Sammanträdesdatum 234 Plats och tid Eken, förvaltningshuset, Nybro, klockan 11.30-14.00 Beslutande Övriga deltagande Markus Lund, ordförande (s) Stig Davidson, vice ordförande (c) Evy Annér (s) Kaj Göransson (s) Karl Längberg (s), utom 98 Lisbet Lundberg (s) John Green (mp) Mariann Karlsson (v) Sivert Hugosson (kd) Anders Ivansson (c) Roger Stålbrand (m) Jan Enarsson (m) Ann-Christine Quist-Karlsson (s) ersättare för Karl Längberg (s) 98 Bodil Johansson (c) ersättare för Karin Helmersson (c) Brith-Louise Fagerstrand, ersättare (s) Mats Larsson, ersättare (s) Hans Dahlström, ersättare (s) Anders Svensson, ersättare (v) Anders Karlsson, ersättare (fp) Ghassan-Alizzi, SPI-praktikant Anette Arbman, ekonomichef Mats Arnér, sekreterare Utses att justera Mariann Karlsson Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen 2008-06-30 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Mats Arnér Markus Lund Mariann Karlsson Paragrafer 96-118 Bevis Organ Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla i Förvaltningshuset. Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2008-06-23 Datum för anslagsuppsättande 2008-06-30 Datum för anslagsnedtagande 2008-07-22 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Nybro kommunstyrelseförvaltning, förvaltningshuset, Nybro Markus Lund G:\Protokoll\Kommunstyrelsen\2008\2008-06-23 - Protokoll från kommunstyrelsen.doc
Sammanträdesdatum 235 FÖLJANDE ÄRENDEN BEHANDLADES PÅ SAMMANTRÄDET: 96 Budgetuppföljning januari-maj 2008 samt kommentarer kring Sveriges Kommuners och Landstings ekonomirapport från maj 2008. 97 Beslut om generell borgen 2008 för kommunens koncernbolag. 98 Ekonomisk reglering efter förlikning med Stora Hotellet i Nybro AB. 99 Inköp av del av mark från fastigheten Nybro Smedstorp 2:41. 100 Projekt scanning av fakturor. 101 Regler för fakturerings- och fordringsbevakning. 102 Andelsbidrag Glasriket AB. 103 Redovisning av uppdrag om interndebitering. 104 Detaljplan för kvarteret Broccolin m fl i Nybro. 105 Detaljplan för kvarteret Flundran m fl i Nybro. 106 Eventuell ändring av kommungränsen mellan Nybro och Emmaboda. 107 Inköpspolicy för Nybro kommun. 108 Redovisning av synpunktshanteringen. 109 Besvarande av motion angående öppna nämndssammanträden. 110 Förslag att avstå upphandling avseende om- och tillbyggnad av Kulturskolan, Staren 5. 111 Nybro Bostads AB:s begäran om försäljning av fastigheten Mårtensryd 1:88. 112 AB Nybro Brunns begäran om att köpa fastigheten Nybro Tikaskruv 9:7 (Glasskolan) i Nybro kommun. 113 Inköp av stationshuset i Nybro kommun.
Sammanträdesdatum 236 (forts) 114 Motion om att sälja Folkets Hus-lokalerna och omkringliggande mark. 115 Statistikrapport från omsorgsnämnden till kommunfullmäktige över gynnande beslut, som inte har verkställts inom tre månader. 116 Anmälan av delegationsbeslut. 117 Aktuellt från Regionförbundet. 118 Anmälningar a-p.
Sammanträdesdatum 237 96 Dnr 08/0024 Budgetuppföljning januari-maj 2008 samt kommentarer kring Sveriges Kommuners och Landstings ekonomirapport från maj 2008 Kommentarer kring SKL:s ekonomirapport Sveriges Kommuner och Landsting ger ut ekonomirapporten två gånger per år. Den har nu utkommit för maj 2008. Ekonomirapporten belyser landstingens och kommunernas ekonomiska situation och förutsättningar samt den samhällsekonomiska utvecklingen på några års sikt. Ekonomirapporten finns i sin helhet på kommunstyrelseförvaltningens ekonomienhet. Vi sammanfattar vad som konstateras i rapporten: Nu väntar kärvare tider med krav på fortsatta effektiviseringar och kostnadsanpassningar i kommuner och landsting. Den snabba återhämtningen på arbetsmarknaden, som medfört mycket god tillväxt i skatteunderlaget, är nu över. Det innebär att det ekonomiska resultatet kommer att försämras rejält jämfört med de senaste årens goda resultat. Kommunerna kan klara tumregeln för god ekonomisk hushållning under två förutsättningar: En återhållsam kostnadsutveckling med bra anpassningsförmåga samt värdesäkrade statsbidrag. Landstingens situation är besvärligare med relativt starka behov av kostnadsökningar inom sjukvården. Samtidigt är statens finanser bättre än på flera decennier och skälen är starka att värdesäkra statsbidragen för att därmed ge bättre planeringsförutsättningar för kommunsektorn. Kommunsektorn totalt sett har gynnats under de senaste årens kraftiga återhämtning, men det finns kostnader som underskattats, bland annat framtida pensionsutbetalningar. Man måste ha beredskap för oförutsedda händelser, som kan vara av olika karaktär, exempelvis miljöpåverkan och att det finns osäkerhet i ekonomiska bedömningar. Med god ekonomi behöver inte verksamheterna beskäras direkt vid sådana händelser. Antalet arbetade timmar ökade 2007 med 3,5 procent, vilket aldrig tidigare uppmätts. Detta har betydelse för kommunernas ekonomi. En så omfattande tillväxt är inte möjlig i ett längre perspektiv.
