HÖGSKOLAN I GÄVLE. Rektors. Dnr 2012/113. och. stöd. Infrastruktur service. Utbildningsstöd

Transkript

1 HÖGSKOLAN I GÄVLE Högskolans gemensamma administration Rektors beslutt till ny organisering Dnr 2012/113 Verksamhets och lednings stöd Infrastruktur service Utbildningsstöd

2 2

3 Innehåll HiG:s gemensamma stödfunktioner till Högskolans utbildnings-, forsknings- och samverkansverksamhet Förslag i sammanfattning... 6 Bakgrund... 7 Metod... 8 s styrgrupp... 8 Förankring kring processen... 8 Förvaltningens nuvarande organisering och uppdrag i korthet... 8 Förvaltningsledningen... 9 Ekonomi- och planeringsavdelningen... 9 Personalavdelningen... 9 Avdelningen för lokal och service... 9 Avdelningen för studentservice... 9 Avdelningen för kommunikation och samverkan IT-avdelningen Den högskolegemensamma administrationens framtida organisation Syfte och mål Förutsättningar Nationella förutsättningar för statsförvaltningen Regionala förutsättningar för högskolan HiG-interna förutsättningar för den gemensamma administrationen vid högskolan Överväganden och förslag Information, förankring och förhandling Rektors beslutsmöten Verksamhetsplanering, samordning och uppföljning Kartläggning av stödprocesser Administrativa utvecklingsprojekt Centraliserad, decentraliserad administration, funktionsansvar Statens servicecenter Samverkan Konferensservice Grants office Personalenheten Lika villkor

4 Studerandeservice - stödfunktioner till utbildning Studenthälsan IT Lokaler och service Säkerhetsfunktionen Utbildnings- och forskningskansli Registratur och arkiv Förslag Ny organisation för Högskolans gemensamma administration, HGA Grunduppdrag till avdelningarna Avdelningen för utbildningsstöd Avdelningen för infrastruktur Avdelningen för lednings-och verksamhetsstöd Bilaga Steg 1 (t o m REB) Steg 2 (våren) Steg 3 (Hösten) Bilaga 2 Risk- och konsekvensanalys

5 HiG:s gemensamma stödfunktioner till Högskolans utbildnings, forsknings och samverkansverksamhet. Administrationens främsta uppgift är att stödja kärnverksamheten, d.v.s. utbildning och forskning i vid mening. Det innebär stöd till utbildning och forskning nära lärare och studenter och till lokala verksamhetsledningar, men också till högskoleledning på övergripande nivå. I administrativa uppgifter ingår också att stödja och företräda Högskolan som myndighet, vilket ställer särskilda krav på hög kvalitet, rättssäker handläggning och beredning. Samtidigt gäller kravet på hög kvalitet och kostnadseffektivitet i hela den samlade administrationen. Den administrativa organisationen förnyas för att möjliggöra en effektivare, kvalitetssäkrad och högt kompetent stödverksamhet men också att säkerställa att Högskolan i Gävle agerar som en sammanhållen arbetsgivare. Kännetecknande ska vara att vi strävar efter ändamålsenliga samordningsfunktioner inom Högskolans hela administrativa funktioner med tydligt ansvar och uppdrag. Ledningsfunktionerna ska vara effektiva och kvalitetssäkrade. Arbetet inom stödorganisationen ska genomsyras av process- och servicetänkande med kvalitet och hållbarhet gentemot såväl studenter som medarbetare. Organiseringen av de olika funktionerna ska i ett perspektiv vara levande och får inte bli inlåsande. Den ska avse samtliga stödfunktioner inom Högskolan dvs också de som idag sorterar under akademierna. Det är viktigt ur ett kvalitetsperspektiv att diskussionen om ändamålsenlighet hålls levande och att organisationen tillåter förändring i strukturen. Processkartläggningen kan visa på att organiseringen av processen ska förändras för att uppnå bästa resultat. 5

6 Förslag i sammanfattning Kanslibeslut där rektor är beslutsfattare har ersatts fr o m 1 januari 2013 med rektors beslutsmöten. Kanslibeslut på andra nivåer inom högskolan bör ersättas med funktionsbeslut (akademichefs beslut etc) för att harmoniera med Rektors beslut. Ansvarig: förvaltningschef Intern styrning och kontroll enligt förordningen om intern styrning och kontroll förbereds under 2013 för införande fr o m Ansvarig: ekonomichefen En kartläggning av stödprocesser genomförs under 2013 liksom en satsning på utvecklingsprojekt inom administrationen. Ansvarig: respektive funktionsansvarig Arbetet med funktionsansvar, centralisering eller decentralisering fortsätter under Ansvarig: förvaltningschef respektive funktionsansvarig Benämningen Förvaltning ersätts med benämningen Högskolegemensam administration för att tydligare visa på Högskolans gemensamma syfte med stödfunktionerna. Ansvarig: förvaltningschefen Den nuvarande förvaltningens sex avdelningar organiseras i tre, fördelade på områdena Kärn, Service och Stöd. Avdelningarna benämns: Utbildningstöd, Infrastruktur och Verksamhets- och ledningsstöd. Ansvarig: förvaltningschef Nuvarande utbildnings- och forskningskansliet organiseras till avdelningen för verksamhets- och ledningsstöd. Vissa funktioner inom dagens UFK kan under 2013 att föras till annan avdelning. Ansvarig: förvaltningschefen Funktionen Grants office inrättas och sorterar organisatoriskt till avdelningen för verksamhets- och ledningsstöd. Ansvarig: Rektor HiG ingår i pilotprojekt med Statens servicecenter inför en ev anslutning Ansvarig: förvaltningschef Projekt och samverkan i syfte att effektivisera och öka studentgenomströmningen ska ske mellan administrationen och biblioteket. Ansvarig: förvaltningschef och bibliotekschef Målet är att IT-funktionerna inom högskolan ska vara centraliserade till avdelningen för infrastruktur 1 juli Ansvarig: funktionsansvarig och personalchef Efter det att funktionsansvaret renodlats inom stödfunktionerna kvarstår att utreda om stödfunktionerna också ska centraliseras med eller utan samlokalisering. Olika typer av stödfunktion kan därvid ha olika behov. Det är därför viktigt att ta funktion efter funktion och inte låsa sig fast vid en modell. Säkerhetsfunktionen förstärks med en styrgrupp. Ansvarig: förvaltningschef Studenthälsan förstärks med en styrgrupp. Ansvarig: förvaltningschef 6

