Protokoll 1 Plats och tid ande Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Timrå kommun 13.30 Mats Wallin (S) Lisbeth Eklund (S) Lars-Erik Byström (S) Lotta Borg (S) Karina Nordgren (S) Anders Wallgren (M) Anders Bergström (V) Margaretha Sandström (S) Maud Olsén-Ekström (M) Kenneth Westberg (M) Susanne Sundquist (FP) Rigmor Edelryd, nämndsekreterare Ann-Christin Isaksson, förvaltningschef Cristina Canencia Tarberg, controller 170-173 Mika Sankala, verksamhetschef grundskolan 166 Anna-Karin Ivansen Lindqvist (V) Lotta Borg (S) Susanne Sundquist (FP) Barn- och utbildningskontoret Tisdagen den 20 november kl. 15.00 Underskrifter...... Mats Wallin, ordförande Rigmor Edelryd, sekreterare...... Lotta Borg, justerare Susanne Sundquist (FP) ANSLAG / BEVIS Justering av Barn- och utbildningsnämndenprotokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla. 2012-11-14 Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbildningskontoret Anslaget uppsatt den 2012-11-21 Anslaget nedtas den 2012-12-13 Paragrafer 165-178 Rigmor Edelryd
Protokoll 2 Ärendeförteckning sid. 165 Fastställande av dagordning... 3 166 Lokalfråga Böle skola - anmälan... 4 167 Aktuell statistik vid kommunens förskolor - anmälan, Dnr BUN/2012:62... 5 168 Anmälan av informationsärenden oktober 2012, Dnr BUN/2012:238... 6 169 Redovisning av delegeringsbeslut oktober 2012 - anmälan, Dnr BUN/2012:9... 8 170 Granskning enligt plan för intern kontroll - fakturor och attester, Dnr BUN/2011:155... 9 171 Granskning enligt plan för internkontroll - utdrag ur belastningsregistret - anmälan, Dnr BUN/2011:155... 10 172 Ekonomisk rapport oktober 2012 anmälan... 11 173 Periodrapport januari - oktober 2012... 12 174 Intern kontrollplan 2013, Dnr BUN/2012:235... 13 175 Läsårstider 2013/2014, Dnr BUN/2012:203... 14 176 Delegeringsordning 2012-11-01, Dnr BUN/2011:139... 15 177 Attestordning 2013, Dnr BUN/2012:222... 17 178 Revisionsrapport "Jämförelsetal år 2011", Dnr BUN/2012:201... 18
Protokoll 3 165 Fastställande av dagordning Fastställa mötets dagordning. Ordförande Mats Wallin (S) frågar om fastställande av mötets dagordning.
Protokoll 4 166 Lokalfråga Böle skola - anmälan Informationen läggs till handlingarna. Mika Sankala, verksamhetschef för grundskolan, ger aktuell information om lokalfrågan vid Böle skola. Mats Wallin (S) och Anders Wallgren (M) rapporterar från en träff med representanter för teknikoch kulturnämnden. s tidigare behandling Barn- och utbildningsnämnden 2012-10-10, 153.
Protokoll 5 167 Aktuell statistik vid kommunens förskolor - anmälan Dnr BUN/2012:62 Informationen läggs till handlingarna. Aktuell statistik den 31 oktober 2012 Förskolan 2012-10-31 Antal personal Antal personal exklusive kökstjänst 0,08 per heltidstjänst 155,31 142,89 Inskrivna barn i 858 förskolan Antal barn/pers 5,52 6,00 Bibass * inklusive 29 Resurs exklusive 11,42 Barn i kö till 31 december Antal barn placerade i Utsikten 20 20 * Barn i behov av särskilt stöd
Protokoll 6 168 Anmälan av informationsärenden oktober 2012 Dnr BUN/2012:238 Informationen läggs till handlingarna. Ingela Eriksson, Sörberge 2012-09-62: 1. Synpunkter om elevgruppers beteende i skogsområde, Dnr 2012:213 Föräldrarådet Böleängens förskola 2012-09-30: 2. Följdfrågor till Barn- och utbildningsnämndens svar den 2012 06 20, Dnr 2012:21 Från synpunkt@timra.se 2012-10-03: 3. Synpunkter om vegetarisk vecka på skolans matsedel, Dnr 2012:208. Från synpunkt@timra.se 2012-10-01: 4. Synpunkter om kommunens prioritering av skolan, Dnr 2012:209 Svar från Mika Sankala 2012-10-11: 5. Svar till Synpunkter om kommunens prioritering av skolan, Dnr 2012:209 Rektor vid Söråkers skola, 2012-10-03: 6. Händelse/anmälan Söråker, Dnr 2012:112 Kommunstyrelsen 2012-10-16: 7. 