Sammanträdesdatum 238 96 (forts) Budgetuppföljning för nämnder och styrelsen januari till och med maj 2008, Nybro kommun Uppföljningen framgår av nedanstående sammandrag och redovisas totalt för samtliga nämnder och kommunstyrelsen. Informationen är hämtad från redovisningen i ekonomisystemet. Riktpunkten för perioden uppgår till 41,7 procent. Intäkt/ Kostnadsslag, tkr Årsbudget Ackumulerat Utfall Avvikelse riktpunkt %-förb Förbruk 2007 Bokslut 2007 Intäkter -364 238 301-139 338 883-12 548 488 38,3% 45,7% 38 199 035 Personalkostnader 702 558 440 287 291 791 5 675 079 40,9% 41,0% -20 937 210 Övriga kostnader 464 187 024 203 676 245-10 110 256 43,9% 45,3% -25 974 019 Kapitalkostnader 80 457 514 33 946 908-396 125 42,2% 40,5% 0 Bruttokostnader 1 247 202 977 524 914 943-4 831 302 42,1% 42,6% 46 911 229 Nettokostnader 882 964 676 385 576 060-17 379 790 43,7% 41,3% -8 712 194 kr Nettokostnadsförbrukningen uppgår till 43,7 procent, vilket är 2 procent högre än riktpunkten. Denna avvikelse motsvarar drygt 17 000 000 kronor i högre nettokostnader beräknat mot riktpunkten. Föregående år, vid motsvarande tidpunkt, uppgick nettokostnadsförbrukningen till 41,3 procent. I särskild bilaga redovisas budgetuppföljningen per nämnd. I bilagan redovisas löpande prognoser för de olika nämnderna och styrelsen. I särskild bilaga redovisas också uppföljning av kommunstyrelseförvaltningens budget. Det är angeläget att följa nämndernas ekonomi under 2008 då flera nämnder tidigare aviserat negativa avvikelser från budgeten. Respektive förvaltning ska, enligt tidigare beslut i kommunstyrelsen, löpande redovisa ekonomiska prognoser. Dessa redovisas i den separata budgetuppföljningen per nämnd. Tilläggsbudget för de olika nämnderna har inte helt beaktats i denna uppföljning då respektive förvaltning måste ange hur de olika beloppen ska hanteras inom deras budgetar till ekonomienheten, vilket inte skett ännu fullt ut. Personalkostnader I nedanstående tabell redovisas budget och aktuellt utfall för personalkostnaderna för aktuell period samt för föregående års motsvarande period. KS TKN SBN KFN OMS IFN BUT VA ÖFN TOTALT Utfall -07 16 138 23 595 4 087 7 858 107 139 16 161 96 255 1 951-273 184 Utfall- 08 15 880 24 651 4 134 8 253 119 413 16 347 95 191 1 972 1 404 287 246 Ökning % 98,4% 104,5% 101,2% 105,0% 111,5% 101,2% 98,9% 101,1% 105,1% Bud ökning 89,0% 106,1% 102,4% 106,5% 110,4% 104,6% 101,8% 103,3% 105,5%
Sammanträdesdatum 239 96 (forts) För överförmyndarnämnden finns inga jämförelsesiffror för 2007 då de ingick i kommunstyrelsens budget och utfall. Totalt sett är det ekonomiska utfallet för personalkostnaderna något lägre än riktpunkten (0,8 procent) och ligger marginellt lägre än föregående års motsvarande period och då blev utfallet ett minus mot budget på närmare 21 000 000 kronor. Likviditet Medelsaldot för maj månad 2008 uppgick till 21 000 000 kronor. Vid kommunstyrelsens sammanträde redovisade ekonomichefen Anette Arbman reviderad prognos helår 2008 för individ- och familjenämnden, där resultatet förväntas bli - 4 000 000 kronor. Redovisning gjordes också av särskild personalkostnadsuppföljning avseende kommunstyrelsens verksamheter. Hög förbrukning redovisades för räddningstjänsten och IT-verksamheten. Kommunstyrelsen beslöt att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten 2008-07-01
Sammanträdesdatum 240 97 Dnr 08/0093 Beslut om generell borgen 2008 för kommunens koncernbolag Kommunfullmäktige beslöt den 26 maj 2008, 92, att återremittera förslag till generell borgen 2008 för kommunens koncernbolag. Bakgrund Nybro kommun har borgen för kommunens bolag, där de av olika anledningar behövt ta lån, exempelvis för utbyggnad av fjärrvärme, om- och/eller nybyggnation av fastigheter m m. Per den 31 december 2007 uppgår borgen för de olika bolagen till följande belopp: Nybro Bostads AB Nybro Elnät AB Nybro Energi AB Summa 277 469 282 kronor 13 000 000 kronor 57 480 000 kronor 347 949 282 kronor Då bolagen behöver borgen för lån finns det tidsgränser som kan vara svåra att hantera, exempelvis om en borgen är äldre än 10 år krävs nya beslut. Då finns det en möjlighet att istället fatta beslut om så kallad generell borgen, vilket innebär att varje bolag ges möjlighet att upp till ett visst belopp kunna hantera befintliga och nya lån upp till det belopp som beslutet anger. Kommunstyrelseförvaltningens ekonomienhet föreslår, för att underlätta finansieringshanteringen, att Nybro kommun, så som för egen skuld, kan ange ett rambelopp för varje bolag och år. Bolagen kan på så sätt enklare och snabbare hantera omsättning och upptagande av nya lån. I det fortsatta arbetet föreslås att borgensram för respektive bolag fastställs vid beslut om budget för kommande år. För 2008 föreslås: AB Nybro Brunns låneförpliktelser till totalt högsta belopp om 25 000 000 kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader, Nybro Bostads AB:s låneförpliktelser till totalt högsta belopp om 350 000 000 kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader, Nybro Elnät AB:s låneförpliktelser till totalt högsta belopp om 21 250 000 kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader, Nybro Energi AB:s låneförpliktelser till totalt högsta belopp om 86 000 000 kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader.