7 En utredning tillsätts för att genomlysa uppgifterna för den nuvarande avdelningen för kommunikation och samverkan i syfte att hitta ändamålsenliga lösningar. Ansvarig: förvaltningschefen Nuvarande funktionen för registratur och arkiv ska under 2013 utredas i syfte att hitta den mest ändamålsenliga lösningen på dess uppgifter. Ansvarig: förvaltningschefen En utredning tillsätts för att genomlysa hur resurserna för Lika villkor används. Detta arbete startar sen höst Ansvarig: förvaltningschefen Bakgrund Sedan 2009 har ett omfattande arbete bedrivits avseende Högskolans framtida organisation. Vid nyåret 2010 organiserades kärnverksamheten i tre akademier. Samtidigt upphörde HVS-nämnd och NT-nämnd och en ny nämnd för forskning och utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå inrättades (UFN). Från avskaffades också det särskilda organet för lärarutbildning och anknytande forskning och dess uppgifter hänfördes till UFN. För att förbereda översynen av administrationens organisation gjordes våren 2009 en inventering av de samlade administrativa resurserna i högskolan d.v.s. de förekommande såväl på högskoleövergripande förvaltningsnivå som nära kärnverksamheten på institutionsnivå. Därefter beslutade rektor i maj 2009 att uppdra till en arbetsgrupp att utifrån tidigare insamlat material ge förslag till en gemensam administration för högskolan. Under hösten 2009 erhöll förvaltningschefen uppdraget, att med utgångspunkt från arbetsgruppens rapport ( Den gemensamma administrationen ), överse HiGs administrativa stödfunktioner vid såväl dagens förvaltning som UFK, de tre akademierna som inrättades första januari 2010 samt biblioteket. redovisade rapporten Översyn, stöd och administration innehållande förslag till vissa förändringar i Högskolans administration och förvaltning. Rapporten inkluderade inte IT-området där behov av ytterligare genomlysning ansågs föreligga. Samma sak anfördes beträffande Studentcentrums uppgifter och bemanning. Översynen, tillsammans med kompletterande utredningar, har resulterat i att rektor fattat beslut om en rad förändringar av Högskolans administration, bl.a. organisering av och uppgifter för Studentcentrum, inrättande av rektors kansli, att ledningskansliet avvecklas, att ansvaret för ärendehantering, diarium och arkiv övergår till förvaltningschefen, att UFK ska svara för samordningen av strategiska internationaliseringsfrågor samt svara för beredning av disciplinärenden. Vidare har beslut fattats om akademiernas ansvar avseende stöd och administration, förekommande befattningstyper, dimensionering av akademikanslierna och uppdrag inom akademierna. 7

8 De förändringar som genomförts av Högskolans stödfunktioner sedan 2009 är av betydande omfattning men den gemensamma förvaltningens organisation i sex avdelninger under förvaltningschefen är oförändrad. Den 17 januari 2012 gav rektor förvaltningschefen i uppdrag att ytterligare se över HiG:s samtliga stödfunktioner till Högskolans utbildning, forskning och samverkan samt föreslå åtgärder för hur stödverksamheten ska kunna effektiviseras, standardiseras och dimensioneras (kanslibeslut dnr 2011/113). Förslaget ska utgå ifrån att stödverksamheten vid HiG ska ske på ett rättssäkert och ekonomiskt försvarbart sätt. En grundsten för all stödverksamhet vid HiG ska samtidigt vara att verksamheten har utveckling och HiG:s resultat i fokus. Metod s styrgrupp för arbetet:, förvaltningschef, sammankallande Svante Brunåker, akademichef AUE Bengt Eriksson, akademichef ATM Nader Ahmadi, akademichef AHA Mona Åkerman, IT-chef Jan Holmström, tf personalchef Fredrik Gunnarsson, tf ekonomichef Bengt Wirbäck, sekreterare Förankring kring processen sker i samverkan med personalorganisationerna och huvudskyddsombudet. Akademicheferna ansvarar för den del av processen som berör sin egen personal inom akademierna. Bibliotekschefen och UFK-chefen ansvarar för den del av processen som berör sin egen personal. Avdelningscheferna inom förvaltningen ansvarar för den del av processen som berör sin egen personal. Två förvaltningsmöten i januari 2013 har enbart behandlat frågan om organisationsförändringen. En särskild information har hållits i februari 2013 vid varje avdelning inom förvaltningen liksom även UFK. Möjlighet har givits till att ge muntliga och/eller skriftliga synpunkter på förslaget. Sådana har inkommit och tagits hänsyn till i föreliggande förslag. Förvaltningens nuvarande organisering och uppdrag i korthet Den gemensamma förvaltningen organiseras sedan 2006 genom rektorsbeslut i en sammanhållen förvaltning under förvaltningschefen. Förvaltningen rymmer ett antal specialistfunktioner som ger stöd och service till studenter, lärare, högskolestyrelse och rektor. Enligt gällande delegationsbeslut ansvarar förvaltningschefen för verksamheten i förvaltningen och dess utveckling. 8

