JAG VILL FÅ UTBILDNING TILLSAMMANS MED TEKNISKA LÖSNINGAR SOM GÖR ALLTING ENKELT

JAG VILL FÅ UTBILDNING TILLSAMMANS MED TEKNISKA LÖSNINGAR SOM GÖR ALLTING ENKELT FÖRBÄTTRAD UTBILDNING MED TEKNISKA TJÄNSTER

DEN ENKLA VÄGEN TILL UTBILDNING MED TEKNISKA TJÄNSTER Utbildning är en av grunstenarna i dagens samhälle. Därför blir utbildningsinstitutioner allt viktigare från förskolor och gymnasieskolor till universitet och specialiserade utbildningar. Å andra sidan är offentliga organisationer hårt pressade att minska utgifterna och effektivisera sin verksamhet. Samtidigt måste dessa organisationer modernisera administrationen och servicen och erbjuda kopiering och utskrift såväl som redovisning och betallösningar plus tillförlitlig dokumentarkivering och åtkomst. Förutom bantade budgetar ställs institutioner inför andra utmaningar. De måste anpassa sig till de moderna studenternas krav vad gäller service och assistans, optimera utbildningsmiljön för utbytesstudenter, hel och deltidsstuderande och utveckla en teknisk infrastruktur som uppfyller kraven på miljövänlig teknik och drift. Dagens studenter ställer krav på att kunna producera många olika typer av dokument, flexibel och säker dataåtkomst och sömlös integrering av mobilfunktioner. Kort sagt så kräver utbildningsinstitutioner digital utrustning som förbättrar undervisning, inlärning, elevregister och budgethantering. Konica Minoltas avancerade lösningar för utskrift och kontohantering, digitalisering och distribution är ett svar på detta.

FÖRBÄTTRAD UTBILDNING MED TEKNISKA TJÄNSTER 2/3 Innehållsförteckning Akademiskt liv Grundläggande utskriftstjänster Sidan 04 Utökade utskriftstjänster Sidan 05 Avancerade utskriftstjänster Sidan 06 Kostnadsfri kopiering Sidan 07 Sammanställning av kursmaterial Sidan 08 Akademiskt Administrativa arbetsuppgifter Registrering Sidan 09 Studentregister Sidan 10 Administrativt Två faktorer för framgångsrik utbildning Akademiskt liv: Exempel som visar hur våra utskrifts och kopieringsfunktioner görs tillgängliga för studenter och föreläsare, inklusive utskrift från mobila enheter eller datorer hemifrån samt distribution av digitalt kursmaterial med praktiska online kataloger. Administrativa arbetsuppgifter: Exempel på lösningar för administrativa uppgifter som t.ex. digital registrering, hantering av studenters uppgifter och dataskydd. www.konicaminolta.se/utbildning

Arbetsflöde: Grundläggande utskriftstjänster Självbetjäning för utskrift och kopiering Studenterna får tillgång till utskriftssystemen genom att betala med mynt eller debetkort direkt vid maskinen. Om studenten vill kopiera dokument kan hon/han ange kopieringsinställningar, t.ex. antalet kopior och färg eller svartvita kopior. Om studenten till skriva ut från eller skanna till ett USB minne sätter hon/han i minnet och väljer antingen utskriftseller skanningsinställningar. Studenten kan även skicka säkra utskrifter till utskriftsenheten. Efter betalning med mynt eller kort loggar studenten in med användarnamn och lösenord på skrivaren för att skriva ut dokumentet. När det gäller kortbetalning kan studenten fylla på debetkortet på expeditionen. GRUNDLÄGGANDE UTSKRIFTSTJÄNSTER Självbetjäning för kopiering och utskrift I synnerhet mindre institutioner behöver kunna erbjuda sina studenter praktiska kopierings- och utskriftsmöjligheter utan att tvingas installera komplexa nätverks- och serverinfrastrukturer. Dessa institutioner kräver lösningar för begränsade budgetar, relativt få utskriftsenheter och minimal administration. Konica Minolta erbjuder lösningar för effektiva självbetjäningssystem med två olika möjligheter till kontohantering och betalning. Den första är en myntbaserad variant med en betalningsenhet. Den andra är en hybrid betalningsenhet som ger möjlighet till kontant och kortbetalning vilket då kräver en extra enhet för påfyllning av kredit på debetkortet. Även mindre institutioner kan skapa praktiska och lättanvända självbetjäningslösningar Fördelar från exakta och effektiva redovisnings- och betallösningar Bättre service för studenterna utan ökad administrativ börda och nätverksbelastning

