Kommunstyrelsen/Kommunledningskontoret Ordförande: Cecilia Lind Förvaltningschef: Eje Ringborn Årsredovisning 2011 för Kommunstyrelsen/Kommunledningskontoret Kommunledningskontorets delmål Långsiktigt hållbart Eslöv Vi ska samordna folkhälsoarbetet, bland annat genom Rådet för hälsa och trygghet och genom att sammanställa lokala välfärdsbokslut där nämndernas verksamheter beskrivs. Vi ska utveckla säkerhetsarbetet och samverkan med externa aktörer för att skapa ett tryggare Eslöv. Vi ska fortsätta arbeta för att chefer och medarbetare har tillgång till målinriktad kompetensutveckling, såsom ledarutbildningar. Vi ska fortsätta arbeta systematiskt för en god arbetsmiljö och sätta fokus på hälsa för alla medarbetare. Vi ska minska pappersanvändningen genom att utveckla digitala kommunikationslösningar. Avstämbarhet: Fungerande samverkan kring folkhälsofrågor med förvaltningarna och ett välfärdsbokslut som bygger på en kartläggning Mäta medborgarnas upplevelse av trygghet regelbundet och med ständigt förbättrade resultat En utbildningskatalog med upphandlade utbildningar Förbättrade frisktal och välfungerade systematisk arbetsmiljö arbete Läsplattor ersätter stora utskick, e- fakturor, e-lön, e-handel mm Utskick av protokoll i pappersformat har slopats från och med årsskiftet 2011/2012 likaså har utskick av sammanträdeshandlingar i pappersformat till tjänstemän och press slopats. Användandet av läsplattor både på den politiska nivån och bland tjänstemän ökar och bidrar aktivt till att minska pappersanvändningen. Utvärdering av försöksverksamhet med läsplattor har ägt rum under december 2011 och kommer att redovisas för kommunstyrelsens arbetsutskott i februari 2012. Sedan webbdiariet infördes har utlämnande av handlingar till allmänheten och pressen i princip upphört. 1
Kommunledningskontoret ansvarar även för handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Under 2011 har totalt 227 ärenden hanterats (201 under 2010). Arbetet med att lägga grunden för ett välfärdsbokslut pågår. Det sammanfaller med uppdraget att revidera policyn för Hälsa och Trygghet, som skall redovisas under våren 2012. Den stora regionala krisövningen som hölls i november, visade att kommunen har god beredskap och ett starkt engagemang att bidra till kommuninvånarnas trygghetsupplevelser. Satsningen på Örat mot Marken har varit ett lyckat projekt för att öka tryggheten och där kommunen har samverkat både internt och med externa aktörer. Kommunen har även ökat säkerheten kring kommunens fastigheter vilket minskar skadegörelse och risken för bränder vilket minskar störningarna för verksamheten och ökar den allmänna upplevelsen av en trygg kommun. En projektledarutbildning har genomförts och arbetet fortgår med att skapa en projektmodell för hela kommunen samt öka beställarkompetensen hos de högsta cheferna. Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet blir allt mera effektivt och hälsotalen för hela kommunen har ökat något. Förbättringsområden är riskbedömningar innan nya verksamheter startar. Mångfald Vi ska fortsätta arbeta för jämställda och rättvisa löner, bland annat med hjälp av Lönevågen och tydliga lönekriterier. Vi ska genom nytänkande och kompetensbaserad rekrytering fortsätta att arbeta för att bryta den könssegregerade arbetsmarknaden samtidigt som vi slår vakt om den framtida kompetensförsörjningen. Vi ska stödja och samordna arbetet med att hitta olika möjligheter för att erbjuda alla anställda heltidstjänst. Vi ska skapa förutsättningar för en god hälsa för alla kommunens invånare, genom våra kommunala verksamheter och genom information och opinionsbildning. Genomföra Lönevågen och medarbetarenkäten samt förtydligande lönekriterier Rekryteringspolicy och stöd i rekrytering som tydliggör att det är kompetens och inte kön som avgör Utveckla metoder för att stödja förvaltningarna i arbetet att erbjuda flera heltidsarbeten. Genom att fokusera på den sociala ekonomin skall vi bidra till att förebyggande insatser prioriteras genom samordning mellan förvaltningarnas kärnområden. Lönevågen har genomförts igen där samtliga yrkesgruppers värderingar har uppdateras i samråd mellan arbetsledning och de fackliga organisationerna. Detta kommer att ligga till grund för den fortsatta diskussionen kring rättvisa löner. Riktlinjer för rekrytering kommer att presenteras för de fackliga organisationerna under våren 2012. Mätning av antalet deltidsanställda visar att det behövs en helhetssatsning för att ändra förhållandena. En workshop för att få igång arbetet genomförs i januari 2012. 2
