Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Tekniska nämndens arbetsutskott Tid: Tisdagen den 3 Juni 2014, kl 09.00 Plats: Lärlingen, Sveagatan 12, Alingsås Information och överläggningar A/ Slutrapport, Nolhaga B/ Ny anläggningstaxa C/ Invasiva arter D/ Förvaltningsrapport E/ Konsulter F/ Detaljplan, bostäder vid Lövskogsgatan G/ Plan för utbyte av hämtningsfordon H/ Delegerade beslut I/ Inkomna skrivelser J/ Förvaltningschefen, aktuell information Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Internkontroll 2014 för tekniska förvaltningen 2. Elbilar 3. Upphandling - Citybil 4. Upphandling av parkdrift - staden Övrigt Anita Skoglund (M) Ordförande Gunilla Hedman Sekreterare Tel: 0322-616207 E-post: Gunilla.hedman@alingsas.se Alingsås kommun Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: 0322-61 60 00 Fax: 0322-61 67 30 E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats: www.alingsas.se
Ärende 1 Internkontroll 2014 för tekniska förvaltningen
Tekniska förvaltningen Datum: 2014-05-19 Tekniska nämnden Handläggare: Martin Wollhag Direktnr: Beteckning: 2014.166 TN Internkontroll 2014 för tekniska förvaltningen Ärendebeskrivning Kort definition av Internkontroll: Med internkontroll menas en process genom vilken kommunstyrelsen, nämnder, ledning och annan personal skaffar sig en rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås på följande områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Lagkrav Nämndernas ansvar för verksamheten beskrivs i kommunallagen kapitel 6, 7-8 : 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). 8 Nämnderna skall verka för att samråd sker med dem som utnyttjar deras tjänster. Angreppssätt: Internkontrollplanen Det görs en risk- och konsekvensanalys av viktiga processer och verksamheter inom ansvarsområdet. Det gäller att hitta svaga punkter i processen och säkerställa att fel eller avbrott inte uppstår. Analysen resulterar i kontrollområden och kontrollpunkter även om direkta åtgärder genomförs för att avlägsna bristerna.
Den aktuella internkontrollplanen återfinns i nämndbudgeten för 2014 och består av 4 processer där 4 kontrollmoment återfinns. Genomgång av dessa kontrollmoment finns presenterade i bilaga a. Förslag till beslut i Tekniska nämnden Tekniska nämnden har tagit del av och godkänner resultatet från kontrollen enligt internkontrollplanen. TEKNISKA FÖRVALTNINGEN Barbro Sundström Martin Wollhag Teknisk chef Ekonomienhetschef Bilagor: Kontrollresultat maj 2014 internkontrollplan, bilaga a Godkänd av: Barbro Sundström Titel: Förvaltningschef Datum: 2014-05-22
Bilaga A, uppföljning internkontrollplan maj 2014 2014-05-27 Nedanstående internkontrollplan beslutades om i tekniska nämndens budget för 2014 Den första rapporten skulle ha redovisats i samband med tertialrapporten men är alltså försenad. Ramavtal/direktupphandling: Kommunfullmäktige antog i mars 2014 en upphandlingspolicy som kommer att få effekter på detta område. Delvis flyttas ansvaret för uppföljning inköp och upphandling till Upphandlingsenheten. Till exempel kommer inköp som inte följer befintliga ramavtal att beläggas med en straffavgift på 5% av inköpsutgiften. Utgiften kommer att belasta verksamheten som köpt in varan eller tjänsten. Straffavgiften kommer att belasta resultatet direkt. Kontrollen av denna punkt skall ge svar på följande frågeställningar: 1) Saknas ramavtal? 2) Sker direktupphandling på rätt sätt? 3) Riskerar vi att missa att förlänga befintliga ramavtal eller förnya ramavtalsområden? Utvärdering 1) Vid genomgång av stickprov hittades områden som saknades ramavtal där det borde finnas. 2) De stickprov som gjorts visar att direktupphandling sker på rätt sätt. Vi saknar dock överblicken för att se om vi istället borde haft ramavtal. Denna kontroll ligger numera inom klk:s ansvar. 