KOMMUNFULLMÄKTIGE kallas till extra sammanträde torsdagen den 21 maj 2015 kl. 17.30 i kommunfullmäktiges sessionssal, Kungsgatan 44, Lysekil, för behandling av följande ärenden: ÄRENDE 1. Val av justerare samt fastställande av tid och plats för justering 2. Revisionsberättelse avseende 2014 års verksamhet samt fråga om ansvarsfrihet 3. Bokslut och årsredovisning 2014 4. Nyinkomna motioner och medborgarförslag a) Motion om besvärsrätt och jävsliknande situationer 5. Avsägelse Lysekil 2015-05-11 KOMMUNLEDNINGSKONTORET/mld Sven-Gunnar Gunnarsson Ordförande /Mari-Louise Dunert Sekreterare
1 JUSTERINGSLISTA KOMMUNFULLMÄKTIGE 2015-2018 Namn JUSTERAT ÅR/MÅNAD Namn JUSTERAT ÅR/MÅNAD Mats Karlsson (M) 2014/10 Ulrika Häller Lundbäck (KD) 2015/01 Cheyenne Röckner (M) 2014/11 Katja Norén (MP) 2015/03 Richard Åkerman (M) 2014/12 Inge Löfgren (MP) 2015/04 Siw Lycke (C) Jeanette Jansson (LP) Ann-Charlotte Strömwall (FP) 2015/03 Ronald Rombrant (LP) Lars Björneld (FP) 2015/04 Maria Lundbom (LP) Camilla Carlsson (FP) 2015/01 Fredrik Lundqvist (LP) 2014/12 Jan-Olof Johansson (S) Thomas Falk (LP) Christina Gustafson (S) Fredrik Häller (LP) Klas-Göran Henriksson (S) Patrik Saving (LP) Maria Forsberg (S) 2014/10 Anette Björmander (S) 2014/11 Anders C Nilsson (S) Jessica Södergren (V) Marthin Hermansson (V) Yngve Berlin Britt-Marie Kjellgren Kenth Enhov (SD) Christoffer Zakariasson (SD) Håkan Johansson (SD) JUSTERING AV KOMMUNFULLMÄKTIGES PROTOKOLL ÄGER RUM PÅ KOMMUNLEDNINGSKONTORET, KUNGSGATAN 44, LYSEKIL MÅNDAGEN DEN 1 JUNI 2015
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-04-29 2/7 106 YTTRANDE ÖVER REVISIONSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2014 ANMÄRKNING MOT VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr SON 2015-131 Revisorerna i Lysekils kommun har den 14 april 2015 överlämnat revisionsberättelsen för år 2014 till kommunfullmäktige. I revisionsberättelsen riktar revisorerna anmärkning mot vård- och omsorgsnämnden. I enlighet med 5 kap 31 kommunallagen ska fullmäktige innan man behandlar revisionsberättelsen inhämta förklaring över anmärkning som framställts i revisionsberättelsen. Vård- och omsorgsnämnden avvecklades vid årsskiftet 2014/2015 och dess uppgifter överfördes till socialnämnden, varför socialnämnden har getts tillfälle att yttra sig över anmärkningen. Förvaltningschefen redovisar vid dagens sammanträde förslag till yttrande, med utgångspunkt från revisionens skrivelse om ekonomistyrning m.m. Beslutsunderlag Revisionsberättelse för år 2014, daterad den 14 april 2015. Tjänsteskrivelse från t.f. kommunchef, daterad den 15 april 2015. Förvaltningens tjänsteskrivelse, daterad den 29 april 2015, inklusive bilagor i ärendet. Särskilt uttalande Marie Lindgren (LP), Ronny Hammargren (LP), Thor Karlsson (LP) och Elisabeth Åkerman (M) deltar inte i beslutet. Protokollsanteckning Ordföranden godkänner att protokollsanteckningar lämnas till protokollet. Socialnämndens beslut Med utgångspunkt från revisionens skrivelse om ekonomistyrning m.m. i revisionsberättelse för år 2014, ställer sig nämnden bakom förvaltningens förslag till yttrande som sitt eget yttrande. Justerare: Utdragsbestyrkande:
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-04-29 3/7 Protokollsanteckning Protokollsanteckning lämnas av Britt-Marie Kjellgren (K), Thor Karlsson (LP), Marie Lindgren (LP), Ronny Hammargren (LP), Sebastien Ahlqvist (SD), Elisabeth Åkerman (M) och Krister Samuelsson (M). Beslut, inklusive handlingar i ärendet, skickas till Kommunledningskontoret Kommunfullmäktige Justerare: Utdragsbestyrkande:
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-04-29 4/7 Justerare: Utdragsbestyrkande:
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-04-29 5/7 Justerare: Utdragsbestyrkande:
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-04-29 6/7 Justerare: Utdragsbestyrkande:
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden 2015-04-29 7/7 Justerare: Utdragsbestyrkande:
1/23 Socialnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 2015-04-29 Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Lars-Göran Berg Telefon: 0523 61 33 89 E-post: lars-goran.berg@lysekil.se YTTRANDE MED UTGÅNGSPUNKT FRÅN REVISIONENS SKRIVELSE OM EKONOMISTYRNING M.M. Dnr: Dnr SON 2015-131 Den politiska revisionen har i revisionsberättelse för år 2014 riktat anmärkning mot vård- och omsorgsnämnden som under flera år redovisat stora budgetunderskott. Revisionen anser att ekonomistyrningen inte varit tillräcklig. Socialnämnden har beretts möjlighet att yttra sig över revisorernas anmärkning. 1. Allmänna överväganden Socialnämnden tillskapades för verksamhet och driftansvar från 2015-01-01. Strikt formellt har socialnämnden inte i alla delar överblick och insikt i de överväganden och ställningstaganden som de avvecklade nämnderna (individ- och myndighetsnämnd samt vård- och omsorgsnämnd) genomfört. Flera ledamöter i socialnämnden var inte politiskt aktiva i vård- och omsorgsnämnden under tidigare mandatperiod vilket medför begränsningar i bredden av en politisk bedömning av hela socialtjänsten som görs i detta yttrande. I avsikt att skapa en effektivare organisation med demokratiskt styrande inflytande delades den gamla socialnämnden i två nämnder: Individ och myndighetsnämnden samt Vård och omsorgsnämnden. Reglementen styrde verksamhet och kompetensområden. Nämnderna betjänades av en förvaltning med separerade budgetar, men med i realiteten Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
2/23 många kostnader, budget och redovisningar tillskapade genom antaganden (gissningar) och schabloner. Såväl budgetmässigt som i uppföljning fanns inom vissa områden visst godtycke med tanke på de förutsättningar som organisationen i sig skapade. Kommunfullmäktige utvärderade organisationen 2012 med avsikt på mål som effektivitet, inflytande och styrning. Inom politiken fanns då större tveksamhet till den delade socialtjänsten än bland de anställda. Utvärderingen fann vissa brister avseende ekonomstöd initialt men också en otydlighet i rollen, framför allt för vård- och omsorgsnämnden. 2. Nämndernas ekonomier Teoretiskt var socialtjänstens båda nämnder fram till senaste årsskiftet två skilda juridiska personer med olika ansvar. I realiteten och i driftverksamheten var det till stor del en helhet med betydande likheter med en traditionell socialförvaltning. Ekonomistyrning, med en blandning av köp/säljverksamhet mellan nämnderna och i vård- och omsorgsnämnden, konstruerades med viss budget- och verksamhetsstyrning. Såväl verksamhetsstyrningen som ekonomistyrningen förändrades i betydande utsträckning vid delningen. Detta markerades framför i vård- och omsorgsnämndens ansvar såväl i utvärderingen 2012 (Lars Roslund) som i nämndernas uppföljningar internt liksom i kommunstyrelsen. Den ekonomistyrning som gällde 2014 och tidigare var uppdelad i olika segment som såväl i delar som i helhet var svår att få en helhetsbild av. 3. Arbetet med budgetanpassningen 2014 Vård- och omsorgsnämnden har under föregående år arbetat intensivt och målmedvetet med olika åtgärder i syfta att anpassa verksamhetens kostnader till angiven ram. Nämndens avvägningar måste ske med hänsyn taget till lokalt fastlagda politiska mål, men också utifrån de specifika lagkrav som åläggs nämnden som verkställare av socialrättsliga beslut och ansvar för kommunal hälso- och sjukvård. Här finns också avtal och överenskommelser med VG-regionen och väldigt specifik lagstiftning
