Humanistvillans Miljöhandbok

0 (18) 2011-2016 Humanistvillans Miljöhandbok Idéhistoria Litteraturvetenskap Musikvetenskap Teater- och Dansvetenskap

1(18) Innehållsförteckning Inledning 2 Stockholms universitets Miljöpolicy 3 Humanistvillans Miljöstrategi 4 Organisationsplan och ansvarsfördelning 13 Organisationsplan 14 iga för miljöarbetet 17 Humanistvillans Miljöplan 2012 18

2(18) Inledning Miljöhandboken är ett verktyg för att du som medarbetare ska veta vilka rutiner och åtgärder institutionen för litteraturvetenskap och idéhistoria samt institutionen för musik- och teatervetenskap arbetar med för att minska vår direkta och indirekta miljöpåverkan. För att vi ska minska vår negativa miljöpåverkan och öka vår positiva miljöpåverkan är det mycket viktigt att vi alla tar miljöhänsyn i vårt vardagliga arbete. Stockholms universitet ska till år 2013 miljöcertifieras vilket betyder att vi måste ha långvariga miljömål i vår verksamhet, samt årligen sammanställa en miljöplan med konkreta åtgärder som vi kommer att utföra under året. Miljöplanen kommer vid årsslutet att granskas av en revisor för att säkerställa att de uppsatta målen mötts. Våra långvariga miljömål sträcker sig över en femårsperiod och ska säkerställa en kontinuitet i vårt miljöarbete. Dessa miljömål är övergripande för hela verksamheten och gäller främst miljöhänsyn i vardagliga rutiner. Varje år skrivs också en miljöplan som gäller konkreta åtgärder under det kommande året. Miljöplanen tas fram av miljörepresentanten i samrådan med miljögruppen och godkänns därefter av prefekterna. I och med att Stockholms universitet miljöcertifieras åläggs alla institutioner att ha en miljöplan för att visa på ständig förbättring i miljöarbetet. Vid varje årsslut skrivs ett protokoll för hur miljöplanen genomförts och därefter sammanställs en ny miljöplan för kommande år. Varje år revideras också miljöhandboken för att säkerställa att listan på ansvariga alltid är aktuell samt att den alltid innehåller innevarande års miljöplan.

3(18) Stockholms universitets Miljöpolicy Stockholms universitet, lokaliserat i världens enda nationalstadspark, är Sveriges största universitet. På universitetet bedrivs internationellt framstående forskning och utbildning beträffande miljö inom natur-, samhälls- och tvärvetenskapliga discipliner. Målet är att vara ledande i utbildning och forskning om miljö och hållbar utveckling. För att synliggöra och arbeta strukturerat med att minska direkta såväl som indirekta negativa miljöeffekter arbetar Stockholms universitet utifrån de vedertagna miljöledningssystemsstandarderna ISO 14001 (2004) och EMAS, vilket innebär ett åtagande om ständig förbättring av miljöprestanda. För att öka den positiva miljöeffekten ska Stockholms universitet skapa medvetenhet och engagemang för miljöfrågan inom universitetsvärlden och det omgivande samhället. I sin strävan efter ständig förbättring ska Stockholms universitet: - Verka för att aspekter rörande miljö och hållbar utveckling vägs in i alla beslut som tas, oavsett nivå och område. - Aktivt samverka med studenter, studentkår, omgivande samhälle och andra intressenter i de avseenden där miljön berörs och miljöarbetet kan förbättras. - Säkerställa att tillräckliga resurser tilldelas arbetet med ständig förbättring av miljöprestanda, och att dessa resurser används på mest effektiva sätt. - Kontinuerligt se över åtgärder för att minska naturresursanvändningen och minska utsläpp till luft, mark och vatten som verksamheten direkt eller indirekt orsakar. - Utan undantag följa de lagar och minimikrav som ställs på alla delar av verksamheten, och där möjligt arbeta efter högre krav. - Säkerställa att alla medarbetare, oavsett anställningsform, är medvetna om innebörden av ett strukturerat miljöarbete, och får relevant utbildning i dessa frågor. - Säkerställa att denna policy ligger till grund för universitetets miljömål, att den är kommunicerad till alla medarbetare och enkelt tillgänglig för allmänheten och andra intressenter såsom studenter och samarbetspartners, och att den kontinuerligt revideras av Stockholms universitets ledning för att korrekt spegla mål och ambitioner på miljöområdet.