9 Högskolans gemensamma förvaltning består av sex avdelningar och en förvaltningsledning. Inom förvaltningens är ca 148 personer anställda varav ca 30 personer är tidsbegränsat anställda, alla åldersmässigt jämt fördelade. Förvaltningsledningen har till uppgift att leda HiG:s gemensamma förvaltning, funktionsleda registratur och arkiv, samordna förvaltningens interna administration. Till förvaltningsledningens uppgifter hör också att samordna likabehandlingsfrågor. Ekonomi och planeringsavdelningen funktionsleder Högskolans ekonomiadministration, bland annat verksamhetsplanering, budgetering, ekonomistyrning, redovisning, extern och intern återrapportering. Vid HiG sker upphandling och inköp i samordnad och centraliserad form. Avdelningen samordnar stödet till organisationsenheterna avseende upphandling och inköp. Avdelningen utgör stöd till Högskolans ledning genom beredning av beslutsunderlag, prognoser, planeringsarbete och analyser. Avdelningen utgör stöd till kärnverksamheten och funktionsleder den ekonomiadministration som är lokalt organiserad. Vid avdelningen finns också Högskolans personuppgiftsombud organiserad med uppgift att självständigt kontrollera att personuppgifter behandlas korrekt inom verksamheten. Personalavdelningen utgör stöd för ledning, chefer och anställda i frågor som bl a rör arbetsmiljö och rehabilitering, arbetsrätt, kompetensutveckling, lön, pensions- och försäkringsfrågor, personalstatistik. Avdelningen för lokal och service arbetar framför allt med service, stöd och samordning inom områdena konferens, lokaler, repro, service och växel/reception. Avdelningen arbetar inom konferensverksamheten på så sätt att när utrymme finns, utanför den ordinarie verksamheten, erbjuder Högskolans lokaler till extern uthyrning. Avdelningen för studentservice utgör stöd och service till studenter, lärare, andra enheter inom högskolan samt externa aktörer, såväl nationella som internationella. Avdelningen står för betydande uppgifter av myndighetsutövande karaktär. Avdelningens områden utgörs av antagning och studiedokumentation, examen, internationellt sekretariat, schemaläggning och tentamenssamordning, stipendier, studenthälsa inkl stöd till funktionshindrade, vägledning och Studentcentrum. Avdelningen ansvarar för systemen, Ladok-studiedokumentationssystem, KronoXlokalbokningssystem, studentportal samt system för utbildningsinformation. 9

10 Internationella sekretariatet har det övergripande ansvaret för samordningen av Högskolans arbete med internationalisering på grundnivå, främst student- och lärarutbyte, ansvarar för administration och utveckling av utbytesprogram i Europa och andra världsdelar i samverkan med interna och externa aktörer, förhandlar om samarbete med utländska lärosäten och upprättar samarbetsavtal. De stipendier som företag och organisationer i Högskolans närhet årligen donerar till duktiga studenter, forskarstuderande och forskare vid HiG hanteras inom avdelningen. Avdelningen ansvarar för samordningen av högskoleprovet i länet såväl administration och anmälan som genomförande. Skriftliga salstentamina samt on-linetentamen på campus samordnas och schemaläggs på uppdrag av akademierna. Till avdelningen är också Studenthälsan knuten som genom stödjande insatser bidrar till att studentens förutsättningar att genomföra och slutföra sina studier blir så goda som möjligt. Inom studentcentrum är flera olika servicefunktioner samlade. Personal från telefonväxel (avdelningen för lokal och service) och personal från avdelningen för studentservice bemannar receptionen för att fungera som första linjens support för studenterna. Avdelningen för kommunikation och samverkan ansvarar för samordning av intern och extern kommunikation, marknadsföring, studentrekrytering och samverkan med det omgivande samhället bl a genom den särskilda enheten Kontakttorget. Avdelningen ansvarar för grafisk formgivning, Högskolans webbplats, intranät, mediekontakter och Högskolans nya tidning. Avdelningen utgör strategiskt stöd till ledning, chefer och medarbetare inom Högskolan i frågor som rör varumärke, kommunikation, marknadsföring, mediekontakter och grafisk profil. Kontakttorget har till uppgift att initiera, stimulera och förmedla samverkan mellan Högskolans lärare, forskare, studenter och näringsliv och samhälle. Kontakttorget ska också arbeta för att stödja samarbete mellan högskola och omgivande samhälle inom utbildning, forskning och kompetensutveckling för yrkesverksamma (uppdragsutbildning). IT avdelningen ansvarar för Högskolans IT-verksamhet och den fysiska säkerheten. ITavdelningen består av fyra delar nät- och drift, support, systemutvecklingsgruppen samt fysisk säkerhet. Nät- och driftgruppen ansvarar för att centrala IT-system och nätverk kan användas utan störningar. IT-support ansvarar för att förmedla lösningar på IT-relaterade problem på HiGs klientdatorer. IT-support har även helhetsansvar för beställningsstöd och installation av datorer och programvaror till samtliga HiG-datorer. Leveransbevakning för hård- och mjukvara ingår också i den supportansvariges sysslor. Systemutvecklingsgruppen ansvarar för utveckling av verksamhetsnära applikationer som stöder administration av studenter och anställda. Till detta kommer utveckling av önskade verktyg för ledning och anställda inom akademier och förvaltning. IT-avdelningen ansvarar också för IT-inköpen och mobiltelefoni vid HiG. 10

