Revisionsrapport System och rutiner 2008 Smedjebackens kommun Mars 2009 Åke Andersson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Uppdrag...2 2.2 Revisionsfråga...2 2.3 Metod...3 3 Service, underhåll och handhavandet av tjänstebilar...4 4 Projektarbete...4 4.1 Allmänt om projektarbete i kommunen...4 4.2 EU-projekt...5 5 Komhall...5 5.1 Verksamhet 2008...5 6 Investeringsverksamhet...6 6.1 Rutiner beslut om investeringsprojekt...6 6.2 Budgetering av investeringar...6 6.3 Redovisning av investeringskostnader...7 6.4 Slutredovisning av investeringsprojekt...7 6.5 Uppföljning under genomförandet av investeringsprojekt...7 6.6 Bokföringsmässig aktivering och avskrivning...8 6.7 Styrande och stödjande dokument för frågor rörande anläggningar och inventarier...8 7 Övriga noteringar...9 7.1 Dokumentation av redovisningssystem...9 7.2 Avstämningsplan för balans- och resultatkonton...9 7.3 Kontroll av ekonomiska transaktioner...9 7.4 Dokumenthanteringsplan för ekonomiska händelser...10
1 Sammanfattning Service, underhåll och handhavandet av leasingbilar Kontroll av fordon sker två gånger per år av kommunens serviceverkstad vilket gör att det finns en intern kontroll av bilens tekniska handhavande och skötsel. Verkstaden noterar att inre städning av vissa bilar bör kunna vara bättre. Projektarbete Behov föreligger att utveckla ett skriftligt regelverk för projekthantering och utforma tydligare och mer heltäckande och i högre grad standardiserade regler/rutiner avseende hantering av projekt. I regelverket bör det till exempel framgå vem som är projektägare och ansvarar för de eventuella investeringar som gjorts, när projektet avslutas och övergår i förvaltning. Komhall En djupare analys bör ske av Komhalls redovisningsrutiner, kostnads-/intäktsgenomgång, konsekvensbeskrivning om verksamheten drastiskt minskar sina intäkter och om alla intäkter kommit verksamheten till godo när de större bidragsgivarna snabbt drog sig ur. En avvecklingsplan bör finnas för att minimera riskerna i fall verksamheten åter ställs inför en snabb omställningssituation. Investeringsverksamhet Utifrån vad andra kommuner har antagit för policy och redovisningsprinciper för anläggningstillgångars anskaffning, förvaltning, avskrivning och registrering bör kommunen överväga att förtydliga sina rutiner och policy i ett styrande dokument. Övrigt Någon fullständig dokumentation av redovisningssystem har ännu inte upprättats. Avstämningsplan för balans- och redovisningskonton har inte upprättats. 1
2 Inledning En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagens 9 kap 7 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Intern kontroll är ett ledningsverktyg med betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen skall säkerställa att beslut fattas på ett korrekt underlag. De skall också skydda mot medvetna eller omedvetna fel när det gäller hanteringen av kommunens tillgångar. 2.1 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av kommunens revisorer att granska den löpande redovisningen och den interna kontrollen i de administrativa rutinerna rörande de områden som anges under avsnitt 2.2 Revisionsfråga. 2.2 Revisionsfråga Har det skett någon utveckling inom de områden där revisorerna i tidigare års granskningar gjort noteringar, bland annat: Service, underhåll och handhavandet av leasingbilar En uppföljning av tidigare års granskning kring service, underhåll och handhavandet av tjänstebilar. Projekt En uppföljning av de brister som påtalats i tidigare granskning, kompletterat med följande frågeställningar: Finns det redan vid projektstart en uttalad projektägare och vem som ska ansvara för en eventuell framtida investering som finansierats med EU-medel? Finns en redovisning över nedlagda kostnader för EU-projekt? Komhall Uppföljning av redovisning av Komhall för att se om kommunens redovisning av intäkter och kostnader är rättvisande utifrån kommunens engagemang. 2
