Att godkänna Service årsredovisning för 2015 Att godkänna begäran om ombudgetering och resultatfondering

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2016-02-08 Diarienummer SE/2016:18 Nämndens årsredovisning 2015 (Service) Förslag till beslut Att godkänna Service årsredovisning för 2015 Att godkänna begäran om ombudgetering och resultatfondering Sammanfattning Förvaltningen för Service redovisar årsredovisning 2015 i enlighet med givna anvisningar. Nämndens sammanlagda nettoresultat för året innebär en budgetavvikelse om 11 228 tkr, 7730 tkr för Fastigheter och 3497 tkr för Service övriga verksamheter. På särskild blankett 9 a redovisas begäran om resultatdisponering. Efter föreslagna justeringar i form av ombudgetering, återredovisning av avslutade projekt och finansiering av extraordinära kostnader kvarstår ett resultat för Fastigheter på -877 tkr, vilket finansieras med verksamhetens resultatfond. För Service övrigt föreslås följande resultatdisponering efter justering av ofinansierad verksamhet för Kungsbacka Direkt och Bostadsanpassning samt begäran om överföring av pågående projekt till 2016: Justerat resultat Telefonifond Service resultatfond Fond Bemanningsenhet 4147 tkr 1684 tkr 1232 tkr 1232 tkr (istället för återföring till beställarna) Om förslag på fondering till projekt för ett kommungemensamt bemanningscenter avslås ska 1232 tkr istället återföras till beställande förvaltningar. Förslag på fördelning redovisas på blankett 11. Överskottet för investeringsprojekt är 72 974 tkr på grund av ett stort antal pågående projekt. På blankett 9 b redovisas förslag till investeringsprojektens resultatdisponering. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2016-02-08 Nämndens årsredovisning 2015 SEFA Blanketter 9a-c Begäran ombud Service Jesper Wigh 0300-83 47 17 jesper.wigh@kungsbacka.se 1 (2) 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) SE Blanketter 9a-c, 11 Begäran ombud Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Lars Nyström Förvaltningschef Christina Malmborg Controller

Nämndens årsredovisning 2015 Nämndens årsredovisning 2015 Nämnden för Service www.kungsbacka.se

Nämnden för Service Innehållsförteckning 1 Året som gått... 4 1.1 Sammanfattning av året... 4 1.2 Viktiga händelser... 5 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under 2015... 7 3 Så här styrs kommunen... 8 4 Uppföljning mål... 10 4.1 Ökat inflytande... 10 4.2 Bemötande och tillgänglighet... 11 4.3 Hälsosamt liv... 11 4.4 Trygg kommun... 12 4.5 Företagsvänlig kommun... 12 4.6 Minskad energianvändning... 12 4.7 Ekologiska livsmedel... 13 4.8 Minska farliga kemikalier... 13 4.9 Minskade koldioxidutsläpp... 13 4.10 En attraktiv arbetsgivare... 14 4.11 Nöjda beställare... 14 5 Uppföljning direktiv... 16 5.1 Direktiv invånardialog... 16 5.2 Direktiv Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet... 16 5.3 Direktiv öka beställarnas kunskaper... 16 5.4 Direktiv tillgänglighet av handlingar... 17 5.5 Direktiv Utvärdera upphandlingsverksamheten... 17 6 Uppföljning inriktningar... 18 6.1 Värdegrund... 18 6.2 Valfrihet... 19 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer... 20 7.1 Synpunktshantering... 20 8 Verksamhetsmått... 21 8.1 Analys verksamhetsmått... 21 8.2 Resursmått... 21 8.3 Prestationsmått... 21 9 Personal med kommentarer... 22 9.1 Kompetensförsörjningsplan... 22 9.2 Analys personalmått... 23 9.3 Resursmått... 24 9.4 Effektmått... 24 10 Ekonomi med kommentarer... 25 10.1 Uppföljning driftbudget... 25 10.2 Uppföljning investeringsbudget... 26 10.3 Viten och rättstvister... 28 11 Intern kontroll... 29 11.1 Intern kontroll under året... 29 11.2 Resultat av genomförda internkontroller... 29 11.3 Nämndens förbättringsåtgärder... 29 12 Analys... 30 12.1 Sammanfattande analys... 30 Nämndens årsredovisning 2015 2

Nämnden för Service 12.2 Förändringsområden... 30 Nämndens årsredovisning 2015 3

Nämnden för Service 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor 2013 2014 2015 Intäkter 786 547 799 599 896 566 Kostnader -802 080-829 830-942 726 Netto -15 533-30 231-46 160 Budget, netto -19 242-28 838-57 388 Avvikelse 3 709-1 393 11 228 Kommentarer till verksamhet och utfall Förändring av intäkter och kostnader mellan åren beror på en ökning av produktion av både måltider, tjänster och lokaler. De ökade kostnaderna beror även på tillkommande ramfinansierade verksamheter, främst Kungsbacka Direkt och Bostadsanpassning. Fastigheter har jämfört med budget ett överskott på 7,7 miljoner kronor. I resultatet ingår medel för pågående projekt på totalt 12,4 miljoner kronor. I resultatet ingår även extraordinära poster som utrangering av projekt ny Furulidskola samt uppskrivning av panncentral Furulidskolan med en netto effekt på -3,9 miljoner kronor. Övriga verksamheter har ett överskott på 3,5 miljoner kronor. Kungsbacka Direkt och Bostadsanpassning saknar full finansiering och har totalt en negativ avvikelse på -2,6 miljoner kronor. Telefoni har haft volymökning med förändrade intäkter och en avvikelse på 1,6 miljoner kronor som följd. Projektet för Samordnad varudistribution har en avvikelse på 2 miljoner kronor. Upphandling har 1,9 miljoner kronor i avvikelse på grund av ökad provision. Investeringar 2015 Budget 2015 Avvikelse Inkomster 906 906 Utgifter -101 998-174 066 72 068 Netto -101 092-174 066 72 974 Kommentar till investeringar Nämnden redovisar ett investeringsutfall på 101 miljoner kronor. Avvikelsen jämfört med budget beror på projekt som pågår över årsskiftet. Exempel på pågående projekt är Tölö ängar förskola II, Ny Furulidskola, ridhus i Alekärr och Lerkil, BoDa gruppbostad och daglig verksamhet samt boende för ensamkommande barn. Bland pågående större verksamhetsanpassningar ingår ombyggnad av köken i Kollaskolan och Åsa Gård skolan. Inom energisparprojektet har genomförts en utbyggnad av antalet solpaneler. Nämndens årsredovisning 2015 4

