SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

1(23) Plats och tid Kommunhuset, Plenisalen, kl. 13.00 17.15 Beslutande Ledamöter Annalena Järnberg (S) vice ordförande Anne Horneman (S) Britt Nilsson (C) Thomas Eklund (V) Ulrika Mellkvist (C) ordförande Tomas Mathiesen (M) Ulla Werdin (GL) Övriga närvarande Justerare Katarina Strömgren Sandh, förvaltningschef Kent Berglund, socialsekreterare Annica Sundin, socialsekreterare Ann-Margret Jansson, socialsekreterare Olle Geidby, socialsekreterare Torbjörn Jansson, behandlingsassistent Kristina Andersson, ekonom Eva Palm, enhetschef Allmänhet Britt Nilsson 214-221 214-221 214-221 214-221 214-221 229-230 236 236-243 Justeringens plats och tid Kommunkontoret...dag./. 20.. kl.... Underskrifter Sekreterare Paragrafer 212-243 Eija Kilpala Ordförande Ulrika Mellkvist Justerare Britt Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Omsorgsnämnden Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Eija Kilpala

2(23) 212 Val av justerare Britt Nilsson (C) föreslås som justerare. 1 Britt Nilsson (C) valdes till justerare.

3(23) 213 Godkännande av föredragningslista Månadsuppföljning som beredningsärende läggs till efter p. 5. Delgivning av Förvaltningsrätten i Karlstads dom avseende beslut om LVU tas upp i samband med delgivning av ordförandebeslut om omplacering. 1 Föredragningslistan godkänns.

4(23) 214-225 Individärenden - sekretess

5(23) 226 Delgivning av JO:s beslut, dnr 4425-2011 Barbro Stein har i en anmälan till JO framfört klagomål mot socialförvaltningen i Hällefors kommun och Förvaltningsrätten i Karlstad. Vad som framkommit föranleder inte någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från JO:s sida. Ärendet avslutas 1 Delgivningen läggs till handlingarna.

6(23) 227 Delgivning av delegationsbeslut IFO september 2011 Föreligger en delegationsrapport avseende myndighetsutövande beslut som fattats enligt delegation inom individ- och familjeomsorgsverksamheten. Rapporten avser september 2011. 1 Delgivningen läggs till handlingarna.

7(23) 228 Delgivning av delegationsbeslut Bistånd augusti 2011 Föreligger en delegationsrapport avseende myndighetsutövande beslut som fattats enligt delegation av biståndshandläggarna. Delegationsrapporten avser augusti 2011. 1 Delgivningen läggs till handlingarna.

8(23) 229 Information om KPB (Kostnad per brukare) Ensolution, dnr 83.11-700 Rickard Envall, Ensolution, informerar om KPB (Kostnad per brukare) som är en metod för uppföljning, analys och styrning för kommuner inom äldre- och handikappomsorg samt individ- och familjeomsorg. 1 Informationen läggs till handlingarna. 2 Förvaltningen får i uppdrag att återkomma i ärendet.

9(23) 230 Månadsuppföljning september 2011 beredning, dnr 24.11-700 Det har skett en kostnadsökning inom förvaltningen sedan juni 2011. Vissa åtgärder som ska vidtas har tidigare redovisats för nämnden. Behov finns av att se över de analysverktyg som förvaltningen har för att säkerställa bättre prognoser. Bifogat nämndhandlingarna finns förvaltningens åtgärdsplan som bygger på fullmäktiges 5-årsplan. Enhetscheferna har uppdrag att verkställa de redovisade åtgärderna. Förvaltningen har under våren 2011 arbetat med stor transparens och delaktighet gällande fyra nämnduppdrag Ny ledningsgrupp, Renodlade boenden, Hemtjänsten en bas i förvaltningen och 80 vård och omsorgsplatser. Under våren 2011 har förvaltningen arbetat med ekonomisk kollegial granskning som är ett led i och ska ge resultat utifrån Kommunfullmäktiges beslut; 5 årig ekonomisk åtgärdsplan. Under våren och september månad har förvaltningen återkopplat till nämnden det ovanstående pågående arbetet. Under juni månad redovisade förvaltningen till omsorgsnämnden att helårsprognosen för 2011 beräknas sluta på ett underskott med 9,9 miljoner kronor. Under sommaren har kostnaderna ökat och redovisades under septembernämnden samt genom delårsbokslutet. Nu under oktober månad kan konstateras att kostnaderna fortsätter att öka kraftigt. Utifrån ovanstående sammanfattning och bakgrund av det förändrade ekonomiska utgångsläge som nu råder är det av stor vikt att förvaltningen och omsorgsnämnden med stor säkerhet, tydlighet, dialog och transparens leder och fördelar uppdrag utifrån våra olika roller och ansvar. Det är viktigt för förvaltningen att få ett inriktningsbeslut om var förvaltningens fokus ska ligga med anledning av att det pågår ett flertal stora processer, där ekonomin är en del. Målet på sikt ska vara att omsorgsnämnden ska komma i ekonomisk balans och genomförandet av de fyra nämnduppdrag som ska uppfyllas, verkställas och genomföras. På sammanträdet i december ska enhetschef för bistånd redogöra för rapporten om den kollegiala granskningen som Örebro kommun genomförde utifrån biståndshandläggningen. 1 Informationen läggs till handlingarna.

