Försäljning intäkter vid Carlsunds utbildningscentrum

Försäljning intäkter vid Carlsunds utbildningscentrum Motala kommun Revisionsrapport 2011-10-04 Lars Edgren

Innehållsförteckning Revisionsrapport... 1 Innehållsförteckning... 2 Sammanfattning... 3 Bakgrund... 4 Revisionsfråga och kontrollmål... 4 Avgränsning... 4 Intern kontroll allmänt... 5 Intern kontroll kommunövergripande... 5 Intern kontroll bildningssnämnden... 6 Intäkter bildningsnämnden... 7 2 of 9

Sammanfattning Mot bakgrund av revisionsfrågan kan konstateras att den interna kontrollen inom Carlsund kan utvecklas/förbättras. I första hand avses då kassaredovisningen inom Borenshults sommarkafé. F ö kan noteras att originalhandlingarna från elevkaféets kassaredovisning inte förvaras centralt i kommunen, vilket de ska. I dagsläget sker ingen samlad uppdrags/orderregistrering. Lämpligt kan vara att samla alla inkommande uppdrag i någon form av samlat orderregister/system. Såvitt granskningen visar bedrivs den utåtriktade verksamheten inom Carlsund på ett ekonomisk tillfredställande sätt. Då verksamheten är styrd av pedagogiska krav kan inte försäljning av varor och tjänster följa ett strikt affärsmässigt upplägg på samma sätt som vid näringsverksamhet. Däremot bör prissättningen (nivåer och tider för översyn och förändring mm) styras upp i någon form av riktlinjer eller policy. Avseende kontrollmålen kan konstateras att bildningsnämnden inte tagit något beslut om speciella system eller rutiner för intern kontroll avseende Carlsunds utbildningscentrum utan den interna kontrollen följer den plan nämnden antar för varje år. Avseende den utåtriktade verksamheten får nämnden ingen speciell uppföljning, utvärdering eller återrapportering. 3 of 9

Bakgrund Kommunens revisorer har vid ett antal tillfällen under senare år granskat den interna kontrollen inom bildningsnämndens ansvarsområde. I sammanhanget kan bl. a. nämnas granskning av kontanthantering Bildningsnämnden och HR-programmets restaurangverksamhet (Blåklinten) inom Carlsunds utbildningscentrum. I granskningarna konstaterades att kommunen, vid tillfället, inte hade några kommungemensamma riktlinjer för hur kontanthantering och kassaavstämning skall ske. I granskningen av HR-programmets restaurangverksamhet noterades även att verksamheten saknade mål, policy för prissättning och att uppföljningen av verksamhet och ekonomi kunde förbättras. Förutom HR-programmets restaurangverksamhet bedriver många andra verksamheter inom Carlsunds utbildningscentrum utåtriktad verksamhet/försäljning som medför intäkter. Kommunens revisorer har därför beslutat att mer övergripande granska den interna kontrollen avseende intäkter inom Carlsunds utbildningscentrum. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga/-or: Är bildningsnämndens interna kontroll av försäljning tillhörande intäkter inom Carlsund tillräcklig? Bedriver bildningsnämnden sin utåtriktade verksamhet inom Carlsund på ett ekonomiskt tillfredställande sätt? Följande kontrollmål/granskningsmål har satts upp för granskningen: Vilka system och rutiner för intern kontroll har barn- och utbildningsnämnden för Carlsunds del beslutat om? Vilken återrapportering av den utåtriktade verksamheten inom Carlsund får nämnden ta del av? I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av försäljning/intäkter från Carlsund Avgränsning Granskningen avser initialt Carlsund utbildningscentrum. Då ansvaret för den interna kontrollen avseende Carlsunds utbildningscentrum åvilar bildningsnämnden har granskningen utgått från nämndnivå och nämndansvar. 4 of 9

