, tidsbrist samt att en del tycker att det är krångligt. Genom intervjuerna lyfts fram att det på respektive avdelning på de särskilda boendena för äldre pågår ett arbete med att utveckla värdegrunden. Mycket fokus ligger på bemötande och det finns en metodpärm på varje avdelning där personal vid behov kan få information om bemötande i olika situationer, till exempel vid omhändertagande av en avliden. Bedömning Genom granskningen framkommer att det pågår ett arbeta med att utveckla kvalitetsledningsarbetet inom socialförvaltningen i kommunen. Kvalitetsledningssystemet är under implementering och ännu inte känt ute i verksamheterna. Däremot är de rutiner som finns avseende avvikelser, synpunkter och Lex Sarahanmälningar överlag kända i verksamheterna, även om de inte tillämpas fullt ut. 3.3. Genomförandeplan För denna revisionsgranskning har vi gjort en stickprovsgranskning avseende genomförandeplaner hos individer som bor på kommunens särskilda boenden för äldre. Granskningen visar att samtliga som ingått i stickprovsgranskningen har en tillräcklig genomförandeplan. Genom de intervjuer som genomförts framgår att personal inom kommunens särskilda boenden för äldre genomgick en utbildning avseende dokumentation under hösten 2014. I den utbildningen ingick upprättande av genomförandeplan. Enhetschefen på respektive boende är ansvarig för att en genomförandeplan upprättas och i varje genomförandeplan ska det finnas ett datum för uppföljning av planen. Vid upprättande av genomförandeplan, som ska ske inom två veckor efter det att en individ flyttat till ett boende, deltar utöver den som genomförandeplanen berör, enhetchefen och kontaktperson samt ibland även anhörig och sjuksköterska. Bedömning Vår bedömning är att de individer som bor på särskilt boenden i kommunen har en egen genomförandeplan som är aktuell. Vår bedömning är även att genomförandeplanerna följs upp kontinuerligt. 3.4. Aktiviteter för de boende I informationsskrifterna Välkommen till Brännagården och Välkommen till Tallviksgården finns det beskrivet vilka aktiviteter som erbjuds på boendena. Genom granskningen framkommer att socialförvaltningen har ett samarbete med Studieförbundet Vuxenskolan avseende aktiviteter på de särskilda boendena för äldre. Detta är något som upphandlats av kommunen, vilket framgår av dokumentet Upphandling av aktivering Förfrågningsunderlag. Överkalix kommun 6 av 14

På respektive boende erbjuds femton timmar terapiverksamhet per vecka och aktiviteter som erbjuds inom terapin är exempelvis olika typer av underhållning, gympa, bingo, bakning, utevistelse och samtal. Vidare uppges att kyrkan kommer till boendena varannan torsdag. Ibland kommer även PRO till boendena och tar med brukarna på utevistelser, men detta uppges inte vara något kontinuerligt. De intervjuade uppger att de försöker få till aktiviteter utifrån den enskildes allmäntillstånd, behov och önskemål. På Brännagården uppges behovet av aktiviteter ibland vara större än tillgången, även om det skiljer sig åt från individ till individ och mellan årstiderna. På sommaren försöker personal på Brännagården ordna med måltider och andra aktiviteter utomhus utanför boendet. På Tallviksgården bor många individer med ett större omvårdnadsbehov, vilket uppges medföra att många av de boende inte orkar med så många aktiviteter. Ett önskemål från personal på Tallviksgården är att kunna erbjuda mer individbaserade aktiviteter samt mer utevistelse för de boende än vad som är möjligt i dagsläget. Genom granskningen framkommer att de intervjuade anser att det överlag inte finns tillräcklig med tid avsatt för samtal och samvaro med de som bor på boendena. Detta uppges dock variera mellan boendena och avdelningarna, under vissa perioder kan det finnas mer tid för samtal och samvaro med den äldre än under andra perioder. Bedömning Vår bedömning är att det erbjuds regelbundna aktiviteter och sysselsättning för de individer som bor på kommunens särskilda boenden för äldre. Fler av aktiviteterna är i grupp och vår bedömning är det kan finnas utvecklingspotential avseende aktiviteter som är med individinriktade för att alla individers behov ska tillgodoses så långt det är möjligt. Vidare är vår bedömning att det finns utvecklingspotential även kring avsatt tid då personalen har möjlighet till samtal och samvaro med den enskilde. 3.5. Uppföljning av kvalitet Genom granskningen framkommer att de båda boendena gör sammanställningar av sina verksamheter i en årlig verksamhetsberättelse. De två enhetcheferna deltar på nämndssammanträden kontinuerligt för att berätta om sina verksamheter. De intervjuade uppger att nämnden är intresserad av kvaliteten på boendena, men att mycket fokus den senaste tiden legat på hur många avdelningar som ska finnas på Brännagården. Vidare sammanställer MAS:en de medicinska och sociala avvikelser som inkommit samt Lex Sarah och synpunkter. Detta rapporteras sedan till nämnden tre gånger per år. MAS:en gör även kontunerliga vårdtyngdsmätningar på boendenas avdelningar för att se om och hur de boendes behov förändras, liksom hur behovet av personalresurser ser ut på de olika avdelningarna. Vidare följs avtalet avseende aktivering på mötesplatser för seniorer och funktionshindrade i särskilda boenden samt i dagverksamhet upp kontinuerligt. Överkalix kommun 7 av 14

