RFI kompletterande arbetsförmedlingstjänst 2014

upphandling@arbetsformedling.se RFI kompletterande arbetsförmedlingstjänst 2014 Almega som beretts tillfälle att yttra sig över remissen RFI kompletterande arbetsförmedlingstjänst 2014 vill med anledning härav framföra följande. Almega har i detta remissvar samverkat med ett 10-tal leverantörer från olika branscher och med Almega Bemanningsföretagen samt Svenskt Näringsliv. En leverantör har framfört som önskemål att deras synpunkter ska bifogas remissvaret. Inkomna synpunkter är beaktade i detta remissvar. Inom vissa delar finns inte en enhetlig uppfattning och Almega har då valt att problematisera kring detta. Almega instämmer i de synpunkter som förs fram av föreningen Svenskt Näringsliv i sitt remissvar. Almega menar att det är bra att Arbetsförmedlingen genom denna remiss efterhör vilka synpunkter som tänkbara leverantörer har på den föreslagna tjänsten. Vi ser det som ett första steg i en förbättrad dialog mellan den nuvarande myndigheten i rollen som upphandlare och leverantörerna. Dialogen är en förutsättning för att få fram förfrågningsunderlag som är möjliga att tillämpa för såväl myndigheten som leverantören och som därmed gör det möjligt att få än högre kvalitet i de aktuella tjänsterna. Almega utgår ifrån att Arbetsförmedlingen även kommer att sända det kommande förfrågningsunderlaget på remiss, detta för att den slutliga tjänsten ska kunna bli så bra som möjlig. Flera upphandlande myndigheter använder extern remiss som ett sätt att få in leverantörers synpunkter på föreslaget förfrågningsunderlag. 1 Almega har tidigare framfört och upprepar sitt erbjudande att stå som ansvarig för ett branschråd där leverantörer och Arbetsförmedlingen gemensamt genom ökad dialog verkar för bättre förfrågningsunderlag och uppföljning av befintliga tjänster. Almega är också beredd att avsätta resurser för att medverka i Arbetsförmedlingens framtagande av förfrågningsunderlag om så önskas. Almega menar att de system som Arbetsförmedlingen inför måste präglas av långsiktighet. Det tar tid att bygga upp erfarenhet såväl hos myndigheten som hos leverantören. Systemen bör successivt, med framförhållning, kunna revideras utifrån den förändrade verkligheten eller när systemen visar sig inte till fullo uppfylla de krav som ställs. 1 Se tex http://www.sll.se/sll/templates/normalpage.aspx?id=62469 http://www.skane.se/externremiss

Almegas utgångspunkter Utgångspunkten för Almega är att de villkor som följer av en upphandlad tjänst ska vara transparenta, möjliggöra att bedriva en kvalificerad verksamhet hos leverantören samt långsiktiga. Lika villkor skall gälla för leverantörerna som för Arbetsförmedlingens egen verksamhet. Kraven ska också vara rimliga, ställda i relation till vad som upphandlas samt vara relevanta. Enligt Almega så säkerställs ett väl fungerande valfrihetssystem bäst genom ett skiljande av upphandlingen av leverantörer från utförande av verksamheten. Först då skulle ett reellt valfrihetssystem och ett likvärdigt system kunna uppnås. Valfrihetssystem eller upphandling Almega menar att ett valfrihetssystem ger möjlighet till nya metoder att få personer i arbete. LOV-systemen främjar innovationer och mångfald. Leverantörskonkurrensen med såväl andra leverantörer som med Arbetsförmedlingen höjer kvaliteten i de utförda tjänsterna. Den enskildes ansvar att välja leverantör innebär ett aktivt handlade som ett steg i processen att komma i arbete. Dock finns det med ett sådant system vissa risker. Antalet leverantörer kan bli så stort att det för många i realiteten inte blir möjligt att erbjuda en relevant verksamhet. Bland leverantörerna kommer det att finnas såväl generalister som specialister, vilken typ av leverantör som är mest lämplig får avgöras utifrån den speciella situation som råder och vilket