1(10) Inspektion av arkivvården hos Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag 1. Sammanfattning Den strategi för bevarande av elektroniska handlingar som Chalmers beslutade om i februari 2012 ska nu implementeras; Riksarkivet ser fram emot att få ta del av den dokumentation som då kommer att upprättas. I samband med detta ska bevarandet av den elektroniska studiedokumentationen särskilt beaktas. Vidare ska Chalmers besluta om tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter, upprätta arkivbeskrivningar för hela verksamheten, samt i arkivredovisningen även redogöra för elektroniska handlingar och gallringsbara handlingar. 2. Förelägganden 2.1 Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag (Chalmers) ska redogöra för vilka åtgärder som vidtas och vilken systemdokumentation som sammanställs enligt Chalmers strategi för bevarande och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1, 3 kap.). 2.2 Chalmers ska särskilt redogöra för de åtgärder som vidtas och den systemdokumentation som sammanställs för bevarande av den elektroniskt upprättade studiedokumentationen. 2.3 Chalmers ska upprätta tillämpningsbeslut till de generella gallringsföreskrifter i Riksarkivets författningssamling (RA-FS) som tillämpas. 2.4 Chalmers ska upprätta arkivbeskrivningar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:4 samt RA- FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. 2.5 Chalmers ska redovisa elektroniskt lagrade handlingar samt gallringsbara handlingar i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Riksarkivet ser fram emot att före utgången av 2012 få ta del av en redogörelse för vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa förelägganden. 3. Inspektionen 3.1 Inledning Chalmers är sedan 1994 en stiftelsehögskola. Verksamheten drivs i form av ett aktiebolag, vilket ägs av Stiftelsen Chalmers tekniska högskola. Stiftelsen utser Chalmers styrelse som i sin tur utser rektor, som även är verkställande direktör i bolaget.
2(10) Chalmers förvarar arkivhandlingar från tiden före 1994 med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Enligt arkivlagen (1990:782) 1 3 gäller bestämmelserna i 3-6 samt 9 och 10 i tillämpliga delar också sådana enskilda organ. Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, också i tillämpliga delar ska gälla handlingar hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Enligt bilagan omfattas all verksamhet vid såväl Stiftelsen Chalmers tekniska högskola som vid Chalmers tekniska högskola aktiebolag av handlingsoffentlighet. Enligt arkivlagen 2 gäller lagen även för arkiv hos sådana organ till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan. Riksarkivet har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen, och ska därför enligt arkivförordningen (1991:446) 5 regelbundet inspektera arkivvården. Riksarkivet genomförde därför den 10 maj 2012 en inspektion av arkivvården hos Chalmers. Inspektionen omfattade både stiftelsen och bolaget; nedan avses dock med Chalmers i praktiken bolaget. Inspektionen genomfördes i form av granskning av tillsänd dokumentation, samtal med nedan nämnda företrädare för Chalmers, besök i tre arkivlokaler samt ett studiebesök hos institutionen Matematiska vetenskaper. Närvarande från Chalmers vid inspektionen var Administrativ chef, Erik Eliasson, Avd.chef IT-utveckling och förvaltning, biblioteket, Högskolearkivarie, Huvudregistrator, Institutionsarkivarie, Institutionsarkivarie/biblioteksassistent, Arkivarie/registrator; vid institutionen Matematiska vetenskaper även Dokumentsamordnare, och Administrativ chef MV. Från Riksarkivet deltog arkivarierna Ian Fallenius och Tomas Wallin. Chalmers inspekterades senast av Riksarkivet den 13 oktober 2004 (dnr RA 233-2004/2826). Inga förelägganden kvarstår att åtgärda.
