Manual Identitetsportalen, Idis

1(31) Idis Manual Identitetsportalen, Idis SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se

Versionshistorik Av Gäller från Notering Göran Åkerman 2015-05-01 Skapad Maria Starkenberg och Göran Åkerman 2015-10-02 Uppdateringar samt tillägg om hur man söker fram kommande inaktiva. Bengt Norman 2016-04-18 Uppdaterat hantering av passerkort. Bengt Norman 2016-06-28 Fältet OrcId beskrivet. 2(31)

Innehåll Versionshistorik... 2 1. Inledning... 4 2. Startsidan... 5 3. Hitta person - sök... 5 4. Information om personer... 6 5. Verksamma... 9 5.1 Lägga till verksam... 9 5.2 Ändra slutdatum på verksam... 14 6. Organisatoriska enheter... 14 6.1 Se vem som är katalogansvarig... 15 7. Automatiska mejl från Idis... 15 Ny person har tillkommit till organisationsenheten... 15 Anställds anställning går ut om 2 veckor... 15 Verksams tid på organisationseneheten går ut om 2 veckor... 15 8. Sök fram kommande inaktiva... 15 8.1 Exempel 1: Sök fram verksamma med slutdatum innan 1/9... 16 8.2 Exempel 2: Sök fram anställda som är kommande inaktiva... 23 9. Exempel och scenarion... 27 1. En nyanställd behöver få ett AD-konto och passerkort innan den officiellt börjar här om en månad.... 27 2. En anställd/verksam har fel arbetsadress på webben och i Idis.... 27 3. Det ser i Idis ut som att en person ska sluta om en månad då slutdatumfältet är ifyllt. Men personen ska vara förlängd/personen är tillsvidare anställd och ska inte sluta.... 27 4. Ny anställd vad händer nu?... 28 5. En anställd slutar... 28 6. En tidigare anställd kommer tillbaka... 29 7. En person har en anställning på en organisationsenehet och endast konterad på en annan.... 29 8. En verksam behöver resurser... 30 9. En verksam behöver resurser och finns redan på en annan institution/avdelning... 30 10. En verksam saknar svenskt personnummer... 30 3(31)

1. Inledning I Idis finns det tre olika typer av identiteter. Anställd Alla anställda måste finnas registrerade i Primula, för att automatiskt föras över till Idis, och där etableras en SLU-identitet Anställd. Verksam Verksamma registreras via Idis, kopplas till en organisationsenhet, och en SLUidentitet Verksam etableras i Idis. Till verksam räknas person som ej uppbär lön från universitetet och har en aktiv och tydlig koppling till en institution. Prefekt, eller chef för organisatorisk enhet, vid aktuell institution är ansvarig för vem som tillhör kategorin övrigt verksam. Exempel på övrigt verksam kan vara forskare, forskarstuderande, stipendiat, gästlärare och aktiv emerita/emeritus mm. Student Studenter som är antagna och sedan registrerade på en kurs i Ladok får en SLUidentitet Student i Idis. Studentidentiteter och dess resurser hanteras av IT-stöd. En exjobbare som är registrerade på en exjobbskurs definieras som student i Idis. Är studenten inte antagen i SLU:s Ladok, utan vid ett annat universitet, kan studentkonto beställas av IT-stöd. 4(31)

2. Startsidan Startsidan som visas när Idis har öppnats är indelad i en länkkolumn på den vänstra sidan och en arbetsyta på den högra. Nedan visas länkkolumnen: Startsida: Söksida för identiteter och organisationer. Användare: Söksida för enbart identiteter, det är även här verksamma kan läggas till. Organisationsenheter: Söksida för organisationer (administreras i administratörsportalen.) Mina ärenden: Visar vilka uppdateringar en katalogansvarig har gjort. Idis - Administratörsportal: Länk till administratörsportalen 3. Hitta person - sök I sökrutan i Idis kan man välja vilken grupp av identiteter som sökningen ska generera träffar från. De tre valbara kategorierna är anställda, verksamma och studenter. Standardinställningen på Idis startsida är att sökningen genererar träffar från alla tre kategorier. 5(31)