stöd som erfordras. Den enskildes val kan styras av annat än kvalitet hos leverantören. Det kan vara fråga om lockpriser men även på vilket sätt leverantören utför den förslagna tjänsten. Allt för hårda krav, enligt den enskilde, kan innebära att valet faller på en leverantör som inte ställer lika höga krav, vilket i sin tur kan leda till längre tid i arbetslöshet. För att tjänsten ska bli framgångsrik krävs även att samtliga arbetsförmedlare som arbetar med tjänsten har fullgod kunskap om tjänsten. Det är en förutsättning för att programmet ska tolkas lika nationellt och att leverantörerna och deltagarna tolkar programmet lika. Almega menar att det är positivt med ett fast pris. Det är metoder och resultat som ska avgöra vem som är bäst lämpad att utföra en tjänst inte en prisfråga. Almega menar att i grunden är valfrihetssystemet en modell som bör tillämpas. Men för att minska de risker som kan finnas bör ett antal punkter kunna ligga till grund för systemet. Det ska vara tydligt vilka krav en presumtiv leverantör ska uppfylla för att få vara med i systemet. Det kan vara fråga om ekonomisk stabilitet, krav på F-skattesedel, referenser, erfarenhet av att arbeta med de olika och/eller samtliga steg, datakapacitet m m och där en sammanvägning av dessa krav avgör huruvida leverantören är lämplig eller ej att vara utförare.

Kraven ska vara tydliga och uppföljningsbara. Om en leverantör inte uppfyller kraven ska leverantöreren inte få fortsatt förtroende. Det ska vara möjligt för leverantörerna att bygga upp en kvalificerad organisation. Leverantörerna måste få en prognos om hur stor omfattning programmet kommer att ha såväl totalt som regionalt samt när i tiden för att kunna planera sitt arbete. En ryckighet försvårar möjligheten att bedriva ett kvalificerat arbete. Överväg flera olika regionala LOV-system som gör det möjligt för en leverantör att välja var i landet den vill verka. Regionala LOVsystem kan främja ett arbete baserat på regionala förutsättningar och olikheter. Detta skulle även kunna underlätta, när så är önskvärt, en specialisering av leverantörerna. Naturligtvis ska sökande fortfarande kunna nå hela Sveriges arbetsmarknad. Acceptera användandet av underleverantörer till leverantörerna. Även dessa bör uppfylla de krav som ställs. Reglerna ska vara tydliga. Uppföljning och kontroll av såväl leverantörernas som Arbetsförmedlingens verksamhet är en förutsättning för ett effektivt och kvalitativt användande av samhällets resurser. Det måste vara tydligt vad som gäller om en deltagare väljer att byta leverantör. Vilken ekonomisk kompensation ska utgå till leverantören? Ska det vara avhängigt av skälen till viljan att byta leverantör? Hur många gånger ska den enskilde ha rätt att välja leverantör? Uppfyller inte en leverantör de krav som ställts skall denne kunna uteslutas ur systemet. Vilka skäl till uteslutning som kan förekomma ska vara känt i samband med att tjänsten presenteras/upphandlas. En grund för uteslutning bör vara att de uppställda målen inte uppnås. Det måste även tydliggöras vilka villkor som ska uppfyllas för att leverantören ska kunna återkomma. Ska det ha gått viss tid? Vad händer om leverantören omedelbart återkommer men som ny juridisk person? Utveckla ett så kallat ratingssystem som främst bygger på leverantörernas måluppfyllelse men även kundnöjdhet. Det är viktigt att leverantörerna får möjlighet att ta del av utvärderingen för den egna verksamheten och i jämförelse med genomsnittliga värden för övriga leverantörer. Sådan redovisning ska göras med jämna tidsintervaller och många gånger per år. Detta är en förutsättning för kontinuerlig utveckling av kvaliteten i den aktuella verksamheten. Tydliggör vilken roll en enskildes handläggare på Arbetsförmedlingen har och krav på objektivitet vid kundens val av leverantör.

