Användarmanual för E-ansökan F 2.9

Användarmanual för E-ansökan F 2.9 Behörigheter till applikationen Tilldelning och hantering av behörighet som användare av tjänsten E-ansökan administreras av er egen organisations behörighetsadministration. Logga ut Manuell utloggning: Man kan när som helst välja att logga ut ur systemet genom knappen Logga ut. Automatisk utloggning: Om man inte varit aktiv i applikationen under 60 minuter så loggas man automatiskt ut. OBS! Det uppgifter som registrerats men inte sparats går då förlorade. Ta därför alltid som vana att spara ansökan med jämna mellanrum. Startsidan På startsidan finns flikarna Ny ansökan, Skapade ansökningar och Mina ingivarnummer att välja mellan beroende på vad man vill göra i E-ansökan. På startsidan visas även information om öppettider, kontaktuppgifter och begränsningar av tjänsten E-ansökan på grund av till exempel systemunderhåll. Tre länkar för snabb information och mail på sidan: - genom att klicka på E-postadressen så skapas ett E-postmeddelande upp med adressen till användarstödet för E-ansökan så man lätt kan skicka sin fråga - under Övriga fastighetsinskrivningsfrågor finns två olika länkar till Lantmäteriets hemsida. En länk för att få information om aktuella handläggningstider på Fastighetsinskrivningen och en där man kommer till sidan med handledningar och information i inskrivningsärenden. 1

Mina ingivarnummer OBS! Innan man kan skapa sin första ansökan måste man registrera de ingivarnummer man tänkt använda. Man registrerar genom att ange ett ingivarnummer i rutan och klicka på Lägg till. De ingivarnummer som man registrerat används för att skapa sin ansökan eller söka fram Skapade E-ansökningar. Det går bara att lägga till ingivarnummer som man har behörighet till och som är korrekta. Man kan alltid ändra bland de ingivarnummer som man har registrerat på sidan, både lägga till och ta bort. För att ta bort ingivarnummer i listan klickar man på knappen Ta bort. Ny ansökan E-ansökan bygger på att man i de olika flikarna (Fastighetsbeteckning, Sökande, Bifogade handlingar, Blanketter, Referens och meddelanden) anger den information som behövs för att ansökan ska vara möjlig att skicka in. Dessutom kan man välja att göra en frivillig preliminär beräkning av stämpelskatt och expeditionsavgift samt arvode i fliken Skatt och avgift. Välj ingivarnummer: Här väljer man det ingivarnummer som ska gälla för ansökan, genom att klicka på ett nummer i listen eller skriva in det med siffror. (Om man endast har ett ingivarnummer presenteras det istället). 2

Knappar med olika funktioner Spara: Ansökan sparas och kan sökas fram via Skapade ansökningar. Ta alltid för vana att spara den ansökan som skapats med jämna mellanrum. Avbryt: Ansökan avbryts. Uppgifter som man inte sparat rensas bort. Förhandsgranska: Detta är en sammanställning som visar de uppgifter som finns i ansökan. Här presenteras registrerade uppgifter och de handlingar som man bifogat i ansökan. Det framgår vilka handlingar som har originalintygats genom att det finns en tunn röd ram runt om. Informationen presenteras i en PDF-fil, som är möjlig att spara lokalt i sin dator och/eller skrivas ut. Kontrollera: Ansökan genomgår vissa kontroller. Om systemet upptäcker något fel i ansökan, utifrån de kontroller som utförs, så meddelas detta. När information meddelas tillsammans med texten Ansökan kan skickas in så är dessa enbart upplysningar att ta ställning till för att undvika eventuella fel i sin ansökan. Anser man att ansökan är korrekt och inte behöver åtgärdas enligt upplysningen så skickar man in ansökan. Skicka in: Ansökan genomgår vissa kontroller. Om systemet upptäcker något fel i ansökan, utifrån de kontroller som utförs, så meddelas detta. Om systemet inte upptäcker något fel så skickas ansökan in till Fastighetsinskrivningen. När information meddelas tillsammans med texten Ansökan kan skickas in så är dessa enbart upplysningar att ta ställning till för att undvika eventuella fel i sin ansökan. Anser man att ansökan är korrekt och inte behöver åtgärdas enligt upplysningen så skickar man in ansökan. Bekräftelse på inskickad ansökan När Fastighetsinskrivningen tagit emot ansökan kommer ett e-postmeddelande som bekräftelse på att ansökan tagits emot. Detta meddelande skickas även till eventuella intressenter som angivits i ansökan. E-postmeddelandet innehåller uppgift om ärendenummer, inskrivningsdag, begärd åtgärd, eventuellt referensnummer och fastigheter som ingår i ansökan. När ansökan är mottagen ges det även möjlighet att spara och/eller skriva ut ansökan som en PDF-fil inne i applikationen. 3

