Introduktionsplan Med introduktionsprogram DOKUMENTNAMN Introduktionsplan GILTIGHETSPERIOD Fr.o.m. 2002 DOKUMENTTYP Handlingsplan BESLUTAT/ANTAGET DOKUMENTÄGARE Kommunstyrelsen VERSION 1.0 DOKUMENTANSVARIG Personal- löneenheten REVIDERAT 2013-06-27
Introduktion av nya medarbetare hos arbetsgivaren Pajala kommun Allmänt Introduktion är den process under vilken en individ kommer in i en ny arbetssituation. Sytematiska introduktionsrutiner är speciellt viktiga då grundattityden till organisationen och arbetsmiljön skapas vid första kontakten. Systematiska introduktionsrutiner underlättar också för den nyanställde att få positiva relationer till sin nya omgivning. Dessa rutiner är också viktiga då personal omplaceras/befordras. Introduktionen är lönsam eftersom den: ger baskunskaper för att utföra arbetet bra skapar positiv inställning som kan bli bestående och som gynnar effektiviteten är första ledet i fortlöpande personalutveckling och personalutbildning hjälper till att undvika missförstånd och minskar antalet fel i arbetet minskar olycksfallsrisker underlättar en smidig anpassning skapar ett rationellt tidsutnyttjande hjälper till att skapa en gruppkänsla. Vad behöver den som är ny känna till? Det är många saker som en ny medarbetare behöver få kännedom om samtidigt som kapaciteten att komma ihåg är begränsad. Följaktligen måste informationsmängden delas upp och de första dagarnas information begränsas till det som är väsentligast för den nya medarbetaren. Det som en nyanställd initialt har störst intresse och behov av är att känna till det som kretsar kring de egna arbetsuppgifterna, den egna arbetsplatsen och de närmaste arbetskamraterna. Sedan kommer behovet av att känna till den övriga organisationen och övriga medarbetare. 1
Behoven under den första tiden kännetecknas av: att känna sig välkommen och uppskattad att komma in i sin arbetsgrupp att få pröva på arbetet och känna sig nyttig att få klart för sig förväntningar och krav att först få bekanta sig med närmiljön och sedan lära känna den övriga organisationen och de övriga anställda att informeras om det som är väsentligast att få höra hur det går; att få beröm och kritik. Skräddarsy introduktionen Varje människa är unik, har olika förutsättningar, erfarenheter och behov. Varje arbetsplats är dessutom unik genom sin miljö och de människor som finns där. Försök att sätta dig in i den nya medarbetarens situation och fundera på vad denne redan känner till och måste få kunskap om då det gäller arbetsuppgifter, arbetsplats, arbetskamrater, regler, rutiner, kontakter, kommunen o. s. v. Planera introduktionen och gör en checklista om det som skall informeras om, när och hur. Bestäm vem i organisationen som har de bästa förutsättningarna att informera om respektive punkt och fördela ansvar för introduktionen därefter. Ta fram tillgänglig skriftlig information och planera in när den skall ges till den nya medarbetaren. Observera att det för en ny anställd är lättare att få grepp om det som är formellt, som återfinns i t ex handböcker, organisationsscheman, lagar och avtal. Fundera på vilka oskrivna regler, rutiner och normer ni har inom organisationen och vad den nya kan ha behov av att känna till av det informella för att lättare komma in i arbetsgemenskapen. 2
Introduktionsprogram Övergripande modell som anpassas och kompletteras av programområdet och arbetsplatsen. Första dagen Närmaste arbetsledare/chef tar emot och ordnar de introduktionsoch anställningsrutiner som behövs. Han/hon informerar om arbetsplatsen och förutsättningarna för arbetet. Etablera en öppen och rak kommunikation Se till att ni får en lugn pratstund utan att bli störda. Gå översiktligt igenom introduktionens upplägg och innehåll. Gå igenom anställningsvillkor, arbetsuppgifter och lönerutiner. Vid behov ta upp frågor som t ex lönekonto, skattsedel, jämkningsbesked och dylikt. Informera om praktiska detaljer såsom schema, tidsregistrering och flextider, raster, parkeringar, nycklar etc. Ge en övergripande information om kommunen, särskilt om den nyanställde kommer från annan ort. Informera kort om programområden och deras funktionella och geografiska spridning. Berätta om den nyanställdes plats och roll i organisationen och gå övergripligt igenom kontakter med andraprogramområden och arbetsplatser som han/hon i sitt arbete främst kommer att ha. Visa runt på arbetsplatsen och presentera närmaste arbetskamrater. Om den nyanställde korismer att få en handledare/fadder/mentor, presentera vederbörande. Visa lunchrum, toaletter, brand- och nödutgångar, parkering etc. Kvittera ut nycklar, material, kläder och annan utrustning. Informera om eventuella risker i arbetsmiljön och gå igenom skyddsföreskrifter. Ge övergripande information om personalpolitiska program, policyn, regler m.m. Uppmuntra den nya att själv ta upp frågor om det som han/hon vill veta. 1
Låt den nyanställde så fort som möjligt bölja arbeta med något praktiskt för att han/hon skall få en chans att börja känna sig hemma. Fundera redan på förhand ut vilka arbetsmoment som är viktigast/lämpligast att kunna först för att dessa sedan undan för undan kan utökas till att omfatta den nyas samtliga arbetsuppgifter. Informera den nyanställde om var han/hon kan nå dig/handledaren om det uppstår frågor eller problem. Glöm inte att då och då själv se till den nya för att försäkra dig om att allt går bra. Första veckan Utgå från första dagens kom-i-håg. Förtydliga det som är oklart och lägg till grundligare information om det som den nya medarbetaren behöver veta mer om än det som tidigare endast övergripande tagits upp. Utvidga presentationen av den näpnaste omgivningen. Visa förråd, arkiv, adressregister, postfunktion, servicefunktion och dylikt som den nya i sitt arbete behöver känna till. Ge djupare information om kommunen (för nyinflyttade) och organisationen. Gå igenom organisationsscheman. Presentera fler chefer och arbetskamrater. Presentera arbetsplatsombud/skyddsombud och övriga fackliga företrädare. Gå igenom Pajala kommuns etiska spelregler och låt den nyanställde underteckna en lojalitetsförklaring utifrån dessa regler. Ge en grundligare genomgång av program, policyn, föreskrifter och dylikt. Informera om semester och ledigheter. Gå igenom handlingsplaner som finns. Informera om var och hur han/hon kommer åt den information som det finns behov eller intresse av. Informera om offentlighetsprincipen och eventuell sekretess/tystnadsplikt. Ge grundligare information om arbetsuppgifter. Gå igenom arbetets krav, kompetensutveckling och liknande. 2
2.a veckan och därefter Fortsatt introduktion av arbetsledare och arbetsgruppen. Fördela uppgifterna inom gruppen så att den nyanställde får lära känna alla. Vidare allmän information och uppföljningssamtal för att ta reda på hur programmet fungerat korrigera introduktionsprogrammet se hur anpassningen till arbetsgruppen och miljön fungerat se hur den nyanställde ser på sin situation och hur arbetsuppgifterna lösts Nya medarbetare samlas inom respektive programområde till en gemensam träff för övrig information och diskussion nyanställda emellan samt avstämning av hur introduktionen fungerat. 3