Violeta Gamalan / Upphandlare

Malmö högskola Gemensam förvaltning Violeta Gamalan / Upphandlare INREDNINGSARKITEKTTJÄNSTER 1 (12) Bilaga 2 (FFU) AMA AF 2011-09-14 Mahr 24-2011/519 AU ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER För uppdraget gäller ABK 09, Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009. AMA AF Konsult 10 innehåller allmän orientering, upphandlingsföreskrifter och uppdragsföreskrifter. AUA AUA.1 AUA.12 AUA.121 ALLMÄN ORIENTERING Kontaktuppgifter Beställare Malmö högskola 205 06 Malmö Beställarens ombud under anbudstiden Malmö högskola Gemensam förvaltning Plan och Lokalavdelningen Beställarens ombud och handläggare under anbudstiden: Projektledare Kristian Andersson kristian.andersson@mah.se Beställarens handläggare för upphandlingsadministrativa frågor under anbudstiden: Upphandlare Violeta Gamalan violeta.gamalan@mah.se AUA.2 AUA.21 AUA.4 Orientering om objekt Översiktlig information om objekt Förkortningar B Beställaren Malmö högskola N Hyresgäst/nyttjare Malmö högskola E Entreprenör UE Underentreprenör SE Sidoentreprenör

2 (12) AUB AUB.1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Former m.m. för upphandling Malmö högskola har för avsikt att teckna ramavtal med minst tre (3) inredningsarkitektskontor, här nedan kallad anbudsgivare, som kan leverera inredningsarkitekttjänster inom de fyra kategorierna som beskrivs i AUC1, Omfattning, i detta underlag, till ett så ekonomiskt och kvalitativt fördelaktigt resultat som möjligt. Avseende avrop av uppdrag vars värde understiger 250 000 kr: Avtalade inredningsarkitektskontor kommer att rangordnas i enlighet med LOU (2007:1091) 5 kap. 5 och 6. Anbudsgivare som erhåller bäst poäng i utvärderingen kommer att rangordnas som nummer 1; anbudsgivare som erhåller näst bäst poäng rangordnas som nummer 2 o s v. Avseende projektering- och utredningsuppdrag till en totalkostnad på mer än 250 000 men mindre än 500 000 kr/uppdrag genomför Malmö högskola en förnyad konkurrensutsättning, vilket innebär att samtliga ramavtalade leverantörer kommer att inbjudas lämna fast pris för uppdraget. Malmö högskola kommer att välja den som lämnat det lägsta priset. För uppdrag vars värde överstiger 500 000 kr genomför Malmö högskola en separat upphandling. Syftet med denna upphandling är att finna inredningsarkitekter som stödjer Malmö högskola i arbetet med att förverkliga sin vision. Malmö högskolas vision finns att läsa på http://www.mah.se/upload/gf/dokument_mah/visionsdokumentet.pdf AUB.11 Upphandlingsförfarande Denna upphandling följer Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling i de avsnitt som gäller för upphandlingar av A-tjänster. Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande. Upphandlingsförfarandet medger ej förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. Vidare i detta dokument framgår vilka bevis och vilka uppgifter som krävs för att anbud skall kunna behandlas korrekt enligt den beskrivna upphandlingsstrukturen samt enligt gällande regelverk och föreskrifter. AUB.12 AUB.13 AUB.14 Uppdragsform Ramavtal med möjlighet att avropa konsultuppdrag avseende inredningsarkitekttjänster. Ersättningsform för anbudsgivning Anbudsgivare erhåller ej ersättning för anbudsgivning. Ersättningsform för uppdraget

