Rapport: Hur används Valfrihetswebben av målgrupperna?

Rapport: Hur används Valfrihetswebben av målgrupperna? 30 oktober 2013

Kammarkollegiet rapporterar: Hur används Valfrihetswebben av målgrupperna?

1. Sammanfattning Kammarkollegiet ansvarar för att driva och utveckla Valfrihetswebben, en nationell databas för annonsering av tjänster enligt lagen (2008/962) om valfrihetssystem (LOV). Denna rapport visar hur medel som avsatts för Valfrihetswebben använts, samt hur målgrupperna nyttjar Valfrihetswebben. I syfte att få del av brukarnas perspektiv på Valfrihetswebben, har samtliga kommuner och landsting, samt ett urval av leverantörer, blivit ombedda att delta i en webbenkätundersökning. Kammarkollegiet har utifrån enkätresultatet dragit slutsatser kring vidareutvecklingen av Valfrihetswebben under 2014. 2. Bakgrund Kammarkollegiet ansvarar, enligt ett regeringsbeslut den 26 juni 2008 (dnr S2008/5749/ST), för att driva Valfrihetswebben. I regleringsbrevet för budgetåret 2013 (Fi2012/4766, delvis) har Kammarkollegiet fått ett fortsatt uppdrag att ansvara för och utveckla databasen så att den svarar mot behovet av lättillgänglig och sökbar information som uttrycks i propositionen Lag om valfrihetssystem (prop. 2008/09:29). Kammarkollegiet ska säkerställa att innehållet i Valfrihetswebben är offentligt och tillgängligt utan avgift. Enligt lagen (2008/962) om valfrihetssystem (LOV) ska kommuner och landsting som upphandlar vård och omsorg enligt LOV annonsera förfrågningsunderlag på Valfrihetswebben, i annat fall anses de inte ha infört LOV. Myndigheter kan också använda Valfrihetswebben för erfarenhetsutbyte och informationssökning. Valfrihetswebbens målgrupper är även Arbetsförmedlingen som upphandlar tjänster inom ramen för den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, allmänheten, samt inte minst leverantörer som vill leverera inom de tjänsteområden där annonsering sker. 2010 och 2011 genomfördes två undersökningar där myndigheter och leverantörer tillfrågades om sin användning av Valfrihetswebben. 2012 genomfördes ingen ny målgruppsundersökning, men däremot analyserades trafiken till Valfrihetswebben och myndigheternas annonsering följdes upp. Sedan 2010 har en kontinuerlig utveckling av Valfrihetswebben ägt rum. Enligt Kammarkollegiets rapport till Socialdepartementet 2012 (nedan kallad 2012-års rapport) ska kollegiet under 2013 kontinuerligt följa upp kommunernas och landstingens annonsering i syfte att tillgodose behovet av lättillgänglig och sökbar information. Målsättningen är enligt rapporten att samtliga annonser ska vara införda i statistikverktyget; att länkar ska vara precisa och leda direkt till förfrågningsunderlaget istället för till e- upphandlingsverktyg, samt att alla annonsörer har en länk från sin hemsida till Valfrihetswebben vid årsskiftet 2013-14. Sida 2 av 19

I 2012-års rapport framkommer också att en enkät ska skickas ut under 2013 där följande hypoteser ska följas upp: Kammarkollegiets antagande är att det låga besöksantalet på Valfrihetswebben beror på att myndigheternas egna webbplatser är förstahandsalternativet för leverantörer när de letar nya uppdrag och att Valfrihetswebben inte är tillräckligt känd bland leverantörerna. Ytterligare ett antagande är att de annonserande myndigheterna ser den egna webbplatsen som det viktigaste forumet. En kommunikationsplan avseende Valfrihetswebben har färdigställts 2013. I den formuleras följande mål för kommunikationen under 2013: En ökad användning av Valfrihetswebben hos målgrupperna; korrekt annonsering på Valfrihetswebben, samt ett ökat antal sökvägar till Valfrihetswebben. Utgångspunkten för dessa målformuleringar är 2012-års rapport. I denna rapport kommer kollegiet även att redogöra för hur Kammarkollegiet avser att vidareutveckla Valfrihetswebben under 2014. Planeringen görs med reservation för att Valfrihetswebben kan komma att överflyttas till Konkurrensverket under 2014. 3. Syfte Denna rapport syftar till att beskriva hur kvarvarande medel för Valfrihetswebben använts och hur Valfrihetswebben utvecklats och använts av målgrupperna under 2013 utifrån våra kommunikationsmål respektive mål som sattes upp i 2012-års rapport. Vidare redogörs för hur Kammarkollegiet avser att vidareutveckla Valfrihetswebben under 2014. 4. Uppdragets genomförande En webbenkätundersökning genomfördes under september månad 2013. Den utformades i fyra versioner för att passa målgrupperna: kommuner, landsting, samt kommun- och landstingsleverantörer. I enkäten har Kammarkollegiet bland annat valt att fokusera på hur målgrupperna använt sig av Valfrihetswebben. Kollegiet har även följt trafiken på webbplatsen med hjälp av Google Analytics och därtill manuellt följt upp myndigheternas annonsering, samt länkning till Valfrihetswebben. 5. Resultat I detta avsnitt presenteras först vart och ett av kollegiets tre kommunikationsmål för Valfrihetswebben som har sin grund i 2012-års rapport till Socialdepartementet, samt en nulägesbeskrivning avseende respektive mål. Därefter redogörs för genomförda och pågående åtgärder. Sida 3 av 19

