sid 1 (6) DRIFTS- OCH SERVICENÄMNDEN IT-enheten Tjänsteyttrande verksamhetsplan med aktiviteter för drifts- och servicenämnden Charlotta Bodin, 054 540 10 07 charlotta.bodin@karlstad.se 2014-01-07 Verksamhetsplan med aktiviteter drifts- och servicenämnd 2014 Sammanfattning av ärendet Detta är drifts- och servicenämndens verksamhetsplan 2014 inklusive planerade aktiviteter. De aktiviteter som nämns är de specifika områden som vi ska fokusera på under verksamhetsåret 2014 samt planerade aktiviteter för 2014-2015. Vision ledstjärnor Kommunerna i länet vill samverka inom olika områden. Med en gemensam drifts- och servicenämnd för länet skapas möjligheter för samordning. Erfarenheter från tidigare IT-samverkan i länet visar att det generellt sett innebär kostnadsbesparingar på både kort och lång sikt. Genom att samverka i en gemensam nämnd kan kommunerna använda befintliga resurser på ett mer kostnadseffektivt sätt. Samordningsvinster uppstår som gör att man får mer för pengarna samtidigt som kvaliteten i verksamheten och möjligheterna att följa utvecklingen kan förbättras. Övergripande mål Resurserna i kommunerna varierar och ambitionerna likaså men ska man samverka innebär det i många fall också en ambitionshöjning. Genom att delta i nämnden kan de samverkande parterna växla upp de pengar man lägger och få ut betydligt mer av dem än om man lägger motsvarande summa i den egna organisationen. Nämndens övergripande mål är: lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt Postadress: IT enheten, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: hakan.lindstrom@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
sid 2 (6) Aktiviteter 2014 Framtida samarbete inom nämnden Löpande utreda tänkbara områden för framtida samarbete. Säker inloggning för föräldrar Under 2013 skapades den gemensamma inloggningsfunktionen som idag används för föräldrar vid inloggning mot skolsystem för säker åtkomst av omdömen mm om sina barn. Målet under 2014 är att öka användningen och erbjuda inloggning med eid för fler kommunala system. Kommunerna har möjlighet att fördelaktigt avropa lösningen för lokalt bruk, dvs. för anställda och elever ska få säker inloggning externt mot kommunens system. Gemensam identitetshantering För att information ska vara användbar behöver den struktureras, definieras och presenteras på olika sätt för olika målgrupper oberoende av organisationstillhörighet. Organisatoriska gränser utgör inte längre ett hinder för en sammanhållen insats när relevant information kan utbytas mellan olika huvudmän och utförare på ett säkert och effektivt sätt. En gemensam identitetshantering skulle ge förenklad åtkomst till verksamhetssystem och tjänster för en eller flera organisationers användare samtidigt som administration av personer och behörigheter förenklas. Utreda möjligheterna för gemensam identitetshantering. Gemensam identitetshantering är en förutsättning för att kommunerna ska kunna dela och köra samma verksamhetssystem. Gemensamma IT upphandlingar innebär bättre avtal och lägre kostnader för kommunerna. Genomföra gemensamma upphandlingar & avrop inkl. avtal efter fullmakt. Förvaltning av befintliga avtal Utredning gemensamt e-arkiv e-arkiv behövs för att alla kommuner, landsting, regioner och kommunala bolag ska kunna lagra alla de tusentals handlingar och ärenden som hanteras inom organisationen elektroniskt. Att införa e-arkiv säkerställer den långsiktiga informationsförsörjningen, bidrar till en ökad effektivisering och tillgänglighet till information. Kommunerna i Värmland deltar i den av SKL pågående upphandlingen av e-arkiv. Utreda förutsättningar att avropa ett gemensamt e-arkiv för Värmlands kommuner. eblomlådan ett verktyg för självvärdering av IT-styrning till stöd för verksamhetsutveckling och vilken digital medborgarservice kommunen erbjuder. Stötta kommunerna i Värmland att genomföra eblomlådan och då för andra gången med möjlighet till jämförelse mellan utvärderingarna. Delta i den fortsatta nationella utvecklingen av eblomlådan.
