BEMÖTANDE MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN 2013



Relevanta dokument
Godkänd på stadsfullmäktiges sammanträde

GRUNDERNA FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING I VASA STAD OCH STADSKONCERN. Godkända av Vasa stadsfullmäktige den

GRUNDERNA FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING

VASA STADS RISKHANTERINGSPOLICY. Godkänd av Vasa stadsfullmäktige den

Resultatområdet för extern revision är underställt revisionsnämnden. Stadens externa revision leds av stadsrevisorn.

Landskapsfullmäktige Nylands förbunds bokslut 2013; godkännande av bokslutet. Landskapsfullmäktige 10 69/

K O N C E R N D I R E K T I V

LOVISA STAD PROTOKOLL 4/ Schauman Berndt-Gustaf ledamot. Lehto-Tähtinen Auli. ÖVRIGA Kettunen Kirsi ekonomidirektör ( 6) kl

Kommunal Författningssamling för Staden Jakobstad

Grunder för intern kontroll och riskhantering i Borgå stad och stadskoncernen

3 Kommunkoncernens ledningssystem och behörighetsförhållanden

Stadsfullmäktige FGE 58. Stadsstyrelsen Beredning: teknisk direktör Pauli Piiparinen och planeringsdirektör Seppo Kässi

NYCKELMÅL Målnivå Verksamhetsplan/Förfaringssätt Uppföljning. Att de lagstadgade kraven uppfylls. Att investeringarna uppfylls enligt tidtabell.

KARLEBY STADS PERSONALPROGRAM. Godkänt i stadsstyrelsen

INSTRUKTIONSÄNDRINGAR FÖRANLEDDA AV INSTRUKTIONEN FÖR STADSKANSLIET. Stadsstyrelsens protokoll förs av en person som stadskansliet förordnat.

Den interna tillsynen är ett hjälpmedel vid ledningen av verksamheten. Landskapsstyrelsen ansvarar för ordnandet av den interna tillsynen.

SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSDIREKTÖR PIA NURME BORGÅ GÖR EN SEPARAT UTREDNING OM PRODUKTIONEN AV SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSTJÄNSTER

1(7) KONCERNDIREKTIV. för. Samkommunen Svenska Österbottens förbund. för utbildning och kultur skn. Godkänd av samkommunstyrelsen

Direktionen för vattenförsörjningsverket Direktionen för vattenförsörjningsverkets dispositionsplan för år 2011

Arbets- och näringsministeriet UTLÅTANDE 95 Bokföringsnämndens kommunsektion (6) Utlåtande om justering av avskrivningsplanen

Grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen i Pargas stad och stadskoncern

Svar på fullmäktigemotion / Köpta tjänster

TEKNISKA CENTRALEN Principer för verksamheten Till tekniska centralen hör följande huvudansvarsområden: Tyngdpunkter för verksamheten

Förslag till behandling av resultatet

RP 237/2014 rd. ska ändras. möjligt.

Den nya kommunallagen

Esbo stad Protokoll 32. Fullmäktige Sida 1 / 1

YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO GEMENSAMMA KYRKOFULLMÄKTIGE

Ordföranden meddelade att undertecknade fullmäktigeledamöter före sammanträdet uttryckt önskemål om att få inlämna en så lydande motion:

Innehåll 1. Koncerndirektivets syfte och mål... 2

Den nya kommunallagen hur ska den kommunala ekonomin balanseras?

UTREDNING AV IDROTTSTJÄNSTER OCH FÖRVALTNING AV IDROTTSPLATSER

och stadsstyrelsen godkända målen. Direktionen har nio ledamöter. Varje ledamot har en personlig ersättare.

Bilaga 5 ANVISNING OM STARTMÖTEN. Allmänt

STADEN JAKOBSTAD Protokoll Sida 1 Revisionsnämnden 10/2018

ARVODESSTADGA FÖR FÖRTROENDEVALDA I RASEBORGS STAD

Gemensamma kyrkofullmäktige antecknar de bifogade direktiven för placeringsverksamheten för kännedom

Esbo stad Informationssäkerhetspolicy

TILLÄMPNING AV KOMMUNALLAGENS BESTÄMMELSER OM INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING

Medlemmar i stadsstyrelsen har tilldelats stadsdirektörens förslag till budget och ekonomiplan för åren

UTREDING AV IDROTTSTJÄNSTER OCH FÖRVALTNING AV IDROTTSPLATSER

ZEF Report - generated on

Statsrådets förordning

3 Delegationen Bestämmelser om delegationens uppgifter finns i 138 i lagen om kommunala pensioner.

Samkommunens namn är Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun och dess hemort är Vasa stad.

