Institutionen för kliniska vetenskaper APT Administrationen 1 april 2014
Innehåll Uppföljning av de sektionsvisa träffarna i januari o administrationens utveckling - Göran RALS 2013-10-01 aktuell information Göran Uppföljning internrevisionen, Inköp och fakturor Petra och Ann-Sofi Administration av forskarutbildningen Göran Semesterplanering 2014 - Göran Administrativ mobilitet NY Magnus och Maria Övrigt - Administrativt samarbete med institutionen för medicin - Underlag arvodering - Personalförändringar
Sektionsvisa möten januari 2014 Fyra avdelnings/sektionsmöten genomfördes i januari 2014. Ett femte möte genomfördes med de medarbetare som ej har placering på avdelning. Frågeställning utifrån universitetets omorganisation av administrationen Vad har varit bra/dåligt under 2013? Idéer och synpunkter inför 2014? Sammanfattning Upplevelse av oklarheter kring bemanningsfrågor, fördelning av arbetsuppgifter och ojämna arbetsbördor. Tydligare beskrivning av vem gör vad efterfrågas.
Lägesbedömning hösten 2012 inför implementering 1 januari 2013 14 av det mesta (plus IOD), dvs 14 avdelningar med en alltialloadministration. Delar av administrationen utförs av SA:s akademins kansli. Arbetsuppgifter/ansvar tillkommer som ett resultat av omorganisationen (Personal Ekonomi Kommunikation). Liten eller obefintlig samordning av funktionsområdena forskning/ forskarutbildningen, utbildning på grund- och avancerad nivå, kommunikation, personal och ekonomi. Graden av självständighet bland institutionens avdelningar, d.v.s. behovet av stöd från kansli eller andra medarbetare/nivåer inom organisationen ojämnt fördelad. Låg grad av självständighet och behovet av utomstående stöd stort. Svårt att hålla deadlines. Kompetensluckor inom flera funktionsområden
Under 2013 genomförda förändringar (utgångspunkt förflyttning av arbetsuppgifter/ansvar avdelning-institution-kansli) Samarbete med institutionen för medicin avseende utbildningshandläggning på grund- och avancerad nivå Samarbete med institutionen för medicin avseende lokalbokning (Time Edit) Samordning på institutionsnivå av personalfrågor, anställningsärenden m.m. Samordning på institutionsnivå av reseräkningar Samordning på sektions/institutionsnivå av kvalificerad ekonomihandläggning Samordning på institutionsnivå av internkommunikation/hemsidor Samordning på institutionsnivå av inköpsfrågor och hantering av externa medel (EKO) Samordning på institutionsnivå avseende diarieföring och arkivering(gudok)
Institutionen för kliniska vetenskaper Administrativ personal (januari 2014) Administrativ chef Administrativ samordnare/ Personalhandläggare Ekonomisamordnare Kommunikatör Administrativ resurs Ekonom Ekonom Ekonom Ekonom Sektionen för kirurgi, plastikkirurgi och gastroforskning Sektionen för dermatologi, onkologi, radiofysik, radiologi, och urologi Avdelningsadministratör Avdelningsadministratör Sektionen för anestesiologi, biomaterial, ortopedi, ÖNH Avdelningsadministratör och Utbildningsadministratör Sektionen för kvinnors och barns hälsa (pediatrik, obstetrik/ Gynekologi o IOD) Avdelningsadministratör och Utbildningsadministratör
Bedömning av läget februari 2014 Samtliga funktionsområden har uppnått eller är på väg att uppnå en samordning. Institutionsadministrationen uppvisar en högre grad av självständighet genom att centralisering av arbetsuppgifter genomförts. Ett antal medarbetare har tillgodogjort sig kompetens för att kunna utföra de arbetsuppgifter som tillkommit i samband med institutionens samordning och GU:s administrativa omorganisation. Vid institutionens avdelningar finns en enhetligare och kvalitetsmässigt mera jämn nivå på utförda arbetsuppgifter. Efterfrågade uppföljningar och återrapporteringar levereras i rätt tid. Ett kvalitetsarbete återstår att lösa med utgångspunkt i administrativa arbetsprocesser. Administrativa arbetsuppgifter/ansvar har flyttats från avdelningsnivå till institutionsnivå
RALS-info 2013-10-01 SACO, OFR-s och SEKO - GU-lokala avtal tecknade Avtalsperioder o skillnader Oorganiserade
Uppföljning internrevisionen, Inköp och fakturor Petra och Ann-Sofi
Administration av forskarutbildningen Varför? Behov av samordning arbete pågår Behov av rutinbeskrivning arbete pågår Utdrag ur delegation, V 2014/57
Administration av forskarutbildningen Utdrag ur delegation, V 2014/57
Semesterplanering 2014 TILL ALLA ANSTÄLLDA VID INSTITUTIONEN FÖR KLINISKA VETENSKAPER OBS! GLÖM EJ RAPPORTERA IN DIN SOMMARSEMESTER SENAST 2014-05-15 FÖRLÄGGNING AV DIN SEMESTER Arbetsgivaren beslutar om semesterns förläggning, men ska i största möjliga utsträckning ta hänsyn till dina önskemål. Du ansöker om semester i egenrapportering. Om du blir sjuk under din semesterledighet och vill byta ut din semesterledighet mot sjukledighet ska du omedelbart anmäla det till institutionens personalhandläggare ( anna.skanse@gu.se 031 786 44 47). På institutionen för kliniska vetenskaper gäller följande rutiner: All semester för perioden maj augusti ska vara inrapporterad senast den 15 maj Preliminär avstämning av dina semesterdagar Under september görs en avstämning av dina semesterdagar I oktober ska alla dina semesterdagar som du planerar att ta ut under året vara utlagda (minst 20 dagar) Under november görs en avstämning av dina resterande semesterdagar. Har du ej lagt ut minst 20 dagar under året, kommer dessa att läggas ut efter beslut från din närmaste chef All din semester ska tas ut innan du avslutar din anställning
Övrigt Flytt av administrationen på Medicinaregatan 3 genomförd den 31 mars (från plan 1 till plan 5 utökade möjligheter till administrativt samarbete med institutionen för medicin samt effektivare nyttjande av lokaler och utrustning Underlag arvodering Personalkatalogen Personalförändringar - Lhinn Skoog/Anna Skanse - Birgitta Sjöberg/Britt-Marie Broman - Biträdande administrativ chef