1(6) Helena Forssell, Birgitta Lundström 0155-26 41 19, 26 41 46 Oxelösunds kommun Vård- och omsorgsnämnden 613 81 OXELÖSUND Tillsyn enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen avseende Björntorps demensboende i Oxelösunds kommun den 1 april 2005 Bakgrund Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 i socialtjänstlagen. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens tillsyn över äldreomsorgen har verksamhetstillsyn genomförts på Björntorps demensboende. Metod och genomförande Länsstyrelsen har i sin tillsyn utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap 2 SoL (SOSFS 2000:5). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden: Mål, organisation och resurser Introduktion Kompetensutveckling Behovsbedömning och rättssäkerhet Förhållningssätt och metoder Samverkan Avvikelser, synpunkter och klagomål Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar: gruppintervju med personal på enheterna aktgranskning intervju med anhöriga granskning av dokument kommunicering/återföring av resultat från tillsynen Gruppintervjun med personalen genomfördes under ca två timmar. Vid intervjun användes en checklista. I intervjun deltog enhetschef, biståndshandläggare, arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska, fyra undersköterskor varav en som arbetar natt. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 611 86 NYKÖPING Stora torget 13 0155 26 40 00 växel 0155-26 71 25 lansstyrelsen @d.lst.se Organisationsnr Postgiro Bankgiro Internet 202100-2262 35174-2 5051-8653 www.d.lst.se
2(6) Fem akter granskades och anhöriga till sex boende intervjuades. Länsstyrelsen har i samband med tillsynsbesöket granskat myndighetsutövningen i handläggningen avseende de personer vars anhöriga har intervjuats. I tillsynen medverkade från Länsstyrelsen Helena Forssell samt Birgitta Lundström. Återrapportering av Länsstyrelsens erfarenheter från tillsynen skedde 2005-05-16. Resultat av tillsynen Mål, organisation och resurser I Vård- och omsorgsplanen för perioden 2001-2005 och i Vision 2010 har politikerna beslutat om de mål och den inriktning som gäller för äldreomsorgen i Oxelösunds kommun. Målen och visioner diskuteras under medarbetarsamtalen och på arbetsplatsträffar. Det har inte tagits fram någon verksamhetsplan för året gällande Björntorp med koppling till nämndens mål eller egna mål. Däremot hade varje enhet under vintern 2004 en utvecklingsdag då personalen tillsammans diskuterade fram ett gemensamt mål för demensvården. Respektive enhet arbetade sedan med konkreta förslag till hur målet ska nås. Personalen vet att målen finns men tänker inte så mycket på dem i vardagen. De har inte heller reflekterat över om de når eller har nått målen. Det finns en jämställdhetsplan i kommunen, även om den inte är uppdaterad sedan 2003. Planen berör endast personal och jämställdhetsfrågor utifrån ett brukarperspektiv har inte diskuterats. Björntorps demensboende består av de tre enheterna Piren, Grunden och Viken. På varje enhet bor det 11 personer. Varje boende har en egen lägenhet med stort hygienutrymme. Kylskåp och kokmöjligheter saknas. Vid tillsynsbesöket bodde 33 personer på Björntorps demensboende, fördelade på 24 kvinnor och 9 män. 23 undersköterskor, 14 vårdbiträden och två sjuksköterskor arbetar på demensboendet. Björntorp har därutöver tillgång till sjukgymnast och arbetsterapeut. Särskild städpersonal kommer och städar golv och toaletter var 14: e dag. All övrig städning ligger på ordinarie personal. En personal motsvarande 75 % arbetar i köket på respektive enhet. Enhetschefen har också ansvar för dagverksamheten Rönnen som har sin verksamhet i samma hus som demensboendet. De anhöriga som intervjuades tycker att lägenheterna och gemensamhetsutrymmena är bra på Björntorp. Några påpekar också särskilt att innergården är bra och trevlig. Det är positivt att verksamheten tidigare arbetat ambitiöst med egna mål och planer för verksamheten, även om någon verksamhetsplan för 2005 inte fullgjorts. Det är dock viktigt att hitta forum och former för hur arbetet med mål och planer skall hållas levande och också följas upp och inte bara bli en pappersprodukt. I detta arbete är personalens aktiva medverkan en förutsättning.