4(18) Humanistvillans Miljöstrategi 2011-2016 Institutionerna för litteraturvetenskap och idéhistoria samt musik- och teatervetenskap har valt ut två aktivitetsområden där vi ska minimera vår miljöpåverkan; inköp och upphandling samt minskning av pappersförbrukningen. Vi kommer att fortsätta arbeta aktivt inom alla områden, men med fokus på dessa två. För att vi ska nå minimerad miljöpåverkan är det betydelsefullt att alla hjälps åt och tar miljöhänsyn i det vardagliga arbetet där så är möjligt. Inköp och upphandling Institutionerna skall ställa miljökrav vid upphandling. Vid inköp av kontors- och förbrukningsmateriel skall medarbetare välja det mest miljöanpassade alternativet. Vid inköp av kontorsmaskiner skall medarbetare välja energisnåla alternativ. Kommentar: Kontors- och förbrukningsmateriel har ofta någon miljömärkning som fungerar som en garanti för att produkten är miljöanpassad. Med kontorsmaskiner menas dator, skärm, kopiator, skrivare etc. Energisnåla alternativ har ofta miljömärkning. Minska pappersförbrukningen Medarbetare skall förbruka max 50 ark per dag och person. Dubbelsidig utskrift skall vara standard. Personalen skall informeras om den årliga pappersförbrukningen på Institutionen varje termin. Den digitala dokumentationen skall öka. Kommentar: För att kunna ha en pålitlig jämförelse kommer vi att använda statistiken från inköpt papper från SU butiken samt en inbyggd räknare i den stora kopiatorn i postrummet. Institutionerna har dock flera skrivare/kopiatorer där bara vissa har en sådan inbyggd möjlighet. De skrivare/kopiatorer som har inbyggd räknare ska ingå i statistiken. En blandning av dessa två sätt att räkna kommer att ge vår statistik över pappersförbrukningen i huset.

5(18) Lokalt miljöarbete Rutiner R1. Relevant information från Stockholms universitets miljöinformatör, från fakultetens miljökoordinator och från humanistvillans miljörepresentant informeras via mondo och hemsidorna till samtliga anställda vid institutionerna. R2. En fast miljöpunkt införs på IS för både litteraturvetenskap och idéhistoria samt musik- och teatervetenskap. R3. Miljömässig hänsyn tas vid inköp och upphandling i den mån det finns sådana produkter tillgängliga. R4. Energiförbrukningen ska minskas genom att alla medarbetare stänger och släcker lampor och kontorsapparater när dessa inte används. R5. Avfall av alla slag ska i största möjliga mån återvinnas eller återanvändas. Åtgärd Å1. Följa upp och informera personal om aktuella miljökurser inom universitetet. A2. Kontinuerlig uppdatering av miljöarbetet på intranätet och på hemsidorna. Å3. Institutionernas prefekter och/eller den ansvarige för inköp och upphandling skall gå kurs i miljövänlig upphandling. Uppföljning U1. Finns aktuella notiser om miljöarbetet tillgänglig på intranätet och hemsidorna? U2. Har prefekten eller upphandlaren gått på kurs i miljövänlig upphandling? Miljörepresentanten, miljögruppen, webmastern, prefekterna och upphandlare.

6(18) Energianvändning Rutiner R1. Vid inköp av datorer, datortillbehör och annan elektronisk utrustning ska energisnåla produkter väljas i första hand. R2. Stationära datorer och bildskärmar ska stängas vid arbetsdagens slut. R3. Bildskärmar för PC datorer ska stängas vid möten, lunchraster, undervisning mm. R4. Datorer, kopiatorer, faxar och skrivare skall ha ett viloläge. R5. Rutiner upprättas som säkerhetsställer släckning av belysning i gemensamma lokaler där styrbelysning saknas. R6. Det ska finnas rutiner för avfrostning av frysskåp. Åtgärd Å1. Informera personal om energiåtgången i huset och ge spartips via intranätet och hemsidorna. A2. Belysning släcks i kontorsrum, toaletter och allmänna utrymmen då ingen vistas där. A3. Installera viloläge på kopiatorer, faxar, skrivare och datorer. Å4. Information om släckningsrutiner för gemensamma utrymmen. A5. Sommartid, vid semester och helger dras persiennerna ner i tomma lokaler och kontorsrum. Uppföljning U1. Finns släckningsrutiner på intranätet och hemsidorna? U2. Finns information på frysskåpen om när avfrostning senast gjordes? Dataansvarig, miljörepresentanten, miljögruppen, inköpare av kontorsmateriel, samtliga anställda.

