SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 1 av 17 Plats och tid Sammanträdesrummet KS-salen kl.08.15 - kl. 13.15 Beslutande Dzenita Abaza (S) ordförande Per-Olof Jonsson (M) 1:e vice ordförande Patricia Johansson (MP) 2:e vice ordförande 1 8 och 11 15 Peter Olofsson (S) Inger Kornelius (S) Mikael Lindberg (S) Carina Hägg (S) Anders Gustafsson (V) Staffan Ljungar (C) Anna-Britt Wejdsten (FP) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Övriga deltagande Daniel Modée (S) ersättare 1 9 Sven-Erik Ekblad (S) Kifah Qasem Mohammad (V) Annette Andersson, förvaltningschef, Ulrick Hultman, avdelningschef, Sten Niemi, förvaltningsekonom, Gunilla Svensson, avdelningschef, Per-Gunnar Fransson, avdelningschef, Tomas Lexinger, produktionschef, Gert Friberg, avdelningschef, Kerstin Engdahl, personalsekreterare, Stefan Larsson, trafikingenjör och Monica Lindengren, sekreterare Utses att justera Peter Olofsson Justeringens plats och tid Serviceförvaltningen 2011-02-07 kl. 15.00.... Paragraf 1-15 Underskrifter Sekreterare Monica Lindengren... Ordförande Dzenita Abaza Justerande... Peter Olofsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Nämnd Servicenämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen Underskrift...
Sidan 2 SN 1 Presentation av serviceförvaltningen och avdelningarna Annette Andersson, förvaltningschef och övriga avdelningschefer samt Stefan Larsson, trafikingenjör informerade nämnden om förvaltningens organisation. Se bilaga. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 3 SN 2 Uppdrag att underteckna vissa handlingar mm - firmatecknare Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse Bilaga 1/2011 Sten Niemi informerade nämnden om tidigare beslut om behörigheter att underteckna vissa handlingar. Nu när ny mandatperiod påbörjats och nämndsrepresentanter utsetts lämnas förslag till beslut i specifika ärenden på servicenämnden. Servicenämnden beslutar att uppdra att underteckna enligt skrivelsen när det gäller följande: - rätt att ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar i ärenden som avser förfallna hyror, arrendeavgifter och tomträttsavgälder som handläggs av serviceförvaltningen - rätt att underteckna leasingavtal för fordon - rätt att underteckna handlingar om bidrag för fastigheter som förvaltas av servicenämnden/serviceförvaltningen - köp och försäljning av bostadsrättsandelar - firmatecknare i andra ärenden - rätt att för Kalmar kommuns del träffa bindande hyresavtal med extern kontraktspart
Sidan 4 SN 3 Bokslut 2010, årsrapport och resultatöverföring Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-01-20 Bilaga 2/2011 Ulrick Hultman informerade nämnden om resultatet för 2010. Serviceförvaltningens verksamheter redovisar ett minus avseende driftsredovisningen i bokslutet på 4,6 mkr jämfört med plus 9,2 mkr föregående år (i de tidigare organisationerna som inte är helt jämförbara). De olika ingående verksamheterna i förvaltningens breda verksamhetsområde redovisar både plus och minus. Brandkåren redovisar ett resultat i nivå med budget, den avgiftsfinansierade verksamheten ett plus på 8 mkr och den skattefinansierade delen av verksamheten ett minus på 12,5 mkr där minuset i snöröjningen motsvarar minus 14,6 mkr mot budget. Under året har investeringar genomförts för 210 mkr (91,5 mkr förra året) netto av totalbudgeten på 391,5 mkr (261,7 mkr förra året). I tilläggsbudget 2011 har överförts investeringsanslag på 185,4 mkr. Efter tilläggsbudget redovisar investeringsverksamheten ett minus på 3,9 mkr där merparten avser ombyggnaden av Larmgatan (-2,2 mkr) och projektet Fyllmassor vid flyget (-1,6 mkr). Resultatutjämningsfonden hade inför året ett ingående värde på + 56 457 tkr där Brandkåren motsvarade +597 tkr, skattefinansierad verksamhet + 1 491 tkr, avgiftsfinansierad verksamhet + 51 104 tkr, skaderegleringsfond + 2 906 tkr och transport +359 tkr. Resultatutjämningsfonden har förändrats på följande sätt: Ingående fond 2010-01-01 Resultat driftsredovisningen Resultat investeringsredovisningen Utgående fond 2010-12-31 56 457 tkr - 4 581 tkr - 3 862 tkr 48 014 tkr Av exploateringsbeställningar från Kommunledningskontoret, mark- och planeringsenheten på 78 mkr har 46,6 mkr upparbetats.