Fastighetsbeteckning Börja skapa en ansökan genom att klicka på Ny ansökan. I fliken Fastighetsbeteckning anges den aktuella fastighetsbeteckningen. Lägg till genom att skriva hela fastighetsbeteckningen och tryck på enter eller välj föreslagen fastighet i listan. Nu visas information om fastigheten och dess ägare. Avser ansökan flera fastigheter så ska samtliga registreras genom att lägga till en i taget. Sökande I denna flik anges de som är sökande i inskrivningsärendet. Samtliga sökande ska registreras här. Avser ansökan lagfart eller tomträttsförvärv ska sökande registreras här och under respektive åtgärdsflik (se avsnittet Lagfart/Tomträtt nedan), registrering sker alltså på två ställen för ny lagfart/tomträttsinnehav. Avser ansökan enbart inteckningsåtgärd/er så ska registrering enbart ske i Sökandefliken. Det finns tre sätt att registrera sökande Befintliga ägare: Om det är befintliga ägare som är sökande klickar man på knappen Lägg till lagfarna ägare så kopieras informationen om ägare in på sökandefliken. ID-nummer: Om den som är sökande inte är ägare, men har ID-nummer, väljer man typ av sökande (fysisk person eller juridisk person), anger personnummer/organisationsnummer och klickar på Lägg 4

till. Dödsbo/saknar ID-nummer: Om sökande är ett dödsbo, ideell förening, utländskt företag eller person som saknar personnummer används knappen Lägg till sökande utan personnummer/dödsbo. I rullisten väljer man den typ av sökande som är aktuell för ansökan och fyller i uppgifter om personen. Bifogade handlingar I denna flik bifogar man de handlingar som krävs för ansökan. Varje handling skannas in var för sig för att kunna bifogas på till rätt dokumentstyp. Endast filformaten PDF, PNG, JPEG, TIFF och GIF får användas och dokumenten får inte vara skrivoch/eller lösenordskyddade. Dokumenttyp: Välj dokumenttyp och klicka på Bläddra, välj därefter önskad fil. Klicka på Lägg till för att spara dokumentet. Förteckning och förklaring till de olika dokumentstyperna finns sist i manualen. Originalintygande: Om det krävs en originalhandling måste man klicka i rutan Jag intygar att det uppladdade dokumentet är en originalhandling för att kunna bifoga dokumentet. När en handling kräver originalintygande är det originalhandlingen som man ska skanna in. Själva originalintygandet sker i applikationen genom att man bockar i rutan för intygandet (inte på pappershandlingen). Vid val av dokumenttypen Originalhandlingar samt övriga handlingar(med försättsblad) ska försättsblad användas för att särskilja original och kopior. Dessa försättsblad och en sammanställning av de olika dokumenttyperna presenteras sist i detta dokument under Kompletterande information om bifogade handlingar. Bifogade handlingar: De handlingar som bifogas redovisas med filens namn och vald dokumentstyp. Om handlingen är originalintygad så står det i klartext. 5