Nämnden för Service 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Den planerade organisationsförändringen på förvaltningen har satt sin prägel på verksamheten under året. Flera av de administrativa verksamhetsområdena har lagt mycket arbete på att förbereda sig för den förestående förändringen. Det handlar om att se över arbetsmetoder, vilka mötesforum kommer att behövas, vilka risker och möjligheter ser medarbetarna och hur kan vi förbereda oss. Flera av verksamheterna belastades hårt i samband med den kraftiga ökningen av asylsökanden. Stora delar av organisationen har arbetat intensivt för mottagande av vuxna flyktingar i akuta evakueringsboenden, asylboende, transitboenden för barn samt boenden för ensamkommande barn genom att hantera bland annat måltidsfrågor, lokalvård, fastighetsfrågor samt bemannings- och personalfrågor. Flera av förvaltningens verksamhetsområden har under året arbetat med att höja graden av digitalisering i verksamheten. Verksamheterna har implementerat nya verksamhetssystem och höjt användandet av befintliga system. Lokalvård har satt igång ett pilotprojekt för att se hur ipads kan användas i arbetet av medarbetarna. Under året avvecklades Repro, kommunens egen kopieringsverksamhet. Den digitala utvecklingen har ändrat förutsättningarna då efterfrågan på dessa tjänster minskat kraftigt. Medarbetarna erbjöds andra tjänster inom kommunen. Detta har samtidigt påverkat Stadshusvaktmästeriet och vidare samordning av bemanning inom vaktmästeriet. Stadshusvaktmästeriet har som följd av förändringen utökat sin eftersyn av den tekniska utrustningen i konferensrum och hanterat ett flertal flyttar i samband med organisationsförändringar. Bostadsanpassningen övergick från årsskiftet till Vård och omsorg. Ett förberedande arbete har genomförts för att möjliggöra flytten. Åsaskolans måltidspersonal har fått utmärkelsen Hallands bästa skolrestaurang 2015 med motiveringen: I Åsaskolans skolrestaurang jobbar alla i köket med många kreativa idéer, med glatt humör och serviceanda för att gästerna ska trivas och gå ifrån matsalen mätta och glada. Det är en skola där måltiden tar en naturlig plats i skolans arbete. Kockar och matgäster samarbetar ständigt för att höja måltidsupplevelsen. Åsaskolans kökschef med personal tog emot utmärkelsen och en prissumma ifrån Arla på 10 000 kronor på Halmstad slott. Verksamheten Upphandling har under året genomlysts av en extern konsult som under hösten kom med rekommendationer för att höja kundnöjdheten. Arbetet med att implementera förslagen kommer att pågå under hela 2016. Ett omfattande arbete har genomförts med att samordna utförandet av Service tjänster: Vi samordnade Konsumentrådgivningen för 18 kommuner Samordning av lokaler, utrustning och service i nya administrativa lokaler på Vägmästaren Utvecklat och tydliggjort uppdraget för kommunens gemensamma kundcenter Utrett möjligheten och påbörjat arbetet med att etablera ett gemensamt bemanningscenter Centraliserad lönehantering och anslutning av e-handelssupporten till Service direkt där vår nya fordonssamordnade också började under slutet av 2015. Förberedde för att kunna upphandla en funktion för samordnad varudistribution Fastigheter tog över delar av det systematiska brandskyddsarbetet Nämndens årsredovisning 2015 5

Nämnden för Service Viktiga händelser inom personalområdet Under året har stort fokus lagts på det pågående förändringsarbetet inom förvaltningen, då många medarbetare har involverats och påverkats av förändringarna. För att skapa långsiktighet och nå det kommungemensamma målet Attraktiv arbetsplats har förvaltningen under året arbetat fram en HR-plan. Utifrån den medarbetarenkät som genomfördes 2014 identifierades arbetsbelastning och arbetsmiljö som riskfaktorer. Med anledning av detta har förvaltningen under året påbörjat ett arbete kring "Den hälsofrämjande arbetsplatsen", där målsättningen är att skapa en god arbetsmiljö där alla medarbetare upplever en känsla av sammanhang. Som ett ytterligare led i en förbättrad arbetsmiljö för både medarbetare och chefer har förvaltningens chefer fått möjlighet till intern ledarutveckling/-coachning. Inom serviceområde Måltid har en förstudie genomförts beträffande att kökschefer ska få ett fullskaligt chefsansvar, i syfte att öka kvaliteten i verksamheten. Detta har lett till att ett antal kökschefer från och med 1 januari 2016 blir restaurangchefer med ansvar för verksamhet, ekonomi och personal. Inom serviceområde Lokalvård har man arbetet aktivt med att öka sysselsättningsgraderna, vilket har resulterat i att förvaltningen som helhet har ökat antalet heltider bland kvinnor. Nämndens årsredovisning 2015 6

Nämnden för Service 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under 2015 Den dominerande händelsen för kommunen och förvaltningen under 2015 var den kraftigt ökade flyktingströmmen under hösten. Flera av förvaltningens verksamheter har varit engagerade i att lösa de frågor som uppstått, bland annat med att ordna lokaler, att bemanna boenden och att leverera mat och lokalvård till boendena. De stora flyktingströmmarna och integrationsfrågorna har även inneburit större behov av kommunikationsinsatser och nya sätt att kommunicera med allmänhet och berörda. Det är fortsatt svårt att rekrytera kvalificerad personal. Både administrativa och övriga verksamhetsområden rapporterar att de har svårt att bemanna lediga tjänster samt att kostnaderna för löner vid nyanställningar ökar. För att möta konkurrensen om arbetskraften arbetar verksamheterna med skapa karriärmöjligheter för medarbetarna, jobba med delaktighet i samtliga processer och förbättra informationsflödet. Den pågående digitaliseringen har medfört att medarbetarna arbetar på andra, mer flexibla sätt. Verksamheterna testar nya arbetssätt och tekniker, och för över mer av dokumentation till digitala system. Som en följd av ett utökat digitalt arbetssätt fick Reproverksamheten läggas ned på grund av minskande kundunderlag. Nämndens årsredovisning 2015 7