3/23 Nämnden har haft tre huvudsakliga strukturer för sin ekonomiska analys och inriktning på åtgärder - Analysera kostnader och åtaganden som nämnden inte kan påverka. Här finns till exempel hyresförhållanden med externa hyresvärdar med avtalstider på runt 20 år. - Analysera och belysa och lägga förslag till realistiska åtgärder för verksamhet och kostnader som nämnden kan påverka. - Analysera och belysa kostnader och verksamheter som påverkar nämndens resultat, där nämnden finner dessa påverkansbara, men där de formella besluten ligger utanför nämndens beslutsområde. Här finns kostnader för stödfunktioner, fordon, IT, telefoni, kost mm. Samtliga verksamheters kostnader struktureras och åtgärder vidtas inom dessa tre strukturer. 4. Besparingsåtgärdernas struktur Traditionella besparingsåtgärder kan vara att icke köpa eller inte förbruka resurser. En vanlig form av åtgärd i viss verksamhet kan vara att sänka kvalitet kopplat till lägre kostnader. En annan kan vara att avstå från att göra något eller producera något. Ytterligare en annan traditionell åtgärd är att slimma organisationen och se över administrativa processer med fokus på att klara huvudprocesser. Nämndens formella ansvar att bedriva socialtjänst genom verkställighet av juridiskt gällande beslut, ger besparingskontexten specifika förutsättningar. Särskilda bostäder för äldre och demenssjuka kräver omvårdnad och hälsooch sjukvård i paritet med lagstiftarens krav på kvalitet och innehåll. Nämnden har under flera år prövat traditionella besparingsåtgärder. De har självfallet haft sin roll och fungerar till vissa delar, men nämnden har dock erfarenheter att de i andra delar varit verkningslösa eller till och med kostnadsdrivande. Revisorernas konstaterande om budgetanpassning styrker svårigheterna. Nämndens erfarenhet efter en genomförd djupare analys visar att försöken att detaljplanera hemtjänsten med specifika nya planerartjänster var en ambitiös åtgärd och i en mening riktig, men i en verksamhetskontext och arbetsorganisation felaktig och sannolikt kostnadsdrivande.
4/23 5. VON analys av ekonomistyrningen och förslag till förändringar Nämndens arbete för att förstå förändringsmöjligheterna har till betydande del bestått i djupare analys av verksamhetens funktion. Frågan har bland annat varit hur ekonomistyrningen omvandlas till att förändra verksamhetsstyrningen från grunden baserat på mötet med den enskilde till utförandet av de lagstyrda åtgärderna. Stor kraft har gått åt till verksamhetsanalysen men också till förändringsprocessen utifrån analysen. Genom ett analysarbete som påbörjades under 2014 klargjordes: - 60 procent av hemvårdens budget fördelades av ett system av antaganden om tidsåtgång för olika insatser vilka schablonmässigt omvandlats till minuter och så kallade hemtjänsttimmar. - Vård- och omsorgsnämndens budget fördelades delvis genom traditionell budgetstyrning men också inom nämndens egen verksamhet via ett internt beställar/utförarsystem med krontal grundat på timschabloner och då kopplat till delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser samt rehabiliteringsinsatser. - Hemtjänstens budgetstyrning via hemtjänsttimmen byggde på värdering av adderade tidsschabloner inom individ- och myndighetsnämnden. - Individ- och myndighetsnämndens delegater beslutade om insatser som ofta var och är mycket detaljerade. Dessa omvandlades till formella beställningar om utförande vilka översänds till en verkställighet (VON). Den detaljstyrda och formellt lagstyrda beställningen gav inte utföraren 2014 (VON) särskilt stor flexibilitet utan fungerade som ett formellt legalt fixerat genomförandekrav. Så uppfattades besluten och detta underströks av den tekniska metodik vilket överfördes till verksamheten. Under flera år ledde detta förhållande till två politiska ställningstaganden: - Vård- och omsorgsnämnden uppfattade att man inte fått tillräckliga medel för att verkställa IMN-beslut. - Individ- och myndighetsnämnden har klarat sin budget såväl avseende individ- och familjeomsorg men också som beställare av vård och omsorg med hänvisning till resursfördelningen i form av hemtjänsttimman. Två oförenliga utsagor möttes över ett gemensamt ansvar men med olika ekonomiska ansvar med ett samlat ansvar utifrån brukarperspektiv, patientperspektiv samt ett juridiskt medborgarperspektiv.
5/23 Kommunfullmäktiges ambition med delningen av socialtjänsten belyste inte denna frågeställning. I nämndens uppföljningar och såväl i dialoger med kommunstyrelseföreträdare och budgetberedning samt i skrivelser till kommunstyrelsen har vård- och omsorgsnämnden påtalat sina erfarenheter. Komplexiteten i åtgärdandet av detta ligger till en stor del i uppdelningen mellan nämnderna avseende socialrättsbeslut som kopplades till gissningar av tidsschabloner. Här fanns 2014 en betydande osäkerhet och vad dessa innehöll samt dess roll. Vård- och omsorgsnämnden anser det är anmärkningsvärt att kommunen i redovisningen mätt verksamhetsvolymer i hemtjänsttimmar då dessa inte funnits. Inga beslut som fastlagts politiskt eller på tjänstemannanivå om hemtjänsttimmar har funnits. Trots det har detta redovisats och används som grund för såväl analys som budgetering. Hemtjänsttimmar kan bedömas utifrån beslutade timmar eller utförda timmar. Eftersom inga beslut fattats om timmar utan om insatser är det värt att notera. Vård- och omsorgsnämndens bekymmer klargjordes i Lars Roslunds rapport i utvärderingen där nämndens osäkerhet redovisades avseende sin roll. 6. Fördjupad granskning av hemtjänsten. Med erfarenheter av problem kring budgetarbetet och styrningen från tidigare år beslöt nämnd och förvaltning gemensamt till djup analys av beslutsprocesser, verksamhetsflöde och ekonomistyrning av hemtjänsten. Genom den ansåg nämnden sig få möjlighet att så fort som möjligt skapa verktyg för verksamhetsstyrning. Förvaltningsledningen startade före halvårsskiftet 2014 analysarbetet. Resultatet av detta redovisas i två bilagor upprättade dels av tf. socialchef, dels av controller Birgitta Lindahl. 7. Yttre ramar för god ekonomistyrning Analysarbetet skedde dels via dokumentgranskning, dels genom intervjuer av många berörda medarbetare och chefer. Detta gav underlag till flera strategiska ställningstaganden för såväl kort som lång sikt. Följande noteringar avseende verksamhetens förmåga att hantera sin budget gjordes: 1. Under såväl 2013 som 2014 saknade enhetscheferna inom hemtjänsten en personalbudget. Förmåga att analysera samband mellan kostnader och anställda begränsades. Kostnadskontroll blev en synnerligen svår uppgift. 2. Ansvaret för upprättande av personalbudget bollades mellan stödfunktionerna när enhetschefer efterfrågade.
