HSB Brf Annexet Protokoll 2/2016 Plats: Annexets lokal, Biblioteksgången 6, Täby Tid: Tisdagen den 29 februari 2016, kl. 19.15 1. Mötets öppnande Ordförande Ulf Paulsson öppnar styrelsemötet och hälsar välkomna. 2. Närvarande Ulf Paulsson, ordförande Annika Branderud, vice ordförande Eva Lindau, sekreterare Simon Wagemyr, ledamot Arvi Laigar, ledamot Jens Lundgren, suppleant Alexandra Lundkvist, suppleant Alexander Follin, suppleant Jonas Hammarstedt, förvaltare Riksbyggen Carolina Taube Persson, HSB representant 3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 4. Val av justerare Till justerare utses Annika Branderud jämte ordförande Ulf Paulsson. 5. Adjungeringar Inga adjungeringar. 6. Föregående protokoll Protokoll nr 1/2016 godkänns och läggs till handlingarna. Brf Annexet protokoll 2/2016 1 (5)
7. Beslutsuppföljning Stambytet i källaren fortgår, med två månaders försening. Skadorna på rören var mer omfattande än vad som hade befarats. Arbetet med hissarna pågår också. De duktiga städarna fick inte sin berättigade uppmärksamhet. Entreprenören har bytt personal. Föreningen saknar information om andrahandsuthyrningen i huset; uthyrningen måste anmälas tilloch godkännas avstyrelsen innan inflyttning. Ansökningsformulär finns att hämta på föreningens hemsida, eller att kopiera från boendepärmen. Bostadsinnehavaren riskerar annars att förlora rätten till bostaden. Alexander Follin ska redogöra för de regler som gäller, vid ett styrelsemöte efter stämman den 17 maj då andra läsningen av de nya stadgarna är genomförd och stadgarna är beslutade. Styrelsen behöver utbildas om de nya stadgarna. Diskussion med mäklarfirman Notar om föreningens förslag till ny hyresavgift. 8. Budgetuppföljning/beslut a) Förvaltningsrapport (förvaltaren själv bortrest) 1. Horisontella ledningen/rörbyte Arbetet pågår. 2. Hissar Arbetet pågår. 3. OVK Hög tid att den obligatoriska ventilationskontrollen genomförs. Jonas Hammarstedt har valt Håpa ventilation AB för 47 000 kr exkl. moms. Tillkommer 4 000 kronor för ökad smidighet i arbetet, dvs Håpa har nu kontaktat de boende en extra gång. 4. Tätning runt balkongdörr Balkongdörren är tätad. Oro för att det finns blåbetong i huset. En radonmätning genomförs; radonpuckar läggs ut i två lägenheter för att mäta radon under två månader med start i slutet av februari. Brf Annexet protokoll 2/2016 2 (5)
5. Innertemperatur Ojämn innertemperatur i lägenheterna. Förvaltaren föreslår en värmeinjustering och byte av gamla termostater. I underhållsplanen för 2016 finns byte av termostater och ventiler noterat. Entreprenör har kontaktats. Styrelsens beslut: Värmeinjustering och byte av termostatventiler ska ske under hösten 2016. Bilagor 8. Förvaltarrapport och energistatistik b) Lägenhetsöverlåtelser Två lägenhetsöverlåtelse; lgh 152, säljare Elin Dahlgren och Kim Steglin, köpare Monica Lemner. Tillträde 1 juni 2016. lgh 223, säljare Fredrik nsson och Hanna Kristina Lehto, köpare Glen Wilsgaard Hansen och Lina Hagebö. Tillträde 22 april 2016. lgh 148, säljare Hampus Wedin, köpare Lina, Lise Lotte och n Savås. Tillträdde 1 april 2016. c) Andrahandsuthyrning Diskussion kring andrahandsuthyrning, se beslutsuppföljning ovan. Aktuellt exempel; först inkom ansökan om andrahandsuthyrning från ett företag, därefter som befintlig person, dock endast fyra dagar före beräknat inflyttningsdatum. Styrelsens beslut:avslag på förfrågan om andrahandsuthyrning. 9. Ekonomi Status på vår ekonomi Vår ekonomi är oförändrat god. Oskar Uhrboms ekonomiska rapport påminner om omsättning av ett lån den 29/3. Bokslutsarbetet pågår. Vi prioriterar att amortera ned föreningens lån framför eventuell sänkning av avgiften. Kravlistan Totalt är kraven på 29 668 kronor. Bilagor 9. Ekonomisk rapport och kravlista 10. Rapporter/beslutsärenden Brf Annexet protokoll 2/2016 3 (5)