Nämnden för Service 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 2015 8

Nämnden för Service Nämndens årsredovisning 2015 9

Nämnden för Service 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Vi ger föräldrar möjlighet till insyn i våra skolprojekt genom kontinuerlig information på föräldramöten o dyl. Fastigheter har, tillsammans med övriga förvaltningar, informerat allmänheten i mycket tidiga planeringsskeden om kommande byggnationer med syfte att öka förståelsen. Vi ger möjlighet för elever att vara med att välja och prioritera åtgärder avseende utemiljön kring kommunens skolor. Kommunikatörerna har stöttat i planering och genomförande av invånardialoger. Kundcentret har samverkat med kommunikatörerna genom att fånga invånarnas behov av kommunikationsinsatser i aktuella frågor. Vi samordnar konsumenternas behov av förändringar och förmedlar det vidare till branschorganisationer och beslutsfattare. Nämndens årsredovisning 2015 10

Nämnden för Service Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Nöjd inflytande index (NII) 0-100 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 45 45 43 48 4.2 Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Relativt många invånare hör av sig via "Kommentaren" med synpunkter som berör fastighetsfrågor och vi försöker tillmötesgå enkla önskemål som kan bidra till t ex ökad trivsel och säkerhet i kommunen. Genom etablerande av kommunens kundcenter har vi ökat tillgänglighet, bemötande och kan lämna snabbare service och svar när invånaren möter oss i den första kontakten. I SKL:s årliga kvalitetsmätning visar Kungsbacka en mycket högre tillgänglighet än övriga kommuners genomsnitt mycket tack vare en etablerad kundcenterfunktion. I den totala bedömningen rankas Kungsbacka på plats 11 av 144 kommuner. I SKL:s kvalitetsmätning når Kungsbacka ett toppresultat med ett 100-procentigt bemötande men också att vi till 100 procent visar intresse och engagemang i telefonsamtalet med invånaren. Genom den stora kontaktytan mot invånarna stödjer kundcentret förvaltningarna med att identifiera målgrupper där det finns en förbättringspotential att öka tillgängligheten. När det gäller att svara på e-postmeddelanden är vår kommuns resultat är högre än genomsnittet. Kungsbackas snitt är 3 timmar, medel för övriga kommuner 5 timmar. Vår medelsvarstid har mer än halverats sedan 2013. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet, index 0-100 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 60 57 55 61 4.3 Hälsosamt liv Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka Mätning Våra nyproducerade skol- och förskolegårdar har utemiljöer som lockar till lek och rörelse även utanför skoltid. Vi samverkar med Kultur&Fritid för att upplåta områden och lokaler för att skapa t ex Barbro Betalar-projekt. 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 8,1 8,1 8 8,1 Nämndens årsredovisning 2015 11

Nämnden för Service 4.4 Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Vi skapar trygga inom- och utomhusmiljöer, både i vår nyproduktion och i det befintliga fastighetsbeståndet. Det sker t ex genom att våra inom- och utomhusmiljöer besiktigas och åtgärdas regelbundet för att göra dem säkra och förhindra olyckor. Skadeförebyggande arbete med belysning, lås och larm fortsätter. Mätning 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet 66 67 66 66 4.5 Företagsvänlig kommun Kommunfullmäktiges formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun Service stödjer näringslivsenheten med en kommunikatörsresurs för att göra det tydlig vad man som företagare kan få hjälp med från kommunen. Förberedande arbete har pågått med att etablera en samordnad varudistribution för att bland annat lämna bättre förutsättningar för lokala leverantörer att lämna anbud och få sina produkter levererade. Mätning Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. NKI totalt 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 63 63 63 67 4.6 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Förklaringen till att vi under 2015 når målet är bland annat: Full effekt av de aktiviteter som pågått i det fleråriga energisparprojektet Lägre fjärrvärmeförbrukning är tidigare Satsning på energioptimeringsutbildning I samband med nyproduktion är riktvärdet max 40 kwh per kvm Ökad andel egengenererad energi Elförbrukningen är fortsatt ganska hög men elpriset var under året lågt Mätning 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad 171 168 158 160 Nämndens årsredovisning 2015 12

Nämnden för Service 4.6.1 Öka antalet kvadratmeter solpaneler Nämndens formulering Antal kvadratmeter installerade solpaneler i kommunens befintliga fastighetsbestånd ska öka Mätning 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 Antal kvadratmeter installerade solpaneler i kommunens befintliga fastighetsbestånd ska öka 1 500kvm 3 120kvm 5 800kvm 7 000 kvm Redovisningen för 2014 och 2015 avser ackumulerat utfall. 2015 inkluderar även solpaneler som installerats vid nybyggnation ca 300 kvm). 4.7 Ekologiska livsmedel Kommunfullmäktiges formulering Andel inköpta certifierade ekologiska livsmedel ska öka Nämnden når målet på 27 % ekologiska livsmedel. Mätning Andel inköpta miljömärkta livsmedel i kronor i förhållande till totalt inköpta livsmedel 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 17% 26% 27% 27% 4.8 Minska farliga kemikalier Kommunfullmäktiges formulering Användningen av farliga kemikalier i kommunens verksamheter ska minska Serviceområde Lokalvård har under 2015 arbetat vidare med att miljödiplomera verksamheten. Flera större åtgärder har resulterat i ett mycket gott resultat varav målet med att minska användningen av icke miljömärkt rengöringsmedel har uppnåtts med råge. 49 % mindre upphandlade produkter under 2015 och 63 % planerat under året 2016 100 % av de produkter som används är parfymfria 100 % svanenmärkta hygienartiklar (handduks- och toalettpapper, samt tvål) Mätning 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 Andelen inköpta ej miljömärkta rengöringsmedel 32% 14% 7% 20% 4.9 Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 7,5% Vi har i princip fasat ut all användning av fossila bränslen som uppvärmningskälla i våra fastigheter. Nämndens årsredovisning 2015 13