5.1 Mål 1: En ökad användning av Valfrihetswebben I 2012-års rapport sätts inget mål för användningen av Valfrihetswebben upp, men däremot formuleras hypotesen att databasen är otillräckligt känd. Målet att därför att Valfrihetswebben ska vara förstahandsalternativet för målgrupperna, vilket förutsätter att Valfrihetswebben upplevs som tillgänglig och sökbar. 5.2 Nulägesbeskrivning: Användning av Valfrihetswebben En webbenkätundersökning som visar hur Valfrihetswebben används av kommuner och landsting, samt deras leverantörer, har genomförts och presenteras i sin helhet i bilaga 5. Här följer en sammanfattning av resultatet: Betydelsen av Valfrihetswebben tycks ha minskat något jämfört med 2011 bland kommuner och landsting. Av kommunerna instämmer 36 procent helt eller delvis i att Valfrihetswebben har en stor betydelse för verksamheten, vilket kan jämföras med att 50 procent var av denna åsikt 2011. 40 procent av landstingen anser 2013 att påståendet stämmer helt eller delvis, vilket är en minskning från 60 procent 2011. Kommunleverantörerna anser däremot i högre grad att Valfrihetswebben är betydelsefull (30 procent jämfört med 25 procent 2011). Bland landstingsleverantörer saknar Valfrihetswebben betydelse båda åren. Liksom 2011 tycks Valfrihetswebben spela en viktigare roll i kommuner och bland kommunleverantörer, jämfört med bland landsting och deras leverantörer. Denna slutsats drar Kammarkollegiet med anledning av de få landstingssvaren och eftersom landstingen i lägre grad än kommunerna bedömer att leverantörerna hittar annonser via Valfrihetswebben. Kommunerna ger också, till skillnad från landstingen, förslag på förbättringar av Valfrihetswebben. Den egna webben är en viktig LOV-annonsplats för kommunerna, liksom för landstingen som i högre grad även använder lokalpress, e- upphandlingsverktyg och webbsidor för leverantörer/upphandlingar. Kommunleverantörerna hittar i första hand LOV-tjänster via kommunernas webbplatser, Valfrihetswebben, upphandlingsverktyg och press. Landstingsleverantörerna söker i sin tur annonser via landstingets webb, upphandlingsverktyg, webbsidor för landstingets upphandlingar och leverantörer, samt via andra kanaler, men aldrig via Valfrihetswebben. Detta resultat bekräftas även av att 55 procent av kommunleverantörerna instämmer helt eller delvis i påståendet att andra LOV-leverantörer har kännedom om Valfrihetswebben, medan landstingsleverantörerna i låg grad bedömer att andra leverantörer känner till Valfrihetswebben Sida 4 av 19

Både kommuner och landsting använder Valfrihetswebben för informationssökning och erfarenhetsutbyte kommunerna i något högre grad. Kommunleverantörerna söker i varierad omfattning annonser på Valfrihetwebben, men hela 39 procent gör det aldrig. Två landstingsleverantörer besöker Valfrihetswebben varje månad. Målgrupperna, förutom landstingsleverantörerna, tycks anse att informationen och funktionerna på Valfrihetswebben är tillräckliga. Vi ser ett särskilt behov av en ökad marknadsföring gentemot leverantörerna, särskilt landstingsleverantörerna som aldrig besöker Valfrihetswebben idag. Kommunerna är viktiga kanaker för information till kommunleverantörerna, liksom Kammarkollegiets webbplatser och Valfrihetswebben själv. Vi kan även nå landstingsleverantörerna via företagarorganisationer. I webbenkäten framhåller dessutom några respondenter kommunernas roll när det gäller att informera leverantörer och länka till Valfrihetswebben. 5.2.1 Trafik på Valfrihetswebben Kammarkollegiet följer via verktyget Google Analytics trafiken på Valfrihetswebben. En jämförelse av trafiken under åren 2010-2013 visar att användandet av Valfrihetswebben är konstant över tiden. Antalet besök per månad är ca 2 000. Besökaren stannar 3-4 minuter och drygt hälften är förstagångsbesökare. Drygt 40 procent av besökarna lämnar sidan efter att de besökt förstasidan, vilket kan indikera att de enbart velat skaffa sig en uppfattning av webbplatsen. Trafiken på Valfrihetswebben är blygsam i jämförelse med andra webbplatser: Upphandlingsstödets webbplats (ca 8 500 besökare per månad) och Verksamt.se (ca 100 000 besökare per månad). Se även bilaga 1. En analys av trafikkällor som leder till Valfrihetswebben visar att sökmotorn Google är den viktigaste trafikkällan då den genererat 6 198 besök till Valfrihetswebben, medan ett mindre antal besök har kommit från sökmotorn Bing (862 besök). Övriga trafikkällor är intresseorganisationer som Sveriges Kommuner och Landsting (692 besök): landsting och kommuner som Landstinget i Uppsala län (376 besök) och Umeå kommun (176 besök), samt myndigheter som Tillväxtverket (372 besök), Kammarkollegiet (252 besök), Arbetsförmedlingen (219 besök), Konkurrensverket (154 besök) och Upphandlingsstödet (152 besök). Övriga trafikkällor har genererat 2 778 besökare till Valfrihetswebben, men en stor grupp besökare har också gjort en direkt sökning på Valfrihetswebben (5 388 besökare). Se även bilaga 2. Jämfört med samma period 2012 har trafiken till Valfrihetswebben från Kammarkollegiets egna webbplatser minskat, vilket sannolikt kan förklaras med att webbplatserna gjorts om och att länkarna till Valfrihetswebben fått Sida 5 av 19