7(18) Arbets- och tjänsteresor Rutiner R1. Tjänsteresor ska planeras och företas utifrån det mest kostnadseffektiva alternativet. Gällande avtal bör följas. Vid ungefär lika kostnadseffektiva färdsätt ska, om möjligt, det mest miljöanpassade väljas. R2. Personalen skall prioritera miljövänlig transport till och från arbete och konferenser. R3. Kollektivtrafik ska i största möjliga mån nyttjas vid tjänsteresor inom Stockholmsområdet. R4. För tjänsteresor längre än 150 km bör fordon med god miljöprestanda användas (egen eller hyrbil). R5. Tjänsteresor inrikes kortare än 500 km bör ske med tåg, där så är möjligt. R6. Tjänsteresor från Stockholm till flygplatserna ska, om så är möjligt, ske med tåg alternativt buss. R7. Vid hotellvistelse bör miljökriterier efterfrågas, t.ex. Svanenmärkning eller motsvarande. R8. Vid flygresor skall, där så är möjligt, den mest miljöanpassade färdväg väljas. (Ex. resor utan mellanlandning.) R10. Vid val av transfer bör följande turordning gälla för medarbetare tåg, buss, taxi. Åtgärd Å1. Årlig uppföljning av institutionens/sektionens tjänsteresor med flyg, tåg och bil. Å2. Ett redovisningssystem för tjänsteresor ska utarbetas. Uppföljning U1. Hur ofta användes lokaltrafik, tåg eller miljöklassad hyrbil/buss vid institutionens tjänsteresor? U2. Hur tar sig personalen till och från arbetet och konferenser? U3. Har miljökriterier ställts vid anlitande av bussbolag, hyrning av bil eller vid annan tjänsteresa. Prefekt, samtliga anställda, miljörepresentant, resebeställare.

8(18) Pappersförbrukning Rutiner R1. Vid inköp av skrivare och kopiator väljs modell med funktion dubbelsidig utskrift. R2. Dubbelsidig utskrift ska vara standard för den stora kopiatorn i postrummet. R3. Medarbetare ska förbruka max 50 ark per dag och person. (Detta är ett genomsnitt som räknas ut på antalet förbrukade papper delat på antalet anställda.) R4. Miljömärkt kontorspapper (inkl. kuvert) ska väljas i första hand. R5. Vid tryck av dokumentation ska miljömärkt papper efterfrågas. Åtgärd Å1. Personal skall informeras om den årliga pappersförbrukningen på institutionen (ark/person och dag). Å2. Informera medarbetare om att dubbelsidig bokkopiering kan göras på de olika kopiatorer. Å3 Öka användandet av digital dokumentation. Å4. I gemensamt utrymme för kopiering och utskrifter finns kärl för returpapper. Å5. Ordna så att flersidig scanning kan bli ett PDF-dokument. Uppföljning U1. Mängden inköpt papper redovisas varje år. Har pappersförbrukningen ökat eller minskat? U2. Används det mer digital dokumentation? Prefekt, inköpsansvarig, samtliga anställda, miljörepresentant.

9(18) Avfalls- och returproduktshantering Rutiner R1. All personal skall få information, via intranätet, om källsortering och om vilka fraktioner som finns för återvinnig. R2. Det ska finnas tydliga riktlinjer när det gäller tömning av sorterat avfall i kök och pentry samt utsedda ansvariga för tömning. R3. Tonerkassetter skickas med internpost till SU-butiken för påfyllning. Åtgärder Å1. I kök/lunchrum finns sorteringsmöjligheter för glas, metall, hårdplast, aluminiumburkar, PET-flaskor. Å2. Kontorsrummen har endast mindre kärl/påse för hushållsavfall samt pappersinsamling. Uppföljning U1. Används källsorteringen? U2. Finns tydlig information om rutinerna på intranät och hemsidor? Inköpare, samtliga anställda, miljörepresentant.