11 Fysisk säkerhet ansvarar för larm, passersystem och i viss mån för telefonin. 11

12 Den högskolegemensamma administrationens framtida organisation Syfte och mål Administrationens främsta uppgift är att stödja kärnverksamheten, d.v.s. utbildning och forskning i vid mening. Det innebär stöd till utbildning och forskning nära lärare och studenter och till lokala verksamhetsledningar, men också till högskoleledning på övergripande nivå. I administrativa uppgifter ingår också att stödja och företräda Högskolan som myndighet, vilket ställer särskilda krav på shög kvalitet och rättssäker handläggning och beredning. Samtidigt gäller kravet på hög kvalitet och kostnadseffektivitet i hela den samlade administrationen. Den administrativa organisationen förnyas för att möjliggöra en effektivare, kvalitetssäkrad och högt kompetent stödverksamhet och att säkerställa att Högskolan i Gävle agerar som en sammanhållen arbetsgivare. Kännetecknande ska vara att vi strävar efter ändamålsenliga samordningsfunktioner inom Högskolans hela administrativa funktioner och med tydligt ansvar och uppdrag. Ledningsfunktionerna ska vara effektiva och kvalitetssäkrade. Arbetet inom stödorganisationen ska genomsyras av process- och servicetänkande med kvalitet och hållbarhet gentemot såväl studenter som medarbetare. Organiseringen av de olika funktionerna ska i ett perspektiv vara levande och får inte bli inlåsande. Den ska avse samtliga stödfunktioner inom högskolan dvs också de som idag sorterar under akademierna. Det är viktigt ur ett kvalitetsperspektiv att diskussionen om ändamålsenlighet hålls levande och att organisationen tillåter förändring i strukturen. Förutsättningar Nationella förutsättningar för statsförvaltningen De nationella förutsättningarna för statsförvaltningen uttrycks i att vi ska hitta innovativa lösningar och förstärk kvalitetsarbetet stärka den gemensamma värdegrunden öka myndigheternas samarbete och samordning pröva nya lösningar för bättre service främja fler och växande företag hitta möjligheter till bättre tillsyn effektivisera administrativa tjänster 12

13 bidra till ett effektivare EU-arbete Regionala förutsättningar för högskolan Högskolan ska utveckla och stärka samverkan inom regionen, med omgivande samhälle och näringsliv samt med andra universitet och högskolor. HiG interna förutsättningar för den gemensamma administrationen vid högskolan I HiG-interna förutsättningar för den gemensamma administrationen ska vi anpassa stöd och service-funktioner till en krympande ekonomi, utveckla och stärka stödfunktionerna så att de bäst tillvaratar kärnverksamhetens behov och krav öka flexibiliteten och förändringsbenägenheten, utveckla och stärka samverkan inom högskolan, öka transparens, kvalitetssäkring, enhetlighet möta de nationella och regionala förutsättningarna för statsförvaltningen utveckla och stärka internationell samverkan för högskolan Överväganden och förslag Information, förankring och förhandling En informations-, förhandlings-, och förankringsprocess ska vara tydlig och effektiv. Det ska inte råda tvivel om vilken typ av ärenden som ska behandlas var eller när det har fattats ett beslut i ett ärende. Samverkansavtalet har funnits en tid vid HiG men processen är ofta inte tydlig och klar, framför allt när det gäller om beslut har fattats eller ej. Svar på frågan om var ett ärende ska hanteras och när informations- och förhandlingsskyldigheten är fullgjord bör snabbt kunna återfinnas i en informations- och förhandlingsstruktur. Förslag till en ny informations-, förhandlings-, och förankringsprocess tas fram under Ansvarig: personalchefen Rektors beslutsmöten Rektor fattar i egenskap av myndighetschef ett stort antal beslut. Dessa är av varierande karaktär, tyngd och betydelse för högskolan. Besluten har hittills formaliserats i s k kanslibeslut. Det har inte funnits en formell ordning för hur dessa beslut ska fattas och bekantgöras. Kanslibeslut är inte heller förbehållet enbart rektors beslut utan kan också fattas på andra nivåer inom myndigheten. 13

14 Kanslibeslut där rektor är beslutsfattare har därför ersatts fr o m 1 januari 2013 med rektors beslutsmöten. Kanslibeslut på andra nivåer inom högskolan bör ersättas med funktionsbeslut (akademichefs beslut etc) för att harmoniera med Rektors beslut. Ansvarig: förvaltningschef Verksamhetsplanering, samordning och uppföljning Verksamhetsplanering och uppföljning är idag organiserat till ekonomiavdelningen. För att lyckas med HiG:s mål behöver verksamhetsplanering och uppföljning ges betydligt tydligare fokus och uppdrag än idag. HiG har dessutom inte som krav att ha en internrevisor vid myndigheten. Intern styrning och kontroll är den process som med rimlig säkerhet säkerställer att en myndighet fullgör sitt uppdrag och mål i enlighet med kraven i myndighetsförordning. Verksamheten ska bedrivas effektivt, enligt gällande rätt och andra förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i EU, med en tillförlitlig och rättvisande redovisning, med god hushållning och rättvisande redovisning. Processen består av en systematisk riskanalys med prioriteringar, kontrollåtgärder och uppföljning. HiG ska under 2013 implementera arbetssättet enligt förordningen om intern styrning och kontroll. Ansvarig: ekonomichefen Kartläggning av stödprocesser De administrativa stödprocesserna, dvs hela processen inbegripet samtliga berörda funktioner inom HiG, behöver kartläggas för att möjliggöra effektivisering och standardisering och utveckling. Processkartläggningen kan leda till ny organisering av en process för att uppnå bästa resultat. Under 2013 ska stödprocesserna kartläggas enligt följande ordning: VT 2013: löneprocessen, processen för fakturahantering, IT-processer, processer inom kommunikation och samverkan. HT 2013: processer inom studerandeservice, processer inom lokaler och service och närliggande område, processer inom lika villkor samt processer inom registratur och arkiv. Ansvarig: förvaltningschef och respektive funktionsansvarig Administrativa utvecklingsprojekt Medel för administrativa utvecklingsprojekt äskas idag för s k särskilda åtgärder. Dessa medel är knutna till budgetåret och i den mån medel kvarstår vid årets slut, oavsett anledning, återgår dessa till akademierna och sänker på så sätt kostnaden för den gemensamma administrationen. Det kan tyckas självklart att medel som inte förbrukats ska återgå till kärnverksamheten. Nackdelen är att 14