mindre framträdande positioner. Åtgärder har vidtagis för att återigen öka trafiken från Kammarkollegiets webbplatser. 5.2.2 Genomförda och pågående åtgärder för att uppnå mål 1 Information till målgrupperna: Information under en utbildningsinsats om upphandling av vård och omsorg om äldre, 2013-14. Kammarkollegiet twittrar och bloggar om Valfrihetswebben, 2013. Information via intresseorganisationerna Företagarna och Vårdföretagarna (veckobrev i oktober 2013). Informationsblad om Valfrihetswebben till konferenser, mässor och event, samt i digitalt utskick till leverantörer (november 2013). Utveckling av Valfrihetswebben/Kammarkollegiets webbplatser: På Valfrihetswebbens förstasida har statistikrutan förtydligats så att det är möjligt att se hur många myndigheter som annonserar. Uppdatering av statistiksidan så att besökaren kan se antalet annonser per kommun/landsting, förutom antalet tjänstekategorier. Myndigheter som annonserar utan att ange tjänstekategori får nu en nolla i tjänstekategorikolumnen. En annons på Valfrihetswebbens förstasida presenterar utbildningsinsatsen (se ovan) med en länk till Upphandlingsstöd.se. En ny banner för Valfrihetswebben har fått en framträdande plats på Kammarkollegiet.se och Upphandlingsstödet.se (oktober 2013). I oktober 2013 pågår ett arbete med textbearbetning och målgruppsanpassade texter inför översättningen av Valfrihetswebben. 5.3 Mål 2: Korrekt annonsering på Valfrihetswebben Målsättningen är att alla annonser är införda i statistikverktyget och att länkar är precisa och leder direkt till förfrågningsunderlaget istället för till e- upphandlingsverktyg. Myndigheterna ska också använda en så specifik CPVkod 1 som möjligt och ange en tjänstekategori. Vidare vill Kammarkollegiet att myndigheterna använder en enhetlig terminologi på Valfrihetswebben. 5.3.1 Nulägesbeskrivning Webbenkäten visar att en majoritet av kommunerna respektive landstingen (55 respektive 60 procent) instämmer helt eller delvis i att det är enkelt att 1 CPV är ett europeiskt klassificeringssystem för offentlig upphandling. Med en grundläggande CPV-kod (rot-cpv) avses en kodning där endast den första delen i koden är specificerad. Sida 6 av 19

annonsera på Valfrihetswebben. Samtidigt föreslår flera kommuner att anvisningarna kan förtydligas gällande hur tjänsterna ska kodas. Är då samtliga annonser införda i statistiken? Nej, av det totala antalet annonser på Valfrihetswebben saknar 22 procent en tjänstekategori, vilket innebär att de hamnar utanför statistiken. 30 procent av annonserna saknar en tillräckligt specifik CPV-kod, men de omfattas dock av statistiken. Har annonserna en precis länk till förfrågningsunderlaget? Nej, 29 procent annonserna har en oprecis länk till förfrågningsunderlaget, en länk till ett e-upphandlingsverktyg eller annan benämning på förfrågningsunderlaget. Kommunernas annonsering: I oktober 2013 hade 160 kommuner publicerat 267 annonser på Valfrihetswebben. I juni 2013 gjordes ett utskick till annonserande myndigheter som behövde korrigera sina annonser. Detta utskick hade effekt då antalet kommunannonser med en för övergripande CPV kod och/eller avsaknad av tjänstekategori minskade mellan juni och augusti 2013. Likaså minskade antalet annonser med en oprecis länk/felaktig länk till förfrågningsunderlaget/länk till e-upphandlingsverktyg och/eller annan benämning på förfrågningsunderlaget något under samma period. Kammarkollegiet har gjort en jämförelse mellan annonseringen i augusti 2013 och oktober 2012 och kan konstatera att det nu förekommer färre felaktigheter. Landstingens annonsering: I oktober 2013 hade landstingen publicerat 89 annonser på Valfrihetswebben. Utskicket i juni 2013 hade en positiv effekt då antalet landstingsannonser med en för grundläggande CPV-kod och/eller avsaknad av tjänstekategori minskade mellan juni och augusti 2013. Däremot ökade antalet annonser med en oprecis länk/felaktig länk till förfrågningsunderlaget/länk till e-upphandlingsverktyg, alternativt annan benämning på förfrågningsunderlaget. I jämförelse med oktober 2012 innehåller landstingsannonserna fler felaktigheter 2013, vilket bör följa upp. Kammarkollegiet kan konstatera att målet i 2012-års rapport om korrekt annonsering inte till fullo uppnås. 5.3.2 Genomförda och pågående åtgärder för att uppnå mål 2 Kammarkollegiet gör årligen samlade e-postutskick till myndigheter och kontaktar dem även löpande om annonserna inte är korrekta. För närvarande pågår arbetet med att förtydliga anvisningar och förenkla annonseringen på Valfrihetswebben. Sida 7 av 19