Sidan 5 Kerstin Engdahl informerade nämnden om måluppföljningen. Nämnden har under året haft 51 mål uppdelat på 26 mål i perspektivet attraktiva Kalmar, 8 mål i perspektivet den socialt hållbara kommunen, 12 mål i perspektivet den ekologiskt hållbara kommunen och 5 mål i perspektivet ekonomiskt hållbar kommun. Av 51 mål har vi uppnått 32. Sjukfrånvaron för personalen ligger fortfarande på drygt 4 % av arbetstiden. Det uppsatta målet är att vi inte ska överstiga 5 %. Protokollsanteckning: Servicenämnden beslutar att godkänna förslaget på årsrapport för 2010 och förslaget på resultatöverföring/tilläggsbudget. Inlämnad av Patricia Johansson (MP) För att sträva mot kommunfullmäktiges mål att minska energiförbrukningen med 20 % till 31 december 2012 är det av högsta prioritet att energideklarationer utförs på alla byggnader som vi ålagts av staten att energideklarera. Detta arbete skulle varit gjort senast den 31 december 2008 och måste så vara en prioriterad fråga under år 2011. Det kan finnas en vinning i att samordna detta med genomgången av fastighetsbeståndet som ska göras för upprättandet av underhållsplanen.
Sidan 6 SN 4 Snöröjning Ulrick Hultman och Tomas Lexinger informerade nämnden om vinterväghållningen. Vi hade en budget 2010 på 3,6 mkr och ett kostnadsutfall på 18,2 mkr. Av det budgeterade beloppet består de större posterna av sandupptagning, halkbekämpning, leasing av fordon/maskiner och beredskap. Snöröjning för endast 600 tkr ingår. Av våra jämförelsekommuner 3KVH (Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad) är Kalmar den kommun som har lägst budget. Målbeskrivningen för vinterväghållningen fastställs årligen av servicenämnden. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 7 SN 5 Överföring budget Kultur- och Fritidsförvaltningen Serviceförvaltningen Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-01-17 Bilaga 3/2011 Kultur- och fritidsnämndens protokollsutdrag 2010-12-09 127 Dnr Kult 2010.165-043 Bilaga 4/2011 Ulrick Hultman informerade nämnden om bakgrunden till ärendet som uppstod i samband med omorganisationen den 1 januari 2010 då organiserades en arbetsledare för vaktmästarna på inomhusanläggningarna fortsatt på Kultur- och fritidsförvaltningen. Detta har upplevts som otydligt av personal på både Kulturoch fritidsförvaltningen och på Serviceförvaltningen. Några fordon och arbetsmaskiner som används i verksamheten följde inte heller med över till Serviceförvaltningen vilket blivit otydligt ur arbetsmiljösynpunkt. Servicenämnden beslutar att från och med 1 januari 2011 enligt överenskommelse med Kultur- och fritidsförvaltningen överta följande resurser genom en budgetöverföring på 406 tkr. Personalansvar för arbetsledaren för inomhusidrottsanläggningarna och lönemedel motsvarande 50 % av denna tjänst samt medel för telefon, utbildning mm avseende denna funktion. Fordonet KKT 220, en släpvagn PER 199 och en gaffeltruck. Ismaskinen Zamboni.
Sidan 8 SN 6 Lokala ordningsföreskrifter för torghandeln i Kalmar Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-01-17 Bilaga 5/2011 Kommunledningskontorets kansliavdelnings skrivelse 2011-01-03 Bilaga 6/2011 Ulrick Hultman informerade nämnden om bakgrunden till ärendet. Servicenämnden fick den 30 mars 2010 i uppdrag att utreda förutsättningarna för att ställa krav på kassaregister och F-skattesedel vid upplåtande av torgplats som bedrivs i näringssyfte. Återrapportering till arbetsutskottet skulle ske inom ett år. Den 27 december 2009 trädde den så kallade tjänstelagen i kraft. I tjänstedirektivets kapitel 3 och 4 finns kraven på utvärdering av lag och föreskrifter som inskränker etableringsfriheten respektive friheten att tillhandahålla och utnyttja tjänster. Genom en granskning av de lokala ordningsföreskrifterna för torghandel har det framkommit att föreskrifterna måste revideras för att uppfylla tjänstedirektivets regler vad avser tider för försäljning. Yttrande: Servicenämnden beslutar att anta bifogad skrivelse som sin egen och lämna den till arbetsutskottet som svar på utredningsuppdraget kring kassaregister och F- skattesedel och till kommunfullmäktige som förslag på ändring av de lokala ordningsföreskrifterna för torghandel. Framfört av Anna-Britt Wejdsten (FP) Ett förtydligande i bilaga 6/2011 under rubriken Tider för försäljning 4 Torghandel får bedrivas helgfria måndagar till och med lördagar mellan klockan 08.00 och 18.00 om servicenämnden inte medgivit undantag eller beslutar annat.