15 viktiga utvecklingsprojekt inte hinns med, som skulle ha bidragit till en effektivare verksamhet. För att samordna resurser, styra den administrativa utvecklingen, stödja och följa upp de administrativa projekt som idag bedrivs vid HiG bör en projektorganisation tillsättas. Uppdraget för verksamhetsplanering, samordning och uppföljning kommer under 2013 att få ett tydligare fokus och organiseras till den nya avdelningen för verksamhets- och ledningsstöd. Till avdelningen knyts också en funktion som koordinerar projekt för administrativa utvecklingsprojekt. En styrgrupp tillsätts för bedömning och prioritering av utvecklingsprojekten. Styrgruppen består av förvaltningschef, ekonomichef samt högskolegemensamma administrationens nya avdelningschefer. Referensgrupp består av Rektors ledningsgrupp. Beslutande om projekten är förvaltningschefen i samråd med Rektor. Centraliserad, decentraliserad administration, funktionsansvar Den nuvarande administration kännetecknas av att ansvaret för vissa funktioner åvilar den centrala förvaltningen samtidigt som ansvaret för kärnverksamheten och den lokala administrationen i hög grad karaktäriseras av decentraliserat ansvar. En omfattande decentralisering av ansvar och befogenheter har varit motiverad under de expansiva åren då verksamheten under tioårsperioden nästan tredubblades. Då funktions- och rutinbeskrivningar fortfarande saknas på många områden har detta lett till att olika rutiner utvecklats mellan enheterna. Detta förhållande illustreras bland annat i rutindokumentationen i kvalitetssäkringssystemet. Resultatet av den genomförda inventeringen av administrativa resurser tyder också på detta. Den rådande ordningen kan främja ett mindre konstruktivt synsätt, som skiljer på lokal-centralt och försvårar samarbete mellan enheter inom högskolan och därmed en effektiv gemensam administration. Funktionsansvaret syftar bl a till att kompetensen inom området upprätthålls inom HiG. Centraliserade funktioner innebär bl a att resp sakenhet ansvarar för bemanning och kompetens inom resp område. Efter det att funktionsansvaret renodlats inom stödfunktionerna kvarstår att utreda om stödfunktionerna också ska centraliseras med eller utan samlokalisering. Olika typer av stödfunktion kan därvid ha olika behov. Det är därför viktigt att ta funktion efter funktion och inte låsa sig fast vid en modell. 15

16 Under 2013 kommer arbetet med frågan om på vilka nivåer olika processer ska hanteras att intensifieras. I de fall det inte är konstruktivt med centralisering ska istället frågan om hur funktionsansvaret för respektive sakenhet fungerar särskilt adresseras. Målet är att den 1 juli 2013 ska IT-funktionerna vid HiG vara centraliserade. Ansvarig: förvaltningschef och resp funktionsansvarig Statens servicecenter Statens servicecenter inrättades Produktionen finns etablerad i Gävle och Östersund. Statens servicecenter har till uppgift att efter överenskommelse med myndigheter, under regeringen, tillhandahålla tjänster som gäller administrativt stöd åt myndigheterna. Myndigheten ska i sin verksamhet säkerställa en ändamålsenlig balans mellan kostnadseffektivitet, kvalitet och service. För myndigheterna är det idag frivilligt att ansluta sig till Statens servicecenter. Reformens lönsamhet förutsätter dock att en fjärdedel av alla myndigheter (räknat som andel av statligt anställda) ansluter sig före utgången av Om anslutningstakten är låg kommer regeringen att ställa ökade krav på att enskilda myndigheter uppvisar en effektiv administration. Den egna administrationen måste då kunna drivas minst lika kostnadseffektivt som i Statens servicecenter. I regeringens förvaltningspolitiska program En statsförvaltning i förnyelse är ambitionen om starkt fokus på kärnverksamheten och att myndigheternas administration ska vara effektiv mycket tydligt. Statens servicecenter beskrivs som en möjliggörare i detta sammanhang. I budgetpropositionen 2012 poängteras vikten av att lärosätena utnyttjar resurserna effektivt och i högre utsträckning samverkar kring administrativa system. Även i andra statliga utredningar och publiceringar anges den politiska ambitionen att fortsätta arbetet med att skapa en effektivare statlig administration. Högskolan och Statens servicecenter samverkar i ett pilotprojekt för att närmare undersöka möjligheterna till anslutning. Ansvarig: förvaltningschef Samverkan Samarbete och samverkan med HiG efterfrågas i allt högre grad. Rapporter visar att vi behöver bli en tydligare och mera aktiv aktör på området. HiG har också som mål att 2013 ta in 18 mkr i uppdrag, projekt och avgifter för tredje-landsstudenter. Samverkan organiseras idag inom förvaltningen till avdelningen för kommunikation och samverkan och med Kontakttorget som samordnande funktion och ingång till högskolan. 16