5.4 Mål 3: Ett ökat antal sökvägar till Valfrihetswebben Målsättningen är, enligt 2012-års rapport, att alla kommuner och landsting har en länk från sin webbplats till Valfrihetswebben vid årsskiftet 2013-14. 5.4.1 Nulägesbeskrivning En genomgång visar att 25 procent av kommunerna och 10 procent av landstingen har en fungerande länk på sin webbplats till Valfrihetswebben. Fyra kommuner och ett landsting har en icke-fungerande länk alternativt informerar om Valfrihetswebben. 5.4.2 Genomförda och pågående åtgärder för att uppnå mål 3 Kammarkollegiet har färdigställt ett utskick till myndigheter rörande länkning till Valfrihetswebben. Ett liknande utskick gjordes 2012. En ny Valfrihetswebben-banner har skapats, liksom en text om länkning, vilka publiceras på Valfrihetswebben i november 2013. I oktober 2013 har ett initiativ tagits till ett samarbete med Verksamt.se i syfte att nå leverantörer och skapa fler kanaler till Valfrihetswebben. 6. Användning av medel som avsatts för Valfrihetswebben Ett bidrag på 5 MSEK gavs till Kammarkollegiet i samband med regeringsuppdraget den 26 juni 2008 (dnr S2008/5749/ST). Den 1 januari 2013 fanns 1,439 MSEK kvar av dessa medel. Budgeten för helåret 2013 var 382 244 kronor. Under perioden 1 januari 2013-11 oktober 2013 har 170 409 kronor använts för lön, drift och utveckling. Kvarvarande medel kommer att användas för den fortsatta driften och utvecklingen av Valfrihetswebben, bland annat för en eventuell CMS-konvertering. Se även kapitel 8. 7. Slutsatser Sammanfattningsvis kan Kammarkollegiet konstatera att kommunikationsmålen avseende Valfrihetswebben, liksom de mål som Kammarkollegiet satte upp i 2012-års rapport till Socialdepartementet, inte har uppnåtts fullt ut. Mål 1 handlar om en ökad användning av Valfrihetswebben hos målgrupperna. Trafiken på Valfrihetswebben har varit relativ konstant sedan 2010, trots att antalet annonserande myndigheter ökat. Detta beror sannolikt på att myndigheter sällan besöker webbplatsen, men det tillkommer nya LOVkommuner och annonserna uppdateras emellanåt. Kammarkollegiets bedömer Sida 8 av 19

att myndigheter i ökad grad kan använda Valfrihetswebben för informationssökning och erfarenhetsutbyte. Leverantörerna är en ännu mer prioriterad grupp, vars kännedom om Valfrihetswebben behöver öka. Detta kan kollegiet uppnå genom marknadsföring och utveckling av webbplatsen. Mål 2 handlar om korrekt annonsering på Valfrihetswebben. Kammarkollegiet har inte uppnått målet, men uppföljning har gett resultat. Kammarkollegiet fortsätter att ta personlig kontakt med myndigheter, men framförallt kommer tydligare anvisningar och förenklad annonsering att minska behovet av korrigeringar. Mål 3 handlar slutligen om fler sökvägar till Valfrihetswebben och att alla annonsörer har en länk från sin webbplats till Valfrihetswebben vid årsskiftet 2013-14. Vår genomgång av myndigheternas webbplatser visar att målet inte har uppnåtts, men pågående insatser syftar till att öka antalet sökvägar. I 2012-års rapport till Socialdepartementet formulerades ett par hypoteser. Webbenkäten stödjer hypotesen att Valfrihetswebben är otillräckligt känd bland leverantörerna. Hypotesen att myndigheternas egna webbplatser är förstahandsalternativet för leverantörer kan bekräftas avseende kommunleverantörerna, men landstingsleverantörerna väljer i lika stor utsträckning andra kanaler. Beträffande den sista hypotesen drar kollegiet slutsatsen att den egna webbplatsen är viktig för kommunen i deras annonsering av LOV-tjänster, medan den är ganska viktig för landstinget. 8. Utveckling av Valfrihetswebben under 2013 och 2014 Våra förslag på utveckling av Valfrihetswebben överensstämmer väl med synpunkterna vi fått från målgruppen i webbenkäten. I syfte att öka användningen av Valfrihetswebben kommer påbörjade åtgärder att genomföras (se vidare kapitel 5). Kammarkollegiet bedömer att kommunikationsinsatser gentemot leverantörerna är prioriterade. Kammarkollegiet kan här dra nytta av att kommunen, enligt webbenkäten, spelar en viktig roll i att informera kommunleverantörerna och att intresseorganisationer kan vara länken till landstingsleverantörerna. Kollegiet kommer inom kort att göra ett utskick om länkning till myndigheter och har redan gått ut med information i företagarorganisationernas nyhetsbrev. I september 2013 har beslut fattats om översättning av Valfrihetswebben. Syftet är bland annat att öka tillgängligheten för personer med utländsk bakgrund. En konvertering av Valfrihetswebben till ett CMS-system är i detta sammanhang prioriterad, men Kammarkollegiet har beslutat att avvakta med denna åtgärd av hänsyn till att Valfrihetswebben kan komma att flyttas till Sida 9 av 19