Verifieringsmomenten omfattar dock bara Carlsunds utbildningscentrum. Intern kontroll allmänt Begreppet intern kontroll regleras ytterst i kommunallagens 6 kap. 7. Av lagtexten framkommer att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten och efterlevnad av lagar, föreskrifter och egna riktlinjer mm. Kontrollmomenten kan antingen vara inbyggda i system eller processer eller utgöras av särskilda kontrollinsatser som bygger på en risk och väsentlighetsanalys Kontrollerna kan vara såväl övergripande som decentraliserade. Kontrollerna avser i första hand ekonomiska och administrativa rutiner. En god intern kontroll kännetecknas av ändamålsenliga och dokumenterade system och rutiner, en rättvisande och tillförlitlig redovisning och ett säkerställande av tillämpning av lagar egna riktlinjer mm. Intern kontroll kommunövergripande Centralt upprättas i kommunen två internkontrollplaner. En kontrollplan avser ekonomifrågor och den andra avser personalfrågor. Kontrollplanen avseende ekonomi 2011 omfattar attestrutiner, moms, kontanthantering och investeringar. Kontrollplanen avseende personal, avseende samma år, omfattar anställningsbevis och körjournal vid användandet av egen bil i tjänsten. Kontrollplanerna är upprättade m b a en bedömning utifrån väsentlighet och risk. Kommunen har när det gäller kontantintäkter upprättat gemensamma anvisningar för kontanthantering. Statusen på anvisningarna är oklar. 5 of 9

Intern kontroll bildningsnämnden Bildningsnämnden upprättar varje år, för nämndens verksamhet, en internkontrollplan. Under året sker granskning/kontroll av de punkter som internkontrollplanen upptar. Kontrollmålen från de kommunövergripande kontrollplanerna inlemmas i bildningsnämndens kontrollplan. Utfallet av kontrollerna sammanfattas i en tjänsteskrivelse. Tjänsteskrivelsen omfattar även de kommunövergripande kontrollmålen. Skrivelsen går till såväl kommunstyrelsen som bildningsnämnden. Internkontrollplanerna för 2010 och 2011 har granskats. Planerna upptar ett tiotal kontrollmål. Utfallet av granskningen visar att kontrollmålen är allmänna, såtillvida att de avser alla nämndens olika verksamheter. I något enstaka fall finns medtaget ett kontrollmål som avser specifik verksamhet. Ett sådant exempel finns i 2011 års kontrollplan där restaurang Blåklinten (Carlsund) skall granskas avseende den ekonomiska redovisningen (dag- och insättningsrapporter samt attester). En av punkterna i bildningsnämndens kontrollplan avser det område/kontrollmål som nämndens internkontrollanter upptagit för året. Övriga punkter är i huvudsak ett resultat av förvaltningsinterna (ekonomer och förvaltningsledning) diskussioner. Synpunkter framförda i revisorernas rapporter beaktas alltid. Av planen framgår vad som skall kontrolleras. Hur kontrollen skall ske framgår dock inte, ej heller när i tiden arbetet skall göras. Några anvisningar från nämndens sida avseende utformning och omfattning av kontrollplanen finns inte. Kontrollmomenten utförs av olika individer i separata rapporter som förvaltningens ekonomer sammanställer till nämnden. Genomförda kontroller dokumenteras tydligt och relativt detaljerat i nämndens samlade plan. I planen anges även förslag till åtgärder i de fall där det anses nödvändigt. Internkontrollanternas val av kontrollinsats utgår från information från verksamheten och har således mer fokus mot verksamhet och mindre på ekonomi och övrig administration. Hitintills har internkontrollanterna avgränsat sig till ett kontrollmål per år. Bildningsförvaltningen har som ett komplement till kommunens regler om kontanthantering upprättat egna tillämpningsanvisningar för kontanthantering. Kontanthanteringen har medtagits i såväl IK-planerna för 2010 och 2011. 2011 avser enbart Blåklinten. Här är tillämpningsanvisningarna beslutade av förvaltningschef. Upprättandet av nämndens tillämpningsanvisningar och den fokus på kontanthantering som utmärker IK-planerna för 2010 och 2011 är ett resultat av revisorernas rapport granskning av kontanthantering Bildningsnämnden 6 of 9