Nämnden för Service Vi försöker minska fastighetsteknikernas transporter genom att samordna vaktmästeriärenden som beställs med kort varsel med den planerade ronderingen av varje fastighet. Införandet av elektroniska körjournaler möjliggör analys av resandemönster över tid på ett bättre sätt än tidigare. Samtliga verksamhetsbilar inom lokalvården är miljöbilar (gas) Arbetet är påbörjat med upphandling av en samordnad varudistribution som ska införas under 2016. Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar 2013 2014 2015 Målvärd e 2015-6,5% 0,9% 2,6% -7,5% 4.10 En attraktiv arbetsgivare Kommunfullmäktiges formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats För att komma till rätta med den höga arbetsbelastningen inom Ekonomi har en rad aktiviteter genomförts som syftar till att arbeta smartare och effektivare. Den samlade ekonomifunktionen utgör en styrka för genom det kollegiala erfarenhets- och kompetensutbytet. Det är en betydande faktor att varje tjänst har en uttalad förväntan och tid avsatt för utvecklingsuppdrag. Den tidigare mansdominerade bemanningen inom fastighetsdriften har fått en jämnare könsfördelning och påverkar arbetsklimatet på ett positivt sätt. Fastigheter leder det pågående arbetet med att skapa attraktiva arbetsplatser i aktivitetsbaserade kontorslokaler i enlighet med "Framtidens arbetssätt". Genom de självstyrande teamen inom Lokalvården blir våra medarbetare mer delaktiga och visar ett större engagemang. Kungsbacka direkt har genomfört insatser för att komma fram till orsaker kring personalomsättning med positivt resultat. Effekterna av organisationsförändringen för Ekonomi, Personal och Kommunikation har inneburit arbete med att hantera och föra dialog kring den interna förändringsprocessen som påverkar medarbetare och deras framtida uppdrag. Mätning 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer - 7,5 7,5 8,6 Jämix, antal poäng, max är 180 poäng 83 83 83 85 Andel heltid 57% 59% 61% Timavlönade omräknat till heltid 40 45 40 4.11 Nöjda beställare Nämndens formulering Andelen beställare som är nöjda med den interna servicen ska öka. Nämndens årsredovisning 2015 14

Nämnden för Service Mätning 2013 2014 2015 Målvärd e 2015 Andelen beställare som är nöjda med den interna servicen 58% 59% 80% Under 2015 gjordes ingen mätning inom området med anledning av det pågående arbetet med Services nya organisation och uppdrag. Nämnden har inför 2016 gett förvaltningen i uppdrag att se över former och metoder för uppföljning av Service omformulerade uppdrag. Nämndens årsredovisning 2015 15

Nämnden för Service 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Direktiv invånardialog Kommunfullmäktiges formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under 2015 ska lämnas till Kommunstyrelsen. Service arrangerar inga invånardialoger på egen hand men deltar i dialoger vid behov kring till exempel flyktingboenden och mer frekvent i de frågor som handlar om maten i förskola, skola och äldreomsorg. Mätning 2015 Status direktiv Uppnått 5.2 Direktiv Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet Nämndens formulering Utveckla formerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet med fokus på att stärka den hälsosamma arbetsmiljön Arbetet med att utveckla formerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet har påbörjats under 2015. Samtliga chefer inom förvaltningen har fått utbildning i "Hälsofrämjande arbetsplats" och deltagit i reflektionsträffar i ämnet. Ledningsgruppen och samverkansgruppen har även fått utbildning i samverkansavtalet. Arbetet kommer att fortgå under 2016, både när det gäller "Hälsofrämjande arbetsplats" och utvecklandet av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 5.3 Direktiv öka beställarnas kunskaper Nämndens formulering Genomföra aktiviteter för att öka beställarnas kunskaper om Service tjänsteutbud Under det pågående arbetet med Service nya organisation och uppdrag har vi valt att fokusera på paketering av tjänster för att skapa enkelhet och bekymmersfrihet. Särskilda satsningar har gjorts inom flera områden Förtydligat uppdraget för Kungsbacka direkt så att det blir enkelt att förklara för förvaltningarna vad som ingår i utförandet och hur samarbetet ska ske för att ge ett gott bemötande och snabba svar på invånarnas frågor. Ansluta e-handelssupporten till den första linjen, Service direkt Utveckla och samordna servicen i administrativa lokaler genom ett pilotprojekt i anslutning till Vägmästaren och projektet Framtidens arbetssätt. Lokalvård, Fastigheter, Måltider, IT, och Service direkt har arbetet enligt vår nya inriktning - Service management. Nämndens årsredovisning 2015 16

Nämnden för Service Förberedande arbete med att paketera och etablera en funktion för samordning av förvaltningarnas korttidsbemanning. Under 2016 fortsätter arbetet med att bygga ut funktionen successivt. Tydliggjort och paketerat innehållet i måltidsleveransen till Vård och Omsorg och på vilket sätt vi fortsätter att utveckla leveransen tillsammans. 5.4 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Serviceområde Personal har uppdaterat sin dokumenthanteringsplan, men ännu inte helt anpassat den till ett processbaserat arbetssätt. Arbetet med att uppdatera övriga dokumenthanteringsplaner kommer att pågå under hela 2016. Mätning 2015 Status direktiv Uppnått 5.5 Direktiv Utvärdera upphandlingsverksamheten Nämndens formulering Föreslå lösningar som kan stärka upphandlingsverksamheten samt utvärdera e-handelns effekter och förutsättningar för vidareutveckling Genomlysningen gjordes för att följa upp införandet av e-handel och på grund av att kundnöjdheten för Upphandling varit låg i de årliga kundundersökningarna. Utvärderingen visar att e-handeln är väl etablerat och i stort fungerar bra med god support och bra utbildningar. Däremot behöver man se över antalet sällananvändare i systemet. Det finns också önskemål om att förbättra e-handelsverktyget när det gäller till exempel sökfunktion, gränssnitt, feedback och möjlighet att ta fram behovsanpassade rapporter. För Upphandlings del framkom att arbetet med upphandlingar fungerar bra för de som redan har en etablerad kontakt med en upphandlare. Men för objektsupphandlingar eller för upphandling av nya varor eller tjänster finns det en del att förbättra. Förvaltningarna upplever ett otydligt arbetssätt och att det inte finns tillräckligt med guidning, ledning och kvalitetssäkring i upphandlingsarbetet. Enligt rekommendationerna behöver upphandlingsenheten fokusera på att göra sitt uppdrag tydligare, få en bättre bild av vem som är deras kund, fördela resurser inom gruppen bättre och göra arbetssätt, roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydligare, både för sig själva och sina kunder. Nämndens årsredovisning 2015 17