3) Risken finns men i sedan en tid tillbaka upplyser upphandlingsenheten alltid ansvarig person om att ett avtal skall förlängas eller förnyas. Det finns alltid en risk att detta missas på respektive avdelning. Endast upphandlingar som är av intresse för samtliga förvaltningar ansvarar upphandlingsenheten för fullt ut. Investeringar Kontrollen av denna punkt skall ge svar på följande frågeställningar: 1) Finns det bra projektverktyg? 2) Håller projekt tidsram och budget? 3) Följer vi riktlinjerna? Utvärdering 1) Det finns gemensamma projektverktyg som införs för samtliga projekt. Utvärdering är inte gjord än. 2) En del i projektmetodiken är att göra prognoser för varje månad under året. Syftet är att göra säkrare prognoser och uppnå bättre budgetföljsamhet. Hur detta har fallit ut är inte utvärderat än. 3) Vi följer riktlinjernas huvuddrag även om vi har gjort mindre avvikelser från de antagna riktlinjerna av praktiska skäl. Ekonomi/Drift: entreprenader Kontrollen av denna punkt skall ge svar på följande frågeställning: 1) Finns rutiner och verktyg som säkerställer kontroll över kvalité och kostnader? Utvärdering 1) Svar på denna fråga kommer att redovisas på arbetsutskottet. Fordon/Drift Kontrollen av denna punkt skall ge svar på följande frågeställning: 1) Ställs tillräckliga miljökrav vid upphandling av fordon (fordonshanteringen) Utvärdering 1) De bilar som upphandlas skall uppfylla trafikverkets senaste definition av miljöbil (1 jan 2013). Den nya miljöbilsdefinitionen innebär att personbilar, lätta lastbilar och lätta bussar, som tas i bruk från och med 1 januari 2013, befrias från fordonsskatt om bilens koldioxidutsläpp (enligt uppgift i registreringsbeviset) inte överstiger ett beräknat högsta koldioxidutsläpp i förhållande till fordonets tjänstevikt. Det innebär alltså att gränsen för miljöbil är flytande; tyngre bilar får släppa ut mer än lättare bilar. Fordonsenheten försöker att alltid följa denna senaste definition med undantag för behov av några fyrhjulsdrivna fordon samt arbetsfordon. I dessa undantagsfall görs alltid bästa val bland de fordon som inte når upp till miljöbilsdefinitionen. Fordonshanteringen har ca 150 bilar. De stickprov som genomförts av upphandlade bilar under det senaste året uppfyller kraven.
Ärende 2 Elbilar
Tekniska förvaltningen Datum: 2014-05-19 Tekniska nämnden Handläggare: Tomas Carlsson Direktnr: Beteckning: 2014.158 TN Införande av elbilar i den centrala fordonshanteringen inom Alingsås Kommun. Ärendebeskrivning Det övergripande målet för miljöarbetet inom Alingsås Kommun är att vi till nästa generation ska lämna över ett samhälle där de stora miljöproblemen är lösta. Det innebär att påverkan på miljön ska ha reducerats till nivåer som är långsiktigt hållbara. Ett viktigt led i detta arbete är att minska våra utsläpp från tjänsteresor och övriga transporter. Den kommunala fordonsparken har under en längre period blivit allt mera miljöanpassad och nästa steg i denna utveckling bedöms vara ett succesivt införande av elfordon. Beredning Fordonshanteringen har under den inledande period då elbilar varit väldigt uppmärksammade, medvetet avvaktat och inväntat att marknaden inom området ska stabiliseras. De tidiga fabrikat och modeller som funnits har inte alltid uppfyllt våra krav på t.ex. krocksäkerhet. Det har även saknats en gemensam standard för laddningsuttag och laddningsstationer då de flesta fabrikat oftast presenterat sin egen lösning. Dessutom har elbilarna i många fall varit förhållandevis dyra i inköp. Elbilsmarknaden har nu nått en nivå där Alingsås Kommun bör gå in som aktör för att ytterligare förbättra miljöprestandan i fordonsparken. Det har introducerats och kommer att introduceras många nya modeller den närmaste tiden som uppfyller de kriterier som beslutats för att de ska vara godkända som tjänstefordon inom