De parametrar man kan söka på är bland annat: Hela namnet eller del av namn Organisationens kostnadsställe E-post AD-namn Personnummer Organisationsnamn Titel Telefonnummer Arbetsställe Palettereferens Är man någon annanstans i dialogen t.ex. sök organisation så kan man klicka på Startsida eller Användare för att kunna söka på identiteter. 4. Information om personer När en person sökts upp så visas grundläggande värden för personen direkt i söksidan. Det som visas är: Visningsnamn Personnummer E-post Telefonnummer Kostnadsställe Besöksadress 6(31)

Postadress Namnen på de som sökts upp är klickbara och leder till personbilden som innehåller mer information kring en person. Personbilden består av fem flikar: Basuppgifter Organisationsuppgifter Resurser Behörigheter Rollinformation Flik Basuppgifter Fliken för basuppgifter innehåller personbaserad information och består både av ändringsbara fält och fält som systemet äger och därför inte är ändringsbara. Nedan redovisas varje fält, vad de representerar, vilken som styr och vart de visas: Fält Telefonnummer Mobilnummer E-post Alternativ E-post Besöksadress Postadress Våningsplan/rum Personlig hemsida Arbetsbeskrivning sv/eng Foto Uppdrag Beskrivning Skrivs in här av katalogansvarig. Visas bl.a. på webben Skrivs in här av katalogansvariga. Visas bl.a. på webben Hämtas från AD. Visas bl.a. på webben och i Outlook. Skrivs in här av katalogansvariga. Skrivs in i administratörsportalen Skrivs in i administratörsportalen. Skrivs in här av katalogansvariga. Skrivs in här av katalogansvariga. Visas bl.a. på webben Skrivs in här av katalogansvariga. Visas bl.a. på webben. Skrivs in här av katalogansvariga. Visas bl.a. på webben, Outlook (internt) och på Skype for business. Kommer visa vilka roller/uppdrag personen har. Informationen kommer hämtas från administratörsportalen. Flik Organisationsuppgifter 7(31)

Denna del av personbilden hanterar och visar vilken typ av identitet det handlar om (verksam, anställd eller student). Fält kan vara låsta, öppna, dolda eller synliga beroende på gällande typ. Nedan redovisas de fält som kan vara med på denna flik: Fält Beskrivning Användartyp Anställd Verksam Student Organisationsenhet Vilken/vilka enhet(er) är personen placerad på Kostnadsställe Kostnadsstället för den organisatoriska enheten Arbetsställe Vilket arbetsställe personen tillhör Startdatum För anställningen, verksamhetsperioden eller när studenten påbörjade sina studier vid SLU. Slutdatum anställningsperiod Slutdatum tjänstledighet Slutdatum verksam När den pågående anställningsperioden tar slut. Detta behöver inte betyda att anställningen upphör. T.ex. en person går upp eller ner i arbetstid. Detta genererar en ny anställningsperiod. När den pågående tjänstledigheten upphör (anställd) Slutdatum för verksam Status Aktiv Kommande aktiv (2 veckor innan) Inaktiv Kommande inaktiv (4 veckor innan) Katalogansvariga Anteckningar Visar vilka som är katalogansvariga för personen Plats för anteckningar som bara finns i Idis. Detta kan användas för minnesanteckningar (t.ex. uppehållstillstånd ansökt datum). Flik Resurser Denna del behandlar de resurser en person kan få av SLU som kan behövas att bland annat logga in i datorer. Nedan följer en beskrivning av de ingående delarna: Fält AD-namn Fakturareferens OrcId Beskrivning Personens inloggningsnamn på datorer etc. Personens fakturareferens i PaletteArena, om sådan finns. (Open Researcher and Contributor ID) är en internationell identifierare för författare av vetenskapliga publikationer. Fylls i av 8(31)