3. Det borde i den ekonomiska uppföljningen varit uppenbart för kommunstyrelsens ekonomer att cheferna saknade teknisk möjlighet till avstämning. 4. Köp-sälj-systemet gav hemvårdens chefer mycket små möjligheter till överblick över sina resurser då man hade att arbeta med fyra finansieringskällor. 5. Den mycket begränsade möjligheten till kostnadskontroll resulterade i att cheferna, för att inte äventyra sitt ansvar, försökte lösa arbetsuppgifterna med korta anställningar och timanställningar. Noterat är att verksamhetens chefer kritiserats för hög volym timanställda utan att kritiken grundats på analys om orsak. 6. Under 2014 signalerade samtliga enhetschefer om brister i underlag för intern fakturering. Fakturering från externa leverantörer som hanterar t.ex. fordon, IT, telefoni, skrivare, fax, serviceavtal, städ m.m. började ifrågasättas på grund av oklart underlag. 7. Verksamheten kunde konstatera att olika stödfunktioner begränsade sitt ansvar inom egna ramar. Detta medförde att enhetscheferna själva i stigande utsträckning fick ta över administrativa uppgifter. 8. För att förstå svårigheterna i budget och verksamhetsstyrning genomförde förvaltningsledningen en detaljstudie avseende arbetsfördelning hos enhetscheferna inom hela vård och omsorg fördelat på ekonom, administration och ledning. 80 % av arbetstiden gick åt till administration. Arbetsledningen av vårdpersonalen skedde i en stigande utsträckning av assistentpersonal och cheferna blev assistenter. 9. Avvecklingen av förvaltnings ekonomer medförde betydande osäkerhet i roller och ansvar. Ambitionen att samla ekonomerna i kommunstyrelsens hägn fick de facto effekten av minskad överblick och försämrad styrning och tydliga avgränsningar. En arbetsfördelning mellan verksamhet och ekonomer, som ekonomichefen fastlagt, omvandlade förvaltningsekonomen från att ha varit ett nära driftstöd till konsultekonom utan formellt annat ansvar än inom de områden som ekonomichefen avgränsat. Flera chefer har upplevt att mycket ramlat mellan stödfunktionerna i knä på redan administrativt tyngd chef. 10. Det övergripande ekonomiska ansvaret på ekonomisk/teknisk nivå hade 2014 brister varför osäkerheten i tolkning av ekonomiskt läge skapar ytterligare belastning. Avstämning av interna köp/sälj var bristfällig. Dessa skall ta ut varandra. I köp/sälj av hemvård mellan IMN och VON fanns tydliga brister. På samma sätt upptäckte förvaltningen liknande brister men med lägre summor mellan VON och samhällsbyggnad/kost. 11. Redovisningssystemet och uppföljningssystemet är inte användarvänligt och inte uppbyggt för de analysbehov som föreligger. Här behövs en tydlig förändring i hela uppbyggnaden. Detta behov 6/23
7/23 finns på många områden. Redovisningen för HSL-verksamheten var kanske en mindre fråga men här utfördelades alla kostnader partiellt enligt modeller som var svårbegripliga för chefer och användare som skall tyda och åtgärda. 12. De interna styrsystemen i hemvården såväl i fråga som verksamheten (IMN beställningar i Magna Cura) som gissade minuter enligt tidsschablon blev så otydlig så att verksamheten delvis inte kontrollerades ekonomiskt. Detta blev grunden till den förändrade ansvarsmodellen med avvecklande av hemtjänsttimman samt utveckling av en ny modell för budgetstyrning och rollförändring mellan biståndsbedömare och verksamhetschefer. 8. Hemtjänsttimman, en tankemodell, ett pedagogiskt hjälpmedel som inte fanns Hemtjänsttimman som företeelse hade sin grund i en ambition att hitta ett smidigt resursfördelningssystem för en verksamhet som präglas av förändring. Ett system där budgeten ständigt omfördelas och där de samlade budgetmedlen används där de mest behövs. När organisationen fastställdes blev den ett redskap kopplad till två myndigheter för en verksamhet. Varje myndighet hade eget ansvar ur verksamhetsperspektiv men också utifrån budget och revisionssynpunkt. Vård- och omsorgsnämndens intäkter bestod för hemvården till drygt 60 % av individ- och myndighetsnämndens schablonmodell. Det är inte känt om kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, revisionen eller vård- och omsorgsnämnden haft kunskap om konstruktionen och om hur den reella budgeteringen ägt rum eller hur budgeten anpassats till verksamhetens förutsättningar. De basala grunderna för offentlig organisation vad det gäller ansvarsfrågorna var 2014 inte klargjorda. Här fanns tydliga brister på såväl politisk nivå som i verksamheten i hur detta uppfattades avseende: - Ansvar - Resurser - Befogenheter 9. Kostnader budget och utfall för särskilda bostäder. Nämndens analys av sin verksamhet fördelas i olika verksamhetsområden. De särskilda bostäderna för äldre och de för funktionshindrade är budgetstyrda. Nämnden konstaterar att budgetarbetet 2013 och 2014 innehållit en rad brister. Vissa kostnader som kan bedömas som ytterst sannolika har inte
8/23 funnits inlagda i budgeten då verksamheten av besparingsskäl inte kunnat lägga in dem. Den metodiken för budgetarbete är felaktig och leder direkt till avvikelser. Nämnd och förvaltningsledningen önskar en helt förändrad intern budgetprocess och frågan kommer att aktualiseras inför kommande år. Personalkostnaden brukar mätas i antal anställda per boende. Naturliga förändringar mellan enheter beroende på verksamhetsinriktning och fastighet ger skillnader. Grundbemanningen i Lysekil är för - Skärgårdshemmet 0,62 dag 0,16 natt - Lysekilshemmet 0,57-0,59 0,06 natt - Stångenäshemmet 0,56 0,61 0,23 natt Renodlade demensavdelningar ligger med 0,09-1,1 högre täthet. Korttidsenheten Kompassen (9 platser) med kvalificerat uppdrag 0,84 dag. I jämförelse med många olika studier och revisionsrapporter är bemanningen under vad som idag brukar anses vara normalt. Kostnaden i jämförelsetal i kronor per plats visar att Lysekils äldrebostäder har en något högre platskostnad än riket. Denna är direkt kopplat till en överkostnad för kost. Förvaltningen bedömer att för 2014 var överkostnaden mer än 3 500 kr/månad och boende. Fördelat på 170 boende ger det en överkostnad på över 7 miljoner kronor. För att få kontroll över nämndens ekonomi har gällande upprättade avtal mellan verksamheten och köksorganisationen sagts upp för omförhandling. Nämnden har därefter behandlat frågan vid flera tillfällen och den nya socialnämnden har tillskrivit kommunstyrelsen som är ytterst ansvarig för måltidsproduktionen. Vård- och omsorgsnämnden och socialnämnden har ansett att det inte är en riktig åtgärd att sänka personalkostnaden utifrån den grundbemanning som för närvarande finns. 10. Hemtjänsttimman som begrepp och socialrätten Nyckeln till hur de sociala bedömningarna omsätts till socialrätt och till krontal är ju det som var den egentliga budgetstyrningen av hemtjänsten 2014. De åtgärder som via biståndsbedömningen i det enskilda fallet lades fast i ett beslut binder kommunen faktiskt till ansvar för beslutet. Ju mer detaljerat beslutet är desto starkare rättskraft har beslutet för den enskilde. Är besluten detaljerade och dessutom inte tidsbegränsade eller innehåller en rimlig tid för omprövning låses verkställigheten och de kostnader som beslutet genererar.