HUVUDSAKLIGA INNEHÅLL

GRUNDAVTAL FÖR MALMSKA HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSOMRÅDET SAMKOMMUN

Beredning och föredragning: förvaltningsdirektör Kristina Lönnfors

Esbo stad Protokoll 43. Fullmäktige Sida 1 / 1

Ekonomi och stadskoncern Gunilla Höglund Tf. stadskamrer

Justitiekanslersämbetets arbetsordning

Reglemente för revisionen

Bokföringsnämndens kommunsektion UTLÅTANDE (3) Korrigeringar av fel från tidigare år i bokslutet

Centralisering av Borgå stads bostadsegendom och en ny, effektivare förvaltningsmodell. Slutrapport

Esbo stad Protokoll 103. Fullmäktige Sida 1 / 1

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar

Enligt halvårsrapporten är nettobeloppen för under- resp. överskott per ansvarsområde följande:

Arbetsordning för Ömsesidiga Försäkringsbolaget Fennias styrelse

RP 108/2015 rd. Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag om ändring av 39 i lagen om Finlands

STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND

Kommunkoncernen Nykarleby stad

Uppföljning av ekonomin och verksamheten 2014 SYMI

LOVISA STADSSTRATEGIS UPPGIFT OCH STRUKTUR

PROPOSITIONENS HUVUDSAKLIGA INNEHÅLL

Esbo stad Protokoll 38. Fullmäktige Sida 1 / 1

BILDANDE AV BOSTADSAKTIEBOLAGEN BORGÅ EDELFELTBULEVARDEN 23 OCH BORGÅ PLOGVÄGEN 10, BUDGETÄNDRING

Statsrådets förordning

Bokföringsnämndens kommunsektion UTLÅTANDE (5)

KYRKOSTYRELSENS CIRKULÄR Nr 22/

39 DRIFTSEKONOMIDELEN

PEFC FI 1006:2014. Finlands PEFC-standard. Utarbetning av kriterierna för PEFC skogscertifiering PEFC Finland

FULLMÄKTIG HELINÄ SIPINEN M.FL: MOTION OM BEFRÄMJANDE AV VÄLFÄRD OCH HÄLSA. Stfm

Möjlighet till specialistkonsultation i avtalet för företagshälsovård, fullmäktigemotion

Helsingfors stadsstyrelse leder stadens förvaltning. Stadsstyrelsen har 15 ledamöter. Varje ledamot har en personlig ersättare.

Den nya förvaltningsstadgan. V ä l k o m m e n!

OFR, BDO Audiator Ab, protokollförare Erika Strandberg, förvaltningschef, 4 kl Daniela Sundberg, controller, 4 kl

Budgetramarna för 2017 och ekonomiplanen

STATSRÅDETS FÖRORDNING OM ÄNDRING AV STATSRÅDETS FÖRORDNING OM BEFOLKNINGSDATASYSTEMET

FÖRVALTNINGSSTADGA. Kommunalförbundet Ålands Miljöservice

Sektionen för ägarstyrningen. ledamot, ordf. ledamot ledamot ledamot. Olle Gull. Hans Frantz. Olle Gull Vasa Per Hellman.

Forststyrelsen - affärsverkskoncern och naturskyddare styrd av miljöministeriet

TEKNISKA CENTRALEN Ansvarsperson: Teknisk direktör Marko Luukkonen

Samkommunens uppgift är att äga och hyra ut lokaler för yrkeshögskoleverksamhet. Samkommunens tillgångar samt ansvar och åtaganden

Upphandlingen av experttjänster på finansbranschen

Gemensamma kyrkorådet

JHS 199 Kommuners och samkommuners budget och ekonomiska planering

1. Vilka av följande områden beskriver närmast stiftelsens ändamål?

Direktiv för intern kontroll

LOVISA STAD PROTOKOLL 6/

I dispositionsplanen för år 2015 ingår bl.a.