3(10) Arkivhandlingar från Chalmers tekniska högskola 1829-1971 har överlämnats till landsarkivet i Göteborg (106 hm., ref. SE/GLA/12266). 3.2 Ansvar och organisation Ingen formell delegation finns avseende arkivansvar. Ansvaret för bevarande av elektroniska handlingar anses delat mellan Arkiv och registratur och IT-styrning. Arkiv och registratur hör till Kansliet, Administration och service, och består av högskolearkivarien och fyra medarbetare. Inom Administration och service finns även avdelningar för bl.a. IT-styrning respektive IT-service; den förra har en beställarroll avseende IT-tjänster. Två arkivarier på Arkiv och registratur arbetar ute på institutionerna och hjälper till med deras arkiv. Vanligtvis förtecknar de institutionens arkiv innan det levereras till centralarkivet. På ett par institutioner finns personal som klarar att förteckna själva. 3.3 Styrdokument 3.3.1 Dokumenthantering En alfabetiskt uppställd dokumenthanteringsplan har upprättats för personalavdelningen 2004 och reviderats 2006. Därtill har gallringsplaner för allmän administration respektive studieadministration upprättats 2008. Dessa planer uppges inte vara så väl kända i verksamheten och har inte riktigt kommit in i rutinerna. Det finns även en dokumenthanteringshandbok, uppdaterad 2008, som rör sig på en mera övergripande nivå än planerna. 3.3.1 Strategi för bevarande Chalmers har 2012-02-16 beslutat en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. Strategin är beslutad av t.f. administrativ direktör och av Chief Information Officer (chef IT-styrning), medan Chalmers arkivarie ansvarar för uppföljningen på detta beslut. Som bilaga finns en checklista för införande av elektroniska handlingar. I strategin konstateras att Chalmers i dag inte har något system för bevarande av elektroniska handlingar som motsvarar kraven enligt RA-FS 2009:1, 4 kap., och att man även avser att avvakta med införandet av ett sådant. Chalmers kommer att låta informationen ligga kvar i verksamhetssystemen och istället ställa krav på hur informationen hanteras i verksamhetssystemen. Dessa krav finns i checklistan för införande av elektroniska handlingar. I strategin sägs vidare att Chalmers ska förteckna alla verksamhetssystem som hanterar elektroniska handlingar som ska bevaras. För varje sådant system ska dokumentation sammanställas i enlighet med vad som anges där och närmare specificeras i checklistan. Handlingarna ska om möjligt konverteras till format enligt RA-FS 2009:2 redan i verksamhetssystemen.
4(10) I checklistan för införande ställs en uppsättning krav som verksamhetssystemet och de elektroniska handlingarna ska uppfylla. Dessa rör, med hänvisning till motsvarande bestämmelser i RA-FS 2009:1 respektive 2, följande 16 områden: - tillgång till programvara och dokumentation, - test och utvärdering av verksamhetssystem, - dokumentation av handlingstyper och handlingar, - lagringsformat på handlingar, - dokumentation över gallring, - att ursprungliga handlingar ska bevaras vid ändringar, - informationssäkerhet, - sekretesskyddade handlingar, - riskanalys, - behörighetssystem, - loggning, - skydd mot skadlig kod, - förvaring av flera kopior, - säkerhetskopiering, - återläsning av handlingar från säkerhetskopia, samt - regelbunden uppföljning. Enligt kravet 1.16 ovan ska Chalmers regelbundet, normalt minst 1 ggr/år utvärdera system och rutiner så att de fortfarande uppfyller denna checklista. Om själva checklistan sägs att Dokumentet bör revideras och uppdateras vart femte år för att säkerställa dess aktualitet. Vid inspektionstillfället kunde man ännu inte uppvisa någon dokumentation eller redovisa några åtgärder enligt kraven i strategin och checklistan. 3.4 Arkivbildning 3.4.1 Diarieföring Institutioner (17 st.) och centrumbildningar utgör delarkivbildare inom Chalmers tekniska högskola AB, medan Stiftelsen Chalmers tekniska högskola är en separat arkivbildning. (Chalmers AB har c:a 2 400 anställda, Stiftelsen Chalmers har fyra.) På varje institution finns egen registrering av handlingar. Diarieföringssystemet W3D3 används för registrering både centralt och på institutionerna. Vid den centrala registraturen används allt sedan datorstödets införande 1994 ingen diarieplan eller annan klassning av ärenden eller handlingsslag. Man är för återsökning beroende av korrekta och utförliga ärendemeningar, vilka därför tenderar att bli ganska långa. Vissa institutioner använder dock egna diarieplaner. År 2011 registrerades totalt 3 088 ärenden, varav 1 433 centralt. Enligt uppgift registreras gärna samlingsärenden, delvis centralt men framför allt på institutionerna; detta sparar arbetsmoment men försvårar återsökningar.