3 (12) AUB.15 AUB.2 AUB. 21 AUB.22 AUB.23 AUB.24 Förutsättningar för upphandlingen Malmö högskola äger rätt att avbryta upphandlingen under följande förutsättningar: Om tillräcklig konkurrens ej uppnåtts Om ändrade förutsättningar till följd av t ex politiska beslut inträffar. Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget finns tillgängligt i första hand via TendSign samt även via Malmö högskolas webb www.mah.se/aktuellaupphandlingar Förteckning över förfrågningsunderlag Förutom anbudsförfrågan hör följande bilagor till förfrågningsunderlaget: Bilaga 1: Avtalsmall Bilaga 2: Administrativa föreskrifter (detta dokument) Bilaga 3: Anbudsformulär Bilaga 4: Referensblankett/Utvärdering Bilaga 5: Personlig utvärdering Allmänna bestämmelser ABK 09 (bifogas ej) Kompletterande förfrågningsunderlag Avidentifierade frågor och svar, som är av förtydligande karaktär rörande annonsen och denna anbudsinbjudan, samt information om och förtydliganden av denna upphandling, kommer löpande att publiceras på TendSigns webbplats, www.tendsign.com, snarast möjligt och senast 2011-10-24 och kommer genom TendSigns försorg även att skickas ut till de anbudsgivare som har anmält sig hos TendSign. Information om, och del av, dessa tillkommande dokument sker genom registrering avseende upphandlingen på TendSign. Malmö högskola kommer dock inte att på egen hand skicka ut information, förtydliganden etc. eller frågor och svar rörande denna upphandling, utan det åligger anbudsgivaren själva att löpande bevaka frågor och svar samt information, förtydliganden etc. rörande denna upphandling. Enklast sker detta genom en anmälan till TendSign. Frågor under anbudstiden Frågor som berör efterfrågade tjänster besvaras av: Kristian Andersson, projektledare kristian.andersson@mah.se Frågor av upphandlingsadministrativ karaktär besvaras av: Violeta Gamalan, upphandlare violeta.gamalan@mah.se Frågorna skall ställas skriftligt och vara inkomna senast 2011-10-19. All korrespondens skall ske på svenska, såväl i anbudsskedet som i avtalsskedet. Eventuella frågor om detta underlag skall ställas i TendSign, alternativt skickas via e-post till följande adress: violeta.gamalan@mah.se. E-postmeddelande skall vara märkt: Anbud upphandling av

4 (12) inredningsarkitekttjänster, Mahr 24-2011/519. AUB.25 AUB.3 AUB.31 AUB.311 AUB.312 AUB.313 Återställande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget ska ej återställas. Anbudsgivning Anbuds form och innehåll Samtliga frågor i anbudsformuläret skall besvaras. Samtliga efterfrågade bilagor skall vara ifyllda och bifogas anbudet. Huvudanbud Sidoanbud Sidoanbud beaktas inte. Komplettering till anbud Anbud skall vara avfattat på svenska och innehålla samtliga bilagor. Bilaga 4 Anbudsformulär skall användas. Saknas eventuella uppgifter till anbud och en komplettering med dessa uppgifter inte innebär en risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning kan uppgifter såsom allmänna företags- och personuppgifter komma at begäras in efter sista anbudsdag. Saknas däremot handlingar eller uppgifter som utgör unika uppgifter för den här upphandlingen kan anbudet komma att förkastas. Anbudsgivare skall lämna anbud utan krav om ersättning och vara beredd att redovisa samt komplettera sitt anbud, sin personal och sina lokaler under anbudets giltighetstid kostnadsfritt. AUB.32 AUB.33 AUB.34 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Malmö högskola tillhanda senast 2011-10-31. Anbuds giltighetstid Anbud skall vara bindande till dess att upphandlingskontrakt tecknats, vilket beräknas ske senast 2012-02-28. Adressering Malmö högskola, Ansvarig upphandlare: Violeta Gamalan 205 06 Malmö Öppettider/bud: Malmö högskola på Neptuniplan 7 Öppet helgfria vardagar mellan 08.00-16:30. Anbud lämnas i receptionen. Anbudsgivare ansvarar för att ta reda på att personal finns i receptionen för att ta emot anbud. Anbud skall lämnas i två pappersexemplar (varav en kopia) samt 1 ex CD ROM eller liknande, i förslutet neutralt kuvert märkt: Anbud inredningsarkitekttjänster / Mahr 24-2011/519 Anbud kan inte lämnas via mail/fax.

5 (12) För sent inkomna anbud tas inte upp till prövning. AUB.4 AUB.5 AUB.51 AUB.511 AUB.52 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning. Anbudsprövning Prövning av anbudsgivare Se anbudsformulär. Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet I samband med prövning av anbudsgivare kan beställaren komma att begära uppgifter från Skatteverket huruvida anbudsgivare är registrerad för inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgift. Vidare kan beställaren komma att begära uppgift från kronofogdemyndigheten huruvida anbudsgivare står i skuld för skatter och sociala avgifter. Värderingsgrunder vid utvärdering av anbud Kriterium 1 Pris 20 % Kriterium 2 Utförandeförmåga 20 % Kriterium 3 Uppgift att lösa 30 % Kriterium 4 Personlig bedömning (intervju) 30 % Se vidare Anbudsformuläret. AUB.53 Meddelande om beslut efter utvärdering av anbud Tilldelningsbeslut publiceras i TendSign. TendSign ombesörjer distribution av tilldelningsbeslutet till samtliga registrerade anbudsgivare.