3(6) En förutsättning för ett självständigt liv är en bra bostad. De äldre ska ha ett fullvärdigt boende, vilket innebär minst ett rum, eget hygienutrymme samt köksdel. Undantag görs för demensboende, där det inte finns krav på köksdel. I sådana fall skall dock nödvändiga installationer för detta vara förberedda (BFS 2002:19, 3:211). Länsstyrelsen ser det ändå som en brist att de boende inte har egna köksenheter. Make, maka och eller andra anhöriga som kommer på besök över dagen eller sover över skulle få möjlighet att t ex koka kaffe eller utföra enklare matlagning i lägenheten. Introduktion och kompetens Vid introduktion av nyanställd personal samt vikarier används en checklista. Av checklistan framgår tydligt vilken del av introduktionen som enhetschefen, sjuksköterskan respektive vårdpersonalens ansvarar för. Den nyanställde går bredvid ordinarie personal två dagar och en kväll. Nattpersonal går bredvid två nätter. Enhetschefen frågar den nyanställde och personalen hur introduktionen fungerar. Det sker ingen systematisk uppföljning av introduktionen. Behovet av kompetensutveckling diskuteras främst under medarbetarsamtalen. En större kartläggning genomfördes för några år sedan av en konsult. Bl a utifrån det underlaget sker en ansökan om medel från Kompetensstegen. Det finns ingen lokal plan för kompetensutveckling. Det pågår ett arbete med att ta fram en övergripande plan för hela äldreomsorgen. Under 2004 genomfördes en del kompetensutveckling under temadagar såsom det friska åldrandet, demenssjukdomar, läkemedel och demenssjukdomar, sårvård och friskvård. Det anordnas många föreläsningar både av kommunen och genom FoU-äldre. Den kompetensutveckling som varit planerad för personalen har genomförts. Medarbetarsamtal ska genomföras varje år. Beroende på vissa omflyttningar av verksamhet och byte av chef så har inte all personal haft samtal. Personalen kan få grupphandledning av demensvårdsutvecklaren. För vissa behov av handledning kan Företagshälsovården anlitas. Länsstyrelsen påpekar vikten av att nyanställas och vikariers synpunkter på introduktionen tas tillvara genom en systematisk uppföljning en tid efter introduktionstillfället. Genom att arbetsgivaren får del av synpunkter kan introduktionsprogrammet kontinuerligt förbättras. Planer för kompetensutveckling behöver finnas både lokalt och centralt, så att resurserna kan styras till de som bäst behöver kompetensutveckling. Planerna kan också vara bra att ha som underlag i det politiska budgetarbetet när storleken på anslaget ska beslutas. Tillgång till regelbunden handledning bör finnas då de boende har stora omsorgsbehov och komplicerade beteenden. Genom handledning kan personalen lära sig att tillämpa arbetsmetoder och tydliggöra gemensamma förhållningssätt. Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Alla som flyttar in på Björntorps demensboende ska ha en demensdiagnos. Det sker ingen uppföljning av beslutet på annat sätt än att biståndshandläggaren tar kontakt och hör hur det går för den nyinflyttade en tid efter att hon/han flyttat in. Om det är möjligt gör personal från