Sammanträdesdatum 241 97 (forts) Kommunstyrelsen beslöt föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till generell borgen för kommunens helägda bolag samt att respektive bolags önskemål om borgen för kommande år ska redovisas till kommunstyrelsen senast under oktober året före. Utdrag till: 2 KF 2008-07-01
Sammanträdesdatum 242 98 Dnr 05/0141 Ekonomisk reglering efter förlikning med Stora Hotellet i Nybro AB Nybro kommun har haft tvist med Stora Hotellet i Nybro AB med anledning av att Nybro kommun sagt upp hyresavtal med Stora Hotellet med anledning av att fastigheten skulle säljas. I den rättsliga prövning, som gjorts, har det inte på något sätt visats att Nybro kommun skulle ha begånget något formellt fel. Vid prövning i Tingsrätten har det konstaterats att bolagets (Stora Hotellets) intresse vägt tyngst och att kommunen således är ersättningsskyldig enligt 12 kap. 57 Jordabalken. I samband med förhandling i Göta Hovrätt träffades förlikning (bilaga), som innebar att Nybro kommun ska utge 547 000 kronor till Stora Hotellet i Nybro AB. I och med förlikningsavtalet avskrevs målet i hovrätten. Kommunstyrelsen beslöt föreslå kommunfullmäktige besluta att advokatkostnader och kostnaden för uppgörelsen finansieras av finansiella/gemensamma kostnader. Karl Längberg (s) deltog ej i handläggningen av ärendet på grund av jäv. Utdrag till: 2 KF 2008-07-01
Sammanträdesdatum 243 99 Dnr 08/0147 Inköp av del av mark från fastigheten Nybro Smedstorp 2:41 För att skapa möjligheter till bättre trafiklösning i området Smedstorp i anslutning till korsningen mellan Rv 25 och väg x har diskussion förts med ägarna till fastigheten Nybro Smedstorp 2:41 om köp av markområde. Markområdet omfattar cirka 17,0 hektar. Kostnaden för marken uppgår till 1 165 000 kronor. Området överlåtes senast en månad efter den dag blivande lantmäteriförrättningen vunnit laga kraft. I köpekontraktet ges köparen även en option att förvärva ytterligare ett markområde av fastigheten på cirka 9,25 hektar. Denna option gäller 1 oktober 2008-30 september 2013. Kommunstyrelsen beslöt föreslå kommunfullmäktige besluta att köpa markområde omfattande cirka 17,5 hektar av fastigheten Nybro Smedstorp 2:41 till ett pris av 1 165 000 kronor med tillträde senast en månad efter den dag blivande lantmäteriförrättningen vunnit laga kraft samt att köpet finansieras med likvida medel. Utdrag till: 2 KF 2008-07-01
Sammanträdesdatum 244 100 Dnr 08/0140 Projekt scanning av fakturor I budgeten 2008 återfinns uppdrag från kommunfullmäktige att utreda scanning. I detta uppdrag har också tolkats in att kunna hantera inkommande e-fakturor, kunna skicka e-fakturor och bereda möjlighet till elektroniska interna fakturor samt kunna ta emot pappersfakturor för att digitalisera dem. Scanning är en metod att omvandla pappersfakturor till digitala. I fortsättningen benämns detta e-fakturahantering, som ett samlat begrepp. Scanning av pappersfakturor kommer troligen att minska på sikt till förmån av helt elektroniska fakturor. Avsikten med Projekt scanning är att införa e-fakturahantering för samtliga nämnder, AB Nybro Brunn samt Nybro Elnät och Nybro Energi AB. Scanningen kan utföras antingen i egen regi eller som en inhyrd tjänst. Med hjälp av digitaliseringen kan kommunen uppnå förenklingar i hanteringen av leverantörsfakturor. Kommunen hanterar idag sammanlagt ungefär drygt 33 500 leverantörsfakturor, varav drygt 4 700 redan idag sker elektroniskt genom ett särskilt system (Intrade). Nybro Elnät AB hanterar knappt 1 500 leverantörsfakturor och Nybro Energi AB hanterar drygt 500 stycken. Med hjälp av scanning av leverantörsfakturor kan man bland annat: - i stort sätt eliminera den manuella hanteringen av fakturor, - uppnå ökad kontroll och säkerhet, genom bland annat automatisering av nu manuella kontroller, sekretessmöjligheter finns, - minska tid och därmed kostnader för leverantörsfakturahantering och därigenom uppnå minskad arbetsbelastning, genom bland annat ankomstregistrering, - ha snabbare distribution av fakturor mellan olika handläggare, - utveckla organisationen och förbättra rutiner, - söka fakturor via elektronisk arkivering. På sikt finns möjligheten att även hantera de interna fakturorna helt elektroniskt, vilket skapar en enhetlig och effektiv hantering. Införandet av scanning påverkar flera delar av kommunens verksamhet. Från och med den 1 juli 2008 ska alla statliga myndigheter kunna skicka och ta emot e-fakturor. Detta kommer också att påverka oss som kommun:
Sammanträdesdatum 245 100 (forts) Lägre kostnad för fakturahanteringen. Enklare rutiner för arkivering. Bättre kontroll över fakturaflödet. Minskade kostnader för dröjsmålsränta. Minskade kostnader för hantering av betalningspåminnelser. Lättare att lokalisera fakturor under behandling. Höjd kvalitet i redovisningen av leverantörsfakturor. Minskade kostnader för kopiering av fakturor. Snabbare utredning som kräver åtkomst. God tillgänglighet. Kostnader Enligt information från nuvarande systemleverantör av ekonomisystemet kommer kostnaden att bli enligt följande: Investeringsbudgeten Total investeringsutgift uppgår till 450 000 kronor. Utöver det tillkommer viss procent av tjänst för egen projektledare, del av tjänst på ekonomienheten. I budget för år 2008 finns investeringsbudget för scanning/e-faktura i kommunstyrelsens investeringsram, som uppgår till 330 000 kronor. Då införandet kommer att ske successivt innebär det att vissa utgifter kommer att förskjutas i tid. I budgetförslaget för år 2009 återfinns investeringsmedel, som också är avsedda för detta ändamål, som uppgår till 330 000 kronor. Driftbudgeten kommer att påverkas på följande sätt: - 22 000 kronor per år i så kallad nyttjanderättsavgift. Detta tas inom befintlig ekonomisk ram för kommunstyrelsen. - Av den utökade kostnaden, som uppgår till hanteringskostnaden om 4,30 kronor per faktura, summa knappt 150 000 kronor inklusive bolagens fakturor. Denna kostnad är inte rimligt att den ska tas centralt utan antingen att den interndebiteras per förvaltning eller bolag i förhållande till antalet fakturor eller att justering av nämndernas budgetramar görs i förhållande till antalet fakturor inom de olika nämnderna i samband med budgeten.
Sammanträdesdatum 246 100 (forts) Personalmässigt kommer två personer från ekonomienheten att fungera som projektledare eller kontaktpersoner i projektet. Den arbetstid, som läggs i projektet, kommer delvis att ersättas av tillfällig personal under projekttiden. Givetvis kommer flera personer inom kommunens nämnder och bolag att bli inblandade på olika sätt i projektgruppen. Denna tid kommer att hanteras inom de beslutade ekonomiska ramarna. I bilaga återfinns hela projektredovisningen. Vid kommunstyrelsens behandling av ärendet yrkade Mariann Karlsson (v) att andra att-satsen ändras till: att inriktningen i första hand ska vara extern scanning i samarbete med andra kommuner i länet. Överläggningen förklarades avslutad. Ordföranden ställde propositionsordning, bifall eller avslag på arbetsutskottets förslag och Mariann Karlssons ändringsyrkande. Kommunstyrelsen beslöt bifalla arbetsutskottets förslag med Mariann Karlssons ändringsyrkande. Kommunstyrelsen beslöt att genomföra Projekt scanning enligt beskrivning och att ge kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att tillsätta projektgrupp, att inriktningen i första hand ska vara extern scanning i samarbete med andra kommuner i länet samt att godkänna förslag till att finansieringen godkänns och att justering av budgetramar för nämnderna görs i budget 2009 och verksamhetsplan 2010-2011 när kommunfullmäktige slutligen fastställt denna. Utdrag till: Budgetberedningen Kommunstyrelseförvaltningen Ekonomichefen Akten 2008-07-01
Sammanträdesdatum 247 101 Dnr 08/0141 Regler för fakturerings- och fordringsbevakning Inledning Ekonomienheten bevakar att kommunens utestående fordringar blir betalda. Den centrala kravbevakningen motiveras av att alla ska behandlas lika och möjligheten att få snabb överblick över samtliga fordringar inom våra olika faktureringssystem. Målet med kravverksamheten är att snabbt och säkert få betalt samt att minimera kundförlusterna. Kravverksamheten ska bedrivas inom ramen för god inkassosed. Respektive förvaltning inom kommunen ansvarar för att ett korrekt och komplett faktureringsunderlag tas fram så snabbt som möjligt efter leverans eller prestation, eller i enlighet med beslutade taxekonstruktioner. Av fakturan ska framgå Fakturadatum. Unikt löpnummer/fakturanummer. Kommunens organisationsnummer, momsregistreringsnummer och säte. Uppgift om F-skattebevis. Kommunens och köparens namn och adress. Varornas eller tjänsternas art, mängd, respektive omfattning. Datum då varor har omsatts eller då tjänsten utförts. Tillämpad momssats. Av fakturan ska också framgå vem som är bäst lämpad att svara på frågor om fakturans innehåll. Autogiro Autogiro erbjuds kunder, som återkommer med viss kontinuitet. Betalningspåminnelse Kommunen skickar inte ut betalningspåminnelser. Vid utebliven betalning skickas inkassokrav 14 dagar efter förfallodagen. Betalningsföreläggande utsänds tidigast fyra veckor efter förfallodagen.