10(18) Kök och lunchrum Rutiner R1. Endast ekologiskt odlat kaffe, ekologisk mjölk samt ekologiskt odlat te ska köpas in av institutionen eller motsvarande. R2. Endast ekologiskt odlad frukt ska köpas in av institutionen eller motsvarande. R3. Användandet av engångsartiklar i köket ska hållas på så låg nivå som möjligt. R4. Endast miljövänligt diskmedel ska köpas in av institutionen eller motsvarande. Åtgärder A1. Endast miljömärkt diskmedel och maskindiskmedel skall användas. Å2. Miljömärkta pappersservetter används i största möjliga mån. Å3. Ingen eller ringa användning av engångsartiklar, såsom plastmuggar, plastglas, plastbestick. Å4. Ekonomiprogrammet används företrädelsevis på diskmaskinen. Å5. Diskmaskinen körs endast då den är full. Å6. Diskmaskinen ska alltid stängas av helt då den inte används. Uppföljning U1. Används miljömärkta produkter? U2. Fungerar källsorteringen? Inköpare, samtliga anställda, miljörepresentant

11(18) Upphandling och inköp Rutiner R1. Rutin ska finnas för institutionerna eller motsvarande som säkerställer att hänsyn tas till miljömässiga aspekter vid upphandling och inköp. R2. Institutionerna eller motsvarande ska mäta och redovisa ställda miljökrav vid upphandling. R3. Institutionerna eller motsvarande ska mäta och redovisa miljöanpassade inköp. Åtgärder Å1. Utarbeta rutiner för att säkerställa miljöanpassade inköp på institutionerna eller motsvarande. Uppföljning U2. Hur många och vilka miljökrav har ställts vid upphandlingar under året (antal miljöanpassade upphandlingar/totala antalet upphandlingar, vilka miljökrav efterfrågas hos inköparen/upphandlaren). Prefekter samt inköpare.

12(18) Utbildning och forskning Rutiner R1. Kursinformation såsom kursplaner, scheman, litteraturlistor, kompendier mm. ska i största möjliga mån distribueras elektroniskt. R2. Finns miljömärkta utgåvor av kurslitteraturen ska dessa framhållas före andra. R3. Om miljöfrågor kan inkluderas i ämnet för utbildningen bör detta poängteras. R4. Om miljöfrågor behandlas i pågående forskning bör detta framgå i vår miljöprofil. Åtgärd Å1. Kursinformation publiceras på mondo och på hemsidorna istället för att distribueras som papperskopior. Å2. Möjliga miljöaspekter i respektive kursämne framhålls om detta är relevant. Å3. Möjliga miljöaspekter i pågående forskning framhålls om detta är relevant. Uppföljning U1. Finns kursinformationen på mondo och hemsidorna? U2. Har några miljöaspekter diskuterats inom någon av våra kurser? U3. Har några miljöaspekter diskuterats inom någon pågående forskning? Alla lärare, alla forskare, webbansvarig.

13(18) Organisationsplan och ansvarsfördelning Mål Institutionens miljöarbete skall vara integrerat i institutionens övriga verksamheter som en självklar del. Rutiner skall finnas för åtgärder och kontinuerliga förbättringar på miljöområdet och ansvarsfördelningen skall vara tydlig. Miljörepresentanten ansvarar för att organisationsplanen och lista med personer med särskilt ansvar uppdateras vid förändring. Rutiner R1. I organisationsplanen för institutionernas miljöarbete framgår vem som har ansvaret för vad när det gäller miljöfrågorna. Samtliga med speciellt miljöansvar ska känna till sin roll i miljöarbetet. R2. Samtliga anställda skall känna till ansvarsfördelningen. R3. Rutiner för åtgärder och förbättringar på miljöområdet ska införas. Åtgärd Å1. Information om de miljöåtgärder som gäller vid verksamheterna skall finnas lättillgängligt på intranätet samt hemsidorna. Uppföljning U1. Möte två gånger per termin med miljögruppen för att hitta bättre lösningar. U2. Fasta miljöpunkter på IS. U3. Årlig miljöplan med konkreta åtgärder för det årliga arbetet. Prefekt, miljörepresentant, miljögruppen.

14(18) Organisationsplan Organisationsplanen visar vilka som är ansvariga för olika områden inom miljöarbetet på Institutionerna för litteraturvetenskap och idéhistoria samt musik- och teatervetenskap. iga Prefekterna har det övergripande ansvaret för att institutionerna bedriver ett aktivt miljöarbete och för hur kurserna utformas. Miljörepresentanten och miljögruppen ansvarar för att miljöinformation når personalen och för att tillhandahålla information för spridning till studenter. Miljörepresentanten ansvarar för uppdatering av miljöinformationen på hemsidan. Miljörepresentanten och miljögruppen ansvarar för att informera om och uppmuntra personalen till att gå miljöinriktade fortbildningskurser. Energianvändning iga Datoransvariga ansvarar för att aktivera energibesparande funktioner på kopiatorer och skrivare. Miljörepresentant ansvarar för att informera om energisparande åtgärder för datorer, belysning mm. Alla anställda ansvarar för att minska sin elkonsumtion.