Den sociala ekonomin diskuteras på många håll och en prioritering av vilka områden som bör hamna i fokus tas fram i samband med revideringen av policyn för Hälsa och Trygghet. En framtidsverkstad för att förankra förhållningssättet bland beslutsfattare hålls i början av 2012. Bo och verka i Eslöv Vi ska vidareutveckla den aktiva näringslivspolitik som kommunen bedriver i samarbete med företagen. Detta gör vi bland annat genom hög plan- och markberedskap och genom att marknadsföra Eslöv som god företagarkommun. Vi ska aktivt delta i det regionala arbetet kring ESS och tillvarata kommunens intressen. Vi ska ta initiativ i den fysiska planeringen och byggandet av det framtida Eslöv och verka för att samtliga förvaltningar aktivt bidrar i planfrågor med hänsyn till boende, verksamma och miljö. Avstämbarhet: Plan för vilken näringslivsstruktur vi vill ha i Eslöv Nyrekrytering till näringslivskontoret Samordning av samhällsplaneringen sker på kommunledningskontoret Visionen för näringslivsarbetet har kompletterats med en handlingsplan. Ett projekt kring Bilden av Eslöv har startats under hösten och resultatet skall redovisas i samband med näringslivsdagen 2012. Ca 30 företag har besökts under sista kvartalet 2012. Ett företagsregister för hela kommunen har köpts in och kommer successivt att tas i bruk under 2012. Kommunstyrelsens arbetsutskott har behandlat totalt 27 plan- eller exploateringsärenden under 2011, varav 17 ärenden under andra halvåret. Exploateringsprojektet Flygstaden är slutfört före fastställd tidplan. Exploateringprojektet Bäckdala 1B beräknas vara slutfört under första kvartalet 2012. Styckehustomterna har släppts för bokning under november/december 2011. Hemsidan avseende Bo och bygga har daterats upp under hösten 2011. Kommunen deltar aktivt i det regionala strategiarbetet kring ESS och Max IV. Medborgarfokus och bemötande Vi ska utveckla vår dialog med medborgarna genom olika sätt att kommunicera och utvecklas till en kvalitetskommun med medborgarens behov och rättsäkerhet i centrum. Vi ska arbeta för att alla förvaltningar utökar samarbetet kring barn- och ungdomsverksamheter. Vi ska i alla beslut och åtgärder som rör barn utgå ifrån barnets bästa samt rätten till delaktighet och likabehandling i enlighet med barnkonventionen. Avstämbarhet: Flera olika kontaktkanaler för medborgarna Olika språk på hemsidan, medborgarkontor på biblioteken mm Fortsatta undersökningar typ SCB 3
Utveckling av e-tjänster, webbdiarium mm Samordna genomförandet av en gemensam barn och ungdomsplan som berör samtliga förvaltningar Mätning i LUPP och andra brukarundersökningar I november 2011 lanserades Eslövs kommuns nya hemsida. Sidan har bland annat fått ny struktur och layout, är mer överskådlig med enklare ingångar samt har fått en bättre sökfunktion. Medborgarcentrum har utvecklats genom att Miljö- och samhällsbyggnads servicefunktion flyttades till Medborgarcentrum Det innebär att Medborgarcentrum direkt tar emot felanmälningar och synpunkter. Från och med januari 2011 tog Medborgarcentrum även över administrationen och bokningar av vigslar. Kontaktvägen för medborgarna in till kommunen har förbättrats. Under perioden 23 augusti till 23 september genomfördes en medborgarundersökning på hemsidan avseende mätning av kundbemötandet i Medborgarcentrum. Resultatet visade att den generella uppfattningen är att besökarna är nöjda med bemötandet och servicen man får i Medborgarcentrum. När det gäller telefonservicen var uppfattningen att man var nöjd med servicen man fick vid samtalet men att väntetiden innan man kom fram ibland kunde vara lång. Detta kan bero på att samtalen idag blir längre då man tar emot felanmälningar och synpunkter som ska registreras samt att man försöker hjälpa medborgarna i mycket större utsträckning idag än vad man tidigare gjorde. I