Sidan 9 SN 7 Villkor för kontrakt för båtplatser och uppläggningsplatser i småbåtshamnar i Kalmar kommun Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-01-17 Bilaga 7/2011 Ulrick Hultman informerade nämnden om bakgrunden till ärendet. Förvaltningen har inför årets båtsäsong gått igenom villkoren och föreslår några förändringar. Förändringarna avser bl.a. införande av köavgift, förändrad tidpunkt för när halv årsavgift skall tillämpas samt införande av ett värdebevis även för uppläggningsplatserna. Servicenämnden beslutar att anta bifogat förslag på uppdaterade villkor för kontrakt för båtplatser och uppläggningsplatser i småbåtshamnar i Kalmar kommun.
Sidan 10 SN 8 Medborgarförslag Lämpliga P-platser för husbilar centralt i Kalmar Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2010-12-15 Bilaga 8/2011 Dnr SN 2010/00692/094/2 Ärendebeskrivning: Protokollsanteckning: Förslagsställaren har inkommit med förslag på lämpliga P-platser för husbilar centralt i Kalmar. Stefan Larsson informerade nämnden om att det pågår en förstudie om ställplatser för husbilar inom serviceförvaltningen. Ett förslag till beslut beräknas finnas till våren 2011. Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens skrivelse och lämnar detta yttrande som sitt eget till Kommunfullmäktige. Inlämnad av Patricia Johansson (MP) Just nu sker en rättsprocess mot Borgholms kommun där campingägare har anmält kommunen till konkurrensverket för att de uppfört ställplatser för husbilar. Det är dumdristigt att som kommun gå före ett sådant beslut och riskera att på liknande sätt bli anmälda. Det är en ekonomisk risk. Därför är det klokt att invänta beslutet i Borgholm. Oavsett utgång är det av största vikt att framtagandet av ev. ställplatser i Kalmar görs i stort samförstånd med campingägarna. Kalmar kommun har fastställt målet om att bli cykelstad Kalmar. I enlighet med detta beslut är det klokt att uppmana husbilsägare att nyttja våra cykelleder, ex. genom broschyrer riktade till målgruppen. Det är viktigt att cykelstråken från våra campingar in till city är tydligt utmärkta och synliggörs.
Sidan 11 SN 9 Granskning av nämndernas köptrohet mot tecknade avtal Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-01-17 Bilaga 9/2011 Dnr SN 2010/00709/2/007 Per-Gunnar Fransson informerade nämnden om bakgrunden. På uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun har Komrev inom PWC genomfört en granskning av köptroheten i kommunen. Den sammanfattande bedömningen är att inköpsverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredställande sätt samt att den interna kontrollen behöver förbättras. Åtgärder inom förvaltningen: Det kan konstateras att inom ett antal inköpsområden saknas upphandlingar enligt Lagen om offentlig upphandling. Ramavtalsupphandlingar inom följande områden kommer att prioriteras under våren 2011: Lastbilstransporter Entreprenadarbeten Byggkonsulter Löpande byggarbeten Vägsalt Utbildning för varje enhet med avsikt att lära in inköpsprocessen och speciellt processen för direktupphandlingar kommer att genomföras under våren 2011. Åtgärder för kommunledningskontor, förvaltningar och kommundelsnämnd: Utbildning, centralförråd, ramavtal, inköpssamordnare, uppföljning, e-handel och certifierad avropare. Jäv: Servicenämnden beslutar att lämna denna skrivelse som sitt svar till Kalmar kommuns revisorer med anledning av revisionsrapporten. På grund av jäv deltar inte Patricia Johansson i handläggningen i detta ärende.
