www.pwc.se Revisionsrapport Personalrekrytering och kompetensförsörjning Roger Burström Maj/2016 Knivsta kommun Revisorerna
Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Uppdrag... 2 1.3. Revisionsfråga... 2 1.4. Avgränsning... 2 1.5. Metod... 3 2. Iakttagelser och bedömningar... 4 2.1. Styrning av kompetens- och personalförsörjning... 4 2.1.1. Iakttagelser... 4 2.1.2. Bedömning... 5 2.2. Personalstruktur och framtida rekryteringsbehov... 7 2.2.1. Iakttagelser... 7 2.2.2. Bedömning... 10 2.3. Strategiskt personalarbete och uppföljningar... 12 2.3.1. Iakttagelser... 12 2.3.2. Bedömning... 14 2.4. Personalomsättning inom kommunen... 15 2.4.1. Iakttagelser... 15 2.4.2. Bedömning... 16 2.5. Rutin för avslutningssamtal med avgående medarbetare... 16 2.5.1. Iakttagelser... 16 2.5.2. Bedömning... 17 3. Slutsats och rekommendation... 18 Maj 2016 1 av 19
1. Inledning 1.1. Bakgrund Demografiska förändringar påverkar kraven på kommunal service. Detta i kombination med pensionsavgångar bland kommunens anställda, behov av omstrukturering och ändrade kompetenskrav gör att arbetet med kompetens- och personalförsörjning blir allt viktigare fråga i kommunen. Revisorernas förstudie rörande långsiktig panering som genomfördes under 2015 pekade på att en av de större utmaningarna gällande kompetensförsörjningen upplevs vara att få resurser till de tjänster som behöver tillsättas. Från personalkontoret lyftes även att det finns många chefer som har stora personalgrupper, samt att det ställs högre krav på kommunens chefer i allt från ledarskap och medarbetaransvar till verksamhetsplanering, rekrytering och systematiskt arbetsmiljöarbete. 1.2. Uppdrag Revisorerna har mot denna bakgrund givit i uppdrag att granska om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning. 1.3. Revisionsfråga Granskningens övergripande fråga är om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning. Följande områden ingår i granskningen: Styrning av kompetens- och personalförsörjning Personalstruktur och framtida rekryteringsbehov Strategiskt personalarbete och uppföljningar Personalomsättning inom kommunen Rutin för avslutningssamtal med avgående medarbetare 1.4. Avgränsning Granskningsobjekt är kommunstyrelsen i egenskap av personalmyndighet och sin samordnande roll och uppsiktsplikten över nämnderna. Granskningen är generellt inriktad, men omfattar även rekryteringssituationen inom utbildningsförvaltningen (lärare/förskolelärare), samhällsbyggnadsförvaltningen och tekniska förvaltningen (tekniker) samt vård- och omsorgsförvaltningen (vård- och omsorgspersonal). Maj 2016 2 av 19
1.5. Metod Granskningen har bedrivits genom studier av styrande- och stödjande dokument och sammanställning av statistik. Intervjuer har genomförts med företrädare för arbetsgivarfunktionen, verksamhetsföreträdare samt med företrädare för fackförbund. Maj 2016 3 av 19
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Styrning av kompetens- och personalförsörjning 2.1.1. Iakttagelser Organisation Kommunstyrelsen är huvudman för alla anställda i kommunen och personalpolitiken ingår enligt reglementet i kommunstyrelsens ansvarsområden. Kommunstyrelsen har enligt reglementet uppdrag att utfärda riktlinjer för personalpolitik och personaladministration. Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen och dess arbetstagare. Bland annat ska styrelsen föra kommunens talan i mål och ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Kommunstyrelsen kan också lämna uppdrag som avses i 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Styrande och stödjande dokument Kommunens övergripande styrdokument för personalfrågor benämns Personalpolitik för Knivsta kommun och är senast reviderat 2012-11-06. I dokumentet, (som biläggs), redogörs för målsättningar inom olika personalpolitiska områden samt konkreta åtgärder som ska vidtas. Följande områden behandlas i dokumentet: Personalförsörjning Rekrytering Introduktion Personalutveckling Löner Arbetsmiljö och hälsa Samverkan och inflytande Information Jämställdhet och mångfald Ledarskap Arbetstider Avslut/avveckling Som komplement till det personalpolitiska styrdokumentet finns följande handlingsprogram, riktlinjer och policys: Alkohol- och drogpolitiskt program Handlingsprogram för att förebygga och förhindra våld Handlingsprogram mot trakasserier och kränkande särbehandling Hälsostrategiskt dokument Maj 2016 4 av 19
Introduktionsprogram Jämställdhets- och mångfaldsplan Kriser och olyckshändelser, rutiner för anställda Lönepolicy Medarbetarsamtal, lönesamtal Personalpolitik för Knivsta kommun Policy mot mutor och bestickning Policy om bisyssla Policy vid rekrytering utav chefer Rehabkedja Knivsta kommun Riktlinjer för representation/uppvaktning Rökpolicy Trafikpolicy, rutiner för anställda Integrering i verksamhetsplanering I varje chefsuppdrag ingår ett personalansvar, vilket bl a innebär att sköta personalförsörjningen, föra medarbetarsamtal, föreslå lön vid nyanställning samt vid lönerevisioner, leda och utveckla personal i riktning mot målen samt i övrigt arbeta efter Personalpolitik för Knivsta kommun. I chefsuppdraget ingår också ett arbetsmiljöansvar, vilket bl a innebär att värna om personalens fysiska och psykiska arbetsmiljö samt i övrigt arbeta enligt delegationsordning för arbetsmiljön och efter Personalpolitik för Knivsta kommun. 2.1.2. Bedömning Det finns ett flertal styrande dokument i form av personalpolitik, handlingsprogram, riktlinjer och policys inom personalområdet i Knivsta kommun. Vår bedömning är att dessa styrdokument fyller normala behov när personalsituationen inte är alltför komplex (vi har i granskningen inte fått några indikationer på att personalområdets organisation med kommunstyrelsen som arbetsgivare för all personal skulle vara problematiskt). I Knivsta kommun, som är en av de snabbast växande kommunerna i landet, och i en situation där konkurrensen om arbetskraften inom vissa områden blir allt mer påtaglig, är situationen mer komplex. Lönebildningen uppges ha satts ur spel inom vissa områden (t ex för sjuksköterskor). Där Knivsta kommun kan erbjuda en månadslön på 35 tkr uppges ett bemanningsföretag kunna erbjuda upp till 50 tkr. En sådan konkurrenssituation är svår att hantera. Detta kräver strategier för hur kommunen ska hantera sådana frågor. I detta ingår också hur Knivsta kommun ska kunna profilera sig som en mycket attraktiv arbetsgivare för att möta en ökad lönekonkurrens. Ett kraftigt ökat antal flyktingar och ensamkommande barn innebär också ett snabbt ökande rekryteringsbehov. Att vara en attraktiv arbetsgivare innehåller många komponenter. En av de viktigare är sannolikt spridningseffekten av de nuvarande arbetstagarnas inställning till sin arbetsgivare. Ledningen och cheferna har här en stor roll. Mot bakgrund av den senaste medarbetarundersökningen (2014), där en relativt omfattande kritik fanns mot chefer och ledning, samt synpunkter från genomförda intervjuer i samband med granskningen, ser vi en risk att målet att vara en attraktiv arbetsgivare inte nås i tillräcklig omfattning. Maj 2016 5 av 19
Vi ser också att inom t ex vård och omsorgsområdet, pågår en kontinuerlig rekryteringsprocess både till följd av Knivsta kommuns snabba tillväxt och till följd av en hög personalomsättning inom vissa områden. Detta riskerar att innebära att chefernas tid i för hög utsträckning går åt för rekrytering än till att kunna stärka kommunens varumärke som en attraktiv arbetsgivare. Vi har också fått indikationer på att det inom några verksamhetsområden finns arbetsmiljöproblem mellan chefer/personal/politik som inte är lösta och där mer åtgärder skulle behövas sättas in. Intervjuerna indikerar också att det i betydande utsträckning saknas fackliga ombud och att samverkan inte fungerar på avsett sätt. En orsak uppges vara att det är svårt att rekrytera ombud då arbetsgivaren inte avsätter tid för detta. Maj 2016 6 av 19