Alingsås Kommun. Dessutom har prisnivåerna justerats nedåt och laddningsuttag och laddningsstationer har allt mera standardiserats efter förslag om gemensam inriktning från EU. Inledningsvis föreslås en testperiod om cirka ett år för att hyra och provköra olika varianter av externa elbilar för utvärdring av funktion och användningsområden. Bilarna placeras i utvalda kommunala verksamheter och därefter sker en bedömning av vilka typer av konventionella bilar som eventuellt kan ersättas av elbilar. De verksamheter med placeringar som inledningsvis är aktuella som provanvändare av elbilar är Sveagatan, Rådhuset och Fabs AB. Faller prövotiden väl ut blir nästa steg att införa elbilar som ett nytt segment inom vår egen fordonspark enligt då gällande upphandlings-förfarande. Inför ett brukande av elbilar behöver ett antal parkeringsytor vid kommunala verksamheter förberedas med laddningsstolpar. På vissa platser behöver även elkapaciteten förstärkas. En rimlig fördelning för dessa insatser är att den gemensamma fordonshanteringen tar kostnader för installationer av laddningsstolpar och kringutrustning för dessa då vi har ett ansvar och uppdrag om att leda teknik- och miljöutvecklingen framåt. Kostnader som uppstår vid förstärkning av elkapacitet bör däremot bekostas av hyresvärd och/eller hyresgäster till den fastighet som aktuell parkering tillhör och av dem som där nyttjar bilar och laddningsstolpar. Förslag till beslut i Tekniska nämnden Tekniska nämnden beslutar att den centrala fordonshanteringen får i uppdrag att inleda ett successivt införande av elbilar i den kommunala fordonsparken. En förutsättning för detta är
att fördelning av kostnader för installation av laddningsstolpar och förstärkning av elkapacitet på berörda platser först är klarlagd. Tekniska förvaltningen Ulrika Samuelsson Administrativ chef Tomas Carlsson Fordonsansvarig Godkänd av: Ulrika Samuelsson Titel: Datum: 2014-05-21
Ärende 3 Upphandling - Citybil
Tekniska förvaltningen Datum: 2014-05-19 Tekniska nämnden Handläggare: Christian Nellis Direktnr: 0322-617012 Beteckning: 2014.141 TN Upphandling av Citybilen Ärendebeskrivning Bakgrund Tekniska förvaltningens Avfallsavdelning bedriver sen 2002 insamling av hushållsavfall i egen regi. Idag består åkeriet av totalt 8 fordon. Flera av de befintliga bilarna är äldre och kommer ersättas av 4 facks bilar i takt med att FNI byggs ut. Utöver de antal fordon som är budgeterade för FNI projektet kommer verksamheten även framöver behöva 2 stycken två facks bilar. Dessa ombesörjer uppdrag i centrala Alingsås och trädgårdsinsamling. En av dessa bilar behöver handlas upp och ersättas i år. Beredning För att på bästa sätt möta ökade kapitalkostnader med ökade intäkter, effektivisering och kostnadsreducerande åtgärder jobbar avfallsavdelningen kontinuerligt med prognoser och planering av inköp. Inte minst vad gäller fordon. Nya fordon skapar avskrivningskostnader och mycket få oplanerade driftstörningar. Äldre fordon skapar höga reparationskostnader och många driftstörningar. Genom att byta ut de äldsta bilarna får vi en effektivare produktion och kan samtidigt efterleva de övergripande målen 4,11 och 12. Sammafattning Citybilen är inköpt 2007 och är i mycket dåligt skick och kostar mycket i reparationskostnader. Reparationerna skapar problem för produktionen. Den är med i årets investeringsbudget och är redan annonserad, dock med reservationen att politiska beslut kan innebära att upphandlingen avbryts. Den nya bilen kommer bli betydligt större, vilket ur ett framkomlighetsperspektiv, är förankrat med berörda chaufförer och avfallsavdelningens driftchef. Den nya bilen kommer kunna ta ca 17 kubik vilket ska jämföras med den nuvarande som endast klarar ca 14 kubik. Detta är i sig en effektivisering då vi inte behöver tömma annat än vid ordinarie rast.