Nämnden för Service 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Verksamheterna arbetar aktivt med BITT, bland annat vid introduktion av nya medarbetare. Särskilt i samband med flyktingmottagandet har frågan om BITT och bemötande blivit ytterligare aktualiserat. Flera verksamheter uppdaterar kontinuerligt framtagna spelregler kring bemötande utifrån BITT. Att verksamheterna prioriterar BITT och arbetar aktivt med frågan visar sig bland annat i resultaten från den genomförda benchmarkingundersökningen, där de undersökta verksamheterna generellt fick höga betyg i bemötandefrågor. I SKL:s kvalitetsmätning når Kungsbacka ett toppresultat med ett 100-procentigt bemötande men också att vi till 100 procent visar intresse och engagemang i telefonsamtalet med invånaren 6.1.1 Bitt-resultat kundenkäter Bitt-resultat kundenkäter Andel nöjda brukare 2013 2014 2015 Bemötande Inflytande Tillgänglighet Trygghet Ingen enkät för beställare genomfördes under 2015. I den årliga benchmarkingstudien, som gjordes med ett tiotal andra kommuner, når Fastigheter och Lokalvård goda resultat vad gäller bemötande mot rektorer, lärare, förskolechefer och pedagoger. Användarna av våra lokaler i förskola anser sig bra eller utmärkt bra bemötta i fastighetsfrågor till 75 procent och i lokalvårdsfrågor till 84procent. Ännu bättre bemötande anser sig användarna få i frågor kring skollokaler där Fastigheter uppnår Nämndens årsredovisning 2015 18

Nämnden för Service 76 procent och Lokalvård 90 procent. Väger vi också in vad som också anses som ett acceptabelt bemötande ligger det på mellan 90 och 98 procent för båda verksamheterna. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Nämndens årsredovisning 2015 19

Nämnden för Service 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren är vår kommungemensamma process för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt åtgärda problem som uppstått för dem vi är till för. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god och kostnadseffektiv service. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter 2015 Fördelning av inkomna synpunkter 2015-01-01--2015-12-31 Klagomål 17 Beröm 3 Förslag till förbättring 21 Totalt antal inkomna synpunkter 41 Varav anonyma 9 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 32 Flest synpunkter får vi om Förvaltningen får flest synpunkter på maten, både rörande för- och grundskola och äldreomsorgen. Även Upphandling och Medborgarservice får en del kommentarer 7.1.1 Övrig synpunktshantering Vi samlar in och förmedlar synpunkter vidare till förvaltningarna via kommunens gemensamma kundcenter Kungsbacka direkt. Service Direkt är kommunens interna kundcenter och tar emot supportärenden från medarbetare i hela kommunen. Större delen av de synpunkter som kommer till Fastigheter handlar om bristande underhåll av lokaler. Vi behöver göra kraftiga prioriteringar av underhållsåtgärder med anledning av att mycket underhåll är eftersatt. Nämndens årsredovisning 2015 20

Nämnden för Service 8 Verksamhetsmått 8.1 Analys verksamhetsmått Stora satsningar på underhållsåtgärder under 2015 gjorde att nyckeltalet steg från 55 till 70 kr per kvadratmeter. Satsningen gjordes som ett uttag ur fastigheters egen resultatfond. Den totala ytan av installerade solpaneler i kommunens fastighetsbestånd, bidrog med energi till 2,5 procent av kommunens totala energiförbrukning. Nio procent av kommunens lokalytor städades av andra utförare som tjänsteägaren Serviceområde Lokalvård slutit avtal med. 8.2 Resursmått Nyckeltal 2013 2014 2015 Kostnad per skollunch (kr) - Grundskolan 29,77 30,53 31,08 Kostnad per skollunch (kr) - Gymnasiet 29,41 30,7 30,36 Andelen inhyrda lokaler i förhållande till egna 29% 30% 29% Underhållskostnad per kvm (kr) 50 55 70 Riket 2014 8.3 Prestationsmått Nyckeltal 2013 2014 2015 Andel elever som kan välja alternativa rätter 91% 93% 93% Svinn per elev 5,3% 5,3% 5,1% Andelen ekologiska livsmedel 17% 26,4% 27% Andel genererad solenergi av kommunens totala förbrukning 2,5% Andel egen städad yta av total 91% Riket 2014 Nämndens årsredovisning 2015 21