15(18) Arbets- och tjänsteresor iga Pappersförbrukning Samtliga anställda och resebokare ansvarar för att om möjligt välja miljöanpassade transportmedel vid konferenser. Miljörepresentanten ansvarar för att sprida information och uppmuntra personalen att miljöanpassa sitt resande. iga Inköpsansvarig. Alla ansvarar för att minska sin pappersförbrukning. Miljörepresentanten ansvarar för att informera om pappersbesparande åtgärder. Avfalls- och returprodukthantering/kök och lunchrum iga Miljörepresentanten och miljögruppen ansvarar för att informera om vilka fraktioner som kan återvinnas och för att lämpliga kärl finns. Alla ansvarar för att källsortera sitt avfall. Inköpare av köksmateriel ansvarar för att miljömärkta produkter väljs. Samtliga användare av köket ansvarar för att så lite som möjligt använda sig av engångsartiklar. Miljögruppen ansvarar för tömning av källsorteringskärlen i köket.

16(18) Upphandling och inköp iga Prefekten har det övergripande ansvaret för att institutionen verkar i en miljöanpassad riktning Alla är ansvariga för att ställa miljökrav vid upphandling. Information finns på http://www.avropa.nu, samt på hemsidan för ekologisk hållbar upphandling http://www.eku.nu. Utbildning och forskning iga Studierektorerna har det övergripande ansvaret för kursinnehållet. Alla lärare, forskare och doktorander ansvarar för att miljöfrågor lyfts fram i utbildning och forskning om så är relevant. Dessa miljömål är godtagna av institutionen för litteraturvetenskap och idéhistoria 2010-12-01 samt institutionen för musik- och teatervetenskap 2010-12-15.

17(18) iga för miljöarbetet Prefekter Boel Westin Jacob Derkert Rum 304 Rum FV 22, Villan Tel: 08-16 19 74 Tel: 08-16 19 57 E-post: boel.westin@littvet.su.se E-post: jacob.derkert@music.su.se Humanistiska fakultetens miljösamordnare Jenny Albani Rum 258 Tel: 08-674 71 31 E-post: jenny.albani@hum.su.se Humanistvillans miljörepresentant Karin Berglund Rum 207 Tel: 08-16 35 37 E-post: karin.berglund@littvet.su.se Humanistvillans miljögrupp Jenny Albani Karin Berglund Rum 258 Rum 207 Tel: 08-674 71 31 Tel: 08-16 35 37 E-post: jenny.albani@hum.su.se E-post: karin.berglund@littvet.su.se Eva Spens Jenny Leontine Olsson Rum 201 Rum 358 Tel: 08-16 43 70 Tel: 08-16 20 15 E-post: eva.spens@littvet.su.se E-post: jenny.leontine.olsson@idehist.su.se Ingrid Redbark-Wallander Jenny Eriksson Rum 227 Rum FV 22:313 Tel: 08-674 74 82 Tel: 08-16 48 24 E-post: ingrid.redbarkwallander@teater.su.se E-post: jenny.eriksson@mups.su.se

18(18) Humanistvillans miljöplan för 2012 Denna miljöplan är beslutad av institutionen för litteraturvetenskap och idéhistoria 2012-03-14 samt institutionen för musik- och teatervetenskap 2012-02-15. Mål (vad som skall göras) Aktiviteter för att nå målet (hur) ig person för genomförandet (vem) Slutdatum för genomförandet (när) Hur uppföljning sker och/eller Utfall Minska förbrukningen av kopieringspapper Ställa in båda skrivarna i kopieringsrummet på dubbelsidig utskrift som default Miljörepresentanten 2012-06-31 Skrivarna är inställda på dubbelsidig utskrift. Ett aktivt val måste göras för att ändra till enkelsidigt. Informera personalen om hur man använder SAMIR Ha en genomgång av SAMIR vid ett eller flera personalmöten Miljörepresentanten, eventuellt i samarbete med inbjuden talare. 2012-10-30 Miljöavvikelser och förbättringar rapporteras direkt till SAMIR. Utbilda personalen i Adobe Connect Anordna ett utbildningstillfälle i Adobe Connect för alla anställda Miljörepresentanten, eventuellt i samarbete med inbjuden talare. 2012-12-31 Fler möten görs via webben vilket minskar tjänsteresor.