5(10) 3.4.2 Annan registrering Handlingar rörande tjänstetillsättningar registreras sedan september 2011 inte längre i huvuddiariet, utan i rekryteringsverktyget ReachMee. Mycket få handlingar diarieförs i dag i forskningsverksamheten. Kontrakt avseende medel registreras i den s.k. kontraktsdatabasen, och finns då i regel inte registrerade i diariet. Processkartläggningsarbete pågår och forskningen ingår bland de verksamheter som kartläggs, dock har man inte kommit så långt ännu. Ambitionen är att forskningshandlingar ska komma att diarieföras. De administrativa stödsystemen Raindance för ekonomiadministration, Primula för löne- och personaladministration, samt Tur&Retur för resehantering driftas alla av Chalmers själva. I databasen Chalmers Publication Library (CPL) finns forskningspublikationer producerade vid Chalmers, såväl doktors- och licentiatavhandlingar som examensarbeten, konferensbidrag, tidskriftsartiklar och rapporter. Vid starten 2004 var CPL huvudsakligen en bibliografisk referensdatabas, men idag lagras där även fulltexter i PDF/A. Biblioteket har ansvaret för filerna som är publicerade i CPL och filerna som finns i formatet PDF/A. Dock saknas idag en fastställd rutin för elektronisk arkivering av forskningspublikationer och studentarbeten, varför institutionerna fortfarande arkiverar dessa på papper. Studiedokumentationen sker, liksom hos övriga universitet, i Ladok. Det var vid inspektionstillfället oklart var driften av Chalmers Ladok sker, men förmodligen i Lund. Enligt uppgift så känner man inte till om kopior sparas lokalt hos Chalmers. Detta måste redas ut. RA får här påpeka, att oavsett var Ladok utvecklas och driftas så vilar ansvaret att bevara studiedokumentationen på Chalmers. När studiedokumentationen förs på elektroniska handlingar så gäller RA:s föreskrifter RA-FS 2009:1 och 2 fullt ut. 3.4.3 Ärendehanteringssystem I dag sparas i W3D3 en del inskannade handlingar samt e-post med bilagor som överförts från e-postsystemet. Inga diarieförda handlingar bevaras dock enbart digitalt, utan allt finns även på papper. Man avser att byta till ett annat diarieföringssystem framför allt för att få bättre integrering med dokumenthanteringen och tillåta handläggarna att själva registrera handlingar i systemet. Det som i dag kallas dokumenthanteringssystemet (DHS) är ett sätt att hantera och sprida dokument via en filarea på intranätet. Det finns dock ingen versionshantering eller kontroll överhuvudtaget avseende vad som ligger här. Det har inte utretts i vilken mån handlingar kan vara att betrakta som upprättade genom att ha distribuerats via DHS.
6(10) 3.4.4 Arkivbildning vid institutionen Matematiska vetenskaper Institutionen MV är en av de tre institutioner som är integrerade med Göteborgs universitet; de andra två är Tillämpad IT samt Data- och informationsteknik. Den administrativa personalen är här anställd av Chalmers; vid de andra två finns däremot administratörer från båda lärosätena. Registrering av handlingar görs enbart i Chalmers diarium. Någon klassning av ärenden görs inte vid registreringen. År 2011 registrerades 68 ärenden vid MV. Det förmodas finnas mer som borde registreras på institutionerna då mycket av omvärldskontakterna går via dessa, inte minst avseende forskningen. I forskningsprojekt registreras endast avtal och kontrakt med externa parter i diariet. Arkivförteckningen är gemensam för hela institutionen. Den nu förda arkivförteckningen påbörjades 2005; avseende institutionens föregångare finns fem avslutade förteckningar (varav en sektion). De äldre arkiven anses i princip vara överlämnade till centralarkivet, men då detta är beläget i samma hus så behöver MV inte något eget närarkiv. Endast årets och föregående års diarieförda handlingar förvaras på institutionen, äldre handlingar har förts till centralarkivet. Hos institutionen finns även institutionsrådets protokoll samt ledningsgruppens minnesanteckningar som skrivits ut från DHS. Doktors- och licentiatavhandlingar samlas årligen in för arkivering. Institutionens veckoblad distribueras i form av en länk till en webbsida, vilken skrivs ut och arkiveras på papper. Arkivlistor ur Ladok arkiveras centralt avseende grundutbildning. Vad gäller forskarutbildning vid Chalmers så sparas arkivlista över avklarad kurs (RS90) på institutionen, alla andra klara kurser sparas centralt. Göteborgs universitet har delvis andra regler, vilket komplicerar saken för de integrerade institutionerna. 3.5 Framställning och hantering av handlingar Chalmers har beslutat en informationssäkerhetspolicy med hänvisning till ISO/IEC 27000-serien, men det krävs ett förankringsarbete för att få policyn att tränga igenom i organisationen. Chalmers är i färd med att införa systemförvaltning enligt förvaltningsstyrningsmodellen pm³ (Maintenance Management Model). Denna innebär dock enligt uppgift inte någon stark styrning, och garanterar inte i sig att verksamhetens policies implementeras i förvaltningsstyrningens egna styrdokument. IT-styrning har ett förvaltningsobjekt Datorarbetsplatser som ansvarar för upphandling av bl.a. skrivare. Riksarkivet får påminna att de tekniska kraven enligt RA- FS 2006:4 ska beaktas (vilka motsvarar SS-ISO 11798, utg. 1, avsnitt 4, med tillägg av 4 kap. 4 i nämnda RA-FS).