6 (12) AUC AUC.1 UPPDRAGSFÖRESKRIFTER Ändringar enligt AUC.111 Omfattning Omfattning inredningsarkitekttjänster Uppdragen kan vara av olika omfattning och intensitet; uppdragen kan vara av utredningsteknisk art eller gälla hela projekteringsprocessen för ett objekt. Även delar av ett objekt kan förekomma, såsom inventering och dokumentation av befintliga miljöer och inredning. Anbudsgivare skall ha tillgång i egen organisation till all nödvändig kompetens för uppdragen, exempelvis: rithjälp, 3 D-visualiseringar, presentationsmaterial etc. Samtliga möbler skall uppfylla gällande standardkrav på kvalitet, säkerhet/funktion, ytors motståndskraft, brand, klädsel och ergonomi avseende möbler för offentliga miljöer. Inredningsuppdrag skall lösas på kostnadseffektivaste sätt. Uppdrag avseende totalprojektering sker i följande skeden: Programhandlingsskede/Utredningsskede Rumfunktionsprogram (RFP) kommer att bearbetas under programhandlingsskedet. Inredningsarkitekten skall delta i arbetet med RFP och bidra med kunskap och erfarenhet. Under programhandlingsskedet skall inredningsarkitekten vidare gå igenom förutsättningarna och omsätta RFP i rumsskisser. Vidare skall möblerbarheten av rum och ytor testas och olika alternativ belysas. Resultaten skall redovisas i form av programhandlingar. Dessa utgör underlag för en kostnadsbedömning. Programhandlingarna kommer att remissbehandlas och skall därefter justeras. Systemhandlingsskede Systemhandlingsskedet innebär för inredningsarkitekten att alla utrymmen skall bearbetas och möbleras, samt att mängdförteckning skall upprättas. Handlingarna skall bl.a. utgöra underlag för en produktbaserad kostnadsbedömning. Systemhandlingarna kommer att remissbehandlas och skall därefter justeras. Förfrågningsunderlags-/Produktions-/Bygghandlingsskede Produktionshandlingar tas fram parallellt med byggets förfrågnings- /bygghandlingar. Produktionshandlingarna kommer att remissbehandlas och skall därefter justeras. Produktionshandlingarna skall utformas så att en korrekt upphandling kan genomföras. Det är av yttersta vikt att informationen i dessa handlingar (t. ex: mått, antal, beskrivning, placering, mm.) är korrekta och stämmer med verkligheten. Alla produkter skall littereras, mängdförtecknas samt delas upp i lämpliga produktgrupper.

7 (12) Kategorier Anbudsgivare skall ha kompetens och erfarenhet av samtliga följande kategorier: 1. Högskole- och lärande miljöer 2. Offentliga miljöer för utställningar och föreställningar 3. Restaurang- och kafémiljöer 4. Torra och våta laboratorier 1. Högskole- och lärande miljö Med högskole- och lärande miljöer avses lokaler där studenter och lärare bedriver sin utbildning och arbetsdag. Grupprum, lärosalar, skrivsalar och hörsalar är några exempel på lokaler som undervisningstekniskt skall uppfylla god standard och vara utrustade med moderna AV tekniska hjälpmedel. Andra exempel är övningsrum och gruppstudiemiljöer. Här ingår även alla kontors-, entré- och receptionslokaler. 2. Offentliga miljöer för utställningar och föreställningar Med offentliga miljöer avses lokaler som anställda, studenter och allmänheten har tillgång till. Exempel kan vara utställnings-, konsert- och teaterlokaler samt black-box. 3. Restaurang- och kafémiljöer Med restaurang- och kafémiljöer avses lokaler i begränsad omfattning, där Malmö högskola bedriver servering. Lokalerna kan vara allt från mindre kioskverksamhet till större restauranger med inriktning på försäljning till anställda och studenter. 4. Torra och våta laboratorier Med torra laboratorier avses lokaler med en hög grad av installationer främst avseende el-, gas-, luft- och ventilationstekniska installationer. Lokalerna delas upp i dels undervisnings- och dels forskningslokaler, beroende på skillnader i säkerhetsanvisningar. Med våta laboratorier avses lokaler med en hög grad av installationer, främst avseende vatten i olika renhetsgrader, el-, gas-, luft- och ventilationstekniska installationer samt ventilerade arbetsplatser, typ dragbänkar, dragskåp etc. Lokalerna delas upp i dels undervisnings- och dels forskningslokaler, beroende på skillnader i säkerhetsanvisningar. AUC.11 Kontraktshandlingar AUC.111 Sammanställning över ändringar i ABK 09 Ändring av AUC.8: Med tillägg till ABK09 6 kap 13 punkt 4 är Leverantör vid hävning eller avbeställning skyldig att redovisa och överlämna resultatet av utfört arbete innan slutreglering sker. Om avtalet hävts enligt ABK09 6 kap 13 föreligger denna skyldighet omedelbart efter det att hävning skett. Malmö högskola äger rätt att utnyttja arbetsresultatet som om uppdraget fullföljts. Ändring av AUC.8: Med ändring av ABK09 8 kap 1 punkt a skall Malmö högskola äga rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om konsulten misskött