Investeringsverksamhet Dessutom ska en uppföljning göras utav kommunens investeringsverksamhet utifrån följande frågeställningar: Hur beslutas investeringar Hur budgeteras investeringar Hur redovisas investeringskostnader Vilken slutredovisning görs Vilken uppföljning görs Hur ser rutinen för aktivering och avskrivningar ut Hur hanteras befarade överskridanden Vilka principer finns för redovisning av investeringskostnader och följs dessa 2.3 Metod Granskningen har skett genom: Avstämning med ekonomikontoret Avstämning med övriga förvaltningar i kommunen 3
3 Service, underhåll och handhavandet av tjänstebilar Iakttagelser Skriftliga instruktioner för användning av kommunens tjänstebilar finns. I samband med att kommunens verkstad byter däck, vår och höst, har man infört att verkstadspersonalen följer upp att bilinstruktioner följs, t ex att bilansvarig finns, serviceplan följs, skador som finns blir reparerade så att bilen är trafiksäker och uppfyller arbetarskyddet. Dokumentation över nyttjandet finnas i olika former som bedöms säkerställa att bilarna endast används för kommunens verksamhet. Dokumentation av körsträckor och bränsletankning finnas så att rimlighet i nyttjandekontroller av kommunens tankkort kan göras. Av vissa styrelser och nämnders interna kontrollplaner har fordonskontroll skett utan att det funnits anmärkning att göra. Kontroll av fordon sker två gånger per år av kommunens serviceverkstad vilket gör att det finns en intern kontroll av bilens tekniska handhavande och skötsel. Verkstaden noterar att inre städning av vissa bilar bör kunna vara bättre. 4 Projektarbete Under 2006 gjordes en övergripande granskning av projekthanteringen i kommunen. Denna påtalade en rad brister kring hur projekt ska hanteras och redovisas. En uppföljning ska göras av de brister som påtalades i rapporten kompletterat med följande frågeställningar: Finns det redan vid projektstart en uttalad projektägare och vem som ska ansvara för en eventuell framtida investering som finansierats med EU-medel? Finns en redovisning över nedlagda kostnader för EU-projekt? 4.1 Allmänt om projektarbete i kommunen Några styrande dokument eller fastställda rutiner finns inte för projektarbete i kommunen. Konsekvensen av avsaknaden av ett tydligt regelverk kring frågor gällande projekthantering leder enligt vår bedömning till olika administrativ hantering av pågående projekt i olika delar av kommunorganisationen, vilket i sin tur kan leda till att upprättad ekonomisk 4
information inte fullt ut är rättvisande och möjligheterna för nämndernas kontroll av pågående projekt kan bli svårt att fortlöpande följa upp. 4.2 EU-projekt Avseende EU-projekt är projektägaransvar tydligt utan att formella beslut fattats. Ansvar följer av var i verksamhet projektet bedrivs och den chefsnivå som är i den specifika verksamheten. Investeringar i EU-projekt har hittills varit mycket sällan förekommande och till mycket ringa belopp. De projektmedel som erhållits har då i så fall handlat om att utreda förutsättningar för åtgärder som påfordrar investeringar. Vår bedömning är att tillräcklig vägledning/styrning inte finns för närvarande i kommunen med avseende på hur projekt skall hanteras och redovisas. Detta gäller både interna utredningsprojekt, egna verksamhetsprojekt och projekt som styrs av externa projektmedel. Behov föreligger att utveckla ett skriftligt regelverk för projekthantering och utforma tydligare och mer heltäckande och i högre grad standardiserade regler/rutiner avseende hantering av projekt. I regelverket bör det till exempel framgå vem som är projektägare och ansvarar för de eventuella investeringar som gjorts, när projektet avslutas och övergår i förvaltning. Syftet med ett sådant ramverk är bl.a. att tillhandahålla en gemensam nomenklatur och struktur för viktiga delar i det praktiska arbetet med avseende på intern kontroll och utvärderingen av projekt. Uppföljning av projekt bör ske åtminstone halvårsvis så att projekt avslutas i enlighet med kontrakts/avtals/datum för avslut. Arkivfrågor för projekt bör tydliggöras så att projekt i kommunen går att följa upp i efterhand och för att följa regler om spartider för allmänna handlingar. 5 Komhall 5.1 Verksamhet 2008 Komhall bedriver bl.a. verksamhet för rehabilitering och daglig verksamhet. Kommunen är huvudman för Komhall som i samverkan med Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och sociala myndigheter bedrivit verksamheten under ett antal år. Oberoende forskare har tidigare utvärderat verksamheten och funnit att den fungerar för sitt syfte och i sin organisation. Verksamheten genererar intäkter förutom från placerande offentliga organ från matförsäljning, butiksförsäljning, tjänster åt huvudmannen och andra samt uthyrning. 5