början av året lanserades kommunens webbdiarium vilket enligt besöksstatistiken utnyttjas flitigt, inte minst av pressen och de förtroendevalda. För att trygga rättssäkerheten har en kommunjurist anställts. Kommunjuristen erbjuder alla förvaltningar grundläggande utbildning i offentlighets- och sekretesslagen. För att i framtiden trygga tillgången till allmänna handlingar har under året tre tillsyner skett av nämndernas arkiv. En reviderad handlingsplan för det ungdomspolitiska arbetet håller på att tas fram. Barnens rätt till delaktighet och likabehandling är föremål för planering inom ramen för projektet kring social ekonomi som påbörjats. Kommunen kommer att delta i ett nationellt projekt kring barnkonventionen. God ekonomisk hushållning Vi ska samordna samtliga nämnders och utskotts mål för god ekonomisk hushållning. Samtliga nämnders mål för god ekonomisk hushållning uppnås helt. Mål och måluppfyllelse har en väsentlig ekonomisk verkan på kommunens samlade ekonomi. Nämndernas nulägesnivå och uppnådd måluppfyllelse är känd först i vecka 7 eller 8, det vill säga i efterhand. Kommunledningskontoret kan därmed endast i efterhand agera för att underlätta ökad måluppfyllelse inför nästa mättillfälle, som då bli delårsrapport 2012. 4
Verksamhetsmått Verksamhetsmått Bokslut Bokslut 2010 2011 Diarieförda handlingar 2752 2831 Upplagda ärenden 619 556 Beslut i kommunfullmäktige 157 174 Ekonomi och verksamhet Kommunledningskontoret har under året haft prognostiserade underskott som inför årets slut har kunnat minskas till nästan noll. Kommunledningskontoret har fått tilläggsanslag med 1,1 miljon inom kommunstyrelsens ram för beslut fattade av näringslivsutskottet. Även kompensation för deltagande i Globträdet och ökad marknadsföring med totalt 0,9 miljoner har belastat kommunstyrelsens medel. Delar av det under året prognostiserade underskottet har berott på genomförande av förvaltningsövergripande trainee- och projektledarutbildningar som ekonomiskt reglerats i samband med årets slut. Kommunledningskontoret har svarat för hela kommunens kostnader avseende certifiering för Investors in People (0,5 miljoner). Tjänsten som utredare enligt tidigare beslut har dragits in. Ny finansieringsmodell för Räddningstjänst Syd har införts där alla medlemmar kommer att betala lika belopp per invånare. Kostnaden för anpassning av bostäder är svår att prognostisera. Denna har ökat till 2,6 mkr mot budgeterade 2,5 mkr. Exploateringsverksamheten och skötselseln av berörda ytor har i grunden analyserats och reviderats efter bildandet av den nya plan- och näringslivsavdelningen. Exploateringsverksamheten och skötseln av kommunens ytor har daterats upp och samspelet mellan kommunledningskontoret och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har förändrats och blivit tydligare under hösten 2011 bland annat genom exploateringsprojekten Bäckdala 1 och Flygstaden. Kommunen har beslutat om markköp i Östra Asmundtorp, Västra Sallerup och Harlösa, för att använda för såväl industri- som bostadsändamål. Samspelet med näringslivet har sedan halvårsskiftet fått ökade resurser via den nya planerings- och näringslivsavdelningen. Syftet är bland annat att se till att mark- och planberedskapen svarar mot marknadens efterfrågan och kommunens långsiktiga målsättning om tillväxt. Kommunledningskontoret har kraftigt ökat stödet till förvaltningarna när det gäller upphandlingar, inköp, beställarkompetens och rutiner. En halvtidstjänst har omprioriterats inom kommunledningskontoret för att öka inköpskontrollen. Ny organisation från 1 juli med samordnad lönehantering i kommunen. Kartläggning har skett av möjligheter till e-fakturahantering, e-handel och samordnad varudistribution. Målsättning om stegvis införande under 2012. I samband med upphandling och byte av bank har förvaltningarnas kontanthantering rönt särskild uppmärksamhet. Kommunledningskontoret har uppmärksammat förvaltningarna på lösningar för att minska kontanthanteringen. 5