7(10) Vid upphandling av papper till kopiatorer och skrivare ställs enligt uppgift som villkor i förfrågningsunderlaget att produkten ska motsvara de tekniska kraven enligt RA-FS 2006:4, 4 kap. 1. 3.6 Gallring Chalmers har en fortfarande gällande myndighetsspecifik gallringsföreskrift, nämligen Riksarkivets föreskrift och beslut (RA-MS 1991:13) om gallring hos Chalmers tekniska högskola. I beslutsdelen till föreskriften medges omedelbar gallring av verifikationer tillkomna mellan 1940-1971 och i föreskriftsdelen medges gallring av lönelistor tillkomna mellan 1940-1982 med en gallringsfrist på 50 år. Gallringen av verifikationerna torde vara verkställd medan lönelistorna enligt föreskriften som längst ska bevaras i ytterligare 20 år. Det har emellertid senare föreskrivits om bevarande av lönelistor i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Detta innebär att RA-MS 1991:13 i föreskriftsdelen är att betrakta som obsolet och den kommer därför att upphävas av RA. De lönelistor som fortfarande finns kvar hos Chalmers ska således bevaras. Chalmers bör även undersöka om gallringen av verifikationerna tillkomna mellan 1940-1971 är verkställd och beslutet således går att avregistrera. Chalmers har fram till och med 30 september 2003 använt sig av lönesystemet SLÖR- PIR (statligt löneuträkningssystem). RA har föreskrivit om gallring av allmänna handlingar i systemet i Riksarkivets föreskrifter, Serie A gallringsbeslut 1986:43 den 24 oktober 1986, Myndigheter anslutna till SLÖR (statligt löneuträkningssystem). Föreskriften gäller hos Chalmers endast för handlingar tillkomna till och med den 1 juli 1994 då man upphörde att vara en statlig myndighet. För handlingar i systemet som tillkommit därefter så ska Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet tillämpas. Gällande RA:s generella gallringsföreskrifter så har Chalmers upprättat tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Det finns ett beslut (F 7/94) från den 7 februari 1994 fattat till RA-FS 1991:6 samt förordningen (1953:716 ändrad och omtryckt i 1978:182) om gallring av handlingar hos vissa statliga myndigheter. Då RA-FS 1991:6 har ändrats och blivit omtryckt i RA- FS 1997:6 och förordning (1953:716) om gallring hos vissa statliga myndigheter blivit upphävd den 1 juli 1991 så är beslutet att betrakta som föråldrat och bör bara tillämpas på handlingar tillkomna före den 1 juli 1991. Det finns även ett mer aktuellt tillämpningsbeslut (Lokalt gallringsbeslut 2003:1) från den 5 november 2003 som är fattat till RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Detta är i stort en något modifierad kopia av bilagan till RA-FS 1997:6 varpå tillämpbarheten kan ifrågasättas.
8(10) Det finns förvisso gallringsplaner samt en dokumenthanteringsplan där man på handlingsnivå har dokumenterat tillämpningen av RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA- FS 1997:6). Dokumenten är dock inte formellt fastslagna beslut även om de i vissa delar hänvisar till sådana. Chalmers har inte upprättat tillämpningsbeslut till: - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet samt - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 2008:3 och RA-FS 2011:2) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2 ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6) om gallring och återlämnande vid upphandling, 1 I verksamheten hos Chalmers förekommer det även handlingar för vilka gallring eller bevarande föreskrivs i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1999:1, ändrade i RA-FS 2002:1) om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet. Även till denna föreskrift ska det upprättas ett tillämpningsbeslut. Chalmers tillämpar i dag även Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst. Då Chalmers inte omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag eller förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring så omfattas man heller inte av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. Räkenskapshandlingar kan hos Chalmers i den mån det är möjligt gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Chalmers har upprättat två gallringsplaner en för allmän administration (2008-10-02) och en för studieadministration (2008-10-02). Dessutom har man upprättat en dokumenthanteringsplan för personalavdelningen (Dnr C2004/404). Vid inspektionen framgick det att gallring också verkställs enligt dessa. Någon rutin för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring finns dock inte. Riksarkivet har uppmärksammat att man enligt gallringsplanen för allmän administration gallrar anbud som inte har antagits efter två år, detta med stöd av RA-FS 1991:6 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2 ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6) om gallring och återlämnande vid upphandling omfattar enligt föreskriftens 2 handlingar som tillkommer vid upphandling enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Denna lag är upphävd och ersatt av annan lag men Riksarkivets föreskrifter är dock fortfarande gällande. Arbetet med att revidera föreskrifterna pågår och tills detta är klart bör principerna i RA-FS 2004:2 i den mån det är möjligt tillämpas men med stöd av RA-FS 1997:6.