Blanketter I denna flik finns två olika blanketter, Uppdrag i inskrivningsärende och Medgivande till ansökan om inteckning, som kan användas i samband med skapande av E-ansökan. Blanketterna är automatisk ifyllda med uppgifter utifrån vad man registrerat i sin E-ansökan. För att kunna skriva ut blanketterna måste samtliga obligatoriska uppgifter vara registrerade. Blanketterna presenteras i en PDF-fil som är möjlig att spara lokalt i sin dator och/eller skriva ut. Uppdrag i inskrivningsärende Denna blankett kan användas gentemot kund för att dokumentera och få underskrift för inskrivningsuppdraget och eventuell beräkning av skatt, avgifter och arvoden. Obligatioriska fält: ingivarnummer, fastighet, sökande, minst en inskrivningsåtgärd Frivillligt fält: skatt och avgift OBS! Denna blankett ska INTE bifogas ansökan när den skickas in utan förvaras enbart hos er. Medgivande till ansökan om inteckning Denna blankett kan användas för medgivande till inteckningsåtgärd/er vid giftorätt i fastighet som ansökan avser. Obligatioriska fält: ingivarnummer, fastighet, sökande, inskrivningsåtgärd Ny inteckning och/eller Dödning av inteckning, namn på person/er som ger medgivandet. Används denna blankett så ska den bifogas ansökan. Ange namn på person/er som ger medgivande: Namn registreras med för-, eventuellt mellannamn och efternamn i en följd. Registrerat namn kommer med i blanketten för godkännande genom ett namnförtydligande. Man kan registrera namn på en eller flera personer i samma blankett. Vill man ha ett medgivande per blankett så fyller man bara i ett namn och sen skapar utskrift, för att sedan återvända och skapa ny utskrift för nästa person. Genom funktionen Ta bort tar man bort ett namn och genom funktionen Lägg till så tillför man namn. På så vis kan man ändra vilka som ska vara med på blanketten. 6

Referens och meddelanden I denna flik finns två olika meddelandegrupper, där en riktar sig till eventuella intressenter som man har i ärendet och en annan till Fastighetsinskrivningen. E-postadress: Här anger man E-postadress till sina eventuella intressenter som vill ha information om att ansökan har skickats in och tagits emot av Fastighetsinskrivningen, en eller flera. Efter att ansökan skickats in och tagits emot av Fastighetsinskrivningen skickas även ett E- postmeddelande ut till angiven E-postadressen med aktuellt ärendenummer, inskrivningsdag, begärd åtgärd, eventuellt referensnummer och fastigheter som ingår i ansökan, dvs samma bekräftelsemail som man får som användare av E-ansökan. Referens: I fältet kan man ange egen referens, med både bokstäver och siffror, för ansökan. Den referens som man angivet följer med ansökan och finns sedan med på expeditionsnotan som skickas när ärendet har beslutats. Registrerad referens kan också användas som sökkriterium när man vill söka fram en sedan tidigare skapad ansökan som är pågående eller inskickad. Anteckning: I anteckningsfältet kan man skriva korta anteckningar för eget bruk eller ett meddelande 7

till Fastighetsinskrivningen. Observera att samtliga uppgifter i detta fält följer med ansökan till Fastighetsinskrivningen när den skickas in. Skatt och avgift I denna flik kan man välja att göra en preliminär beräkning av stämpelskatt och expeditionsavgift tillsammans med eventuellt arvode. Denna beräkning skickas inte med ansökan till Fastighetsinskrivningen, däremot så presenteras den i PDF-filen Förhandsgranska. Arvodet anges med belopp för beräkning och det finns även textfält där man kan ange vad arvodet avser. Beräkningsrutor för stämpelskatt och expeditionsavgift presenteras utifrån de åtgärder som valts i E-ansökan. Genom att fylla i värden i rutorna startar beräkningen. För lagfart och tomträtt så väljs vilken skattesats som ska användas för beräkningen. Om förvärvet inte är stämpelskattepliktigt så markeras det i särskild ruta, för att få korrekt beräkning. 8

Inskrivningsåtgärder I E-ansökan kan man ansöka om ny lagfart, nytt tomträttsinnehav, ny inteckning och dödning av inteckning. Med nytt tomträttsinnehav menas överlåtelse från befintlig tomträttsinnehavare till ny, allt så inte ombildning eller friköp av tomträtt. 9

Inteckningar I denna flik hanteras fastighetens inteckningar. Man kan se fastighetens alla befintliga inteckningar samt ansöka om nya inteckningar och att döda inteckningar. Det är endast möjligt att döda inteckningar med elektroniska pantbrev. Det finns möjlighet att markera att nya inteckningar ska gälla med lika rätt. De inteckningar som ska gälla med lika rätt ska ha numrering efter varandra (t ex inteckning 1 och 2 kan markeras, men inte 1 och 3) Det finns en summering av alla befintliga och nya inteckningar (se blått fält). Specifikt vid inteckningsansökan via E-ansökan Vid inteckningsansökan så bifogar man inte samma handlingar som vid pappersansökan. Handlingen med underskrift från sökande avseende inteckningsåtgärden som ni har ska inte skickas med i ansökan, inte heller behörighetshandlingar såsom fullmakt, registreringsbevis, stadgar etc. Detta uppger ni enbart genom att registrera vilka som är sökande (dvs vilka som skrivit under) och önskad inteckningsåtgärd. Observera att om det krävs makesamtycke för begärd inteckningsåtgärd så ska det bifogas i ansökan. Lagfart/Tomträtt I denna flik anges hur stor andel den sökande ansöker om gällande lagfart/tomträtt. Genom att klicka på knappen Lägg till sökande kopieras all information om sökande ner till denna flik. Därefter anges hur stor andel som respektive sökande har förvärvat. 10