2.2. Personalstruktur och framtida rekryteringsbehov 2.2.1. Iakttagelser Personalstruktur Nedanstående bild visar antal och fördelning mellan fast anställda och visstidsanställda. Antalet fast anställda uppgick enligt kommunens personalbokslut till 810 personer vid utgången av 2015, en liten ökning från 2014 då de uppgick till 790. De visstidsanställda har minskat något jämfört med 2014. Av de visstidsanställda är 78 månadsanställda och 594 timanställda. Vård och omsorg och skola/förskola har högst andel timanställda inom sina verksamheter. Nedanstående bild visar antal fast anställda på olika kontor. Personalen inom skola och förskola samt vård och omsorg utgör cirka 80 procent av kommunens fast anställda. En ökning har skett på samtliga kontor utom för gruppen Övrig där bland annat städpersonal ingår. Det beror på att Kommunfastigheter tagit över städfunktionen på flera verksamheter. Maj 2016 7 av 19
Nedanstående bild visar de kommunanställdas åldersfördelning. Den totala genomsnittsåldern ligger relativt konstant runt 44 år. Knivsta hör till en av de två kommunerna i landet som har lägst genomsnittsålder. Rekrytering och pensionsavgångar Nedanstående bild visar utannonserade tjänster 2012-2015. Under 2012 utannonserades totalt 146 lediga tjänster i rekryteringsverktyget Offentliga jobb. År 2015 utannonserades 239 tjänster, en ökning med cirka 60 procent på tre år. De lediga tjänsterna fördelades på olika verksamheter enligt diagrammet. Skola/förskola är den verksamhet som utannonserar flest tjänster. Nedanstående bild visar pensionsavgångar i olika yrken 2015-2025. Maj 2016 8 av 19
Fram till 2025 beräknas totalt 204 fast anställda att avgå med pension med 65 års ålder som beräknad pensionsavgång. Jämställdhet Nedanstående bild visar könsfördelningen bland kommunens anställda. Könsfördelningen mellan kvinnor och män har hållit sig relativt konstant i flera år. Totalt uppgår antal kvinnor till 675 och män till 135. Nedanstående bild visar medianlöner för män och kvinnor. Män har den högre medianlönen och trenden håller i sig även om gapet har minskat något de senaste två åren. Antalet chefer har ökat mellan 2014 och 2015. Andelen män bland kommunens chefer är 28 procent vilket är något högre än andelen män bland övrig personal. Maj 2016 9 av 19
Manliga chefer har högre medianlön än kvinnliga chefer. Dock har skillnaden minskat något. Efter lönekartläggningen 2015 justerades lönenivån för fem kvinnliga chefer som hade en lön under 40 000 kronor per månad. Ingen manlig chef låg under 40 000. Detta kommer att få genomslag på lönenivån under 2016. Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har legat relativt konstant på 5,5 5,9 procent de senaste åren. En viss ökning har skett 2015 till 5,9 procent. Målet sattes till högst 5,5 procent för 2015 vilket inte uppnåddes. Sjukfrånvaron bland män har ökat något de senaste åren även om den ligger lägre än för kvinnor. Långtidsfrånvaron har ökat under 2015. Sjukfrånvaron i procent av arbetad tid har ökat på flera kontor. Den är högst inom vård- och omsorgskontoret och inom utbildningskontoret. Korttidsfrånvaron det vill säga antalet sjuktillfällen upp till åtta dagar per anställd har minskat något. Genomsnittet 2015 ligger på 1,5 tillfällen per anställd. Som långtidssjukskrivning räknas allt från 60 dagar och uppåt. Totalt har 11 procent av medarbetarna varit långtidssjukskrivna under 2015. Det är samma procentsats som 2014. 2.2.2. Bedömning Knivsta kommun var landets snabbast växande kommun 2015 och tillväxten fortsätter. Den politiska visionen är att Knivsta kommun ska uppnå 20 000-25 000 invånare 2025 vilket motsvarar en ökning med mellan ca 20-50 procent (eller mellan ca 2-5 procent per år). En motsvarande ökning av de kommunanställda skulle innebära ett rekryteringsbehov fram till 2025 på mellan ca 160-400 fast anställda och mellan 135-335 visstidsanställda Maj 2016 10 av 19