REVISIONS-PM ANGÅENDE VÄSENTLIGA GRANSKNINGSIAKTTAGELSER GJORDA I SAMBAND MED 2015 ÅRS REVISION

Överföring av några hyresbostadsenheter till Lohjan Vuokra-asunnot Oy

Revisionsverkets viktigaste observationer och ställningstaganden

Bildningsnämndens svenska sektion nr 3/ INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Grundavtal för KOMMUNALFÖRBUNDET OASEN BOENDE- OCH VÅRDCENTER

MEDIVERKKO TERVEYSPALVELUT OY:S YRKANDE PÅ UPPHANDLINGSRÄTTELSE SOM GÄLLER UPPHANDLING AV LÄKARTJÄNSTER TILL AFFÄRSVERKET KUNGSVÄGENS ARBETSHÄLSA

Stadga för Åbo ungdomsfullmäktige (Ungdomsfullmäktige )

TILLÄGGSYRKANDE/RESERVATION Ärende 5:3. Ekonomisk handlingsplan Linköping den 7 mars 2018

Driftsekonomidelen. Verkställandet av budgeten Sammanställning av driftsplaner. Rapportering. Finansieringen

Till kommunfullmäktige i Lappträsk

Transkript:

BEMÖTANDE MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN 2013 BILDNINGSCENTRALENS BEMÖTANDE Kapitel 2. Utvärdering av åtgärder utförda med anledning av utvärderingsberättelser för tidigare år, sidan 4: Revisionsnämnden konstaterar att anmärkningarna för 2012 och tidigare framställda anmärkningar inte till alla delar har verkställts eller entydigt redogjorts för stadsfullmäktige. Sådana är enligt redovisningsnämnden bl.a.... utredning om skolnätet Den av bildningsnämnden tillsatta arbetsgruppen inledde utredningsarbetet med skolnätet i början av 2012 och stadsfullmäktige godkände mellanrapporten för skolnätet i november 2012. Bildningsnämnden valde en ny arbetsgrupp i början av 2013. Utredningen blev klar i april 2014. TEKNISKA CENTRALENS BEMÖTANDEN Kapitel 3. Utvärdering av hur målen uppfyllts, b) Utfallet för målen för ekonomin och verksamheten, sidan 9, 10 och 11 Utfallet av investeringsdelen Orsakerna till att alla investeringar inte genomfördes enligt ekonomiplanerna redogjordes det för i samband med bokslutet. I fortsättningen strävar man efter att genom budgetändringar stryka de anslag som det inte är vettigt att använda med anledning av förändringar i omständigheterna. Det kommer också hädanefter att vara svårt att avsluta investeringar exakt vid årsskiftet. Revisionsnämnden fäster ändå uppmärksamhet vid att verksamheten och investeringarna för tekniska centralen och Affärsverket Lovisa Vatten ska hållas separata. Funktionernas gränser ska entydigt specificeras. Vissa oklarheter har förekommit i de sistnämnda under 2013. Oklarheter om var gränsen mellan tekniska centralens och vattenaffärsverkets funktioner går har förekommit i samband med byggandet av nya områden och gator. I praktiken måste man anlita en och samma entreprenör för att anlägga både rören och gatan, eftersom det annars blir svårt att fastställa olika entreprenörers ansvar för gatukonstruktionerna. Fördelningen av kostnaderna till de korrekta kostnadsställena sker via kontokurantkontot för penningtransaktioner.

GRUNDTRYGGHETSCENTRALENS BEMÖTANDEN Kapitel 2. Utvärdering av åtgärder utförda med anledning av utvärderingsberättelser för tidigare år, sidan 4: Revisionsnämnden konstaterar att anmärkningarna för 2012 och tidigare framställda anmärkningar inte till alla delar har verkställts eller entydigt redogjorts för stadsfullmäktige. Sådana är enligt det äldrepolitiska programmet. Inom seniortjänsterna påbörjade den av äldrerådet 2010 valda arbetsgruppen, som inte förut aktivt jobbat för att revidera det äldrepolitiska programmet, arbetet under juni 2012. Samma arbetsgrupp har även påbörjat seniorservicens nätverksutredning; detta för att försnabba att arbetet med närverksutredningen överhuvudtaget kunde komma igång, men även för att de två uppgifterna ligger varandra väldigt nära. Arbetsgruppen valdes för fullmäktigeperioden. Grundtrygghetsnämnden väljer år 2013 en ny arbetsgrupp för att fortsätta arbetet. Det fanns ingen realistisk möjlighet att på ett halv år utföra en nätverksutredning om hela seniorsidans mångfacetterade problem gällande långvården, Lovisa sjukhus och befintlig fastighetsmassa. Arbetet fortgår under år 2013 och utförs även i samarbete med tekniska centralen och utomstående experter. (OBS! från BS 2012) Det äldrepolitiska programmet har uppgjorts, bearbetats och godkänts enligt följande: 1. Utkastet till det äldrepolitiska programmet klart 4/2013. 2. Utkastet till programmet för kommentarer i äldrerådet 20.5.2013. Äldrerådet var till freds med innehållet i det äldrepolitiska programmet och ville inte ha förändringar i programmet. 3. Grundtrygghetsnämnden tog ställning till förslaget till äldrepolitiskt program i sitt möte 18.06.2013. Grundtrygghetsnämnden godkände (med vissa korrigeringar) det äldrepolitiska programmet. 4. Stadsstyrelsen godkände det äldrepolitiska programmet 26.8.2013. 5. Stadsfullmäktige godkände det äldrepolitiska programmet 11.9.2013. Kapitel 3. Utvärdering av hur målen uppfyllts, b) Utfallet för målen för ekonomin och verksamheten, sidan 10 Grundtrygghetscentralens nyckelmål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige har enligt revisionsnämnden uppnåtts. Revisionsnämnden tolkar detta så att grundtrygghetscentralen har 2013 på ett planerat och omfattande sätt och inom sina budgetramar kunnat producera lagstadgade grundtrygghetstjänster för stadens invånare. Omfånget och brådskandegraden av anpassningsprogrammet tvingade oss att uppskjuta vissa i och för sig viktiga projekt eller i alla fall förlänga deras tidtabeller för genomförande. Å andra sidan var anpassningsprojekten till många delar samstämmiga med redan planerade utvecklingsprojekt och på så sätt fortskred trots allt den eftersträvade utvecklingen.