217 Barn- och utbildningsnämndens uppdrag att i samband med delårsrapport den 31 augusti redovisa åtgärder, Dnr KS/2012:53 8. 212 Utveckling av kommunens arbetsmarknadsinsatser m.m, Dnr KS/2012:190 Skolinspektionen 2012-10-19: 9. Uppföljningsbeslut av riktad tillsyn vid Mariedalsskolan gällande bedömning och betygssättning, Dnr 401-2011:6059 Barn- och elevombudsmannen 2012-10-17: 10. om åtgärder för att motverka kränkande behandling, Dnr 45-2012:170
Protokoll 7 Kultur- och tekniknämndens AU 2012-10-18: 11. 55 Ansökan om medel för finansiering av två utredningar, införande av automatiserad utlåning av media på huvudbiblioteket samt underhållsarbeten på två byggnader på Åstön, KTN/ 2012:265 Timrå kommuns samhälls- och servicechef och avd. chef för fastighet och anläggning 2012-10-19: 12. Information om säkerhets- och brandskyddsfrågor till personal och politiker i kommunhuset Internationella engelska skolan 2012-10-22: 13. Anmälan om brott mot skolplikt, Dnr 2012:144 Kultur och teknikförvaltningen 2012-10-24: 14. Minnesanteckningar från Barn- och ungdomsberedningen 2012-09-28 Skolinspektionen 2012-10-25: 15. Godkännande av Plusgymnasiet AB som huvudman för gymnasieskola i Sundsvalls kommun, Dnr 32-2012:746 Miljö- och folkhälsoberedningen, Dnr 2012:236: 16. Minnesanteckningar från sammanträdet 2012-09-17 Skolinspektionen 2012-07-11: 17. Riktad tillsyn av huvudmännens klagomålshantering, Dnr 401-2011:6495 Svar till Skolinspektionens beslut Dnr 401-2011:649: 18. Klagomål och synpunkter till Barn- och utbildningsnämnden, Dnr 2012: 80 Kultur- och tekniknämnden 2012-10-25: 19. 63 Remiss Motion om förbud mot maskering på kommunala inrättningar, KTN/2012:114 20. 68 Ansökan om medel för finansiering av två utredningar, införande av automatiserad utlåning av media på huvudbiblioteket samt underhållsarbeten på två byggnader på Åstön, KTN/ 2012:265 Socialnämnden 2012-10-25: 21. 278 Riktlinjer för samverkan och skola och socialtjänst
Protokoll 8 169 Redovisning av delegeringsbeslut oktober 2012 - anmälan Dnr BUN/2012:9 Anmälan läggs till handlingarna. Dnr BUN/2012:50 Förvaltningschef: 2:16 Anställning av icke behörig lärare under läsåret 12/13 2:17 Mottagande i grundsärskolan (integrerad elev) 2:18 Byte av inriktning för elev i grundsärskolan 2:19 Förtydligande av beslut om mottagande av elev i grundsärskolan 2:20 Mottagande av elev i grundsärskolan Dnr BUN/2012:99 Barn- och utbildningsnämndens ordförande: 1:5 Godkännande av inackorderingstillägg för elev vid utbildning vid domargymnasiet Gävle 1:6 Yttrande angående ändring av detaljplan för utökade byggrätter avseende Mjällby 1:41 m.fl. fastigheter i Fagersand, Tynderö 1:7 Yttrande angående ändring av detaljplan för utökade byggrätter avseende Åstön 2:36 m.fl. Tynderö Dnr BUN/ 2012:131Verksamhetschef gymnasieskola: 5:5 om inackorderingstillägg läsåret 2012/13 Dnr BUN/2012:232 Rektor Böle: 14:1 Anpassad studiegång för elev Dnr BUN/2012:233 Rektor Mariedal: 22:1 3 Tillfällig avstängning av elever