Nämnden för Service 9 Personal med kommentarer 9.1 Kompetensförsörjningsplan I syfte att vara och uppfattas som en attraktiv arbetsplats har förvaltningen påbörjat ett arbete kring Den hälsofrämjande arbetsplatsen, där målsättningen är att skapa en god arbetsmiljö där alla medarbetare upplever en känsla av sammanhang. Samtliga chefer och arbetsledare har fått utbildning samt deltagit på reflektionsträffar i hälsofrämjande ledarskap. 9.1.1 Attrahera/rekrytera För att behålla nuvarande medarbetare och attrahera nya, har Service påbörjat arbetet med den hälsofrämjande arbetsplatsen, ett arbete som även kommer att pågå under kommande år. Vissa serviceområden har deltagit på mässor i syfte att marknadsföra och attrahera nya medarbetare, men då resultatet av dessa inte ger märkbar effekt, kommer förvaltningen att ta fram en handlingsplan för hur förvaltningen ska attrahera medarbetare. Förvaltningen har tagit emot praktikanter från olika instanser, såsom Arbetsförmedlingen, kommunens arbetsmarknadsenhet, skolor och universitet. 9.1.2 Utveckla/behålla Förvaltningen har en utarbetad introduktionsplan som samtliga medarbetare genomgår med såväl kommungemensamma som förvaltningsspecifika delar. Vid tillsättning av vakanta tjänster inom förvaltningen följs kommunens rekryteringsordning och varje medarbetare har i uppföljningssamtalet dialog med sin chef kring sina utvecklingsområden och vilja att ta sig an nya uppgifter. Arbetsmiljö har varit ett prioriterat område under 2015 och där förvaltningen har påbörjat ett arbete kring "Den hälsofrämjande arbetsplatsen". 9.1.3 Avsluta Inom många serviceområden genomförs idag avslutningssamtal i syfte att få värdefull information från den som lämnar kring behov av utveckling eller förändring. I samband med avslut upprättas inom vissa områden en plan för överlämning där möjligheten till överlämnande av pågående ärenden och introduktion av den nya medarbetaren ges. 9.1.4 Analys Under året har stort fokus lags på "den hälsofrämjande arbetsplatsen". Samtliga chefer har utbildats i det hälsofrämjande synsättet i syfte att skapa en känsla av sammanhang för medarbetarna och inom vissa verksamhetsområden har även medarbetare fått utbildning. Nämndens årsredovisning 2015 22

Nämnden för Service Vissa serviceområden har deltagit på mässor i syfte att marknadsföra och attrahera nya medarbetare, men då resultatet av dessa inte ger märkbar effekt, kommer förvaltningen att ta fram en handlingsplan för hur förvaltningen ska attrahera medarbetare. Förvaltningen har märkt av den brist som råder på byggingenjörer och i viss mån även på kockar. Hur förvaltningen ska arbeta med att attrahera dessa grupper är en frågeställning som kommer att ingå i den planerade handlingsplanen. 9.2 Analys personalmått Service har under 2015 ökat antalet anställda med 35 personer och det är främst inom serviceområdena Lokalvård, Medborgarservice och Personal. Ökningen beror till största del på övertagande av verksamheter, både från externa och interna aktörer. Inom serviceområde Personal har dessutom flyktingmottagandet medfört ett ökat resursbehov. Service fortsätter att vara en kvinnodominerad förvaltning, med anledning av att de stora kvinnodominerade serviceområdena Lokalvård och Måltider fortsatt utgör mer än hälften av den totala mängden kvinnor inom förvaltningen. De senaste åren visar dock på att en skiftning håller på att ske där andelen män ökar något i förhållande till andelen kvinnor. Andelen medarbetare som har en anställning på heltid har fortsatt att öka i enlighet med den trend som startade 2012. En jämförelse mellan könen visar att andelen kvinnor som har en anställning på heltid har ökat med 4%, medan andelen män som har heltid istället har minskat. Ökningen bland kvinnor beror på att cheferna inom serviceområde Lokalvård aktivt har arbetet med att möjliggöra önskad sysselsättningsgrad. Vid en jämförelse med föregående år har Service fått en ökad skillnad mellan andelen kvinnliga/manliga chefer i relation till andelen kvinnliga/manliga medarbetare. Detta beror på att antalet kvinnliga medarbetare inom de redan kvinnodominerade serviceområdena Lokalvård, Medborgarservice, Personal, Upphandling och Utveckling har ökat samt att antalet manliga chefer inom det redan mansdominerade serviceområdet Fastighet har ökat. Totalt sett har förvaltningen en lägre total sjukfrånvaro jämfört med föregående år. Inom serviceområdena Lokalvård, Medborgarservice, Måltid och Personal har sjukfrånvaron dock ökat och på grund av att detta är kvinnodominerade verksamheter, medför det att det för förvaltningen i stort har skett en ökad sjukfrånvaro bland kvinnor. Det går därmed att dra slutsatsen att sjukfrånvaron minskar inom de mansdominerade verksamheterna och ökar inom de inom de kvinnodominerade. Lokalvård utmärker sig dessutom genom att korttidsfrånvaron (sjukfrånvaro upp till dag 59) minskar och långtidsfrånvaron (sjukfrånvaro från dag 60) ökar, vilket går stick i stäv med förvaltningen i stort, då korttidsfrånvaron istället ökar och långtidsfrånvaron minskar. Nämndens årsredovisning 2015 23

Nämnden för Service 9.3 Resursmått Nyckeltal 2013 2014 Totalt antal anställda 731 787 822 Andel anställda kvinnor 80% 77% 75% Andel anställda män 20% 23% 25% Totalt antal årsarbetare 656 707 750 Andel heltid 57% 59% 62% Andel kvinnor som har heltid 48% 50% 54% Andel män som har heltid 88% 89% 86% Andel deltid 43% 41% 38% Andel kvinnor som har deltid 52% 50% 46% Andel män som har deltid 12% 11% 14% Andel kvinnor som är chefer i relation till andel kvinnor som är medarbetare Kommentar Är värdet 1,0 är det jämställt, då speglar fördelningen bland chefer alla anställda. 2015 0,91 1 0,95 Andel män som är chefer i relation till andel män som är medarbetare 1,35 1,04 1,2 Kommentar Är värdet 1,0 är det jämställt, då speglar fördelningen bland chefer alla anställda. Antal medarbetare per chef 22 21 21 9.4 Effektmått Nyckeltal 2013 2014 2015 Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 6,1% 5,7% 5,6% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 6,4% 6,4% 6,5% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 5,3% 3,6% 2,7% Nämndens årsredovisning 2015 24