Tjänster köptes under året till mindre värde än uppskattat. Besparing sågs dock i huvudsak i den specialiserade sjukvården och miljöhälsovårdens tjänster. Det skedde en överskridning av budgeten i material, varor och förnödenheter på grund av att man övergick till en ny verksamhetsmodell för logistik gällande vårdtillbehör. ALLMÄNNA- OCH KONCERNFÖRVALTNINGS BEMÖTANDEN Kapitel 2. Utvärdering av åtgärder utförda med anledning av utvärderingsberättelser för tidigare år, sidan 4: Revisionsnämnden konstaterar att anmärkningarna för 2012 och tidigare framställda anmärkningar inte till alla delar har verkställts eller entydigt redogjorts för stadsfullmäktige. Sådana är enligt stadens placerings- och finansieringsstrategi Placeringsverksamheten är för närvarande mycket småskalig och räntemarknaderna har varit mycket ovanliga. I bokslutet för 2014 uppgick totalsaldot för finansiella värdepapper till 693 131 euro. De befintliga placeringarna har alla gjorts i lösningar med tryggat kapital och i upplåningen har de låga räntemarknaderna utnyttjats så effektivt som möjligt. En betydande del av stadens lån går via Kommunfinans Abp. Hälften av lånesaldot har bundits vid långa räntor och hälften vid korta räntor för att minimera finansieringsriskerna. I och med att det för närvarande inte finns pengar för placering har stadens högsta ledning bedömt att utarbetandet av en placeringsstrategi inte för närvarande bringar staden betydande mervärde och de knappa arbetskraftsresurserna har prioriterats till andra uppgifter som för närvarande är mer akuta. I det skede då stadens ekonomiska ställning förbättras och tyngdpunkten för finansieringsverksamheten ändrar från upplåning till placeringsverksamhet är det ändamålsenligt att ta ärendet igen till arbetsplanen. Inga beslut av något slag kan hittas för naturaförmåner som beviljats förtroendevalda (telefoner). Personalsektionen fattade 21.10.2013 43 följande beslut om telefonförmåner för förtroendevalda: Telefonförmånen utvidgas att gälla även kommunikationschefen, dataförvaltningschefen, personalchefen, kostservicechefen, städchefen, chefen för samhällsteknik och lokalchefen. I anvisningen skrivs också in stadsfullmäktiges och stadsstyrelsens ordförandes telefonförmån. I resestadgan finns inget omnämnande om förtroendevaldas utlandsresor. Stadsstyrelsens beslut eller reserapporter nämns inte heller.