(eller mellan 16-40 fast anställda och 14-34 visstidsanställda per år) enbart på grund av demografiska förändringar (därtill kommer rekryteringsbehov av andra skäl). Huvuddelen av kommunens anställda finns inom skola och förskola samt vård och omsorg. Det är också inom dessa områden som rekryteringsbehoven blir störst. Detta gäller i flertalet kommuner. Även om Knivsta hör till en av de två kommunerna i landet som har lägst genomsnittsålder beräknas ca 20 personer sluta per år på grund av pensionering. En stor andel av de som går i pension uppges vara chefer. År 2015 utannonserades 239 tjänster vilket motsvarar ca 16 procent av antal fast- och deltidsanställda. Sedan 2012 har antalet utannonserade tjänster ökat med cirka 60 procent. Personalstatistiken visar också att det fortfarande finns icke önskvärda skillnader i jämställdhetsaspekter i kommunen även om förbättringar gjorts inom vissa områden. En ökad sjukskrivningsandel (även om den är lägre än jämförbara kommuners) förstärker rekryteringsbehovet och kan ge en indikation på problem inom personalområdet. Någon sammanställd bedömning av framtida rekryteringsbehov finns inte för Knivsta kommun. Även om verkligheten är komplex är vår uppfattning att en sådan bedömning och sammanställning skulle kunna vara ett viktigt underlag för den strategiska personalförsörjningen och de ställningstaganden som behövs för att trygga den framtida kompetensförsörjningen. Maj 2016 11 av 19
2.3. Strategiskt personalarbete och uppföljningar 2.3.1. Iakttagelser Strategiskt personalarbete Knivsta kommuns personalkontor har i uppdrag att a) genom ett konsultativt arbetssätt stödja kommunledning, förvaltningschefer och verksamhetschefer i en decentraliserad organisation. b) leda utvecklingen av en samlad personalpolitik i kommunens organisation c) erbjuda ett behovsanpassat stöd och rådgivning i samtliga förekommande personalärenden. Det strategiska personalarbetet omfattar bl a följande områden: Chefsträffar Chefsdagar Chefskörkortet Nätverksträff för chefer Framtidens ledare Mentorsprogram Introduktion Strategiskt hälsoarbete Lönerevision Personalkontorets analys av personalbokslutet 2015: Antalet fast anställda har ökat inom samtliga verksamheter, främst inom skolan och förskolan. Volymen timanställda uppgår till 101 årsarbetare, vilket är cirka 13,5 procent av volymen för tillsvidareanställda som uppgår till 751,4 årsarbetare. Antalet utannonserade tjänster har ökat med cirka 60 procent på tre år. De yrkesgrupper som är svårast att rekrytera är socialsekreterare, sjuksköterskor, förskollärare och vissa övriga lärarkategorier. Den totala sysselsättningsgraden har ökat från 91,6 procent till 92,8 procent, vilket får ses som en positiv utveckling för att framstå som en attraktiv arbetsgivare. Cirka 200 medarbetare avgår med pension under perioden 2015 till 2025. Bland dem utgör chefer en stor grupp. Könsfördelning håller sig konstant med cirka 85 procent kvinnor och 15 procent män. Antalet chefer ökar kontinuerligt i takt med att kommunen växer. Det finns fortfarande en löneskillnad mellan manliga och kvinnliga löner, både bland medarbetare och bland chefer. I båda fallen har män totalt den högre medianlönen. En