Skapade ansökningar Här söker man fram påbörjade eller inskickade ansökningar och man kan komplettera en inskickad ansökan. Så snart en ansökan har skapats och sparats kan den hämtas upp via Skapade ansökningar. Här visas även de E-ansökningar som skickats in till Fastighetsinskrivningen. På denna sida kan man komplettera en redan inskickad ansökan eller titta på en inskickad komplettering. På sidan finns flera olika sätt att söka fram och sortera ansökningarna. Efter att ha gjort sina sökval klickar man på Sök. Man kan enbart göra sökningar utifrån de ingivarnummer som man registrerat i Mina ingivarnummer. Påbörjade ansökningar: Ansökningar som är under arbete och ännu inte skickats in till Fastighetsinskrivningen (vitmarkerad rad). Dessa ansökningar kan man ändra innehållet i, men även ta bort helt om ansökan inte ska skickas in. Inskickade ansökningar: Ansökningar som skickats in via E-ansökan (gråmarkerad rad). Sammanställningen av den inskickade ansökan, motsvarande Förhandsgranska pdf:en, finns sparad tillsammans med uppgift om inskrivningsdag och ärendenummer. Är det en komplettering så framgår det med texten Komplettering. (För ansökningar inskickade före 2015-06-16 finns inte uppgiften om inskrivningsdag och ärendenummer). Sammanställningen visas när man klickar på PDF-symbolen. Komplettering: I kolumnen Komplettering kan man välja att komplettera en inskickad ansökan och där visas information om ansökan har kompletterats. Hur man kompletterar? Läs nedan under rubriken Komplettera ansökan efter vilande- eller uppskovsbeslut. 11

Komplettera ansökan efter vilande- eller uppskovsbeslut Välj att gå in i Skapade ansökningar och börja med att söka fram din ansökan genom att t ex söka på fastighetsbeteckningen. Samtliga ansökningar som finns på den fastigheten presenteras och man ser vilken inskickad ansökan som kan kompletteras. Välj genom att klicka på Knappen Komplettera ärende. E-ansökan har nu hämtat upp alla uppgifter som registrerats från det tidigare inskickade, men utan de handlingarna som bifogades eftersom de inte ska skickas in igen. (Man ska därmed inte själv registrera om sin tidigare ansökan). Det framgår på sidan att man håller på med en komplettering genom att det står en text uppe på sidan om att det är en komplettering till tidigare inskickad ansökan och ärendenummer. 12

Komplettera genom att bifoga de handlingar som saknades eller tillför/ändra någon uppgift som var fel i förra ansökan. Under fliken Bifogade handlingar bifogas de handlingar som man vill komplettera med. Dokumentstyp väljs utifrån om handlingen man skickar in är i original eller inte, vilket innebär att man ibland måste bifoga två filer en med original och en utan. Även en komplettering kan vara Pågående om man väljer att spara den och inte skicka in den direkt. Man kan alltså påbörja en komplettering, spara den för att sen återvända till den och skicka in den - precis som vid Ny ansökan. Varje ansökan kan endast kompletteras en gång. Behöver man komplettera igen så väljer man att komplettera den senast inskickade komplettering. Om en ansökan har kompletterats så försvinner knappen och ersätts med information om att den Har kompletterats. Denna förändring sker så snart man väljer att komplettera en inskickad ansökan. Komplettering efter komplettering. Skulle man behöva göra en komplettering till efter att ha skickat in en komplettering så väljer man att klicka på komplettera knappen på senast inskickade kompletteringen. Man kan alltid komplettera senaste inskickade komplettering. Finns ingen komplettera knapp så har ärendet kompletterats och text upplyser om detta. En ansökan som skickats in och fått avslags eller avvisningsbeslut kan inte kompletteras, det samma gäller för ny inteckning som fått vilandebeslut. I dessa fall får man ett meddelande om detta när man klickar på kompletteraknappen. 13