FÖRBÄTTRAD UTBILDNING MED TEKNISKA TJÄNSTER 4/5 Arbetsflöde: Utökade utskriftstjänster Mobil- och Follow-Me -utskrifter Studenten lämnar in utskriftsjobbet via en webbsida, e post eller en skrivardrivrutin. Studenten använder en dator eller mobil enhet, exempelvis en surfplatta eller smartphone. Vid utskrift från datorn skickas utskriften via skrivardrivrutinen genom nätverket som datorn är registrerad i. Vid utskrift från webbsidan loggar studenten in på sidan och laddar upp dokumentet. Vid utskrift via e post skickar studenten dokumentet som en e postbilaga. Studenten verifierar transaktionen via en skrivare på universitetsområdet, väljer att skriva ut dokumentet på önskad skrivare (follow me uskrift) och får sedan saldoinformationen när dokumentet har skrivits ut. Studenten kan överföra pengar till sitt konto med antingen vanliga webbaserade betallösningar eller genom att betala kontant på expeditionen. I lösningen ingår praktiska rapporterings funktioner som gör det möjligt för administratörer att övervaka utskriftsoch kopieringskostnader, plus möjligheten för studenter att kontrollera sina utskriftsaktiviteter, saldon och transaktioner. Effektiva och säkra utskrifts- och kontohanteringsfunktioner Smidig integrering av mobil teknik som studenterna är vana vid Maximal kostnadstransparens för institutioner och studenter UTÖKADE UTSKRIFTSTJÄNSTER Mobil- och Follow-Me -utskrifter Dagens studenter, läsare och föreläsare kräver alltmer flexibla utskriftslösningar utskrift ska kunna ske från alla tekniska plattformar och till alla skrivare. Dokument som kursplaner, litteraturlistor och föreläsningsmaterial ska kunna skrivas ut efter behov oavsett var på universitetsområdet man befinner sig. Med mobil utskrift kan studenter använda sina bärbara datorer eller mobila enheter för att skriva ut enstaka sidor eller hela dokument utan att behöva installera specifika drivrutiner. Follow me utskrifter gör det möjligt att skriva ut dokument även när studenterna inte befinner sig på universitetsområdet och låta dem skriva ut dokument när och var det passar dem. Follow me utskrift minskar även mängden bortglömda utskrifter och pappersslöseri.

AVANCERADE UTSKRIFTSTJÄNSTER Online-katalog och skrivarrum Arbetsflöde: Avancerade utskriftstjänster Online-katalog och skrivarrum Utöver utspridda fristående multifunktionsmaskiner behöver t.ex. universitet kunna erbjuda sina studenter och lärare lösningar för produktion av större volymer och trycksaker, exempelvis avhandlingar, kursmaterial och läroplaner. Större universitet har i regel reprocentraler med produktionsmaskiner och avancerade efterbehandlingsmöjligheter. Fördelen för studenterna och lärarna är lägre kostnader för stora volymer och specialfunktioner som spiral och limbindning av böcker. Online kataloger gör det dessutom möjligt för universiteten att tillhandahålla kursmaterial för studenterna. Lärarna kan enkelt ladda upp material som presentationer och listor med referenslitteratur som eleverna kan ladda ned och skriva ut i skrivarrummet eller via önskad utskriftsenhet. Print on demand från webbaserade kataloger och professionella reprocentraler är perfekta exempel på hur institutioner kan öka kostnadseffektiviteten. Studenten eller föreläsaren har ett konto för utskriftsportalen. Studenten eller föreläsaren kan överföra pengar till sitt konto med antingen vanliga webbaserade betallösningar eller genom att betala kontant på expeditionen. Studenten eller föreläsaren navigerar till dokumentet som ska skrivas ut i utskriftsportalen via sin dator, laptop eller mobila enhet. Studenten eller föreläsaren väljer antingen ett dokument i online katalogen eller laddar upp ett PDF dokument till katalogen. Han/hon väljer önskade utskriftsinställningar och förhandsgranskar dokumentet innan det skickas till skrivaren. Sedan debiteras kostnaden för utskriften. När det gäller sändning av utskrifter till en utskriftsenhet som befinner sig på universitets området verifierar studenten transaktionen vid enheten och släpper dokumentet för utskrift vid samma enhet. När det gäller utskrift i reprocentralen får en operatör en arbetsorder med all information som krävs för att producera trycksakerna. Avancerade funktioner hjälper administratörer övervaka och kontrollera utskriftsjobben och utskriftskapaciteten. De kan erbjuda effektiva print-on-demand-funktioner och spara pengar genom minimerade lager med färdiga dokument Budgeteffektiviseringar och exakt kostnadskontroll gör printon-demand mycket ekonomiskt Online-kataloger gör det möjligt för föreläsare och lärare att anpassa kursmaterialet