För 2008 uppgick kostnaderna till 7 Mkr och intäkterna till 3 Mkr. Att huvudmannens andel 2008 blev 4 Mkr beror på att försäkringskassan och arbetsförmedlingen drog sig ur finansieringen p.g.a. brist på anslag. De personer som var beroende av den dagliga verksamheten bedömde kommunen måste få vara kvar varför verksamheten fortgick på bibehållen nivå. Från 2009 är arbetsförmedlingen och försäkringskassan tillbaka som köpare av tjänster. Verksamheten söker EU-bidrag som avser betydande belopp om positivt beslut erhålls. Att enbart utifrån utfall 2008 gör bedömning om verksamheten bedrivits enligt budget och verksamhetsplan samt att det är en rättvisande redovisning låter sig inte göras i en översiktlig analys. För detta fordras en djupare analys av redovisningsrutiner, kostnads- /intäktsgenomgång, konsekvensbeskrivning när verksamheten drastiskt minskat sina intäkter och om alla intäkter kommit verksamheten till godo när de större bidragsgivarna snabbt drog sig ur. Planering bör göras i förväg för att minimera kommunens ekonomiska risk vid svårigheter att utifrån ekonomiska förutsättningar fortsättningsvis bedriva verksamhet vid Komhall om andra intressenter snabbt drar sig ur. 6 Investeringsverksamhet 6.1 Rutiner beslut om investeringsprojekt Investeringsbehov tas upp i flerårsplaner av förvaltningarna och behandlas mer konkret i årsbudgetarbetet. Förvaltningar framställer sina behov av investeringar som blir beredda i den ordinarie budgetberedningen upp till fullmäktige. Rutinerna kring beslut om investeringsprojekt förefaller tillräckligt. Storleksnivån på investeringsbudget är förhållandevis låg. 6.2 Budgetering av investeringar Investeringar budgeteras per objekt enligt bruttometod. En större noggrannhet finns mot förut i att bedöma investeringar så att inte periodiskt underhåll blir lagt som investeringsutgift. När större ombyggnader görs exempelvis i skolor är det svårt att skilja på underhåll och standarförbättring som ingår i ombyggnaden. Dessutom är prisuppgift från entreprenör sammanhållen på hela projektet. Gatuunderhåll och standardförbättring i bärlager är också svårt att fördela mellan driftsutgift och investeringsutgift. För inventarier finns beloppsnivåer som tillämpas. 6
Kommunen försöker gör en så korrekt bedömning som kan ske utan omfattande efterkalkylering. 6.3 Redovisning av investeringskostnader Kostnadsredovisning sker per objekt med egen identitet. Specifikation sker på kostnadsslag. En genomgång av använda kostnadsslag 2007 och 2008 i årsredovisning för investeringar tyder på att utgifter är av den karaktären att de är möjligt att vara behöriga investeringsutgifter. Detta utifrån bl.a. att belopp som konterats som utgiftsslag förbrukningsmaterial är mycket blygsam. Förutom kontroll av kostnadsslag gör ekonomikontoret en bedömning om det föreligger felaktigheter i kostnadskonteringen. Förutom vad som redovisas under punkt 6.2 görs kontroller för att uppnå en rättvisande redovisning 6.4 Slutredovisning av investeringsprojekt Någon särskild slutredovisningsrapport över avslutade projekt förekommer inte förutom i årsredovisningen. Där det finns anledning att följa upp och rapportera särskilt i slutrapport i annan ordning bl.a. för lärdom i framtiden eller för framtida forskning bör beslut fattas härvidlag redan när investeringsprojektet startar. Detta för att informationen skall finnas tillhands vid slutredovisning över projektets genomförande och ställningstagande till ändrade utföranden och problemlösningar blir dokumenterade. 6.5 Uppföljning under genomförandet av investeringsprojekt Förutom de projektmöten och byggmöten som normalt förekommer för uppföljning i större entreprenadprojekt sker normalt en kostnads- och tidskontroll vid ordinarie budgetuppföljningar inom kommunen. Det torde vara tillräckligt med den månatliga bedömningen om utfall och prognos som tillämpas. För projekt där det finns risk för störningar för verksamhet, allmänhet eller som pågår under längre tid och där det finns risk för betydande merkostnader, bör uppföljningen vara mer omfattande. I dessa fall bör även en noggrannare tidsplanering ske. 7