Förslag till beslut i tekniska nämnden Tekniska nämnden godkänner förslaget och ger avfallschefen i uppdrag att upphandla Citybilen samt att teckna avtal om leverans med tilldelad leverantrör. Tekniska förvaltningen Barbro Sundström FörvaltningschefAvfallschef Christian Nellis Godkänd av: Barbro Sundström Titel: Förvaltningschef Datum: 2014-05-22
Ärende 4 Upphandling av parkdrift - staden
Tekniska förvaltningen Datum: 2014-05-22 Tekniska nämnden Handläggare: Conny Josefsson Direktnr: 0322-616224 Beteckning: 2013.191 TN Upphandling av parkdrift för Staden Ärendebeskrivning Tekniska nämnden har 2013-08-27, 40 beslutat att upphandlingen av parkdrift genomförs i tre etapper med upphandling av norra respektive södra kommundelen var för sig under 2013 och staden i sin helhet, genom verksamhetsövergång, under 2014. Tekniska nämnden beslutade också att skötsel och underhåll av byggnader inte ska ingå i upphandlingen, samt att tekniska nämnden skall godkänna upphandlingsunderlaget innan det går ut på upphandling. Vid tekniska nämndens möte den 19 november 2013, beslutade nämnden, 57, att återremittera upphandlingsunderlaget för den norra kommundelen. Den södra kommundelen har upphandlats och en entreprenör finns på plats från och med den 1 april 2014. Tekniska nämnden beslutade den 15 april 2014 att godkänna upphandling av den norra kommundelen. Den upphandlingen pågår med en sista anbudsdag den 23 juni och beräknad entreprenadstart den 1 oktober 2014. Förvaltningens yttrande Förvaltningen har i samarbete med upphandlingsenheten på kommunledningskontoret, kultur- och fritidsförvaltningen och externa landskapskonsulter inom Larcia AB utarbetat ett upphandlingsunderlag för staden. Avstämning kring gränsdragningar har skett med de avdelningar inom förvaltningen som berörs av upphandlingsunderlaget. Formalian i upphandlingsunderlaget är samma som i upphandling av södra respektive norra kommundelarna. Ritningsunderlaget är dock betydligt mer omfattande. För lokaler finns ett krav i underlaget om övertagande av de på Borgmästarevägen förhyrda lokalerna. I Nolhaga erbjuds möjligheten att förhyra trädgårdsmästarvillan som kontor och upphållsrum. I den mån fordon och redskapsbärare inte är aktuellt att föra över till andra avdelningar och/eller förvaltningar, kommer dessa att avyttras på öppna marknaden. Då staden upphandlas i sin helhet finns också krav på verksamhetsövergång för den fast anställda personalstyrkan För att nedbringa antal transporter och fordonsrörelser inom Nolhaga park, behöver en upplagsplats för upplag, maskinuppställning och lokalförråd iordningsställas inför entreprenadstarten. Detta kommer att ske inom ramen för kommunstyrelsens expansionsoch imageinvesteringar för Nolhagaparken, som ett led i att utveckla Nolhaga trädgårdar. Förslag till beslut i Tekniska nämnden Tekniska nämnden beslutar att godkänna upphandling av parkdrift för staden, och det upphandlingsunderlag, med i huvudsak det innehåll, som presenterats för nämnden.
Tekniska förvaltningen Barbro Sundström Förvaltningschef Conny Josefsson Utredare Godkänd av: Barbro Sundström Titel: Förvaltningschef Datum: 2014-05-23