9/23 11. Gynnande beslut utifrån juridiskt ansvar Socialrättsliga beslut skall läggas in i en genomförandeplanering. När två olika myndigheter eller parter med separata ekonomier gör detta, finns ett ömsesidigt beroende där utföraren (VON) har en underordnad roll som verkställare. De socialrättsliga beslutet skall inte ifrågasättas och ju mer detaljstyrande besluten är desto mer styr besluten och begränsar verkställighetens utrymme. I den djupare granskning som genomfördes under 2014 framstod detta som ett av grundproblemen i hela ekonomistyrningen. Detta konstaterande var en del av vård- och omsorgsnämndens analys och grund för olika beslut som fattades under andra halvan av 2014. En strikt uppdelning mellan beställare och utförare skall, om den skall vara effektiv, ge utförarna en frihet att utifrån mål forma utförandet effektivt kopplat till målen och effektivt kopplat till ersättningen. Detta var inte vare sig konstruktionen eller tillämpningen i Lysekil 2014. Denna konstruktion gav vård- och omsorgsnämnden begränsade möjligheter att anpassa uppgifterna utan de uppdrag som kom från individ- och myndighetsnämnden och som var rättsligt detaljstyrande som måste verkställas. Från 2015 har budgetstyrningen förändrats, men under rätt lång tid kommer effekterna av besluten att kvarstå. Den enskilde medborgaren som får ett beslut om insats skall enligt lagstiftaren kunna lita på sitt beslut. Så kallat gynnande beslut får inte ändras av kommunen om det inte finns alldeles speciella skäl. Socialstyrelsen har klargjort kommunens förutsättningar: Socialrättsliga överväganden Inom förvaltningsrätten talas det om så kallade gynnande förvaltningsbeslut. Det är ett beslut som ger en enskild någon form av förmån. Samtliga insatser som ges med stöd av 4 kap. 1 socialtjänstlagen, SoL, är således gynnande beslut. Beslut om plats i särskilt boende eller korttidsboende, hemtjänst eller trygghetslarm är alla exempel på gynnande förvaltningsbeslut som inte får ändras. Utifrån nämndens arbete med att analysera ekonomistyrningen beslöt nämnderna att utarbeta vägledande riktlinjer för biståndsbedömning, Dessa behandlades först i individ- och myndighetsnämnden, därefter i vårdoch omsorgsnämnden och fastställdes åter av den nya socialnämnden. I riktlinjerna läggs den politiska styrningen för hela verksamheten utifrån såväl rättslig kontext som från Lysekils politiska ambitioner. Med riktlinjerna
10/23 följer att nya beslut formas utifrån dessa och i de fall det finns tidsbegränsade beslut som omprövas sker detta med riktlinjerna som grund. 12. Utgångspunkt för revisionsanmärkningen är vård- och omsorgsnämnden. Vård- och omsorgsnämnden har vid varje sammanträde 2014 behandlat och beslutat i frågor som gäller styrning av verksamheten, kostnadsbegränsningar, verksamhetsstyrning i avsikt att öka effektiviteten samt tydliga åtgärder i avsikt att minska totalkostnaderna. Verksamhetsanalysen och åtgärderna har koordinerats i nära samarbete mellan förvaltningen och nämnden och behandlat budgeten och verksamheten i flera dimensioner. Utifrån nämndens protokoll redovisas nedan de politiska överväganden som genomförts i avsikt att styra verksamhetens anpassning till gällande ekonomiska förutsättningar. 2014-01-22 Förändringar avseende matdistribution. Huvuddelen av kostnaderna utgörs av nämndens personalkostnader. Övergripande om budgetanpassning Minskade kostnader vid nämndens matserveringar Resursanalys och resursfördelning av ekonomiska ramar för nämndens boende. Rapport från PWC Vissa grundprinciper för redovisning och hantering/åtgärder av budgetavvikelser för varje budgetansvarig Trygghetslarm 2014-02-07 15. Vård- och omsorgsnämnden behandlar och analyserar förutsättningarna utifrån den funktionellt reala verksamhetsstyrningen samt ekonomiska styrningen av nämndens verksamhet som sker via beslut och schablonmässig fördelning av vissa delar av verksamheten. Nämnden konstaterar att den vid två tillfällen tillskrivit kommunstyrelsen i sakfrågan. 2014-03-20 Vård- och omsorgsnämnden behandlar olika förslag och åtgärder som redovisas av förvaltningen och hemställer om fortsatta åtgärder. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att arbeta fram ytterligare förslag till åtgärder för budgetbalans.
11/23 20. Nämnden godkänner förslag till omfattande förändringar av verksamhetslokaler inom äldreomsorgen. Blockhyresavtal sägs upp för Lokaler i Brodalen Grundsund, Solrosen Tornvägen Gullvivan, 9 lägenheter runt dammen Järnvägsgatan Serviceboende mm 21. Rutiner kring administration, intern kontroll och budget och uppföljningar. 22. Olika förslag till effektivisering, kostnadskontroll och intäktsökningar för mat m.m. Tidsbegränsning och styrning av personaltid för matutkörning till 8, 10, 13 och 14 minuter för olika delar av kommunen. Grundat på det interna köp/sälj och budgetstyrningssystemet Plan för intern kontroll. 23. Höjning av vissa avgifter 2014-03-20 29. Principer för dubbelbemanning i avsikt att anpassa denna utifrån arbetsmiljö, patientfokus men också tillgänglig ekonomi. 30. Grundbemanning i hemtjänst för anpassning och minskning av timanställda, samt bättre kostnadskontroll. 31. Planerar rollen i hemvården. Överväganden av antal och begränsning av hur länge nuvarande organisation skall drivas inför omprövning av planerarfunktionen. 2014-03-24 Vård- och omsorgsnämnden behandlar ett antal åtgärder för att anpassa verksamheten till budgeten. 2014-05-05 Vård- och omsorgsnämnden behandlar sjuksköterskeorganisationens organisation med tanke på svårigheter till att rekrytera och därvid beroendet av bemanningspersonal till höga kostnader och utan budgettäckning. Uppdrag till
12/23 förvaltning till specifika åtgärder för bättre förutsättning för kostnadskontroll. 53 Behandlar uppföljningen och ger uppdrag till ytterligare besparingsåtgärder. 2014-05-19 Behandlades tertialrapporten och olika förslag till anpassningar. 59 Socialrättslig utbildning i lagstiftningen avseende innehållet i begreppet skälig levnadsnivå samt lagstiftarens avsikt med begreppet kan tillgodoses på annat sätt. 63 Redovisning av pågående åtgärder som bedrivs av förvaltningen samt godkännande om fortsatt arbete. 65. Beslut om ny avgift för deltagare i fritidsaktiviteter inom Särskilt boende för äldre. 71. Beslut om öppnare dagträff/servering för minskning av behov av mat distribution och hembesök. 2014-06-19 74. Överläggning avseende tolkning av kommunens HSL-avtal och begreppet inskriven i hemsjukvård Förvaltningen föreslår en mycket strikt tolkning av begreppet direkt i anknytning till VÄSTKOM- AVTALET. Antalet patienter minskade därav med drygt 22 %. 77. Behandlas ytterligare förslag till åtgärder för kostnadsanpassning, 78. Vård- och omsorgsnämnden beslöt ställa sig bakom förslag till tjänstekoncession för mötesplats och matproduktion vid Stångenäshemmet. Avsikten var att öka möjligheter till gemenskap och meningsfullhet och bryta gränser mellan biståndsbedömt behov och öppen attityd mot besökare. Kostnaden per boende beräknas minska och intäkterna öka betydligt. (3000 kr/månad per boende förutom effekter av ökad försäljning.)