4(6) Björntorp hembesök hos den person som ska flytta in för att träffa personen i sin hemmiljö. Det är också ett bra tillfälle att presentera sig för de närstående. Efter inflyttning har kontaktpersonal och sjuksköterska ett inflyttningssamtal då bl a en individuell plan skall upprättas och ett underlag till levnadsbeskrivning lämnas. Den enskilde och närstående har ofta inte så stora önskemål mer än att den enskilde ska få det bra på Björntorp. I kontaktpersonalens ansvar ingår att kalla till uppföljningssamtal när behov finns. Dokumentationen på Björntorp förvaras i pärmar för respektive boende på expeditionerna. Det förs sparsamt med anteckningar och det saknas en social journal. Ivp saknades i några av de akter som granskades. I samband med verksamhetstillsynen har myndighetsutövningen avseende utredningar och beslut gällande fem boende granskats. Vid granskningen framkom generellt att uppgifter om sökandes bakgrund, intressen/vanor/livsstil liksom de sociala behoven är sparsamt beskrivna i utredningarna. I ett fall har utredaren fattat beslut enligt felaktig lag. I ett annat fall är öppnandedatum och beslutsdatum felaktiga. Under intervjuer med anhöriga framkommer att flera inte vet om att det förs dokumentation om deras närstående. Länsstyrelsen är kritisk till den sparsamma utförardokumentationen. Dokumentationens syfte är att garantera den enskilde rättssäkerhet och kvalitet i insatserna (Sol 11 kap 5, SOSFS 1998:8). Det är positivt att de dokument som finns följer en struktur och förvaras i enskilda pärmar, vilket bl.a. gör att det finns goda förutsättningar för en kvalitetsförbättring. När det gäller myndighetsdelen i dokumentationen anser Länsstyrelsen att utredningarna bör vara utförligare och innehålla ytterligare uppgifter om såväl sociala behov som bakgrund, intressen, vanor, livsstil mm. Länsstyrelsen påpekar att det är viktigt att formalia som lagrum och datum för åtgärder är korrekta. Hembesöken före inflyttning på Björntorp och det material som överlämnas till brukare och anhöriga i samband med inflyttning ser Länsstyrelsen positivt på. När det gäller bristen på önskemål från den enskilde och dennes anhöriga, vill Länsstyrelsen uppmana personalen att återkomma med frågan med jämna mellanrum. Länsstyrelsen anser också att uppföljningssamtal bör ske med jämna intervall även om inte direkta behov uppstått. Förhållningssätt och metoder Förhållningssätt och metoder diskuteras främst på arbetsplatsträffarna. Ofta diskuteras hur personalen ska förhålla sig till enskilda individer. Varje enhet hade under vintern en heldag då bl a mål för demensvården diskuterades samt hur detta skulle uppnås. Då diskuterades och dokumenterades även en del gemensamma förhållningssätt. Det finns också ett informationsmaterial för personalen på Björntorp som handlar om hur man arbetar med demenssjuka. Personalen upplever att de boende kan påverka sin vardag. En del boende kan fortfarande uttrycka sina önskemål. Personalen försöker prioritera de boende framför rutiner, bl a försöker man hitta på olika former av sysselsättningar samt utveckla de pedagogiska måltiderna.