A. Aktivitetsplanering; arbetet pågår inför årsstämman den 17 maj klockan 19.00 i Hörsalen i Bibliotekshuset, ny revisor är utsedd (Per Engzell). Simon Wagemyr och Ulf Paulsson har deltagit i ett HSB möte i Grindtorp om hur ett bra årsstämmomöte genomförs. Eva Lindau och Ulf Paulsson träffar den 7 mars juristen Gabriella Eriksson på HSB inför förhandlingen i Hyresnämnden. Förhandlingen hålls den 16 mars i Hyresnämndens lokaler på Kungsholmen. Föreslås ett sista försök att nå de boende som inte har svarat på frågan om takbyggnation. B. Bygglov för Mäklarringens lokaler har fördröjts. Enligt detaljplan har föreningen inte rätt att hyra ut lokaler för kontorsändamål, utan endast för hantverk och försäljning. Ny ansökan måste göras. Styrelsens beslut:mäklarringen kompenseras med en 50 procentig minskning av hyran under februari och mars, vilket innebär cirka 44 000 kronor i minskad intäkt. Vi engagerar Lars Biertz för stöd i diskussionerna med kommunen. Beslut att avsätta upp till 10 000 inkl moms för det. C. Information om bygget i Arninge; misstag har gjorts under arbetet med fjärrvärmeverket, vilket innebär cirka en månads fördröjning. Inga extra kostnader för brf Annexet. D. Anders Ekström, med uppdrag att analysera problemen med tvättstugebokningen, är sjukskriven. Simon Wagemyr övertar Anders arbete med eventuell upphandling. E. Nattlig störning i BG 8. Flera klagomål. Styrelsens beslut:alexander Follin skriver ett brev från styrelsen till den boende. 11. Inkomna skrivelser Brev från Gunilla Wada angående valet av hissdörrar; det alternativ som Gunilla Wada förespråkar innebär en ökad kostnad på 2,6 miljoner kronor. Styrelsens beslut:ulf Paulsson har redan samtalat med Gunilla Wada och skriver även ett brevsvar. Brev från Täby kommun om Biblioteksgångens utveckling. Styrelsens beslut: Ulf Paulsson skickar till kommunen de ritningar och förslag som brf Annexet har låtit ta fram för fastighetens framsida. Rodamco meddelar att man bygger en refug vid infarten till brf Annexets garage för att råda bot på feldebiteringar. Ulf Paulsson kompletterar med att refugen ska användas till att styra upp bilarna rakt framför kameran som fotograferar bilnumren. Brf Annexet protokoll 2/2016 4 (5)
Täby kommun har skickat information om Avfall och Återvinning. Styrelsens beslut: Annika Branderud besvarar brevet. Brev från Helena Brynell angående oordning i källaren i BG 8. Brevet har besvarats. Försäkringsbolaget Willis meddelar i brev att debiteringen förblir oförändrad. 12. Övriga frågor Ulf Paulsson informerar om att tillgången till Storstugans gymlokal ska kompletteras med möjlighet att nyttja tennisbanan. 13. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte hålls tisdag den 29 mars och därefter den 19 april. Årsstämma hålls den 17 maj. Konstituerande styrelsemöte hålls den 24 maj. 14. Mötets avslutande. Mötet avslutades kl 21.10. Brf Annexet protokoll 2/2016 5 (5)