Revisionskontoret Revisorsgrupp Sydost 1 Fredrik Ljunggren 044-309 32 75 fredrik.ljunggren@skane.se MINNESANTECKNINGAR Datum 2012-10-04 Tid 4 okt 13.00-15.00 Plats Dockplatsen, Malmö Rum Ingwi Närvarande Monika Ekström, ordförande Carl-Axel Roslund, 1:e vice ordförande Niklas Karlsson, 2:e vice ordförande Ingemar Nilsson, servicedirektör Luisa Hansson, ekonomichef Liselotte Jonsson, VUA-chef Bo Lönnerblad, revisor Gunnar Svensson, revisor Jan Erlandsson, revisor Fredrik Ljunggren, revisionskontoret Niclas Bremström, KPMG Överläggningar mellan Revisionsgrupp Sydost och Fastighets- och servicenämndens presidium. Sammanfattning Resultatet per 31 augusti uppgick till + 83,4 Mkr jämfört med periodiserad budget på + 64,7 Mkr. Årsprognosen för 2012 uppgår till + 70,1 Mkr jämfört med det budgeterade resultatkravet +95 Mkr. Finansieringen för projektkostnader - HR-fönster är oklar (prognos 12mkr). Den nya hyresmodellen kommer att införas 2013. 1. Inledning Bo Lönnerblad hälsade välkommen till dagens överläggning och redogör för dagordningen. Föregående minnesantecknar lades till handlingarna. 2. Presidiet och förvaltning informerar om delårsrapport, m m Verksamhet, ekonomi, mål, personal, m m Postadress: Skånehuset 291 89 Kristianstad Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): 044-309 00 00 Fax: 044-309 31 63 Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Internet: www.skane.se/revisionen
2 (5) Verksamhet Regionservice har tre huvudprocesser tillika uppdrag: Tillhandahålla ändamålsenliga lokaler. Leverera servicetjänster. Leverera HR- och ekonomitjänster. Fastighets- och servicenämnden ger även Regionservice följande uppdrag att beaktas vid planeringen och genomförandet av 2013: Kostnad och takt för att ska vara fossilfria 2020. Fysisk tillgänglighet. Efterlevnad av Riktlinjer för möten och resor inom. Den nya hyresmodellen kommer sannolikt att införas 2013. Modellen innebär bl a att Regionservice blir ansvarig och avtalstecknare för alla externa inhyrningar och därmed hyresvärd för samtliga lokaler som regionen disponerar samt att lokalkostnaderna blir transparent nedbrutna på rumsnivå. Från och med 2013 kommer lokaler, i icke-konkurrerande verksamhet, med likartad funktionalitet att ha samma hyra och konkurrerande verksamhet debiteras marknadshyra. Förvaltningsledningen redogör för uppdraget att sälja vissa av Regionens fastigheter såsom, vårdcentraler, tandvårdskliniker, ambulansstationer, förvaltningsbyggnader, sjukhem, distriktsköterskemottagningar m m. Flera fastigheter är redan sålda. Ekonomi Resultatet per 31 augusti uppgick till +83,4 mkr jämfört med periodiserad budget på +64,8 mkr. Utfallet per den 31 augusti 2011 uppgick till +67,5 mkr. Årsprognosen uppgår till +70,1 mkr jämfört med budget +95 mkr. De olika verksamheternas över- och underskott kommenterades bland annat diskuterades följande: De båda fastighetsdistrikten redovisar ett klart bättre resultat (+97,4 mkr) jämfört med periodiserad budget (+ 61,3 mkr). I huvudsak beror det på lägre kostnader vad avser personal, fastighetskostnader och kapitalkostnader. Skånetekniks resultat för augusti är 20 mkr och ligger klart över budgeten. Det positiva resultatet beror i hög grad på ökad orderingång samt ökning av arbeten i investeringsprojekten. Gemensam servicefunktion (GSF) redovisar ett underkott efter augusti på 6 mkr. De största anledningarna är underskott på ca 6 mkr på rekryteringscentrum samt till stora delar uteblivna faktureringsavgifter på transaktionsföretaget (underskott