5(6) Personalen upplever att det är dåligt med sysselsättning för män. Personalen påtalar att rollen som kontaktpersonal behöver utvecklas och tydliggöras. Det framkommer också att ett arbete i den riktningen pågår. För att bättre kunna möta de boende som har sitt ursprung från Finland håller personal på att lära sig prata och förstå finska språket. Vid Länsstyrelsens besök var personalen klädd i vita arbetskläder. Några anhöriga upplever att det inte händer så mycket på Björntorp. Deras närstående sitter ofta framför TV. De boende skulle behöva mer aktiv stimulans. Någon jämför med dagvården där personalen deltog i måltider och vid kaffedrickande och då intog en aktiv roll i att föra samtal. Där förekom också högläsning. För övrigt så påtalar flera av de anhöriga att personalen har ett bra förhållningssätt och att de inte känns stressade. Informationsmaterialet för personalen på Björntorp Att arbeta med demenssjuka, är både välformulerat och informativt. Det kan dock kompletteras med att varje boende ska ha en individuell plan. Det står också om Realistiska mål. De realistiska målen kan endast ses som riktlinjer och Länsstyrelsen vill påpeka att det är individuella mål som bör gälla för varje individ. För någon kan t.ex. dusch en gång per vecka vara tillräckligt medan det för en annan inte är det. Det är ett mycket lovvärt och ambitiöst initiativ av personalen att lära sig finska för att bättre kunna bemöta finsktalande boende. De arbetskläder som personalen använder ger sjukhusassociationer, vilket kan ge boende och anhöriga och inte minst personalen fel signaler. Eftersom de intervjuade anhöriga upplever att det finns brister när det gäller sociala aktiviteter anser Länsstyrelsen att ytterligare insatser bör genomföras för att skapa en meningsfull tillvaro för de boende. Avvikelser, synpunkter/klagomål Ett antal avvikelser inom hälso- och sjukvårdsområdet är definierade liksom hantering av dessa. Det pågår en riskinventering på förvaltningsnivå. Det finns inget system för hantering av synpunkter och klagomål. Det pågår ett försöksprojekt på den andra delen av Björntorp. När någon anhörig vill framföra klagomål brukar de göra det till tjänstgörande personal, vilket bekräftas under intervjuerna med de anhöriga. Riktlinjer för Lex Sarah finns i pärmar på enheterna. Personalen försöker vara observanta och diskutera situationer då de känner sig pressade. De hjälps åt att byta uppgifter med varandra för att förebygga tillbud.
6(6) Det är positivt att kommunen arbetar med att ta fram ett system för hantering av synpunkter och klagomål. Länsstyrelsen vill uppmärksamma kommunen på att anmälningsskyldigheten enligt Lex Sarah gäller även för organiserade frivilligarbetare inom t ex väntjänst. Detta skall kompletteras i riktlinjerna för Lex Sarah. Det är positivt att personalen försöker ge akt på svåra situationer som skulle kunna leda till tillbud. För övrigt anser Länsstyrelsen att personalen tillsammans behöver reflektera över vilka situationer som kan betraktas som allvarliga missförhållanden. Samverkan Arbetsplatsträffar genomförs på respektive enhet en gång per månad. En gång per halvår är det gemensamt möte för alla enheterna. Två gånger per år träffas nattpersonalen tillsammans med enhetschef. Nattpersonalen deltar i övrigt på respektive enhets arbetsplatsträff. Samverkan med biståndshandläggaren sker när en ny boende flyttar in. Sjuksköterskan sköter rapporteringen till lasarettet. Ett vårdteam där biståndshandläggaren deltar från kommun träffas två gånger per vecka på sjukhuset och går igenom alla som är inneliggande. Samverkan med lasarettet fungerar dåligt och det finns inga regler för hur det skall gå till när en boende kommer tillbaka från sjukhuset. Om någon skickas tillbaka till Björntorp utan förvarning skrivs en avvikelse. Vid tiden för tillsynen förhandlades om hur många timmar primärvårdsläkaren skulle vara i verksamheten. Personalens önskan är att en och samma, och helst en intresserad, läkare blir knuten till Björntorp. Några enheter har haft anhörigträffar det senaste året. Samverkan med anhöriga sker mest individinriktat. Personalen försöker dock få de anhöriga delaktiga i vården och omsorgen. Samverkan inom Björntorp tycks vara tillfredsställande. När det gäller samverkan med landstinget tycks det däremot finnas anledning till diskussioner på en övergripande nivå för att öka säkerheten i informationsöverföringen i samband med att brukare skrivs ut från sjukhuset. Organiserade anhörigträffar brukar vara värdefulla för de anhöriga. De anhörigas erfarenheter och synpunkter utgör också en unik möjlighet för en utveckling av kvaliteten i verksamheten. Denna utveckling kan t.ex. handla om det sociala innehållet i verksamheten.