sid 3 (6) Ett gemensamt e-samhälle i Värmland det övergripande målet för utveckling av e-samhället i Värmland är att: Det ska bli bättre att vara medborgare i Värmland. Tillsammans kan kommunerna i Värmland utveckla e-förvaltning och e-tjänster på ett smidigt sätt och till en lägre kostnad. Genom strategisk verksamhetsutveckling med stöd av IT når vi e-samhället. Under 2013 nåddes målet att erbjuda 50 % av SKL:s rekommenderade e-tjänster. Målsättningen är att under 2014 ska e-plattformen erbjuda 70 % av SKLs rekommenderade e- tjänster. e-tjänsteplattformen ha utökats med ytterligare verksamhetsgrenar inom den kommunala förvaltningen så som till exempel bolag och förbund. e-tjänsteplattformen ha stöd för de vanligast förekommande formerna av elektronisk identifikation för identifiering och signering. 70 procent av SKL:s rekommenderade tjänster ska vara utvecklade och möjliga för kommunerna att införa. servicen till medborgarna ha utökats med tillgång till e- tjänster mobilt. utreda behov och förutsättningar för service dygnet runt alla dagar i veckan Aktiviteter CeSam Värmland Utreda och införa Mobilt bank-id för Värmlands e-tjänster. Kommunal app för e-tjänsterna på e-tjänsteplattformen. Ett pilotprojekt ska inledas för att utreda förutsättningarna för en e-tjänst med integration till ett verksamhetssystem. Responsive webbdesign innebär en anpassning av e- tjänsteplattformen så att alla webbsidor anpassar sig efter vilken enhet man surfar in på. Bokningsfunktion och köfunktion är funktioner som behöver lyftas in i den gemensamma e-tjänsteplattformen och som ökar nyttan med e-tjänsten för både medborgare och handläggare. Förbättring av lavinmeddelandefunktionen som är en kommungemensam funktion som innebär att det snabbt går att få ut meddelanden om driftsstopp till länet genom meddelande på kommunernas e-tjänstesidor. Funktionen behöver vidareutvecklas för att kunna styra meddelande per kommun. Lavinmeddelande blir allt mer viktigt då bakomliggande verksamhetssystem integreras. Gemensam marknadsföring av Värmlands e-tjänster för att öka användningen. Fortsätta utveckla fler e-tjänster tillsammans. Införliva Hagfors kommun i den gemensamma e- tjänsteplattformen.
sid 4 (6) Kommunsammanbindande nät i Värmland är en förutsättning för samverkan och gemensam drift. Det kommunsammanbindande nät som idag existerar kommer inte att klara kommunernas framtida behov och därför kommer vi under 2014 avropa eller upphandla ett kommunsammanbindande nät med högre kapacitet. I en förlängning kommer ett dåligt nät att innebära sämre digitala tjänster och service till medborgarna. Upphandling av nytt kommunsammanbindande nät. Informationssäkerhet Med de gemensamma tjänster som lanseras kommer behovet att se över informationssäkerhetslösningarna och skaffa en samsyn på hur informationssäkerhet samt IT säkerhet ska beaktas inom samtliga kommuner. Det finns ett stort behov av ledningssystem för informations-säkerhet (LIS) på samtliga kommuner och ett behov av stöd vid införande av LIS har framförts. Under 2014 leverera förstudie från Karlstads kommun som erfarenhetsunderlag. presentera ett förslag på en gemensam bas för informationssäkerhetspolicy samt modell för LIS (ledningssystem för informationssäkerhet). Internet-förbindelse En gemensam Internet-lösning ger bättre förutsättningar för fler gemensamma lösningar. Detta kommer ge en kostnads och samverkans effektivisering. Under året ska ett förslag om en eventuell upphandling av gemensam internet-förbindelse presenteras. Extern lagringssite det finns ett behov av extern lagring av backuper och redundanta miljöer för snabb återställning av system om något oförutsett händer på en kommun. Detta bör hanteras utanför den egna kommunen för hög säkerhet. Under 2014 ska förutsättningarna för en gemensam lagringssite placerad på Sätterstrand utredas. E-dagen 2014 en seminariedag för att öka kunskap och intresse runt e-utveckling och resan mot det digitala samhället. Anordnare av dagen är e-kontoret och därigenom nämnden. E-dagen 2013 genomfördes med 140 deltagare. E-dagen 2014 kommer att genomföras den 2 december.