Sidan 12 SN 10 Granskning av fastighetsunderhåll Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-01-03 Bilaga 10/2011 Dnr SN 2010/00710/2/007 Gunilla Svensson informerade nämnden om bakgrunden. På uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun har Komrev genomfört en granskning av kommunens fastighetsunderhåll. Revisorerna har skickat rapporten till Servicenämnden för beaktande och önskar senast den 25 januari 2011 svar på vilka åtgärder nämnden avser att vidta med anledning av rapporten. I revisionsrapporten rekommenderas serviceförvaltningen att ta fram en långssiktig underhållsplan, att uppdatera fastighetsregistret i Summarum med nedlagt underhåll och investeringar per år samt att förvaltningen systematiskt bör gå igenom uppdelningen av värdehöjande förbättringar och underhåll. Förvaltningen kommer under 2011 att fokusera på att inventera och planera yttre underhåll. Med yttre underhåll menas tak, väggar och fönster. Detta underhåll kommer även positivt att påverka våra energimål. Jäv: Servicenämnden beslutar att lämna denna skrivelse som sitt svar till Kalmar kommuns revisorer med anledning av revisionsrapporten. På grund av jäv deltar inte Patricia Johansson i handläggningen i detta ärende.
Sidan 13 SN 11 Tillägg till beslutad delegationsrätt inom servicenämnden Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-01-11 Bilaga 11/2011 Gert Friberg informerade nämnden om bakgrunden. Servicenämnden ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor och lagen om skydd mot olyckor. Av jävsskäl är nämnden inte ansvarig i de fall där verksamheter inom den egna nämnden söker tillstånd eller är föremål för tillsyn. I de fall servicenämnden själv är berörd är kommunstyrelsen ansvarig för tillsyn och övriga uppgifter inom området. Brandkåren har föreslagit att de myndighetsbeslut som är aktuella delegeras från servicenämnden till tjänstemän inom Brandkåren. Servicenämnden beslutar att göra tillägg för ärendegrupp 31 och 32 i delegationsordningen enligt förvaltningens skrivelse.
Sidan 14 SN 12 14 februari nämndens studieresa i förvaltningen Ulrick Hultman informerade nämnden i stora drag om den planerade studieresan den 14 februari i förvaltningens verksamheter. Inbjudan kommer inom kort att skickas ut. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 15 SN 13 Anmälningsärenden Handlingar: Trafik- och tillståndsärenden: tillfälliga lokala trafikföreskrifter 2010 D 332 D 350 tillfälliga lokala trafikföreskrifter 2011 D 1 D 14 upplåtelse allmän platsmark 2010 E 312 E 316 upplåtelse allmän platsmark 2011 E 1 E 7 nyttoparkeringskort K 17 K 43 Personalärenden beslut om anställning 2010 A 28 A 29 beslut om anställning 2011 A 1 A 4 reseräkningar/traktamenten C 92 C 107 Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 16 SN 14 Kännedomsärenden Handlingar: Presidieprotokoll från 2011-01-12 Tillsynsärenden under december månad 2010 Tillsyn enl. 5 kap 1 och 2 i lag (2003:778) om skydd mot olyckor Tillstånd enligt 17 i Lagen om brandfarliga och explosiva varor Utdrag ur protokoll fört vid kommunfullmäktiges i Kalmar sammanträde den 20 december 2010 181 Begäran om disponering av medel från servicenämndens resultatutjämningsfond (dnr KS 2010/00655 042) 197 Regler för i vilken ordning som ersättare ska tjänstgöra 2011 2014 210 Val av elva ledamöter och sju ersättare i servicenämnden 211 Val av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i servicenämnden Förhandlingsprotokoll hyror 2010-12-03 mellan serviceförvaltningen och hyresgästföreningen Region Småland Blekinge Skrivelse från Södermöre kommundelsnämnd 2010-11-24 ang Förslag om ytterligare två avdelningar till förskolebyggnation i Ljungbyholm, byggetapp II Protokoll från serviceförvaltningens samverkan/lokal skyddskommitté den 9 december 2010 Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 17 SN 15 Övrigt Förslag ang. övergångsställe Norrlidsvägen vid Pressbyrån. Förslag: Inlämnad av Patricia Johansson (MP) Det finns en trafiksituation i Norrliden som behöver ses över. Vid busshållsplatsen som ligger på Norrlidsvägen i höjd med pressbyrån finns inget övergångsställe. Det innebär en trafikfara för de som åker buss och som ska passera vägen. Här bör åtgärder vidtas. Jag yrkar på att serviceförvaltningen ges i uppdrag att tillsammans med samhällsbyggnadskontoret finna lösningar på problemet och återkomma med förslag till nämnden så snart det är färdigt. Servicenämnden tar emot förslaget och expedierar ärendet som ett trafiksäkerhetsärende till Samhällsbyggnadskontoret.