Protokoll 9 170 Granskning enligt plan för intern kontroll - fakturor och attester Dnr BUN/2011:155 Informationen läggs till handlingarna Granskning av fakturor Tio slumpmässigt utvalda fakturor bokförda 2012-08-20 2012-08-25 har granskats med avseende på kontering, rimlighet och köp enligt ramavtal. Av tio granskade fakturor bokförda under perioden 2012-08-20 2012-08-25 är sex inköp gjorda enligt gällande ramavtal, det finns ramavtal för samtliga inköp. Två av fakturorna är konterade fel. Det finns ingen orimlighet i något av inköpen. Granskningen avser kontroll av beslutsattesteringar och attest av egna kostnader i tjänsten Granskning har genomförts på fem slumpmässigt utvalda fakturor som avser kostnader för resor/utbildning. Av verifikationer som avser resor ska resans mål, syfte och vem/vilka som rest framgå. Om en resa avser en utbildning/konferens som faktureras separat ska hänvisning göras till verifikationen för utbildningen/konferensen. Granskade fakturor är bokförda perioden 2012-08- 01 2012-09-30. Fem slumpmässigt utvalda fakturor har granskats för perioden 2012-08-01 2012-09-30. Av de granskade fakturorna finns plats för utbildning/resemål redovisat på tre fakturor. Syfte för resan/utbildningen finns redovisade på alla utom en faktura.. Information om vem/vilka som deltagit i utbildningen/resan saknas på två fakturor. På två av fakturorna finns namn på deltagare från Timrå kommun men namn på övriga deltagare saknas. En faktura har information om samtliga deltagare i utbildningen. Ingen av de fem granskade fakturorna avser en resekostnad i samband med utbildning eller konferens. Av den anledningen finns ingen hänvisning till verifikation för utbildning/konferens. Som åtgärd föreslår barn- och utbildningsförvaltningen att respektive chef har ett medvetandegörande samtal med den som handlat utanför ramavtalen. Dessutom är information inplanerad och delvis genomförd av Hans Johnsson, kommunekonom. Protokollsutdrag till Chefer BUN Exp / 201
Protokoll 10 171 Granskning enligt plan för internkontroll - utdrag ur belastningsregistret - anmälan Dnr BUN/2011:155 Informationen läggs till handlingarna Granskning över inlämning av utdrag ur belastningsregistret har gjorts på elva slumpmässigt utvalda personer som anställts under perioden 2012-08-10-- 2012-09-30. Av de nio som lämnat in sina utdrag från belastningsregistret är det två där det inte framgår när utdraget lämnades in, vilket beror på att stämpel saknas på utdraget och att det inte finns något datum på anställningsavtalet. Av de två personer som inte lämnat in ett utdrag är en person lärare på gymnasiet och behöver därmed inte lämna in något utdrag. Det saknade utdraget har visats upp för ansvarig rektor men förekommit. Personen är uppmanad att omgående begära ut ett nytt. Protokollsutdrag till Rektorerna, Förskolechefer Exp / 2012
Protokoll 11 172 Ekonomisk rapport oktober 2012 anmälan Informationen läggs till handlingarna. Controller Cristina Canencia Tarberg har upprättat en ekonomisk rapport för oktober.
Protokoll 12 173 Periodrapport januari - oktober 2012 Godkänna periodrapporten för januari till och med oktober 2012. Controller Cristina Canencia Tarberg har upprättat en periodrapport från januari till och med oktober 2012, för inlämnande till kommunledningskontoret. sunderlag Periodrapport t o m oktober 2012 Barn och utbildningsnämnden. Protokollsunderlag till Kommunstyrelsen Exp / 2012
Protokoll 13 174 Intern kontrollplan 2013 Dnr BUN/2012:235 Barn- och utbildningsnämndens ledamöter uppmanas lämna in underlag för beslut till kommande års plan för intern kontroll senast den 30 november. Barn- och utbildningsnämnden upprättar varje år en plan för intern kontroll av verksamhetsområdet. Den innehåller beskrivningar av de områden som nämnden beslutar är nödvändigt att speciellt se över under året, samt en handlingsplan för hur kontrollen ska ske. Nämnden beslutar om kommande års plan för internkontroll i december månads sammanträde. Som underlag för årets beslut, uppmanas nämnden komma in med förslag senast den 30 november. sunderlag Plan för intern kontroll 2012, Barn- och utbildningsnämnden.
