Översyn av HiG:s stödfunktioner till högskolans utbildnings-, forsknings- och samverkansverksamhet. Föreliggande dokument är en utveckling av det dokument som presenterades vid högskolestyrelsen 1 juni 2012, med tillägg och förändringar är markerat i texten. Sammanfattning Benämningen Förvaltning ersätts med benämningen Högskolegemensam administration för att tydligare visa på högskolans gemensamma syfte med stödfunktionerna. Den nuvarande förvaltningens sex avdelningar organiseras i tre, fördelade på områdena Kärn, Service och Stöd. Arbetsnamn är idag Utbildning, forskning och samverkan, Infrastruktur och Lednings/och verksamhetsstöd. Ett grants office föreslås inrättas fr o m 1 januari 2013. Intern styrning och kontroll enligt förordningen om intern styrning och kontroll införs under 2013 i syfte bl a att systematiskt bedöma och prioritera risker att inte nå uppsatta mål. HiG avser att före utgången av 2012 ta ställning till avsiktsförklaring om anslutning till Statens servicecenter. En kartläggning av stödprocesser genomförs liksom en satsning på utvecklingsprojekt inom administrationen. Arbetet med centralisering av funktioner intensifieras under 2013. Kanslibeslut där rektor är beslutsfattare ersätts fr o m 1 januari 2013 med rektors beslutsmöten. I det fortsatta arbetet under 2013 kommer bl a Previa att delta. En risk- och konsekvensanalys ska tas fram liksom ett arbetsprogram för den fortsatta. Uppdraget Den 17 januari 2012 gav rektor förvaltningschefen i uppdrag att ytterligare se över HiG:s samtliga stödfunktioner till högskolans utbildnings-, forsknings- och samverkansverksamhet samt föreslå åtgärder för hur stödverksamheten ska kunna effektiviseras, standardiseras och dimensioneras (kanslibeslut dnr 2011/113). Förslaget ska utgå ifrån att stödverksamheten vid HiG ska ske på ett rättssäkert och ekonomiskt försvarbart sätt. En grundsten för all stödverksamhet vid HiG ska samtidigt vara att verksamheten har utveckling och HiG:s resultat i fokus.
Förvaltningschefens styrgrupp för arbetet: Elisabeth Daunelius, förvaltningschef, sammankallande Svante Brunåker, akademichef AUE, ersätter Åsa Morberg Bengt Eriksson, akademichef ATM Nader Ahmadi, akademichef AHA Mona Åkerman, IT-chef Bengt Wirbäck, personalchef Maria Rönnbäck, tf ekonomichef, ersätter Ulrika Jobs Lena Jonsson, sekreterare Förankring kring processen sker i samverkan med personalorganisationerna. Akademicheferna ansvarar för den del av processen som berör sin egen personal inom akademierna. Bibliotekschefen och UFK-chefen ansvarar för den del av processen som berör sin egen personal. Avdelningscheferna inom förvaltningen ansvarar för den del av processen som berör sin egen personal. Bakgrund Sedan 2009 har ett omfattande arbete bedrivits avseendet Högskolans framtida organisation. Vid nyåret 2010 organiserades kärnverksamheten i tre akademier. Samtidigt upphörde HVS-nämnd och NT-nämnd och en ny nämnd för forskning och utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå inrättades (UFN). Från 2011-01-01 avskaffades också det särskilda organet för lärarutbildning och anknytande forskning och dess uppgifter hänfördes till UFN. För att förbereda översynen av administrationens organisation gjordes våren 2009 en inventering av de samlade administrativa resurserna i högskolan d.v.s. de förekommande såväl på högskoleövergripande förvaltningsnivå som nära kärnverksamheten på institutionsnivå. Därefter beslutade rektor i maj 2009 att uppdra till en arbetsgrupp att utifrån tidigare insamlat material ge förslag till en gemensam administration för högskolan. Under hösten 2009 erhöll förvaltningschefen uppdraget, att med utgångspunkt från arbetsgruppens rapport ( Den gemensamma administrationen ), överse HiGs administrativa stödfunktioner vid såväl dagens förvaltning som UFK, de tre akademierna som inrättades första januari 2010 samt biblioteket. Förvaltningschefen redovisade 2010-04-23 rapporten Översyn, stöd och administration innehållande förslag till vissa förändringar i Högskolans administration och förvaltning. Rapporten inkluderade inte IT-området där behov av ytterligare genomlysning ansågs föreligga. Samma sak anfördes beträffande Studentcentrums uppgifter och bemanning.