10(23) 231 Organisationsutredning, dnr 62.11-700 Föredragande Katarina Strömgren Sandh Processen med framtagande av ny organisation för omsorgsförvaltningen inleddes med beslut från omsorgsnämnden med följande uppdrag: Ny ledningsorganisation Renodlade boende Hemtjänsten en bas i förvaltningen 80 vård och omsorgsplatser En Framtidsverkstad anordnades där medarbetare, fackliga förtroendemän och politiker deltog. Sammanställningen av arbetet från Framtidsverkstaden har kommunicerats med ledningsgruppen och medarbetare på arbetsplatsträffar. En återkoppling av det pågående arbetet har gjorts med ledningsgruppen, på samverkansgruppen och med dem som deltog på Framtidsverkstaden. Synpunkter har lämnats in efter återkopplingarna varefter förslaget till en ny organisation har utformats. Sjuksköterskorna har lämnat synpunkter och ska delges på sammanträdet i november. Förändringar görs organisatoriskt genom att 8 enheter blir 2 områden. Område 1: Äldreomsorgen. Verkställande o Renodlade äldreboenden Fyrklövern och Gillersgården o Hemtjänsten en bas inom äldreomsorgen Område 2: Individ- och familjeomsorgen/funktionshinder. Myndighetsutövande och verkställande Nya befattningar kommer att inrättas: Områdeschef 2,0 ssg (2 st) Teamchefer 6,0 ssg (6 st) MAS/handläggare 1,0 (1 st) Den nya organisationen inryms inom befintlig budgetram. Utbildningskostnader tillkommer, ca 200 tkr, samt omställningskostnader. Information kring förslaget till ny organisation har delgivits ledningsgruppen samt samverkansgruppen. Ett ekonomiskt underlag för den föreslagna organisationen har tagits fram tillsammans med ekonomienheten och presenteras. Befattningsbeskrivningar på de nya befattningarna har tagits fram tillsammans med personalenheten och presenteras. En tydligare risk- och konsekvensanalys ska tas fram 20 oktober av enhetschefer, skyddsombud, arbetsplatsombud, förvaltningschef och

11(23) utvecklingsstrateg. Därefter kommer en förhandling enligt MBL 11 att ske 26 oktober. Ärendet kommer upp till omsorgsnämnden för beslut 9 november Förvaltningens förslag till beslut - Informationen läggs till handlingarna 1 Informationen läggs till handlingarna.

12(23) 232 Måltidsutredningen, dnr 86.10-700 2010-03-23 beslutade kommunstyrelsen att lämna över Stefan Backius (V) och Mats Rundqvists (HOB) motion angående cook-chill till kommunförvaltningen för beredning. Motionen lyder: För att ytterligare stärka kommunens måltidsprofil och öka brukarnas livskvalitet yrkar vi följande: Att kommunen utreder möjligheter och konsekvenser vid övergång från cookchill systemet till traditionell matlagning inom samtliga kommunala verksamheter. Via kommunchef Lena Sahrblom gick uppdraget till bildningsförvaltningens chef Elisabeth H. Sohlberg och omsorgsförvaltningens chef Britt-Marie Strandahl att genomföra en utredning av kommunens måltidsverksamhet. Förvaltningscheferna för bildnings- och omsorgsförvaltningarna blev styrgrupp tillika projektägare, och för genomförandet av utredningen anlitades Dining Development AB. Dining Development AB presenterade 2011-09-16 en färdig konsultrapport innehållande nulägesbeskrivning, analys och bearbetning av förslag, samt förslag på åtgärder med förändringsalternativ. Omsorgsnämnden kan inte själv fatta beslut inom måltidsområdet då även bildningsnämnden har verksamhet inom detta. Ansvaret för beslut ligger därför på kommunfullmäktige. Nämnden har dock att i anslutning till konsultrapporten lämna sina synpunkter på verksamhetsområdet avseende till exempel kvalitets- och säkerhetsaspekter. Omsorgsnämnden framhåller att: - Måltiden ska vara näringsanpassad på individnivå och att näringsinnehållet ska vara kvalitetssäkrat. - Måltiderna ska vara jämnt fördelade på dygnets timmar. - Det ska finnas en nära kontakt mellan omvårdnadspersonal och kök för att tillgodose vårdtagarnas behov av anpassad kost. En näringsanpassad kost i samband med medicinsk behandling och omsorg bidrar till färre komplikationer och bättre hälsotillstånd. 1 Informationen läggs till handlingarna. 2 Omsorgsnämndens synpunkter vidarebefordras till kommunstyrelsen och fullmäktige.