Konkurrensverket under 2014. Översättningen bidrar sannolikt till ökad trafik på Valfrihetswebben. Kammarkollegiet fortsätter med en regelbunden översyn av och återkoppling på myndigheternas annonsering i syfte att uppnå målet om korrekt annonsering på Valfrihetswebben. Kammarkollegiet bedömer att tydligare anvisningar på Valfrihetswebben och förenklad annonsering kommer att bidra till färre fel, vilket gör detta till en prioriterad åtgärd. Slutligen bedömer kollegiet att planerade åtgärder brev till myndigheter, samarbete med Verksamt, en ny banner och information på Valfrihetswebben kommer att skapa fler sökvägar till Valfrihetswebben. De olika delarna hänger ihop. Om kollegiet lyckas förmedla informationen om hur myndigheterna ska länka till Valfrihetswebben och annonsera, ökar antalet kanaler till Valfrihetswebben, liksom lättillgängligheten och sökbarheten, vilket sannolikt leder till en ökad användning av Valfrihetswebben. Kammarkollegiet behöver kommunicera de fördelar som Valfrihetswebben innebär för målgrupperna (se även Valfrihetswebbens kommunikationsplan 2013): Valfrihetswebben är den nationella webbplatsen för obligatorisk annonsering av tjänster enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). Här erbjuds leverantörer, myndigheter och allmänheten kostnadsfri och lättillgänglig information och möjlighet att dela goda exempel. Generaldirektör Claes Ljungh har beslutat i detta ärende. Chefen för Upphandlingsstödet Agneeta Anderson och, den senare föredragande, har medverkat i ärendets handläggning. Claes Ljungh Generaldirektör Bilagor Bilaga 1: Trafik på Valfrihetswebben Bilaga 2: Trafikkällor som leder till Valfrihetswebben Bilaga 3 Kommunernas och landstingens annonsering Bilaga 4: Användning av medel som avsatts för Valfrihetswebben 2013 Bilaga 5: Webbenkätundersökning Valfrihetswebben Sida 10 av 19

Bilaga 1: Trafik på Valfrihetswebben I nedanstående tabell redovisas några utvalda riktvärden som visar trafiken på Valfrihetswebben enligt Google Analytics. Genomsnittliga riktvärden Antalet besök per månad Antalet minuter per besök Andelen nya besökare 56 % 54 % 49 % 53 % Förstagångsbesökare Avvisningsfrekvens 2010 2011 2012 2013 Kommentar Ca 2 000 Ca 2 000 Ca 2 000 Ca 2 000 Sommartid sjunker antalet besök. 3 3 4 3 38 % 37 % 37 % 41 % Procentandel besök på ingångssidan Bilaga 2: Trafikkällor som leder till Valfrihetswebben Sammanställningen visar blandningen av trafikkällor som leder till Valfrihetswebben. Källa: Google Analytics. Sida 11 av 19

Bilaga 3 Kommunernas och landstingens annonsering Kommunernas annonsering enligt en genomgång av annonserna på Valfrihetswebben. Antal annonser och kommuner med Rot-CPV Antal annonser och kommuner med avsaknad av tjänstekategori Antal annonser och kommuner med oprecis/felaktig länk till FFU, länk till e-upphandlingsverktyg, annan benämning på FFU Juni 2013 123 annonser 88 annonser 67 annonser (25 procent av kommunannonserna) 111 kommuner 76 kommuner 50 kommuner Augusti 2013 79 annonser 72 kommuner 59 annonser 52 kommuner 60 annonser (22 procent av kommunannonserna) 45 kommuner Landstingens annonsering enligt en genomgång av annonserna på Valfrihetswebben. Antal annonser och landsting med Rot-CPV Antal Annonser och landsting med avsaknad av tjänstekategori Antal annonser och landsting med oprecis/felaktig länk till FFU, länk till e-upphandlingsverktyg, annan benämning på FFU Juni 2013 53 annonser 12 landsting 37 annonser 12 landsting 29 annonser (33 procent av landstingsannonser) 17 landsting Augusti 2013 26 annonser 7 landsting 20 annonser 7 landsting 45 annonser (50 procent av landstingsannonser) 15 landsting Sida 12 av 19