Genom granskningen framkommer som tidigare nämnt att kvalitetsledningssystemet är under uppbyggnad och implementering och att det därför ännu inte skett någon uppföljning av själva systemet och arbetet kring det. Bedömning Vår bedömning är att det överlag genomförs tilläckliga uppföljningar av kvaliteten på de särskilda boendena för äldre i kommunen och att detta kontinuerligt rapporteras till socialnämnden. Överkalix kommun 8 av 14

Bilaga 1 Statistik särskilda boenden för äldre I Överkalix kommun är det fler 65-79 åringar som bor på särskilt boende än i Norrbottens län och riket som helhet. Detta gäller även för personer över 80 år. Jämför man med glesbygdskommuner så visar även det på att fler bor i särskilt boende. Tittar man på kostnaden för särskilt boende är kostnaden per invånare högre än länet, men även för glesbygdskommuner. Däremot skiljer det inte något när man jämför kostnad per brukare. Personalkostnaden per brukare är dock lägre för Överkalix än länet och glesbygdskommuner. När det gäller daglig utevistelse och att äldre erbjuds tid utifrån sina egna önskemål är det bättre i Överkalix jämfört med länet och glesbygdskommuner. Att den äldre får välja tid för nattvila är sämre jämfört med länet och glesbygdskommuner. Väntetiden för att flytta in i särskilt boende är ca 15 dagar, betydligt lägre än länet och glesbygdskommuner. Andel som bor i särskilt boende 65-79 år 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 Riket 65-79 Norrbottens län 65-79 Överkalix 65-79 1,0 0,5 0,0 2007 2008 2010 2011 2012 Andel som bor i särskilt boende 80-n år Överkalix kommun 9 av 14

30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 Riket 80- Norrbottens län 80- Överkalix 80-5,0 0,0 2007 2008 2010 2011 2012 Äldreomsorg, Antal personer som bor i permanent särskilt boende, Ålder 65-80+ Region Kön Ålder 2007 2008 2010 2011 2012 Överkalix Män 65-79 13 10 9 11 8 Överkalix Män 80-37 30 22 25 15 Överkalix Kvinnor 65-79 15 16 10 11 9 Överkalix Kvinnor 80-45 38 55 51 39 Överkalix Båda könen 65-79 28 26 19 22 17 Överkalix Båda könen 80-82 68 77 76 54 Socialstyrelsens statistikdatabas 2014-11-25 Överkalix kommun 10 av 14

10,0 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 2008 2010 2011 2012 2013 Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) Glesbygdskommuner (ovägt Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) Norrbottens län (ovägt Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) Överkalix 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 2008 2010 2011 2012 2013 Kostnad särskilt boende äldreomsorg exkl lokalkostnader, kr/brukare Glesbygdskommuner (ovägt Kostnad särskilt boende äldreomsorg exkl lokalkostnader, kr/brukare Norrbottens län (ovägt Kostnad särskilt boende äldreomsorg exkl lokalkostnader, kr/brukare Överkalix 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0 2008 2010 2011 2012 2013 Kostnad särskilt boende äldreomsorg exkl lokalkostnader, kr/inv 65+ Glesbygdskommuner (ovägt Kostnad särskilt boende äldreomsorg exkl lokalkostnader, kr/inv 65+ Norrbottens län (ovägt Kostnad särskilt boende äldreomsorg exkl lokalkostnader, kr/inv 65+ Överkalix Överkalix kommun 11 av 14

600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 Personalkostnad särskilt boende äldreomsorg, egen regi, kr/brukare Glesbygdskommuner (ovägt Personalkostnad särskilt boende äldreomsorg, egen regi, kr/brukare Norrbottens län (ovägt Personalkostnad särskilt boende äldreomsorg, egen regi, kr/brukare Överkalix 0 2008 2010 2011 2012 2013 120 100 80 60 40 20 0 2010 2011 2012 2013 boende där den äldre erbjuds daglig utevistelse, andel (%) Glesbygdskommuner (ovägt boende där den äldre erbjuds daglig utevistelse, andel (%) Norrbottens län (ovägt boende där den äldre erbjuds daglig utevistelse, andel (%) Överkalix Överkalix kommun 12 av 14

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2010 2011 2012 2013 boende där den äldre erbjuds tid utifrån sina egna önskemål dagligen, andel (%) Glesbygdskommuner (ovägt boende där den äldre erbjuds tid utifrån sina egna önskemål dagligen, andel (%) Norrbottens län (ovägt boende där den äldre erbjuds tid utifrån sina egna önskemål dagligen, andel (%) Överkalix 120 100 80 60 40 20 0 2010 2011 2012 2013 boende där den äldre själv kan välja tid för nattvila, andel (%) Glesbygdskommuner (ovägt boende där den äldre själv kan välja tid för nattvila, andel (%) Norrbottens län (ovägt boende där den äldre själv kan välja tid för nattvila, andel (%) Överkalix Överkalix kommun 13 av 14

120 100 80 60 40 20 0 2010 2011 2012 2013 boende där den äldre själv kan välja tid för uppstigning på morgonen, andel (%) Glesbygdskommuner (ovägt boende där den äldre själv kan välja tid för uppstigning på morgonen, andel (%) Norrbottens län (ovägt boende där den äldre själv kan välja tid för uppstigning på morgonen, andel (%) Överkalix 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2010 2011 2012 2013 U. Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde Glesbygdskommuner (ovägt U. Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde Norrbottens län (ovägt U. Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde Överkalix Överkalix kommun 14 av 14