FÖRBÄTTRAD UTBILDNING MED TEKNISKA TJÄNSTER 6/7 KOSTNADSFRI KOPIERING Reklam på baksidan av fotokopierade dokument är en möjlighet att erbjuda kostnadsfri kopiering och utskrift och att upprätta relationer. Detta kan vara en bra lösning för utbildningsinstitutioner som fokuserar på kostnadseffektivitet och samtidigt vill kunna erbjuda studenterna attraktiva tjänster. Det ger även tillfälle att samla in och analysera användarinformation som kan användas för framtida marknadsföringsaktiviteter. Arbetsflöde: Kostnadsfri kopiering Studenten använder en särskild gratis meny på skrivarens användarpanel. Studenten placerar dokumentet i skannern och trycker på startknappen. Innan kopieringprocessen startar får studenten svara på några frågor, gällande t.ex. kön eller fritidssysslor. På baksidan av varje sida placeras riktad reklam baserad på studentens svar. Attraktivt erbjudande för studenter som vill spara pengar Perfekt tillfälle för bolag som vill annonsera i utbildningsmiljöer

SAMMANSTÄLLNING AV KURSMATERIAL Numera använder både lärare och studenter digitala dokument i stället för pappersdokument. Dessa dokument innehåller ursprungligen digital information som text och tabeller från vanliga kontorsprogram plus ursprungligen pappersbaserat material som artiklar eller utdrag från böcker. För att kunna skapa smidiga arbetsflöden behöver lärare och assistenter en lättanvänd lösning som gör det möjligt sammanställa material från olika källor, digitalisera informationen och konvertera den till ett utskrivbart format som kan skickas elektroniskt till kollegor eller publiceras. Arbetsflöde: Sammanställning av kursmaterial Assistenten, läraren eller föreläsaren använder ett dokumenthanteringsprogram för att sammanställa dokument från olika program och källor i ett PDF dokument. Med programmet kan användaren välja ut och sammanställa enstaka sidor från olika digitala dokument eller hela PDFdokument genom att dra och släppa filer och sidor. Användaren kan även kombinera digitala dokument med skannade pappersdokument. Infrastrukturen har även ett PDFkonverterings system som gör det möjligt att generera högkvalitativa PDFdokument, skriva ut PDF dokument från standardprogram som Word och skicka PDF dokument direkt till kollegor via e post eller SharePoint. Utöver generering av PDF dokument kan lärarna inkludera information som referenslitteratur och ljudfiler. Effektiv dokumenthantering sparar tid och pengar Effektiv hantering av många olika dokumenttyper Maximal anpassning av kursmaterial, maximal tillgänglighet och alltid aktuellt material

FÖRBÄTTRAD UTBILDNING MED TEKNISKA TJÄNSTER 8/9 Arbetsflöde: Registrering REGISTRERING Skolinformationssystem (SIMS) har reducerat den administrativa bördan för många utbildningsinstitutioner dramatiskt. För att kunna utnyttja dessa system maximalt är det möjligt att integrera effektiv digitalisering av data och förbättrad dokumenthantering. Exempel: Under antagningsprocessen måste studenterna fylla i flera digitala formulär eller pappersblanketter och lämna in pappersdokument som betyg och diplom. För enkel och säker hantering av denna information måste olika källor sammanföras i ett och samma PDF dokument som är lösenordsskyddat eller krypterat för att förhindra obehörig åtkomst. Institutionens administration konverterar alla blanketter till redigerbara PDF formulär som skickas ut till studenter och föräldrar via e post eller laddas upp till en webbsida. Studenter och föräldrar kan fylla i formulären direkt via datorn. De ifyllda formulären kan skrivas ut eller skickas via e post och övriga kompletterande digitala dokument kan skickas som bilagor. När informationen tagits emot skannar administrationen alla dokument. Genom ett automatiserat digitaliseringsflöde sparas studentens uppgifter i skol informationssys temet. Slutligen skannar administrationen pappers dokumenten med all relevant information och lagrar dem i systemet med rekommenderade säker hets inställningar. Digitalt och flexibelt arbetsflöde som minskar den administrativa arbetsbördan Arkiveringslösningar möjliggör smidig åtkomst samtidigt som regler för hantering av personuppgifter respekteras Effektivare administration, minskad hantering av pappersdokument

Arbetsflöde: Studentregister Multifunktionsmaskinen programmeras med ett arbetsflöde för digitalisering och distribution av dokument. Universitetets administration skannar studentens dokument och skickar dem till elevens elektroniska register. Filen sparas med rekommenderade säkerhetsinställningar. Enligt universitets regler har endast behöriga anställda tillstånd att sköta registren och använda sig av arbetsflöden kopplade till studentregistret. Automatisk digitalisering och lagring av personliga uppgifter Minskad pappershantering som sparar tid och pengar Effektivare arkivering STUDENT REGISTER Moderna studentregister bygger på centraliserade servrar och digitala dokument. Därför är det viktigt att möjliggöra leverans av studentuppgifter/dokument till universitetsdatabasen och lämpligt studentarkiv t.ex. med hjälp av ett fastställt arbetsflöde för dokumentskanning. Dessa processer måste naturligtvis fastställas i enlighet med strikta datasäkerhetsstandarder och gällande lagstiftning. Resultatet blir snabbare dataåtkomst med stöd för sökning, enkla och överskådliga register över studenters uppgifter och betyg, vilket sparar tid och pengar jämfört med traditionella pappersbaserade arkiv.