13(23) 233 Personaluppföljning frågor, dnr 35.11-700 På omsorgsnämndens sammanträde 2011-09-13 ställde nämnden ett antal frågor till personalenheten avseende personaluppföljningen. Dessa frågor har bearbetats men är inte fullständiga. Förvaltningschefen föreslår att förvaltningen får återkomma med svaren på dessa frågor till nästa sammanträde i november. 1 Informationen läggs till handlingarna.

14(23) 234 Gästis pensionat Björkdungen, dnr 82.11-730 Omsorgsnämnden beslutar att ärendet görs om till beslutsärende. Omsorgsnämnden beslutade 2008-08 att ansöka om medel från Länsstyrelsen för att förbättra och förstärka anhörigstödet i kommunen. Lagtexten ändrades 2009-01-01 från bör till att man skall erbjuda stöd eller avlastning för att underlätta för de personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk. För att underlätta för de anhöriga sökte förvaltningen statsbidrag för att upprätta ett Gästis För år 2011 beviljades 25 000 kronor för att inrätta Gästis på Björkhaga. En lägenhet på Björkdungen, Nya Björkhaga, gjordes om till 2 st gästrum för personer med demenshandikapp. Den anhörige tar kontakt med anhörigstödjaren och bokar rummet, utan biståndsbeslut upp till 1 vecka. Syftet är att ge anhörigstöd till anhöriga som vill och orkar ta hand om sin demenssjuka make/maka i egna hemmet. Den som bor på pensionatet betalar korttidsavgift. Kostavgift måste brukaren alltid betala men vårdavgiften beror på brukarens avgiftsutrymme. Inga nya statsbidrag finns för verksamheten år 2012. Intäkterna (statsbidrag och vådavgifter) fram t.o.m. augusti är totalt 38 938 kr. Kostnaderna uppgår till 58 106 kr. Verksamheten redovisar ett underskott på 19 168 kr t.o.m. augusti 2011. Om Gästis avvecklas blir följden längre handläggningstid eftersom anhörigstödjaren måste hänvisa make/maka till en biståndshandläggare, som skall bedöma behovet och fatta ett biståndsbeslut på avlastning. Väntetider för att få en växelvårdsplats ökar och ev. kan trycket på korttidsplatser öka. Förvaltningens förslag till beslut - Gästis, pensionat Björkdungen, avvecklas snarast. - Två platser för vård- och omsorgsboende inrättas. 1 Omsorgsnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

15(23) 235 Sinnenas och Minnenas Park, dnr 55.11-700 Omsorgsnämnden beslutade 2011-05-11 124 att förvaltningen skulle få uppdrag att se över det avtal som finns mellan Hällefors Bostads AB och omsorgsnämnden, att utreda om det finns möjlighet till att andra aktörer kan se en utveckling i parken vad gäller drift och aktiviteter samt att parken ska marknadsföras till andra kommuner på ett så bra sätt som möjligt. Detta ska återapporteras till nämnden i oktober. Det finns ett avtal mellan Hällefors Bostads AB och Hällefors kommun där ansvaret för drift och aktiviteter regleras. Avtalet gäller 2006-11-16-2017- 12-31. Hällefors kommun har förbundit sig vid att årligen betala 300 000 kr till Hällefors Bostads AB (regleras enl. KPI, basår 2006) samt att Hällefors kommun står för pedagogisk ledning med 75 % av tjänst. Parksamordningens huvudsakliga arbete pågår under perioden 1 april 30 september. Arbetet består av praktisk skötsel av parken, guidningar och administrativa uppgifter. Samtal behöver föras med bl.a. KPR för att ta reda på om det finns intresse och möjlighet att mot föreningsbidrag kunna utföra vissa uppgifter i parken som motprestation för föreningsbidrag. Därutöver ska samtal inledas med Hällefors Bostads AB angående det gällande avtalet. Marknadsföringen av parken behöver utvecklas. Den ursprungliga tanken som fanns vid tillskapandet av parken ska utvecklas avseende rehabiliterande insatser. 1 Informationen läggs till handlingarna. 2 Uppföljning av ärendet på sammanträdet i december.