Stadsfullmäktige godkände arvodes- och resestadgan för förtroendevalda 21.4.2010 och stadgan justerades genom stadsfullmäktiges beslut 15.5.2013. I 8 i arvodes- och resestadgan för förtroendevalda konstateras det att ersättning för tjänsteresa till utlandet samt om det förfarande som skall iakttas vid utbetalningen av ersättningar gäller i tillämpliga delar de bestämmelser som upptas i det gällande allmänna kommunala tjänstekollektivavtalet, likväl sålunda, att stadsstyrelsen i enskilda fall har rätt att bestämma annorlunda om logiersättningen. Paragrafens innehåll ändrades inte när stadgan justerades. Hädanefter kommer det att fattas skriftliga beslut om förtroendevaldas resor till utlandet. Om eventuella reserapporter fattas det beslut enligt behov och från fall till fall. Beredningen vad gäller motioner och stadsstyrelsens förslag till stadsfullmäktige om motionerna dröjer olovligt länge, till och med flera år. Det har satsats på beredningen som motionerna medför och på att föra dem vidare för beslutsfattande, och behandlingen av motionerna har effektiverats. Nu återstår endast tre sådana motioner som varit anhängiga över ett år (fusionering av bostadsaktiebolag, ibruktagande av anmälan om bindningar och att utreda och uppdatera byggnadstillsynens bygglovsarkiv). Stadsstyrelsen ska i sina beslut noggrannare följa lagar och förordningar, så att man kan undvika onödiga hävande beslut av förvaltningsdomstolen och anmärkningar från riksdagens justitieombudsman och justitiekanslern. Stadsstyrelsen ska alltid då den fattar beslut klart anteckna dem i sina protokoll, till vilka även tjänsteinnehavarbesluten ska bifogas. Nämndernas protokoll ska omedelbart framläggas styrelsen för kännedom. Stadsstyrelsens ansvar för att fatta lagenliga beslut och övervaka att ärendena framskrider. Revisionsnämndens observationer har beaktats i stadsstyrelsens arbetssätt. Stadsstyrelsens mål är att verksamheten ska vara högklassig, felfri och effektiv. Det må konstateras att förvaltningsdomstolen/ riksdagens justitieombudsman/ justitiekanslern också har fällt avgöranden till förmån för stadsstyrelsen. Uppdateringen av förvaltningsstadgan har räckt olovligt länge. Såväl tjänstemännen som de förtroendevalda har arbetat för att uppdatera förvaltningsstadgan. Det har skett många förändringar i stadens omvärld, och dessa inverkar för sin del på innehållet i

förvaltningsstadgan. En ändring som man känner till och som kommer att inträffa inom kort leder till en situation där det är mera ändamålsenligt att vänta och sedan anteckna ändringen i förvaltningsstadgan, än att vara tvungen att justera förvaltningsstadgan på nytt inom en mycket kort tid. Exempel på dylika förändringar i omvärlden 2014 är bl.a. bolagiseringen av hamnen och indragningen av skolornas direktioner. I början av 2014 var avsikten den att den uppdaterade förvaltningsstadgan skulle kunna träda i kraft vid ingången av 2015. Om det bestäms att den nya kommunallagen ska träda i kraft 1.1.2015, torde det vara ändamålsenligt att uppdatera förvaltningsstadgan i enlighet med de ändringar som lagändringen medför innan förvaltningsstadgan fastställs. Man tar ställning till detta under hösten när regeringens förslag till ny kommunallag tas till behandling i riksdagen. Kapitel 3. Utvärdering av hur målen uppfyllts, a) Strategiska mål, sidan 5 Budgetens struktur har ändrats under 2014 så att den tydligare följer uppställningen i stadsstrategin. Det här kommer särskilt fram i de bindande målen för de olika centralerna (tabellernas rubrikrutor är markerade med grön bakgrundsfärg). I budgetförslaget 2015 har även därpå följande lägre nivå ändrats på motsvarande sätt. Projekt som genomförs tillsammans med utomstående fullföljs inte alltid enligt den tidtabell som staden ställt upp. Utredningsarbetet som gällde Sågudden blev klart 2013. De kontakter som togs till olika byggare utgående från denna utredning ledde inte till omedelbara resultat. Nu fortsätter förhandlingarna med en aktör. Målet är att åstadkomma ett samarbetsavtal 2014. Genomförandet av projektet kommer sannolikt att ta sju år efter det att planändringen har godkänts. Ankarföretaget för Västra porten drog sig ur projektet i september 2013. Därefter har beredningen fortsatt på så sätt att stadsstyrelsen på sitt sammanträde 15.9.2014 beslutade föreslå att området som behövs för genomförandet av det första skedet säljs till Tokmanni Oy:s fastighetsbolag. Logistikcentrumets ställning har förändrats på ett avgörande sätt sedan de första beredande projektåtgärderna vidtogs. I och med förändringarna inom pappersindustrin och en frigörning av lagerlokaler som påföljd måste användningen av området övervägas på nytt. Dess värde ligger i områdets omfattning och målgrupp är industrin. Våren 2014 fattades det ett principbeslut om finansiering av bostadsproduktion. Beslutet möjliggör stadens egen bostadsproduktion. Det har inte funnits intresse för privat finansiering av hyresbostadsproduktion. I budgetförslaget för 2015 finns som mål att omarbeta stadsstrategin. Såväl innehållet som framställningssättet behöver ändras. Målet är att åstadkomma en stadsstrategi som också genuint styr verksamhet och handlingar.