Intäkter bildningsnämnden (Carlsund) Kommunens ekonomiavdelning har tillhandahållit ett registerutdrag ur redovisningen omfattande samtliga intäkter för 2010 avseende Carlsunds utbildningscentrum. Registerutdraget omfattar betydligt mer än Carlsunds utbildningscentrum. Bildningsnämndens controller har därför eliminerat sådant som inte avser Carlsunds utbildningscentrum. Materialet är sedan sammanställt via en registeranalys i verksamhetsordning. Verksamheter med intäkter mindre än 20 000 kronor har inte medtagits i sammanställningen. Tabell: Intäkter Carlsund VHT Intäkter tot Anm Int cafe/elevarbeten 43100 Gymnasieskola -77 367 43101 Barn- och fritidsprogram -29 700 Statsbidag lärarkand, interkomers 43102 Byggprogram -112 990 Elevarbeten 103,5 extern fakt 43103 Elprogram -22 671 Lärarkand ers. Internt. Fel MP 43106 Fordonsprogram -432 399 Elevarbeten 420 ext fakt 43107 Handels- och adm program -190 712 Elevcafe samt projekt bidrag 120 cafe 43109 Hotell- och rest program -299 219 Blåklinten 289 restaurang 43110 Industriprogram -117 849 Elevarb, statsbidrag lärarkand 98 ext fakt 43114 Naturvårdsprogram -54 414 Statsbidrag lärarkandidater 43115 Omvårdnadsprogram -30 700 Statsbidrag lärarkandidater 43116 Samhällsvetenskapsprogram -71 475 Statsbidrag lärarkandidater 43117 Individuellt program -407 030 Flykt vhet, statsbidrag lärarkand 43124 Lärlingsutbildningar -1 625 100 Statsbidrag Lärlingsprojekt 43700 Saldo Platen läromedel -24 988 Idrottsgala läromedel 43800 Saldo ungdomsgym Carlsund -133 708 Intern omfördelning bibliotek 22 ext fakt 71330 Carlsund restaurang/konferens -1 946 937 Skolrestaurang 1 930 restaurang S:a -5 577 260-2 982 500 Av tabellen framgår att de totala intäkterna för Carlsunds utbildningscentrum uppgår till ca 5,6 miljoner kronor. Av dessa är ca 3,0 miljoner kronor av den karaktären att de antingen är ett resultat av kontantförsäljning (inklusive kort och fakturering) vid restauranger och kafé eller ett resultat av utåtriktad försäljning av tjänster, i första hand i form av elevarbeten. Intäkterna i samband med kontantförsäljning uppgår till ca 2,3 miljoner och intäkterna från elevarbeten uppgår till ca 0,7 miljoner kronor. Förteckningen avser enbart intäkter. Kostnader för intäkternas förvärvande återfinns i redovisningen under inköp läromedel. Analysen av tabellinformationen visar att vissa intäkter är interna och borde redovisats med intern motpartskod. 7 of 9