17 Bibliotek UFK Akademierna Kommunikation och samverkan Kontakttorget NoderN Studerandeservice Lokaler o service En mycket enkel och snabb skiss ger vid handen att samverkan omfattar ett stort antal aktörer utöver de som ses i ovanstående bild. Kontakttorget har en ambitiös målbeskrivning, men förefaller inte ha lyckats fullt ut att få legitimitet för sin verksamhet. Den fysiska placeringen av Kontakttorget idag är inte lyckosam. Svårigheter att få återkoppling g och en tydlig bild över vad som ska prioriteras är förmodligen en annan bidragande orsak. Samverkan ska enligt högskolan ingå som enn naturlig del i all vår verksamhet. v. Den allt överskuggande frågan blir då vad vi menar med samverkan. Samverkan kan vara allt mellan lokalt, regionalt, nationellt och internationellt å ena sidan och allt mellan marknadsföring för presumtiva studenter, forskningsanknuten utbildning, genomströmning, innovationer, patent och alumni å den andra.. Högskolan behöver en stark, tydlig och legitim samverkansfunktion och en lika tydlig samverkansstrategi med handlingsplaner förr prioriteringar och genomförande.. Vi behöver också en organisationn på hemmaplan som kan och är beredd att ta hand om det som efterfrågas i samverkanssyfte. Rektor har en framträdande roll för f att legitimera samverkan. Dettaa kan t ex ske genom tillsättande av en vice rektor för uppdraget med ett samverkansråd bestående av a samverkanskoordinatorerna vid akademierna. 17

18 Ett annat sätt kan vara att tillsätta en särskild samverkanschef, direkt underställd Rektor, med uppdrag att samla samverkansuppgifterna och resurserna hos sig med en uttalad tydlighet i linjen Rektor akademi stödfunktioner. Risken med en sådan placering är att Rektor blir mera sårbar än om samverkanschefen placeras i linjeorganisationen. En utredning av den nuvarande avdelningen för kommunikation och samverkan ska genomföras under 2013 i syfte att hitta den mest ändamålsenliga lösningen på HiG:s behov och avdelningens många uppgifter. I avvaktan på utredningen placeras funktionen för kommunikation och samverkan i avdelningen för verksamhets- och ledningsstöd. Konferensservice Högskolans roll i regionen har ofta poängterats. Högskolan som en samlande faktor i form av ett levande campus likaså. För att uppnå detta och stödja samverkansfunktionen vid högskolan behöver konferensverksamheten vid HiG stärkas. Detta görs lämpligen inom den nya avdelningen för infrastruktur. Grants office Den externa forskningsfinansieringen vid högskolan måste öka. Utbildningen vid HiG ska bli mera forskningsanknuten. En funktion med uppdrag att hjälpa HiG:s personal att söka externa medel för sin verksamhet, såväl nationellt som internationellt och att administrera sina forskningsprojekt är ett nödvändigt stöd för uppnå målet. En sådan funktion inrättas och förs organisatoriskt till den nya avdelningen för verksamhets- och ledningsstöd Personalenheten Personalfunktionen behöver stärkas och utvecklas i en HR-riktning. En viktig uppgift är att omsätta visioner och mål i handling och att driva utvecklingen vid högskolan framåt. Prioriterade områden för personalfunktionen är funktionsansvaret i linjen, chefs- och medarbetarutveckling, rekrytering och lönebildning, kompetensförsörjning, organisationsutveckling, arbetsmiljö och Lika villkor. Sedvanliga uppgifter är utöver de prioriterade uppgifterna också samordning av arbetsrättsliga frågor, fackliga kontakter samt att leda avtals- och förhandlingsarbete. 18

19 För att stärka HR-stödet inom HiG är kan flera strategiskt viktiga områden ses, ett större grepp om akademisk rekrytering och en utvecklad webb-funktion är två. En samlad bild över HiG:s kompetensutveckling ett annat. Ett fastare grepp behöver tas om arbetsmiljöfrågorna. Personalenheten har fortsättningsvis ansvar för arbetsmiljö och det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), vilket innebär att arbetsgivaren undersöker, åtgärdar och följer upp arbetsmiljön enligt SAM-reglerna. Medarbetar- och ledarskapsfrågor är prioriterade för personalenheten. En medarbetar- och chefspolicy ska utgå ifrån HiG:s vision och vara baserade på HiG:s grundläggande värderingar och bidrar till tydlighet för de anställda vid HiG. Lika villkor Arbetet med jämställdhet och likabehandling benämns sedan 2008 för arbetet med lika villkor, en samordnare för lika villkor och en strategigrupp för lika villkor inrättades. Ansvaret för att samordna likabehandlingsfrågorna ur ett studentperspektiv ligger på förvaltningsledningen. Samordnaren för lika villkor (100 %) är idag placerad i förvaltningsledningen, svarar för samordningsarbetet, olika aktiviteter och projekt samt för framtagande av. Personalavdelningen ansvarar för framtagandet av jämställdhetsplanen. Samordnarens arbete kring lika villkor rör både personal och studenter. Strategigruppen för lika villkor arbetar med såväl jämställdhet som likabehandlingsfrågor. Gruppens uppgifter är opinionsbildning och kunskapsspridning, planering och initiering, att fånga upp idéer och signaler från verksamheten samt uppföljning av planernas genomförande. I gruppen ingår representanter från Högskolans olika enheter (akademipersonal har 5 % av sin arbetstid för detta uppdrag i sin anställning). är ordförande och samordnaren är sekreterare/ ärendeberedare. Det har varit svårt att få legitimitet i verksamheten för Lika villkorsfrågorna. Strategigruppens mötestid äter upp ledamöternas procentuella tilldelning i arbetstid för uppgiften. Satsningen på Lika villkor binds till största delen upp i lön för villkorshandläggare. Utöver detta finns inte utrymme för någon större verksamhet inom området. Vi behöver hitta formerna för hur resurser för Lika villkor ska dimensioneras och användas inom HiG. Möjligen bör akademierna tillsätta ett utskott där Lika villkorsfrågor, miljö och säkerhet tas upp och kanaliseras. Arbetet med detta bör ske under Lika villkorsfrågorna förs organisatoriskt till avdelningen för verksamhets- och ledningsstöd. 19