Sammanträdesdatum 248 101 (forts) Betalningsvillkor Om inte speciallagstiftning eller avtal föreskriver annat ska faktura betalas inom 30 dagar från fakturadatum. Oss tillhandadatum anges på fakturan. Aviseringsavgift tas inte ut, förutom vid avbetalningsplaner. Dröjsmålsränta utgår från förfallodagen, i enlighet med gällande lagstiftning, till dess betalning sker. Dröjsmålsränta beräknas med den räntesats, som kommunen, enligt lag, vid varje tillfälle, har rätt att tillämpa, såvida inget annat avtalats. Dröjsmålsräntor läggs, om möjligt, på kommande fakturor. Ersättning för egna kostnader i samband med betalningsföreläggande ska debiteras kunden med det belopp, som kommunen, enligt lag, vid varje tillfälle, har rätt att ta ut. Ersättning för ansökningsavgifter, eventuellt expeditionsavgifter, delgivningskostnader samt kostnader för registreringsbevis eller motsvarande, i samband med mål, som avser betalningsföreläggande/handräckning, ska debiteras kunden. Anstånd Berörd handläggare från fakturerande förvaltning kan ge anstånd upp till 60 dagar från förfallodagen. Dröjsmålsränta tillkommer från ursprunglig förfallodag. Handläggare, som ger anstånd med fakturabetalning, måste omedelbart kontakta ekonomienheten. Bedömningen bör vara restriktiv med att ge anstånd. Ekonomichefen har rätt att ytterligare bevilja 120 dagars anstånd med betalning av fordringar upp till tre prisbasbelopp, beräknat från förfallodagen. Övriga ärenden av anstånd ska prövas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Avbetalningsplaner Avbetalningsplaner kan endast beviljas av ekonomichefen och personal vid ekonomienhetens inkassogrupp. Avbetalningstiden bör inte överstiga tolv månader. I avbetalningsplan ska ingå beräkning av dröjsmålsränta för avbetalningstiden och aviseringskostnad samt avgift för upprättande av avbetalningsplan, i enlighet med lagen om ersättning för inkassokostnader m m.
Sammanträdesdatum 249 101 (forts) Nedskrivning av kundfordringar: kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter Beslut om nedskrivning av kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter får endast beviljas av den nämnd eller i enlighet med respektive nämnds delegationsordning inom vars verksamhetsområde fordringen uppkommit. Beslutet ska dokumenteras. Kostnaden belastar respektive nämnd eller styrelse. Information om nedskrivning måste delges ekonomienheten. Om gäldenären är juridisk person ska nedskrivning av kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter alltid beredas i samråd med kommunchef och ekonomichef, där förslag till finansiering och kostnadsbelastning måste framgå. Tvister Stämningar och liknande rättsliga tvister ska alltid beredas, tillsammans med kommunchefen före berörd nämnds ställningstagande. Felaktiga fakturor Felaktiga fakturor ska återkallas och makuleras, där särskild blankett ska användas, där orsak till borttagning anges. Eventuellt uppkomna kostnader (inkassoavgift, dröjsmålsränta) belastar respektive nämnd eller styrelse. Avskrivning av kundfordringar: kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter Avskrivningar kan göras löpande under året och beslutas av respektive nämnd eller i enlighet med respektive nämnds delegationsordning. Information om avskrivningar måste ges till ekonomienheten. Bokföringsmässigt sker avskrivningar schablonmässigt efter ålder på fordran. Dessa schablonmässiga avskrivningar görs av ekonomienheten och belastar respektive nämnd eller styrelse. Om gäldenären är juridisk person ska avskrivning av kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter alltid beredas i samråd med ekonomichef och kommunchef, där förslag till finansiering och kostnadsbelastning måste framgå. Avskrivna fordringar överlämnas alltid för långtidsbevakning, med undantag av nedanstående:
Sammanträdesdatum 250 101 (forts) 1. Konkurs Avskrivning ska ske av den del av fordran som inte täcks av utdelning från konkursbo. 2. Fordran preskriberad Avskrivning av fordran ska ske om fordringen är preskriberad. 3. Gäldenären avliden Avskrivning sker om gäldenären har avlidit och tillgångar saknas. Vid kommunstyrelsens behandling av ärendet föreslogs att beslutet kompletteras med tillägg: att ge nämnder och styrelsen i uppdrag att vid behov göra justeringar i respektive delegationsordning med anledning av de nya reglerna. Överläggningen förklarades avslutad. Ordföranden ställde propositionsordning, bifall eller avslag på arbetsutskottets förslag och förslaget om tillägg. Kommunstyrelsen beslöt bifalla arbetsutskottets förslag med förslaget om tillägg. Kommunstyrelsen beslöt föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa föreslagna regler för fakturerings- och fordringsbevakning, att ge nämnder och styrelsen i uppdrag att vid behov göra justeringar i respektive delegationsordning med anledning av de nya reglerna, att reglerna börjar gälla från och med 1 september 2008 samt att från och med den 1 september 2008 upphäva tidigare beslutade regler. Utdrag till: 2 KF 2008-07-01
Sammanträdesdatum 251 102 Dnr 08/0142 Andelsbidrag Glasriket AB Styrelsen inom Glasriket AB har till de fyra kommunägarna och Orrefors Kosta Boda AB framställt önskemål om extra andelsbidrag med 200 000 kronor per delägare. Bidraget är tänkt användas för att finansiera vissa extra organisationskostnader. Kommunstyrelseförvaltningens kommentarer Bidraget bör finansieras från verksamhet 2320 Turism och PRverksamhet, vilket kommer att medföra att denna separata verksamhet kommer att gå utöver budget. Kommunstyrelsen beslöt att utge andelsbidrag till Glasriket AB med 200 000 kronor under 2008, att kostnaden får belasta verksamhet 2320 Turism- och PRverksamhet samt att kostnaden får beaktas i samband med kommande bokslut och tilläggsbudget. Utdrag till: Glasriket AB Budgetberedningen Ekonomienheten Akten 2008-07-01