13/23 Förslaget godkändes av nämnden och tillställdes kommunstyrelsen i juni 2014. 79. Med anledningen att vård- och omsorgsnämnden ålagts ekonomiskt ansvar för omflyttningar för enskilda inom trygghetsboendets reparation invid Stångenäshemmet med tillkommande kringkostnader för mer personal, natt-tillsyn och transporter konstaterar vård- och omsorgsnämnden att medel för detta helt saknas. Nämnden beslutar då att omedelbart verkställa ett intagningsstopp på Lysekilshemmet i avsikt att skapa utrymme för de obudgeterade kostnaderna. 2014-09-04 Beslut om ökad frekvens för ekonomisk uppföljning. 2014-10-16 Vård- och omsorgsnämnden behandlar tertialuppföljningen. Nämnden analyserar åtgärder och effekter liksom lagstyrda uppdrag och genomförandeuppdrag från individ- och myndighetsnämnden. Nämnden har i flera skrivelser tillkommunstyrelsen påtalat svårigheter att balansera formella åtaganden med tillgänglig ekonomi och ekonomistyrning. 110 Åtgärder för anpassning inom HSL organisationen. Åtgärder för att hyra ut ytor inom befintligt boende inom Skaftö äldreboende. Anpassning av trygg hemgång för lägre personalkostnader Abonnemang och prissättning för måltidsdistribution Omedelbart stopp för interna köp av HSL och rehab insatser inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområden. 2014-11-13 Frågan om dubbelbemanning och policy riktlinjer m.m. Förslag till organisationsförändring för högre kvalitet och utvecklingsprocesser, säkrare ledning, styrning uppföljning och anpassning avseende LSSverksamheten. Kunskapsbrister i
14/23 strukturkostnadssystemet och ekonomisk omfördelning mellan kommuner kan kompenseras genom specialisering. 2014-12-11 Socialchefen redovisar sin analys av ekonomi och verksamhetsstyrning utifrån förvaltningens styrmodell. Betydande brister i modellen ger den politiska arenan fel beslutsunderlag och tillämpningen av systemet i sig gör ekonomistyrningen synnerligen oprecis. Vård- och omsorgsnämnden ställer sig bakom förvaltningschefens analys och hemtjänsttimmen som begrepp för styrning och budget avvecklas. Detaljplanering av nytt arbetssätt och ekonomistyrning genomförs med projektanställd ekonom/controller för ikraftträdande vid årsskiftet. 154,155. Ny organisation godkänns. Ny ekonomistyrning av den samlade verksamheten Hemvård. Budgetstyrning vid enhetschef. Hemvården blir en gemensam kostnadsenhet redovisad på kommun nivå. Arbetslagsutveckling för lägre kostnad, mindre arbetsmiljöproblem, högre kvalitet och mer nöjda brukare presenteras utifrån Skönsmon/Sundsvall med Vanguards koncept. Arbetet påbörjas efter sommaren 2015 och följer på den förändrade budgetstyrningen och förändringsarbetet kring detta som påbörjats hösten 2014.
15/23 13. Specifika budgetanpassningsärenden för övervägande, beslut och verkställighet utarbetat under 2014. Här nedan redovisas delar av förvaltningens arbete med budgetanpassning som genomförts och påbörjats 2014 och som beräknas ge effekter från 2014 och framgent. Åtgärderna har presenterats och utvecklats i dialog med den politiska ledningen och i vissa delar tydliggjorts i formella beslut. Åtgärd för att nå balans i förhållande till budget 2014 med bärighet under 2015 1. Ny rutin för beslut och uppföljning av dubbelbemanning införd april 2014. Beslutad. Under genomförande. Bedömd kostnadsreduktion 300 000 kr. 2. Grundbemanning hemtjänst. Fler tillsvidareanställda Beslutad. Genomförande i september 2014. Något försenat på grund av stor omställning av hemtjänstens styrning och budget/ekonomistyrning Bedömd kostnadsreduktion: 300 000 kr 3. Tillsvidareanställning av sjuksköterskor. Beslutad. Genomförande pågår. Sjuksköterskeutredning. Redovisas för nämnden maj. Fortsatt arbete och en svår balans mellan budget och dyra akutlösningar med bemanningsföretag. Svårt att rekrytera ssk idag. Bedömd besparingseffekt; 400 000 kronor 4. Uppsägning av blockhyresavtal gällande lokaler i Grundsund, Fiskebäckskil och Lysekil Beslut i nämnd 2014 med biträde av fastighetschef. Genomfört. Kontrakt uppsagda. Även städtjänster försvinner i vissa delar. Vissa kontrakt har långa uppsägningstider och ger effekter när tiden löper ut. Omstrukturering av verksamhet för att anpassa den till mindre lokaler. 5. Antal platser på korttidsenheten Kompassen Beslutad. Genomförande från april 2014. Budgetjustering med sänkning av driftsmedel. Maxgräns på intagning Kompassen, 9 platser. Finns beslut om antalet platser. Beslut om stopp för överbeläggning fordras. Mycket svår balansgång i förhållande till kostnader i andra delar (VG-regionen/betalningsansvar/färdigbehandlade)
16/23 6. Översyn hjälpmedel Pågår. Behovet av hjälpmedel påverkas av antalet inskrivna. 7. Omvandling av tomställda lokaler på Skaftö Kvarvarande lokaler i SÄBO som används för personal m.m. omvandlas till uthyrbara boenden för ökade intäkter inom blockhyresavtalet Avvecklat servicehus bundet i blockhyra omvandlas till trygghetsboende. Ger hyresintäkter på 250 tkr samt mindre kringtid för hemtjänst. 8. Förändring av resurser för planering/rekrytering/administration till enheterna inom hemvården. Förslag framtaget för genomförande oktober 2014. 9. Åtgärd för att nå balans i förhållande till budget 10. Uppföljning av biståndsbeslut gällande insatser, natt i hemtjänsten. Uppföljning är individ- och myndighetsnämndens ansvar men påverkar i hög grad vård- och omsorgsnämndens kostnader och organisation och volym på nattpatrull. Översyn aktualiserad 2014. 11. Översyn av process från bistånd till verkställighet i hemtjänsten. Beslut fattat i nämnderna 2014 Påbörjat projekt. Resursförstärkning med controller hösten 2014 Internt köp säljsystem avskaffas. Förankras i VON och IMN. Enhetschefernas budget och budgetansvar förtydligas och metodik kring styrning och ledning vid omvandling av biståndsbeslut förändras helt. Detta är en mycket stor förändring av nämndens basala verksamhet och genomförandet bedöms omfatta ca 12 månader inkl. analysfas. Integrering av HSL och delegerade insatser och styrningen därifrån förändras helt. Ingen specifik prestationsersättning för delegerade uppgifter. Bedömd ekonomisk effekt är i hög grad beroende av resultatet i analys och befintlig process. Bedömd effekt 6 8 miljoner kronor i minskning av driftskostnaderna årligen 12. Genomgång mobilabonnemang För att säkra att förvaltningen har lägsta möjliga kostnad för respektive abonnemang. Påbörjat. Svårt att genomföra då underlag och struktur för uppföljning i IT/telefoni inte är enkelt att hitta. 13.Patientavgift vid influensavaccination som administreras av kommunens hälso- och sjukvård Nya avgifter. Beslut i vård- och omsorgsnämnden. Dnr 2014-230
17/23 14. Förändring av avtal gällande bilvård. Nämnden kan lägga förslag. Fordrar beslut på nivå över nämnden. Stora svårigheter att påverka kostnader och organisation och kvalitet då detta fastställts av kommunfullmäktige och verkställs av stödfunktioner/räddningstjänst 15. Uppsägning av hela eller delar av avtal gällande kost. Underlag och beslut fordras. Kommunfullmäktige har fastställt prisnivå och struktur för debiteringar utan samråd med nämnd eller förvaltning. Prisbilden låst i kommunfullmäktigebeslut 2014 liksom för 2015. Omfattande jämförelsearbete utfört som visar på en avvikande kostnadsbild i Lysekil. Inom ramen för gällande avtal och styrprinciper och utfärdade interna kontrakt har förvaltningen sagt upp samtliga avtal för förhandling i avsikt att finna mer kostnadseffektiv verksamhet med lägre och billigare administration. Kostenheten har inte svarat. Uppsägningstid 6 månader. Övrig åtgärd; Verksamhetscontroller har uppdrag att göra en fördjupad analys kring avtalstillämpningen i nuvarande avtal Avgörande beslut måste fattas på nivå över nämnden. 16. Fordon. Uppdrag: Minskade kostnader för fordon. Kommunen har en central enhet för fordon. 2014 har nämnden belastats med en kostnad för tvätt och däckbyte med 24 000 kr/år och fordon. Med mellan 45 till 50 fordon blir kostnaden hög. 2/3 av månadskostnaden per fordon går till räddningstjänsten för vissa seviceåtaganden. Systemet är fastlagt i kommunen och förvaltningen kan inte påverka kostnadsbilden mer. Inventering av bilbestånd och kostnader genomfördes första halvåret 2014 och redovisades och förankrades i vård- och omsorgsnämnden. Utifrån detta beslöts att enbart minsta fordonstypen skall brukas och större dyrare fordon byts ut. Leasade fordon på månadskostnader på 6000 kr eller mer avvecklas. Enbart i undantagsfall skall fyrhjulsdrivna fordon användas. Förvaltningen har angett stor tveksamhet avseende gasdrift med tanke dels på kostnaderna dels på hanteringen som tar arbetstid. Om AME (Arbetsmarknadsenheten) får ta över tvätt/däckbyte mm kan servicekostnaden minska samtidigt som sociala mål skulle kunna uppnås.