Nämnden för Service 10 Ekonomi med kommentarer 10.1 Uppföljning driftbudget Uppföljning driftbudget Service Serviceområde Uppföljningsnivå Bokslut 2014 Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse 2015 Gemensam verksamhet Intäkter 14 961 17 551 18 109 558 Kostnader -16 734-23 464-24 849-1 385 Nettokostnader -1 773-5 913-6 740-827 Ekonomi Intäkter 23 803 27 643 28 320 677 Kostnader -24 205-27 617-27 173 444 Nettokostnader -403 26 1 147 1 121 Personal Intäkter 25 795 28 703 31 103 2 400 Kostnader -26 244-28 794-32 268-3 475 Nettokostnader -449-91 -1 166-1 075 Medborgarservice Intäkter 23 547 20 213 22 094 1 881 Kostnader -27 236-38 877-42 368-3 490 Nettokostnader -3 689-18 664-20 274-1 609 Upphandling Intäkter 17 009 17 111 18 948 1 837 Kostnader -17 585-17 110-16 995 115 Nettokostnader -576 1 1 953 1 952 Utveckling Intäkter 5 233 7 715 8 664 949 Kostnader -5 116-7 826-8 099-273 Nettokostnader 117-111 565 676 Måltider Intäkter 183 506 184 672 191 627 6 955 Kostnader -191 782-186 466-193 106-6 639 Nettokostnader -8 277-1 794-1 479 315 Lokalvård Intäkter 54 028 56 377 59 066 2 689 Kostnader -54 543-57 522-59 752-2 230 Nettokostnader -515-1 145-686 459 IT Intäkter 54 458 52 475 57 888 5 413 Kostnader -54 941-55 348-58 275-2 927 Nettokostnader -483-2 873-387 2 486 Total Intäkter 402 340 412 460 435 818 23 358 Kostnader -418 387-443 024-462 885-19 861 Nettokostnader -16 047-30 564-27 068 3 497 Nämndens årsredovisning 2015 25

Nämnden för Service Uppföljning driftbudget Fastigheter Serviceområde Uppföljningsnivå Bokslut 2014 Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse 2015 Fastigheter Intäkter 442 123 470 516 485 238 14 723 Kostnader -456 320-497 339-504 332-6 992 Nettokostnader -14 196-26 824-19 093 7 730 Service har ett överskott på 3,5 miljoner kronor. I resultatet för gemensam verksamhet ingår 2 miljoner kronor för projektet samordnad varudistribution. Service Direkt har ett underskott på 1 miljon kronor för ofinansierade uppstartskostnader. Avvikelsen för Medborgarservice beror på att Kungsbacka Direkt och Bostadsanpassning saknar full finansiering. Måltider har trots negativa prognoser lyckats vända befarat underskott till ett mindre överskott. Upphandlings resultat är en effekt att finansieringsmodellen med debitering av leverantörsprovision nu fått full effekt och att vissa retroaktiva justeringar gjorts. Telefoni har ett överskott på 1,6 miljoner kronor på grund av en volymökning med förändrade intäkter som följd. Fastigheter har jämfört med budget ett överskott på 7,7 miljoner kronor. I resultatet ingår medel för pågående underhållsprojekt på totalt 12,4 miljoner kronor, vilket begärs överfört till 2016. I resultatet ingår även extraordinära poster som utrangering av projekt ny Furulidskola samt uppskrivning av panncentral Furulidskolan med en nettoeffekt på -3,9 miljoner kronor. 10.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Löpande årliga investeringar Nämndens årsredovisning 2015 26 Bokslut 2014 Årsbudget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse 2015 Utgifter -9 529-5 961-6 396-435 Utgifter fastigheter -706-560 -1 426-866 Övriga investeringar Inkomster Utgifter -16 681-7 353-2 741 4 612 Lokaler Inkomster Utgifter -372 156-102 149-57 370 44 779 Reinvesteringar lokaler Inkomster 112 906 906 Utgifter -44 021-58 043-34 065 23 978 Netto -442 981-174 066-101 092 72 974 Kommentarer Löpande investeringar; Måltider, Lokalvård och Fastigheter har tidigarelagt vissa investeringar

Nämnden för Service och har överskridit sin budget för året. Förvaltningsgemensam verksamhet har ett överskott eftersom vissa projekt löper över årsskiftet. Lokalinvesteringar; Pågående projekt är Tölö Ängar förskola II, Ny Furulidskola, ridhus i Alekärr och Lerkil, BoDa, gruppbostad och daglig verksamhet, samt boende för ensamkommande barn. Pågående större verksamhetsanpassningar gäller ombyggnad av kök i Kollaskolan och Åsa Gårdsskolan. Avslutade projekt är Björkris skola, nya Kollaskolan, Särö skola, Kolla Parkstad förskola och Ängåsvallens klubbstuga. Utrangering har skett för omarbetat projekt nya Furulidsskolan 1. Övriga investeringar; Inredningsmedel för pågående lokalprojekt såsom nya Kollaskolan och boende för ensamkommande barn. Viss inredning kvarstår på de avslutade lokalprojekten. Reinvesteringar; Inom energisparprojektet har utbyggnad av solceller genomförts. Förstärkningsåtgärder är gjorda på simhallen. Under året har installation av aggregat och kanaler för luftbehandling pågått på Rydets idrottshall. Nu avslutas projektet efter att idrottshallen också har takförstärkts och fått en ny panncentral. Projektet har inneburit att konvertering från olja till pellets skett och att solpaneler installerats för värmning av varmvatten. I Bukärr gymnastikhall har installation av nytt fläktrum, fasadarbeten och ombyggnation av omklädningsrum utförts. Även markentreprenad för idrottstorget har genomförts. Nu avslutas projektet. För övrigt utfördes nya passagesystem och digitalisering av cylindrar, ventilationsprojekt. 10.2.1 Specifikation projekt Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr 7 90 1 3 30 3 6 98 4 6 94 3 7902 /790 3 7904 /790 5 7907 /790 8 4354 /435 5 Text Processläge tom 2014 Årsbudget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse 2015 Frillesås skola tillfälliga lösningar F 0-5 000 0 5 000 Alekärr ridhus nybyggnad P -670-7 330-1 395 5 935 Lerkil/Nordhalland ridhus nybyggnad P 0-8 000-34 7 966 BoDa, gruppbostad och daglig verksamhet Klarinettens förskola ombyggnad till ensamkommande barn Kyviksäng förskola ombygg till ensamkommande barn Kullavik ombyggnad till ensamkommande barn G -2 456-22 544-23 720-1 176 F 0-5 200 0 5 200 F 0-5 200 0 5 200 F 0-14 280 0 14 280 Nya Kollaskolan, nybyggnad U -219 678-7 352-3 158 4 194 Nämndens årsredovisning 2015 27