Sammanträdesdatum 252 103 Dnr 08/0149 Redovisning av uppdrag om interndebitering I budget för 2008 har kommunfullmäktige beslutat att ge kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översyn av nuvarande system och regler för interndebitering. Interndebitering har införts successivt i Nybro kommun för olika verksamheter. En grundtanke, som funnits inom kommunen, har varit att för lokalhyror, måltidsservice och lokalvård ska dessa verksamheter vara självfinansierade. Detta har inneburit att kostnader och intäkter ska vara lika stora. Oftast har verksamhetens kostnad reglerats via budget genom att man blivit kompenserad i ramtilldelning vad kostnaden blir för det kommande året. Andra verksamheter, som tillämpar interndebitering, är exempelvis IT, tryckeri, växel m m. Vad gäller lokalhyror beslöt kommunfullmäktige om införande av centraliserad fastighetsförvaltning och internhyra från den 1 januari 1994. Reglerna för internhyra ändrades från och med 1999. Syftet med införandet av internhyror var att ifrågasätta och bättre utnyttja lokalanvändningen. Systemet med internhyror skulle medföra skapandet av kostnadsmedvetenhet och motverka omotiverade krav på investeringar, framförallt nyinvesteringar samt klargörande av rollfördelningen. Under 2000-talet har förändring skett, som innebär att i princip kompenseras verksamheter, som är skattefinansierade, för ökade kapitaltjänstkostnader. Innebörden av detta har bland annat inneburit minskat behov av verksamheterna att ifrågasätta krav på nyinvesteringar, utan snarare tvärtom. Interndebitering, det vill säga att varor och tjänster köps internt från annan avdelning eller enhet, är ett system som funnits sedan lång tid i den kommunala verksamheten. Interndebiteringssystem har oftast haft sitt ursprung i en ökad decentralisering av budgetansvaret. Rent allmänt kan sägas att decentralisering innebär ökade möjligheter för verksamhetsansvariga att påverka resursanvändningen. Kommunstyrelseförvaltningen redovisade här: Att det finns en koppling mellan interndebitering och ekonomistyrningsmodell. Kartläggning av i vilken utsträckning som interndebiteringar sker inom kommunen.
Sammanträdesdatum 253 103 (forts) På vilket sätt som interndebiteringar görs. Listning av några för- respektive nackdelar som kan finnas med interndebitering. Denna redovisning gör inte anspråk på att vara fullständig i alla sina delar, men den bör kunna utgöra underlag för att bedöma om vi ska utreda vidare något särskilt område. Administrativa chefen och ekonomichefen har genomfört kartläggningen (bilaga). Interndebitering ekonomistyrning system för internprissättning Interndebitering sker av flera skäl dels därför att få en så god kvalitet på den ekonomiska redovisningen som möjligt, dels för att visa vad olika verksamheter faktiskt kostar, att alla verksamheter ska bära sina egna kostnader. Interndebiteringen genererar en ekonomisk internredovisning (skiljs från externredovisningen, som redovisas i årsredovisningar och delårsrapporter). Internredovisningen återspeglar således interna ekonomiska händelser, det vill säga fördelning och förbrukning av resurser i kommunens olika verksamheter. Internredovisningens uppgift är att visa resultat och ekonomisk ställning för olika delar av kommunen. Viktigt är att skilja mellan kostnadsfördelning och internavräkning. Kostnadsfördelning ska ge en rättvisande bild självkostnad av verksamheten. Den som är ansvarig för verksamheten kan ofta inte påverka fördelade kostnader. Internavräkning är en affär mellan två parter som köper och säljer. En leverantör tillgodoräknas sina interna leveranser samtidigt som mottagaren belastas. Den köpande kan påverka kostnaden genom att kostnad uppstår först vid köp. Interndebitering utgör en del av kommunens ekonomistyrning. Vi har resultatenheter, som exempelvis tekniska förvaltningens fastighetsavdelning och måltidsservice samt städ, som i princip ska vara självbärande. Att vara självbärande innebär att enheternas kostnader ska täckas upp med intäkter i motsvarande utsträckning. Vi har också enheter, som debiterar helt eller delar av sina kostnader till andra verksamheter, men som grund inte är självbärande, exempelvis tryckeri, vaktmästeri, växel, IT.
Sammanträdesdatum 254 103 (forts) För en resultatenhet är alla kostnader och intäkter lika viktiga, det spelar ingen roll om de kommer från verksamheter inom kommunen, verksamheter inom koncernen eller externt ifrån. Detta innebär att interna köp och försäljningar måste tillåtas och modeller och metoder för internprissättning måste finnas. Internprissättning är ett måste för en resultatenhet. Det är inte möjligt att ta ansvar för ett resultat om andra verksamheter mer eller mindre fritt kan nyttja tjänsterna. Internprissättning innebär också att det blir tydligt att saker och ting kostar pengar och därmed bör kostnadsmedvetandet öka. Så långt allt väl, men sedan kommer det problem med vilken hyressättning och vilka principer som ska tillämpas? Hur långt ska förutsättningarna formaliseras? Börjar man använda sig av överenskommelser, som är mer eller mindre otydliga, istället för de priser och de formella avtal, som man kanske borde använda, finns det risk för så kallad suboptimering. Suboptimering kan te sig olika uttryck, som exempelvis överdriven interndebitering eller svåra och oförståeliga modeller, där det finns en risk att man som kund vägrar att acceptera regelverken. Det finns också ett problem i att våra resultatenheter inom kommunen inte heller är rena resultatenheter då de inte sätter sina budgetramar själva utan är anslagsfinansierade och får budgetram från budgetberedning. Budgetberedningen ger därmed förutsättningarna, som enheterna ska anpassa sig till. Det finns här olika alternativ för hur man kan hantera system för internprissättning och det finns säkert fler än de vi nämner här, men tre huvudinriktningar finns: Alternativ 1 Fullständig kompensation ges till nyttjarna ( kunderna ) och den aktuella resultatenheten, vilket då inte ger några incitament för att bli effektivare eller minska de totala kostnaderna. Alternativ 2 Är att kompensation ges till resultatenheten och ingen kompensation ges till nyttjarna ( kunderna ), vilket bland annat då kan medföra att nyttjarna vill ha andra lösningar på exempelvis kost, städ och hyror. Det kan i sin tur leda till att den sammanhållande organisationens syfte spricker. Alternativ 3 Är att vi ger nyttjarna ( kunderna ) kompensation, men lägger kostnadsminskningar (besparingar) på resultatenheterna.