VIKTIGA ASPEKTER MILJÖ/DATASÄKERHET 10/11 VIKTIGA ANSVARSOMRÅDEN Miljöansvar Ansvar för datasäkerhet Konica Minolta utvecklar miljömässigt hållbara strategier och integrerar miljövänliga funktioner och material i sina produkter. Vi strävar efter ett återvinningssamhälle, minskade utsläpp och minimering av potentiella miljörisker. Grön tillverkning Vår F&U-avdelning utvecklar miljövänliga lösningar som t.ex. Konica Minoltas egenutvecklade polymeriserade Simitri HD-toner som avger 33 % mindre CO 2 jämfört med tillverkningen av konventionell toner Miljövänliga transporter Mindre emballage och smart logistik minskar transportsträckorna, volymerna och utsläppen Miljövänliga tjänster Verktyg som Power Saver och Eco Calculator är exempel på bidrag till de moderna miljökraven Miljövänliga funktioner Avancerade funktioner på våra utskriftsenheter som t.ex. verifiering, follow-me-utskrifter och högkvalitativ förhandsgranskning bidrar till att minska pappersslöseriet Miljövänlig återvinning Detta innefattar återvinning av våra maskiner och förbrukningsvaror såväl som avancerad utskriftsteknik som ger högklassig utskriftskvalitet även på återvunnet papper Konica Minolta har tagit en ledande roll i utvecklingen och implementeringen av säkerhetsinriktad informationsteknik i alla våra multifunktionsmaskiner. En av våra målsättningar är att leverera lösningar som skyddar konfidentialiteten hos elektronisk information, oavsett om det gäller data eller dokument. Nätverkssäkerhet Våra säkerhetsstandarder skyddar nätverket och styr individuell åtkomst till maskiner och nätverksfunktioner Personlig integritet Personliga uppgifter och information som hanteras av en Konica Minolta-maskin skyddas alltid mot obehörig åtkomst. Vid behov kan även åtkomst till specifika funktioner begränsas. Verifiering och follow-me-utskrift garanterar exempelvis att känsliga dokument endast hamnar i rätta händer och inte ligger kvar i skrivarens utmatningsfack Certifierad säkerhet Konica Minolta tar säkerhetsfrågorna på största allvar. Därför är nästan alla multifunktionella bizhub-maskiner certifierade enligt Common Criteria (CC) EAL3 eller motsvarande ISO 15408 Till skillnad från andra tillverkare låter alltid Konica Minolta certifiera hela multifunktionsenheten för att säkerställa högsta möjliga säkerhet. Miljöinformation www.konicaminolta.eu/environment

Alla specifikationer som gäller papperskapacitet förutsätter A4-papper på 80 g/m2. Alla specifikationer som gäller skanning, kopiering- eller utskriftshastigheter använder A4-format som skannas, kopieras eller skrivs ut liggande i flersidigt simplexläge. Stöd och tillgänglighet av specifikationer och funktioner är beroende av operativsystem, program, nätverksprotokoll såväl som nätverks- och systemkonfigurationer. Den angivna livslängden för skrivarens olika förbrukningsvaror är baserad på särskilda utskriftsförhållanden, bland annat vad gäller sidtäckningen för en viss pappersstorlek (5 % sidtäckning för A4). Förbrukningsvarornas faktiska livslängd varierar beroende på användningen och andra utskriftsvariabler, bland annat sidtäckning, pappersstorlek, typ av media, kontinuerlig eller periodisk användning, lufttemperatur och luftfuktighet. Vissa produktillustrationer innehåller tillbehörsutrustning. Specifikationer och tillbehör baseras på tillgänglig information vid publiceringen och kan ändras utan föregående meddelande. Priser och specifikationer från Konica Minolta är angivna med förbehåll för eventuella fel. Microsoft, Windows och Windows-logotypen är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Alla övriga varu- och produktnamn kan vara registrerade varumärken eller varumärken som tillhör respektive innehavare. Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box 9060 171 09 Solna business@konicaminolta.se www.konicaminolta.se Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tyskland www.konicaminolta.eu