9(10) samt förordningen (1953:716 ändrad och omtryckt i 1978:182) om gallring av handlingar hos vissa statliga myndigheter. Detta är felaktigt och anbud som inte blivit antagna bör gallras i enlighet med principerna för gallring i RA-FS 2004:2 (ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6). Dock med stöd av RA-FS 1997:6. Vidare så har Riksarkivet uppmärksammat att gallringsfristen för lönelistor har satts till 10 år i dokumenthanteringsplanen för personalavdelningen. Dessa ska enligt RA-FS 2006:5 bevaras. Chalmers bör gå igenom och uppdatera gallrings- och dokumenthanteringsplaner så att ingen gallring som inte är föreskriven riskerar att ske. Sammanfattningsvis så ska Chalmers upprätta tillämpningsbeslut till riksarkivets föreskrifter i RA-FS 2004:2 (ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6), RA-FS 2006:5, RA-FS 2007:1 (ändrade och omtryckta i RA-FS 2008:3 och RA-FS 2011:2) samt RA-FS 1999:1(ändrade i RA-FS 2002:1). Riksarkivet föreslår att Chalmers börjar använda sig av formellt beslutade gallringsplaner eller dokumenthanteringsplaner som tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter. Befintliga planer bör uppdateras så att de hänvisar till gällande föreskrifter och tillämpningsbeslut. Chalmers bör även utarbeta en rutin för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. 3.7 Arkivredovisning Chalmers har inte upprättat någon övergripande arkivbeskrivning för vare sig stiftelsen eller aktiebolaget. Det finns däremot en arkivbeskrivning för centrala administrationen upprättad 2004. Denna är dock delvis inaktuell och behöver uppdateras. Bland annat så har man sedan den upprättades bytt ut det elektroniska diarieföringssystemet. Hos Chalmers finns cirka 300 arkivbildare vilkas arkivbildning är avslutad eller pågående. Vid inspektionen kunde man inte svara på hur mycket av beståndet som fortfarande är oförtecknat. Man har till största delen använt sig av allmänna arkivschemat vid förtecknandet. Chalmers är dock mitt uppe i arbetet med den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen och man planerar att vara klara med en klassificeringsstruktur innan den 1 januari 2013. Chalmers använder sig av arkivredovisningssystemet Visual Arkiv i vilket man har lagt in de flesta förteckningarna. Systemet är i nuläget oraclebaserat men arbete pågår med en övergång till en windowsbaserad version. Förteckningarna i Visual Arkiv publiceras varken internt eller externt utan endast de som arbetar i systemet har behörighet till det. Chalmers har inte redovisat gallringsbara handlingar och till större delen heller inte elektroniska handlingar. Vid ett stickprov som gjordes vid inspektionen visade det sig att förteckningen för den Centrala stiftelsen senast uppdaterades 2010 och förteckningen för Förvaltningen Chalmers tekniska högskola senast uppdaterades 2007. Angående de av Chalmers institutioner bedrivs i samarbete med Göteborgs universitet, får Riksarkivet understryka vikten av att handlingar tillhörande Chalmers respektive Göteborgs universitet hålls isär och förtecknas i separata förteckningar.
10(10) 3.8 Arkivlokaler Centralarkivet är beläget i hus MV:L, Skeppsgränd 2, rum 1139. Dörren är klassad A 120. Lysrörsarmaturerna är kapslade. Låsbar strömbrytare finns utanför lokalen. Det framgår inte av skyltning om det finns brandspjäll i ventilationen. Det bör även kontrolleras att samtliga kabelgenomföringar är tätade till klass EI 120. Vid registraturen (Chalmersplatsen 4) finns ett närarkiv, rum 2006, med en dörr märkt Brandklass 2 timmar. Brandspjäll finns i ventilationen och lysrörsarmaturerna är kapslade. Här förvaras diarieförda handlingar samt protokoll m.m. från de senaste fem åren. I samma hus finns även mellanarkivet rum 0008. Dörren är märkt A-2, brandspjäll finns i ventilationen och lysrörsarmaturerna är kapslade. I Riksarkivet den 20 juni 2012, Ian Fallenius 1:e arkivarie