16(23) 236 Gläntan, dnr 69.11-730 Under 2009 var omsorgsboendet Hagen under avveckling. Beslut togs att de tomma lägenheter tillfälligt kunde användas till korttidsboende. Detta för att i möjligaste mån undvika betalningsansvar till Landstinget. Januari 2011 beslutades att Hagen, sedermera Gläntan, skulle fortsätta att användas till korttidsboende så att avvecklingen av Sörgårdens ålderdomshem kunde ske så skyndsamt som möjligt Avvecklingen av den Gläntan ska inledas så snart Sörgårdens boende fått annan permanent plats inom vård- och omsorgsboende. Beräknad (obudgeterad) helårskostnad: Med lokalkostnad 1 018,9 tkr Utan lokalkostnad 616,3 tkr Lokalkostnaden belastar Fyrklöverns budget oavsett om det bedrivs verksamhet eller inte. 1 Återkoppling om kostnaderna ska ske på nämndens sammanträde i december. 2 Rapport avseende antal vårddygn på Gläntan till nämnden i december.

17(23) 237 Månadsuppföljning september 2011, bilaga, dnr 24.11-700 Omsorgsnämndens helårsprognos för 2011 beräknas bli ett underskott på 11,9 miljoner kronor. I förhållande till föregående månad har prognosen blivit 0,8 miljoner kronor sämre uppdelad på IFO -0,7 miljoner kronor och staben/politisk verksamhet -0,1 miljoner kronor. Förvaltningen tilldelats medel för investeringar med 325 000 kr. Förvaltningschefen har beslutat att inga fler investeringar ska göras 2011. Förbrukning hittills 133,8 tkr. Varje månad följer förvaltning upp lönekostnaderna per månad för att se om det sker några större förändringar och att utfallet blir som planerat. Kommunfullmäktige beslutade 2011-09-13 att förvaltningen ska få full kostnadstäckning för lokalhyror inom kommunens lokaler. Förvaltningens åtgärdsplan, som bifogats handlingarna, kommer förvaltningen att fortsätta arbeta med. Förvaltningen har behov av inriktningsbeslut på åtgärder med anledning av det ekonomiska läget, se 230. 1 Förvaltningen får i uppdrag på att få fram antalet beviljade timmar inom hemtjänsten. 2 Förvaltningen får i uppdrag att se över grundbemanningen på de olika boendena. 3 Uppföljning ska ske på de kommande sammanträdena. 4 Förvaltningen får i uppdrag att fortsätta arbetet med alla de fyra nämnduppdragen (Ny ledningsgrupp, Renodlade boenden, Hemtjänsten en bas i förvaltningen och 80 vård och omsorgsplatser). Nämnden uppmanar förvaltningschefen att föra en kontinuerligt dialog med nämnden för att stämma av arbetet och för att nämnden ska kunna fatta beslut utifrån förvaltningens behov av erforderliga åtgärder. 5 Omsorgsnämnden godkänner månadsuppföljningen och åtgärdsplanen.

18(23) 238 Personaluppföljning, 35.11-700 Personaluppföljning redovisas t o m september 2011. En analys har inte gjorts av ledningsgruppen till denna uppföljning. Nästa uppföljning avser kvartal 4 och kommer upp till omsorgsnämnden efter årsskiftet. Till den uppföljningen kommer en analys att göras. Förvaltningens förslag till beslut - Informationen läggs till handlingarna. 1 Informationen läggs till handlingarna.

19(23) 239 Delgivningar delegationsbeslut, dnr 81.11-700 Föreligger delgivningar av delegationsbeslut 1 Delgivningarna av delegationsbeslut är delgivna.

20(23) 240 Delgivningar, bilaga, dnr 9.11-700 Föreligger förteckning över skrivelser som delges nämnden. 1 Delgivningen läggs till handlingarna.

21(23) 241 Övriga frågor Inga övriga frågor har anmälts.

22(23) 242 Förvaltningschefen informerar Förvaltningschefen har ingen ytterligare information.

23(23) 243 Ordföranden informerar Ett extra sammanträde med omsorgsnämnden bestäms till 27 oktober kl. 11.30 med anledning av två individärenden. Lokal meddelas senare.