Bilaga 4: Användning av medel Redovisning av användning av medel som avsatts för Valfrihetswebben 2013 Projekt Utfall 2013-10-11 Utfall 2013-10-11 Utfall 2013-10- 11 Utfall 2013-10-11 (inkl. OH) Budget helår (inkl. OH) Lön Verksamhetsspecifikt OH Totalt Utveckling och drift - 58 040-58 040 150 000 X 49 644-62 725 112 369 232 244 S:a 3012501 49 644 58 040 62 725 170 409 382 244 Bilaga 5: Webbenkätundersökning Valfrihetswebben 1. Bakgrund och syfte Denna webbenkätundersökning syftar till att undersöka hur målgrupperna nyttjar Valfrihetswebben. Undersökningen ska också bidra till svar på hur väl Kammarkollegiet når upp till satta kommunikationsmål, det vill säga en ökad användning av Valfrihetswebben; korrekt annonsering och ett ökat antal sökvägar till Valfrihetswebben. Webbenkäten ska även testa hypoteserna som sattes upp i 2012-års rapport till Socialdepartementet: Det låga besöksantalet på Valfrihetswebben beror på att myndigheternas egna webbplatser är leverantörernas förstahandsalternativ; Valfrihetswebben är inte tillräckligt känd bland leverantörerna och myndigheterna föredrar den egna webbplatsen som annonsforum. Frågor om användning, lättillgänglighet och sökbarhet på Valfrihetswebben, ställdes även i enkätundersökningar 2010 och 2011. En jämförelse kommer också att ske avseende vissa frågor. Slutligen ger webbenkäten kollegiet ett underlag för fortsatt utveckling av Valfrihetswebben under 2014. Sida 13 av 19

2. Målgrupper Målgrupper för undersökningen är användare av Valfrihetswebben från såväl ett beställar- som ett leverantörsperspektiv. På beställarsidan har en enkätundersökning skickats ut till registratorn i kommunen respektive landstinget som ombetts vidarebefordra den till den person hos myndigheten som ansvarar för upphandlingar enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV) och annonsering på Valfrihetswebben. Om LOV inte har införts i kommunen ombeds en person med ansvar för vård och omsorg i kommunen besvara enkäten. Målgruppen leverantörer har begränsats till att omfatta leverantörer av socialtjänster, samt vård och omsorg enligt uppgifter från 2011. 3. Metod och urval 2013 skickades en webbenkät ut via enkätverktyget QuestBack till samtliga kommuner (290 stycken) och landsting (22 stycken, vilka även inkluderar Sjukvårds- och omsorgskontoret i Norrtälje, samt Gotlands kommun), samt till leverantörsgruppen som fick enkäten 2011 (231 kommunleverantörer respektive 104 landstingsleverantörer). Fördelen med att inkludera samtliga beställare är att detta minskar risken för att det blir en snedfördelning av respondenter, exempelvis beträffande införandet av LOV och tillhörigheten till olika kommungrupper 2. Fördelen med att kontakta leverantörer som deltog i undersökningen 2011 är att jämförelser kan göras med resultatet från tidigare enkätundersökningar. 4. Enkätens utformning 4.1 Enkäten till kommuner och landsting Enkäten till kommuner och landsting innehåller följande frågeområden: Bakgrundsvariabler om kommunen/landstinget, införandet av LOV och kommuninvånarnas val av externa utförare etc. Beställarnas användning av Valfrihetswebben/alternativa kanaler för annonsering med frågor om frekvens, användarvänlighet, innehåll, funktioner, support, informationssökning och erfarenhetsutbyte etc. 4.2 Enkäten till leverantörerna Enkäten till leverantörerna innehåller följande frågeområden: 2 http://www.skl.se/kommuner_och_landsting/fakta_om_kommuner/kommungruppsindelning Sida 14 av 19

Bakgrundsvariabler om antalet anställda, LOV-tjänsternas andel av intäkterna, antalet samarbetskommuner etc. Leverantörernas användning av Valfrihetswebben/ alternativa kanaler för att finna LOV-annonser. Frågor om kännedom, frekvens, sökbarhet/användarvänlighet, innehåll, funktioner etc. 5. Svarsfrekvens Kammarkollegiet har skickat ut två påminnelser. Svarstiden sattes till tolv dagar, men ytterligare svar togs emot under oktober månad. Liksom tidigare års undersökningar är svarsfrekvensen högre bland kommuner och deras leverantörer, jämfört med hos landstingen och landstingsleverantörerna. Kommunernas svarsfrekvens har ökat något, liksom antalet faktiska svar, samtidigt som landstingens svarsfrekvens har sjunkit i år jämfört med tidigare år. Det faktiska antalet landsting som besvarat enkäten är emellertid detsamma som 2011. Kommunleverantörernas svarsfrekvens, respektive det faktiska antalet svar, är i år jämförbar med resultatet 2010. Målgrupp Svarsfrekvens i procent/antal 2010 Svarsfrekvens i procent/antal 2011 Svarfrekvens i procent/antal 2013 Kommuner 60 procent/ 68 st. 58 procent/ 42 st. 62 procent/ 180 st. Landsting 62 procent/ 8 st. 33 procent/ 5 st. 23 procent/ 5 st. Kommunleverantörer 29 procent/ 70 st. 48 procent/ 111 st. 31 procent/ 71 st. Landstingsleverantörer 17 procent/ 57 st. 28 procent/ 29 st. 15 procent/ 16 st. Den låga svarsfrekvensen hos landstingen och deras leverantörer gör det svårt att dra säkra slutsatser och indikerar sannolikt att intresset för Valfrihetswebben är svagt. Att utskicket till leverantörer har gjorts utifrån en lista från 2011, kan också vara en förklaring till den låga svarsfrekvensen. 6. Resultat 6.1 Kommuner 6.1.1 Om målgruppen Av 180 kommuner som besvarat enkäten har 66 procent infört LOV. Av dem har huvuddelen (87 procent) LOV i drift och de flesta (87 procent) införde LOV före 2011. Drygt hälften av kommunerna har 1-5 godkända avtal med Sida 15 av 19