sid 5 (6) Intresseområden för drifts- och servicenämnden Regional digital agenda Värmland Syftet med en Regional Digital Agenda för Värmland är att i bred samverkan arbeta för att ta tillvara de möjligheter som digitaliseringen erbjuder människor och företag. En regional digital agenda ger oss ett helhetsgrepp över den digitala utvecklingen i Värmland. Målet med en Regional Digital Agenda för Värmland har varit att i samverkan kartlägga behov och brister för att få ett helhetsgrepp av den digitala samhällsutvecklingen i Värmland samt ta fram en konkret handlingsplan för den framtida digitala utvecklingen i Värmland under perioden 2014-2020 De arbetsområden som gemensamt tagits fram för att ingå i handlingsplanen för RDAV är: 1. Tillgång till bredband 2. Digitalt innanförskap 3. e-tjänster 4. e-hälsa 5. Näringsliv, entreprenörskap och innovation 6. Skola och utbildning Tillgång till bredband I bredbandsstrategin för Värmland, är målet att alla, dvs. alla permanenthushåll och företag ska ha tillgång till bredband om minst 100 Mbit/s år 2020. Region Värmland har i bredbandsstrategin avsatt 50 miljoner kronor för bredbandsutbyggnad i länet under en femårsperiod 2013-2017, det vill säga 10 miljoner kronor per år, som kommunerna får ansöka om och motfinansiera med lika mycket. Detta innebär att satsningen är värd minst 100 miljoner kronor. Samtliga värmländska kommuner ska senast 2017 ha påbörjat utbyggnaden av en fiberbaserad infrastruktur. ehälsa i Värmland kommunerna i Värmland samarbetar i en gemensam satsning som eventuellt kan ge driftsuppdrag för den gemensamma nämnden. Landstinget i Värmland följer den nationella handlingsplanen som CeHis har tagit fram för utvecklingen av tjänster inom Nationell ehälsa. Landstinget i Värmland ska bidra till att uppfylla de uppsatta nationella målen. I Värmland har samtliga kommuner beslutat att arbeta med 5 områden inom Kommunal ehälsa, ett projekt pågår vid Region Värmland. ehälsa i kommunerna ska göra socialtjänsten effektivare, säkrare och mer tillgänglig oavsett man är invånare, patient, anhörig eller medarbetare.
sid 6 (6) Inköpssamverkan Värmland Gemensam utredning av metoder och lösningar för ett effektivare inköpsarbete och en mer professionell inköpsorganisation. Upphandlings- och inköpssamverkan Värmland är en översyn beslutad av alla kommunchefer i Värmland. Arbetet syftar till att kommunerna i Värmland ska ta fram metoder och lösningar för ett effektivare upphandlings- och inköpsarbete och skapa en mer professionell organisation inom dessa två delområden. Ett utgångsläge är att många kommuner idag har små och sårbara upphandlingsorganisationer och ett annat är att vi i alla kommuner i länet har för många medarbetare som beställer varor och tjänster. Effekten av att ha för många beställare är att man inte alltid beställer/avropar från upphandlad leverantör och än mindre av upphandlat sortiment. Alla kommuner anser sig ha svårt att följa upp avtalstillämpning på ett enkelt och relevant sätt.