18/23 17. Förändring - särskilt boende. Exempel: Lysekilshemmet, minska 10 platser Utveckla Skaftöhemmet till ett seniorcenter (f.n. 12 platser särskilt boende) Utredningsarbete pågår som konsekvens av Fiskebäcksprojektet. 18. Införande av kyld mat i mat distribution Individ-och myndighetsnämndens ansvar för beslut men gemensamt ansvar i genomförande. Förslag till förändring har lagts fram till nämnden 2013 och 2014. Bedömd kostnadsminskning, lönekostnader och subvention 5-7 mkr avräknat vissa alternativåtgärder, och nämnden avslog. Varm mat dagligen är inte ett krav som gäller inom ramen för det juridiska begreppet skälig levnadsnivå. Socialförvaltningen har vidtagit andra åtgärder i avsikt att minska kostnaderna och personaltid 19. Översyn av inskrivna i kommunal hälso- och sjukvård. Ny rutin för att bevilja hälso- och sjukvård. Strikt tillämpning av HSL avtalet med VG-regionen. Beslutad. Sjuksköterska får ej längre skriva in i hemsjukvård utan enbart enhetschef Genomförande pågår. Bedömd minskning av antalet patienter med 30 % Stark kritik från vårdcentraler och VG-regionen. Effekt: Minskat antal patienter som bor i egen bostad och är inskrivna i hemsjukvård Uppnådd effekt 22 % färre patienter. Denna ger möjligheter till annan personalförsörjning inom HSL verksamheten och förutsättningar för bättre budgetanpassning avseende bemanningsbehov via bemanningsföretag. Driftkostnaderna och förbrukningsmaterial minskar. Krontalseffekten är svår att precisera då många delar samverkar men åtgärder förändrar betydligt sjuksköterskeverksamheten och rehabiliteringen.
19/23 20. Avgiftsöversyn Förslag till justering av avgifter och priser. Prisjusteringar nödvändiga då taxejusteringar inte skett under några år och Lysekils kostnadstäckningar minskat. Mål: Ökade intäkter Beslut genomfört. Beslutat för fastställelse i kommunfullmäktige. 21. Hjälpmedel Översyn hjälpmedel. Behovet av hjälpmedel påverkas av antalet inskrivna. Konsekvent tolkning av kommunens ansvar enligt HSL avtalet med VG-regionen. 22. Bredare målgrupp för Trygg hemgång från om april 2014. Avsikten är att ta hem enskilda tidigt från regionen och initiera rehabiliterande åtgärder i avsikt att långsiktigt minska efterfrågan av omvårdnad från hemtjänsten. Trygg hemgångs uppdrag är att dels minska och dels balansera ärenden avseende utskrivningsklara. Trygg hemgång var en förutsättning för sparbetinget med kostnadsminskning och platsminskning på Kompassen ned till nio vårdplatser. Trygg hemgångs arbetsmetodik har till sin karaktär uppdraget att direkt sätta in rehabilitering så den utskrivne skall klara sitt eget liv så snart som möjligt. Beslutad. Genomförande från april 2014. Godkänt och initierat av vård- och omsorgsnämndens som kvalitetsverktyg men också med prioriterad kostnadseffektivisering. Bedömd kostnadsreduktion i hemvård: 700 000 kr Verksamheten pågår och utvärderas kontinuerligt.
20/23 23. Kostnader för IT system och utrustning Inventering pågår. Förvaltningens medarbetare och chefer har upptäckt höga kostnader för bland annat skrivare. Förvaltningen bunden av avtal till IT enheten. Begärda underlag för kontrakt och debiteringar saknas. Ingen bevakning finns på vare sig priser eller avtalstider eller prisjämförelser. Kostnaderna fördelas istället ut på enheter. Förvaltningen kan därvid inte erhålla korrekt kostnadskontroll. Önskade åtgärder kan inte genomföras eftersom underlag och kontrakt inte kan förevisas från IT-enheten och då svårligen sägas upp eller kostnadsanalyseras av socialförvaltningen. Ansvaret ligger hos samhällsbyggnadsförvaltningen. 24. Intagningsstopp Från juni 2014 verkställdes ett intagningsstopp på Lysekilshemmet. Vård- och omsorgsnämnden tog beslutet för att kunna sänka sina kostnader och om möjligt täcka underskottet för ombyggnationen av trygghetsboenden i Brastad. Avsikten var att finna möjligheter att flytta över resurser från det boendet i avsikt att hitta kostnadstäckning för av kommunfullmäktige beslutade förändringar i Brastad i de delar som helt saknar budgetmedel, liksom för omstruktureringskostnader och omflyttningskostnader för ombyggnation av trygghetsboenden. Stoppet balanserades varje vecka i förhållande till alternativkostnader. I sept./okt, ca fem månaders försök, fick det avbrytas p.g.a. ökad efterfrågan på vård för demenssjuka i hela kommunen. För att nå större ekonomisk effekt och stänga hela avdelningar erfordrades i nuläget stora omflyttningar av de boende vilket i hög efterfrågan inte bedömdes görligt då alternativkostnaderna kunde bli högre än vinsten. Blockhyresavtalet ger vård- och omsorgsnämnden betydande kostnader för tomställning då Lysekilshemmets äldrebostäder inte är lätta att avveckla till annan verksamhet. 25. Ekonomistyrning i hemvård Projektanställning av controller/ekonom från november 2014 i avsikt att förändra hela ekonomistyrningen i hemvården m.m. Avsikten är att öka effektiviteten och koppla samman ansvar, resurser och befogenheter samt öka uppföljningsmöjligheterna och samtidigt stödja enhetscheferna i deras förändrade roller i budgetstyrd verksamhet. 26. Översyn och utarbetande av vägledande riktlinjer för biståndsbedömning Efter analys i förvaltning och överläggning i såväl individ- och myndighetsnämnd som vård- och omsorgsnämnd fattades beslut om helt nya utvecklade riktlinjer för biståndsbedömning. När nämnden delegerar beslutanderätten i socialrätten är riktlinjer det viktigaste styrinstrumentet för hur kommunen tolkar lagstiftning och skälig levnadsnivå. Riktlinjerna styr beslutsprocessen i det enskilda fallet och skapar förutsättningar för korrekta bedömningar.
21/23 Diskussioner om generösa beslut har redovisats, vilket snarare kan stå för oriktiga beslut då delegeringen enbart ges att besluta om bistånd enligt lagtexten. Oriktiga beslut som är gynnande för den enskilde är synnerligen svåra att ändra juridiskt. Beslutet om vägledande riktlinjer är huvudåtgärden för socialtjänstens budgetstyrning. Det är i den processen och i de besluten såväl kostnader genereras liksom åtgärder för minskade kostnader tillskapas. Utan strukturerade riktlinjer är det inte möjligt att tillämpa någon form av ekonomistyrning utan påtaglig risk för lagtrots. Klart Riktlinjerna fastställdes politiskt och har därtill åter antagits av den nya socialnämnden. 27. Översyn och införande av nya tydliga vägledande riktlinjer för insatsbedömning LSS Pågår 28. Effektivare distribution av varm mat Uppdrag för mer kostnadseffektiv distribution. Uppdragstagare: Controller 29. Analys av matdistribution och förslag till ekonomisk styrning/efterfrågan Frekvensstudie på individnivå avseende utnyttjande av måldistribution. Utifrån denna har ett avgiftssystem med abonnemang utarbetats där all distribution under 20 dagar per månad inte anses vara kopplat till rätt till bistånd. Förslaget ger minskade personalkostnader och jämnare beläggning av personalens tid (lägre kostnader och mindre timanställda). 30. Träffpunkt Järnvägsgatan Påbörjas efter sommaren i blockförhyrda lokaler som ej kunnat avvecklas. Avsikten är att genom metodisk utveckling av gemenskapens funktioner och äldres egen kapacitet öka livskvalitet för ökade möjligheter till meningsfullhet och gemenskap. Matservering i kollektiva former ger lägre personalkostnader än matdistribution. 31. Konkurrensutsättning av vissa städuppdrag I de lokaler/boenden som ägs och förvaltas av den kooperativa bostadsrätten i Lysekil (Riksbyggen) koordineras fastighetsskötsel med städning av gemensamma ytor och lokalytor till ett offererat pris lägre än internt. Förvaltningens ambition har redovisats för vård- och omsorgsnämnden och nämnden har ställt sig bakom tanken att konkurrensutsätta. Eftersom effektivitetsvinster kan finnas med koordinering av fastighetsskötseln bedömdes möjligheterna positivt. Processen påbörjad 2014 men fordrar ett gemensamt ställningstagande då den interna kommunala städverksamheten kan påverkas.