Det måste finnas regler för ickevalsalternativ. Detta ska inte styras av närhet till leverantören utan ske på annat sätt. Det kan t ex ske slumpmässigt eller att ickevalen hamnar hos den eller de leverantörer som har högst rating i måluppfyllnad och kundnöjdhet. Om en leverantör saknar verksamhet på en viss ort ska möjlighet finnas att avstå från deltagaren. Säkerställ att Arbetsförmedlingen har en organisation som kan förvalta valfrihetssystemen. Innehållet i tjänsten En ny kompletterande arbetsförmedlingstjänst är ett intressant upplägg. Just därför är det viktigt att det blir rätt från början. Almega upprepar, att våra synpunkter är värdefulla att ta del av även inför den slutgiltiga utformningen av förfrågningsunderlaget. Lämpliga krav på personella resurser och kompetens Det underlag som Almega nu har fått ta del av visar inte tydligt vilka mål som finns med den tänkta tjänsten. Av den anledningen blir det svårt att i detalj redogöra för lämpliga krav på bemanning och kompetens. Det är en stor skillnad i den kompetens som erfordras om syftet är att fungera för en bred målgrupp under en längre tid eller att deltagaren ska komma till arbete eller påbörja en utbildning så fort som möjligt. För vissa målgrupper kan den som utför uppdraget ha behov av personalteam som kan hantera varierande problem medan andra deltagare kan behöva andra typer av stöd. Hur målgruppen ser ut påverkar och påverkas av hur leverantörer ska bedriva sin verksamhet och det har också ett avgörande inflytande på de kostnader för leverantören som är förenad med tjänsten. Den formella kompetensen hos den enskilde medarbetaren hos leverantören, oavsett om det är en medarbetare på Arbetsförmedlingen eller annan, är inte avgörande för om tjänsten blir framgångrik. Det är viktigare att ställa krav på företagets erfarenhet, modeller, metoder och erfarenheter att leverera tjänster inom detta område med bevisat resultat. Att det finns formell kompetens hos leverantören är ett krav. Men denna kompetens bör kunna kompletteras med anställda som genom erfarenhet i tidigare program tillskansat sig den erfarenhet som erfordras för att kunna utföra denna tjänst. Det är upp till leverantören att redovisa och garantera kompetensen hos medarbetarna och skapa ett team som arbetar med deltagaren.

Det är inte säkert att kunskap om arbetsmarknaden eller branschen i sig är avgörande för om tjänsten blir framgångsrik. Det som snarare behövs är kunskap i processen att få en deltagare i arbete och kunna värdera den kunskap och erfarenhet som deltagaren har med sig. För många kan nya möjligheter skapas i andra branscher än den som traditionellt skulle ses som den naturliga. Att se varje deltagares kompetens och möjligheter och låta dessa ligga till grund för processen blir därmed avgörande för om tjänsten kommer att lyckas. Specialisering kan dock i vissa fall underlätta för leverantörens möjligheter. Det kan t ex vara utifrån utbildningsnivå eller kunskap om den regionala arbetsmarknaden. Indelning i spår Det kan finnas skäl som talar för att Arbetsförmedlingen väljer vilket spår deltagaren ska placeras i. Däremot bör det finnas en tydlig dialog mellan leverantören och Arbetsförmedlingen för att möjliggöra eventuella byten av spår. Vid de samtal som leverantören har med deltagaren kan bilden av den enskildes erfarenheter, kunskaper och möjligheter förändras vilket kan innebära att placeringen i spår bör förändras. Det är bättre att spåren har en förutbestämd längd än att de successivt förlängs. Almega menar att möten med arbetsförmedlaren vid en periods slut är en mindre bra modell. Det är bättre och effektivare