8 (12) uppdraget. Ordet väsentligt i allmänna bestämmelser utgår. Ändring av AUC.64: Med ändring av ABK09 6 kap 13 punkt 2 skall Malmö högskola äga rätt att avbeställa delar av uppdrag varvid ersättning för utebliven skälig vinst inte skall utgå. AUC.15 AUC.151 AUC.18 AUC.2 AUC.21 AUC.22 AUC.221 Information Beställarens informationsansvarige Fastighetschef Birgitta Wickman birgitta.wickman@mah.se Författningar Genomförande Beställarens krav på sekretess Kvalitets- och miljöstyrning Kvalitetsledning Konsulten skall ha ett kvalitetsledningssystem som följer SS-EN ISO 9001:2008. AUC.2211 Beställarens kvalitetsansvarige Projektledare för aktuellt uppdrag AUC.2212 Konsultens kvalitetsansvarige Anges i anbudsformulär. AUC.222 Miljöledning Se http://www.mah.se/om-malmo-hogskola/miljo-utveckling/miljopolicy/ AUC.2221 Beställarens miljöansvarige Miljökoordinator Halina Ettelin AUC.2222 Konsultens miljöansvarige Anges i anbudsformulär. AUC.223 Plan för kvalitets- och miljöstyrning AUC.2231 Beställarens plan för kvalitets- och miljöstyrning AUC.2232 Konsultens plan för kvalitets- och miljöstyrning AUC.2241 Kvalitetsrevision Inredningsarkitekten skall tillhandahålla dokumentation samt på egen bekostnad medverka vid revision som beställaren kan komma att

9 (12) genomföra. AUC.2242 Miljörevision Inredningsarkitekten skall tillhandahålla dokumentation samt på egen bekostnad medverka vid revision som beställaren kan komma att genomföra. AUC.23 AUC.24 AUC.241 AUC.242 AUC.243 AUC.3 AUC.31 AUC.32 AUC.33 AUC.331 AUC.35 AUC.36 AUC.37 AUC.371 AUC.374 Tillstånd m.m. Tillhandahållande av handlingar och uppgifter Informationssamordning Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från konsulten Organisation Beställarens projektorganisation Konsultens uppdragsorganisation Möten Startmöte Underkonsulter Uppgifter om sidokonsultuppdrag och andra arbeten Samordning Samordning av arbete Samordning av arbetsmiljö