6.6 Bokföringsmässig aktivering och avskrivning Anläggningar och inventarier som anskaffas skall när de tas i bruk aktiveras och avskrivning påbörjas. I kommunens anläggningsregister redovisas datum för när anläggning aktiveras så att avskrivning kan påbörjas. Vissa tillgångar finns endast redovisade i klump/samlad redovisning. Kommunen följer gängse normer inom kommunsektor för avskrivningstider för olika anläggningar. Tidigare års granskningar har inte gett anledning till påpekande om väsentliga felaktigheter vid aktivering och avskrivning. Dock finns inga rutiner för årliga inventeringar av maskiner och inventarier. Inventering av maskiner och inventarier som är i bruk bör göras för att få ett aktuellt anläggningsregister. De årligen återkommande inventeringar som görs ger information att de maskiner och inventarier som inte är kvar eller i bruk skall avföras från tillgångssidan och för gjorda avskrivningar. Sammanföring av inventarier bör undvikas och där så sker specificeras i underbilaga på anskaffningsår. Alternativ för en viss fast avskrivning görs på hela byggnadsobjekt och byggandsdelar kan vara funktionell avskrivning med olika livslängd/avskrivningtakt exempel på tak, på ytterväggar, för innerväggar, på golvbeklädnad och för maskininstallationer. 6.7 Styrande och stödjande dokument för frågor rörande anläggningar och inventarier Kommunen har inget samlad styrdokument för hur frågor som rör anläggningstillgångars anskaffning, underhåll och hur redovisningsfrågor skall behandlas. en runt dessa frågor kan därmed bli subjektiva och inte konsekventa över tiden. Utifrån vad andra kommuner har antagit för policy och redovisningsprinciper för anläggningstillgångars anskaffning, förvaltning, avskrivning och registrering bör kommunen överväga att förtydliga sina rutiner och policy i ett styrande dokument. 8
7 Övriga noteringar 7.1 Dokumentation av redovisningssystem Att upprätta dokumentation av redovisningssystem har varit ett lagkrav från och med 1998 (Kommunala redovisningslagen 2 kap 7 ). Tidigare noteringar De noteringar som funnits tidigare år kvarstår. Dokumentation har påbörjats tidigare år. Kompletteringar har inte skett sedan dess. Någon tidplan finns inte för hur man ska arbeta vidare med dokumentationen. Genomgång bör ske av behov av resurser (tid och kompetens) för att nå en acceptabel nivå av dokumentation. 7.2 Avstämningsplan för balans- och resultatkonton Tidigare noteringar Någon plan för periodiska avstämningar har inte fastställts. Viss uppföljning sker inför upprättande av delårsbokslut. Någon plan finns inte för avstämning av redovisningskonton. Vissa konton stäms av först inför upprättande av årsredovisning. 7.3 Kontroll av ekonomiska transaktioner Tidigare noteringar Delar av rutiner runt vissa transaktioner har analyserats och dokumenterats. Men något heltäckande dokument finns ännu inte. Någon samordning sker inte i kommunen för att genomföra kontroller av kommunövergripande rutiner och system. En samordning i styrelserna och nämndernas kontrollplaner bör finnas så att de större administrativa systemen där ekonomiska transaktioner sker blir testade ex. redovisning, lönehantering, IT-förvaltning och inköp/avrop av varor och tjänster. 9
7.4 Dokumenthanteringsplan för ekonomiska händelser Tidigare noteringar Förvaltningarna har ansvar för att det finns spårbarhet till underlag för fakturering av olika avgifter samt att underlag sparas i enlighet med bestämmelser i bokföringslagen och arkivlagen. Vissa stödjande dokument har upprättade som förklarar vad för dokument som skall sparas och hur länge de skall sparas. Kunskapen om dokumentationskrav på spårbarhet till ekonomisk händelse bör tydliggöras för förvaltningarna eftersom verksamhetssystemen administreras på respektive förvaltning. Detta medför att mer av grundmaterialet blir kvar ute i verksamheterna. 10