lönekartläggning gjordes hösten 2015, vilken resulterade i att kvinnliga chefslöner som låg under 40 000 kronor per månad justerades uppåt. Inga manliga chefslöner låg under 40 000 kronor per månad. Kostnader för företagshälsovården har ökat och de mest utnyttjade tjänsterna är psykolog/beteendevetare följt av läkartjänster de senare i samband med rehabilitering. Psykolog/beteendevetare utnyttjas främst främjande och förebyggande. Hälsoutvecklaren har besökt ett flertal arbetsplatser och utgör ett viktigt komplement till företagshälsovården vid främjande och förebyggande insatser på främst grupp- och individnivå. Maj 2016 12 av 19
Målet har inte uppnåtts vad gäller sjukfrånvaron. Den uppgick till 5,9 procent mot målet 5,5 procent. Sjukfrånvaron har ökat på samtliga kontor utom på Kultur- och fritidskontoret där den sjunkit. Högst är sjukfrånvaron inom Vård- och omsorgskontoret samt inom Utbildningskontoret där den uppgår till knappt 7 procent. I jämförelse med fem andra närliggande kommuner har Knivsta lägst sjukfrånvaro. Medarbetarenkät En del i det strategiska personalarbetet utgörs av en enkät till alla medarbetare. Medarbetarenkäten görs vartannat år. Det senaste gjordes i september 2014 och nästa ska göras i oktober 2016. Nedanstående bild visar en sammanställning över resultatet som helhet från 2014 års medarbetarundersökning. Bilden visar att några områden har relativt många negativa svar (rött). Det gäller frågor som rör tid för planering, synen på kommunledning och arbetsplats samt den egna energin i arbetet. Uppföljning av arbetsmiljö- och hälsomål för 2015 Maj 2016 13 av 19
I personalbokslutet redovisas en uppföljning av arbetsmiljö- och hälsomål för 2015. Av sammanställningen framgår att ett mål har nåtts, ett har inte nåtts och tre har inte mätts. 2.3.2. Bedömning Det finns ett strategiskt personalarbete i Knivsta kommun. Det finns många aktiviteter och program med fokus på kompetensutveckling av ledarskapet. Samtidigt indikerar den senaste medarbetarundersökningen att flera områden behöver förbättras, inte minst ledarskapet. Nära 30 procent av cheferna (15 av 55) fick under godkänd nivå i den senaste medarbetarundersökningen. Det finns ingen samlad bild av de handlingsplaner som varje verksamhet ska göra utifrån resultatet av medarbetarundersökningen. Dessa handlingsprogram har tidigare år skickats in till den centrala personalfunktionen för kännedom men detta gjordes inte efter 2014 års undersökning då synpunkter hade framförts att verksamheterna ville sköta medarbetarenkäten själva. Enligt personalkontoret kommer detta att ändras i samband med 2016 års undersökning. Vår bedömning är att en neutral person utanför verksamheten bör vara delaktig i analyser och handlingsplaner av varje verksamhets resultat, särskilt när omfattande synpunkter finns på ledarskapet. Våra intervjuer ger också indikationer på att kompetensutvecklingen inte sker i önskvärd omfattning. Detta uppges inte bero på brister i utbudet av utbildningar utan mer på svårigheten att kunna frigöra personaltid för kompetensutveckling då organisationen uppges vara mycket slimmad och att det är svårt både personalmässigt och resursmässigt att klara vikariefrågan. Maj 2016 14 av 19