Översynen, tillsammans med kompletterande utredningar, har resulterat i att rektor fattat beslut om en rad förändringar av Högskolans administration, bl.a. organisering av och uppgifter för Studentcentrum, inrättande av rektors kansli, att ledningskansliet avvecklas, att ansvaret för ärendehantering, diarium och arkiv övergår till förvaltningschefen, att UFK ska svara för samordningen av strategiska internationaliseringsfrågor samt svara för beredning av disciplinärenden. Vidare har beslut fattats om akademiernas ansvar avseende stöd och administration, förekommande befattningstyper, dimensionering av akademikanslierna och uppdrag inom akademierna. De förändringar som genomförts av Högskolans stödfunktioner sedan 2009 är av betydande omfattning men den gemensamma förvaltningens organisation i sex enheter under förvaltningschefen är oförändrad. Den gemensamma förvaltningens nuvarande organisation Den gemensamma förvaltningen organiseras sedan 2006 genom rektorsbeslut i en sammanhållen förvaltning under förvaltningschefen. Förvaltningen består av avdelningar för Personal, Ekonomi, Studerandeservice, IT, Lokaler och service, Kommunikation och samverkan samt för Ledningsstöd. Inom förvaltningen är 148 personer anställda varav 32 är tidsbegränsat anställda, alla åldersmässigt jämt fördelade. Enligt gällande delegationsbeslut ansvarar förvaltningschefen för verksamheten i förvaltningen och dess utveckling. Den högskolegemensamma administrationens framtida organisation Förutsättningar Administrationens främsta uppgift är att stödja kärnverksamheten, d.v.s. utbildning och forskning i vid mening. Det innebär stöd till utbildning och forskning nära lärare och studenter och till lokala verksamhetsledningar, men också till högskoleledning på övergripande nivå. I administrativa uppgifter ingår också att stödja och företräda Högskolan som myndighet. Administration är således en servicefunktion, men kan inrymma beredning av myndighetsbeslut (myndighetsutövning). Den senare aspekten ställer särskilda krav hög kvalitet och rättssäker handläggning och beredning. Samtidigt gäller kravet på hög kvalitet och kostnadseffektivitet i den samlade administrationen. Högskolans omslutning (grundutbildningsanslaget) kommer under åren 2011-2014 att minska med drygt 40 miljoner kronor. Det har föranlett högskolestyrelsens uttalande att kostnaderna inom den gemensamma administrationen på sikt ska minska (Högskolestyrelsen 2011-09-02, 45 Budgetförutsättningar 2012) men att verksamheten fortsatt ska bedrivas på ett rättssäkert och ekonomiskt försvarbart sätt. Det innebär att stödfunktioner till
högskolans utbildnings-, forsknings- och samverkansverksamhet behöver effektiviseras, standardiseras och dimensioneras. Centraliserad kontra decentraliserad administration Den nuvarande administration kännetecknas av att ansvaret för vissa funktioner åvilar den centrala förvaltningen samtidigt som ansvaret för kärnverksamheten och den lokala administrationen i hög grad karaktäriseras av decentraliserat ansvar. En omfattande decentralisering av ansvar och befogenheter har varit motiverad under de expansiva åren då verksamheten under tioårsperioden 1997-2006 nästan tredubblades. Då funktions- och rutinbeskrivningar fortfarande saknas på många områden har detta lett till att olika rutiner utvecklats mellan enheterna. Detta förhållande illustreras bland annat i rutindokumentationen i kvalitetssäkringssystemet. Resultatet av den genomförda inventeringen av administrativa resurser tyder också på detta. Den rådande ordningen kan främja ett mindre konstruktivt synsätt, som skiljer på lokal-centralt och försvårar samarbete mellan enheter inom högskolan och därmed en effektiv gemensam administration. Under 2013 kommer arbetet med centralisering av funktioner att intensifieras. Anslutning