20 Studerandeservice stödfunktioner till utbildning Till den nya avdelningen för kärnstöd utbildningsstöd organiseras hela dagens avdelning för studerandeservice. Funktioner för tentamensbokning och skrivvakter övervägs att föras till den nya serviceavdelningen Infrastruktur. Studenthälsan Studenthälsan organiseras till den nya kärnstödsavdelningen Utbildningsstöd. Studenthälsan ska genom stödjande insatser bidra till att studentens förutsättningar att genomföra och slutföra sina studier blir så goda som möjligt. En styrgrupp tillsätts för studenthälsans verksamhet. Styrgruppen ska bl a formulera verksamhetsuppdrag för studenthälsan, följa upp verksamheten och utgöra forum för kvalitetssäkring. Styrgruppens sammansättning: Förvaltningschef, akademicheferna, studenthälsans chef, chef för avdelningen för utbildning och forskning. Sekreterare från förvaltningschefens kansli Styrgruppen sammanträder 2 ggr/termin IT IT organiseras till den nya avdelningen för infrastruktur. IT-funktioner inom högskolan ska centraliseras, vilket dock inte förutsätter samlokalisering. Lokaler och service Funktioner inom dagens avdelning för lokaler och service organiseras till den nya avdelningen för infrastruktur. Konferensverksamheten bör förstärkas i syfte att stärka Högskolans mål avseende samverkan, men med ett klart mål och tidsram för att vara självfinansierat. Säkerhetsfunktionen Säkerhetsfunktionen som gäller den fysiska miljön är idag placerad vid IT-avdelningen. Den funktionen får ett tydligare uppdrag och organiseras till den nya avdelningen för infrastruktur. ITsäkerheten kvarstår på IT-avdelningen. Säkerhetsansvarig är underställd chefen för infrastruktur, men ansvarar för säkerhetsarbetet vid hela Högskolan i Gävle och ansvarar i delar direkt inför högskoleledningen. En styrgrupp tillsätts för säkerhetsfrågorna. 20

21 Styrgruppens sammansättning: förvaltningschefen, säkerhetsansvarig, chef Infra samt representanter för akademierna och biblioteket. Styrgruppen sammanträder 2 ggr/termin eller då det är särskilt påkallat. Utbildnings och forskningskansli Utbildnings- och forskningskansliets uppgifter är primärt att vara stöd till Utbildnings- och forskningsnämnden samt Forskarutbildningsnämnden. Vidare har kansliet att samordna HiG:s kvalitetsarbete, pedagogiskt utvecklingsarbete och strategiska internationaliseringsfrågor. Ärenden som nämnden har att hantera ska handläggas på ett förvaltningsmässigt korrekt sätt. Det innebär att verksamheten ska följa de regelverk som styr myndighetens arbete. Detta är även ett led i kvalitetsarbetet. Ärenden som handläggs inom kansliet och som är föremål för nämndbeslut ska kännetecknas av transparens och förtroende. Ärendegången ska vara lätt att följa och granska. Utbildnings- och forskningskansliet utgör i dag en egen organisatorisk enhet under rektor. UFK har fått ett allt större fokus på kvalitetsfrågor. UFK förs i sin helhet till avdelningen för verksamhetsoch ledningsstöd. Vissa funktioner inom dagens UFK kan under 2013 att föras till annan avdelning. Registratur och arkiv Funktionen registratur och arkiv ska utredas under 2013 i syfte att hitta den mesta ändamålsenliga lösningen på dess uppgifter. 21

22 Förslag Ny organisation för Högskolans gemensamma administration, HGA FC Kansli Assistent Registratur o arkiv Avdelningen för utbildningsstöd Chef Avdelningen för infrastruktur Chef Avdelningen för verksamhets och ledningsstöd Chef Nuvarande avdelningen för studerandeservice Nuvarande avdelningarna för IT, säkerhet och telefoni samt lokaler och service Nuvarande kansliet för utbildning och forskning samt nuvarande avdelningarna för ekonomi och planering, personal, kommunikation och samverkan 22

23 Grunduppdrag till avdelningarna Avdelningen för utbildningsstöd Avdelningen ansvarar för - att utreda, bereda, stödja och utveckla frågor som rör avdelningens ansvarsområden - att ge stöd och service till högskolestyrelse, rektor, akademierna och den gemensamma administrationen i övrigt i frågor som rör avdelningens ansvarsområden - utbildningsstödsprocessen och samordning och utveckling av densamma - att utgöra ett administrativt stöd inom ansvarsområdet liksom att tillsammans med avdelningen för infrastruktur ansvara för reception och studentcentrum - studievägledning - stipendier - internationella sekretariatet - Lika villkorsfrågor för studenter med stöd av handläggaren för Lika villkor - att producera statistiska uppgifter, underlag och prognoser med relevans för utbildning och forskning - att genom insatser bidra till att studenternas förutsättningar att genomföra och slutföra sina studier blir så goda som möjligt samt att i övrigt uppfylla studenthälsans mål - Avdelningen för infrastruktur Avdelningen ansvarar för - att utreda, bereda, stödja och utveckla frågor som rör avdelningens ansvarsområden - att ge stöd och service till högskolestyrelse, rektor, akademierna och den gemensamma administrationen i övrigt i frågor som rör avdelningens ansvarsområden - att ansvara för support, drift, underhåll, nätverk och säkerhet för Högskolans studenter och personal - att utveckla Högskolans gemensamma IT-system - att inneha en samordnande roll inom IT-frågor inom högskolan - att verka för effektiv och rationell användning av IT-resurser - IT-inköp och mobiltelefoni - att bidra till administrativ rationalisering - högskolegemensam service - lokalplanering och en kostnadseffektiv användning av lokaler - Högskolans konferensservice - Högskolans säkerhetsfrågor - Högskolans lokalvård 23