Kompletterande information om bifogade handlingar Detta är en sammanställning över de dokumenttyper som finns med eventuella förklaringar och exempel. Efter sammanställningen finns försättsbladen som man ska användas till dokumenttypen Originalhandlingar samt övriga handlingar (med försättsblad). Dokumentstyp Originalkrav Beskrivning av dokumentstypen Arvskifteshandling Bodelningshandling som förvärvshandling Originalkrav Originalkrav Exempel: Bodelning under bestående äktenskap, Bodelning pga äktenskapsskillnad, Bodelning pga att samboförhållande upphört 14

Bouppteckning för att styrka dödsbodelägare Bouppteckning som förvärvshandling Civilstånd för utländsk part Originalkrav Bifogas t ex när man använder dokumenttyp Arvskifteshandling, Testamente som förvärvshandling eller när dödsbo säljer fastighet Används vid lagfarts/tomträttsinnehavsansökan när det endast finns en dödsbodelägare i bouppteckningen Används när en person inte är folkbokförd i Sverige, kan även avse utvandrad person. Firmatecknare Fullmakt Förvärvshandling (t ex köp, gåva) med medgivande Originalkrav Exempel: Personbevis från aktuellt bosättningsland eller intygande från person som känner den personen väl. Används vid lagfarts/tomträttsinnehavsansökan för att styrka firmatecknare för juridiska personer som ingår i överlåtelsehandlingen OBS! Gäller inte när ansökan enbart innehåller inteckningsåtgärd Exempel: Utdrag från Bolagsverket, protokoll med beslut i ideell förening I överlåtelsehandling finns det med ett skriftligt medgivande avseende giftorätten Förvärvshandling (t ex köp, gåva) utan medgivande Jordförvärvstillstånd från Länsstyrelsen Originalkrav Exempel: köpehandling, gåvohandling Exempel: köpehandling, gåvohandling När en fastighet är taxerad till lantbruksenhet krävs ibland jordförvärvstillstånd från Länsstyrelsen. Medgivande Originalkrav En handling där samtycke ges pga giftorätt i fastighet/tomträtt. Denna används både för lagfart/tomträttsinnehavsansökan och inteckningsansökan 15

Stadgar Styrker enskild egendom Används vid lagfarts/tomträtts ansökan där Ideell Förening eller motsvarande part ingår i överlåtelsehandlingen Handling som visar att det inte finns giftorätt i fastigheten/tomträtten. Exempel: gåvohandling, testamente och i vissa fall äktenskapsförord Styrker villkor i förbehåll Medgivande från den som utfäst förbehållet eller handling som visar att den som utfäst förbehållet är avliden. Testamente som förvärvshandling Originalkrav Utvisar förbehåll Förvärvshandlingen där förbehållet är utställt Exempel: gåvohandling, testamente Överförmyndarens godkännande Övrigt När någon part (sökande eller överlåtare) i ansökan är underårig eller har god man krävs överförmyndarens godkännande Här bifogas handlingar som inte stämmer in på ovanstående varianter. Exempel: förordnande för god man, värdeintyg om fastigheten saknar taxeringsvärde. OBS! Dessa handlingar kan inte originalintygas. 16

Originalhandlingar samt övriga handlingar (med försättsblad) Kompletterande handling med originalintygande Kompletterande handling utan originalintygande Originalkrav för de handlingar som ligger bakom försättsbladet Originalhandlingar Originalkrav Denna används när man vill lägga alla dokumenten i en enda pdf-fil. När man använder denna variant måste man därför använda försättsblad som visar vilka handlingar som är original och vilka som enbart är kopior. När man använder denna variant får man ingen hjälp med kontrollmeddelande avseende bifogade handlingar. Denna används när man ska komplettera en ansökan med en handling som måste lämnas in i original efter vilande- eller uppskovsbeslut. Denna används när man ska komplettera en ansökan med en handling som inte måste vara i original efter vilande- eller uppskovsbeslut. 17

Försättsblad 1. Originalhandlingar Handlingarna omfattas av originalintygandet i E-ansökan. 18

Försättsblad 2. Kopior Handlingarna omfattas inte av originalintygandet i E-ansökan. 19