Kontantförsäljningen domineras av skolrestaurangens intäkter (ca 1,9 miljoner kronor). Skolrestaurangen har intäkter från försäljning av lunch, middag, smörgåsar, dricka (inkl alkohol vid speciella tillfällen), konferenser och lokalhyror mm. Redovisningen av kontantintäkterna (vht 43109 och 71330) följer den gemensamma anvisning som kommunen antagit för kontanthantering. Prissättningen i restaurangen är ett resultat av interna överenskommelser mellan i första hand programansvarig och verksamhetsansvarig. Enligt uppgift är dagens prissättning i underkant och skulle m b a bland annat ökade leverantörs- och råvarupriser behöva få en justering uppåt. Prissättningen i Blåklinten är baserad på marknadspriser, kostnader för råvaror och det faktum att verksamheten bedrivs i utbildningssyfte mm. Elevkaféet (vht 43107) har en försäljning som domineras av godis. Leverantören har i rekommendation angivit en försäljningsmarginal som skolan enligt uppgift också följer. Underlaget för kassaredovisningen stannar dock på skolan. Underlaget ska förvaras på kommunens centrala kassafunktion. Kaféet i Borenshult som i första hand drivs i utbildningssyfte har en omfattning mer i linje med traditionell kaféverksamhet. Under 2010 redovisades intäkterna under vht 71330 (restaurangen). Under 2011 ska redovisning ske under handels- och administrations programmet (vht 43107). Då verksamheten bedrivs i utbildningssyfte samtidigt som det finns konkurrens på orten, är av neutralitetsskäl, kaféets prissättning känslig och har fastställts med hjälp av kommunjuristen. I samband med granskningen har noterats att årets intäkter under sommaren inte redovisats på föreskrivet sätt. Granskningen påvisar även samma förhållande för 2010. Hanteringen följer inte kommunens gemensamma anvisningar för kontanthantering. Vid viss prissättning i samband med kontantförsäljning har tagits hänsyn till att verksamheterna i grunden avser utbildning. Någon prispolicy (prissättning, förändringar av priser, täckningsbidrag mm) finns dock inte. Uppföljning och kontroll av moment inom kontantförsäljning förekommer löpande på IK-planen. Byggprogrammet utåtriktade intäkter uppgår till ca 100 000 kronor för 2010. Intäkten är ett resultat av den timersättning (19:-) entreprenörer inom branschen betalar när eleverna i årskurs 2 och 3 gör sin praktiska del i utbildningen. Prissättningen är baserad på en överenskommelse mellan facken, byggindustrin (fd. byggmästarföreningen) och Motala kommun. I stort sett alla kommuner tillämpar samma modell i fråga om överenskommelse mellan parter och prissättning. Under vintertid då den byggande verksamheten går på sparlåga, utförs elevarbeten, i mindre omfattning, internt i skolans lokaler. I första hand är det fråga om sådant (friggebodar, förråd mm) som sätts ihop inom skolan och sedan körs ut till beställare inom kommunen (företrädesvis privatpersoner). Det material som åtgår vid dessa interna arbeten upphandlas av beställaren. Priset f ö är detsamma som när eleverna gör sin praktiska del i utbildningen. 8 of 9

Fordonsprogrammet är den verksamhet som också har de största intäkterna. För 2010 redovisades intäkter om drygt 400 000 kronor. Intäkterna kommer från reparation och renovering av äldre kundbilar (till största delen från privatpersoner). Intäkterna utgörs av materialkostnaden samt ett påslag (15 20 %) på materialpriser från, av kommunen, upphandlad återförsäljare av bildelar. I botten finns en överenskommelse med fordonsbranschen om det ersättningsmässiga upplägget. Industriprogrammet har mindre intäkter om ca 100 000 kronor för 2010. Intäkten är av tillfällighetskaraktär. Elever och lärare har utfört arbeten åt räddningstjänsten, till största delen svetsarbeten på räddningstjänsten övningsfält. Normalt görs inte utåtriktade arbeten i den omfattningen som skett under 2010. Skolan söker heller inte aktivt uppdrag som de andra programmen. I den mån utåtriktade arbeten förekommer är det ett resultat av andra kanaler. M b a att räddningstjänsten är kommunal är frågan om inte intäkten borde redovisats på intern motpartkod. Faktureringsunderlagen för all extern fakturering upprättas lokalt på skolan. Själva faktureringen utförs av kommunens ekonomiavdelning. I dagsläget sker ingen samlad uppdrags/orderregistrering. Lämpligt kan vara att samla alla inkommande uppdrag i någon form av samlat orderregister/system. En samlad registrering av uppdrag ökar kunskapen om den samlade intäktsvolymen, klargör ansvarsfrågan för uppdrag, prissättning och fakturering, uppföljning/avstämning av betalning underlättas mm. Då viss kritik framförts mot sena debiteringar sätts också tryck på en snabbare fakturering. Såvitt granskningen visar sker ingen styrning av den prissättning som ger upphov till de intäkter de yrkesinriktade programmen på Carlsund erhåller. Någon uppföljning och rapportering till nämnden sker inte. 9 of 9