2.4. Personalomsättning inom kommunen 2.4.1. Iakttagelser Uppgifter om kommunens personalomsättning har saknats i kommunen med hänvisning till svårigheter att få fram tillförlitlig statistik. I samband med granskningen har vi begärt och fått en redovisning av personalomsättningen 2015 från den gemensamma lönenämnden i Tierp. Nedanstående uppgifter bygger på antal fast anställda personer med s k semesteranställning och ferieanställning (timanställda ingår ej). Det totala antalet fast anställda personer med semester respektive ferietjänster uppgick till 833 enligt lönestatistiken 2015. Av dessa avslutade 100 personer sin anställning i kommunen under året vilket motsvarar en total personalomsättning för fast anställda på ca 12 procent. Nedanstående tabell visar antal avslutade anställningar fördelade på större verksamhetsområden, totalt antal anställda inom dessa områden samt en beräkning av personalomsättningen inom dessa områden. Avslut 2015 fördelat på större verksamhetsområden (antal personer) Pedagogisk verksamhet Vård och omsorg Social verksamhet Avslut 2015 63 13 15 Totalt antal tjänster 2015 391 123 95 Personalomsättning 16 % 11 % 16 % Tabellen visar att personalomsättningen uppgick till 16 procent för fast anställd pedagogisk personal respektive personal inom det sociala området. Personalomsättningen inom vård och omsorg för fast anställda uppgick till 11 procent enligt lönestatistiken. Nedanstående tabell visar avslutade anställningar 2015 för ett urval yrkeskategorier samt totalt antal anställda inom dessa kategorier och personalomsättning. Avslut fördelat på ett urval yrkeskategorier (antal personer) Lärare Förskolelärare/barnskötare Sjuksköterskor Socialsekreterare Arbetshandledare, pers ass Chefer Avslut 2015 35 20 5 3 6 2 3 Totalt antal 186 157 7 16 26 4 55 2015 Personalomsättning 19 % 13 % 71 % 19 % 23 % 50 % 5 % Arb terapeut,rehab Tabellen indikerar att personalomsättningen procentuellt sett har varit störst för sjuksköterskor och arbetsterapeuter. Av totalt sju sjuksköterskor avslutade fem sin anställning i kommunen 2015. Av de fyra arbetsterapeuterna slutade två sin anställning i kommunen Maj 2016 15 av 19
2015. De få antal anställda inom dessa yrkeskategorier förstärker den procentuella förändringen. 2.4.2. Bedömning Då det inte finns någon redovisning av personalomsättningen i kommunen innebär detta att en viktig informationskälla för analys av personalarbetet saknas. Det finns oss veterligt inget enhetligt sätt att redovisa personalomsättning och den redovisning som lämnats ovan bygger på våra antagande och grupperingar utifrån den statistik vi fått. Det är viktigt att kommunen framöver gör egna definitioner och analyser av personalomsättningen utifrån behovet av att kunna trygga den framtida kompetensförsörjningen. Statistiken visar uppgifter för ett enskilt år och fångar inte in personalomsättning före eller efter 2015. När det gäller den höga personalomsättningen för sjuksköterskor 2015 indikerar intervjuerna att personalomsättningen för denna grupp har en stor orsak i de löner som erbjuds på marknaden. En analys av orsakerna till de fem avsluten för sjuksköterskor 2015 ger följande förklaringar: 1 person har gått i pension 2 personer har slutat på egen begäran 2 personer har slutat av annan orsak Utan djupare kunskap om enskilda personer ger orsakskoderna i statistiken begränsad vägledning och det kan därför finnas skäl att utvärdera om avgångskoderna ger tillräcklig information. Utifrån våra beräkningar uppgick den totala personalomsättningen till ca 12 procent år 2015. Vi saknar underlag för att kunna bedöma om denna siffra motsvarar en normal personalomsättning. Det understryker behovet av att göra årliga beräkningar av personalomsättningen för att kunna se och analysera avvikelser som underlag för eventuella åtgärder. Av intervjuerna framgår att personalomsättningen, sett över några år, har varit stor inom bl a bygg- och miljöförvaltningen och socialförvaltningen. 2.5. Rutin för avslutningssamtal med avgående medarbetare 2.5.1. Iakttagelser Det finns en rutin i form av ett frågeformulär som ska användas när anställda slutar sin anställning. Personalkontoret har gjort en undersökning av detta och bedömer att formuläret används i ca 30 procent av avsluten. Planer finns att koppla frågeformuläret till enkätverktyg Questback så att de sänds ut automatiskt till de som slutar. På detta sätt skulle även resultaten kunna följas på ett bättre sätt. Det uppges finnas ett önskemål från många chefer att avgångssamtalen ska göras via det centrala personalkontoret då verksamhetscheferna inte alltid hinner med det. Den enkätform som används idag uppges ha en fördel för de som vill kan vara anonyma och där Maj 2016 16 av 19