Näringslivsprojekten Catching The Future (internationell handel, framför allt Polen) och Skåneakademier Lund/mittSkåne (kompetens- och verksamhetsutvecklingsprojekt för företag i Lund, Eslöv, Höör och Hörby) är goda exempel på satsningen på näringslivet, liksom näringslivsdagen i september 2011. Kommunledningskontoret servar Eifab med Vd och en styrelseledamot. Under året har mycket tid satsats på överlåtelsen av Vatten och avlopp på VA SYD genom styrgrupp, upprättande av avtal och övergång av personal. Kommunledningskontoret har sedan i hösten ett ökat ansvar för koncern. Detta har bland annat inneburit att Ernst & Young på uppdrag utrett nuvarande och framtida koncernkonstruktion, ett närmare finansiellt samarbete, hantering av reverskonstruktionen inom Kraftringen AB, ny bolagsordning och ägardirektiv för Eslövs Bostäder AB och samordnad fastighetsförvaltning. Konsumentrådgivningen har flyttats till Kommunledningskontoret under hösten. Framtiden Kommunledningskontoret kommer under 2012 att fortsätta följa upp och verka för att nämndernas måluppfyllelse ska förbättras. En fortsatt bred politisk process planeras som uppföljning på målarbetet efter valet. Kommunens ekonomi kommer att kräva ökad uppmärksamhet eftersom kostnadstrycket ökar samtidigt som intäkterna inte ökar i tidigare prognostiserad takt. Det kommunövergripande samarbetet måste förbättras för att möta utmaningarna. Personalpolitiken utifrån ambitionen att bli en högst attraktiv kommunal arbetsgivare kommer också att behöva insatser. Behovet av och trycket på ett fortsatt översiktsplanarbete ökar för att kommunen ska kunna fortsätta växa befolkningsmässigt och i fler arbetstillfällen. Nya möjligheter att få fler företag till kommunen skapas löpande som en effekt av ESS och MAX IV. Näringslivspolitiken växer därmed i betydelse. I alla dessa frågor har kommunledningskontoret en nyckelroll. Utifrån målet Medborgarfokus utvecklar kommunledningskontoret servicen i Medborgarcentrum samt på biblioteken i byarna. Som medborgare ska man kunna få snabbare hjälp och service i olika ärenden. Dialogen med medborgarna ska utvecklas genom olika sätt att kommunicera. En viktig kommunikationskanal är hemsidan och språket ska vara korrekt. Intern utbildning i att skriva kommer erbjudas av Kommunikationsavdelningen då Kommunledningskontoret ser att behovet finns. Den sammanhållna lönefunktionen är en förutsättning för en effektivisering av lönehanteringen. Under 2012-13 kommer Kommunledningskontoret att introducera självrapportering via webben och ett nytt bemannings- och schemahanteringssystem som kommer att underlätta för både chefer och medarbetare. Personalavdelningen kommer att bidra med allt stöd i form av förhandlingar, praktiska lösningar och andra stödsystem för att det politiska målet att kunna erbjuda de som vill heltidsarbete. Det finns en gemensam vilja finns hos alla parter, politiker, chefer och facken om att hitta en väg framåt. Att arbeta effektivt med decentraliserade tvärsektoriella grupper som driver mycket av utvecklingsarbetet i kommunen är även ett sätt att förstärka medarbetarnas känsla av delaktighet. Vi kommer under 2012 att utbilda många grupper i projekt/processmetodik som inkluderar alla led från dem som beställer och äger projekten till dem som är gruppmedlemmar. Kommunjuristen kommer att fortsätta genomföra interna utbildningar inom offentlighet och sekretess, kommunallagen, förvaltningslagen med flera, allt efter efterfrågan från förvaltningarna eller då kommunledningskontoret ser att behovet finns. 6
Visual Arkiv Internet kommer att lanseras under 2012. Detta är ett förteckningsprogram som gör det möjligt för allmänheten att via hemsidan söka i kommunarkivets register. Då antalet diarieförda handlingar ständigt ökar förs diskussioner i ledningsgruppen om möjligheten att anställa en registrator på förvaltningen. Driftredovisning Mkr Bokslut Bokslut Bokslut Budget 2009 2010 2011 2011 Intäkter 30,4 31,5 30,1 13,4 Kostnader -86,8-104,2-107,0-90,1 Driftnetto -56,4-72,7-76,9-76,7 Budgetavvikelse 0,7 0,8-0,3 0,0 Investeringsredovisning netto Mkr Total Projekt budget Redovisat till Budget Redovisat Avvikelse och med 2011 2011 2011 2011 IT-teknik kommunövergripande -2,7-0,8 1,9 Elektronisk fakturahantering -0,5 0,0-0,5 0,0 0,5 Beslutsstödssystem -0,2-0,1 0,1 IP-telefoni -4,0-5,0 0,0-0,8-0,8 Uppdatering hemsidan -0,5-0,3 0,2 Summa -5,5-5,0-3,9-2,0 1,9 7