Nämnden för Service Proj nr 4461 /447 8 5 40 6 3 36 8 3 65 1 4652 /468 7 Text Processläge tom 2014 Årsbudget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse 2015 Säröskola, nybyggnad U -139 526-3 838-668 3 170 Ny Furulidskola, utrangerat projekt U -3 738 3 738-2 778-6 516 Ängåsvallen nybyggd klubbstuga U -17 791-1 474-1 552-78 Energisparprojekt G -36 275-3 724-2 080 1 644 Egengenererad energi projekt G -36-8 464-4 269 4 195 4655 Simhallsåtgärder U -291-6 709-2 324 4 385 4659 förstudie Ekhögen förskola ventilation F 0-5 300-95 5 205 6649 Stadshuset tillfälliga lösningar G -6 737-5 263-232 5 031 6655 Bukärr gymnastikhall ventilation mm U -11 782-5 340-10 897-5 557 6632 Rydets idrottshall U -9 536-3 000-3 457-457 Summa projekt >5 Mkr -448 516-114 280-56 659 57 621 Processläge: B = behovsanalys G = genomförande F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut Kommentarer Många projekt är nystartade där budget är utfördelad. Projekt 5406 ny Furulidskola är utrangerat och nytt projekt uppstartat. För projekt 6655 Bukärr gymnastikhall finns beslut på att budget kan överskridas med 4 650 tkr. (KS08-00070/20 fr 2013-11-12). 10.3 Viten och rättstvister Tvisten avser: Rättsläge Tvistigt belopp Nämndens årsredovisning 2015 28

Nämnden för Service 11 Intern kontroll 11.1 Intern kontroll under året En metod för kontroll av elektroniska fakturor rörande delegering, moms, kontering, attestkedjan samt underlag vid representation och tjänsteresor har framtagits för kommunens förvaltningar. Granskningen 2015 genomfördes för två månader, mars och maj. 11.2 Resultat av genomförda internkontroller Kontrollen av elektroniska fakturor för Service visade generellt på god följsamhet av attestreglementet och hantering av elektroniska fakturor. De brister som hittades rörde framför allt att samma person hanterat hela kedjan, från beställning till slutattest. Åtgärder för att undvika framtida fel har gjorts genom direkt kontakt med ansvariga chefer. Information om resultatet av granskningen har skett på Service olika ledningsgrupper. Attestansvariga som gjort upprepade fel har kontaktats och rutinerna har granskats. En fördjupad granskning av intern/extern representation sker löpande varje månad. En attestutbildning har genomförts för samtliga attestanter inom kommunen efter införande av nytt attestreglemente. Det systematiska brandskyddsarbetet genomförs enligt framtagen rutin. Nya objekt tillförs systemet fortlöpande. Nya som befintliga medarbetare i egen organisation och hos våra kunder erbjuds utbildning i SBA. Arbete pågår kring ett införande av digitalt SBA-system för att underlätta för ansvariga att upprätthålla hög säkerhetsnivå i brandskyddsarbetet. Nämnden har gett förvaltningen i uppdrag att under 2016 ta fram en ny modell för intern kontroll. Modellen ska identifiera särskilt viktiga områden i Service verksamhet där vi kan förutse risker och möjligheter, så väl ekonomiska som verksamhetsspecifika 11.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Ekonomiområden Nämndens årsredovisning 2015 29

Nämnden för Service 12 Analys 12.1 Sammanfattande analys Förvaltningens arbete har i stort präglats av tre trender under året: - Samordning/paketering av tjänster Förvaltningens tjänster har samordnats och paketerats gentemot kunderna. Serviceområde Personal har under året centraliserat hela kommunens lönehantering. I samband med detta har ett antal löneadministratörer från skolan gått över till Lön. Serviceområde Upphandling har lämnat över första linjens support till Service Direkt och kan därmed erbjuda bättre tillgänglighet till näringslivet och övriga förvaltningar i kommunen. Service Direkt har också anställt en fordonsansvarig som kommer att ta ett grepp om helheten för kommunens fordon. Digitalisering: Förvaltningen har under året förberett för upphandlingar av abonnemang och mobila enheter, som datorer och telefoner. Serviceområde Fastighet har arbetat med att digitalisera sin ritningshantering samt öka användningen av projektverktyget Antura. Lokalvård har startat ett pilotprojekt för att testa användningen av ipads i verksamheten. Förändrade arbetsformer som ett resultat av ett digitalt arbetssätt i hela kommunen ledde till att Reproverksamheten på Medborgarservice fick läggas ner under hösten. Organisationsförändringen: Ett stort arbete har lagts ner på flertalet av förvaltningens verksamheter inför organisationsförändringen 2016. Det verksamhetsnära stödet, ekonomi, HR och kommunikation, ska föras ut till de beställande förvaltningarna vilket medfört mycket arbete med arbetsformer, finansiering och beräkning av tjänsteköpens storlek. Verksamhetsområde Utveckling kommer i sin helhet att föras över till det nya KLK, medan andra verksamheter kommer att föras över till Service. Utöver ovanstående har hösten 2015 präglats av de stora strömmarna asylsökande. Förvaltningen har löst frågan om lokaler, måltidsverksamhet, lokalvård samt bemanning och kommunikationsinsatser i kommunens arbete med integrationssamordningen. 12.2 Förändringsområden Året kommer att präglas av implementeringen av den nya organisationen. Verksamheterna både på Service och KLK kommer att behöva en övergångstid från den gamla organisationen och arbetssättet till det nya. Det verksamhetsnära stödet förs från den 1 april över till de köpande förvaltningarna vilket kommer att ställa nya krav på arbetssätt och mötesarenor. Digitaliseringen kommer att fortsätta med införandet av nya verksamhetssystem och digitala verktyg till medarbetarna. Aktivitetsbaserat arbetssätt kommer att införas på Vägmästaren, vilket medför att en stor del av medarbetarna med administrativa arbetsuppgifter kommer behöva arbeta till största del digitalt. Upphandling kommer att vidta åtgärder som en konsekvens av genomlysningen som genomfördes under 2015. Åtgärderna syftar till att höja kundnöjdheten och resultaten för verksamheten. Nämndens årsredovisning 2015 30