leverantörer, medan en fjärdedel har 6-15 avtal. Drygt hälften av kommunerna uppger att upp till 20 procent av brukarna väljer en extern leverantör, medan 21 procent uppger att 21-50 procent av medborgarna väljer externa utförare. Omvårdnad och service inom hemtjänsten är de vanligaste tjänsterna i kommunerna som utförs enligt LOV. 72 respektive 95 procent av kommunerna som infört LOV, har inkluderat dessa tjänster. 6.1.2 Användning av Valfrihetswebben i målgruppen Den största andelen av kommunerna lägger in/byter ut annonser på Valfrihetswebben en gång per år eller mer sällan (65 procent). Kommunens webbplats är den vanligaste platsen för att annonsera valfrihetstjänster detta gör 95 procent av kommunerna. I övrigt används följande kanaler: annonser i lokalpress, upphandlingsverktyg, webbplatser för kommunernas upphandling/leverantörer, mässor med mera. 55 procent instämmer helt eller delvis i att det är enkelt att annonsera och 62 procent instämmer i lika hög grad i att Valfrihetswebbens funktioner är tillräckliga. I samma grupp instämmer 41 procent helt eller delvis i att supporten är bra. Används Valfrihetswebben för informationssökning och erfarenhetsutbyte? Ja, 14 procent använder Valfrihetswebben för sökning varje månad, medan 16 procent gör det varje halvår och 22 procent varje år eller mer sällan. 36 procent av kommunerna har besökt Valfrihetswebben de senaste två månaderna. Av kommunerna som infört LOV instämmer 36 procent helt eller delvis i att Valfrihetswebben har en stor betydelse för verksamheten i kommunen. Detta kan jämföras med att 50 procent av kommunerna var av denna åsikt 2011. 34 procent instämmer i lika hög grad i påståendet att leverantörerna hittar annonser via Valfrihetswebben. Idag länkar 32 procent av kommunerna till Valfrihetswebben på sina webbplatser, enligt enkäten. 6.1.3 Förslag till förbättringar Kommunerna anser dels att Valfrihetswebben är bra och informativ, dels att den kan utvecklas och blir mer känd. Bland synpunkterna återfinns följande kategorier: Tydligare vägledning på Valfrihetswebben. Tydlighet beträffande kodning, bättre support, ensade begrepp och uppföljning av länkning till förfrågningsunderlag. Förbättrade funktioner. Bättre sökverktyg och verktyg för jämförelser. Marknadsföring av Valfrihetswebben. Kommunerna kan informera om och länka till Valfrihetswebben. Kammarkollegiet föreslås annonsera och informera företagarorganisationer. Utbildningsinsatsen om äldreomsorgsupphandling bidrar till kunskap om Valfrihetswebben. Sida 16 av 19

6.2 Landsting 6.2.1 Om målgruppen I de fem landsting (23 procent) som besvarat enkäten har brukarna i varierad omfattning valt externa vårdgivare. 6.2.2 Användningen av Valfrihetswebben i målgruppen 60 procent av landstingen lägger i ut annonser eller gör ändringar på Valfrihetswebben högst en gång per år, medan 40 procent gör det en gång per halvår. Annonsering sker annars i hög grad på den egna webben (80 procent), men också i lokalpress (40 procent), via upphandlingstjänster (20 procent) eller via webbsidor för landstingets upphandlingar/leverantörer (vardera 20 procent). 60 procent av landstingen instämmer helt i att det är enkelt att annonsera på Valfrihetswebben och 40 procent tycker att funktionerna är tillräckliga. I den mån landstingen använt supporten är de nöjda. 40 procent av landstingen besöker Valfrihetswebben för informationssökning och erfarenhetsutbyte varje vecka respektive varje månad och 20 procent gör det varje år. 60 procent har besökt webbplatsen de senaste två månaderna. På frågan om Valfrihetswebben har stor betydelse för landstingets LOVverksamhet anser 40 procent av landstingen att detta stämmer helt, vilket innebär att andelen minskat från 2011 då 60 procent av landstingen var av denna åsikt. Landstingen bedömer inte att externa utförare hittar annonser via Valfrihetswebben i någon nämnvärd utsträckning. Två landsting vet att de på sina webbplatser länkar till Valfrihetswebben. Slutligen saknas förslag på förbättringar av Valfrihetswebben i leverantörernas svar. 6.3 Kommunleverantörer 6.3.1 Om målgruppen 71 kommunleverantörer har besvarat enkäten (svarsfrekvens 31 procent). Till största delen är det små leverantörer med 1-10 anställda som besvarat enkäten (56 procent), men 24 procent är leverantörer med 11-50 anställda. För en stor andel (64 procent) baseras mer än 50 procent av intäkterna på LOVupphandling. De flesta har uppdrag i en kommun (57 procent) respektive 2-5 kommuner (31 procent) och de har i hög grad varit godkända enligt LOV sedan före 2011 (94 procent). 6.3.2 Användningen av Valfrihetswebben i målgruppen 34 procent menar att de först fick kännedom om Valfrihetswebben genom en kommuns webbplats. Andra fick information via Kammarkollegiets och Upphandlingsstödets webb (19 procent), Valfrihetswebben (10 procent), andra myndigheter (4 procent), sökmotorer (4 procent) och intresseorganisationer (1 procent). 21 procent känner inte till Valfrihetswebben. Sida 17 av 19