22/23 32. Alternativ måltidsproduktion inom ramen för den kooperativa hyresrätten Brastad. I avsikt att erbjuda ökade möjligheter till social gemenskap för enskilda inom boende och i området Brastad planerar kooperativa föreningen en måltidsproduktion i bostadsföreningens regi för andelsägarnas nytta. Förvaltningen bedömer att kostnadsbilden för socialtjänstens subvention kommer att kunna minska med minst 10 %. 33. Införande av Phoniro (nyckelfria lås) I avsikt att minska den totala arbetstiden i hemvård påbörjades arbetet med att införa systemet Phoniro. Det ökar möjligheterna för analys av tidsstyrningen av befintliga insatser som kan registeraras med stor exakthet. Systemet kan säkerställa att beslutade besök är verkställda. Huvudeffekten blir dock minskad nyckelhantering vilket reducerar risk för fel. Arbetstiden för att hämta och lämna nycklar försvinner. Detta gäller såväl dag som nattpatrull. Minskad personaltid. Effektivare personalanvändning. Resekostnader minskar liksom miljöbelastningen. Vård- och omsorgsnämnden ställde sig bakom förändringen 2014 som kopplas till behov av medel för investering men som också föranleder arbete med att montera låsen. 34. Ändring av omvårdsarbetet/habiliteringen inom LSS verksamheten Utifrån socialstyrelsens anvisningar och grundtankar i lagstiftningen utvecklas integrerat inköp och matlagning inom LSS. Nämnden förfogar inte över storköksproduktionen, men i LSS-besluten skall ingå dessa delar enligt lagstiftning och tillsynsmyndigheter. Möjlig nettobesparing 1-3 mkr SOCIALFÖRVALTNINGEN Lars-Göran Berg TF socialchef
23/23 Bilagor: - Utvecklingsprocesser inom hemvården i Lysekil. Grundat på genomlysning och analys av styrning och ekonomi. T.f. socialchefen Lars Göran Berg - Redovisning av den ekonomiska uppföljningen av hemtjänsten i Lysekils kommun. Controller Birgitta Lindahl Socialförvaltningen Namn Titel Namn Titel
1/23 Socialnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 2015-03-30 Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Lars-Göran Berg Telefon: 0523 61 33 89 E-post: lars-goran.berg@lysekil.se UTVECKLINGSPROCESSER OCH FÖRÄNDRINGAR I LYSEKILS HEMVÅRD Dnr: SON 2015-100-732 1. Bakgrund Äldreomsorg i Sverige har en lång historia av utveckling. Dagens äldreomsorg har ett helt annat innehåll än gårdagen och gårdagen är då inte långt borta. De stora förändringarna som Ädelreformen, omsorgens kommunalisering och skatteväxlingarna med det förändrade ansvaret för hemsjukvård var initialt kraftfulla inslag till utveckling. Ändå finns det skäl att utan tvekan konstatera att utvecklingstakten efter Ädelreformen har varit än snabbare. Den formella växlingen inleddes av en frysning av ansvar och ekonomi men blev direkt därefter en grund för utvecklingen av såväl primärvård som sjukhusvården. Ökad efterfrågan på landstinget och minskande resurser medförde att platsantal och resurser slimmades kraftfullt. Den medicinska utvecklingen och därmed hörande teknisk utveckling medförde att den tid patienterna behöver sjukhusvård har förkortats kraftfullt. Att dessutom allt svårare sjukdomstillstånd kunnat behandlas inom sjukhuset har också lett till en utveckling av vården utanför sjukhusen. I samband med Bohuslandstingets skatteväxling av hemsjukvård och långtidssjukvård var huvudtanken en primärvårdsanknuten verksamhet. Idag är det sjukhuset och framför allt NÄL rätt många mil från Lysekil som är huvudaktören i relationen med patienterna. Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
2/23 Primärvårdsnämnderna och den lokala landstingsstyrningen har förändrats. Gränssnitten mellan kommun och landsting definierades efter Ädel med den gemensamma vårdplaneringen på sjukhuset. Där var primärvården och den lokala distriktsläkaren viktiga aktörer i utskrivningsprocessen. Den enskildes rättigheter vilka betonades i formella avtal mellan VästKom och VG-regionen. Här klargjordes hur den enskilde skulle kunna få inflytande över sin palliativa vård och få vara kvar på sjukhuset om denne så önskade. Det är överenskommelser som gäller ännu men som vardagsprocessen på såväl tjänstemannanivå som politisk nivå beaktas denna politik tyvärr väldigt perifert. Istället finns stort fokus på det som kallas överbeläggningar på utskrivningsklara som kommunerna inte tar hem. Begreppet ta hem får en annan betydelse än den riksdagen tänkt sig där båda vårdgivarparterna primärt har att ansvara för att nästa steg i vårdkedjan efter sjukhusepisoder skulle ske med såväl mänsklig värme som medicinsk noggrannhet. Idag sker många utskrivningar av patienterna direkt till deras hem. Först där startar vårdplaneringen i många fall. Detta påverkar i betydande utsträckning hemtjänstens funktion och organisering och följderna av detta; kostnadsläge. Det är i sig inte alltid negativt utan ett sådant arbetssätt kan ge många fördelar för alla. Förändringen i sig medför dock mycket specifika krav på den mottagande organisationens förmåga att kunna ta emot och med kort varsel anpassa organisation, bemanning och kompetens utifrån synnerligen snabba förändringar. I sig betyder denna anpassning direkta kostnadsökningar antingen i form av en form av överkapacitet som är mycket svår att förutse eller ett retroaktiv åtgärdande med uppenbara risker för lägre kompetens genom fler timanställningar och därav högre kostnader. Timanställningar blir ofta ett nödvändigt verktyg om organisationens basstruktur inte anpassats för vardagens verklighet. Utvecklingsprocessen inom länssjukvård och primärvård är alls inte avstannad i en balanserad situation. Den i sig driver fram förändring och ytterligare förändringsbehov i den kommunala verksamheten. Skiftet mellan en traditionell äldreomsorg till dagens verklighet pågår oavbrutet utan märkbara trappsteg. Äldreboenden och mellanformer
3/23 med traditionell hemtjänst med fokus på service och hjälp drivs ohjälplig på grund på grund av själva konstruktionen som leder till resursbrist och denna uppenbaras som avvikelse från budget. Avsatta medel kommer aldrig räcka till att skapa nöjda kunder och god kvalitet. 2. Hur skapa nöjda kunder? Skall kommunen tillgodose önskemål eller ge människor möjligheter till meningsfullt liv i gemenskap med andra? I olika brukarundersökningar mäter företag och organisationer kundnöjdhet. Kunden bedömer om köpet motsvarar önskemålet eller löfte om objekt eller insats. Inom vård och omsorg har mätmetoden spridits vilken kan ge många fördelar kanske främst fokus på det som tidigare kallats brukarfokus. Inom näringslivet bygger själva dynamiken och utvecklingen på att företag tillgodoser önskemål och skapar kundnöjdhet. Att tillgodose önskemål är en process som är föränderlig då människors önskemål förändras. Det är själva naturen av upplevelsen om önskemål. Ett barn fött 1960 eller 2010 har helt olika önskemål vid samma ålder. Socialtjänstlagen är inte byggd för att tillgodose önskemål utan behov den enskilde de facto har inte utifrån önskemål utan utifrån socialtjänstlagens mål; självständigt liv, oberoende, meningsfullt liv, gemenskap med andra än kommunens anställda, välbefinnande osv. Inom vissa områden i kommunens äldreomsorg 2014 och tidigare är det uppenbart att en del av verksamheten handlat om att försöka tillgodose enskildas önskemål om insatser utan fördjupning i de mål som lagen anger. Traditionen i svensk äldreomsorg är stark och grundas ofta i omgivningens förväntan på verksamheten. Fortfarande uppfattas rätt allmänt att ålderdomshem finns kvar och omvårdnad och insatser är på ett visst sätt. På likartat sätt förväntas hemtjänst bestå av vissa insatser tydligt preciserade i en slags beställningskoder. Traditionen och förväntan styr den enskildes ingång till kommunens äldreomsorg som i huvudsak skett genom myndighetsutövning. Detta trots att lagstiftaren anlagt tre perspektiv på kommunens verksamhet inom äldreomsorgen där rätten till bistånd är ett och egentligen att betecknas som ett slags flytväst när de övriga insatserna är otillräckliga.