Beställ ny anknytning katalogansvarig. Bock som kan sättas om en ny telefonanknytning ska beställas åt en nyanställd eller verksam. Mejl går då till teleenheten. Flik Behörigheter Denna flik innehåller länkar till behörighetsblanketter för flera administrativa system så som: Primula Agresso PaletteArena. 5. Verksamma Verksamma är personer som befinner sig på SLU och i många fall behöver resurser av SLU men som inte är anställda eller studenter. Detta kan handla om allt från arvodister till konsulter. Verksamma hanteras helt och hållet i Idis till skillnad från anställda som importeras och uppdateras från lönesystemet Primula eller studenter som kommer från Ladok. 5.1 Lägga till verksam Eftersom verksamma inte importeras från något annat system så läggs de manuellt upp i Idis av katalogansvariga. Funktionen att lägga till en verksam kan hittas i vänstermenyn i identitetsportalen under Användare och heter Skapa ny verksam. 9(31)

1. Personnummerfliken. Nedan visas den första dialogen som kommer upp när funktionen Skapa ny verksam startas. Det är viktigt att ett korrekt och giltigt personnummer skrivs in (i de fall det finns). Identiteter i Idis har bara personnummer som unikt värde. Anges ett felaktigt personnummer så är risken stor att Idis skapar dubbla identiteter åt en person om den kommer tillbaka som verksam eller anställd. 10(31)

2. Fliken Basuppgifter Nästa dialog hanterar personliga uppgifter precis som i fliken basuppgifter i personbilden. Skillnaden är att vi här har möjlighet att skriva in namn och välja kön på personen. Även här är det viktigt att rätt uppgifter skrivs in då detta ligger till grund för personens E-postadress. Sökbart namn kan t.ex. vara ett tilltalsnamn som skiljer sig från personens riktiga namn. Detta blir sedan sökbart i Idis och på webben (t.ex. Lisbeth kallas och presenterar sig alltid som Lisa). 11(31)

3. Fliken organisationsuppgifter Här hanteras: Vart en verksam organisatoriskt ska vara placerad Startdatum för verksamhetsperioden Slutdatum för verksamhetsperioden Vilket arbetsställe personen har Det finns möjlighet att skriva anteckningar om personen. 12(31)

4. Resursfliken Resursfliken är lika som i personbilden med den skillnaden att det går att skriva ett meddelande till IT-stöd om t.ex. personen har varit här förut och redan har ett AD-konto som ska användas (annars genereras ett nytt). OrcId fylls i om personen har meddelat att ett sådan finns. Kan kompletteras i efterhand. 13(31)

5. Fliken behörigheter Under behörigheter finns enbart länkar till behörighetsformulär till de administrativa systemen. 5.2 Ändra slutdatum på verksam För att ändra slutdatum på en verksam så behöver bara personen sökas upp och att katalogansvarig går in i personbilden och sätter nytt slutdatum i fliken organisationsuppgifter. För att ha rätt att göra detta krävs det att katalogansvarig som ska ändra är katalogansvarig på den organisatoriska enhet som den verksamma är placerad på. Är den verksamma redan inaktiv så kan alla katalogansvariga hantera personen. Men är den verksamma inaktiv så måste katalogansvariga komma ihåg att koppla den verksamma till en organisation. 6. Organisatoriska enheter Organisatoriska enheter administreras i administratörsportalen men de kan även sökas upp i identitetsportalen. För att söka på organisatoriska enheter kan man antingen välja detta i rullistan bredvid rutan för sökord eller i vänstermenyn klicka på Organisationsenheter. 14(31)