ca 2,5 mkr) En statistisk uppföljning av faktureringsintäkterna visar att endast ca 26 % av möjliga faktureringsavgifter debiteras. Det finns fortsatt osäkerhet kring finansiering av nytt HR-fönster. Ekonomiområdet inom GSF visar ett överskott jämfört med budget, ca 2,7 mkr. Försörjningen redovisar sina samlade kostnader och intäkter inom ramen för en förvaltning (Regionservice) för första året. Det redovisade resultatet, - 19,1 mkr, har framförallt genererats av lägre intäkter. Det finns därför i delårsresultatet en rad olika faktorer som inte fullt ut ännu är bokförda. Så sent som i början av september har
3 (5) särskilda överläggningar ägt rum mellan koncernledningen och de avlämnande förvaltningarna kring de kompendier som reglerade övergången av stöd och serviceverksamheten till Regionservice. Syftet har varit att bringa klarhet i vilka ersättningar som ska gälla för de tjänster som utförs av Affärsområde Försörjning. En sammanvägd bild av detta är att delårsresultatet inte fullt ut ger en helt klar bild av hur året som helhet kommer att sluta. Utfallet för Byggprojektledning samt Huvudkontoret är positivt efter åtta månader. Detta beror på allmän återhållsamhet vad gäller personal och konsultstöd. Årsprognos 2012 Årsprognosen för 2012 uppgår till + 70,1 mkr jämfört med det budgeterade resultatkravet +95 mkr. Handlingsplan för att uppnå åtgärder har resulterat i betydligt mer positiv prognos än före sommaren, + 70 mkr jämfört med +49 mkr i juni/juli. Skånetekniks årsprognos (+ 24,7 mkr) ligger över budgeten till stor del till följd av åtgärdsplanen. Prognosen är dock ganska försiktig men under hösten skall efterkalkyler och analyser göras på arbetsplatskostnaderna. Dockplatsen och WTC i Malmö samt Skånehuset i Kristianstad har positiva resultat vilket innebär att arbetsplatskostnaderna kommer att regleras positivt för hyresgästerna. Medicon Village i Lund har ett negativt resultat p g a outhyrda ytor, dock flyttar nya hyresgäster in kontinuerligt under hösten men vissa ytor kommer att förbli outhyrda 2012. Gemensam servicefunktion (GSF) lämnar en prognos på ca 6 mkr i underskott jämfört med det budgeterade resultatkravet vilket är ca 3 mkr bättre än tidigare prognoser. Underskottet hänförs till rekryteringsprocessen och transaktionsföretaget (patientfakturering) som inte kan påverkas av verksamheten vid Regionservice. Det finns dessutom en osäkerhet för affärsområdets prognos gällande finansieringen av HR-fönstret. Försörjningens prognosresultat ligger även efter augusti månad under det budgeterade resultatkravet med ca 42 mkr trots att man har beaktat kompletteringar i överenskommelser med avlämnande förvaltningar. Tyvärr når intäkterna inte de nivåer som antagits i budget vilket framförallt är ett resultat av att Regionservice inte fakturerat utifrån framtagna kompendier vad gäller Skånes universitetssjukhus utan fakturering har ägt rum utifrån den faktiska kostnaden när det gäller städ- och kosttjänster. Sammantaget uppgår utebliven fakturering till ca 30 mkr, vilket genererar lägre kostnader hos Skånes universitetssjukhus. Personal Antalet anställda omräknat till heltid uppgår till 1 524,6 per den 31 augusti 2012 jämfört med 653,3 föregående år. Övertagande av sjukhusens försörjningsverksamhet tillförde ca 900 medarbetar vid årets början. Sedan juni 2012 kan dock noteras en sänkning med 113,1 tjänster. Sjukfrånvaron t o m augusti 2012 ligger högre än i augusti 2011, 12,7 kalenderdagar per medarbetare jämfört med 9,2 dagar föregående år.