Protokoll 14 175 Läsårstider 2013/2014 Dnr BUN/2012:203 Fastställa tider för läsåret 2013/2014 enligt följande: Läsåret 2013/2014 Börjar Slutar Höstterminen 21 augusti 20 december Vårterminen 8 januari 13 juni Skolförordningens 3 Enligt kapitel 3, skall läsåret inom grundskolan och grundsärskolan börja i augusti och sluta i juni. Dagarna för höst- och vårterminens början och slut ska beslutas av huvudmannen. Barn- och utbildningsförvaltningen har upprättat följande förslag för läsåret 2013/2014: Läsåret 2013/2014 Börjar Slutar Höstterminen 21 augusti 20 december Vårterminen 8 januari 13 juni sunderlag Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse. Protokollsutdrag till Chefer BOU Ingrid Hassel Exp / 2012
Protokoll 15 176 Delegeringsordning 2012-11-01 Dnr BUN/2011:139 Fastställa uppdaterad delegeringsordning med förändringarna: 1. Ändrad sidnumrering där sidan 1 är sidan med inledningstexten. 2. Sid 3 under kapitel 2 ärende om godkännande för anordnare av enskild verksamhet att bedriva förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg som ej anordnas vid en skolenhet. under Lag/avtal tas 7 bort. 3. Sid 4 under kapitel 4 ärende Rutiner för klagomål och kommentarer ska skrivas i BUN 2012-10-10 162. 4. Sid 27 Förordning om vuxenutbildning (2011:1108) ersätter Förordning om svenskundervisning för invandrare (1994:895) och Förordning om kommunal vuxenutbildning (2001:1012). Vissa ärenden inom barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde får delegeras till någon annan att fatta beslut om på nämndens vägnar. Regler om delegering finns i kommunallagen kapitel 6 och 33-38. med stöd av delegation ska jämställas med ett beslut som nämnden själv fattat. et ska kunna överklagas, antingen genom kommunal- eller förvaltningsbesvär. Det beslut som fattas med stöd av delegering kan inte omprövas eller ändras av nämnden. Nämnden kan återta delegeringen och kan också förse delegationen med bindande riktlinjer för beslut. Nämnden har alltid det yttersta ansvaret för delegerade beslut. Därför ska också dessa alltid anmälas till nämnden. Ny lagstiftning inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde innebär förändringar i nuvarande delegeringsordning. Barn- och utbildningsförvaltningen har därför upprättat ett förslag till uppdatering av Delegeringsordningen 2012 04-01. De föreslagna förändringarna är: 1. Ändrad sidnumrering där sidan 1 är sidan med inledningstexten. 2. Sid 3 under kapitel 2 ärende om godkännande för anordnare av enskild verksamhet att bedriva förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg som ej anordnas vid en skolenhet. under Lag/avtal tas 7 bort. 3. Sid 4 under kapitel 4 ärende Rutiner för klagomål och kommentarer ska skrivas i BUN 2012-10-10 162.
Protokoll 16 4. Sid 27 Förordning om vuxenutbildning (2011:1108) ersätter sid 25 (nuvarande numrering) Förordning om svenskundervisning för invandrare (1994:895) och sid 26 (nuvarande numrering) Förordning om kommunal vuxenutbildning (2001:1012). sunderlag Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstskrivelse. Barn- och utbildningsnämndens Delegeringsordning 2012-04-01 s tidigare behandling Barn- och utbildningsnämnden 2012-03-14, 51. Protokollsutdrag till Chefer BoU Exp / 2012
Protokoll 17 177 Attestordning 2013 Dnr BUN/2012:222 Godkänna upprättad attestordning för 2013. Enligt beslut från Kommunstyrelsen, 2010-01-19 9, ska varje nämnd införa beloppsgränser för beslutsattestanter. Dessa beloppsgränser ska framgå av attestförteckningen. I barn- och utbildningsförvaltningens förslag till attestordningen för 2013, finns därför fem olika beloppsnivåer knutna till prisbasbelopp. Nivåerna är: ½, 3, 10, 100 respektive 250 prisbasbelopp. Prisbasbeloppet för 2013 är 44 500 kr. sunderlag Attestordning för Timrå kommun Barn- och utbildningsnämnd 2013. Protokollsutdrag till Kommunstyrelsen Chefer BoU Exp / 2012
Protokoll 18 178 Revisionsrapport "Jämförelsetal år 2011" Dnr BUN/2012:201 Godkänna förvaltningens förslag: Barn- och utbildningsnämnden arbetar med den av Fullmäktige fastlagda ramen. En omfördelning av resurser inom barn- och utbildningsnämndens ram kommer att utredas, som svar på revisionsrapporten Jämförelsetal 2011. KPMG har liksom tidigare år på uppdrag av Timrå kommuns revisorer sammanställt nyckeltal och verksamhetsmått för år 2011. Avsikten har bl a varit att genom olika jämförelser kunna få indikatorer på om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. I rapporten redovisas ett stort antal nyckeltal och verksamhetsmått för Timrå kommun. Vid alla nyckeltalsjämförelser är det dock viktigt att peka på skillnader som kan påverka nyckeltalen. Därför är det viktigt att tolka nyckeltalen med beaktande av andra faktorer som kan vara relevanta vid en bedömning av helheten, men som inte var kända för oss vid analysen. Kommunens revisorer har från rapporten särskilt noterat följande punkter som de ber respektive ansvarig nämnd återkomma med en kommentar till: Timrå kommuns nettokostnader för utbildning är lägre än samtliga jämförelsegrupper och personaltätheten i grundskolan är lägre än samtliga jämförelsegruppen samtidigt som meritvärdet i åk 9 har minskat jämfört med 2010 och liksom tidigare ligger under samtliga jämförelsegrupper. Barn- och utbildningsförvaltningens föreslår följande kommentar till revisionsrapporten: Barn- och utbildningsnämnden arbetar med den av Fullmäktige fastlagda ramen. En omfördelning av resurser inom barn- och utbildningsnämndens ram kommer att utredas. sunderlag Barn och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse. Protokollsutdrag till Revisionen Kommunstyrelsen Timrå / 2012