bara arbetsplats eller verksamhet framgår. Detta uppges också ge möjlighet till att se tendenser mer än enstaka synpunkter. 2.5.2. Bedömning Intervjuerna indikerar att ett betydande antal tjänstemän, de senaste åren slutat sin anställning på grund av arbetsmiljöproblem. Intervjuerna styrker att det görs avgångsintervjuer i flera fall men inte alltid. Det system som används idag bygger dels på att cheferna gör avslutningsintervjuerna och, dels på en anonym enkät. Enligt vår bedömning kan det finnas skäl att avslutningssamtalen inte görs mellan arbetstagare och närmaste chef, för att få ut så mycket som möjligt av intervjun. Det finns också en risk att en enkät där arbetsplats eller verksamhet framgår inte upplevs vara så anonym. Det är också viktigt att resultatet löpnade sammanställs och analyseras som underlag för det personalstrategiska arbetet. Vi har i granskningen inte tagit del av någon sådan sammanställning. Maj 2016 17 av 19
3. Slutsats och rekommendation Granskningens övergripande fråga har varit om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning. Vår bedömning, utifrån kommunens snabba tillväxt, demografiska förändringar, ett snabbt ökat antal flyktingar och ensamkommande barn samt en ökad konkurrens om vissa personalgrupper, är att kommunstyrelsens arbete med dessa frågor behöver få ytterligare fokus. En avgörande fråga för den framtida personal- och kompetensförsörjningen är att Knivsta kommun framstår som en attraktiv arbetsgivare. Vi ha noterat att mycket görs inom det personalpolitiska området. Styrande dokument och rutiner och riktlinjer finns framtagna. Vi konstaterar också att dessa är mer anpassade till en normal personalsituation. För Knivsta kommun är personalsituation mer komplex till följd av bl a den snabba tillväxten. Vi noterar också att det finns enheter med arbetsmiljöproblem som inte är lösta. Vi har också fått synpunkter på att olika personer med olika förutsättningar skulle kunna tas till vara bättre om kommunen ska framstå som en attraktiv arbetsgivare. Granskningen indikerar också att chefernas arbete i form av förtroende, ledning, styrning och resurser behöver ses över. Granskningen indikerar att kompetensutvecklingen inte fungerar tillräckligt bra och att detta i första hand är en resursfråga. Granskningen indikerar att det saknas vissa analysverktyg i form av bl a framtida behovsbedömningar och personalomsättningsuppgifter. Våra rekommendationer: gör beräkningar av framtida personalbehov som underlag för strategiska beslut redovisa och analysera uppgifter om personalomsättning och varför personer slutar som underlag för strategiska beslut vidta åtgärder för att lösa områden med arbetsmiljöproblem utvärdera om avgångskoderna ger tillräcklig information utvärdera chefernas situation och vilket stöd som behövs utifrån behovet att vara en attraktiv arbetsgivare utvärdera personalens situation utifrån behov och möjlighet till kompetensutveckling se över organisationen för avslutningssamtal se över delaktigheten kring personalenkäten utvärdera vilka framgångsfaktorerna är för att framstå som en attraktiv arbetsgivare och ta fram strategier för personalförsörjningen utifrån Knivsta kommuns komplexa verklighet. Maj 2016 18 av 19
2016-05-30 Peter Alm Uppdragsledare Roger Burström Projektledare Maj 2016 19 av 19