6.1 Se vem som är katalogansvarig För att se vilken som är katalogansvarig på en organisation så visas detta i samband med att en organisation söks upp i form av en egen kolumn. Ligger organisationen på en lägre nivå så kan det se ut som att organisationen saknar katalogansvariga fast de egentligen finns. Anledningen är att katalogansvaret på en högre organisatorisk nivå följer med till alla underliggande enheter. Exempel: Vi vill se vem som är katalogansvarig för 9990010 och söker upp den organisationen men kolumnen för katalogansvariga är tom. Vi söker sedan på organisation 999 och får upp Kalle och Stina. Detta betyder att Kalle och Stina även är katalogansvariga för 9990010. Vill man se vem som är katalogansvarig för en specifik person så kan personen sökas upp och i personbilden på fliken Organisationsuppgifter så visas personens katalogansvariga. 7. Automatiska mejl från Idis Idis skickar mejl till katalogansvarig vid olika tillfällen. Det är följande mejl som skickas. Ny person har tillkommit till organisationsenheten När en ny person har lagts till organisationsenheten skickar Idis ett mejl till KA. Anställds anställning går ut om 2 veckor KA får mejl från Idis två veckor innan anställningstiden går ut. Den anställdes ADkonto och mejlkonto kommer att fungera en månad efter sista anställningsdagen, innan de inaktiveras. Från och med den tiden (två veckor) och när slutdatum för anställningen passerats kan KA i Idis sätta ett nytt slutdatum för identiteten. När datumet för anställningen har passerats kommer personen att tillhöra gruppen Verksam och det nya slutdatumet gälla. På det här sättet kan KA se till att tilldelade resurser hålls aktiva längre. Verksams tid på organisationseneheten går ut om 2 veckor Idis skickar ett mejl till KA två veckor innan identiteten inaktiveras. Katalogansvarig kan då välja att i Idis ändra slutdatum på identiteten och förhindra att resurser inaktiveras. 8. Sök fram kommande inaktiva Via avancerad sökning kan du ta fram en sammanställning av identitet som kommer bli inaktiva. 15(31)

För att komma till avancerad sök, gör såhär: 1. Från första startsidan, klicka på sökknappen när sökgruppen Alla är vald. 2. Klicka på Advanced Search. 8.1 Exempel 1: Sök fram verksamma med slutdatum innan 1/9 1. Se till att översta rader säger följande: Select user that match all of the following conditions: 2. Klicka på Add Statement. För först måste du söka ut alla verksamma. 16(31)

3. Klicka på <Click to select attribute> och välj Status Personal. 4. Klicka på is och ändra till contains. 5. Klicka på <click to select value> och skriv in VERKSAMAKTIV. 17(31)

6. Nu ska du söka ut alla som har ett slutdatum innan ett visst datum. Klicka på Add statement på den andra raden. 7. Klicka på <Click to select attribute> och välj SlutdatumVerksam. 8. Klicka på After och ändra till prior to. 18(31)

9. Klicka på <click to select a value> och välj <Enter a specific date>. 10. I det här läget så kan man själv välja datum, klicka i kalendern för att välja den 1 september ÅÅÅÅ. 11. Och till sist så söker du en katalogansvarig i Idis, för att bara visa utvalda verksamma. Klicka på Add Statement på den tredje raden. 19(31)

12. Klicka på <Click to select attribute> och välj Katalogansvarig. 13. Klicka på <click to select value>. 20(31)

14. En dialogruta öppnas. a. Skriv in namnet på den som är katalogansvarig för de verksamma. b. Klicka på sökknappen 21(31)

15. Resultatet presenteras. a. Bocka för en person i listan. b. Klicka på OK. 16. NU är alla tre sökkriterier klara! Klicka på Search. 17. Sökresultatet visar en lista över de idag Verksamma som inaktiveras före det valda datum. Endast Verksamma för den utvalda katalogansvarige visas. 22(31)

8.2 Exempel 2: Sök fram anställda som är kommande inaktiva 1. På avancerad sök se till att översta rader säger följande: Select user that match all of the following conditions: 2. Först måste du söka ut alla anställda i Idis som är kommande inaktiva. En anställds identitet blir kommande inaktiv 2 veckor innan slutdatum på anställningen enligt Primula. Klicka på Add Statement. 3. Klicka på <Click to select attribute> och välj Status Personal. 23(31)

4. Klicka på <click to select value> och skriv in KOMMANDEINAKTIV. 5. Sök fram en katalogansvarig för de anställda för att visa dem. Klicka på Add Statement på andra raden. 24(31)