Kapitel 3. Utvärdering av hur målen uppfyllts, b) Utfallet för målen för ekonomin och verksamheten, sidan 10 Revisionsnämnden har dock ägnat uppmärksamhet åt de exceptionellt höga advokatkostnaderna för ett visst rättsfall. Rättstvisten har tillsvidare förorsakat staden ca 150 000 euro i advokatkostnader. Först 2013 konkurrensutsattes advokattjänsterna med ett ramavtalsförfarande, men denna tvistefråga har dock skötts av en aktör som ursprungligen inte valts genom konkurrensutsättning. (Se även utvärderingsberättelsen 6. Övriga observationer/ upphandlingsärenden). I fallet i fråga kunde man inte förutse att ärendet skulle bli ett så omfattande tvistemål som det blev. När ärendets omfattning uppdagades var det inte längre ändamålsenligt att börja konkurrensutsätta advokattjänsterna för fallet i fråga. Att välja en ny advokat hade inneburit att utredningen av ärendet skulle ha börjat på nytt från nolläget, vilket med tanke på såväl arbetet som kostnaderna skulle ha varit ofördelaktigt. Av denna orsak överfördes inte heller advokattjänsten i fråga till den aktör som staden ingick ramavtalet med. Det må konstateras att konkurrensutsättningen av advokattjänster och juridiska tjänster i praktiken gäller timtaxan som tillämpas på tjänster, antalet timmar som används för ett visst fall fastställs från fall till fall. Hösten 2014 sammanställs en noggrannare utredning av ärendet för stadsstyrelsen, som skickar den till revisionsnämnden för kännedom. Enligt förvaltningsstadgan ska principerna för arrendering vara fastställda av stadsfullmäktige eller stadsstyrelsen. Varför har inte detta skett? I förvaltningsstadgan hänvisas det t.o.m. i flera punkter till olika i första hand av stadsfullmäktige fastställda principer inom ramen för vilka beslutanderätten i vissa ärenden har delegerats till ett annat organ eller en tjänsteinnehavare i organisationen. Arbetet för att fastställa principerna pågår, bl.a. godkändes principerna för försäljning av jord- och skogsbruksmark, som ägs av staden, av stadsfullmäktige 14.5.2014. Ekonomitjänsterna hade som mål att förenhetliga ansökningsprocessen för hyresbostäder och utvecklingen av kundservice, hyresservice från en lucka. Varför har man inte genomfört detta? I koncernen Lovisa stad ingår ett flertal aktiebolag som idkar uthyrning av bostäder. Disponenterna har önskat vidhålla sin rätt att välja hyresgästerna. Bostadssekreteraren väljer i sin tur hyresgästerna till de hyresbostäder som staden har i sin direkta ägo. En fusion av bostadsaktiebolagen till ett bolag skulle avlägsna problemet.

Ekonomitjänsterna skulle under året identifiera riskerna i ekonomin och verksamheten. Varför har inte en helhetsbetonad karläggning gjorts? (Se även utvärderingsberättelsen 6: övriga observationer/ intern kontroll och riskhantering). Stadsfullmäktige i Lovisa stad beslutade om grunderna för stadens och stadskoncernens interna kontroll och riskhantering på sitt sammanträde 9.10.2013 genom att godkänna den allmänna anvisningen för intern kontroll. Separata utbildningar ordnades 7.5.2013 för stadsfullmäktige, stadens ledningsgrupp och dottersamfunden om den interna kontrollen och riskhanteringen. En operativ anvisning för utvärdering och dokumentering av intern kontroll och riskhantering är under beredning. I de operativa anvisningarna strävar man efter att så bra som möjligt beakta totalreformen av kommunallagen. I centralerna och på ansvarsområdena kommer man att inleda planeringen av utvärderingsarbetet för riskhantering våren 2014. Riskkartläggningen planeras, genomförs och dokumenteras helhetsbetonat innan utgången av 2017. Revisionsnämnden fäster uppmärksamhet vid vikten av att genomföra principerna för god förvaltning och transparens. Den i budgeten 2014 nämnda utbildningen i anknytning till förvaltningspraxis som är avsedd för förtroendevalda och tjänsteinnehavare ordnas i november 2014. Betydelsen av att iaktta praxis för god förvaltning betonas inom stadens all verksamhet. Stycke 4. Personalen, sida 12 och 13 har personalmålen i samgångsavtalet delvis inte ännu uppnåtts. allt mer uppmärksamhet ska ägnas åt att omorganisera personalen och att prioritera arbetets produktivitet. Målmedvetet arbete har gjorts för att uppnå en minskning i sjukfrånvarostatistiken det är allt skäl att fortsätta detta arbete. att man utifrån gjorda arbetshälsoenkäter ska vidta förbättringsåtgärder för att utveckla personalens arbetshälsa. Dessa åtgärder ska rapporteras i personalrapporten Det är av central vikt att utvecklingssamtalen dokumenteras och i enlighet med vad som beslutats genomförs på alla nivåer i organisationen för att uppnå en god ledarskapskultur. Även utvecklingssamtal enligt stadsdirektörsavtalet mellan stadsstyrelsen och stadsdirektören ska dokumenteras och utfallet av de bestämda målen måste följas upp.