till statens servicecenter Statens servicecenter inrättades 2012-06-01. Produktionen finns etablerad i Gävle och Östersund. Statens servicecenter har till uppgift att efter överenskommelse med myndigheter, under regeringen, tillhandahålla tjänster som gäller administrativt stöd åt myndigheterna. Myndigheten ska i sin verksamhet säkerställa en ändamålsenlig balans mellan kostnadseffektivitet, kvalitet och service. För myndigheterna är det frivilligt att ansluta sig till Statens servicecenter. Reformens lönsamhet förutsätter dock att en fjärdedel av alla myndigheter (räknat som andel av statligt anställda) ansluter sig före utgången av 2015. Om anslutningstakten är låg kommer regeringen att ställa ökade krav på att enskilda myndigheter uppvisar en effektiv administration. Den egna administrationen måste då kunna drivas minst lika kostnadseffektivt som i Statens servicecenter. I regeringens förvaltningspolitiska program En statsförvaltning i förnyelse är ambitionen om starkt fokus på kärnverksamheten och att myndigheternas administration ska vara effektiv mycket tydligt. Statens servicecenter beskrivs som en möjliggörare i detta sammanhang. I budgetpropositionen 2012 poängteras vikten av att lärosätena utnyttjar resurserna effektivt och i högre utsträckning samverkar kring administrativa system. Även i andra statliga utredningar och publiceringar anges den politiska ambitionen att fortsätta arbetet med att skapa en effektivare statlig administration. HiG har möjlighet att inför budgetåret 2014 ansluta sig till Statens servicecenter. Om så sker kommer HIG att använda sig av tjänsterna lönehantering och redovisning vid servicecentrat. HiG avser att före utgången av 2012 ta ställning till avsiktsförklaring om anslutning till Statens servicecenter.
Införande av rektors beslutsmöten Rektor fattar i egenskap av myndighetschef ett stort antal beslut. Dessa är av varierande karaktär, tyngd och betydelse för högskolan. Besluten har hittills formaliserats i s k kanslibeslut. Det har inte funnits en formell ordning för hur dessa beslut ska fattas och bekantgöras. Kanslibeslut är inte heller förebehållet enbart rektors beslut utan kan också fattas på andra nivåer inom myndigheten. Kanslibeslut där rektor är beslutsfattare ersätts fr o m 1 januari 2013 med rektors beslutsmöten. Kommunikation och samverkan Samarbete och samverkan med HiG efterfrågas i allt högre grad. Vi behöver bli en tydligare och mera aktiv aktör på området. HiG har också som mål att 2013 ta in 18 mkr i uppdrag, projekt och avgifter för tredje-landsstudenter. För att lyckas med detta behöver samverkansfunktionen stärkas och bli tydligare. Ett grants office föreslås därför inrättas fr o m 1 januari 2013. Verksamhetsplanering, samordning och uppföljning Verksamhetsplanering och uppföljning är idag organiserat till ekonomiavdelningen. HiG har inte som krav att ha en internrevisor vid myndigheten. För att lyckas med HiG:s mål behöver verksamhetsplanering och uppföljning ges betydligt tydligare fokus och uppdrag än idag. HiG ska fr o m 1 januari 2013 att arbeta efter förordningen om intern styrning och kontroll. Uppdraget kommer under 2013 att organiseras till en ny enhet. Säkerhetsfunktionen Säkerhetsfunktionen som gäller den fysiska miljön är idag placerad vid IT-avdelningen. Säkerhetsfunktionens lokalisering och uppdrag behöver ses över i syfte att säkra den fysiska miljön vid HiG. IT-avdelningen förs mest troligt samman med Lokaler och service till den nya avdelningen Infrastruktur. Fortsatt arbete under 2013 I det fortsatta arbetet under 2013 kommer bl a Previa att delta. En risk- och konsekvensanalys ska tas fram liksom ett arbetsprogram. Högskolestyrelsen föreslås besluta
att det fortsatta arbetet med organiseringen av gemensamma administrationen ska fortsätta enligt denna PM.