4 (5) Hälsotalet, d v s andel medarbetare med 0-5 sjukdagar, för Regionservice ligger på 66,0 % tom augusti månad. Målet är 73 % på årsbasis och detta mål kommer troligtvis inte att uppnås. Ett arbete har påbörjats med att kartlägga och identifiera aktiviteter för att ändra denna trend. Regionservice ser inte bara denna trend inom Regionservice utan även inom hela. Lönerevision Utfallet för 2012 års lönerevision blev ca 2,57 % d v s något högre än budgeterad. Merkostnaden under 2012 blir drygt 8,5 mkr. Vad gäller affärsområdet Försörjning har man inte budgeterat alls för löneökningar vilket är en bidragande orsak till att deras prognos inte är bättre. Ekonomiperspektivet Riskbedömning och framtiden Finansieringen inom GSF för projektkostnader för det nya HR-fönster är oklar. Nuvarande prognos är att projektet kommer att medföra kostnader på ca 12 Mkr 2012. Försörjningsverksamheten har en osäker prognos då oklarheter funnits kring de förhandlade kompendier som slutits med förvaltningarna. Inför budgetförhandlingar 2013 finns en farhåga att intäktsökningar ej täcker kommande kostnadsökningar. Planerat underhåll behöver till exempel räknas upp med 2,7 % inför 2013. Ett nytt arbetssätt och ny organisation ska införas 2013. Den nya hyresmodellen införs (2013-01-01). Diskussion pågår om inköpssupport/registervård och Skåneförrådet ska tas över från årsskiftet. Även en utredning om ansvar för bårhusverksamheten pågår. 3. Granskning av delårsrapport Niclas Bremström från KPMG redogör för resultatet av granskningen. Resultatet per 31 augusti uppgick till +83,4 mkr (67,5 mkr) jämfört med periodiserad budget på + 64,7 mkr. Årsprognosen för fastighets- och servicenämndens resultatkrav uppgår till 70,1 mkr (35,9 mkr) jämfört med resultatkravet i budget på 95 mkr. Nämnden bedömer ej att Regionservice kommer att klara resultatkravet. Årsprognosen för bygginvesteringarna bedöms hamna på 891 mkr, beslutad ram är på 881 mkr. Nya verksamheter har tillkommit under året genom övertagande av sjukhusens försörjningsverksamhet med nästan 900 anställda samt utökning av GSF verksamhet. Verksamheten Försörjning står för den största negativa avvikelsen. Som förklaring anges bl a att det råder oklarhet i vilka tjänster och ersättningar som gäller, bl a anges att vissa delar såsom kostnad för porto, overhead mm ej funnits med i ersättningen för tjänsterna. Vår översiktliga granskning och analys har inte identifierat några väsentliga förändringar eller annat som krävt detaljerad uppföljning.
5 (5) Förvaltningens finansiella mål är att hålla budgeten på 95 mkr, prognosen för 2012 är 70,1 mkr, varför det finansiella målet för 2012 ej förefaller att uppfyllas. 4. Intern kontroll Regionservice intern kontroll är bedömd som grön sedan tidigare granskningar av revisionen. Den senaste bedömningen grundade sig bland annat på att förvaltningen har en väl strukturerad plan och ett återrapporteringssystem som är fastställd av nämnden och som kommuniceras hela vägen ut på avdelningsnivå. Regionservices interna kontrollplan omfattar totalt 44 kontrollområden. Liselotte redogör för senaste lägesrapport per 2012-08-30: 10 st områden enligt plan 8 st områden riskerar avvikelse 0 st med avvikelse 21 st områden är ännu ej kontrollerade Revisorerna informerar om att revisionskontoret på nytt kommer att genomföra en granskning av intern kontroll. En kontakt kommer därför att tas med förvaltningen senare under hösten. 5. Revisionen informerar bl a om aktuella granskningar Revisorerna informerar om de granskningar som, enligt revisionsplan 2012, hittills genomförts samt upphandlade eller planerade granskningar som pågår eller ska genomföras inom kort. I samband med detta redogör revisionen bland annat för granskningarna: Följsamheten till s resepolicy Investeringar Driftsäkerhet inom s IT-verksamhet En längre diskussion förs om den kommande granskningen Servicefunktioner där bland annat Ingemar Nilsson nyligen sakgranskat delar av rapporten. 6. Nästa överläggning: 18 mars 2013, kl 9.00-11.00 ca, i Malmö. Enligt uppdrag Fredrik Ljunggren