Det målmedvetna arbetet för att effektivera personalresurserna och arbetets produktivitet och för att minska personalens sjukfrånvaro fortsätter. Personalens arbetshälsa uppföljs och åtgärder för att upprätthålla och förbättra välfärden utvecklas. Avsikten är att i stadens egen regi genomföra en personalenkät om arbetshälsa i slutet av 2014. Vad gäller utvecklingssamtal har det 2014 satsats på att utbilda cheferna i att föra utvecklingssamtal, och materialet som används som botten för utvecklingssamtalen har förnyats. Frågan om dokumentering av utvecklingssamtalen ska ytterligare redas ut. För att följa upp (antalet) utvecklingssamtal bör det utvecklas ett lämpligt och lättanvändbart verktyg. Frågan om huruvida innehållet i det förda utvecklingssamtalet ska dokumenteras är kontroversiellt och kräver ytterligare utredningar. Stycke 5. Utfallet av målen fastställda för kommunkoncernen, sida 13 Stadsfullmäktige har ställt upp följande mål som berör koncernen för 2013. 1. Att inkludera dottersamfundens rapportering i koncernrapporteringen. 2. Att upprätta ett ägarpolitiskt program, där stadens ägarpolicy definieras. 3. Att bestämma Servicehuset Esplanads ställning i förhållande till kommunkoncernen. 4. Att harmonisera fastighetsbolagens ekonomi: - att skapa starka fastighetsbolag med balanserad ekonomi - att beakta att fastigheterna ligger på olika nivåer i fråga om ekonomi - en eventuell fusion ska ske gradvis, till exempel genom att man först fusionerar fastighetsbolagen i varje gammal kommun - anpassa fastighetsbeståndet till att motsvara befintlig efterfrågan och de framtida behoven (behoven av nyproduktion) - utreda eventuella administrativa åtgärder och stöd man kan få av ARA och av Statskontoret. 5. De fastighetsbolag och stiftelser som hör till koncernen ska se till att bostäder hyrs ut så att de är så effektivt uthyrda som möjligt. Vid bestämningen av hyra ska gemensamma principer följas inom koncernen och hyresgästerna ska bemötas likvärdigt. Hyresbostäderna ska underhållas på ett ändamålsenligt sätt. 6. Dottersamfunden ska eftersträva ett balanserat resultat för räkenskapsperioden 2013. Punkterna: 1, 2, 5, 6: Noggrannare kalkyler om att bolagisera fastighetsbolagen till ett bolag och en bolagiseringsplan görs hösten 2014 och en aftonskola om ärendet ordnas för stadsfullmäktige hösten 2014. Bolagiseringen genomförs under 2015 om stadsfullmäktige så beslutar. Punkt 4:

Fastighetsbolagen har med hjälp av disponenternas sakkunnighjälp klassificerats enligt ARA:s modell för portföljsbildning enligt bolag som ska hållas, utvecklas, utredas och realiseras. Det rapporterades om portföljsbildningen 23.1.2014. Informationen som man fått med portföljsbildningen kompletterades genom att våren 2014 analysera delområdena för ekonomi, förvaltning och ledning vad gäller fastighetsbolagen och den ägar- och koncernstyrning som berör fastighetsbolagen. Koncernledningen, medlemmarna i fastighetsbolagens styrelser och disponenterna rapporterades om utredningen 27.5.2014. Resultaten för analyserna om fastigheterna har lämnats in och man har även sett över dem tillsammans med Statskontoret. Stadsstyrelsen beslutade 16.6.2014 om att understöda fastighets Ab Ruotsinpyhtään Vuokratalot med 117 000 euro. Understödet som Statskontoret beviljat bostäderna i Liljendal och en ändring av lånevillkoren kommer att behandlas av stadsstyrelsen 13.10.2014. En mer detaljerad åtgärdsplan om att sanera fastighetsbolagens ekonomi görs i samarbete med ARA. På grund av ett sjukdomsfall har samarbetsprojektets genomförande flyttats till hösten 2014. Avsikten är att framlägga åtgärdsplanen för beslutsfattande på våren 2015. Punkt 3: Man håller på med arbetet att utvärdera och precisera Servicehuset Esplanads ställning i förhållande till kommunkoncernen. Ett förslag till lösning framläggs för politisk behandling hösten 2014. Kapitel 6. Övriga observationer, sidan 14 Under årens lopp har man observerat rum för förbättring i skötseln av stadens upphandlings ärenden, förekommer det fortfarande brister i upphandlingsärendena. Som en positiv faktor måste man dock konstatera att korrigerande åtgärder har vidtagits under året. Det faktum att staden har anställt en upphandlingssakkunnig syns i och med att kvaliteten på behandlingen av upphandlingsärenden har blivit bättre. Upphandlingspraxis har blivit enhetligare och förfarandet effektivare. Affärsverket Lovisa Vattens bemötande Kapitel 3. Utvärdering av hur målen uppfyllts, b) Utfallet för målen för ekonomin och verksamheten, sidan 11 och 12 Tekniska centralen Revisionsnämnden fäster ändå uppmärksamhet vid att verksamheten och investeringarna för tekniska centralen och Affärsverket Lovisa Vatten ska hållas separata. Funktionernas gränser ska entydigt specificeras. Vissa oklarheter har förekommit i de sistnämnda under 2013.

Vattenaffärsverket konstaterar att det är allt skäl att precisera gränserna mellan tekniska centralens och vattenaffärsverkets funktioner och preciseringar har också redan gjorts. Varje objekt, där det utförs gemensamma arbeten, ska dock alltid gås igenom separat innan arbetena inleds. Vattenaffärsverket Utfallet av resultaträkningen Vi hänvisar till utredningen över saken i vattenaffärsverkets bokslut, vilken även revisionsnämnden har skrivit in i utvärderingsberättelsen. Vattenaffärsverket Investeringar Projektet för stomlinjen Pernå Lovisa har framför allt fördröjts på grund av fördröjda markägaravtal. Vattenaffärsverket känner inte till någon konsultutredning på 300 000 euro, men om det är fråga om uppdraget att i sin helhet planera vattentornsprojektet, vars totala kostnader uppgick till cirka 222 000 euro, kan det konstateras att vattenaffärsverket har inlett förhandlingar med konsulten om kompensation i enlighet med fattade beslut och uppgjord tidtabell. Vattenaffärsverket Finansiering Också från vattenaffärsverkets synpunkt är det en bra idé att framställa en utfallsjämförelse av finansieringsdelen i bokslutet. Uppgiftsbeskrivningen för vattenaffärsverket Utredningar som gäller olika alternativ har inletts. Alla kommuner ställer ingalunda avkastningskrav. Ett dylikt krav ställs inte på en stor del av kommunala vattenverk. En utredning om vattenaffärsverkets ställning i framtiden har inletts.

Stycke 7. Sammandrag, sidan 15 Utfallet för Affärsverket Lovisa Vatten avviker väsentligt från det resultatmål som stadsfullmäktige uppställt. Revisionsnämnden anser att det är nödvändigt att klarlägga affärsverkets strategi och verksamhetsprinciper med tanke på verkets tillräckliga finansiering framför allt för investeringarna. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt affärsverkets underskottsproblematik. Dessutom ska affärsverket övervaka stadens fördel för sådana konsultutgifters del som antecknats vara påkostande. Med anledning av detta konstaterar revisionsnämnden att ett skadeståndkrav redan borde ha lämnats. Utredningen av ärendet har inletts. Förhandlingar om kompensation har inletts i enlighet med fattade beslut och uppgjord tidtabell. Revisionsnämnden konstaterar att direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten inte har reagerat på affärsverkets ekonomiska utveckling på det sätt som krävs. Revisionsnämnden föreslår att stadsfullmäktige under pågående år överväger omorganisering av Affärsverket Lovisa Vatten. Direktionen kunde inte reagera på något som man inte kände till 2013, utan som kom fram först i januari 2014. Det var fråga om nedskrivning av vattentornsprojektet och att försäljningsinkomsterna inte uppnådde det budgeterade.