med enkla skriftliga modeller. Almega menar att samtliga leverantörer inte behöver ha kompetens inom samtliga spår. Det kan finnas skäl som talar för specialisering på vissa grupper. Detta får dock inte innebära att deltagaren riskerar att bli inlåst i ett visst spår. Kan leverantören inte tillhandahålla alla spår så måste den kunna redovisa godkända underleverantörer som är verksamma inom andra spår. Aktiviteter och verktygslåda Arbetsförmedlingen strävar efter innovativ metodik. Men samtidigt ges samma verktygslåda till alla leverantörer. Enligt Almegas uppfattning bör leverantörerna få ett helhetsansvar för deltagaren både vad gäller åtgärder och tidsåtgång. Leverantörerna är tydliga med att alltför preciserad lista på vilka åtgärder som ska ingå i tjänsten kommer att motverka effektivitet, kvalitet och enkelhet i tjänsten. Almega förordar i stället det som brukar kallas en black box vilket gör det möjligt utifrån varje enskild deltagares behov hitta en individuell lösning. Almega menar att det måste vara möjligt för leverantören, precis som för Arbetsförmedlingen, att fatta beslut om t ex praktikplatser. I nuvarande system måste Arbetsförmedlingen/handläggaren fatta beslut om möjligheten att använda en praktikplats. Risken är att behovet av ett sådant beslut försenar processen och att praktikplatsen därmed försvinner. Motsvarande resonemang kan föras även utifrån andra åtgärder.

Risken för att leverantören kan missbruka denna möjlighet begränsas genom uppföljning av leverantörens verksamhet. Resultatmätning Almega delar uppfattningen att det ska vara tydliga mål för att kunna få kvalitet och effektivitet. En viktig förutsättning är att Arbetsförmedlingen, deltagaren och leverantören har en gemensam uppfattning om vad tjänsten innehåller. Det är bra att ersättningen till leverantörerna sker i tre steg. Hur modellen ska se ut i detalj finns det många olika uppfattningar om. Almega menar att det dock finns ett antal grundläggande krav. Ersättningen till leverantören ska utgå från ett fast pris för tjänsten. Den slutgiltiga ersättningen ska baseras på egen försörjning. Det kan t ex vara en anställning, även på deltid, studier eller egen verksamhet. Det finns fördelar med att tyngdpunkten av ersättningen baseras på resultat. Men leverantörerna har stora kostnader i början av ett program, framförallt om volymen blir mindre. Detta bör ligga med i beräkningen på hur procentsatsen ska fördelas. Ett sätt att hantera problemet skulle kunna vara att differentiera hur ersättningen betalas utifrån den volym som leverantören har. Ska samma ersättningar gälla oavsett vilket spår deltagaren befinner sig i? Det kan finnas skäl till att ha annan ersättning för dem som befinner sig i spår 4. Ersättning ska kunna utgå om en deltagare återgår till tidigare arbetsgivare under förutsättning att det är en annan typ av tjänst eller högre sysselsättningsgrad. Administrationen måste förenklas för leverantören. Det behövs längre tid för att kunna avsluta administrationen efter en deltagare och det borde finnas en enklare metod än att bevisa en anställning genom att redovisa ett intyg från en arbetsgivare. Rating Att hitta ett ratingssystem som är rättvist är en grannlaga men viktig uppgift. Almega menar att det finns många parametrar som ska ingå och förutsättningarna måste vara tydliga. Deltagarens subjektiva värderingar är inte alltid en objektiv parameter. En del deltagare vill att leverantören ska ställa så få krav som möjligt och uttalar sig därför positivt om en sådan. Detta missgynnar de leverantörer som ställer stora krav för att på så sätt minska tiden i utanförskap.

