Hur bygger man en modell för stöd i tidigt skede av arbetsförmågan? Stegen till hanteringen av sjukfrånvaro och invalidpension Elos arbetshälsotjänster 1
Stegen i utarbetandet av en modell 1. Företagsledningen beslutar engagera sig i hanteringen av personalriskerna 2. Ledningen utser ansvarspersonerna inom företaget och en eventuell projektgrupp som representeras av ledningen, cheferna, de anställda och företagshälsovården 3. Ansvarspersonen/projektgruppen utreder sjukfrånvarons och invalidpensionsfallens nuläge och kostnader och planerar en modell för stöd i tidigt skede av arbetsförmågan 4. Ledningen godkänner utvecklingsgruppens modell 5. Den interna informationen planeras noggrant 6. Cheferna och de anställda utbildas i verksamhetsmodellen 7. Klara ansvar och verksamhetsmodeller och ärendena följs upp gemensamt Elos arbetshälsotjänster 2
Stegen i hanteringen av sjukfrånvaro och invalidpensionsfall Förebyggande av problem med arbetshälsan på arbetsplatsen: Ledningen följer olika mätare: - Undersökningar av arbets-klimatet - Utvärdering av chefsarbetet (360) - Modell för stöd i tidigt skede av arbetsförmågan, sjukfrånvaro - Personalomsättning Chefens arbetsverktyg: - Utvecklingssamtal - Vardaglig kommunikation -Teammöten - Samtal om arbetsförmågan - Flexibla arbetslösningar och arrangemang vid problem med arbetshälsan - Tillämpande av ersättande arbete Arbetsskydd och företagshälsovård: - Riskkartläggning Företagshälsovård: - Arbetsplatsutredningar - Ergonomiutredningar Då larmgränserna för sjukfrånvaron uppnås eller vid andra larmsignaler Chef: Tar upp arbetsförmågan med den anställda på avtalat sätt omorganiserar arbetet i mån av möjligheter styr den anställda till företagshälsovården för en utvärdering av arbetsförmågan, om chefen misstänker problem med arbetsförmågan Ordnar ett arbetshälsomöte (chef, arbetstagare, företagshälsovården), där målet är att utvärdera arbetsförmågan och arbetsförutsättningarna Risk för arbetsoförmåga, vilket konstaterats av läkare: Arbetstagaren söker yrkesinriktad rehabilitering från pensionsbolaget och bifogar ett läkarutlåtande B till ansökan Pensionsbolaget ber arbetsgivaren/den närmaste chefen om ett arbetsgivarutlåtande om möjligheterna för den anställda att fortsätta i företaget i arbetsprövning. Arbetsprövningens mål: arbetstagaren utför vissa bestämda arbeten ett visst timantal under en viss tidsperiod och återgår därefter till sitt eget arbete eller till ett nytt fastställt arbete. Yrkesinriktad rehabilitering kan även ske - annanstans än på den egna arbetsplatsen - genom att utbilda sig för ett helt nytt yrke. Då arbetsoförmågan är uppenbar: Arbetstagaren ansöker om invalidpension delinvalidpension full invalidpension Arbetstagaren kan arbeta vid sidan av pensionen. Elos arbetshälsotjänster 3
Steg 1 Ledningens engagemang är det viktigaste Ledningen skapar företagets verksamhetssätt om modellen inte är förenlig med ledningens verksamhet och värden, kommer den inte att kunna genomföras i praktiken Ledningen måste förmedla ett klimat var man bryr sig Det är inte fråga om att förhindra sjukdom eller att få en person i arbete trots att han eller hon är sjuk Det är fortfarande tillåtet att vara sjuk, men problem i arbetsgemenskapen eller det egna orkandet ska inte föranleda sjukledigheter Problemen löses på arbetsplatsen Elos arbetshälsotjänster 4
Steg 2 Arbetsgrupp sammansätts Hör till samarbetsförfarandet, dvs. gruppen ska bestå av representanter för ledningen, cheferna, personalen och eventuellt företagshälsovården och den har möjlighet att höra pensionsbolaget Då olika personalgrupper är representerade, får alla sin röst hörd uppnås ett bredare engagemang Elos arbetshälsotjänster 5
Steg 3 Utredning av nuläget tillsammans med företagshälsovården sjukfrånvarofrekvens och typer av sjukfrånvaro olycksfall vs. sjukdom långvariga vs. kortvariga utmaningar då det gäller att få vård förlängda veckoslut sjukledigheter som hopar sig rehabiliterings- och pensionsfall Utarbetandet av en egen modell Vilket är det bästa verksamhetssättet för oss? Elos arbetshälsotjänster 6
