1... 2... 2... 3... 4... 4... 4... 4... 4... 5... 5... 5... 5... 6

2 I Kommunplan 2015-2017 gav Kommunfullmäktige ett uppdrag 2015:1, Fastighetsbolag Utreda och successivt införa en bolagisering av kommunens fastigheter, som kan hanteras långsiktigt och yteffektivt, med successivt anpassade marknadsmässiga hyror och en egen budget. I avvaktan på eventuell bolagisering ska internhyror införas. För att uppnå en god hushållning med kommunens lokaler och realisera deluppdraget har under 2015-2016 ett förslag till riktlinjer för en ny hyresmodell tagits fram i en arbetsgrupp med representanter för Kommunstyrelseförvaltningen (ekonomiavdelningen) och Samhällsbyggnad (förvaltningsledning och fastighetsverksamheten). Modellen ska förenkla hyressättningen, vara lätt att förstå samt vara kostnadseffektiv på sikt, bl.a. ska modellen förenkla och förtydliga vad som ingår i hyresavtalet. Modellen ska klargöra riktlinjer och regler om hur hyresvärd (Teknik- och samhällsbyggnadsnämndens/samhällsbyggnads fastighetsverksamhet) och hyresgäster (övriga kommunala nämnder/förvaltningar) ska agera och förhålla sig till varandra i lokalfrågor. Modellen ska uppmuntra till ökad lokal- och yteffektivitet. Modellen ska stimulera till en långsiktig lokalplanering.

3 Vid anskaffning av verksamhetslokaler hänvisas de kommunala förvaltningarna till kommunens Fastighetsstrateg. I första hand ska kommunens förvaltningar använda/hyra lokaler som ägs av Nybro kommun. I andra hand ska kommunens förvaltningar använda/hyra lokaler som ägs av Nybro Bostads AB eller annat av kommunen ägt bolag. I tredje hand ska kommunens förvaltningar använda/hyra lokaler i fastigheter ägda av organisationer som erhåller kommunalt stöd. I fjärde hand ska kommunens förvaltningar använda/hyra lokaler som ägs av extern fastighetsägare. I det fall lokaler inte går att anskaffa enligt ovan ska den för kommunen bästa totalekonomiska lösningen eftersträvas för det aktuella behovet. Vid utökning av den externt förhyrda lokalytan måste respektive förvaltning erhålla Fastighetsstrategens godkännande. De kommunala förvaltningarna har inte rätt att teckna andra hyresavtal än de interna hyresavtal som godkänts av Fastighetsstrategen. I det fall oenighet uppstår eller om detta avsteg från denna ordning önskas, ska Fastighetsstrategen avgöra detta.

4 Hyresmodellen gäller kommunala förvaltningar med kommunbidragsfinansierade verksamheter i såväl kommunägda som inhyrda lokaler. Upplåtelser enligt nedan omfattas inte av hyresmodellen: Kommunala förvaltningar med icke kommunbidragsfinansierad verksamhet. Tidsbestämda projekt som har kortare projekttid än tre år. Lokaler med externa hyresgäster, dvs. icke kommunal verksamhet. Tecknande och uppsägning av interna hyresavtal görs av behörig person i enlighet med respektive förvaltnings/bolags delegationsordning. I de fall lokalen inte kräver investering ska treåriga hyresavtal med nio månaders uppsägningstid gälla. I de fall investering görs i lokalen ska hyrestiden sättas till minst fem år. Kortare hyrestid kan medges endast i undantagsfall. Den fakturerade hyran ska motsvara en budgeterad kostnad för det aktuella objektet. Avstämning görs vart tredje år. Den fastlagda hyran jämförs med verkligt utfall inför omräkning av hyrorna till nästa treårsperiod. Eventuella överskott kommer de kommunala förvaltningarna tillgodo i form av ökade underhållsinsatser. Ett prognostiserat underskott under treårsperioden gör att det planerade underhållet förskjuts i tiden. Hyran uppräknas årligen med konsumentprisindex (KPI oktober månad är bastal). Omräkning sker med föregående treårsperiods verkliga utfall som underlag. Justering av hyran kan ske under innevarande treårsperiod i de fall faktisk kostnad skiljer sig markant från budgeterad kostnad. Investeringar som överstiger 100 000 kr per objekt och år resulterar i ett hyrestillägg som löper under innevarande treårsperiod. Hyrestillägget inkluderas sedan i internpriset under nästkommande hyresperiod. Vid beräkning av hyran

5 inför en ny treårsperiod inkluderas dock kapitaltjänstkostnaderna för samtliga gjorda investeringar på objektet, även de som understiger 100 000 kr. Återbetalningsskyldighet kan föreligga i de fall hyresgästen säger upp en lokal innan investeringen är avbetalad. Ett nytt hyresavtal upprättas då investeringar överstiger en miljon kronor per objekt och år. Hyresavtalet bestämmer vad som ingår i avtalet. Vid interna avtal ska alltid en gränsdragningslista finnas. Verksamhetsservice - under hyrestiden kan fastighetsägaren i vissa fall, efter särskild överenskommelse eller ändring i gränsdragningslistan, överta alternativt överlåta ansvaret och kostnaden för verksamhetsanknutna tjänster. När gränsdragning och ansvarsfördelning mellan fastighetsägare och hyresgäst förändras ska principen vara att faktisk kostnad ligger till grund för beräkning av ny hyra. Vid extern förhyrning definieras det som ingår i hyresavtalet. I de fall den förhyrda lokalen ägs av annan än kommunen och dess bolag överförs hyrestiden på lokalbrukaren. Hyresgästen erhåller en extra månads uppsägningstid, dvs. tio månader, för att ge möjlighet och tid för Fastighetsstrategen att undersöka om annan kommunal verksamhet kan inrymmas i lokalen samt för att försäkra att uppsägningen sker på rätt sätt och i rätt tid jämte den externa fastighetsägaren. I det fall det skulle uppkomma tvister mellan extern fastighetsägare och kommunen ska tvisten avgöras av Hyresnämnden. Kommunen företräds av Fastighetsstrategen. I det fall tvister uppstår när kommunen själv äger fastigheten och det föreligger ett internt hyresavtal ska tvisten avgöras av Kommunstyrelsens arbetsutskott. I hyran ingår kostnader för drift, underhåll, kapitalkostnader och övrigt - en kostnadsbaserad hyra på objektsnivå, så kallad självkostnadshyra, dvs. det kostar att driva och underhålla lokalen/fastigheten. (Vid bolag: I hyran ingår kostnader för drift, underhåll, kapitalkostnader och övrigt. Dessa kostnader ska vara motiverade ur ett företagsekonomiskt perspektiv vid affärsmässig drift av verksamheten. Kommunen

ska tillhandahålla prisvärda och hållbara verksamhetslokaler som är kvalitetsmässigt och kostnadsmässigt jämförbara med andra fastighetsägares.) 6 Underhåll Drift Kapitaltjänster Övrigt Planerat underhåll Avhjälpande underhåll/ reparationer Skötsel Tillsyn Media Ränta Avskrivning Administration Försäkringar Verksamhetsservice Ev fastighetsskatt