24 - Högskolans reproverksamhet - Högskolans telefonväxel - att tillsammans med avdelningen för utbildningsstöd ansvara för reception och studentcentrum - konsten i Högskolans lokaler Avdelningen för lednings och verksamhetsstöd Avdelningen ansvarar för - att utreda, bereda, stödja och utveckla frågor som rör avdelningens ansvarsområden - att ge stöd och service till högskolestyrelse, rektor, akademierna och den gemensamma administrationen i övrigt i frågor som rör avdelningens ansvarsområden - Högskolans budget, bokslut, årsredovisning - Högskolans ekonomiska uppföljning och redovisning - att utveckla Högskolans ekonomiska uppföljning och redovisning - Högskolans interna kontroll enligt förordning om intern styrning och kontroll - att svara för Högskolans process- och projektledning och koordinering - Högskolans ekonomiadministration - utveckla Högskolans ekonomiadministration - Högskolans inköp- och upphandling - Högskolans personal- och löneadministration, avtalstolkning och lönerevision - att planera och organisera personal/ledarutveckling och andra personalutvecklingsinsatser - att planera för Högskolans kompetensförsörjning - att bistå lärarförslagsnämnden med arbetsrättslig kompetens och administrativt stöd - att vara samordnande vid arbetsmiljöprocessen - Lika villkorsfrågor för personal med stöd av handläggaren för Lika villkor - att förvalta och utveckla varumärket Högskolan i Gävle - såväl extern som intern kommunikation - att stödja processen marknadsföring - förvaltning och utveckling av Högskolans digitala och tryckta kanaler - att utreda och bereda och stödja i frågor inom utbildning, forskning och för utbildnings- och forskningsnämnden - att utveckla samverkan i samråd med Rektor och Rektors ledningsgrupp - Grants office 24

25 Bilaga 1 Steg 1 (t o m REB) Avdelningsstruktur för gemensamma funktioner 3 avdelningar istället för 6 samt införlivande av UFK i avdelningsstrukturen för högskolans gemensamma administration Rekrytering av 3 avdelningschefer Centralisering av IT-funktioner Utredning Statens servicecenter Steg 2 (våren) Avdelningarnas organisation och uppdrag i detalj (enheter, grupper, ansvar) Processkartläggning stödverksamhet vid högskolan (inkl akademier och bibliotek) Fråga om centralisering /decentralisering/funktionsansvar av stödprocesser Beslut Statens servicecenter Steg 3 (Hösten) Anpassning av organisationen inför

26 Bilaga 2 Risk och konsekvensanalys Risk och konsekvensanalys vid organisering av gemensamma funktioner i tre avdelningar. Risk och konsekvens för personal och arbetsmiljö Oro för sin egen situation med risk att arbetsmiljö och arbetsresultat blir lidande Åtgärd för att eliminera risken Information ges fortlöpande på intranätet, informationsträffar gemensamt och per avdelning ska genomföras, antalet besök utan chefens medgivande hos Previa beviljas från ett till tre under Risk och konsekvens Oro för omflyttningar lokalmässigt risk att arbetsmiljö och arbetsresultat blir lidande Åtgärd för att eliminera risken I dagsläget finns inga planer på lokalmässiga förändringar. I det fall sådana blir aktuella hanteras dessa enligt särskild rutin. Risk och konsekvens Oro för dålig förankring av beslut och överkörning Åtgärd för att eliminera risken Förslag till beslut tas upp i samverkansgrupp, informeras och förhandlas med personalorganisationerna. Förslag till beslut har tagits upp i högskolestyrelsen. Organisationen och inriktning på fortsatt arbete tas i Rektors beslut. Högskolestyrelsens och Rektors beslut föregås av information och förhandling. Information om beslut ges fortlöpande på intranätet, informationsträffar gemensamt och per avdelning har genomförts. Direkt ansvarig för organisationen är förvaltningschefen och ytterst Rektor och styrelse. Risk och konsekvens Omorganisationen går för långsamt med risk att entusiasm falnar och arbetsmiljö och resultat blir lidande. Åtgärd för att eliminera risken Den upprättade planen för omorganiseringen ska följas på ett sätt så att organiseringen blir ändamålsenlig, effektiv och rättssäker. I det fall förändringar behöver göras ska de göras utifrån detta synsätt. Större avvikelser behandlas i särskild ordning och inom den befintliga strukturen för information, förhandling och beslut. 26

27 Risk och konsekvens Oro för vad som ska hända sedan med risk för att arbetsmiljö och resultat blir lidande Åtgärd för att eliminera risken Rektor fattar beslut om den fortsatta planen för arbetet med de gemensamma funktionerna. En risk- och konsekvensanalys görs för samtliga steg i den planen. Risk och konsekvens Oro för att hamna för långt ner i strukturen, att sakfrågorna inte blir synliga, med risk att arbetsmiljö och resultat blir lidande. Åtgärd för att eliminera risken Strukturen, liksom processkartläggningen syftar till att belysa sakfrågorna på ett ingående sätt. Det finns betydligt större chans att frågorna syns och tas om hand på detta sätt. De administrativa utvecklingsprojekten syftar till att utveckla processerna. Det är betydligt större chans att medarbetare kommer att känna att just deras process faktiskt får ett utrymme i utvecklingen på HiG. 27