Steg 3, Utarbetandet av en egen modell för stöd i tidigt skede av arbetsförmågan Anmälan om sjukfrånvaro: till vem och hur, räcker det med egen anmälan? inlämnande av sjukintyg: till vem och på vilket sätt (dataskydd) namngiven företagsläkare? Uppföljning intyg från löneförvaltningen till företagshälsovården uppföljning av frånvaro i löneförvaltningsprogrammet tillsammans med företagshälsovården uppföljs bl.a. frånvarons längd och diagnoser på allmän nivå informationen koncentreras till företagshälsovården för att uppnå en bred förståelse för personalens tillstånd och för bästa möjliga stöd till arbetsgivaren/chefen Larmgränser och stöd i tidigt skede Vilka är våra utmaningar? I allmänhet larmgräns vid kumulativa ansamlingar och upprepade korta frånvaroperioder Uppmärksammande: samtal om arbetsförmågan i samband med att larmgränserna för sjukfrånvaron uppnås chefen och arbetstagaren fyller tillsammans i företagets för ändamålet avsedda blankett Vad händer efter att man diskuterat? Arbetshälsomöte: företagshälsovården, arbetstagaren, närmaste chefen Kontakt med arbetstagare som är sjukledig under en längre tid Stödjande av arbetstagaren att orka i arbetet flexibilitet i arbetet vid problem med arbetsförmågan rehabiliterande arbetsuppgifter ersättande arbete Elos arbetshälsotjänster 7
Processen vid samtal om arbetsförmågan Problemet löses vid mötet, man följer upp situationen Ledningen och HR följer frånvaron Chefen meddelas om när larmgränserna för frånvaron överskrids Chefen tar upp frågan om arbetsförmågan med den anställda Chefen börjar utreda möjligheterna att skaffa hjälpmedel eller utrustning, till eventuella arbetsarrangemang och utbildning, men det förekommer inga egentliga hälsoproblem Personen styrs till företagsläkaren, för det finns misstankar om hälsoproblem som gör det svårt för arbetstagaren att orka arbeta Samtal även med personer som återvänder från längre sjukledigheter för att säkerställa att återgången till arbetet sker smidigt och att t.ex. möjligheten till partiell sjukdagpenning används Chefen informerar om förda samtal och utfallet Man ordnar ett arbetshälsomöte (arbetstagaren, chefen och företagshälsovården), där man dryftar på utmaningarna /förutsättningarna för den anställda att klara sig i arbetet Personen ansöker om yrkesinriktad rehabilitering från pensionsbolaget, förutsatt att läkaren konstaterar risk för arbetsoförmåga
Steg 4 Ansvarspersonen/arbetsgruppen rapporterar till företagsledningen om sin plan till modell för stöd i tidigt skede av arbetsförmågan. Det bör säkerställas att 1. Ledningen regelbundet får rapporter om sjukfrånvaron från löneförvaltningen information om genomförda samtal om arbetsförmågan med arbetstagarna 2. Cheferna så snabbt som möjligt får information om frånvaro där larmgränserna överskridits för att på avtalat sätt stöda arbetstagare i ett tidigt skede 3. Arbetstagarna förstår att det är fråga om hälsofrämjande samarbete mellan arbetstagaren, arbetsgivare och företagshälsovården 4. Företagshälsovården är insatt i verksamhetsmodellen Elos arbetshälsotjänster 9
Steg 5 Information För att säkerställa att modellen för stöd i tidigt skede tas i bruk som en del av företagets verksamhetskultur och dagliga chefsarbete, ska det finnas en plan för den interna informationen Information till personalen om att modellen tas i bruk Information till chefer i lite större omfattning Modellen ska införas i personalhandboken el.dyl., så att alla upplever den som ett gemensamt verksamhetssätt Information måste ges i minst ett år och ärendet ska hållas på tapeten, så att modellen förankras I informationen kan man dra nytta av personalens erfarenheter: chefens och den underställdas synvinkel, företagshälsovårdens eller pensionsbolagets synvinkel osv. Elos arbetshälsotjänster 10
Steg 6 Utbildning Cheferna ska utbildas för att de ska kunna handla på avtalat sätt inom ramen för modellen för stöd i tidigt skede: Företagets egen modell för stöd i tidigt skede av arbetsförmågan Samtal om arbetsförmågan: när och på vilket sätt (blanketter/rapportering) Arbetshälsomöte Stödjande av återgången till arbetet Flexibla arbetsarrangemang och ersättande arbete Yrkesinriktad rehabilitering som erbjuds av arbetspensionsbolaget Har cheferna utbildats i givandet av respons? Det lönar sig också att ordna utbildning för hela personalen Elos arbetshälsotjänster 11
Steg 7 Då en modell har tagits fram och processen utarbetats, tar vardagen vid Ledningen ska tillställas avtalade rapporter inom avtalade tidtabeller Cheferna får egna rapporter HR följer hur processen fungerar och gör nödvändiga ändringar chefernas kompetens och ordnar vid behov utbildning Modellen är aldrig någonsin fullständigt färdig: människorna och situationerna förändras, varför modellen lever och behöver utvecklas Elos arbetshälsotjänster 12