Sammanträdesdatum 255 103 (forts) Ett annat viktigt klarläggande vid interndebitering är om det finns ett alternativ för köparen eller är denne enbart hänvisad till köp från den interna leverantören. Försäljning av service och tjänster kan ske i konkurrens med privata entreprenörer under förutsättning av att de interna servicefunktionerna får samma konkurrensvillkor. Möjlighet att påverka har då också fått gälla utnyttjandet av interna tjänster. De ansvariga måste kunna påverka kvantitet, kvalitet m m i systemet om det ska kunna fungera. Nuläge och omfattning av interndebitering 2006 interndebiterades kostnader för 200 000 000 kronor och för 2007 uppgick motsvarande belopp till 210 000 000 kronor. De största posterna som interndebiteras är: Lokalhyror Ränta, avkastningskrav Måltidsservice Städ Växel, IT Post, budgång, porto Köket Poolbilar, hyrbilar Övriga tjänster 71 600 000 kr 32 700 000 kr 34 400 000 kr 14 200 000 kr 4 200 000 kr 800 000 kr 300 000 kr 300 000 kr 4 700 000 kr Fördelning av interndebitering Andelen av interna kostnader respektive interna intäkter för nämnderna fördelas enligt följande för år 2007:
Sammanträdesdatum 256 103 (forts) Kostnader Intäkter Kommunstyrelsen 2,3 % 2,9 % Tekniska nämnden 36,1 % 78,1 % Samhällsbyggnadsnämnden 0,5 % 0,5 % Kultur-fritidsnämden 4,4 % 1,0 % Omsorgsnämnden 14,5 % 0,9 % Individ- och familjenämnden 1,2 % 0,9 % Barn- och utbildningsnämnden 36,1 % 0,4 % VA-verksamheten 3,6 % 0,0 % Finanserna: Kapitaltjänst - 15,3 % Övrigt 1,2 % - Totalt 100 % 100 % De nämnder, som har högst andel av interndebitering (gråmarkerade) när det gäller kostnader, är tekniska nämnden med drygt 36 procent, omsorgsnämnden med drygt 14 procent och barn- och utbildningsnämnden med 36 procent. De nämnder, som har högst andel av interndebitering (gråmarkerade) när det gäller intäkter, är tekniska nämnden med 78 procent och finansen (centralt) med drygt 15 procent. När det gäller finansförvaltningens andel utgörs den av kapitaltjänstkostnader, som nämnderna betalar månatligen på sina investeringar. Internräntan uttrycker den årliga avkastning, som investeringsalternativet ger på det satsade kapitalet. Internräntan kan betraktas som det pris kommunen får "betala" för att avstå från att placera likvida medel, vilket skulle gett framtida avkastning. I bilaga redovisas per nämnd eller styrelse vilka interna kostnader respektive intäkter som belastat för år 2007. Redovisningen är hämtad från kommunens ekonomiska redovisning. På vilket sätt sker interndebitering? Interndebitering sker i huvudsak på tre olika sätt: 1) Internfaktura, som skapas i ekonomisystemet, används exempelvis inom tekniska förvaltningen, bland annat för måltidsservice, men även för räddningstjänsten och samhällsbyggnadsförvaltningen.
Sammanträdesdatum 257 103 (forts) Ett fakturaunderlag tas fram, som registreras i ekonomisystemet. Pappersfaktura skrivs ut och skickas med internpost, där den mottagande och betalande förvaltningen hanterar den som om den vore extern, det vill säga konterar och attesterar före betalning. Detta moment kommer att påverkas i och med att elektronisk fakturahantering kommer att införas, vilket då innebär att fakturor kommer att skickas, konteras och attesteras elektroniskt. 2) Bokföringsorder används dels för engångsdebitering och månadsvis debitering, dels för automatisk fördelning av årskostnader i 1/12- delar under året. Exempel på tjänster, som nyttjar detta sätt, är exempelvis lokalhyror, IT-kostnader, städkostnader, administration inom tekniska förvaltningen, måltidsservice. Ett bokföringsunderlag tas fram, där kontering anges och attestering sker. Idag hanteras bokföringsorder manuellt och när e-fakturor successivt kommer att införas i kommunen kommer med all sannolikhet också den manuella hanteringen av bokföringsorder också att försvinna. Underlag krävs dock i alla fall som ska utgöra räkenskapsmaterial. 3) Integration av fil från försystem används för debitering av växelkostnader och telefonikonsumtion genom växeln (en gång per kvartal), uttag från kontorsvaruförråd (en gång per månad), uttag från förråd inom tekniska förvaltningen (en gång per månad) samt debitering av internränta från anläggningsregistret (en gång per månad). Ett underlag undertecknas vid uttaget från förrådet, där konto anges. Uttaget registreras i det datoriserade förrådssystemet, där en fil skickas till ekonomienheten för integration till ekonomisystemet. Motsvarande funktion återfinns i systemet, som växeln använder för att debitera förvaltningarna för deras telefonanvändning. Tidsåtgång eller kostnad för genomförande av interndebiteringar? Tidsåtgången och därmed kostnaden varierar mellan de olika metoderna för att sprida kostnaderna och intäkterna. Variationen finns också i vart tiden går åt för att utföra de olika momenten.
Sammanträdesdatum 258 103 (forts) Vi har inte i denna kartläggning mätt exakt tidsåtgång för de olika tillvägagångssätten. Till samtliga fordras att det finns underlag, som måste presteras av den debiterande förvaltningen. Till samtliga fordras också att det sker ett visst manuellt arbete och/eller förarbete och att system finns som kan hantera det. Dessa system finns idag. Några för- och nackdelar med interndebitering av tjänster System med interndebitering av olika tjänster eller funktioner har både för- och nackdelar. Några av dessa är: Fördelar Kostnadsmedvetenhet. Koncernnytta. Köparna bör ha möjlighet att ställa kvalitetskrav och få gehör för sina krav. Kostnadsfördelning, där det syns vad verksamheterna faktiskt kostar, alltså en kvalitativt bättre redovisning. Fördelas som exempel i relation till nyttjande eller i vissa fall andra fördelningsnycklar. Kan nyttjas för tvingande funktioner, som exempelvis växel, ekonomisystem inklusive redovisningstjänster, PA-system, IT-infrastruktur, upphandling, interna lokaler samt personalfunktion. Här kan ett sätt att öka förtroendet mellan köpare och säljare vara att säljaren öppet redovisar sina kalkyler och kostnader. Nackdelar System kan medföra att helhetssynen tappas och koncernnyttan inte är vägledande. Risk för olika suboptimeringar, kompensation medför att inga incitament finns för att effektivisera och rationalisera. Tvingande köp.