10 (12) AUC.4 AUC.41 AUC.42 AUC.43 AUC.44 AUC.45 Tider Tidplan Uppdragsansvarig inredningsarkitekt skall i samråd med beställare och sidokonsulter medverka till att upprätta underlag till tidplan. I tidplan skall tidpunkter för kritiska arbetsprestationer och besked från sidokonsulter, beställare och nyttjare anges. Tid för granskning, kontroll, samordning etc. skall anges. Uppdragets byggprojektledare upprättar slutlig tidplan samt avstämmer denna före möte. Relationshandlingar skall överlämnas till beställare senast tre veckor efter erhållet underlag. Uppdragsstart Deltider Färdigställandetid Vite vid försening Malmö högskola fäster stor vikt vid att avtalade tidplaner hålls. Vid leveranser skall vite utgå för varje påbörjad 7 dagars period som förseningen varar med 1 % av värdet av den del av leveransen som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av sagda värdet. Tio veckor efter överenskommen sluttid för färdigställandet av icke färdigställt enskilt uppdrag skall Malmö högskola äga rätt att häva avtalet i sin helhet enligt ABK09. Detta skall ske skriftligen. Vite skall endast utgå om leverantör inte haft rätt till förlängning av uppdragstid. AUC.5 AUC.54 AUC.6 AUC.61 AUC.615 Ansvar Försäkring Konsultens konsultansvarsförsäkring skall uppfylla angiven beskrivning av basomfattningen. Självrisken skall vara högst ett prisbasbelopp. Försäkringsbevis skall uppvisas senast i samband med avtalstecknande. Ekonomi Ersättning Särskild ersättning

11 (12) AUC.617 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Avtalade timpriser skall vara fasta till 2012-12-31. Prisförändring av timpriser får sedan ske inför varje nytt kalenderår med start 2013-01-01. AKI enligt SNI 2007, näringsgren M Företag inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik skall tillämpas enligt länk: http://www.scb.se/pages/tableandchart 23100.aspx AUC.62 AUC.622 AUC.624 Betalning Betalningsplan Fakturering Statliga myndigheter skall från 2008-07-01 kunna hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt enligt 21 f Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Faktura skall om möjligt levereras elektroniskt i Svefakturaformat. Fakturering skall ske uppdragsvis och skall alltid innehålla specifikation över levererade tjänster samt specificerad timredovisning. Faktureringsavgifter eller andra icke överenskomna tillägg skall ej förekomma. På faktura skall följande anges: ER REFERENS vilken består av en kombination om 6-7 bokstäver och erhålls vid varje beställning. Samtliga fakturor skall vara specificerade enligt beställarens önskemål. Faktura adresseras till: Malmö högskola Box 50500 202 50 Malmö Felaktiga fakturor returneras utan åtgärd från Malmö högskolas sida. Ny faktura med ny förfallodag skall ersätta den felaktiga. Betalning sker 30 dagar netto efter korrekt fakturas ankomstdag. Dröjsmålsränta får debiteras enligt räntelagen (1975:635). AUC.64 AUC.7 Avbeställning Med ändring av ABK09 6 kap 13 punkt 2 skall Malmö högskola äga rätt att avbeställa delar av uppdrag varvid ersättning för utebliven skälig vinst inte skall utgå. Rätt till uppdragsresultat

12 (12) AUC.71 AUC.72 Nyttjanderätt Malmö högskola skall kunna använda uppdragsresultatet i andra projekt. Äganderätt till originalhandlingar och datafiler Malmö högskola skall ha äganderätt till originalhandlingarna liksom till de datafiler som handlingarna framställs ur och som inredningsarkitekten har arbetat med på uppdrag av Malmö högskola och som Malmö högskola har betalat för enligt avtal. Modeller och annat demonstrationsmaterial som Malmö högskola särskilt beställt och bekostat skall vara Malmö högskolas egendom. Nämnda handlingar skall tillställas Malmö högskola för arkivering. Konsulten är skyldig att arkivera uppdragsresultatet i minst 5 år. AUC.8 Hävning Med tillägg till ABK09 6 kap 13 punkt 4 är Leverantör vid hävning eller avbeställning skyldig att redovisa och överlämna resultatet av utfört arbete innan slutreglering sker. Om avtalet hävts enligt ABK09 6 kap 13 föreligger denna skyldighet omedelbart efter det att hävning skett. Malmö högskola äger rätt att utnyttja arbetsresultatet som om uppdraget fullföljts. Med ändring av ABK09 8 kap 1 punkt a skall Malmö högskola äga rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om konsulten misskött uppdraget. Ordet väsentligt i allmänna bestämmelser utgår. AUC.9 Tvistelösning Tvist mellan avtalsparterna skall i första hand avgöras genom muntlig förhandling där parterna skall söka uppnå en lösning. Kan parterna vid muntlig förhandling ej enas skall tvist avgöras enligt svensk lag samt hänskjutas till domstol på den ort Malmö högskola har sin huvudsakliga etablering/verksamhet.