6. Klicka på <Click to select attribute> och välj Katalogansvarig. 7. Klicka på <click to select value>. 25(31)

8. En dialogruta öppnas. Skriv in namnet på den som är katalogansvarig för de anställda och klicka på sökknappen 9. Bocka för personen i listan och klicka på OK. 26(31)

10. Nu är båda två sökkriterierna klara. Klicka på sökknappen. 11. Sökresultatet visar en lista över de anställda där slutdatum på anställningen kommer att gå ut. 9. Exempel och scenarion 1. En nyanställd behöver få ett AD-konto och passerkort innan den officiellt börjar här om en månad. Lägg upp personen som verksam i Idis. När personen sedan kommer in i Idis som anställd så kommer Idis automatiskt ändra identitetstyp från verksam till anställd. 2. En anställd/verksam har fel arbetsadress på webben och i Idis. Läs manualen för administratörsportalen och ändra personens arbetsadress där. 3. Det ser i Idis ut som att en person ska sluta om en månad då slutdatumfältet är ifyllt. Men personen ska vara förlängd/personen är tillsvidare anställd och ska inte sluta. Detta beror på att Idis läser av brytpunkter i en anställning och förmodligen är det en anställningsperiod som tar slut om en månad. Det kan bero på flera saker: Ny lön Ny titel Ny omfattning etc. Det viktiga är att ni kontrollerar i Primula, det är Primula som styr när en anställning tar slut eller inte. Är personen ok i Primula så kommer det även att löpa på i Idis och personen kommer inte att förlora några resurser eller behörigheter. 27(31)

4. Ny anställd vad händer nu? Förutsättningar Ett anställningsbeslut har fattats och personen finns inlagd i Primula med ett startdatum för anställningen. En SLU-identitet skapas automatiskt från Primula till en ny anställd person och finns synlig i Idis dagen efter den har lagts till i Primula (status: kommande aktiv) dock tidigast 14 dagar innan anställningsstart. Identiteten tillhör gruppen Anställd. Ett mejl skickas till KA när en ny anställd har tillkommit i Idis. Den anställde har status aktiv från och med stardatum för anställningen och tilldelade resurser aktiveras då. Vad bör en katalogansvarig göra nu? Beställa resurser: o Beställa telefonanknytning via Idis beställningen går då till SLU Tele. De återkommer till dig som är katalogansvarig angående vilken typ av telefonanknytning som ska beställas och meddelar vilken telefonanknytning som den anställde har fått. Skriv telefonnumret i Idis för den anställde. o AD-konto och E-post skapas automatiskt till en anställd. Användarnamn och e-postadress visas i Idis. Lösenordet kvitteras ut av den anställda hos IT-stöd. o Passerkort hämtas på utlämningsstället för aktuell ort när den anställde blivit aktiv, inget förarbete krävs. Beställa behörigheter till system o Palette o Primula o Agresso o Idis o Slukurs o Ladok Bocka för det system det gäller i Idis och hämta blanketten, fyll i, skriv under och skicka den med internpost till mottagaren. 5. En anställd slutar Förutsättningar En anställnings slutdatum i Primula har passerat. När anställningstiden tar slut får SLU-identiteten status vilande under en månad, efter det sätts den som status inaktiv. Ett mejl skickas till KA två veckor innan identiteten sätts till status vilande. Resurser o AD-konto och e-post inaktiveras när statusen är inaktiv. o Passerkort och telefonanknytning inaktiveras enligt anställningens slutdatum, dvs. när identiteten har status vilande. 28(31)