Hur framgångsrik en leverantör har varit måste också sättas i relation till hur många deltagare som leverantören haft. Att få två av fyra eller 200 av 400 i arbete är betydande skillnad även om det procentuellt är lika stor andel. En annan viktig parameter i ett ratingssystem är den tid till lösning, d v s den tid som går mellan det att en deltagare blir anvisad till att den befinner sig i arbete eller studier. Ju kortare tid desto bättre rating. Risker med föreslagna modellen Almega utgår från att den förslagna tjänsten är möjlig inom befintligt regelverk. Almega menar att det måste bli tydligare hur leverantörerna ska kvalitetsutvärderas och med vilken regelbundenhet. Det borde vara möjligt att utveckla ett enkelt databaserat system där såväl den enskilde deltagaren som leverantören har att besvara några enkla frågor om verksamheten. Detta skulle ge en snabbindikation på om något inte skulle fungera. Almega har i en bilaga skissat på en enkel modell. I underlaget framgår inte tydligt huruvida Arbetsförmedlingen själv också ska tillhandahålla tjänsten. Det är naturligtvis en avgörande fråga hur systemet kommer att hanteras av den enskilde handläggaren på Arbetsförmedlingen både vad gäller uppföljning och objektivitet när det gäller information om leverantörerna av tjänsten. Slutord RFI är ett första värdefullt steg mot bättre förfrågningsunderlag som underlättar för såväl myndigheten som leverantörerna. Men främst gynnar ett tydligt förfrågningsunderlag de personer som är i behov av stöd i form av olika arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Almega vill slutligen upprepa vårt erbjudande att stå som fadder för ett branschråd, att delta i arbetsgrupper som tar fram förfrågningsunderlag och/eller på andra sätt bidra med den erfarenhet som vi och våra medlemsföretag har från upphandlingar och valfrihetssystem. Stockholm 2014-01-08 Med vänlig hälsning Almega AB Ulf Lindberg Näringspolitisk chef Marie Silfverstolpe Näringspolitisk expert socialförsäkringar

Bilaga 1 till Almegas remiss avseende Utvärderingsmodell RFI kompletterande arbetsförmedlingstjänst 2014 Almega har skissat på en enkel modell för att kunna utvärdera pågående och tidigare genomförda program, både för kommande deltagare, aktörer och beställare. Som kommande deltagare i ett program finns det ett stort värde av att kunna få en bild av hur väl de olika aktörerna har lyckats och även se inom vilka geografiska områden som de olika aktörerna har sin kompetens och hur väl de lyckats inom respektive yrkesområde. Vidare är det av intresse av att kunna utvärdera resultaten utifrån geografiskt val. (Om jag är en arbetslös snickare vill jag veta hur väl en aktör i min region har lyckats med att hjälpa andra arbetslösa hantverkare att finna ett nytt jobb. Om aktören har hög framgång totalt sett är mindre intressant, om detta gäller resultat generellt och inte specifikt för hantverkare.) Samtidigt måste utvärderingsmodellen vara enkel för alla parter att hantera, snabb och inte kostsam. Vi föreslår som diskussionsunderlag följande utvärderingsmodell: Varje deltagare registreras utifrån yrkesinriktning och geografisk tillhörighet i ett webbaserat system. (Enbart dessa två kriterier behövs.) Efter varje vecka som den arbetslöse genomgått programmet ska en notering göras på webben. Hur anser du att programmet varit under veckan; Minus (-)- inte bra Neutral (0) - varken bra eller dåligt Plus (+)- bra På motsvarande vis ska genomföraren registrera hur denne anser att den arbetslöse lyckats i sitt genomförande. Dessa resultat ska därefter vara sökbart för utomstående. Då kan jag som arbetssökande se Hur uppfattas aktör A på min ort inom mitt yrkesområde. (Möjligtvis ska informationen kompletteras med information om efter hur många veckor var den arbetslöse ute i uppdrag.) Utvärdering kan naturligtvis även användas av Arbetsförmedlingen för utvärdering och för den enskilde aktören. Det ska också vara möjligt för leverantören att kunna jämföra med statistik för andra leverantörer. Detta kan ske genom att modellen gör det möjligt att ta fram enkla nyckeltal.