16 procent av dem som känner till Valfrihetswebben söker annonser där varje månad/vecka, medan 19 procent gör det varje halvår/år eller mer sällan. 39 procent av leverantörerna besöker aldrig Valfrihetswebben. De senaste två månaderna har 34 procent av leverantörerna med kunskap om Valfrihetswebben besökt den. 40 procent instämmer helt eller delvis i att det är enkelt att hitta information på sidan. I samma grupp instämmer nästan hälften helt/delvis i att informationen är tillräcklig. Ungefär en trededel tycker att funktionerna är tillräckliga. Leverantörerna hittar i första hand LOV-tjänster via kommunernas webbplatser (51 procent), Valfrihetswebben (24 procent), upphandlingsverktyg (21 procent) och press (7 procent). Några leverantörer beskriver att de får uppdrag direkt från kommunen eller biståndshandläggaren då brukaren valt dem. Har Valfrihetswebben en stor betydelse i organisationerna hos leverantörer med kännedom om webbplatsen? 30 procent svarar att detta påstående stämmer helt eller delvis, vilket är en ökning från 2011 då 25 procent var av samma åsikt. 55 procent av kommunleverantörerna instämmer helt eller delvis i påståendet att andra LOV-leverantörer har kännedom om Valfrihetswebben. 6.3.3 Förslag till förbättringar Tydligare vägledning på Valfrihetswebben. Kommunleverantörer önskar tydlig information om hur webbplatsen används, samt stöd i att tolka förfrågningsunderlag och avtal. Förbättrade funktioner. Önskemål om en fråga- och svarfunktion samt möjlighet att söka på nyckelord. Marknadsföring av Valfrihetswebben. Valfrihetswebbens betydelse kan öka genom marknadsföring i media och på kommunernas webbplatser. Andra förslag: direkt information till leverantörerna, nyhetsbrev och sociala medier. Tre leverantörer menar att de framöver ska besöka Valfrihetswebben, medan ett par leverantör anser att sidan är bra, tydlig och tillgänglig. 6.4 Landstingsleverantörer 6.4.1 Om målgruppen En mindre andel, 16 landstingsleverantörer (15 procent), har besvarat enkäten. 56 procent har 11-50 anställda i organisationen och därutöver finns både större och mindre leverantörer. Upphandling enligt LOV utgör en stor andel av intäkterna för 88 procent av leverantörerna. Vanligast är att organisationen har avtal med ett landsting (81 procent) eller 2-5 landsting (19 procent) och att Sida 18 av 19

de totalt har 1-5 uppdrag/avtal (88 procent). 88 procent har varit godkända leverantörer sedan 2011 eller tidigare. 6.4.2 Användningen av Valfrihetswebben i målgruppen Landstingsleverantörerna fick först kännedom om Valfrihetswebben via intresseorganisationer (12 procent), Valfrihetswebben (6 procent) och kollegor, denna undersökning etc. (19 procent). 62 procent känner inte till Valfrihetswebben. 33 procent av leverantörerna som känner till Valfrihetswebben, letar efter annonser på Valfrihetswebben varje månad och de har besökt Valfrihetswebben de senaste två månaderna. 33 procent instämmer delvis i påståendet att det är enkelt att söka information på Valfrihetswebben. I gruppen råder det tveksamhet om huruvida informationen är tillräcklig och landstingsleverantörerna vet inte heller om funktionerna är tillräckliga. Leverantörerna hittar i första hand LOV-tjänster via landstingets webb (25 procent), upphandlingsverktyg (25 procent), webbsidor för landstingets upphandlingar/leverantörer (12 respektive 6 procent). 19 procent svarar att de använder andra kanaler för att finna annonser och affärsmöjligheter, såsom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, listningssystem, personliga kontakter och utskick till nyinflyttade. Inga landstingsleverantörer använder Valfrihetswebben för att hitta uppdrag. Valfrihetswebben saknar betydelse för organisationen, menar en majoritet av landstingsleverantörerna, vilket speglar resultatet från 2011. De är också tveksamma till att LOV-leverantörer känner till Valfrihetswebben 6.4.3 Förslag till förbättringar Marknadsföring av Valfrihetswebben. Landstingsleverantörerna uppmanar kollegiet att informera aktivt via intresseorganisationer, till exempel på medlemsmöten. 7. Resultat Före en sammanfattning av resultatet av webbenkätundersökningen se kapitel 5 i 2013-års rapport till Socialdepartementet. Sida 19 av 19