6. En tidigare anställd kommer tillbaka Förutsättningar Ett anställningsbeslut har fattats och personen finns inlagd i Primula med ett startdatum för anställningen samt en SLU-identitet finns i Idis med status vilande/inaktiv. En SLU-identitet aktiveras automatiskt från Primula då en person anställs igen, och finns synlig i Idis dagen efter den har lagts till i Primula (status: kommande aktiv) dock tidigast 14 dagar innan anställningsstart. Identiteten tillhör gruppen Anställd. Ett mejl skickas till KA när en ny anställd har tillkommit i Idis. Den anställde har status aktiv från och med stardatum för anställningen och tilldelade resurser aktiveras då. Vad bör en katalogansvarig göra nu? Beställa resurser: o Beställa telefonanknytning via Idis beställningen går då till SLU Tele. De återkommer till dig som är katalogansvarig angående vilken typ av telefonanknytning som ska beställas och meddelar vilken telefonanknytning som den anställde har fått. Skriv telefonnumret i Idis för den anställde. o AD-konto och E-post finns redan skapade till identiteten, inga nya skapas utan de aktiveras bara igen. Användarnamn och e-postadress visas i Idis. Det nya lösenordet kvitteras ut av den anställda hos ITstöd. o Passerkort hämtas på utlämningsstället för aktuell ort när personen blivit aktiv, inget förarbete krävs. Beställa behörigheter till system o Palette o Primula o Agresso o Idis o Slukurs o Ladok Bocka för det system det gäller i Idis och hämta blanketten, fyll i, skriv under och skicka den med internpost till mottagaren. 7. En person har en anställning på en organisationsenehet och endast konterad på en annan. KA kan se personer i sin sökgrupp som har sin anställning vid den organisationseneheten. En person som har sin lön konterad på en organisationsenhet, tillhör den enhet där anställningen finns. Behöver den anställda tillgång till fler resurser måste den KA på organisationsenheten som anställningen finns på göra beställningen. 29(31)

8. En verksam behöver resurser Förutsättningar ett beslut har fattats på institutionen/avdelningen om att en person som ej är anställd behöver resurser vid SLU. Vad bör en katalogansvarig göra nu? KA börjar med skapar en ny Verksam för personen. Status Aktiv. Identiteten tillhör gruppen Verksam. Ett start- och slutdatum måste alltid finnas för en verksam. Vid slutdatum kommer tilldelade resurser att inaktiveras. Beställa resurser: o Beställa telefonanknytning via Idis beställningen går då till SLU Tele. De återkommer till dig som är katalogansvarig angående vilken typ av telefonanknytning som ska beställas och meddelar vilken telefonanknytning som den anställde har fått. Skriv telefonnumret i Idis för den anställde. o AD-konto och E-post beställs. Användarnamn och e-postadress visas i Idis. Lösenordet kvitteras ut av den verksamma hos IT-stöd. o Passerkort hämtas på utlämningsstället för aktuell ort när personen blivit aktiv, inget förarbete krävs. Beställa behörigheter till system o Palette o Primula o Agresso o Idis o Slukurs o Ladok Bocka för det system det gäller i Idis och hämta blanketten, fyll i, skriv under och skicka den med internpost till mottagaren. 9. En verksam behöver resurser och finns redan på en annan institution/avdelning Förutsättning en verksam har redan en SLU-identitet med status VerksamAktiv och tillhör en annan organisationsenhet. En SLU-identitet Verksam kan bara tillhöra en organisationsenhet åt gången. Endast KA vid den organisationsenhet som den verksamma tillhör kan tilldela resurser och beställa behörigheter. Den verksamma kontaktar sin KA och ber att få tillgång till de resurser som hen behöver. 10. En verksam saknar svenskt personnummer Förutsättning - ett beslut har fattats på institutionen/avdelningen om att en person som ej är anställd behöver resurser vid SLU och personen saknar svenskt personnummer. 30(31)

KA kan skapa en identitet till en person som saknar svenskt personnummer. Viktigt är att ange rätt födelseår, månad och dag i det SLU-personnummer som tilldelas. Detta för att enklare kunna identifiera personer som framöver eventuellt får ett svenskt personnummer och uppdatera det i Idis. För de sista fyra siffrorna i personnumret anges först ett S följt av tre siffror, tex. 19780403S134. Du som KA väljer själv de tre siffrorna när du skriver in det i Idis. 31(31)