Sammanträdesdatum 259 103 (forts) Problemet med de funktioner, som har formellt monopol på sin verksamhet är att köparen upplever sig maktlös och inte vet om det pris man betalar är rätt (man kanske dessutom ofta tror att det är för högt). Omvänt får de som arbetar inom sådana funktioner försvara varför funktionen är tvingande oaktat att detta beslut tagits på central nivå. Tvingande funktioner föreslås därför avtalas på hög central nivå, där dessa funktioners kalkyler och prissättning granskas och kvalitet och dimensionering bestäms. Slutsatser Efter genomförd kartläggning och genomgång av hur vårt interndebiteringssystem fungerar på en övergripande nivå, gör vi följande bedömning: Det finns ett behov för kommunen att gå igenom spelreglerna eller konstruktionen för internprissättning och upprätta ett samlat regelverk för hur detta ska fungera. Det är viktigt att kommunicera och få förståelse för syftet med internprissättningen och att vi verkligen uppnår de effekter som eftersträvas. En viktig förutsättning för att systemet ska fungera bra är att systemet är accepterat. De områden, som i första hand bör ses över, är hyror, städ och IT. När det gäller måltidsservice utreds detta separat. Vid kommunstyrelsens behandling av ärendet påtalade Mariann Karlsson (v) behovet av att i utredning av måltidsservice även beakta subventionering och höga kostnader för omsorgstagare vad gäller måltidskostnaden. Kommunstyrelsen beslöt att ge kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att i samråd med chefsgruppen ta fram förslag på regler och tillämpningsanvisningar för hur ett internprissättningssystem för hyror, städ och IT kan se ut samt att i avvaktan på nytt system ej ändra förutsättningarna för internprissättning. Utdrag till: Kommunstyrelseförvaltningen Chefsgruppen Ekonomienheten Akten 2008-07-01
Sammanträdesdatum 260 104 Dnr 08/0035 Detaljplan för kvarteret Broccolin m fl i Nybro Efterfrågan på villatomter i närheten av Nybro centrum är stor och Nybro kommun anser att planområdet känns som en naturlig fortsättning på stadens utbredning. Detaljplanens syfte är att planlägga området för användningen bostäder, skola och natur. Planområdet är beläget cirka 3,5 kilometer från Nybro centrum i stadsdelen Hanemåla. Området gränsar i norr till Hanemåla 1:34 och Smedstorp 2:38, i öster till Smedstorp 2:38, Smedstorp 2:30 (bostadsfastighet med häststall), i söder till Hanes väg och i väster till kvarteren Rödbetan, Sellerin, Sockerärtan, Spritärtan och Bondbönan. Området omfattar en areal om cirka 10,8 hektar. Samhällsbyggnadsförvaltningen har handlagt planärendet enligt reglerna för normalt planförfarande och efter följande preliminära tidplan: Samråd November 2007 Utställning Mars-april 2008 Godkännande av samhällsbyggnadsnämnden Maj 2008 Antagande av kommunfullmäktige Augusti 2008 Detaljplanen vinner laga kraft i september 2008 om inget oförutsett inträffar och ingen överklagar planen. Genomförandetiden är 15 år från den dag planen vunnit laga kraft. Planförslaget har varit utställt enligt 5 kap. 23 PBL från och med den 20 mars till och med den 17 april 2008. Inkomna synpunkter under utställningstiden redovisas i utlåtande. Samhällsbyggnadsnämnden godkände förslaget till detaljplan för kvarteret Broccolin m fl den 14 maj 2008, 25, och överlämnade den till kommunfullmäktige för antagande. Kommunstyrelsen beslöt föreslå kommunfullmäktige besluta att anta detaljplan för kvarteret Broccolin m fl i Nybro. Utdrag till: 2 KF 2008-07-01
Sammanträdesdatum 261 105 Dnr 08/0036 Detaljplan för kvarteret Flundran m fl i Nybro Efterfrågan på villatomter i närheten av Nybro centrum är stor och Nybro kommun anser att planområdet känns som en naturlig fortsättning på stadens utbredning. Detaljplanens syfte är att planlägga området för användningen bostäder och natur. Planområdet är beläget cirka 3,5 kilometer från Nybro centrum i stadsdelen Hanemåla. Området gränsar i norr till Hanes väg, i öster till Smedstorp 2:35 och Smedstorp 2:38 (Svartbäcksmåla naturreservat), i söder till Smedstorp 2:38 (Svartbäcksmåla naturreservat) och i väster till kvarteren Öringen, Rudan, Mörten, Braxen, Ålen och Sutaren. Området omfattar en areal om cirka 10,6 hektar. Samhällsbyggnadsförvaltningen har handlagt planärendet enligt reglerna för normalt planförfarande och efter följande preliminära tidplan: Samråd November 2007 Utställning Mars-april 2008 Godkännande av samhällsbyggnadsnämnden Maj 2008 Antagande av kommunfullmäktige Augusti 2008 Detaljplanen vinner laga kraft i september 2008 om inget oförutsett inträffar och ingen överklagar planen. Genomförandetiden är 15 år från den dag planen vunnit laga kraft. Planförslaget har varit utställt enligt 5 kap. 23 PBL från och med den 20 mars till och med den 17 april 2008. Inkomna synpunkter under utställningstiden redovisas i utlåtande. Samhällsbyggnadsnämnden godkände förslaget till detaljplan för kvarteret Flundran m fl den 14 maj 2008, 26, och överlämnade den till kommunfullmäktige för antagande. Mot beslutet reserverade sig centergruppen enligt följande: Kvarteret ligger inklämt mellan naturreservat och den befintliga bebyggelsen, förslaget saknar därför förutsättningar för att skapa en bra boendemiljö. Den trafiksituation som kommer att uppstå är ytterligare en anledning till att vi avvisar planen.
