Effektmål Räkna hem din IT-drift - går det? Metoder och tankar kring Effektberäkning Lars Åberg, Pulsen Production Johan Djurberg-Lundman, Mio AB 2
Kort info Pulsen Omsättning: 1,4 miljarder kronor Anställda: ca 400 personer Ett av landets första IT företag, grundat redan 1964 Koncernsäte: Borås Finns även i Göteborg, Karlstad, Stockholm och Trollhättan, Malmö Två datahallar placerade i Borås Primär datahall vid Pulsens huvudkontor Sekundär datahall i bergrum Ständig bemanning av driftspersonal i primära datahallen Tjänsteleveranser Kapacitet, Hosting, Fjärrdrift (m.m.) 3
Agenda för presentationen Intro till kundcase Mio Mios IT-verksamhet Projektmetoden Pejl Metodik Effektmål Microworkshop Sammanfattning 4
Kundcase Mio egen IT-drift Mio ansvarar för sin IT-drift med egen personal Personal och datahallar placerade på huvudkontoret, butiker runt om i Sverige Nyttjar externa IT-företag Måsta hantera en komplex och verksamhetskritisk IT-miljö Alternativen Nyttor och kostnad för den egna driften egen drift + supportavtal egen drift + Fjärrdriftstjänst 5
Kort om Mio 6
Mios IT-verksamhet Mio ansvarar för sin IT-drift med egen personal Personal och datahallar placerade på huvudkontoret, butiker runt om i Sverige Nyttjar externa IT-företag Måsta hantera en komplex och verksamhetskritisk IT-miljö 7/24 Många utvecklingsprojekt Servrar Windows 16 st Citrix zenservrar 40 virtuella servrar totalt 90 Windowsservrar Powerservrar 2 fysiska Produktion-speglingspartion Utbildningspartion - testpartion Kommunikation Alla butiker 63 7
IT-supporten & bemanning Antal samtal till Mio s IT-jour 2011 M3-support 3683 Teknik-support 4833 Klienter och användare Arbetsplatser 600 Namngivna användare 1200 Bemanning teknik 3 + 1 vakant M3 2 ( stöd från Miobutiker ) 8
M3 och kring systemen BI BPW Datalager Cognos Lagerhantering Nyce PIM inriver PIM Mio.se iphone-app M3 CRM MioKonsument Fakturascanning ReadSoft Print MioPrisskylt MioTextmall Arkivering A3 Suite 9
Projektmetoden Pejl Produktmål - Effektmål Digert dokumentmaterial Roller viktiga Stora eller små projekt anpassade dokumentmallar Effekthemtagning ( hanteras i verksamheten ) 10
Effektanalysens fyra steg 11
Genomförandet Workshop 1 - Effektbedömning Varför effektmål (nyttor) Vad produktmål (projektmål) Workshop 2 Effektberäkning Värdera nyttorna - Bruttointäkterna Uppskatta hinderskostnader projekt, utbildning etc 12
Bruttointäkter och Nettointäkter 13
Exempel på sammanställning 14
Exempel på sammanställning KRÄVER GER 3 20 20 38 12 Högre 12 Bättre kund- intäkter 20 28 service 8 38 12 42 10 Bättre image Bättre säljinformation 10 7 Bättre bemötande Bättre leveransprec Kortare leveranstid Ökad tillgänglighet 15 18 Ökad bruttonytta Lägre 30 kostnader 12 Lägre lagerkostn Lägre leveranskostn
Nyttor hela vägen Färre oplanerade driftsavbrott högre tillgänglighet mindre störningar i verksamheten färre förlorade ordrar ökad försäljning Börja med workshop inom IT-verksamheten Gå vidare med workshop med verksamheten Skapar förståelse i verksamheten Alla nyttor ska fram ekonomiskt bidrag 16
Mio effektmålsanalys Nyttor med egen drift Känner sina användare och miljö Måsta hantera en komplex och verksamhetskritisk IT-miljö Nyttor med Supportavtal och Fjärrdriftstjänst Nyttor och kostnad för den egna driften egen drift + supportavtal egen drift + Fjärrdriftstjänst 17
Mio - alternativen från Pulsen Serverdriftstjänster ( IBM Power / Intel / Linux ) Fjärrdrift IBM Power Övervakning och åtgärder på distans Övervakningsverktyg Driftpersonal dygnet runt SLA 7/24 - produktionspartionerna Supportavtal Tillgång till Power tekniker (beredskap) Förebyggande åtgärder Switchtest 18
Microworkshop 5 minuter Om ni kör egen IT-drift Fundera över nyttor med en Power fjärrdriftstjänst i ert företag Om ni har en driftspartner Fundera över Effekthemtagning ( genomförs, uppnås tänkta effekter ) 19
Exempel på nyttor Frigjord tid för personalen Kan delta IT-projekt -- vad leder det till? bättre genomförda projekt vad leder det till? projektleveranser kan utnyttjas snabbare i verksamheten Bättre arbetsmiljö på personalen Färre sjukskrivningar -- vad leder det till? minskade kostnader (sjukskrivning / konsultkostnader ) Minskad personalomsättning -- vad leder det till? minskat behov av rekryteringar -- vad leder det till? lägre personalkostnader Kortare åtgärdstid vid incidenter Högre tillgänglighet till IT-systemen -- vad leder det till? Högre försäljning Högre tillgänglighet till IT-systemen -- vad leder det till? mindre frustrerade medarbetare i verksamheten -- vad leder det till? lägre personalkostnader 20
Räknesnurra Enkel Excelkalkyl 21
Sammanfattning Nyttja metoden! Leta efter alla nyttor WS 1 IT-verksamheten WS 2 - verksamheten Skapa kunskap, engagemang och motivation i verksamheten Tydliggör hemtagningsansvaret ( planera utse ansvarig följ upp ) 22
23