4/23 Det finns tydliga tecken på att socialförvaltningens verksamhet präglats av ambitioner av att tillgodose önskemål utifrån det som varit traditionen i Lysekil och människors förväntan på insatser från kommunen. 3. Rätten till bistånd som juridiskt begrepp En socialtjänst som bygger på myndighetsutövning grundas på en delegering av beslutanderätten från nämnd till delegat. Beslutanderätt som handlar om prövning av enskildes rättighet utifrån antingen rättsläge eller politiska överväganden vad som är skälig levnadsnivå. Rätten till bistånd förutsätter en prövning om den enskildes behov som föranleder ansökan om insats dels inte kan tillgodoses på annat sätt, dels medverkar till att lagstiftarens mål för insatserna sätts i fokus. Begreppet skälig levnadsnivå enligt socialtjänstlagen är att beteckna som lägsta godtagbara nivå. Det skiljer sig från LSS lagen som ger enskilda rätt till goda levnadsvillkor. En delegat som erhåller beslutsrätt har enbart rätt att besluta om insatser då behovet inte kan tillgodoses på annat sätt Det är samma lagstiftning som i grunden styr all socialtjänst som försörjningsstöd eller andra sociala insatser. Begrepp som generös inställning används som beteckning för höga kostnader eller slarvig hantering at beslut och insatser. Om förvaltningen följer rättstillämpningen kan verksamheten inte beskrivas som generös. Avvikelsen från korrekt myndighetsutövning kan säkert ske när utbudet av nämndens andra insatser är begränsat. Rätten till bistånd kan inte anses gälla för t.ex. måltidsdistribution om den enskilde de facto 80 % av månadens dagar klarar att själv ordna med sina måltider. Vad om egentligen skett i Lysekil sker i många kommuner när ansökan om insats matchas med reellt utbud. D.v.s. den individuella bedömningen av lagens tillämpning blir underordnad rättstillämpningen. Ett rättsligt beslut formas som delegationsbeslut trots att beslutet inte är grundat på de förutsättningarna som nämndens delegation ger. Begreppet generösa beslut bygger på värderingar som i sin tur tycks komma från en oprecis folkning tolkning av kostnadsläge. Delegat har inte mandat utan styrande nämndbeslut att besluta om insatser som ligger utanför en reell prövning enligt lagtexten.
5/23 4. Styrmodeller Flera offentliga verksamheter har försökt förändra verksamhetsstyrning med nya eller reviderade styrformer. Målstyrning har utvecklats i många former och i olika variabler. Erfarenhetsmässigt och kanske med nödvändighet har de ofta en varaktighet på cirka 5 år. Organisationsteoretiker känner väl till detta förhållande och forskare enar att efter ca 3 år är det dags att planera för nästkommande förändring. Steg i en oändlig utvecklingsspiral som man inte kan komma ut på grund av att världen förändras och om så inte sker, sker inget och då uppträder det som kallas Facit syndromet. I Lysekils socialtjänst har olika styrmodeller inplanterats som också kombinerats med ekonomisk styrning. En bärande tanke har varit att effektivisera men samtidigt anpassa den ekonomiska styrningen till upphandling genom LOV alltså kundvalssystemen. I äldreomsorgen i Sverige har kommuner på många håll byggt sin verksamhet på budgetstyrning. För att klara den upphandlade hemtjänsten där kommunala pengar skulle förvandlas till köp av socialtjänst kopplades sociala insatser med tidsbegrepp och krontal per timma socialtjänst. Detta medförde behov av strukturering av verksamheten. En anpassning i beställar-utförare koncept blev ofta grunden. Produktionen skiljdes från beställningen som blev ett konglomerat av myndighetsutövning, vårdplanering och styrning som sammanställdes i en beställning till en tilltänkt utförare. Med beställningen skickades en viss mängd ekonomi. Modellen fick rätt snart stor genomslagskraft och den förstärktes genom tillkomsten av LOV. Delningen mellan biståndsbedömning - beställning och utförande medförde konsekvenser för inblandade parter. Beställarna måste garantera värde för pengarna och det socialrättsliga utvecklades integrerat med synpunkter på utförandet där skillnaden i förhållande till beslut och utförande minskades på beställarsidan. Detta medförde i sin tur effekter för utförarna som då blev reella de som gjorde det som var tillsagt och köpt.
6/23 5. Teknisk konstruktion fram till 2015-01-01 Den socialrättsliga bedömningen om rätt till bistånd grundades på en utredning av en ansökan om bistånd för behov som inte kan tillgodoses på annat sätt. Handläggaren genomför själva utredningen men tar också initiativ till en slags analys om genomförande. Denna fördelas teoretiska i olika genomförandesegment. Varje sådant segment beläggs med en antagen tid för genomförandet av den specifika insatsen. Tidsbedömningen är schabloniserad för kommunen som helhet och är ett slags normvärde. Detta fastställs av tjänstemän. Värdet har förändrats med upplevt behov av åtstramning. Schablonerna kan te sig enligt följande - Morgonhjälp 20 minuter. Promenad 30 minuter/vecka - Matning 25 minuter/dag.-medicindelning 10 minuter x 2 -Städ 1 tim/var tredje vecka Matdistribution y min/dag Social tid 2x30 min/vecka Ledsagning efter behov 45 min/vecka SUMMA x timmar hemtjänst per vecka Varje delmoment i schablonen är en slags genomsnittstid där insatsen kan ta längre eller kortare tid. Kan insatserna koordineras kan tidsåtgången teoretiskt minskas.
7/23 En addering av olika tidsschabloner i en summa minuter bygger på gissningar och ger rent matematiskt och ett tveksamt exakt resultat rent teoretiskt. Modellen är inte helt utan evidens men i det enskilda fallet antaganden. Modellen är rätt vanlig men med olika detaljer i konstruktionen utifrån kommunernas olika preferenser. Beslut Kr Timma Enhetschef Planerare Undersköt. 5.b Schematisk arbetsprocess 2014 Biståndshandläggaren gör: - Tar emot ansökan - Utreder behov - Prövar socialrätten - Beslutar enligt gällande delegation - Går igenom ärendet och hur det skall utföras i ganska hög grad av detaljering - Tänker igenom olika moment i utförandet - Applicerar sitt tänkta genomförande med en schablonmodell där olika insatser schablonmässigt tidsbedömts i minuter - Översänder ett sammandrag av den sociala utredningen(abstract) och timmarna i ett dokument som har rubriken Beställning - Översänder beställningen till person i utförarledet som har titeln planerare