Sammanträdesdatum 262 105 (forts) Vid kommunstyrelsens behandling av ärendet redovisade Stig Davidson (c) att centergruppen yrkade avslag på förslaget i samhällsbyggnadsnämnden och vidhåller detta yrkande i kommunstyrelsen. Jan Enarsson (m) ansåg att exploateringen i området kan börja med kvarteret Broccolin m fl och sedan vid behov övergå till en successiv exploatering av kvarteret Flundran m fl. Sivert Hugosson (kd) yrkade bifall till arbetsutskottets förslag. Överläggningen förklarades avslutad. Ordföranden ställde propositionsordning, bifall eller avslag på arbetsutskottets förslag och centergruppens yrkande om avslag. Kommunstyrelsen beslöt bifalla arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsen beslöt föreslå kommunfullmäktige besluta att anta detaljplan för kvarteret Flundran m fl i Nybro. Mot beslutet reserverade sig centergruppen enligt följande: Kvarteret ligger inklämt mellan naturreservat och den befintliga bebyggelsen, förslaget saknar därför förutsättningar för att skapa en bra boendemiljö. Den trafiksituation som kommer att uppstå är ytterligare en anledning till att vi avvisar planen. Utdrag till: 2 KF 2008-07-01
Sammanträdesdatum 263 106 Dnr 08/0132 Eventuell ändring av kommungränsen mellan Nybro och Emmaboda Lantmäterimyndigheten har tillsänt Nybro kommun ärende för samråd. Ärendet gäller fastighetsreglering berörande Högelycke 1:1, Käraboda1:1, Emmaboda Algutsboda-Lindehult 1:11 samt avstyckning från Högelycke 1:1. Samrådet gäller ändring av kommun- och församlingsgräns. Förrättningen avser fastighetsreglering för att överföra fastigheten Emmaboda Algutsboda-Lindehult 1:11 till fastigheten Nybro Högelycke 1:1. (I samma förrättning regleras först Kärraboda 1:1 till Högelycke 1:1). Fastighetsbildningen sker för skogsändamål. Området omfattar cirka 23,5 hektar obebyggd skogsmark. Kommunstyrelsen beslöt att godkänna Lantmäterimyndighetens förslag till fastighetsreglering berörande Högelycke 1:1, Käraboda1:1, Emmaboda Algutsboda- Lindehult 1:11 samt avstyckning från Högelycke 1:1. Utdrag till: Lantmäterimyndigheten Samhällsbyggnadsnämnden Akten 2008-07-01
Sammanträdesdatum 264 107 Dnr 08/0143 Inköpspolicy för Nybro kommun Kommunfullmäktige beslöt, 20.1996, om inköpspolicy för kommunen, som också gäller för kommunens bolag. Policyn var i stor utsträckning en konsekvens av att den 1 januari 1994 började lagen om offentlig upphandling att gälla. På senare tid har förändringar skett i lagen och viss praxis har utvecklats. Behov föreligger därför av revidering av nuvarande inköpspolicy. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför: Grundläggande för kommunens upphandlingar är lagen om offentlig upphandling 2007:1091. Huvudprinciperna i lagen är ickediskriminering, likabehandling, transparens, ömsesidigt erkännande samt proportionalitet. Tekniska förvaltningen och inköpsenheten har till uppgift att genomföra upphandlingar, verkställa inköpsuppdrag, genomföra och utrusta ny- och ombyggnader, konsultera verksamheterna i upphandlings- och avtalsfrågor samt övergripande verka för ett materialadministrativt synsätt. Förutsättningarna för att kommunens användare av varor och tjänster ska få sina behov tillgodosedda är en effektiv och affärsmässig upphandlingsverksamhet, en tydlig inköpspolicy och att berörda parter följer denna. Detta innebär: Nybro kommuns upphandlingar ska genomföras så att kommunens enheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till mest fördelaktiga totalkostnad, där samtliga kostnader värderas i samband med köp. Kommunens storlek, som upphandlande enhet, ska utnyttjas genom att centrala avtal träffas för produkter och tjänster. Upphandling ska i första hand genomföras av Kalmar kommuns inköpskontor enligt särskilt samarbetsavtal, tecknat från och med 1 oktober 2006. Kommunen ska även vid behov delta i upphandlingar, som handläggs av Kommentus, Verva m fl.
Sammanträdesdatum 265 107 (forts) Kommunens enheter ska känna till och utnyttja de upphandlingsavtal som upprättats. All upphandling ska ske i samverkan mellan verksamhetsansvarig och ansvarig handläggare. Upphandling ska vara planerad i så god tid att ett fullständigt anbudsunderlag kan tas fram och att tillräcklig tid finns för anbudsförfrågan och leverans. Nybro kommun ska sträva efter att anlita entreprenörer eller underentreprenörer, som inte diskriminerar någon på grund av kön, etnicitet, trosbekännelse, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådant skäl otillbörligen särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Nybro kommun ska sträva efter att använda entreprenörer/leverantörer, som följer bestämmelser i grundläggande ILO-konventioner samt övriga konventioner, som undertecknats av Sverige, avseende mänskliga rättigheter och miljöhänsyn. Vid upphandling av livsmedel ska anbud begäras på KRAV-, Rättvise- och Miljömärkta varor eller likvärdigt. Upphandling ska sträva efter att stödja en hållbar utveckling. Upphandling under tröskelvärde ska genomföras genom förenklat förfarande eller genom urvalsförfarande. Direkt upphandling får göras om kontraktets samlade värde är under 7 (sju) prisbasbelopp för varor samt 10 (tio) för tjänster eller om synnerliga skäl föreligger. Upphandlingar under tröskelvärde följer i övrigt Nybro kommuns inköpspolicy. Vid kommunstyrelsens behandling av ärendet yrkade Markus Lund (s) på återremiss av förslaget. Kommunstyrelsen beslöt att återremittera ärendet till kommunstyrelseförvaltningen. Utdrag till: Kommunstyrelseförvaltningen Akten 2008-07-01
Sammanträdesdatum 266 108 Dnr 07/0230 Redovisning av synpunktshanteringen Kommunfullmäktige beslöt den 18 december 2006, 179, om godkännande av riktlinjer för hantering av synpunkter från allmänheten. Riktlinjer för hantering av synpunkter från allmänheten Syfte med synpunktshanteringen är att alltid bli bättre och i detta arbete är synpunkter, såväl positiva som negativa, viktiga. Målet är att lösa problemen så fort som möjligt när de uppstår. För att säkerställa detta måste det finnas ett smidigt och enkelt sätt för allmänheten att lämna sina synpunkter. Åtgärder, uppföljning och återkoppling dokumenteras och utvärderas då de är viktiga verktyg i utvecklingen av kommunens kvalitetsarbete. Synpunktshanteringen avser inte interna synpunkter, felanmälningar, skadeståndsanspråk eller överklaganden. Synpunkter ska kunna tas emot muntligen (t ex vid personliga möten eller genom telefonsamtal) eller skriftligen (t ex via blankett på kommunens hemsida, pappersblankett, brev eller e-post). För skriftliga synpunkter finns en lättbegriplig och enkel blankett att använda. Man kan vara anonym när man framför sina synpunkter, men då är det inte möjligt för förvaltningen att kunna ta direkt kontakt och berätta hur vi följer upp synpunkten. Däremot kommer det att vara möjligt att via kommunens hemsida ta del av alla besvarade inkomna synpunkter, som inte innehåller sekretessbelagda uppgifter. Även muntlig kommunikation ska dokumenteras, analyseras och arkiveras. Blanketten ska finnas tillgänglig på alla arbetsställen, i kommunhusets reception, väntrum, bibliotek och på kommunens hemsida www.nybro.se. Enligt riktlinjerna ska vi hantera synpunkter utan dröjsmål. Det är viktigt att snabbt besvara inkomna synpunkter. Inom en vecka ska den som har synpunkter få bekräftelse på att informationen nått förvaltningen och vem som handlägger det. Vid ett mer omfattande ärende ska den, som har haft åsikter, hållas underrättad under handläggningens gång. Alla inkomna synpunkter diarieförs inom berörd förvaltning.